Microsoft hat sich mit seiner gesamten Palette an Softwarelösungen, Tools und Apps auf die Fahnen geschrieben, den Arbeitsalltag von Menschen zu vereinfachen. Denken wir nur an Teams oder OneNote. Oftmals sind es die kleinen Dinge, die unseren (Arbeits-)Alltag tatsächlich vereinfachen. Zum Beispiel, wenn man schnell ein Foto, einen Beleg oder ein anderes Dokument erfassen und abspeichern muss – und zwar nicht in der Foto-Mediathek des Smartphones, sondern gleich in der Cloud.

Hierfür hat Microsoft in der OneDrive-App für Android und iOS eine pfiffige Funktion integriert, die ich Ihnen heute gerne vorstellen möchte. Dazu zeige ich Screenshots aus den Apps beider Betriebssysteme. Die Apps sehen je nachdem, welche Sie nutzen, etwas anders aus, die Funktionen sind aber dieselben. Ich erkläre Ihnen die Schritte anhand der iOS-App.

Schritt 1: Ordner für die Ablage auswählen

Öffnen Sie Ihre OneDrive App und wählen Sie einen bestimmten Ordner für die Dateiablage aus. Hierbei haben Sie die Möglichkeit, Ihre Dateien in Ihrem privaten OneDrive oder im OneDrive for Business abzulegen. Die Ordner für OneDrive finden Sie in der App unter Dateien, die Ordner für OneDrive for Business finden Sie unter Bibliotheken.

Navigieren Sie zu diesem Ordner. Soll ein neuer Ordner angelegt werden, können Sie dies im entsprechenden Oberordner ebenfalls tun.

Schritt 2: Dokument scannen

Über das Kamera-Symbol in der Mitte unten können Sie nun ein Dokument scannen, ein Whiteboard oder eine Visitenkarte abfotografieren oder ein Foto machen. Die Funktionen entsprechen denen der Microsoft App „Lens“. Die App erfasst selbstständig die Ränder des Dokuments, des Whiteboards oder des Objektes, das Sie fotografieren wollen. Sie können das Bild im nächsten Schritt nachbearbeiten, indem Sie die Ränder verschieben oder optische Korrekturen vornehmen.

Hinweis: Sie können den Scan / Fotografier-Vorgang auch von der Startseite der App aus starten und später den Zielordner auswählen.

Schritt 3: Dokument ablegen

Wenn Sie auf Fertig tippen, wird Ihnen der Ordner als Speicherort angeboten, den Sie zuvor ausgewählt oder angelegt haben. Hier können Sie die Datei ablegen, indem Sie auf den Haken in der rechten oberen Ecke klicken.

Die OneDrive-App erstellt nun ein PDF des gescannten / fotografierten Objekts und legt dieses PDF in den ausgewählten Ordner. Dieses ist in wenigen Sekunden über alle anderen Geräte, die mit dem OneDrive-Verzeichnis verbunden sind, verfügbar.

Interessante Zusatzfunktion: Wenn Sie sich während des Scannens / Fotografierens in einem Teams-Meeting befinden, bietet Ihnen die App die Option, das Dokument gleich in diesem Meeting zu teilen. Dadurch erhalten Sie die Möglichkeit, beispielsweise papiergebundene Dokumente auf Ihrem Schreibtisch den anderen Besprechungsteilnehmern zugänglich zu machen.

Ansicht Android App

Wie ich bereits erklärte, ist die Funktionalität in der Android App von OneDrive dieselbe. Ich zeige Ihnen dies am Beispiel zur Archivierung eines frisch gemachten Fotos.

Der Nutzen

Warum erkläre ich Ihnen dies Funktion der OneDrive-App?

Wer viel unterwegs ist und des Öfteren Dokumente wie Pläne, Notizen, Visitenkarten, Bilder oder Baudokumentationen erfassen und zentral speichern muss, wird mit der Funktion effizienter sein. Denn auf diesem Weg erfassen Sie die Dokumente schnell und einfach und laden Sie direkt in Ihr OneDrive oder ihren SharePoint Online. Im Büro haben Sie gleich Zugriff auf alle Dokumente – und zwar im praktischen PDF-Format.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg beim Ausprobieren.

