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Das neue Outlook bringt zusätzliche RSVP-Optionen

Seit Monaten wirft das neue Outlook für Windows seinen Schatten voraus. Immer mehr Details dringen nun an die Öffentlichkeit. Jetzt hat Microsoft selbst eine weitere interessante Funktion vorgestellt. Erhält jemand in Outlook eine Termineinladung, so wird er bald nicht nur einfach zusagen oder ablehnen können, sondern gleich auch dem Gastgeber / Organisator mitteilen können, wie er teilnehmen möchte: Ja, Ja persönlich, Ja virtuell. Andere Personen in der Besprechungseinladung können die Antworten aller sehen.

Wichtig: Die neuen RSVP-Antworten können von jedem in der Besprechungseinladung innerhalb und außerhalb seiner Organisation mit einem kommerziellen oder Bildungs-Microsoft 365-Konto mit einem unterstützten Client eingesehen werden.

Die neue Funktion wird seit Anfang Juni für Outlook im Web und das neue Outlook für Windows eingeführt. Ende Juni folgen dann das neue Outlook für Mac sowie die Outlook Mobile Versionen.
Benutzer, die einen Client verwenden, der die Funktion nicht unterstützt, können weder mit einer detaillierten RSVP antworten noch die detaillierten RSVP-Antworten von anderen Teilnehmern sehen. Benutzer, die das klassische Outlook für Windows mit einem Microsoft 365- oder Microsoft Exchange Online-Konto verwenden, können detaillierte RSVP-Antworten sehen, aber nicht mit den detaillierten Optionen zur Besprechung zurückkehren.

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FindTime: Outlook-Plugin für die einfache Terminfindung

Es kommt oft vor, dass man mit mehreren Personen gleichzeitig einen Termin vereinbaren muss. Das Ziel ist es also meistens, eine für alle Teilnehmer akzeptable Zeit für ein Treffen zu finden, ohne dass man dabei ständig hin und her mailen muss. Hierfür gibt es verschiedene pfiffige Tools im Internet, die bei diesem Problem helfen. Marktführer ist hier sicher Doodle.

Was sehr viele nicht wissen: Es gibt auch für Outlook ein Add-In für solche Zwecke, und zwar von Microsoft selbst. Sein Name ist FindTime. Es funktioniert wie Doodle, wird aber direkt in Outlook gestartet, nachdem man es einmalig installiert und aktiviert hat.

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So nutzen Sie Teams als Dashboard

Microsoft hat sich mit Teams einst zur Aufgabe gemacht, die (Zusammen-)Arbeit von Menschen zu vereinfachen. Das Tool ist in den vergangenen Jahren immer mächtiger und umfangreicher geworden. Umfangreiche Schnittstellen zu Drittanbieter-Plattformen und Werkzeugen machen Teams heute zur Schaltzentrale der täglichen Arbeit.

Was viele aber nicht wissen: Teams bietet die Möglichkeit, viele Apps in die Bereichsnavigation an der linken Fensterseite anzuheften, um sie für den Direktzugriff verfügbar zu machen.

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Für Teams-Besprechungen kommt die zusätzliche Rolle des Co-Organisators

Bereits vor einiger Zeit hat Microsoft die zusätzliche Rolle Co-Organisators für Teams-Besprechungen angekündigt. Die neue Rolle soll voraussichtlich noch im Monat Mai eingeführt werden. Zukünftig kann der Organisator einer Teams-Besprechung bis zu zehn Co-Organisatoren (Mitorganisatoren) benennen, die eine Art Vertretung für ihn darstellen. Es können nur Personen als Co-Organisator eingeladen werden, die ein Konto im selben Tenant wie das Konto des Organisators verwenden. Gäste können demnach keine Co-Organisatoren werden.

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Microsoft vereint unter dem Namen Purview alle Microsoft 365-Compliance-Lösungen

Heute haben wir eine Meldung, die sich eher an die Microsoft Administratoren richtet. Es geht um die Vereinheitlichung aller Microsoft 365-Compliance-Lösungen unter dem neuen Markennamen „Microsoft Purview“. Microsoft hat die bisherigen Microsoft 365-Compliance-Lösungen und Azure Purview (daher kommt der Begriff Purview!) in einem einzigen Portfolio zusammengeführt und die Benennung aus Konsistenzgründen mit anderen Angeboten in Einklang gebracht.

