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Einfacher Kontowechsel für Microsoft 365-Web-Apps

Microsoft kündigt eine wichtige Änderung bei der Nutzung von Web-Apps der Microsoft 365-Websuite an.

Im Zeitalter der hybriden Arbeit, in dem persönliche und berufliche Grenzen immer weiter verschmelzen, tragen Microsoft 365-Benutzer während ihres Arbeitstages mehrere Hüte und benötigen eine Möglichkeit, schnell den Kontext zu wechseln, um produktiv zu bleiben.

Derzeit können Benutzer in Ihrer Organisation nur mit einem einzigen Konto in einer Microsoft 365-Web-App in einem Browser arbeiten. Um ein anderes Konto zu verwenden, müssen sie sich entweder abmelden, ein InPrivate-Fenster oder einen anderen Browser verwenden.

Das will Microsoft ändern. Im Rahmen eines Feature-Updates, das Anfang April ausgerollt werden soll, können sich Benutzer bei mehreren geschäftlichen und persönlichen Konten (Microsoft-Konten) in Microsoft 365-Web-Apps im selben Browser anmelden. Dies ermöglicht es ihnen, nahtlos mit einem Klick zwischen den Konten zu wechseln, ohne sich abmelden und erneut anmelden zu müssen. Nach einem erfolgreichen Kontowechsel wird die Seite mit Inhalten aktualisiert, die aus dem neuen Konto stammen.

Quelle: Microsoft

Obwohl der Benutzer mehrere Konten in einer Web-App hinzufügen kann, ist jeweils nur ein Konto pro App aktiv. Wenn ein Benutzer am Ende zwei oder mehr Browser-App-Registerkarten mit unterschiedlichen Konten hat, werden die Benutzer benachrichtigt, die Registerkarten mit nicht aktiven Konten zu aktualisieren.

Quelle Microsoft

Diese Änderung betrifft derzeit nur die folgenden Microsoft 365-Web-Apps: Office.com und andere Startseiten, Outlook Web App (OWA), OneDrive for Business, OneDrive Consumer, SharePoint Online, Office im Web und M365 Admin Center. Weitere Web-Apps werden später hinzugefügt.

 

 

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Microsoft führt Teams Connect-Kanäle ein

Eine der größten Ankündigungen, die Microsoft in diesem Jahr für Microsoft Teams gemacht hat, ist das kommende Microsoft Teams Connect, auch bekannt als Shared Channels.

Shared Channels (gemeinsame Kanäle) ist ein neuer Kanaltyp innerhalb von Teams, der zusätzlich zu den vorhandenen Standardkanälen und privaten Kanälen innerhalb eines Teams angeboten wird.

Quelle: Microsoft

Damit wird es Nutzern möglich, mit Personen innerhalb und außerhalb der eigenen Organisation in einem gemeinsamen Kanal zu arbeiten. Das Besondere daran: Externe Benutzer sehen diesen Kanal in ihrem eigenen Home-Tenant, sie müssen nicht mehr den Tenant wechseln oder mit einem Gastkonto hinzugefügt werden.

Mit dieser Funktion, die die Zusammenarbeit über Tenants hinaus stark vereinfacht, folgt Microsoft einem vielfachen Wunsch vieler Teams-Nutzer.

Shared Channels revolutionieren die Zusammenarbeit in Microsoft Teams

Welche Auswirkungen diese Neuerung hat, zeigt dieses Praxisbeispiel.

Sie wollen mit Kunden, Partner oder anderen Personen in einem Kanal zusammenarbeiten. Bisher ist für dieses Szenario die Eröffnung eines eigenen Teams notwendig, in das die externen Teilnehmer anderer Organisationen eingeladen werden müssen. Dieser Schritt ist notwendig, weil bisher alle Teilnehmer eines Teams allen Kanälen in diesem Team beitreten und die Dokumente und Apps sehen und nutzen können. Das ist nicht für alle Anforderungen gewünscht. Die externen Personen müssen zur Nutzung des neuen Teams zudem immer vom eigenen Home-Tenant zum neuen Team einer anderen Organisation wechseln.

Mit den neuen Shared Channels von Microsoft Teams Connect wird das einfacher. Diese Kanäle verhalten sich im Grunde wie ein privater Kanal in einem Team. Man kann nur durch Einladung beitreten. Wie bei einem privaten Kanal wird jeder freigegebene Kanal durch eine dedizierte SharePoint-Teamwebsite abgebildet. Sie können Einzelpersonen oder ganze Teams zu einem freigegebenen Kanal einladen. Diese können entweder von Ihrer Organisation oder von einer externen Azure AD-Organisation stammen. Diese Art der Zusammenarbeit in freigegebenen Kanälen basiert auf Azure AD B2B Direct Connect, einer neuen Möglichkeit der Zusammenarbeit mit anderen Azure AD-Organisationen. Mit B2B Direct Connect müssen Sie den externen Benutzer nicht als Gast in Ihrer Organisation hinzufügen.