Es kommt oft vor, dass man mit mehreren Personen gleichzeitig einen Termin vereinbaren muss. Das Ziel ist es also meistens, eine für alle Teilnehmer akzeptable Zeit für ein Treffen zu finden, ohne dass man dabei ständig hin und her mailen muss. Hierfür gibt es verschiedene pfiffige Tools im Internet, die bei diesem Problem helfen. Marktführer ist hier sicher Doodle.

Was sehr viele nicht wissen: Es gibt auch für Outlook ein Add-In für solche Zwecke, und zwar von Microsoft selbst. Sein Name ist FindTime. Es funktioniert wie Doodle, wird aber direkt in Outlook gestartet, nachdem man es einmalig installiert und aktiviert hat.

FindTime läuft auf aktuellen Outlook-Versionen und Outlook im Web. Für die Installation des Add-Ins besuchen Sie die Seite https://findtime.microsoft.com/ und klicken auf die Schaltfläche „Kostenlos installieren“. Sie werden zu einer Anleitung (in Englisch) weitergeleitet, die Ihnen erklärt, wie Sie das Add-In entweder über Outlook Desktop oder Outlook im Web installieren. Administratoren können das Add-In für alle Nutzer in derselben Organisation auch über das Microsoft 365 Admin Center installieren (Menü Einstellungen, integrierte Apps).

Besonders praktisch ist, dass nur der Organisator einer Umfrage das Add-In benötigt, alle anderen Teilnehmer brauchen nicht einmal einen Office 365-Account. Die Anmeldung läuft einfach per E-Mail-Einladung.

Termin finden leicht gemacht

Wenn FindTime installiert ist, finden Sie es im Menüband „Start“.

  1. Erstellen Sie eine neue E-Mail, oder wählen Sie eine vorhandene E-Mail einer Person oder Personengruppe aus, auf die Sie antworten möchten.
  2. In der oberen rechten Ecke befindet sich das FindTime Icon. Wählen Sie hier die gewünschte Dauer der Besprechung aus. FindTime durchsucht nun die Zeitpläne der Teilnehmer und schlägt geeignete Besprechungszeiten vor. Bitte beachten Sie, dass FindTime nur sehr begrenzt Zugriff auf die Verfügbarkeitszeiten externer Teilnehmer hat. Bei Teilnehmern aus der eigenen Organisation funktioniert dies jedoch sehr gut.
    Sie können die Liste der Zeiten nach Verfügbarkeit oder Uhrzeit sortieren.Die Personensymbole zeigen an, ob Besprechungsteilnehmer erforderlich sind und wie sie verfügbar sind.
  • Unterstrichen: Erforderlich
  • Grün: Verfügbar
  • Gelb: Möglicherweise beschäftigt
  • Rot: Beschäftigt
  • Grau: Unbekannt
  1. Wählen Sie nun geeignete Besprechungszeiten aus, indem Sie darauf klicken. Das Zeitfeld wird blau angezeigt, wenn es ausgewählt ist. Sie können mehrere Felder auswählen. Bestätigen Sie die Auswahl mit einem Klick auf „Weiter“.

Im folgenden Fenster können weitere Einstellungen vorgenommen werden. 

