Die Integration der Microsoft Produkte untereinander schreitet weiter voran. Microsoft kündige jüngst an, eine Teilen-in-Teams-Funktion (Share to Teams) in Outlook einzubinden. Diese Funktion erlaubt es Nutzern, E-Mails inklusive Anhängen aus Outlook in jeden Chat oder Kanal eines Teams zu teilen, in dem der Nutzer Mitglied ist.

Die Funktion steht ab Mitte März für Outlook für Windows, Outlook Web-App und Outlook für Mac zur Verfügung. Die mobilen Apps von Outlook werden die Funktion vorerst nicht erhalten.

Wenn der Nutzer diese Funktion in einer Outlook Desktop-Version oder Web-Version nutzt, öffnet sich ein Fenster im Teams-Client, wenn dieser installiert ist. Dort sehen die Empfänger eine Vorschau der geteilten E-Mail. Diese kann mit einem Klick geöffnet und dann komplett gelesen werden.

Ist der Teams-Desktop-Client nicht installiert, öffnet sich ein neues Fenster in Outlook.

Technisch notwendig ist ein kleines Add-In für Outlook, dass nach der Einführung der Funktion automatisch beim nächsten Start des Teams-Client installiert wird.

Mit Outlook teilen

Übrigens: Wenn Sie eine Unterhaltung in Teams mit einer E-Mail in Outlook teilen wollen, geht das jetzt schon, ohne dafür Teams verlassen zu müssen. Dieses Feature ist praktisch, wenn Benutzer Unterhaltungen oder Statusaktualisierungen mit Benutzern außerhalb ihres unmittelbaren Teams oder sogar außerhalb Ihrer Organisation teilen müssen. Wechseln Sie in Teams zum Anfang der Unterhaltung, wählen Sie ˙˙˙ und dann Mit Outlook teilen aus.

Über die Vorteile von Listen in SharePoint haben wir bereits berichtet. Microsoft hatte Anfang September 2020 eine neue App in Office/Microsoft 365 veröffentlicht: Microsoft Lists (Listen) mit der sich Listen kinderleicht z.B. in Teams anlegen und verwalten lassen.

Jetzt legt Microsoft endlich die mobile App zumindest für iOS nach. Nutzer können damit auch auf dem iPhone die vorhandene Listen bearbeiten und verwalten sowie neue Listen auf Basis von Vorlagen erstellen. Auch das Filtern und Sortieren von Daten innerhalb einer List ist unterwegs nun möglich. Und selbstverständlich auch das Einfügen neuer Daten und das Teilen der Liste mit anderen Personen.

 

Die Listen App ist im Apple Store bereits verfügbar, allerdings zunächst nur für das iPhone. Die iPad Version, die sicher noch viel mehr Komfort bei der mobilen Arbeit bringen wird, lässt auf sich warten. Mindestvoraussetzung ist iOS 13.0. Die App gibt es in 28 Sprachen.

Auch die Android Version soll zeitnah veröffentlicht werden.

Es gibt nicht wenige Benutzer, die der Kommunikation via Chat eher skeptisch gegenüberstehen. Zum einen liegt das an der oft nicht vorhandenen Abgrenzung, welche Informationen gechattet und welche gemailt werden sollen. Zum anderen liegt das an den vielen Benachrichtigungen, die den Benutzer über Teams erreichen.

Eine davon ist das Benachrichtigen über einen Banner, das von rechts in den Bildschirm eingeblendet wird, wenn Sie eine neue Nachricht erhalten haben.

Banner haben aber den großen Nachteil, dass sie Ihre Aufmerksamkeit zu sehr in Anspruch nehmen und Sie von der Tätigkeit, die Sie gerade ausführen, zu sehr ablenken. Passen Sie die Benachrichtigungen in Teams an

Sie sind gut beraten, wenn Sie die Benachrichtigungen in Teams auf Ihre Bedürfnisse anpassen. Möglichst so, dass Sie durch die Benachrichtigungen von Ihrer momentanen Tätigkeit nicht abgelenkt werden, aber trotzdem keine neuen Nachrichten oder Aktivitäten verpassen.