Quelle: Microsoft

Nach dem Hinzufügen zu einem freigegebenen Kanal können externe Benutzer direkt von ihrem Teams-Konto aus auf den Kanal zugreifen, ohne die Organisation wechseln zu müssen.  Die neuen freigegebenen / gemeinsamen Kanäle werden in allen Tenants durch eine Art Kettensymbol gekennzeichnet.

Quelle: Microsoft

Die neuen gemeinsamen Kanäle unterstützen sowohl Meetings, Registerkarten und Konnektoren sowie Libary Sync mit OneDrive.

Die Unterstützung für Bots, Nachrichtenerweiterungen und Drittanbieter-Apps-Unterstützung ist in Arbeit.

Wichtig zu wissen:

Wie bei privaten Kanälen können auch Shared Channels nicht aus „normalen“ offenen Kanälen umgewandelt werden.

Wurde ein Team vom Administrator für Dritte komplett gesperrt, können natürlich auch keine externen Benutzer in einen gemeinsamen Kanal eingeladen werden.

Freigegebene Kanäle werden derzeit im Rahmen des öffentlichen Vorschauprogramms von Teams eingeführt. Teambesitzer, die im öffentlichen Vorschauprogramm von Teams registriert sind, sehen beim Erstellen eines Kanals freigegebene Kanäle als zusätzlichen Kanaltyp. Laut der Roadmap von Microsoft ist der Roll-out für März 2022 vorgesehen:

Fazit

Mit Microsoft Teams Connect bzw. den Shared Channels läutet Microsoft endlich eine neue Ära der Zusammenarbeit in Teams ein. Mit dem neuen Kanal-Typ wird es einfacher werden, mit internen und externen Benutzern in einem Kanal innerhalb des eigenen Tenants zusammenzuarbeiten.

Weitere Informationen zu freigegebenen Kanälen finden Sie unter Nahtlose externe Zusammenarbeit mit freigegebenen Teams Connect-Kanälen

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Microsoft Teams soll nun 50 Prozent energieeffizienter sein

Wer kennt die Situation nicht: Sie haben Teams geöffnet, befinden sich in einer Video-Konferenz und der Rechner macht schlapp. Das Bild friert ein oder wird pixelig. Der Computer arbeitet auf Hochtouren und wird ziemlich heiß. Das liegt daran, dass Microsoft Teams wohl zu den ressourcenaufwendigeren Apps auf dem Computer zählt – vor allem bei Video-Meetings.

Weil die Performance-Problematik einer der größten Kritikpunkte an Microsoft Teams war, hat sich der Konzern vor einigen Monaten auf den Weg gemacht, seine beliebte Kollaboration-Software ressourcenschonender und energieeffizienter zu machen.

Mit dem im Februar eingeführten Leistungsupdate von Teams soll die App nun wesentlich weniger Ressourcen benötigen. Das wiederum resultiert in einem geringeren Energieverbrauch, einer leichteren CPU-Last und mehr Vorteilen. Insgesamt gibt Microsoft eine Reduzierung des Energiebedarfs um satte 52 Prozent an.

Laut Microsoft hat man dieses Thema sehr ernst und sich viel Zeit genommen. Man habe versucht, jeden kleinen verwendeten Prozess und jede einzelne Komponente der Software gezielt zu optimieren. Der Fokus lag dabei auf den Video-Aufnahme- und Rendering-Komponenten.

Uns würde interessieren, ob Sie bereits die höhere Effizienz und den geringen Energiehunger von Teams spüren.

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Outlook für Android: Ab 23. Mai 2022 nur noch Android 8.0 oder höher nutzbar

Wichtige Informationen für Nutzer von Android-Mobilgeräten: Ab 23. Mai 2022 unterstützt Outlook für Android Android 7.1 oder niedriger nicht mehr. Benutzer müssen ihr Android-Betriebssystem bis zu diesem Zeitpunkt mindestens auf Android 8.0 aktualisieren, sonst können sie nicht mehr auf neuere Versionen von Outlook für Android aktualisieren.

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Microsoft garantiert endlich DSGVO Konformität von Microsoft Cloud-Services

Dass Microsoft viel Wert auf Datenschutz legt, ist bereits seit Längerem bekannt. Auch wir haben darüber mehrfach berichtet. Im vergangenen Jahr errichtete der Konzern eine EU-Datengrenze für seine Clouddienste. Alle europäischen Kunden von Azure, Dynamics und Microsoft 365 sollen sich darauf verlassen können, dass ihre Daten auch wirklich in der EU bleiben.

Neu ist, dass die DSGVO-konforme und nachweislich sichere Datenspeicherung in deutschen Rechenzentren offiziell zugesichert wird – und zwar u.a. für alle Microsoft 365 Pläne. Dazu findet man auf der Webseite, die die Pläne vergleicht, folgenden Hinweis:

Klickt man auf den Link “Mehr erfahren”, wird man auf diese Seite zu Datenschutz und Sicherheit mit Microsoft 365 weitergeleitet.

