Microsoft hat sich mit seiner gesamten Palette an Softwarelösungen, Tools und Apps auf die Fahnen geschrieben, den Arbeitsalltag von Menschen zu vereinfachen. Denken wir nur an Teams oder OneNote. Oftmals sind es die kleinen Dinge, die unseren (Arbeits-)Alltag tatsächlich vereinfachen. Zum Beispiel, wenn man schnell ein Foto, einen Beleg oder ein anderes Dokument erfassen und abspeichern muss – und zwar nicht in der Foto-Mediathek des Smartphones, sondern gleich in der Cloud.

Hierfür hat Microsoft in der OneDrive-App für Android und iOS eine pfiffige Funktion integriert, die ich Ihnen heute gerne vorstellen möchte. Dazu zeige ich Screenshots aus den Apps beider Betriebssysteme. Die Apps sehen je nachdem, welche Sie nutzen, etwas anders aus, die Funktionen sind aber dieselben. Ich erkläre Ihnen die Schritte anhand der iOS-App.

Schritt 1: Ordner für die Ablage auswählen

Öffnen Sie Ihre OneDrive App und wählen Sie einen bestimmten Ordner für die Dateiablage aus. Hierbei haben Sie die Möglichkeit, Ihre Dateien in Ihrem privaten OneDrive oder im OneDrive for Business abzulegen. Die Ordner für OneDrive finden Sie in der App unter Dateien, die Ordner für OneDrive for Business finden Sie unter Bibliotheken.

Navigieren Sie zu diesem Ordner. Soll ein neuer Ordner angelegt werden, können Sie dies im entsprechenden Oberordner ebenfalls tun.

Schritt 2: Dokument scannen

Über das Kamera-Symbol in der Mitte unten können Sie nun ein Dokument scannen, ein Whiteboard oder eine Visitenkarte abfotografieren oder ein Foto machen. Die Funktionen entsprechen denen der Microsoft App „Lens“. Die App erfasst selbstständig die Ränder des Dokuments, des Whiteboards oder des Objektes, das Sie fotografieren wollen. Sie können das Bild im nächsten Schritt nachbearbeiten, indem Sie die Ränder verschieben oder optische Korrekturen vornehmen.

Hinweis: Sie können den Scan / Fotografier-Vorgang auch von der Startseite der App aus starten und später den Zielordner auswählen.

Schritt 3: Dokument ablegen

Wenn Sie auf Fertig tippen, wird Ihnen der Ordner als Speicherort angeboten, den Sie zuvor ausgewählt oder angelegt haben. Hier können Sie die Datei ablegen, indem Sie auf den Haken in der rechten oberen Ecke klicken.

Die OneDrive-App erstellt nun ein PDF des gescannten / fotografierten Objekts und legt dieses PDF in den ausgewählten Ordner. Dieses ist in wenigen Sekunden über alle anderen Geräte, die mit dem OneDrive-Verzeichnis verbunden sind, verfügbar.

Interessante Zusatzfunktion: Wenn Sie sich während des Scannens / Fotografierens in einem Teams-Meeting befinden, bietet Ihnen die App die Option, das Dokument gleich in diesem Meeting zu teilen. Dadurch erhalten Sie die Möglichkeit, beispielsweise papiergebundene Dokumente auf Ihrem Schreibtisch den anderen Besprechungsteilnehmern zugänglich zu machen.

Ansicht Android App

Wie ich bereits erklärte, ist die Funktionalität in der Android App von OneDrive dieselbe. Ich zeige Ihnen dies am Beispiel zur Archivierung eines frisch gemachten Fotos.

Der Nutzen

Warum erkläre ich Ihnen dies Funktion der OneDrive-App?

Wer viel unterwegs ist und des Öfteren Dokumente wie Pläne, Notizen, Visitenkarten, Bilder oder Baudokumentationen erfassen und zentral speichern muss, wird mit der Funktion effizienter sein. Denn auf diesem Weg erfassen Sie die Dokumente schnell und einfach und laden Sie direkt in Ihr OneDrive oder ihren SharePoint Online. Im Büro haben Sie gleich Zugriff auf alle Dokumente – und zwar im praktischen PDF-Format.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg beim Ausprobieren.

Seit Monaten wirft das neue Outlook für Windows seinen Schatten voraus. Immer mehr Details dringen nun an die Öffentlichkeit. Jetzt hat Microsoft selbst eine weitere interessante Funktion vorgestellt. Erhält jemand in Outlook eine Termineinladung, so wird er bald nicht nur einfach zusagen oder ablehnen können, sondern gleich auch dem Gastgeber / Organisator mitteilen können, wie er teilnehmen möchte: Ja, Ja persönlich, Ja virtuell. Andere Personen in der Besprechungseinladung können die Antworten aller sehen.