Dazu haben Sie in Teams zwei Steuerungsmöglichkeiten:

1.    Benachrichtigungen für den Kanal einstellen

Sie können für jeden Kanal einzeln definieren, ob und wie Sie über Nachrichten in diesem Kanal benachrichtigt werden wollen.

Klicken Sie auf die drei Punkte  auf der rechten Seite eines Kanals [1] und wählen anschließend aus dem Menü den Punkt Kanalberechtigungen [2] . Entscheiden Sie sich für die benutzerdefinierte Variante [3], um Ihre individuellen Einstellungen vorzunehmen.

Hier steuern Sie die Benachrichtigungen für Alle neuen Beiträge und für die Kanalerwähnungen. Kanalerwähnung bedeutet, dass Sie einem Post @Kanalname voraus stellen können. Damit wird der Post in dem erwähnten Kanal veröffentlicht. Für beide stehen die gleichen Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung.

Banner und Feed

Von dieser Einstellung rate ich Ihnen ab, da das Banner, das rechts unten im Monitor eingeblendet wird, Ihre Aufmerksamkeit zu sehr in Anspruch nimmt.

Nur in Feed anzeigen

Ich empfehle Ihnen diese Einstellung. Einerseits verpassen Sie nichts, andererseits entscheiden Sie, wann Sie sich die neuen Nachrichten anschauen möchten. Die Auflistung der Feeds finden Sie in der linken Navigationsleiste unter Aktivität.

Aus

Möchten Sie in keiner Weise über neue Nachrichten in einem Kanal informiert werden, so wählen Sie die Auswahl Aus. Sie erhalten nun keinerlei Benachrichtigungen aus diesem Kanal.

Wählen Sie die Einstellung Aus für die Kanäle des Teams, die nicht zu Ihren Kernteams gehören. Erstellen Sie sich eine Regelaufgabe, etwa für jeden Freitag, die Sie daran erinnert, in die Chats dieser Kanäle hineinzuschauen.

Der Aktivitäten-Feed in Teams

Der Aktivitäten-Feed in Teams ist sozusagen das Protokoll aller Aktivitäten. Dort wird alles festgehalten, was in einer Organisation geschieht – und zwar über Alle Teams hinweg, in denen Sie Mitglied sind. Sie können innerhalb des Eintrags sehen, in welchem Team und Kanal eine Aktivität erfolgt ist.

Mit einem Klick auf den gewünschten Eintrag gelangen Sie sofort in den Post, in dem Kanal, in dem er erstellt wurde. Haben Sie sich für  Einstellung Nur in Feed anzeigen entschieden, so wird die Anzahl der neuen Nachrichten in einem roten Kreis bei den Aktivitäten angezeigt.

Neue Nachrichten aus dem 1:1-Chats oder dem Gruppenchat werden immer im Navigationsicon Chat angezeigt.

 

 

 

2.    Benachrichtigungen über Ihr Profil einstellen

Rufen Sie dazu Ihr Profil auf (oben recht auf Ihr Bild klicken) und wählen Sie den Punkt Einstellungen aus. In dem daraufhin erscheinenden Fenster wählen Sie Benachrichtigungen.

E-Mails zu verpassten Aktivitäten

Legen Sie hier fest, in welchem Intervall Sie eine E-Mail über verpasste Aktivitäten erhalten wollen. Die Standardeinstellung ist Täglich. Sie können diese Art der Benachrichtigung aber auch ausschalten.

Teams und Kanäle

Mit einem Klick auf die Kachel Benutzerdefiniert wird Ihnen das folgende Fenster angezeigt.

Wie Sie sehen, habe ich alle Benachrichtigungen für die Kanalchats auf Nur in Feed anzeigen gesetzt. Meiner Erfahrung nach ist es die Einstellung, bei der die Benachrichtigungen über neue Nachrichten nicht nerven.

Chat

Benachrichtigungen über neue Nachrichten, die aus dem 1:1-Chat oder Gruppenchat kommen, stellen Sie hier ein. Unter anderem, wie Sie bei @Erwähnungen informiert werden wollen. Mit @Erwähnungen sind die Namenserwähnungen gemeint, wie Sie sie auch aus WhatsApp kennen.

