Artikelserie: Tools für automatisierte Workflows – heute: Microsoft Flow

Nachdem wir vor einigen Wochen IFTTT und Automat.io als zwei der führendenTools zur Automatisierung von Aufgaben und Webanwendungen vorgestellt haben, wollen wir heute das dritte und letzte Tool vorstellen: Microsoft Flow.

Wer die Webseite von Flow besucht, dem springt sofort der Slogan „Be more producitve. Automatically.“ entgegen. Ich glaube, das beschreibt ziemlich treffend, was das Ziel von Flow und den anderen Tools IFTTT und Automat.io ist: Effizienter arbeiten durch automatisierte Workflows. Deshalb stellen wir diese Tools auch hier im Effizienz-Blog vor.

Auch Flow soll unseren Arbeitsalltag verschlanken, uns lästige Routineaufgaben abnehmen, uns helfen Zeit einzusparen. Im Grunde funktioniert es genau wie die anderen beiden nach dem „Wenn-Dann“ Prinzip.

Wie könnte es anders sein, Flow ist tief in die Microsoft-Welt integriert und bietet vor allen Dingen eine Automatisierung von Aufgaben in den verschiedenen Office-Anwendungen.  Microsoft Programme, wie z.B. Excel, Outlook, OneNote, Teams, OneDrive, SharePoint und Dynamics 365 sind hier standardmäßig integriert. Das ist auch ein deutlicher Unterschied zu IFTTT. Dort findest du nur Services für Office365 Mail (Exchange), OneNote und Cortana. Bei Automat.io gibt es zumindest Apps zu Excel, SharePoint und Teams. Dynamics und Microsoft SQL-Server sind geplant.

Natürlich bietet auch Flow die Anbindung von Fremd-Applikationen wie Dropbox, Google Drive, Google Tabellen und Aufgaben, Salesforce, Twitter, Facebook, RSS, Adobe Creative Suite, Asana, Basecamp, Buffer, Slack, Mailchimp, Trello, WordPress etc.

Diese Anwendungen heißen bei Flow „Connectors“ bzw. “Connectoren”. Zu Erinnerung: Bei IFTTT hießen sie „Services“ und bei Automat.io „Apps“.

Was mir bei Flow gefällt: Die Auswahl der Vorlagen, also fertiger Workflows, ist riesig und wird gut nach Anwendungsbereiche strukturiert. Hier kannst du in Kategorien nach Vorlagen für Produktivität, Benachrichtigungen, Soziale Medien, Synchronisieren, Datensammlung, Ereignisse und Kalender usw. suchen. Das hilft enorm.

Flow ist nicht kostenlos

Im Unterschied zu den anderen Tools ist Microsoft Flow nicht dauerhaft kostenlos. Du kannst Flow für 90 Tage kostenlos testen. Danach kostet es in der Einzellizenz (Pro Benutzer-Plan) 13 € pro Monat (mit einer unbegrenzten Anzahl aktiver Flows pro Benutzer und 5.000 Workflow-Ausführungen pro Tag) und in einer Mengenlizenz (Pro Flow-Plan) ab 421 € pro Monat (für 5 Flows und 15.000 Workflow-Ausführungen pro Tag und Flow). Die Flows können dabei von einer unbegrenzten Benutzeranzahl in einer Organisation genutzt werden. Für 85 €/Monat/Flow können zusätzliche Flows erworben werden.

Besitzer von Office 365 & Dynamics 365 Lizenzen kommen kostenlos in den Genuss des sogenannten «Flow for Office/Dynamics 365 Plan». Da die Office 365 Business Essentials Lizenz gerade mal 4,20 € pro Monat kostet, wäre das eine günstige Alternative, zumal diese Lizenz z.B. Microsoft Exchange beinhaltet. Allerdings beinhaltet diese Lizenz nur 2.000 Workflow-Ausführungen täglich und schließt die Nutzung von Premium Connectoren (z. B. Salesforce oder Oracle) aus.