Wichtig: Die neuen RSVP-Antworten können von jedem in der Besprechungseinladung innerhalb und außerhalb seiner Organisation mit einem kommerziellen oder Bildungs-Microsoft 365-Konto mit einem unterstützten Client eingesehen werden.

Die neue Funktion wird seit Anfang Juni für Outlook im Web und das neue Outlook für Windows eingeführt. Ende Juni folgen dann das neue Outlook für Mac sowie die Outlook Mobile Versionen.
Benutzer, die einen Client verwenden, der die Funktion nicht unterstützt, können weder mit einer detaillierten RSVP antworten noch die detaillierten RSVP-Antworten von anderen Teilnehmern sehen. Benutzer, die das klassische Outlook für Windows mit einem Microsoft 365- oder Microsoft Exchange Online-Konto verwenden, können detaillierte RSVP-Antworten sehen, aber nicht mit den detaillierten Optionen zur Besprechung zurückkehren.

Es kommt oft vor, dass man mit mehreren Personen gleichzeitig einen Termin vereinbaren muss. Das Ziel ist es also meistens, eine für alle Teilnehmer akzeptable Zeit für ein Treffen zu finden, ohne dass man dabei ständig hin und her mailen muss. Hierfür gibt es verschiedene pfiffige Tools im Internet, die bei diesem Problem helfen. Marktführer ist hier sicher Doodle.

Was sehr viele nicht wissen: Es gibt auch für Outlook ein Add-In für solche Zwecke, und zwar von Microsoft selbst. Sein Name ist FindTime. Es funktioniert wie Doodle, wird aber direkt in Outlook gestartet, nachdem man es einmalig installiert und aktiviert hat.

FindTime läuft auf aktuellen Outlook-Versionen und Outlook im Web. Für die Installation des Add-Ins besuchen Sie die Seite https://findtime.microsoft.com/ und klicken auf die Schaltfläche „Kostenlos installieren“. Sie werden zu einer Anleitung (in Englisch) weitergeleitet, die Ihnen erklärt, wie Sie das Add-In entweder über Outlook Desktop oder Outlook im Web installieren. Administratoren können das Add-In für alle Nutzer in derselben Organisation auch über das Microsoft 365 Admin Center installieren (Menü Einstellungen, integrierte Apps).

Besonders praktisch ist, dass nur der Organisator einer Umfrage das Add-In benötigt, alle anderen Teilnehmer brauchen nicht einmal einen Office 365-Account. Die Anmeldung läuft einfach per E-Mail-Einladung.

Termin finden leicht gemacht

Wenn FindTime installiert ist, finden Sie es im Menüband „Start“.

  1. Erstellen Sie eine neue E-Mail, oder wählen Sie eine vorhandene E-Mail einer Person oder Personengruppe aus, auf die Sie antworten möchten.
  2. In der oberen rechten Ecke befindet sich das FindTime Icon. Wählen Sie hier die gewünschte Dauer der Besprechung aus. FindTime durchsucht nun die Zeitpläne der Teilnehmer und schlägt geeignete Besprechungszeiten vor. Bitte beachten Sie, dass FindTime nur sehr begrenzt Zugriff auf die Verfügbarkeitszeiten externer Teilnehmer hat. Bei Teilnehmern aus der eigenen Organisation funktioniert dies jedoch sehr gut.
    Sie können die Liste der Zeiten nach Verfügbarkeit oder Uhrzeit sortieren.Die Personensymbole zeigen an, ob Besprechungsteilnehmer erforderlich sind und wie sie verfügbar sind.
  • Unterstrichen: Erforderlich
  • Grün: Verfügbar
  • Gelb: Möglicherweise beschäftigt
  • Rot: Beschäftigt
  • Grau: Unbekannt
  1. Wählen Sie nun geeignete Besprechungszeiten aus, indem Sie darauf klicken. Das Zeitfeld wird blau angezeigt, wenn es ausgewählt ist. Sie können mehrere Felder auswählen. Bestätigen Sie die Auswahl mit einem Klick auf „Weiter“.

Im folgenden Fenster können weitere Einstellungen vorgenommen werden. 