  • Ort der Besprechung.
  • Teams-Besprechung: Erzeugt eine Teams-Besprechung zum Termin.
  • Mich über Umfrage-Updates benachrichtigen: Sendet E-Mails an den Organisator, wenn Teilnehmer abstimmen.
  • Termin festsetzen, wenn Teilnehmer einen Konsens erreichen: Wenn alle erforderlichen Teilnehmer an einem Termin zusagen, wird der Termin automatisch festgelegt. Erforderliche Teilnehmer sind alle Personen, die im „AN“ Feld der E-Mail zu finden sind.
  • Ausgewählte Zeiten in meinem Kalender reservieren: Die wählbaren Zeiten werden im eigenen Kalender vorerst blockiert, solange noch kein Termin festgelegt wurde.
  • Abstimmung für Teilnehmer sperren: Teilnehmer können keine neuen Zeiten vorschlagen oder andere Teilnehmer bearbeiten.
  • E-Mail-Benachrichtigungen in der “Uhrzeit finden”-Sprache: Die Sprache, in der Sie FindTime verwenden, wird zum Senden zugehöriger E-Mail-Benachrichtigungen verwendet. Andernfalls werden diese Benachrichtigungen in Englisch gesendet.
  • Von den Teilnehmern die Bestätigung ihrer Identität verlangen: Um anonyme Abstimmungen zu verhindern, müssen sich die Teilnehmer vor der Abstimmung authentifizieren.

Durch den Klick auf „Zu E-Mail hinzufügen“ wird das Voting zur E-Mail hinzugefügt. Hier können Sie weitere Angaben zum geplanten Termin machen. Senden Sie Ihre E-Mail, um mit der Abstimmung zu beginnen.

Terminkonsens finden

Alle eingeladenen Teilnehmer erhalten nun eine Mail. Mit einem Klick auf einen Link landen Sie auf folgender Website. Hier kann für den Favoriten abgestimmt werden. Bei Bedarf können sogar noch weitere Teilnehmer hinzugefügt werden.

Als Organisator erhalten Sie nun jedes Mal eine E-Mail, wenn Teilnehmer ihre Terminvorschläge ausgewählt haben. Wenn die Teilnehmer mehrere Terminoptionen ausgewählt haben, entscheiden Sie über den finalen Termin. Wurde von allen ein und derselbe Termin ausgewählt, entsteht ein Konsens und FindTime erstellt sofort einen Kalendereintrag und versendet die Einladungen.

Das war’s. Probieren Sie es einfach aus und laden Sie sich FindTime herunter.

 

Microsoft hat sich mit Teams einst zur Aufgabe gemacht, die (Zusammen-)Arbeit von Menschen zu vereinfachen. Das Tool ist in den vergangenen Jahren immer mächtiger und umfangreicher geworden. Umfangreiche Schnittstellen zu Drittanbieter-Plattformen und Werkzeugen machen Teams heute zur Schaltzentrale der täglichen Arbeit.

Was viele aber nicht wissen: Teams bietet die Möglichkeit, viele Apps in die Bereichsnavigation an der linken Fensterseite anzuheften, um sie für den Direktzugriff verfügbar zu machen.

Standardmäßig sind in dieser Bereichsnavigation nur wenige Elemente zu finden: Aktivität, Chat, Teams, Kalender, Anrufe und Dateien. Sie können sich mit wenigen Klicks aber viele weitere Apps dort hinlegen.

Klicken Sie dazu einfach auf die … unter den Standard-Elementen.

Es öffnet sich ein Fenster mit installierten und den zuletzt genutzten Apps.

Über den Punkt „Weitere Apps“ gelangen Sie in die komplette App-Liste.

Apps anheften und lösen

Wenn Sie in diesem Fenster eine App mit der Maus auswählen und das Kontextmenü mit der rechten Maustaste betätigten, erscheint ein weiteres Menü. Wählen Sie hier die Option „Anheften“ und die App ist in die Bereichsnavigation eingefügt.

Dies können Sie so lange wiederholen, bis Sie alle gewünschten Apps dort eingefügt haben.

Wichtig: Sie könnten die Apps aus der Liste auch per Drag & Drop in die Bereichsnavigation ziehen. Das führt zum gleichen Effekt. Aber: Beim nächsten Öffnen von Teams wären die Apps alle wieder verschwunden.

Zum Lösen einer App aus der Bereichsnavigation klicken Sie die betreffende App an, aktivieren das Kontextmenü mit der rechten Maustaste und wählen „Lösen“.