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SharePoint-Seiten erhalten einen Editor mit Rechtschreib- und Grammatikprüfung

Wer viel mit SharePoint-Seiten arbeitet und dort Beiträge und Nachrichten veröffentlicht, wird festgestellt haben, dass der Editor jetzt eine Rechtschreib- und Grammatikprüfung bereitstellt. Auf diese Weise kann das Korrekturlesen in SharePoint durchgeführt werden, ohne sich auf die Editor-Browsererweiterung verlassen zu müssen. Diese Funktion ändert die Farben des Vorschlags in Monochrom, wenn sie auf einem thematischen Hintergrund angezeigt werden, um die Sichtbarkeit zu erhöhen.

Auch wenn diese Neuerung bis Ende April abgeschlossen sein sollte, haben immer noch nicht alle Nutzer die Rechtschreib- und Grammatikprüfung.

Grammatikprüfung im Editor. Quelle: Microsoft

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„Anzeigen als“ Status in Teams-Besprechungen bald individualisierbar

Wer in Teams an einer Besprechung teilnimmt, dessen Status wird standardmäßig auf „Beschäftigt“ gesetzt. Lediglich der Organisator der Besprechung kann einen anderen Status bei der Erstellung des Termins definieren. Dieser geänderte Status wird danach für alle Teilnehmer, die sich anmelden, angezeigt.

Bild: Microsoft

Das wird sich ändern. In Kürze können Microsoft Teams-Benutzer eine individuelle “Anzeigen als”-Statusmeldung für Besprechungen festlegen – unabhängig von der vom Organisator eingestellten Status. Der aktualisierte Status spiegelt sich in Ihrem Kalender wider.

Diese Änderung befindet sich aktuell bereits in der Einführung und wird bis Juni abgeschlossen sein.

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Auch Teams bekommt eine LinkedIn-Integration

LinkedIn hat sich nicht zur zentralen Anlaufstelle der digitalen B2B-Kommunikation entwickelt, es gehört seit 2016 auch zum Microsoft-Konzern. LinkedIn ist aus der aktuellen Social Media Landschaft nicht mehr wegzudenken. Über 17 Mio. Menschen nutzen LinkedIn im DACH-Raum und über 810 Mio. sind es 2021 weltweit.

Es war eine Frage der Zeit, bis Microsoft beginnen wird, seine Office-Produkte mit dem sozialen Netzwerk zu verknüpfen, um Nutzern beispielsweise von Outlook oder demnächst Teams Zusatzinformationen zu den E-Mail-Empfängern bereitzustellen.

Hinweis: Anders als bei Anwendungen anderer Anbieter haben Sie hier die volle Kontrolle über die Verknüpfungen. Zum einen müssen die IT-Verantwortlichen Ihrer Organisation die LinkedIn-Kontoverbindungen in Azure Active Directory grundsätzlich genehmigen.

Die LinkedIn Verknüpfung muss im Azure Active Directory grundsätzlich genehmigt werden.

Zum anderen müssen Sie der Verbindung von Ihrem Microsoft Arbeits- oder Schulkonto mit Ihrem LinkedIn-Profil aktiv zustimmen.

Nutzer müssen der Verknüpfung zustimmen. Bild: Microsoft

Sollte diese Zustimmung vorliegen, können zwischen Apps Ihres Microsoft Arbeits- oder Schulkontos und LinkedIn ausgetauscht werden. Welche Daten dies sind, erfahren Sie hier.

Microsoft wird die Verknüpfung nach Outlook nun auch für Teams einführen. Sollten alle Voraussetzungen erfüllt sein, werden Sie in einer 1:1-Unterhaltung in Teams neben den vorhandenen Registerkarten für Chat, Dateien, Organisation und Aktivität „LinkedIn“ als weitere Option angezeigt bekommen. Dies funktioniert genauso wie die Visitenkarte in Outlook heute.

Bei Klick auf diese Funktion werden Sie wie die Visitenkarte in Outlook heute weitere Informationen aus dem LinkedIn-Profil der Person angezeigt bekommen.

Profildetails im 1:1 Chat. Bild: Microsoft

Die neue LinkedIn-Integration in Teams wird im April ausgerollt und – sofern Ihre Organisation die Verknüpfung autorisiert hat – automatisch in Ihrem Teams erscheinen.