Besprechungen

Hier können Sie z.B. definieren, ob Sie mit einem Banner benachrichtigt werden wollen, wenn eine Besprechung gestartet ist oder ob Sie nicht darüber informiert werden.

Personen

Tragen Sie hier die Personen ein, über deren Statusänderung Sie benachrichtigt werden wollen. Sie werden benachrichtigt, sobald diese Personen als verfügbar oder offline angezeigt werden. Dies Funktion ist gerade in Homeoffice-Zeiten sehr praktisch. Sie werden informiert, wenn eine andere Person aus dem Team online ist.

Sonstiges

Unter Sonstiges können Sie einstellen, ob jemand, den Sie kennen, dem Team beigetreten ist.

Fazit

Über die Benachrichtigungen bleiben Sie auf dem Laufenden, was in Ihren Teams passiert. Je nachdem, wie viele Teams und Teammitglieder es gibt, können die Benachrichtigungen aber „ziemlich heftig“ werden und sie von Ihrer eigentlichen Arbeit ablenken. Hier ist ratsam, die Banner abzuschalten und nur den Feed zu nutzen. Dadurch bleiben Sie einerseits mit einem Blick auf dem Laufenden, können andererseits aber selbst den Zeitpunkt bestimmen, wann Sie informiert werden wollen.

Microsoft macht das Lesen und Bearbeiten von PDF-Dateien innerhalb der OneDrive-App für iOS Geräte komfortabler. Das kündigte der Konzern diese Woche an.

So werde es bald möglich sein, die für Smartphones und Tablets typische Seiten-Rotation vom Hoch- ins Querformat und umgekehrt in OneDrive für iOS nutzen zu können. Das macht das Lesen und Bearbeiten einfacher. Änderungen werden permanent gespeichert.

Diese Änderung wird Ende Januar bis Anfang Februar in einem Update ausgerollt.

Quelle: Microsoft

 

Zudem wird es ab Mitte Januar endlich eine Bookmark-Funktion der App OneDrive for iOS geben. Damit kann man ein Lesezeichen für eine spezifische Seite in der PDF Datei anlegen und später an diese Stelle zurückkehren. Um ein Bookmark zu setzen, kann man entweder auf das Bookmark-Icon in der Werkzeugleiste klicken oder mit Hilfe einer längeren Druck-Geste auf dem Display ein Bookmark setzen.

Quelle: Microsoft

 

Liebe Leserinnen und Leser, Kunden, Geschäftspartner und Freunde,

wir beenden in den nächsten Tagen ein Jahr, das in dieser Form wohl niemand erwartet hatte. Auch wir haben uns im Januar noch auf ein 2020 voller spannender Herausforderungen gefreut. Mein erstes Buch über Teams stand kurz vor der Veröffentlichung. Wir hatten viele neue Themen im Kopf und waren voller Vorfreude. Wie groß diese Herausforderungen für viele von uns – auch für uns selbst – werden sollten, war damals nicht zu ahnen.

Ich möchte an dieser Stelle bewusst nicht mehr beschreiben, wie sehr das letzte Jahr unser aller Leben verändert hat. Das haben Sie in den letzten Tagen und Wochen oft gehört und gelesen.

Wir alle bei team babel möchten uns vielmehr für das Interesse und die Treue uns gegenüber bedanken. Bleiben Sie gesund. Freuen Sie sich auf ein kleines, feines Weihnachtsfest in Kreise Ihrer Lieben. Das wünschen wir Ihnen von Herzen. Und dann starten wir alle gemeinsam in ein hoffentlich besseres Jahr 2021.

Bis zum 06.01.2021 gönne ich mir nun eine kleine Pause. Danach legen wir hier im Blog wieder so richtig los.

Ihr Helmut Gräfen

Microsoft hat die Aufgabenfunktionalität in Teams neu gestaltet und noch mal deutlich verbessert. Der Planner hat jetzt zwei Gesichter in Teams:

  1. Planner als Registerkarte in einem Teamkanal

Heftet man die Planner-App in einem Kanal an eine Registerkarte, spendiert uns Microsoft neben den bekannten Darstellungen Board, Diagramm und Zeitplan eine weitere Navigations- und Darstellungsmöglichkeit, die Liste.