Apps verschieben

Zum Verschieben von Apps in der Bereichsnavigation wählen Sie eine App aus, halten die linke Maustaste fest und ziehen die App an die gewünschte Stelle. So können Sie die Apps nach Ihren Wünschen sortieren.

Pop-out-App

Wenn Sie eine App als eigenes Fenster nutzen möchten, wählen Sie die Option „Pop-out-App“ aus dem Kontextmenü aus. Die App öffnet sich dann als eigenes Fenster.

 

Durch die Erfahrungen während der Pandemie haben sich in der Büroarbeit zwei Dinge herauskristallisiert: Remotearbeit im Homeoffice funktioniert, aber vielen Beschäftigten fehlt der persönliche Kontakt zu ihren Kollegen und Kolleginnen. Tools für Online-Meetings sind ein wichtiges Element für den Austausch, allerdings sind viele der Teilnehmer nur als statisches Bild oder Kreis mit Initialen repräsentiert.

Microsoft hat auf der Ignite 2021 eine Lösung für diese Herausforderung vorgestellt, die als Preview in der ersten Jahreshälfte 2022 verfügbar wird: Mesh for Teams integriert die Mixed-Reality-Funktionen von Microsoft Mesh mit den Produktivitäts-Tools von Microsoft Teams. So ermöglicht Mesh for Teams es Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen an verschiedenen Standorten gemeinsam an holografischen Erlebnissen, zum Beispiel an virtuellen Meetings und Chats teilzunehmen, an Dokumenten oder Projekten zu arbeiten.

Persönlichere Zusammenarbeit über verschiedene Geräte hinweg

Mit „holografischen Erlebnisse“ sind Avatare gemeint, die sich Meeting-Teilnehmer selbst erstellen und die dann ihre „virtuellen Stellvertreter“ in Meetings sind. Für das volle virtuelle Erlebnis sind allerdings Mixed-Reality-Headsets wie Microsoft HoloLens 2 oder andere VR-Headsets notwendig.

Bei der Einführung wird Mesh für Teams einige vorgefertigte virtuelle Räume, sogenannte Metaverses, bieten. Später sollen Unternehmen diese Räume auch selbst gestalten können.

Die Teilnehmer eines virtuellen Meetings betreten dann mit ihren Avataren diese Räume, um sich mit anderen zu Nutzern zu treffen und gemeinsam an Projekten zu arbeiten. Diese neue virtuelle Realität vermittelt dann das Gefühl, körperlich an einem Online-Meeting teilzunehmen.

Nutzer, die kein solches Gerät besitzen, können selbstverständlich auch an solchen virtuellen Meetings teilnehmen. Sie sehen die Avatare in einem Teams-Meeting klassisch in den Fenstern der Kachelansicht und können ebenfalls mit ihnen interagieren. Damit lässt sich Mesh for Teams auch mit Smartphones und Laptops nutzen.

Microsoft schreibt in seiner Ankündigung, dass die Avatare künftig sogar eine eigene Mimik und auch Kopfbewegungen bekommen werden. Das geschieht mit Hilfe von künstlicher Intelligenz und verbesserter Sensortechnik.

Später sollen Unternehmen diese Räume auch selbst gestalten können. Für die Avatare sieht man zum Start nur Grund-Funktionen vor, die die Präsenz erhöhen sollen. “Zu Beginn werden wir akustische Signale verwenden, sodass Ihr Gesicht animiert wird, wenn Sie sprechen. Mesh for Teams wird Online- und hybride Meetings persönlicher, unterhaltsamer und produktiver machen.

Noch in der ersten Jahreshälfte 2022 werde man Mesh in Teams integrieren, versprach Microsoft.

Mehr Infos sowie eindrucksvolle Bilder und Videos finden Sie unter https://www.microsoft.com/en-us/mesh

Fragen und Antworten zu Mesh für Teams finden Sie auch hier https://news.microsoft.com/de-de/microsoft-erklaert-was-ist-microsoft-mesh

Bildquellen: Microsoft Corp.