  • Ort der Besprechung.
  • Teams-Besprechung: Erzeugt eine Teams-Besprechung zum Termin.
  • Mich über Umfrage-Updates benachrichtigen: Sendet E-Mails an den Organisator, wenn Teilnehmer abstimmen.
  • Termin festsetzen, wenn Teilnehmer einen Konsens erreichen: Wenn alle erforderlichen Teilnehmer an einem Termin zusagen, wird der Termin automatisch festgelegt. Erforderliche Teilnehmer sind alle Personen, die im „AN“ Feld der E-Mail zu finden sind.
  • Ausgewählte Zeiten in meinem Kalender reservieren: Die wählbaren Zeiten werden im eigenen Kalender vorerst blockiert, solange noch kein Termin festgelegt wurde.
  • Abstimmung für Teilnehmer sperren: Teilnehmer können keine neuen Zeiten vorschlagen oder andere Teilnehmer bearbeiten.
  • E-Mail-Benachrichtigungen in der “Uhrzeit finden”-Sprache: Die Sprache, in der Sie FindTime verwenden, wird zum Senden zugehöriger E-Mail-Benachrichtigungen verwendet. Andernfalls werden diese Benachrichtigungen in Englisch gesendet.
  • Von den Teilnehmern die Bestätigung ihrer Identität verlangen: Um anonyme Abstimmungen zu verhindern, müssen sich die Teilnehmer vor der Abstimmung authentifizieren.

Durch den Klick auf „Zu E-Mail hinzufügen“ wird das Voting zur E-Mail hinzugefügt. Hier können Sie weitere Angaben zum geplanten Termin machen. Senden Sie Ihre E-Mail, um mit der Abstimmung zu beginnen.

Terminkonsens finden

Alle eingeladenen Teilnehmer erhalten nun eine Mail. Mit einem Klick auf einen Link landen Sie auf folgender Website. Hier kann für den Favoriten abgestimmt werden. Bei Bedarf können sogar noch weitere Teilnehmer hinzugefügt werden.

Als Organisator erhalten Sie nun jedes Mal eine E-Mail, wenn Teilnehmer ihre Terminvorschläge ausgewählt haben. Wenn die Teilnehmer mehrere Terminoptionen ausgewählt haben, entscheiden Sie über den finalen Termin. Wurde von allen ein und derselbe Termin ausgewählt, entsteht ein Konsens und FindTime erstellt sofort einen Kalendereintrag und versendet die Einladungen.

Das war’s. Probieren Sie es einfach aus und laden Sie sich FindTime herunter.

 

Microsoft hat sich mit Teams einst zur Aufgabe gemacht, die (Zusammen-)Arbeit von Menschen zu vereinfachen. Das Tool ist in den vergangenen Jahren immer mächtiger und umfangreicher geworden. Umfangreiche Schnittstellen zu Drittanbieter-Plattformen und Werkzeugen machen Teams heute zur Schaltzentrale der täglichen Arbeit.

Was viele aber nicht wissen: Teams bietet die Möglichkeit, viele Apps in die Bereichsnavigation an der linken Fensterseite anzuheften, um sie für den Direktzugriff verfügbar zu machen.

Standardmäßig sind in dieser Bereichsnavigation nur wenige Elemente zu finden: Aktivität, Chat, Teams, Kalender, Anrufe und Dateien. Sie können sich mit wenigen Klicks aber viele weitere Apps dort hinlegen.

Klicken Sie dazu einfach auf die … unter den Standard-Elementen.

Es öffnet sich ein Fenster mit installierten und den zuletzt genutzten Apps.

Über den Punkt „Weitere Apps“ gelangen Sie in die komplette App-Liste.

Apps anheften und lösen

Wenn Sie in diesem Fenster eine App mit der Maus auswählen und das Kontextmenü mit der rechten Maustaste betätigten, erscheint ein weiteres Menü. Wählen Sie hier die Option „Anheften“ und die App ist in die Bereichsnavigation eingefügt.

Dies können Sie so lange wiederholen, bis Sie alle gewünschten Apps dort eingefügt haben.

Wichtig: Sie könnten die Apps aus der Liste auch per Drag & Drop in die Bereichsnavigation ziehen. Das führt zum gleichen Effekt. Aber: Beim nächsten Öffnen von Teams wären die Apps alle wieder verschwunden.

Zum Lösen einer App aus der Bereichsnavigation klicken Sie die betreffende App an, aktivieren das Kontextmenü mit der rechten Maustaste und wählen „Lösen“.

Apps verschieben

Zum Verschieben von Apps in der Bereichsnavigation wählen Sie eine App aus, halten die linke Maustaste fest und ziehen die App an die gewünschte Stelle. So können Sie die Apps nach Ihren Wünschen sortieren.

Pop-out-App

Wenn Sie eine App als eigenes Fenster nutzen möchten, wählen Sie die Option „Pop-out-App“ aus dem Kontextmenü aus. Die App öffnet sich dann als eigenes Fenster.