 

 

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2022 kommt endlich nur noch ein gutes OneNote

Microsoft OneNote ist wohl eines der meistunterschätzten Programme aus Microsofts Office-Universum. Die Notizbuch-Lösung wurde bereits 2003 veröffentlicht, kontinuierlich weiterentwickelt und um wichtige Funktionen, Erweiterungen und Schnittstellen zu Partnerprogrammen ergänzt.

Leider hat Microsoft den Fehler begangen, auf Windows10-Systemen zwei unterschiedliche Programmvarianten einzuführen, was bei Millionen Nutzern für Verwirrung und teilweise Unverständnis gesorgt hat. Während es für die mobilen Endgeräte (Smartphones und Tablets) für Android und iOS sowie MacOS nur jeweils eine OneNote-App gibt, kann der Windows10-Nutzer zwischen den Versionen „OneNote für Windows 10“ und „OneNote“ (frühere Namen waren „OneNote 2016“, „OneNote 2019“ und zwischenzeitlich auch „OneNote Desktop-App“) wählen.

Die Entwicklung des OneNote Logos

Der Grund für die beiden Versionen war schlicht und einfach, dass Microsoft 2014 auf die geniale Idee kam, ein OneNote speziell für Windows 10 herauszugeben, mit schlankerem Programmiercode und etwas weniger Funktionen. Die alte, installierbare Programmversion sollte dann, so zunächst der Plan, nicht mehr weiterentwickelt werden und somit auslaufen. Dies führte jedoch zu vielen Beschwerden in der Nutzer-Community, da mit der alten OneNote-Version einige Funktionen weggefallen wären, die besonders für Unternehmen wichtig sind (z. B. der frei wählbare Speicherort). Daraufhin lenkte Microsoft ein und gab zunächst eine Koexistenz beider Versionen bekannt.

Diese jahrelange Parallelexistenz der beiden Programmvarianten wird in diesem Jahr endgültig beendet. Microsoft hat offiziell das Ende für die UWP (Universal Windows Platform)-App „OneNote für Windows 10“ verkündet.

Zukünftig soll die OneNote Desktop-Vollversion, die in jedem Microsoft-365-Abonnement sowie Office-2021-Softwarepaket enthalten ist, allein weitergeführt und ausgebaut werden. Sinnvolle Funktionen der „OneNote für Windows 10“ Version werden integriert. Das „neue“ OneNote ab 2022 erhält neue Funktionen und eine optische Auffrischung der Bedienoberfläche, angelehnt an das Fluent-Design von Windows 11.

Bereits ab dem 3. Quartal 2022 wird „OneNote für Windows 10“ von Microsoft nicht mehr weiterentwickelt. Sie wird zwar erst zum Ende des Supports von Windows 10 im Jahr 2025 endgültig eingestellt, aber alle Nutzer werden schon ab Mitte 2022 aufgefordert, auf das „richtige“ OneNote umzusteigen. Windows 11 PCs finden bereits kein vorinstalliertes OneNote (für Windows 10) mehr.

Wir haben diesen Blogartikel aber nicht veröffentlicht, um nur dies zu erzählen. Sondern wir wollen Ihnen auch einige neue Funktionen des neuen OneNote vorstellen.

Neue Sortierungsoptionen

In der Desktop-Version lassen sich die Seiten nun nach Namen sowie nach Erstellungs- und Änderungsdatum sortieren. Das ist sicher praktisch.

Neue Sortiermöglichkeiten für OneNote Seiten

ie gleiche Funktion gibt es übrigens auch bereits auf dem iPad.

Plastischer Leser für OneNote

Ebenfalls wird in der neuen Desktop-Version der „Plastische Leser“ (Immersive Reader) eingeführt, der eine ablenkungsfreie Ansicht von Textpassagen bietet und auch eine Vorlesefunktion beinhaltet. Hierfür müssen Sie allerdings zunächst die  OneNote Learning Tools installieren.

Der Plastische Reader hilft beim Lesen von Texten

Neue Funktion für OneNote Web-App

Neben den verschiedenen Apps gibt es von OneNote auch eine Web-App von OneNote. Auch diese wird neue Funktionen erhalten.

Verbessertes Copy/Paste

Die verbesserte Copy-Paste-Funktion erlaubt es jetzt, reichhaltige Inhalte (Tabellen, Listen) aus externen Quellen in eine OneNote-Seite einzufügen, ohne das Quellformat zu verlieren.