Bislang war das Chatten während eines Teams-Meetings etwas unpraktisch und brauchte unnötige Interaktionen, weil der Nutzer ein eigenes Chat-Fenster öffnen musste. Microsoft hat dies nun vereinfach und wird bald die sogenannten „Chat Bubbles“ einführen. Damit erscheinen Chat-Nachrichten, die von Teilnehmer*innen an alle anderen Personen während eines Meetings gesendet wurden als Sprechblasen-ähnliche Anzeigen auf dem Bildschirm.

Damit trägt Microsoft dem Trend Rechnung, dass Chats bei Live-Meetings eine immer wichtigere Rolle bekommen, weil die Teilnehmer*innen live Dokumente, Links oder einfach schriftlich ihre Gedanken mitteilen wollen, ohne z. B. eine Präsentation verbal zu unterbrechen. Leider lenkte das Absenden und Lesen von Chat-Nachrichten zu sehr vom eigentlichen Meeting ab. Weil man dazu ein eigenes Fenster öffnen musste. Mit den „Chat Bubbles“ können die Teilnehmer*innen dem Meeting folgen und zugleich in Diskussionen im Chat führen.

WICHTIG: Die Funktion wird nach der Einführung im Juli standardmäßig aktiviert sein. Nutzer*innen können diese aber aktiv deaktivieren und die Chat-Bubbles verschwinden lassen.

Über die Vorteile von Listen in SharePoint haben wir bereits berichtet. Microsoft hatte Anfang September 2020 eine neue App in Office/Microsoft 365 veröffentlicht: Microsoft Lists (Listen) mit der sich Listen kinderleicht z.B. in Teams anlegen und verwalten lassen.

Jetzt legt Microsoft endlich die mobile App zumindest für iOS nach. Nutzer können damit auch auf dem iPhone die vorhandene Listen bearbeiten und verwalten sowie neue Listen auf Basis von Vorlagen erstellen. Auch das Filtern und Sortieren von Daten innerhalb einer List ist unterwegs nun möglich. Und selbstverständlich auch das Einfügen neuer Daten und das Teilen der Liste mit anderen Personen.

 

Die Listen App ist im Apple Store bereits verfügbar, allerdings zunächst nur für das iPhone. Die iPad Version, die sicher noch viel mehr Komfort bei der mobilen Arbeit bringen wird, lässt auf sich warten. Mindestvoraussetzung ist iOS 13.0. Die App gibt es in 28 Sprachen.

Auch die Android Version soll zeitnah veröffentlicht werden.

Microsoft hat die Aufgabenfunktionalität in Teams neu gestaltet und noch mal deutlich verbessert. Der Planner hat jetzt zwei Gesichter in Teams:

  1. Planner als Registerkarte in einem Teamkanal

Heftet man die Planner-App in einem Kanal an eine Registerkarte, spendiert uns Microsoft neben den bekannten Darstellungen Board, Diagramm und Zeitplan eine weitere Navigations- und Darstellungsmöglichkeit, die Liste.

Mit dem Menüpunkt „Filter“ können Sie die Aufgaben nach Fälligkeit, Priorität, Bezeichnung, Bucket (Spalte) und Zuweisung filtern. Außerdem lassen sich Filter mit editierbaren Schlüsselworten filtern. Über die drei Punkte ganz rechts in der Auflistung kann ein Link zu dieser Aufgabe generiert werden.

  1. Planner als App, die Sie in die linke blaue Navigationsleiste anbinden können

Die wesentlich spannendere Neuerung versteckt sich allerdings in der Planner-App, wenn Sie diese als App in linke blaue Navigationsleiste einbinden.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ist der Planner eingebunden, erscheint nach dem Anklicken das folgende Fenster:

 

Hier werden sowohl die Teamaufgaben aus einem oder mehreren Aufgabenplänen des Planners als auch Ihre eigenen Aufgaben angezeigt. Diese Darstellung ist ein Mix aus der Planner-App und der App To-Do. Endlich kann man nun auch direkt in der Teams-Oberfläche die eigenen Aufgaben auflisten lassen. In dem angezeigten Beispiel wird die Navigation „Mir zugewiesen“ angezeigt. In der Spalte „Quelle“ sehen sie sofort, aus welchem Team bzw. Kanal die Aufgabe stammt, die Ihnen zugewiesen wurde.