Mit dem Menüpunkt „Filter“ können Sie die Aufgaben nach Fälligkeit, Priorität, Bezeichnung, Bucket (Spalte) und Zuweisung filtern. Außerdem lassen sich Filter mit editierbaren Schlüsselworten filtern. Über die drei Punkte ganz rechts in der Auflistung kann ein Link zu dieser Aufgabe generiert werden.

  1. Planner als App, die Sie in die linke blaue Navigationsleiste anbinden können

Die wesentlich spannendere Neuerung versteckt sich allerdings in der Planner-App, wenn Sie diese als App in linke blaue Navigationsleiste einbinden.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ist der Planner eingebunden, erscheint nach dem Anklicken das folgende Fenster:

 

Hier werden sowohl die Teamaufgaben aus einem oder mehreren Aufgabenplänen des Planners als auch Ihre eigenen Aufgaben angezeigt. Diese Darstellung ist ein Mix aus der Planner-App und der App To-Do. Endlich kann man nun auch direkt in der Teams-Oberfläche die eigenen Aufgaben auflisten lassen. In dem angezeigten Beispiel wird die Navigation „Mir zugewiesen“ angezeigt. In der Spalte „Quelle“ sehen sie sofort, aus welchem Team bzw. Kanal die Aufgabe stammt, die Ihnen zugewiesen wurde.

In der Navigation „Geplant“ werden sowohl die Aufgaben, die Sie über To-Do oder Outlook für sich selbst eingetragen haben, als auch die, die Ihnen über einen Planner in einem Team zugewiesen wurden, angezeigt.

In dieser Navigation können Sie in der Spalte „Quelle“ schnell und einfach erkennen, ob die zu erledigende Aufgabe aus To-Do oder aus einem Planner kommt.

Mit diesen Änderungen wird MS Teams wieder ein Stück in Richtung persönliches Dashboard ausgebaut. Sowohl die Online-App von Planner als auch die Windows-App des Planners, die Sie sich über den Microsoft Store installieren können, sind von diesen Änderungen nicht betroffen. Jedenfalls sind in meinen Tenants keine Änderungen erfolgt. Auch habe ich von Microsoft keine Ankündigungen darüber gelesen. Für die Android-App des Planners gilt die gleiche Aussage. Ich vermute, dass es für iPhone-App des Planners ebenfalls zutrifft. Hier bitte ich die iPhone-User unter den Lesern kurz einen Kommentar zu posten, sollte ich mit dieser Aussage falsch liegen.

Was schon lange in der Teams Mobile App für iOS und Android funktioniert, wird es nun auch für die Desktop App von Teams geben: Das Einfügen privater (persönlicher) Microsoft Konten in Teams.

Jetzt wird diese neue Funktion, die vielfach von Nutzern gewünscht wurde, für die Teams Desktop App für Windows and Mac OS ausgerollt. Nutzer können sich nun auch mit ihren privaten (persönlichen) Microsoft Konten in der Teams App anmelden. Nutzer, die bereits mit einem Unternehmens- oder Schulkonto angemeldet sind, sehen dann eine Option, ein private Microsoft Konto ihrem Team hinzuzufügen. Danach kann man zwischen privatem und beruflichem Konto hin und her springen. Damit hat Teams auch in der Desktop App die Multikonten-Funktion.

Die Möglichkeit, mit der Microsoft Forms App in Teams eine Umfrage, ein Quiz oder eine Abstimmung durchzuführen, gibt es schön länger. Im November schaltete Microsoft nun die Funktion bzw. die App auch für Teams-Besprechungen frei. Damit können die Referenten in Teams-Besprechungen eine vorbereitete oder eine schnelle Ad-hoc Umfrage erstellen.

Idealerweise bereiten Referenten eine Umfrage mit der Forms App vor dem Teams-Meeting vor. Diese kann dann während der Besprechung gestartet werden, damit Teilnehmer in jeder beliebigen Teams-Anwendung (Mobil, Web, Desktop) daran teilnehmen können. Wenn Sie Ihre Umfrage starten, wird Sie auf den Besprechungs-Bildschirmen der Teilnehmer sowie im Besprechungs-Chat eingeblendet.