Die Lizenzierung und die verschiedenen Begrenzung je nach Lizenz sind leider etwas verwirrend. Hier könnte Microsoft noch vereinfachen. Weitere Informationen zu den Lizenzen und Grenzen findest du hier https://flow.microsoft.com/de-de/pricing/?currency=EUR und hier https://docs.microsoft.com/de-de/power-platform/admin/pricing-billing-skus.

Flow erstellen

Nach der Anmeldung kannst du dir selbst ein neues „Flow“ erstellen oder eben eine der zahlreichen Vorlagen nutzen. Das Erstellen funktioniert wie bei den anderen Tools relativ einfach, auf eine Erklärung verzichte ich an dieser Stelle. Man wählt den Trigger aus, legt die Werte für den Auslöser fest und definiert anschließend, was passieren soll.

Spannend ist an dieser Stelle, dass man neben Triggern und Aktionen auch weitere Bedingungen und Schleifen in einen Flow einfügen kann.

Beispiel: Kalender Synchronisierung

Bekanntlich vertragen sich die Kalender von Office 365 / Outlook und Google nicht besonders. Eine Synchronisierung ist nicht so einfach möglich. Microsoft Flow bietet einen einfachen Weg, neue Ereignisse in Office 365 automatisch einen in Google Kalender zu kopieren.

Ich habe diesen „Flow“ aus einer Vorlage erstellt.

Flows im Microsoft-Raum

Seine Stärken spielt Flow beim Heimspiel im Microsoft-Lebensraum aus. Die automatische Verarbeitung von Aufgaben zwischen Microsoft Produkten wie Teams, Planner, SharePoint, OneDrive und Office kann kein anderes Tool so perfekt.

Sogar die Automatisierung von komplexeren Geschäftsprozessen und Flows in Teams (hier ist das personelle Team gemeint, nicht die Software) ist möglich.

Beispiel: Erstellen von parallelen Genehmigungs-Workflows

Man könnte Microsoft Flow beispielsweise dazu verwenden, um einen Flow zu erstellen, der einen parallelen Genehmigungs-Workflow automatisiert. Dieser Flow automatisiert den Urlaubsantragsprozess für Mitarbeiter, der eine Genehmigung von allen Personen (oder Teams) erfordert, für die der entsprechende Mitarbeiter regelmäßig arbeitet.

Voraussetzung ist die Nutzung einer SharePoint-Liste, um Urlaub zu beantragen.

In dem Beispiel muss ein Urlaubsantrag vom direkten Vorgesetzten des Mitarbeiters, dem Vertriebsteam und der Personalabteilung genehmigt werden. Jeder Urlaubsantrag wird an jede genehmigende Person zur Entscheidung weitergeleitet. Der Flow sendet eine E-Mail mit Statusänderungen und aktualisiert dann SharePoint mit den Entscheidungen.

Natürlich kann man statt einer parallelen Genehmigung auch einen sequenziellen Genehmigungs-Workflow anlegen, z. B. für Budget-Freigaben. Das Beispiel findest du hier.

Begrenzungen und Konfigurationsdetails von Microsoft Flow

  • Maximal 5.000 Workflow-Ausführungen pro Tag: Du kannst im Pro Benutzer-Plan maximal 5.000 Workflows pro Tag ausführen.
  • Maximal 50 Schleifen parallel: Standardmäßig werden Schleifen nacheinander ausgeführt (im Grunde ist Parallelität 1).Du kannst bis zu 50 Schleifen parallel konfigurieren.
  • Maximal 250 Aktionen pro Workflow:Es können maximal 250 Aktionen pro Workflow ausgeführt werden. Falls du weitere Aktionen hinzufügen möchtest, besteht die Möglichkeit, Flows zu schachteln.
  • Maximal 5 Schachtelungen:Schachtelungen ermöglichen es Ihnen, die Anzahl der Aktionen pro Flow zu erhöhen. Hier sind jedoch maximal 5 Schachtelungen zulässig.
  • Maximal 30 Tage Ausführungsdauer:Die Ausführungsdauer eines Flows kann maximal 30 Tage betragen.
  • Maximal 30 Tage Speicherzeit:Workflows werden maximal 30 Tage lang gespeichert. Die Zählung beginnt ab der Startzeit der Ausführung.
  • Maximal 4 Wiederholungsversuche in den Standardeinstellungen:Standardmäßig sind nur 4 Wiederholungsversuche eines Flows möglich, bevor eine Fehlermeldung zurückgegeben wird. Die Anzahl lässt sich aber in den Einstellungen auf 90 Versuche hochschrauben.