In der Navigation „Geplant“ werden sowohl die Aufgaben, die Sie über To-Do oder Outlook für sich selbst eingetragen haben, als auch die, die Ihnen über einen Planner in einem Team zugewiesen wurden, angezeigt.

In dieser Navigation können Sie in der Spalte „Quelle“ schnell und einfach erkennen, ob die zu erledigende Aufgabe aus To-Do oder aus einem Planner kommt.

Mit diesen Änderungen wird MS Teams wieder ein Stück in Richtung persönliches Dashboard ausgebaut. Sowohl die Online-App von Planner als auch die Windows-App des Planners, die Sie sich über den Microsoft Store installieren können, sind von diesen Änderungen nicht betroffen. Jedenfalls sind in meinen Tenants keine Änderungen erfolgt. Auch habe ich von Microsoft keine Ankündigungen darüber gelesen. Für die Android-App des Planners gilt die gleiche Aussage. Ich vermute, dass es für iPhone-App des Planners ebenfalls zutrifft. Hier bitte ich die iPhone-User unter den Lesern kurz einen Kommentar zu posten, sollte ich mit dieser Aussage falsch liegen.

Die Möglichkeit, mit der Microsoft Forms App in Teams eine Umfrage, ein Quiz oder eine Abstimmung durchzuführen, gibt es schön länger. Im November schaltete Microsoft nun die Funktion bzw. die App auch für Teams-Besprechungen frei. Damit können die Referenten in Teams-Besprechungen eine vorbereitete oder eine schnelle Ad-hoc Umfrage erstellen.

Idealerweise bereiten Referenten eine Umfrage mit der Forms App vor dem Teams-Meeting vor. Diese kann dann während der Besprechung gestartet werden, damit Teilnehmer in jeder beliebigen Teams-Anwendung (Mobil, Web, Desktop) daran teilnehmen können. Wenn Sie Ihre Umfrage starten, wird Sie auf den Besprechungs-Bildschirmen der Teilnehmer sowie im Besprechungs-Chat eingeblendet.

Natürlich können während einer Besprechung auch Ad-hoc-Umfragen erstellt werden, um ein schnelles Feedback an Ort und Stelle zu erhalten. Die Ergebnisse der Umfrage werden allen Teilnehmern in Echtzeit angezeigt.

Nach dem Meeting kann der Referent die Ergebnisse der Umfrage sichten, auswerten, in eine Excel-Tabelle oder in die Web-App von Forms exportieren.

Die Funktion der Erstellung von Umfragen wird zunächst für die Teams Desktop-Version (Windows and Mac, Version 1.3.00.30829) und die Teams Web-Applikation zur Verfügung stehen. Die letzten Nutzer sollten sie bis Anfang Dezember nutzen können.

Falls ein Organisator nicht möchte, dass ein Referent eine Umfrage starten kann, so muss er die Funktion bzw. Forms App vorher im Microsoft Teams Admin Center blockieren.

Der Aufgabenbereich in Outlook ermöglicht es uns schon jahrzehntelang Aufgaben digital zu verwalten. Mit den beiden Aufgabenmanagement-Tools Planner und To-Do haben zwei neue Protagonisten in Office 365 die Bühne betreten. Damit existieren nun 3 Aufgabentools, mit denen Sie arbeiten können.

 

 

 

Es ist für den Anwender auf den ersten Blick nicht ganz einfach zu erkennen und zu entscheiden, welches Tool für welchen Zweck sinnvoll eingesetzt werden kann. In diesem Artikel möchte ich Licht ins Dunkle bringen und Ihnen eine Hilfestellung für den effektiven Einsatz dieser Tools geben.