Dort ist zu lesen:

Die Sicherheit Ihrer Geschäftsdaten steht im Mittelpunkt unserer Bemühungen. Unsere Microsoft 365 Angebote entsprechen geltendem Recht, insbesondere der DSGVO. Die Geschäftsdaten von Unternehmenskunden mit Sitz in Deutschland werden in deutschen Rechenzentren gespeichert.

Unsere Verpflichtung zur Einhaltung der DSGVO

Wir haben bei unseren Cloud Angeboten die DSGVO umgesetzt und bieten hinreichend Garantien für die technischen und organisatorischen Maßnahmen, um den DSGVO-Anforderungen als Auftragsverarbeiter zu genügen. Wir gehen mit den Online Services Nutzungsbedingungen umfassende vertragliche Verpflichtungen gegenüber unseren Kunden ein. Auch die EU-Standardvertragsklauseln sind ein Teil davon. Diese Nutzungsbedingungen stellen die von der DSGVO gemäß Artikel 28 geforderte Auftragsverarbeitungsvereinbarung dar. Darin ist u.a. geregelt, dass wir Kundendaten nur zur Bereitstellung der vereinbarten Dienste und zu Zwecken, die damit vereinbar sind, verwenden. Wir verwenden Kundendaten nicht für Werbezwecke und leiten keine entsprechenden Informationen daraus ab. All diese Vereinbarungen gelten nicht nur für Kunden in der EU, sondern weltweit, da wir Datenschutz als fundamentales Menschenrecht ansehen.

Mit diesem Statement unterwirft sich Microsoft nun ganz offiziell der europäischen Datenschutz-Grundverordnung.

Wichtig ist neben der Verpflichtung zur Einhaltung der DSGVO auch die Tatsache, dass alle Clouddienste aus deutschen Rechenzentren kommen.

Microsoft beschreibt das so:

Kunden, die sich für Clouddienste von Microsoft entscheiden, erhalten hoch flexible, integrierte und sichere Lösungen zu einem attraktiven Preis. Ihre Daten sind in der Cloud gut aufgehoben und geschützt. Ihre Geschäftsdaten werden in Deutschland gespeichert – nachweislich sicher und zuverlässig.

 

 

 

 

 

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Terminvereinbarung schnell & simpel: Microsoft Bookings

Sie kennen die Situation sicher: Jemand bittet um einen Termin mit Ihnen. Sie schauen in Ihren Kalender, schreiben der Person eine Nachricht oder rufen sie an und nennen ihr die freien „Zeitfenster“ für ein Gespräch.

Oder

Sie sind Dienstleister, z. B. Friseur oder Physiotherapeut, und ärgern sich über die ständigen Unterbrechungen durch Kunden oder Patienten, die einen Termin wünschen.

Das geht alles bequem online und vollautomatisch. Hierfür gibt es viele verschiedenen Werkzeuge und Anbieter. Einer der aufstrebenden Lösungen ist hier Calendly.

Was viele nicht wissen: Auch Microsoft hat ein solches Werkzeug an Bord – und es ist in den allermeisten Microsoft 365-Plänen – selbst in Microsoft 365 Business Basic – inbegriffen.

Ich zeige Ihnen heute, wie Sie Microsoft Bookings einrichten und was es kann.

Bookings einrichten

Für das erstmalige Setup besuchen Sie einfach die Seite von Microsoft Bookings | Terminplaner für Online-Terminvereinbarung. Nach der Anmeldung mit Ihrem entsprechenden Microsoft 365 Konto gelangen Sie auf die Seite https://outlook.office.com/bookings/onboarding. Nun legen Sie sich einen Buchungskalender für Ihr Unternehmen (oder sich selbst als Person) an.

Danach führen Sie nacheinander alle notwendigen Schritte aus:

  1. Unternehmensinformationen ausfüllen
  2. Logo hochladen
  3. Buchungsseite optisch anpassen
  4. Dienste anlegen und anpassen.

Bitte beachten Sie, dass Microsoft derzeit die Admin-Oberfläche von Bookings umstellt. Es kann also sein, dass Sie noch die alte Oberfläche sehen oder schon die neue.

Die alte Admin-Oberfläche von Bookings

Diese neue Oberfläche wird aber für alle kommen.

Die neue Admin-Oberfläche von Bookings

Buchungsseite

Die Buchungsseite ist diejenige Seite, die Sie im Netz veröffentlichen und über die Ihre Kunden, Interessenten und andere Gruppen Termine mit Ihnen buchen können. Sie können diese Seite farblich gestalten, die Zeitinkremente festlegen (Zeitintervalle für Terminbuchungen), Ihre zeitliche Verfügbarkeit festlegen etc. Hierbei sind z. B. individuelle Einstellungen möglich. Geben Sie keine individuellen Einstellungen an, so orientiert sich Ihre Verfügbarkeit nach den Geschäftszeiten, die Sie in den Unternehmenseinstellungen angeben plus die freien Zeiten in Ihrem Kalender.