Weitere Limits findest du unter https://docs.microsoft.com/de-de/flow/limits-and-config

Microsoft Flow Admin Center

Microsoft wäre nicht Microsoft, wenn es nicht die Nutzung und Berechtigung innerhalb einer Organisation über ein Admin Center abwickeln würde. In diesem können Administratoren definieren, welche Benutzer eine Lizenz für Flow bekommen, sodass sie diesen Service aktiv nutzen können. Der Dienst lässt sich für das gesamte Unternehmen per Richtlinie auch wieder deaktivieren.

Fazit

Microsoft Flow ist vom Ansatz her ähnlich zu IFTTT und Automat.io. Flow zielt aber deutlicher als die anderen auf die Unternehmenswelt und die Geschäftsprozesse ab und ist viel tiefer als die anderen in die Microsoft Biosphäre integriert. Wer viel mit Office 365 arbeitet, sollte sich Flow unbedingt ansehen.

8 goldene Tipps für den zeitsparenden Umgang mit E-Mails

Das E-Mail-Volumen in Deutschland erreichte im Jahr 2018 einen Rekordwert von rund 848,1 Milliarden (privat und beruflich). Pro Tag werden 2019 weltweit mehr als 293 Mrd. E-Mails täglich versendet und empfangene. Dieser Wert wird bis 2023 auf fast 350 Mrd. E-Mails steigen.

Infografik: Die Deutschen verschicken immer mehr Mails | Statista Mehr Infografiken finden Sie bei Statista

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Auch wenn die elektronische Post immer noch beliebt und auch praktisch zum Versenden von Dateien, Informationen, Links etc. ist, so hat sich die E-Mail als einer der größten Produktivitätskiller im Büroalltag herauskristallisiert. Warum? Wir haben häufig den E-Mail-Client den ganzen Tag offen, schauen sofort nach, wenn eine neue E-Mail eintrifft und verbringen viel Zeit mit Suchen alter E-Mails.

Als Effizienz-Experte erlebe ich diese Szenarien in den Büros immer wieder.

Im Folgenden habe ich acht Tipps für Sie für den zeitsparenden Umgang mit E-Mails:

  1. Schalten Sie die Desktopbenachrichtigung ab

Damit ist die Meldung gemeint, die am Rechner aufpoppt, wenn eine neue E-Mail eintrifft. Besser ist es, Ihre E-Mails in Intervallen abzuarbeiten.

  1. Bearbeiten Sie Ihre Mails nur alle 2 Stunden, immer im Block und planen Sie dafür die Zeit ein

Ein Tipp, den Sie von jedem Zeitmanagement-Experten zu hören bekommen: Bearbeiten Sie E-Mails immer nur im Block. Ein Intervall von 2 Stunden hat sich an vielen Arbeitsplätzen bewährt. Ich bin auf dieses Thema schon in meinen „8 goldene Tipps für die Zeitplanung“ eingegangen (Punkt 2).

  1. Formulieren Sie den Mailbetreff kurz und prägnant

Denken Sie daran, dass der / die Empfänger Ihrer E-Mail auch täglich bis zu mehreren Hundert E-Mails bekommt. Ein kurzer und prägnanter Betreff erleichtert das schnelle Beurteilen von Mails und spart Zeit.