Persönliche Aufgaben versus Teamaufgaben

Microsoft unterscheidet strikt zwischen diesen beiden Anforderungen in einem Unternehmen. Mit dem Tool Planner bilden Sie die Teamaufgaben in einem Team ab. Das Tool To-Do und der Aufgabenbereich von Outlook ist für das Managen der persönlichen Aufgaben optimiert. Spannend ist natürlich die Frage, ob diese Programme sich untereinander unterhalten und abstimmen. Die Antwort lautet: Ja, das tun sie. Jedenfalls in Teilen. Das möchte Ihnen an dem folgenden Schema verdeutlichen.

© Helmut Gräfen, team babel AG

In der Abbildung ist zu erkennen, dass Sie den Planner in ein Team in Microsoft Teams einbinden können. Der Planner kann zusammen mit Teams genutzt werden, muss aber nicht. Selbst wenn Sie sich im Unternehmen noch nicht für den Einsatz von Teams entschieden haben, müssen Sie auf den Planner nicht verzichten.

Der Planner arbeitet mit dem Kanban- oder Scrum-Ansatz. Beide Methoden kommen aus dem agilen Aufgaben- bzw. Projektmanagement und arbeiten mit sogenannten Boards, die die Aufgaben übersichtlich in Spaltenform anzeigen. Auch der Planner stellt die Aufgaben in Spalten dar, die dort Buckets genannten werden. Sie können beliebig viele Buckets erstellen und frei benennen, z.B. nach Sparten, Themen, Projekten, Aufträge etc. Um mit dem Planner arbeiten zu können, müssen Aufgabenpläne angelegt werden. Die Aufgaben, die einer Person im Planner in einem Aufgabenplan zugewiesen wurden, sieht diese Person auch in seiner App To-Do, die in verschiedene Gruppen gegliedert ist. Werden dieser Person nun aus mehreren Aufgabenplänen (mit oder ohne den Einsatz von Teams) Aufgaben zugeordnet, sieht er alle Aufgaben aus allen Aufgabenplänen in To-Do in einer Gruppe namens Ihnen zugewiesen. So hat jede Person sowohl die Ansicht auf alle Teamaufgaben im Planner als auch auf seine persönlichen Aufgaben in To-Do.

Dort kann die Person übrigens auch Aufgaben eintragen, die sie zwar zu erledigen hat, die aber nicht im Kontext von Teamaufgaben stehen. Diese Aufgaben sind in To-Do in der Gruppe Aufgaben zu finden. Alle Aufgaben aus dieser Gruppe sind wiederum im Aufgabenbereich der Person in dessen Outlook zu sehen. Aufgaben, die die Person in ihrem Outlook erstellt, sind wiederum in der Gruppe Aufgaben in To-Do zu sehen. Outlook und To-do gleichen sich ständig und automatisch miteinander ab. Leider sehen Sie die Aufgaben, die Ihnen über Aufgabenpläne im Planner zugewiesen wurden, nur in To-Do und nicht im Aufgabenbereich von Outlook.

Rund um das Thema Aufgabennutzung ist es wichtig zu wissen, dass Microsoft im Laufe des Jahres 2019 den herkömmlichen Aufgabenbereich in der Webversion von Outlook durch die App To-Do ersetzt hat. Im installierten Outlook dagegen wird immer noch mit dem herkömmlichen Aufgabenbereich, den Sie vielleicht kennen und auch schon nutzen, gearbeitet. An der Aufgabenverwaltung im installierten Outlook hat sich seit der Einführung von To-Do nichts geändert.