Natürlich können während einer Besprechung auch Ad-hoc-Umfragen erstellt werden, um ein schnelles Feedback an Ort und Stelle zu erhalten. Die Ergebnisse der Umfrage werden allen Teilnehmern in Echtzeit angezeigt.

Nach dem Meeting kann der Referent die Ergebnisse der Umfrage sichten, auswerten, in eine Excel-Tabelle oder in die Web-App von Forms exportieren.

Die Funktion der Erstellung von Umfragen wird zunächst für die Teams Desktop-Version (Windows and Mac, Version 1.3.00.30829) und die Teams Web-Applikation zur Verfügung stehen. Die letzten Nutzer sollten sie bis Anfang Dezember nutzen können.

Falls ein Organisator nicht möchte, dass ein Referent eine Umfrage starten kann, so muss er die Funktion bzw. Forms App vorher im Microsoft Teams Admin Center blockieren.

Millionen von Anwendern haben im Laufe der Jahre Listen in SharePoint genutzt. Listen bieten uns die Möglichkeit, unsere Arbeit besser organisieren zu können und Informationen bestmöglich zu verfolgen. Mit Listen lassen sich Ereignisse, Themenbereiche, Ressourcen und vieles mehr noch leichter organisieren.

Listen in SharePoint ähneln Excel-Listen, mit denen Sie vielleicht schon gearbeitet haben. Grob gesprochen definieren Sie in einer Liste für eine bestimmte Anforderung (z.B. Ressourcenverwaltung) Spalten, die Sie mit Informationen füllen. Die Informationen in den Spalten können sortiert, gefiltert und gruppiert werden.  Die folgende Aufstellung dokumentiert die wichtigsten Unterschiede und Gemeinsamkeiten.

SharePoint Listen Excel-Listen
Sortieren Ja Ja
Filtern Ja Ja
Gruppieren auf Spaltenebene Ja Nein
Ansichten speichern und veröffentlichen Ja Nein
Berechnungen wie Summe, Min, Max, Mittelwert, Anzahl am Spaltenende Ja Ja
mit Pivot-Tabellen bearbeiten Muss vorher nach Excel exportiert werden Ja
In MS Teams einbinden Ja als Datei hinter einer Registerkarte
Mit Excel VBA bearbeitbar Nein Ja
Workflows integrieren Ja Nein
Eingabeformulare für mobile Endgeräte über Power Apps erstellen Ja Nein
Eigene App Ja Nein

Mögliche Anwendungsbereiche für Listen:

  • Problemnachverfolgung
  • Ereignisablaufplan
  • Ressourcenverwaltung
  • Arbeitsstatus-Tracker
  • Inhaltsplaner
  • Projektauflistungen
  • Mediapläne
  • Abrechnungsdaten

Bis vor kurzem konnten diese Listen nur über SharePoint angelegt werden und erforderten spezielles Wissen. Microsoft hat Anfang September 2020 eine neue App in Office/Microsoft 365 veröffentlicht: Microsoft Lists (Listen).

Stand heute ist die App nur in Office/Microsoft 365 verfügbar. An einer App für Android und iOS arbeitet Microsoft zur Zeit. Ob es eine Windows-App für Lists geben wird, ist mir nicht bekannt. Falls Sie weiter reichende Informationen haben, so teilen Sie diese doch bitte den Lesern des Blogs über einen Kommentar mit. Ich sage schon mal danke dafür.

 

 

Die Oberfläche der App kommt sehr aufgeräumt daher und ist intuitiv zu bedienen.

Mit der App lassen sich Listen auf vier verschiedene Arten erstellen:

  • Leere Liste
    Sie müssen alle Spalten selbst anlegen und definieren
  • Aus Excel
    Sie können die neue SharePoint-Liste aus einer vorhandenen Excel-Liste erstellen
  • Aus vorhandenen Listen
    Sie erstellen eine neue Liste auf Basis einer bereits vorhandenen Liste
  • Vorlagen
    Microsoft stellt Ihnen hier 8 Vorlagen bereit, um sehr einfach eine Liste zu erstellen (Problemverfolgung, Mitarbeiter-Onboarding, Ereignisablaufplan, Ressourcenverwaltung, Personalbeschaffungstracker, Reiseanfragen, Arbeitsstatus-Tracker, Inhaltsplaner)

Die erstellte Liste kann dann aussehen wie unsere Liste „TB_Marketing“, mit der wir unsere Online-Marketingaktivitäten steuern.