Zoom-in & Zoom-out

OneNote bietet jetzt sämtliche Zoom-Funktionen, inklusive Auswahl der Zoom-Stufen und Finger-Zoom auf Touchscreens.

Neues Modus-Umschalt-Feature

Der neue Modus-Switcher für Teams und andere Office-Apps wie Word, Excel und PowerPoint ermöglicht einen einfachen Wechsel zwischen Bearbeitungs- und Anzeigemodus, um versehentliche Änderungen zu vermeiden.

Bilder als Seitenhintergrund

In der Web-Version können Bilder als Seitenhintergrund definiert werden. Das dient nicht etwa der Verschönerung, sondern soll dabei helfen, Anmerkungen, Notizen und Hervorhebungen „über“ dem Bild zu machen, ohne dabei Gefahr zu laufen, dass es dabei verrutscht und alle Annotationen neu platziert werden müssen.

Erinnerung an die zuletzt geöffnete Seite

Außerdem merkt sich die Web-Version von OneNote nun die zuletzt geöffnete Seite innerhalb eines Abschnitts. Wechselt man zwischen verschiedenen Abschnitten, landet man immer wieder auf der zuletzt geöffneten Seite anstatt wie bisher auf der ersten Seite im Abschnitt.

Zeichnen mit dem Finger

Eine weitere Neuerung ist die Möglichkeit, mit dem Finger, statt mit einem Stift zu zeichnen.

Mehr Infos zu den geplanten Funktionen für OneNote für das Web und die OneNote App in Microsoft Teams finden Sie hier.

 

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Microsoft stopft mit der Deaktivierung von VBA-Makros das größte Sicherheitsproblem in Office

Eine der ältesten und trotzdem immer noch aktuellen Sicherheitslücken im Windows-Universum wird nun geschlossen: VBA-Makros für Microsoft Office. Microsoft will jetzt Makros in Dateien aus dem Internet standardmäßig deaktivieren und das Aktivieren erschweren.

VBA-Makros vereinfachen die Arbeit in Office, weil sie mit Hilfe der Skriptsprache VBA (Visual Basic for Applications) wiederkehrende und zeitaufwendige Aufgaben erleichtern, die innerhalb einer Microsoft-Office-Datei immer wieder erledigt werden müssen.

Leider werden VBA-Makros von Drittparteien gerne für Angriffe genutzt, um Malware und Fremdcode auszuführen oder Daten auszulesen. Dabei werden entsprechende Skripts in augenscheinlich nützlichen Makros versteckt und im Internet verteilt. Microsoft-Office-Nutzer laden sich manipulierte Makros oder mit den Makros bestückte Office-Dokumente dann herunter und führen sie aus, unwissend, welchen Schaden sie anrichten können.

Bisher ist es so, dass Office-Programme wie Word oder Excel Makros auch nicht einfach ausführen, es wird jedoch nur ein gelber Hinweis eingeblendet, der sich mit einem Klick umgehen lässt.

So einfach wie bisher werden sich Makros bald nicht mehr aktivieren lassen. Sobald ein Benutzer eine Anlage öffnet oder eine nicht vertrauenswürdige Office-Datei mit Makros aus dem Internet herunterlädt, zeigt eine jetzt rote Meldungsleiste ein Sicherheitsrisiko an, dass die Datei VBA-Makros enthält.

Die Schaltfläche „Weitere Informationen“ enthält einen Artikel für Endbenutzer und Information Worker, der Informationen über das Sicherheitsrisiko durch böswillige Akteure, die Makros verwenden, sichere Verfahren zur Verhinderung von Phishing und Malware sowie Anweisungen zum Aktivieren dieser Makros (falls unbedingt erforderlich) enthält.

Um Makros dann tatsächlich freizugeben, müssen Nutzer tiefer in den Eigenschaften der Datei abtauchen und die Makrooption explizit einschalten. Das erfordert also deutlich mehr Aufwand und soll dazu führen, dass Makroviren es künftig schwerer haben.

Los geht es mit der Makro-Sperre laut Microsoft ab April 2022 im Office Preview-Channel. Betroffen sind davon Access, Excel, PowerPoint, Visio und Word unter Windows. Doch auch für ältere Office-Versionen ab Office 2013 plant Microsoft Updates, um Makros einzubremsen.

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