OneNote ist schon ein geniales Werkzeug. Excel auch. Die Software für Tabellenkalkulation wurde bereits Ende der 80er von Microsoft entwickelt und auf den Markt gebracht. Seitdem nutzen Millionen von Menschen Excel, um Kalkulationen zu erstellen, Formeln zu berechnen, einfache Adressdatenbanken zu erstellen oder viel komplexere Aufgaben umzusetzen.
Wussten Sie eigentlich, dass Sie in OneNote auch Excel nutzen können? Ich zeige Ihnen gerne, wie das funktioniert.
Im letzten Blogartikel hatte ich Ihnen erklärt, wie Sie Fotos auf dem Smartphone oder Tablet direkt in ein OneNote Notizbuch einfügen und nach der Synchronisierung mit dem PC / Mac dort weiter bearbeiten können. Heute möchte ich Ihnen erklären, wie Sie Ihre Fotobibliothek vom Smartphone oder Tablet direkt mit dem PC / Mac synchronisieren.
Im Beruf ist es manchmal notwendig, Fotos vor Ort zum Beispiel beim Kunden oder auf der Baustelle zu machen, die dann später im Büro am Arbeitsplatz weiterverarbeitet werden sollen. Sie können natürlich einfach nur die Fotos mit dem Smartphone machen und diese später in Ihrer Fotobibliothek suchen und auf den PC laden.
Um die Fotos aber in Zusammenhang zum Projekt oder Kunden abzulegen, müssen Sie eine App haben, die dies kann. Für solche Einsatzzwecke gibt es professionelle, aber teure Apps für das Smartphone oder Tablet. Sie können aber auch das im Office365 enthaltene und damit kostenlose OneNote nutzen. OneNote gibt es, wie Sie wissen, nicht für den PC und Mac, sondern auch für Smartphones und Tablets mit iOS und Android Betriebssystem. Und genau hiervon spreche ich.
Das Management von Aufgaben im Berufsalltag ist bei vielen Menschen immer noch ein Effizienzkiller. Die einen arbeiten immer noch in hohem Maße analog, z. B. über einen Notizblock oder Zettel. Die anderen nutzen irgendwelche Drittanbieter-Tools, die zwar für sich gesehen das Aufgabenmanagement effizienter machen, sich aber nicht oder nur teilweise in die Microsoft-Office-Umgebung integrieren. Hier entstehen dann neue, aber unnötige Schnittstellen.
Wenn überhaupt, nutzt der Großteil der Microsoft-Nutzer die digitale Aufgabenverwaltung in Outlook. Die Office-365-App To Do allerdings hat es leider noch nicht in das Bewusstsein der Nutzer geschafft. Gruppenaufgaben, beispielsweise in einem Team, werden zum großen Teil immer noch in Excel-Tabellen gepflegt, statt die Office-365-App Planner zu nutzen. Dabei kann der Planner bequem in die Teams-Oberfläche eingebunden werden. Wird einem Teammitglied eine Aufgabe im Planner zugeordnet, wird diese automatisch in der App To Do anzeigt. Auch hier liegt ein großes Potenzial brach.
Der Microsoft Planner ist ein praktisches Werkzeug aus dem Microsoft Teams und 365-Koffer. Mit Hilfe von Kanban-Boards mit detaillierten Aufgabenkarten können Sie im Team unzählige Projekte verwalten, Freigabeprozesse organisieren und Aufgaben verteilen, die dann automatisch in der To-Do-App in der Gruppe „Mir zugewiesen“ angezeigt werden.
Leider hat es Microsoft bisher nicht geschafft, die Funktionalität zum Anlegen von Vorlagen einzuführen. Vorlagen für den Planner sind immer dann praktisch, wenn sich Projekte stark ähneln und immer wieder die gleichen Buckets, Aufgaben und Workflows wiederkehren. Hierfür habe ich einen Praxistipp für Sie.
Sicher wissen Sie, dass jeder Kanal in Teams eine eigene, spezifische E-Mail-Adresse hat, an die Sie E-Mail aus Outlook oder einem anderen Programm weiterleiten können. Nicht? Dann zeige ich es Ihnen gern.
Der heutige Praxistipp steht unter dem auf den ersten Blick sperrigen Titel „E-Mails in einen anderen Bearbeitungszustand überführen“. Gemeint ist damit, E-Mails in Outlook beispielsweise zu Terminen oder Aufgaben zu machen. Sie bekommen einen anderen Bearbeitungszustand.
Microsoft To Do ist das zentrale Werkzeug für das Aufgabenmanagement im Microsoft-Universum. Dort laufen alle Aufgaben ein, die ein Nutzer über Outlook, Teams oder den Microsoft Planner zugewiesen bekommt oder selbst anlegt. Neben der To Do Desktop-App und der App für Mobilgeräte gibt es eine weitere App innerhalb von Teams. Alle Apps synchronisieren sich in Echtzeit automatisch.
Kennen Sie die Situation? Sie sind unterwegs und müssen schnell einen Gedanken, eine Idee irgendwo festhalten, sodass Sie sie später schnell wiederfinden und weiter bearbeiten können. Ideal hierfür ist OneNote, welches Sie auch auf Ihrem Smartphone nutzen können. Nun kommt es vor, dass Sie keine Zeit oder Lust haben, Ihre Gedanken oder Ideen über die Smartphone-Tastatur einzutippen. Dafür bieten Ihr Smartphone und OneNote zwei pfiffige Alternativen.
Microsoft hat sich mit seiner gesamten Palette an Softwarelösungen, Tools und Apps auf die Fahnen geschrieben, den Arbeitsalltag von Menschen zu vereinfachen. Denken wir nur an Teams oder OneNote. Oftmals sind es die kleinen Dinge, die unseren (Arbeits-)Alltag tatsächlich vereinfachen. Zum Beispiel, wenn man schnell ein Foto, einen Beleg oder ein anderes Dokument erfassen und abspeichern muss – und zwar nicht in der Foto-Mediathek des Smartphones, sondern gleich in der Cloud.
Hierfür hat Microsoft in der OneDrive-App für Android und iOS eine pfiffige Funktion integriert, die ich Ihnen heute gerne vorstellen möchte. Dazu zeige ich Screenshots aus den Apps beider Betriebssysteme. Die Apps sehen je nachdem, welche Sie nutzen, etwas anders aus, die Funktionen sind aber dieselben. Ich erkläre Ihnen die Schritte anhand der iOS-App.
