Einträge von Helmut Gräfen

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Recap: Microsoft Teams Grundlagen

Immer wieder stelle ich fest, dass Nutzer von Microsoft Teams die Grundlagen dieses Werkzeugs nicht kennen und es deswegen zu Missverständnissen und Problemen bei der täglichen Nutzung kommt. Passend zum Start eines neuen Jahres habe ich mich entschlossen, auf einige wichtige Grundlagen nochmals einzugehen.

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Praxistipp Teams: Standardeinstellung zum Öffnen von Office-Dokumenten ändern

Heute habe ich einen einfachen, schnellen, aber nützlichen Praxistipp für Teams für Sie. Sicher wissen Sie, dass Office-Dokumente in Teams sich standardmäßig in der Teams-Oberfläche mit der jeweils passenden App (Word, Excel, PowerPoint) öffnen, wo sie auch bearbeitet werden können. Das kann durch aus sinnvoll sein. Die meisten Nutzer von Teams empfinden diese Standardeinstellung allerdings […]

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Praxistipp: Planner-Vorlage anlegen und nutzen

Der Microsoft Planner ist ein praktisches Werkzeug aus dem Microsoft Teams und 365-Koffer. Mit Hilfe von Kanban-Boards mit detaillierten Aufgabenkarten können Sie im Team unzählige Projekte verwalten, Freigabeprozesse organisieren und Aufgaben verteilen, die dann automatisch in der To-Do-App in der Gruppe „Mir zugewiesen“ angezeigt werden. Leider hat es Microsoft bisher nicht geschafft, die Funktionalität zum Anlegen von Vorlagen einzuführen. Vorlagen für den Planner sind immer dann praktisch, wenn sich Projekte stark ähneln und immer wieder die gleichen Buckets, Aufgaben und Workflows wiederkehren. Hierfür habe ich einen Praxistipp für Sie.

Wir lesen uns 2023 – ein kleiner Jahres-End-Gruß

Wir können den Wind nicht ändern, aber wir können die Segel richtig setzen – hat Aristoteles einmal so weise gesagt. Ein guter Vorsatz für das neue Jahr, oder? Das Jahr 2022 war turbulent und anstrengend, verrückt und fordernd. Für manche mehr, für andere weniger. Egal, wie 2022 auch war: Wir empfehlen wärmstens die Zeit zu […]

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Microsoft zieht ab 1.1.2023 eine (virtuelle) EU-Datengrenze

Wir haben in den vergangenen Monaten mehrfach über das Thema Microsoft und Datenschutz berichtet. Immer wieder wurde dabei auch eine sog. EU-Datengrenze genannt. Nun ist es endlich so weit mit dieser Datengrenze, zumindest, wenn man einem Blogartikel von Microsoft glauben darf. Darin kündigt der Konzern die schrittweise Einführung der EU-Datengrenze für den öffentlichen Sektor und […]

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Praxistipp: Verschwundene E-Mail-Ordner in Outlook wiederfinden

Kennen Sie das? Sie stöbern gerade durch Ihre E-Mail-Ordner in Outlook und Zack, ist der gesamte Ordner plötzlich verschwunden. Offenbar ist er unabsichtlich von Ihnen in einen anderen Ordner in Ihrem Outlook-Ablagesystem geschoben worden. Das passiert, wenn Sie z. B. einen Ordner unbemerkt markieren und dann die Maus woanders hinziehen. Jetzt heißt es suchen, suchen, suchen. Ich habe einen Praxistipp für Sie, mit dessen Hilfe Sie den Ordner schnell wiederfinden.

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Praxistipp: Mehrere Instanzen von Teams gleichzeitig nutzen

Stellen Sie sich vor, Sie müssen innerhalb von Teams Informationen von einem Kanal in einen anderen kopieren. Oder arbeiten in einem Team und müssen in einem anderen schnell etwas nachschauen. Oder sie sind Mitglied in mehreren Gast-Teams anderer Tenants und müssen ständig hin und her wechseln. Wie schön wäre es, wenn Sie mehrere Teams-Instanzen gleichzeitig nutzen könnten. Ich zeige Ihnen, wie das funktioniert. 

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Praxistipp: Direktsuche in Teams mit Hilfe von Suchmodifikatoren

Sicher hatten Sie schon die Situation, dass Sie in Teams nach einer bestimmten Chatnachricht, einem bestimmten Team-Mitglied oder einer bestimmten Datei gesucht haben. Hierfür bietet Ihnen Teams eine sehr gute Volltextsuche oben im Kopfbereich. Diese Vorgehensweise ist ziemlich einfach. Allerdings verlangt sie immer zwei Schritte, weil Sie zunächst einen Suchbegriff eingeben müssen, bevor Sie die weiteren Filter erhalten. Microsoft bietet Ihnen aber eine Direktsuche mit Hilfe sog. Suchmodifikatoren. Damit können Sie Ihre Suche und Recherche innerhalb Ihres Teams per Direktbefehl eingrenzen und so die gewünschten Suchergebnisse schneller finden. Ich stelle Ihnen heute einige dieser Suchmodifikatoren vor.