Ein Beispiel: Organisation Leiterbesprechung ist besser als „Info an alle betreffend unserer Besprechung“, oder?

  1. Schreiben Sie einen kurzen Mailtext in klaren Worten

Auch hier gilt: In der Kürze liegt die Würze. Wir haben uns angewöhnt, in E-Mails halbe Romane zu schreiben, Details zu erklären. Die E-Mail ist eigentlich ein Kommunikationsmedium für die schnelle und kurze Korrespondenz. Ich rate Ihnen, längere Erklärungen in eine Datei oder in eine OneNote Seite zu packen und einen Link zu der Information in die Mail zu legen.

Hinweis: Das geschriebene Wort hat manchmal den Nachteil, dass man Gefühle, Humor und Ironie nicht transportieren kann. Ein ironisch gemeintes Wort kann auch falsch verstanden werden. Das gesprochene Wort ist hier viel effektiver.

  1. Behandeln Sie immer nur ein Thema in einer Mail

Ein typischer Fehler. Jemand will effizienter sein als andere und behandelt gleich drei Themen in einer E-Mail. Wird diese E-Mail dann nur zu einem Punkt beantwortet, kann die Korrespondenz schnell verwirrend werden.

Nehmen Sie sich die beliebten Chat- und Messenger-Programme wie WhatsApp, Skype, Slack & Co. zum Vorbild. Hier bilden einzelne Themen immer auch einzelne Kommunikationstränge.

  1. Strukturieren Sie Ihre Mails mit Kategorien

Dies ist ein Tipp für die Organisation der E-Mail in Ihrem E-Mail-Programm, z. B. Outlook. Durch Kategorien wird Ihr Posteingang deutlich übersichtlicher als in der zeitlichen Sortierung.

Neuerdings kann Outlook E-Mails auch zu Kommunikationssträngen gruppieren. So man erkennt, in welcher zeitlichen Reihenfolge E-Mails versendet und Empfangen wurden. Das wäre eine alternative Ordnung.

  1. Nutzen Sie CC bewusster als bisher

CC (wörtlich Carbon Copy, in Deutsch Kohlepapier-Durchschlag) ist im E-Mail-Verkehr für weitere Empfänger von Kopien einer E-Mail vorgesehen. Die Mail ist nicht direkt an die Personen gerichtet, sondern soll nur zur Information oder zur Kenntnisnahme dienen. Leider meinen einige Zeitgenossen, jede E-Mail an viele Empfänger in Kopie senden zu müssen, obwohl sie damit gar nichts anfangen können. Das kann für diese Personen schnell lästig werden. Deshalb: Nutzen Sie CC bewusster als bisher. Überlegen Sie sich, wer wirklich über eine E-Mail informiert werden muss.

Dieser Tipp führt mich zum letzten Tipp

  1. Senden Sie eine Mail nur an die Empfänger, die die Mail wirklich benötigen

Selbst, wenn Sie nicht das CC Feld nutzen, versenden viele eine E-Mail stets an einen großen Verteiler. Der Grund dafür kann vielfältig sein. Die einen erhoffen sich, viel Feedback zu bekommen, die anderen wollen sich bei den Kollegen hervortun (alle sollen es wissen). Gehören Sie auch dazu, dann sei Ihnen gesagt: Das nervt!

Deshalb: Senden Sie eine Mail nur an die Empfänger, die die Mail wirklich benötigen.

Ich wünsche Ihnen viel neu gewonnene Zeit durch eine effizientere und bewusstere E-Mail Nutzung.

