Eine wichtige Funktion für virtuelle Meetings, die in anderen Konferenz- und Meeting-Lösungen bereits integriert ist, kommt jetzt auch für Teams: virtuelle Breakout Rooms. Breakout Rooms können als virtuelle Klassenräume oder Gruppenarbeitsräume angesehen werden.

Genau wie realen Leben ist es manchmal erforderlich, sich im Rahmen von größeren Besprechungen, Lehrgängen, Schulungen in kleinere Gruppen aufzuteilen und zu arbeiten. Das genau bilden Breakout Rooms ab, die es jetzt auch in Teams gibt. In diesen ist es möglich, in Kleingruppen zu arbeiten und später alle Kleingruppen zu einer großen Gruppe zusammenzufügen und die Ergebnisse der „Gruppenarbeit“ gemeinsam zu besprechen.

Der Start der Breakout Rooms beginnt Mitte November und soll laut Microsoft bis Ende November fertig ausgerollt sein.

Um mit den Breakout Rooms zu arbeiten, kann man mit Kanälen oder Terminen arbeiten.

  1. Breakout Rooms über Kanäle erstellen

Erstellen Sie ein neues Team und dann können Sie so viele Kanäle erstellen, wie Gruppen in unterschiedlichen Räumen arbeiten sollen.

Laden Sie alle gewünschten Teilnehmer für das Meeting in das neu erstellte Team ein, sodass Sie auf alle Kanäle zugreifen können. Die Teilnehmer haben jetzt die Möglichkeit, über die verschiedenen Kanäle an unterschiedlichen Sofortbesprechungen teilzunehmen. Hierfür starten Sie als Organisator in allen Kanälen eine Sofortbesprechung. Als Organisator können dann ganz einfach zwischen den unterschiedlichen Besprechungen hin und her wechseln.

Den Teilnehmern geben Sie vor, in welchem Kanal sie ihre Besprechung finden.

Die einzelnen Gruppen haben die Möglichkeit, ihren Kanal vollumfänglich zu nutzen. Sie können Dokumente gemeinsam bearbeiten, verschiedene Apps hinzufügen oder das Whiteboard öffnen.

  1. Breakout Rooms über Termine erstellen

Wenn man lieber über die Termine in einen Breakout Rooms einlädt, dann erstellt man zunächst so viele Besprechungen wie es Breakout Rooms geben soll. Auch hier lädt man dann den Teilnehmer passend zum Breakout Room ein. Anders als bei der Lösung mit den Kanälen muss man am Ende der Kleingruppenbesprechung diesen Raum aber aktiv verlassen und jeder Teilnehmer muss wieder zur der großen Besprechung hinzukommen.

Was ist noch wichtig zu wissen?

  • Organisatoren können Breakout Rooms auch während eines aktiven Meeting starten.
  • Organisatoren können bis zu 50 Breakout Rooms pro Meeting einrichten.
  • Organisatoren können Breakout Rooms über den Desktop-Client von Teams, aber nicht über die mobile Version und die Web-Version einrichten.
  • Teilnehmer können an Breakout Rooms über die Web-App, die Desktop-Version sowie die mobilen Apps für iOS und Android teilnehmen.
  • Teilnehmer können nicht selbständig zum Hauptmeeting oder zwischen verschiedenen Breakout Rooms springen. Sie müssen immer darauf warten, dass der Organisator sie in einen anderen Breakout Room oder zum Hauptmeeting hinzufügt.

 

Foto von Anna Shvets von Pexels

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