Dienste

Bei den Diensten legen Sie fest, für was andere Personen Sie buchen können. Das können Erstgespräche, Beratungsgespräche oder Termine z. B. für eine Behandlung sein. Sie können Sie sich so viele Dienste anlegen, wie Sie benötigen, mit unterschiedlicher Dauer und weiteren individuellen Optionen.

Wenn Sie beispielsweise Termine für Dienstleistungen wie Physiotherapie vergeben wollen, benötigen Sie vor oder/und nach jedem Termin eine Pufferzeit. Das geben Sie dann bei dem Dienst „Therapie“ an. Bei einer Beratung per Internet oder Telefon benötigen Sie keine Pufferzeit. Hier lassen Sie die Häkchen weg.

Falls in Ihrer Organisation (Ihrem Tenant) weitere Personen verfügbar sind, können jeden Dienst einer oder mehreren Personen zuordnen. So kann Person A für die Beratung und Person B für die Therapie gebucht werden. Sie können auch mehrere Personen auswählen. Klicken Sie dazu einfach auf die Namen der Personen und es erscheint ein Häkchen dahinter.

Sie können als Ort der Diensterbringung eine Adresse oder ein Teams-Meeting anlegen. Wichtig: Soll es eine Onlinebesprechung sein, müssen die Option „Onlinebesprechung hinzufügen“ aktivieren. In diesem Fall wird automatisch eine Teams-Sitzung angelegt und der anderen Person als Link in seiner Bestätigungsmail eingefügt.

Schließlich können Sie den Interessenten im dafür vorgesehen Feld bereits einen Preis angeben. Eine Abrechnung z. B. über einen Online-Bezahldienst ist jedoch (noch) nicht möglich.

Generell ist die Bedienung der verschiedenen Bereiche einfach und selbsterklärend.

Die Buchungsseite online stellen

Wenn Sie Ihre Dienste angelegt und Ihre Buchungsseite fertig gestaltet haben, können Sie sie veröffentlichen. Bookings gibt Ihnen dann die direkte Webadresse an, unter der Ihre Kunden, Interessenten und andere Gruppen die neue Buchungsseite finden. Von nun kann jeder über diese Seite einen Termin für einen Ihrer Dienste gem. Ihrer Verfügbarkeit im Kalender auswählen und buchen. Bookings ist in den persönlichen Microsoft 365- oder Office 365-Kalender integriert, damit Kunden schnell freie Termine finden und keine Doppelbuchungen entstehen.

Nur frei verfügbare Termine werden angezeigt. Dauert ein Termin 30 Minuten und haben Sie jeweils 15 Pufferzeit vor- und nachher definiert, werden nur Termine im Stundenrhythmus angeboten.

Bucht ein Kunde einen Termin, erhalten Sie und er eine Bestätigungsmail. Der Termin wird automatisch in Ihren Kalender eingetragen und ist bestätigt. Der Buchende hingegen erhält eine Bestätigungs-E-Mail mit dem Termin im Anhang als ics-Datei. Nur wenn er diese Datei anklickt, wird der Termin in seinem Kalender eingetragen.

Fazit: Mit Microsoft Bordmitteln bequem online buchen und Zeit sparen

Durch Bookings sparen Sie Zeit bei der Terminplanung, die Sie besser Ihren Kunden widmen können. Microsoft erledigt fast alles für Sie.

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Windows, Mac oder Web: Ein Outlook für alle kommt

Ob Windows, Mac, iOS, Web oder Android: Das beliebte E-Mail-Programm Outlook sieht auf allen System etwas anders aus – im Gegensatz zu Word, Excel, PowerPoint und Co. Dies sorgte bei den Anwendern immer wieder zu Verwirrung und kann für diejenigen, die mit unterschiedlichen Systemen arbeiten, durchaus nervig sein.

Jetzt kündigte Microsoft eine einheitliche Version des Programms zumindest für Desktop-PCs mit Windows oder macOS und die Web-App an. Das neue “One Outlook” soll aber weiterhin “Outlook” heißen und der derzeitigen Web-App ähneln.

Parallel zur Einführung der neuen Outlook-App soll die Anwendung “Mail und Kalender” schrittweise ganz wegfallen. Gerüchteweise sollen die Nutzer zunächst noch die Wahl haben. Microsoft plant, ihnen beim nächsten Windows-Feature-Update im Oktober 2022 das neue Outlook als Option anzubieten. Die Möglichkeit, Mail und den Kalender separat weiterzuverwenden, soll zunächst erhalten bleiben.

Irgendwann wird es dann nur noch ein Mailprogramm, nämlich Outlook, geben. Die Kalenderfunktion soll im neuen Outlook übrigens besser ausgearbeitet und integriert werden.