Die erstellen Listen können auch einfach in ein vorhandenes Team eingebunden werden. In der folgenden Darstellung sehen Sie unseren Marketingplan, eingebunden in das Team „TB_Marketing“.

Ich war schon immer ein großer Fan der SharePoint-Listen. Mit der neuen App ist das Handling deutlich einfacher und produktiver geworden und es macht richtig Freude, damit zu arbeiten. Probieren Sie es aus, Sie werden die App Lists schätzen lernen. Da bin ich mir sicher.

 

Eine wichtige Funktion für virtuelle Meetings, die in anderen Konferenz- und Meeting-Lösungen bereits integriert ist, kommt jetzt auch für Teams: virtuelle Breakout Rooms. Breakout Rooms können als virtuelle Klassenräume oder Gruppenarbeitsräume angesehen werden.

Genau wie realen Leben ist es manchmal erforderlich, sich im Rahmen von größeren Besprechungen, Lehrgängen, Schulungen in kleinere Gruppen aufzuteilen und zu arbeiten. Das genau bilden Breakout Rooms ab, die es jetzt auch in Teams gibt. In diesen ist es möglich, in Kleingruppen zu arbeiten und später alle Kleingruppen zu einer großen Gruppe zusammenzufügen und die Ergebnisse der „Gruppenarbeit“ gemeinsam zu besprechen.

Der Start der Breakout Rooms beginnt Mitte November und soll laut Microsoft bis Ende November fertig ausgerollt sein.

Um mit den Breakout Rooms zu arbeiten, kann man mit Kanälen oder Terminen arbeiten.

  1. Breakout Rooms über Kanäle erstellen

Erstellen Sie ein neues Team und dann können Sie so viele Kanäle erstellen, wie Gruppen in unterschiedlichen Räumen arbeiten sollen.

Laden Sie alle gewünschten Teilnehmer für das Meeting in das neu erstellte Team ein, sodass Sie auf alle Kanäle zugreifen können. Die Teilnehmer haben jetzt die Möglichkeit, über die verschiedenen Kanäle an unterschiedlichen Sofortbesprechungen teilzunehmen. Hierfür starten Sie als Organisator in allen Kanälen eine Sofortbesprechung. Als Organisator können dann ganz einfach zwischen den unterschiedlichen Besprechungen hin und her wechseln.

Den Teilnehmern geben Sie vor, in welchem Kanal sie ihre Besprechung finden.

Die einzelnen Gruppen haben die Möglichkeit, ihren Kanal vollumfänglich zu nutzen. Sie können Dokumente gemeinsam bearbeiten, verschiedene Apps hinzufügen oder das Whiteboard öffnen.

  1. Breakout Rooms über Termine erstellen

Wenn man lieber über die Termine in einen Breakout Rooms einlädt, dann erstellt man zunächst so viele Besprechungen wie es Breakout Rooms geben soll. Auch hier lädt man dann den Teilnehmer passend zum Breakout Room ein. Anders als bei der Lösung mit den Kanälen muss man am Ende der Kleingruppenbesprechung diesen Raum aber aktiv verlassen und jeder Teilnehmer muss wieder zur der großen Besprechung hinzukommen.

Was ist noch wichtig zu wissen?

  • Organisatoren können Breakout Rooms auch während eines aktiven Meeting starten.
  • Organisatoren können bis zu 50 Breakout Rooms pro Meeting einrichten.
  • Organisatoren können Breakout Rooms über den Desktop-Client von Teams, aber nicht über die mobile Version und die Web-Version einrichten.
  • Teilnehmer können an Breakout Rooms über die Web-App, die Desktop-Version sowie die mobilen Apps für iOS und Android teilnehmen.
  • Teilnehmer können nicht selbständig zum Hauptmeeting oder zwischen verschiedenen Breakout Rooms springen. Sie müssen immer darauf warten, dass der Organisator sie in einen anderen Breakout Room oder zum Hauptmeeting hinzufügt.

 

Foto von Anna Shvets von Pexels