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Mehr Effizienz mit Outlook und OneNote

Die Arbeitsabläufe schlanker und die Arbeitsorganisation effizienter zu gestalten – an dieser Aufgabe kommt dieser Tage kaum jemand vorbei. Wir alle suchen nach Möglichkeiten, unser immer dichter (größer) werdendes Pensum an Arbeit zu bewältigen und schauen nach Tools, die uns dabei helfen können. Dabei kann ein Blick auf die installierten Programme auf unserem PC sehr hilfreich sein. Hier drängen sich vor allem zwei Programme auf, die so einiges in Sachen Arbeitsorganisation zu bieten haben: Outlook und OneNote.

Outlook begleitet unseren Arbeitsalltag bereits seit vielen Jahren, manche von uns bereits seit fast 20 Jahren. Obwohl mit Outlook  schon so lange gearbeitet wird, beschränkt sich die Nutzung doch vor allem auf das Empfangen und Versenden von E-Mails und auf das Kalendarium. Das Outlook deutlich mehr kann, ist kaum bekannt.

Das Programm OneNote von Microsoft ist ein sehr intelligenter elektronischer Notizblock, der seit etwa fünf Jahren auf unseren PCs einen Dornröschenschlaf schlummert. Dass wir damit bereits ein Tool installiert haben, das uns das Teilen von Informationen im Team sehr erleichtert, kommt erst langsam in das Bewusstsein von Entscheidern und Teammitgliedern.

In den nächsten Monaten möchte ich Sie in einer losen Reihe auf die unbekannten Vorzüge der beiden Programme aufmerksam machen.  Einige Tipps schon mal vorab, um Ihnen den Mund wässrig zu machen:

5 Tipps für mehr Effizienz mit Outlook

Tipp 1

Überführen Sie eine E-Mail mit zwei Mausklicks in einen anderen Bearbeitungszustand, zum Beispiel in einen Kalender oder in eine Aufgabe und sparen Sie damit viel Zeit.

Tipp 2:

Schalten Sie die Desktop-Benachrichtigung  in Outlook aus. Sie ist der Aufmerksamkeitskiller schlechthin. Kaum jemand schafft es, keinen Blick auf das von rechts einschwebende Fenster zu werfen, um feststellen, wer da etwas von mir will. Dieser Blick auf die Desktop-Benachrichtigung reißt aus immer wieder aus der Aufgabe heraus, an der wir im Moment arbeiten. Mit dem Ergebnis, dass wir unverhältnismäßig lange brauchen, um dieses Aufgaben zu erledigen.

Tipp 3:

Verschieden Sie mit Regeln automatisch Emails in dafür vorgesehene Unterordner in Ihrem Posteingang.

Tipp 4:

Nutzen Sie die Verknüpfungsleiste und erstellen Sie sich Links zu Ihren häufig genutzten Outlook-Ordnern, Ihren Laufwerken, Ordnern und Dateien (z. B. Excel-Dateien) auf Ihren Netzlaufwerken, Ihren Webseiten und Ihren favorisierten Seiten in Ihrem Intranet. Ich garantiere Ihnen: eine gut angelegte Verknüpfungsleiste in Outlook spart sehr viele unnötige Klicks.

Tipp 5:

Legen Sie sich in den QuickSteps Vorlagen für E-Mails an, die Sie immer wieder zu fast 90% gleich  versenden.

5 Tipps für mehr Effizienz mit OneNote

Tipp 1:

Erstellen Sie sich Ihre persönlichen Linklisten für Seiten im Web, im Intranet oder im Dateisystem.

Tipp 2:

Nutzen Sie Ihr OneNote als Diktafon. Für alle, die viel unterwegs sind, ein wahrer Segen.

Tipp 3:

Erfassen Sie alles Wissenswerte und nötige Informationen für z.B. ein Projekt in ein Teamnotizbuch.

Tipp 4:

Führen Sie auch dort die Besprechungsprotokolle Ihrer Teambesprechungen.

Tipp 5:

Arbeiten mit abhakbaren Checklisten in OneNote

Na, haben wir Ihr Interesse geweckt. Dann besuchen Sie uns bald wieder…Gerne können Sie uns auch schreiben, welche Themen im Zusammenhang mit Outlook und OneNote Sie besonders interessieren. Wir bemühen uns, diese aufzugreifen.

