Einträge von Helmut Gräfen

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Microsoft Teams: Hilfreiche Kurzbefehle und Tastenkombinationen

Wie alle Collaboration-Plattformen hat auch Microsoft Teams eine Chat-Funktion. Darüber können Sie mit anderen Teams-Mitgliedern einzeln oder in Gruppen-Chats kommunizieren. Über sogenannte Kurzbefehle (Shortcuts) können Sie aber auch System-Funktionen aufrufen. Teilweise sind dies auch automatisierte Prozesse, die Sie normalerweise in mehreren Schritten erledigen müssen. Hierzu zählt z. B. die Änderung Ihres Status in Teams. Zusätzlich zu den Shortcuts bietet Teams Ihnen auch viele Tastenkombinationen, mit denen Sie ähnliche Ergebnisse erzielen. Ich erkläre Ihnen heute, wie Sie die Kurzbefehle finden und welche es gibt. Auf einige dieser Kurzbefehle gehe ich dann genauer ein.

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Jetzt neu: Integration von Word, Excel und PowerPoint in Teams

Anfang Juni hatten wir Ihnen gezeigt, wie Sie Microsoft Teams als Schaltzentrale für Ihre tägliche Arbeit nutzen können, indem Sie zusätzliche Apps in die Bereichsnavigation an der linken Fensterseite anheften, um sie für den Direktzugriff verfügbar zu machen. Jetzt bietet Ihnen Microsoft die Möglichkeit, auch die anderen Office-Apps Word, Excel und Powerpoint zusätzlich zu OneNote in die Bereichsnavigation zu integrieren und dort per Direktzugriff verfügbar zu machen.

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Praxistipp: Dateimanagement mit SharePoint und OneDrive

Im geschäftlichen Microsoft Office Universum (Office365 /Microsoft 365) gibt es zwei Speicherorte in der Cloud: SharePoint Online für alle Daten, die aus Teams kommen und OneDrive for Business für Ihre persönlichen Daten, d. h. die Dateien, die Sie nicht mit anderen Personen im Unternehmen teilen wollen. Je nachdem, auf welche Daten Sie zugreifen wollen, müssen Sie Ihre SharePoint Online Websites besuchen oder eben Ihr OneDrive for Business. Der Wechsel ist oft lästig. Mit einem Trick können Sie beiden zusammenlegen, indem Sie Ihre SharePoint Online Dokument mit OneDrive verknüpfen.

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Ab sofort sind „Selbstgespräche“ in Teams möglich

Microsoft wird für Teams nun „Chatten mit sich selbst“ einführen. Gemeint ist damit eine Funktion, mit der sich ein Teams-Nutzer selbst Nachrichten im Chat senden kann. Dahinter steckt die Idee, sich selbst Notizen, Infos, Dateien, Links, Bilder etc. zu senden, um sie am nächsten Arbeitstag in Teams sofort parat zu haben und nicht zu vergessen. Diese Funktion hat der Microsoft-Konkurrent Slack schon seit vielen Jahren und scheint den Teams-Nutzern sehr wichtig zu sein. Zumindest stand die Funktion lange Zeit ganz oben auf Wunschliste.

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Praxistipp: So drucken Sie direkt in OneNote

OneNote gehört unbestritten zu den praktischsten Werkzeugen, die Microsoft jemals veröffentlicht hat. Das digitale Notizbuch ist ein Allroundtalent. Sie können dort alles sammeln, was Sie aufheben und archivieren möchten: Bilder, handschriftliche oder maschinengeschriebene Notizen, Sprachnachrichten, PDF-Dateien, Links usw. Was viele nicht wissen: Sie können sogar in OneNote hinein drucken, zumindest, wenn Sie mit Windows arbeiten. Auf diesem Weg können Sie Texte aus Word, Tabelle aus Excel, Präsentationen aus PowerPoint, aber auch PDF-Dokumente und andere druckbare Inhalte sofort in OneNote ablegen. Ich zeige Ihnen, wie das funktioniert.

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Deaktivieren des Chat-Schreibzugriffs für anonyme oder nicht authentifizierte Benutzer

Viele Unternehmen nutzen Teams für Live-Veranstaltungen, an denen auch anonyme oder nicht authentifizierte Benutzer teilnehmen, die über einen Link teilnehmen und nicht mit ihrem Microsoft-Konto oder dem Office365-Konto angemeldet sind. Diese sollen verständlicherweise im Normalfall keinen Zugriff auf die Chat-Funktion bekommen. Die Gefahr von Spam und unerwünschten Kommentaren ist einfach zu groß. Mit einem bevorstehenden Teams-Update wird es IT-Administratoren möglich sein, auf Richtlinienebene den Chatschreibzugriff für diese nicht authentifizierten Benutzer, die über einen Link an Teams-Besprechungen teilnehmen, auf Unternehmensebene zu deaktivieren.

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Praxistipp: Dokumente mit dem Smartphone in OneDrive ablegen

Microsoft hat sich mit seiner gesamten Palette an Softwarelösungen, Tools und Apps auf die Fahnen geschrieben, den Arbeitsalltag von Menschen zu vereinfachen. Denken wir nur an Teams oder OneNote. Oftmals sind es die kleinen Dinge, die unseren (Arbeits-)Alltag tatsächlich vereinfachen. Zum Beispiel, wenn man schnell ein Foto, einen Beleg oder ein anderes Dokument erfassen und abspeichern muss – und zwar nicht in der Foto-Mediathek des Smartphones, sondern gleich in der Cloud. Hierfür hat Microsoft in der OneDrive-App für Android und iOS eine pfiffige Funktion integriert, die ich Ihnen heute vorstellen möchte.

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Das neue Outlook bringt zusätzliche RSVP-Optionen

Seit Monaten wirft das neue Outlook für Windows seinen Schatten voraus. Immer mehr Details dringen nun an die Öffentlichkeit. Jetzt hat Microsoft selbst eine weitere interessante Funktion vorgestellt. Erhält jemand in Outlook eine Termineinladung, so wird er bald nicht nur einfach zusagen oder ablehnen können, sondern gleich auch dem Gastgeber / Organisator mitteilen können, wie er teilnehmen möchte: Ja, Ja persönlich, Ja virtuell.

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FindTime: Outlook-Plugin für die einfache Terminfindung

Es kommt oft vor, dass man mit mehreren Personen gleichzeitig einen Termin vereinbaren muss. Das Ziel ist es also meistens, eine für alle Teilnehmer akzeptable Zeit für ein Treffen zu finden, ohne dass man dabei ständig hin und her mailen muss. Hierfür gibt es verschiedene pfiffige Tools im Internet, die bei diesem Problem helfen. Marktführer ist hier Doodle.
Was sehr viele nicht wissen: Es gibt auch für Outlook ein Add-In für solche Zwecke, und zwar von Microsoft selbst. Sein Name ist FindTime. Es funktioniert wie Doodle, wird aber direkt in Outlook gestartet, nachdem man es einmalig installiert und aktiviert hat. Wir erklären Ihnen, wie es eingesetzt wird.