Laut Medienberichten könnte die neue und einheitliche Outlook-App noch im Frühling 2022 starten, und zwar in den Dev- und Beta-Channels. Die offizielle Veröffentlichung soll dann Ende Juli oder im August 2022 stattfinden.

Microsoft will mit dem Schritt nicht nur den aktuellen, uneinheitlichen Markenauftritt von Outlook endlich loszuwerden, sondern auch den veralteten Win-32-Client irgendwann los werden.

Wir werden Sie auf dem Laufenden halten.

 

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Microsoft-Editor: pfiffiger KI-basierter Schreibassistent

Heute möchte ich Ihnen ein kleines, aber sehr hilfreiches Werkzeug für Ihre tägliche Arbeit mit Word und Outlook vorstellen: den Microsoft Editor.

Jeder weiß: Das korrekte Schreiben ist wichtig, ganz egal in welcher Branche oder für welches Medium. Wichtig sind ein korrekter Satzbau, eine harmonische Wortwahl sowie die korrekte Rechtschreibung.

Im Internet tummeln sich viele Korrektur- und Formulierungshilfen, seit kurzer Zeit gesellt sich der Microsoft Editor hinzu.

KI-basierter Closed-Source-Schreibassistent

Der Microsoft Editor ist ein KI-basierter Closed-Source-Schreibassistent, der für Word und Outlook-Apps und als Browser-Erweiterung für Microsoft Edge und Chrome als Teil von Office 365 verfügbar ist. Er erkennt in der Grundversion sowohl Rechtschreib- als auch Grammatikfehler.

In der Version mit einem Microsoft 365-Abonnement weist der Editor auf fortgeschrittene Grammatik- und Stilverbesserungen wie Klarheit, Prägnanz, Formalität, Vokabelvorschläge und mehr hin.

Mehr als 20 verfügbare Sprachen

In mehr als 20 Sprachen hilft er den Nutzern, die perfekten Texte zu schreiben und den Schreibstil zu verbessern.

Informelle oder formelle Ausdruckweise

Zu jedem Zeitpunkt lässt sich einstellen, ob der Text auf eine informelle oder formelle Ausdruckweise überprüft werden soll.

Verfeinerungen

Neben den oben erwähnten Rechtschreib- und Grammatikkorrekturen, gibt der Editor auch Hinweise (Verfeinerungen) zu den Punkten:

  • Formelle Sprache
  • Prägnanz
  • Verständlichkeit
  • Wortwahl

In der Premiumversion (mit einem Microsoft 365-Abonnement) weist er so auf seltsame Formulierungen oder Zeitenwechsel oder ähnliches hin.

Insights

Last but noch least liefert der Microsoft Editor natürlich auch viele Insights, wie die Anzahl von Wörtern, Zeichen, Absätzen und Sätzen und die durchschnittlichen Sätze pro Absatz, durchschnittlichen Wörter pro Satz sowie die durchschnittlichen Zeichen pro Wort.

Mit dem Microsoft Editor erhält man also ein Rundum-sorglos-Paket, wenn es um das korrekte und sprachlich hochwertige Schreiben geht.

Sie finden den Editor oben in der rechten Ecke des Menübandes.

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Das hat Microsoft 2022 mit Teams vor

Microsoft Teams ist eine derjenigen Softwarelösungen, die in den vergangenen 24 Monaten enorm gewachsen ist. Man kann sagen, dass Teams jetzt erwachsen wird, nicht zuletzt durch den enormen Zuwachs an Nutzern weltweit, die wiederum viele neue Funktionen in die Wunschliste eingetragen haben. Zudem schläft die Konkurrenz nicht und auch der Konzern Microsoft muss ständig am Ball bleiben, damit Teams weiterhin eine der beliebtesten Kollaborationslösungen weltweit bleibt.

Wenn Sie sich die veröffentlichte Roadmap anschauen, so sehen Sie insgesamt 135 Funktionen in Planung und 97, die sich derzeit im Rollout befinden. Das sind natürlich viel zu viele, um sie hier vorzustellen. Wir haben uns einige Highlight aus der Liste rausgepickt, die in den kommenden Monaten freigeschaltet werden.

Januar 2022

Seit Dezember arbeitet Microsoft offenbar daran, dem Whiteboard sog. Attribution zu schenken. Auf Deutsch könnte man dies als „Zuteilung“ bezeichnen. Damit sehen Teilnehmer, die gemeinsam in einem Team an einem Whiteboard arbeiten, wer welche Änderungen gemacht oder Inhalte eingefügt hat.

Derzeit wird eine ganz praktische Funktion eingeführt, mit der Teilnehmer sehen können, in welcher Zeitzone andere Teilnehmer sich gerade befinden. Das ist bei internationalen Teams sehr nützlich.