Was genau verbirgt sich hinter Office 365?

Was genau verbirgt sich hinter Office 365?

Die Geschichte über Office 365 ist eine Geschichte voller Missverständnisse. Der Hersteller Microsoft hat es in den vergangenen Jahren durch zahlreiche Umstellungen, Veränderungen im Produktportfolio und Lizenzmodell verstanden, eine vollständige Verwirrung bei privaten und geschäftlichen Anwendern zu stiften.

Wir wollen an dieser Stelle versuchen, das Mysterium Office 365 aufzuklären.

Microsoft Office 365 wird häufig als die Cloud-Variante der bewährten Office-Programm angesehen. Doch das gesamte Office 365-Universum ist deutlich umfangreicher und liefert viele Funktionen für die Zusammenarbeit, den Datenaustausch und die Kommunikation.
Mit Werkzeugen wie Delve, Flow, Planner, Sway, Teams, To-Do, SharePoint, dem Cloudspeicher OneDrive for Business und deren Zusammenspiel mit den bekannten Office-Programmen Word, Excel, Powerpoint und Outlook bietet Microsoft eine komplette Business-Ausstattung zum effizienten Arbeiten, auch unterwegs.

In einem Satz könnte man sagen:

Microsoft Office 365 ist ein Paket aus Cloudspeicher (OneDrive for Business), Online-Services für Kommunikation (Mailen und Chatten), Teamzusammenarbeit (Teams) und Dokumentmanagement (SharePoint) sowie Office-Lizenzen (Outlook, Excel, Word, PowerPoint).

Welche Elemente in einem Paket vorhanden sind, ist abhängig vom gewählten Mietmodell (Microsoft nennt die Mietmodelle Pläne).

Office-Online-Apps und Desktop Office-Anwendungen

Microsoft unterscheidet bei Office 365 zwischen Office Online-Apps und Office Desktop-Anwendungen. Im Gegensatz zu den auf einem PC oder Mac installierbaren Office Desktop-Anwendungen können die Office Online-Apps bereits kostenlos mit einem kostenfreien Microsoft-Konto genutzt werden.

Office Online-Apps sind Cloud-Lösungen, die keiner Installation bedürfen, in ihren Funktionen im Vergleich zu den Office-Programmen allerdings stark eingeschränkt sind. Die Online-Apps sind rein browserbasiert und daher auf jeder Plattform (Windows, Mac, Android, iOS, Windows Mobile) und jedem Gerät (PC, Smartphone, Tablet) nutzbar.

Die Office Desktop-Anwendungen hingegen sind als Bestandteil eines Abos (eines Planes) immer kostenpflichtig, können je nach Plan aber pro Benutzer auf mehreren PCs / Mac-Geräten installiert werden. Die Programme haben den gleichen Funktionsumfang wie die Office Versionen, die außerhalb von Office 365 verkauft werden. Wichtig ist noch zu erwähnen, dass die Desktop-Anwendungen auf den eigenen Cloud-Speicher OneDrive und den Cloud-Speicher eines Drittanbieters wie z. B. Dropbox sowie auf lokal bzw. im LAN gespeicherte Daten zugreifen können. Mit den Office Desktop-Anwendungen hat der Nutzer die Funktionsvielfalt der Office Programm, die wir von früher (vor Office 365) her kennen.

Zugriff über mobile Apps

In einer mobilen Kommunikationswelt ist es selbstverständlich, dass Office 365 auf allen Smartphones und Tablets aller gängigen Plattformen genutzt werden kann (Android, iOS und noch Windows mobile).

Die mobilen Apps für iOS (Auswahl)

 

Die mobilen Apps für Android (Auswahl)

 

Die Microsoft Pläne

Bei den Plänen für Office 365 unterscheidet Microsoft zwischen Plänen für Privatpersonen und Unternehmen.