Ebenfalls noch diesen Monat soll das sog. „Teams Casting“ starten. Damit können Nutzer von einem Mobilgerät spontan in einen Teams Room unter Windows eintreten und sogar Inhalte vom Gerät präsentieren, die lokal gespeichert oder via Office365 abrufbar sind.

Endlich soll es auch die Möglichkeit geben, wichtige Nachrichten aus einem Chat in dem betreffenden Kanal anzupinnen, also für alle gut sichtbar zu fixieren.

Für eine bessere Usability wird Microsoft eine anpassbare Darstellung der Chat-Nachrichten anbieten. In der kompakten Ansicht werden die Nachrichten enger angezeigt, sodass 50 % mehr Nachrichten auf den Bildschirm passen. Die komfortable Ansicht ist die derzeitige Standardansicht. Damit kann jeder Nutzer selbst entscheiden, wie viele Chat-Nachrichten er auf einem Blick sehen möchte.

Februar 2022

Wer einmal Power Automate genutzt hat, wird es lieben. Im Februar kommen neue Aktionen speziell für Teams dazu. Darunter sind u. a. „Ein neues Team anlegen“, „Ein neues Team Meeting anlegen“, „Sende eine Nachricht an den Kanal“ und „Füge einen Nutzer zu einem Team hinzu“. Ein neuer Trigger „Nutzer hat das Team verlassen“ wird auch kommen.

Ebenfalls im Februar kommt dann endlich die bereits im Herbst 2021 angekündigte Fähigkeit, bei Umbenennung eines Kanals den passenden SharePoint-Ordner automatisch auch korrekt umzubenennen. Diese Funktion soll dann für alle Plattformen (Desktop, iOS, Web, Android) zur Verfügung stehen.

Drei kleinere, aber nützliche Funktionen sollen im Februar an den Start gehen: Die Walkie-Talkie-Funktion für Teams auf Smartphones befähigt Nutzer untereinander zu sprechen wie mit einem richtigen Walkie-Talkie (Drücken um zu sprechen, Loslassen um zu hören). Zudem soll es Nutzern dann möglich sein, sich selbst Chat-Nachrichten mit Notizen, Dateien, Bildern oder Videos zu senden. Diese können dann später in Teams weiter verarbeitet werden oder dienen nur als Erinnerung. Eine Funktion, die es z. B. bei Slack schon sehr lange gibt und die echt praktisch ist. Schließlich wird endlich die Live-Transkription in allen Teams-Sprachen zur Verfügung stehen – allerdings nur für die Teams Web-App.

März 2022

Der März steht ganz im Zeichen des Videos. Dann soll Microsoft Teams eigene Video-Filter für Team-Meetings erhalten, sodass jeder Nutzer selbst das Aussehen seines Videobildes im Meeting anpassen und optimieren kann. Wer Teams auf Android-Geräten nutzt, kann ab März via Teams auch an Video-Meeting teilnehmen, die bei den Drittanbietern Zoom und Webex stattfinden. Diese Drittanbieter-Meetings erscheinen dann im eigenen Teams-Kalender. Damit öffnet sich Teams endlich für andere Anbieter.

Wer Webinare mit Teams anbietet, wird sich ein wenig mehr freuen. Denn Einladungen zu Webinaren werden ab März automatisch in die Kalender der Teilnehmer eingetragen.

April 2022

Für April haben wir nur eine Neuerung aufgegriffen: Admins können dann das Aussehen des Warteraums z. B. mit einem Logo verschönen bzw. professionalisieren.

Juni 2022

Im Juni werden die Breakout-Rooms endlich auch für Android-Betriebssysteme eingeführt.

Juli 2022

Vor der Sommerpause wird es ab Juli die Möglichkeit geben, einem Teams-Meeting mit einem digitalen Code beizutreten. Das gibt es bei anderen Onlinemeeting-Lösungen wie Zoom schon lange.

Die Vorstellung der 80 neuen Funktionen, die bereits in der Einführung befinden, sparen wir uns an dieser Stelle.

Wenn Sie alle neuen Funktionen – nicht nur für Teams – durchforsten wollen, empfehle ich Ihnen die Seite der Microsoft 365 Roadmap.

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So nutzen Sie Ihre Cloud Telefonanlage mit Microsoft Teams – ortsunabhängiges und effizientes Telefonieren

Videokonferenzen, Terminverwaltung oder das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten – mit seinem großen Funktionsumfang ist Microsoft Teams in vielen Unternehmen das primäre Kommunikationstool. Es bietet, laut Microsoft, mittlerweile mehr als 500.000 Unternehmen alle Funktionen, die für eine gelungene Teamarbeit notwendig sind.

Zudem haben Sie die Möglichkeit, Ihre Telefonanlage in Microsoft Teams zu integrieren und auf diese Weise die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen noch effizienter zu gestalten.

Wie Sie Ihre Cloud Telefonanlage mit Microsoft Teams nutzen können und welche Vorteile Ihnen eine solche Integration bietet, erfahren Sie in diesem Artikel.

Microsoft Teams als Telefonanlage nutzen

Verbinden Sie die Cloud Telefonie mit Microsoft Teams, so ist eine separate Telefonanlage nicht mehr erforderlich. Ihre Businesstelefonie läuft ab sofort über den MS Teams Client. Sie nutzen also Ihren MS Teams Client als Endgerät, über den Sie Anrufe beginnen und empfangen können.

Zusätzlich können Sie auf alle Funktionalitäten einer Telefonanlage zurückgreifen, ohne von Ihrem Microsoft Teams-Client in eine andere Anwendung wechseln zu müssen. Ihre MS Software ersetzt damit das VoIP-Telefon. Alles ist an einem Ort.

Um Ihre Cloud Telefonanlage mit Microsoft Teams zu verwenden, gibt es zwei Möglichkeiten für Sie:

Microsoft Anrufpläne

Die erste Möglichkeit, Ihre Telefonanlage in Microsoft Teams zu integrieren, besteht darin, einen Microsoft Anrufplan zu verwenden. Anrufpläne werden monatlich pro Benutzer gebucht und enthalten eine Telefonnummer sowie ein Minutenkontingent. Die Telefonie wird hierbei direkt über die Server von Microsoft abgewickelt.

Microsoft portiert Ihre bestehenden Rufnummern und stellt eine Verbindung zum öffentlichen Telefonnetz her. Diese Option kann allerdings mit hohen Kosten verbunden sein und ist außerdem nicht in allen Ländern verfügbar. Eine komplexe Anrufsteuerung mit Funktionen wie, Rufweiterleitung, halten oder makeln, ist mit den Anrufplänen nicht möglich, daher eignen sie sich eher für einfache Telefonie ohne Telefonanlagefunktionen.

Direct Routing

Alternativ können Sie die Funktion Microsoft Teams Direct Routing nutzen, mit der Ihre Cloud Telefonanlage vollständig in Microsoft Teams integriert wird. Dafür wird mittels eines Sessions Border Controller (SBC) eine Verbindung ins öffentliche Telefonnetz hergestellt.

Ausgehende Anrufe aus MS Teams werden dann über das Internet an das Microsoft Telefonsystem gesendet. Der Anruf wird anschließend über den Session Border Controller und den SIP-Trunk an das Telefonnetz Ihres Anbieter übermittelt.

Eingehende Anrufe werden ebenfalls über den SBC an das Microsoft Telefonsystem weitergeleitet. Von dort aus wird der Anruf dann mit MS Teams an jedes beliebige Gerät übergeben.

Ihr derzeitiger Telefonanbieter bleibt Ihnen erhalten und eine Portierung der Rufnummern ist nicht erforderlich. Sie können sämtliche Funktionen von Microsoft Teams nutzen, ohne Ihre bereits bestehenden Rufnummern und Durchwahlen ändern zu müssen. Mit der Direct Routing Funktion können Sie demnach über Ihren MS Teams-Client wie mit Ihrem richtigen Bürotelefon telefonieren.

Die Integration Ihrer Cloud Telefonie in MS Teams ermöglicht Ihnen, nach wie vor alle Funktionen der Telefonanlage zu nutzen. Über den Microsoft Teams Client und das Add-On Telefonanlage können Sie wie mit Ihren herkömmlichen VoIP-Telefonen Anrufe halten und weiterleiten. Zudem ermöglicht Ihnen das Add-On, eine Verbindung von Ihrem Anrufbeantworter mit Ihrem E-Mail-Postfach herzustellen. Nachrichten auf dem Anrufbeantworter werden per Spracherkennung an Ihren Posteingang gesendet. Die Nachricht wird zusätzlich um ein Transkript ergänzt, dass die Sprache in einen Text konvertiert.

Funktionen der Integration

Ausgehende Telefonate mit der Büronummer führen

Der Microsoft Teams-Client hilft Ihnen, alle ausgehenden Anrufe über die MS Teams App auf Ihrem Handy oder anderen Endgeräten abzuwickeln. Er kann dabei als herkömmlicher MS Teams-Account verwendet werden oder auch als Endgerät für ausgehende Telefonate und dient damit als Ersatz für Ihr Tischtelefon.

Eingehende Anrufe unter Ihrer Büronummer empfangen

Die Einbindung Ihrer Cloud Telefonanlage in Microsoft Teams ermöglicht es Ihnen, unter der eigenen Bürorufnummer aus dem öffentlichen Telefonnetz angerufen zu werden. Anrufe von Kollegen, die gerade nicht anwesend sind, können auf Ihren Microsoft Teams-Client weitergeleitet werden. Der Anrufer bemerkt von dieser Umleitung auf Ihr Endgerät nichts.