Während bei den beiden privaten Plänen Office 365 Home und Office 365 Personal die installierbaren Versionen von Office 365 für PC / Mac stets inbegriffen sind, bieten die Business-Pläne sehr unterschiedliche Ausstattungsvarianten mit oder ohne Office als Desktop-Lösung, mit oder ohne Exchange (E-Mail und Kalender), mit oder ohne Skype for Business (Messaging) und mit oder ohne SharePoint (Dokumentenmanagement). Lediglich der Cloud-Speicher mit 1 TB Größe ist allen Plänen (privat und Business) gemein.

Die Office 365 Pläne für Privatpersonen und Haushalte

 

Die Office 365 Pläne für Kleinunternehmen

 

Die Office 365 Pläne für große Unternehmen

 

Einige Pläne in der Übersicht

Generell gilt: Je umfangreicher die Pläne ausgestattet sind, umso teurer sind sie. Die Ausstattung und Preise der Business-Pläne finden Sie hier https://products.office.com/de-de/business/compare-office-365-for-business-plans

OneDrive, OneDrive for Business und SharePoint

Für viel Verwirrung sorgt bei den Nutzern die Unterscheidung zwischen den Cloud-Speichern, insbesondere bei OneDrive und OneDrive for Business.

OneDrive ist ein Cloud-Speicher-Angebot für Privatpersonen. Das Wolkensymbol wird weiß dargestellt. Zur Nutzung reicht ein kostenloser Microsoft-Account, um kostenfrei 5 GB nutzen zu können. OneDrive kann über einen Client mit dem eigenen PC synchronisiert werden.

OneDrive for Business hingegen ist ein Angebot für Geschäftskunden und als fester Bestandteil eines Office 365 Abos (eines Planes) immer kostenpflichtig. Das Wolkensymbol wird blau dargestellt. Bei dieser Version kann pro Benutzer 1 TB Speicher genutzt werden. Auch OneDrive for Business Daten können über einen Client mit dem PC synchronisiert werden.

Neben OneDrive for Business gibt es bei den Business-Plänen noch Microsoft SharePoint. Hier liegt der Unterschied in der Verwendung der Daten.

SharePoint arbeitet mit sogenannten „Websites“. Das ist ein Speicherort in der Cloud, an dem Benutzer an Dateien, Dokumenten und Ideen zusammenarbeiten können. Personen die zu einer solchen Teamwebsite gehören, haben automatisch Zugriff auf die dort gespeicherten Daten. SharePoint bietet eine vollständige Palette von Dokumentbibliotheken, Aufgabenlisten, Kalendern, Workflows, Wikis und anderen Features, die einem Team bei der Kommunikation und Zusammenarbeit helfen. Wie bei OneDrive for Business können Sie auch SharePoint-Daten auf Ihren Computer synchronisieren.

Sollten der Fokus eher auf die Speicherung von eigenen Daten und die Freigabe einzelner Dateien oder Ordner liegen anstatt auf die Zusammenarbeit in Teams, ist OneDrive for Business der bessere Speicherort. Möchten Sie Berechtigungen nicht für einzelne Personen, sondern auf Ebene der Teamsite vergeben (möglicher Kontext: ein Projekt) und möchten Sie, dass Teammitglieder das Dokument als eine für ein laufendes Projekt relevante Ressource erkennen, dann ist SharePoint die richtige Wahl.

Speicherung und Datenschutz

Für Unternehmen wichtige Fragen sind Verfügbarkeit, Datensicherheit und Datenschutz. Microsoft verspricht eine Verfügbarkeit von 99,9% und bietet Datensicherungen in der Cloud. Was den Datenschutz angeht, so gilt das EU-Recht, weil die Server in Europa in Dublin und Amsterdam stehen. Microsoft gewährleistet in Office 365 für Unternehmen die Richtlinien der DSGVO. Die Einführung einer deutschen Cloud-Variante ist in Planung.