Interne Durchwahlen für jeden MS Teams-Client

Wie bereits oben genannt, bleiben Ihre Rufnummern und Durchwahlen bestehen, wodurch auch die interne Kommunikation über den MS Teams-Client abgewickelt werden kann. Kollegen können Sie unter Ihrer Durchwahl erreichen und Sie können den Anruf in der Teams App auf dem Endgerät Ihrer Wahl annehmen.

Technische Voraussetzungen

Um mit Microsoft Teams telefonieren zu können, müssen einige technische Voraussetzungen erfüllt sein.

Ein IP-basierter Telefonanschluss

Ein IP-basierter Telefonanschluss, auch SIP-Trunk genannt, ist die wichtigste Voraussetzung. Dieser dient dem Anschluss der Cloud Telefonanlage per Direct Routing an das Telefonnetz. Ein Provider wie WIRECLOUD stellt Ihnen den SIP-Trunk zur Verfügung und übernimmt die Implementierung Ihrer Cloud Telefonanlage in Microsoft Teams.

Der Session Border Controller

Darüber hinaus wird ein Session Border Controller (SBC) benötigt. Ein bestimmter Router, der als Gateway zwischen dem öffentlichen Telefonnetz und Microsoft Teams genutzt wird.

Die passende Lizenz

Um auch alle Vorzüge von MS Teams nutzen zu können, benötigen Sie die passende Lizenz. Je nach Art und Größe Ihres Unternehmens stehen Ihnen verschiedene Lizenzen zur Verfügung. Zusätzlich erfordern einige Lizenzen das geeignete Add-On, damit Sie die Telefonfunktion von MS Teams nutzen können. Folgende Lizenzen können für die Telefonfunktion genutzt werden:

Für kleine und mittelständische Unternehmen mit bis zu 300 Nutzern:

  • Microsoft 365 Business Basic mit dem Add-On Lizenzbündel Business Voice
  • Microsoft 365 Business Standard mit dem Add-On Lizenzbündel Business Voice
  • Microsoft 365 Business Premium mit dem Add-On Lizenzbündel Business Voice

Für Großunternehmen mit mehr als 300 Nutzern:

  • Office 365 E1 mit dem Add-On Lizenzbündel Phone System
  • Office 365 E3 mit dem Add-On Lizenzbündel Phone System
  • Microsoft 365 E3 mit dem Add-On Lizenzbündel Phone System
  • Office 365 E5
  • Microsoft 365 E5

Für Bildungseinrichtungen:

  • Office 365 A1 mit dem Add-On Lizenzbündel Business Voice
  • Office 365 A3 mit dem Add-On Lizenzbündel Business Voice
  • Microsoft 365 A3 mit dem Add-On Lizenzbündel Business Voice
  • Office 365 A5 mit dem Add-On Lizenzbündel Business Voice
  • Microsoft 365 A5

Microsoft selbst empfiehlt kleinen und mittelständischen Unternehmen mit bis zu 300 Nutzern eine der Microsoft 365 Lizenzen mit dem Add-On Lizenzbündel Business Voice.

Für Großunternehmen mit über 300 Nutzern empfiehlt Microsoft die Microsoft 365 E5 Lizenz.

Alle oben aufgeführten Lizenzen eignen sich jedoch auch, um MS Teams mit einer Cloud Telefonanlage zu nutzen.

Der Cloud-Telefonie-Anbieter WIRECLOUD hat ein praktisches Tool entwickelt, über welches Sie die passenden Lizenzen und die entstehenden Kosten in Ihrem Unternehmen für die Nutzung einer Cloud Telefonanlage über Microsoft Teams berechnen können.

Jetzt die Kosten für Ihre individuelle Microsoft Teams Telefonie berechnen.

Vorteile der Cloud Telefonie mit Microsoft Teams

Die Nutzung der Microsoft Teams Telefonie ermöglicht Ihnen ein ortsunabhängiges und flexibles Telefonieren. Die verschiedenen Kollaborationsfunktionen aus MS Teams sowie die Ihrer Telefonanlage sind zentral aus einer Anwendung bedienbar. Ein ständiges Wechseln zwischen unterschiedlichen Anwendungen und Geräten ist nicht mehr notwendig.

Sie können individuell neue Nutzer hinzubuchen und Ihre Lizenzen erweitern. Somit wächst Ihre Telefonanlage mit Ihrem Unternehmen.

Zudem ist die Gesprächsqualität wesentlich klarer als mit der üblichen Handyweiterleitung.

Letztendlich verbessert sich Ihre Erreichbarkeit und Sie profitieren von den Vorzügen Ihrer Cloud Telefonanlage sowie derer von MS Teams.

Fazit

Die Cloud Telefonie mit Microsoft Teams zu verbinden vereinfacht Kommunikationsprozesse innerhalb Ihres Unternehmens sowie im Umgang mit Kunden. Gerade Unternehmen, die bereits einige Microsoft-Anwendungen in Ihren Arbeitsalltag eingebunden haben, können von der Integration Ihrer Cloud Telefonanlage in MS Teams besonders profitieren.

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