Ein großer Vorteil der Outlook Aufgaben ist es, dass Sie eine Aufgabe an eine andere Person übertragen können und eine Aufgabe von einer anderen Person übertragen bekommen können. Übertragen Sie eine Aufgabe an eine andere Person, so haben Sie die Möglichkeit, eine Kopie dieser Aufgabe in Ihrem Aufgabenbereich in Outlook zu behalten. Die übertragene Aufgabe und die Kopie sind dynamisch miteinander verbunden. Jede Änderung, die in der übertragenen Aufgabe von der entsprechenden Person vorgenommen wird, wird automatisch und ohne Ihr weiteres Zutun in Ihre Kopie übertragen. Wenn die Aufgabe erledigt wurde, wird auch Ihre Kopie als erledigt dargestellt. Das Verwenden dieser Funktionalität erspart viele Statusnachfragen per Telefon, Mail oder Chat.

Sowohl der Planner als auch To-Do sind als Apps für iPhones/iPads und Android-Handys und -Tablets verfügbar. Das ist enorm hilfreich für das mobile Aufgabenmanagement, wenn Sie oder Ihre Mitarbeiter auf der Baustelle oder anderweitig unterwegs sind. Für den Aufgabenbereich von Outlook gibt es von Microsoft leider keine mobile App. Wer auch mit dem Outlook-Aufgaben mobil arbeiten möchte, dem sei die Android-App Nine empfohlen. Ich nutze diese App schon seit Jahren. Sie kostet zwar gut 10 €, aber dafür bekommen Sie ein professionelles Tool, dass die Mails, Termine und Aufgaben aus Ihrem Outlook mobil sehr gut dargestellt und mit dem Sie mobil produktiv arbeiten können. Es ist auch ohne Probleme möglich, Nine und To-Do auf dem Handy parallel einzusetzen. Das tue ich zum Beispiel deshalb, weil eine Aufgabe über die mobile App To-Do deutlich schneller angelegt ist als das in anderen Apps der Fall ist.

Stellt sich die nun Frage, wann welches Tool für Sie und Ihre Anforderungen Sinn macht. Um Ihnen diese Entscheidung einfacher zu machen, habe ich die gängigen Anwendungsmöglichkeiten in der folgenden Tabelle dargestellt.

Planner

To-Do

Outlook-Aufgaben

Aufgaben im Team managen

X

Als Registerkarte in Teams einbinden

X

X

Abbilden eines agilen Aufgabenmanagements
(Kanban- oder Scrum-Methoden)

X

X

Aufgaben an andere Personen übertragen, ohne automatische Statusverfolgung

X

Aufgaben mehreren Personen zuweisen

X

Grafische Übersicht der Teamaufgaben auf Knopfdruck (z.B. Status)

X

X

Arbeiten mit dem Planner

X

Mails in Aufgaben umwandeln

X

X

Aufgaben an andere Personen übertragen, mit automatischer Statusverfolgung

X

X

Nutzung von Kategorien

X

X

frei gestaltbare Darstellung der Aufgaben

X

X

Serienaufgaben erstellen

X

Aufgabenverwaltung auf dem Handy

X

Arbeiten mit Teilaufgaben
(Schritte in einer Aufgabe)

X

Aufgabenblöcke (Listen) mit mehreren Personen teilen

X

X

Aus meiner Erfahrung heraus sollten Sie sich unbedingt mit dem Thema des digitalen Aufgabenmanagements in Ihrem Unternehmen beschäftigen und prüfen, welche Tools Sie aus Ihrem Office-365-Paket dafür einsetzen wollen, falls Sie das nicht schon längst getan haben. Auf jeden Fall birgt dieses Thema ein nicht zu unterschätzendes Potential, die Produktivität im Unternehmen zu steigern.

Heute möchte ich Ihnen Microsoft Teams vorstellen. Microsoft bezeichnet Teams als ein Collaboration-Tool und einen chatbasierten Arbeitsraum in der Microsoft-Cloud. Anders formuliert: Teams vereinfacht im Unternehmen das gemeinsame Arbeiten an Dateien mit mehreren Personen sowie das zielgerichtete Kommunizieren zwischen diesen Personen via Chat. Diese Funktionen machen das Tool für viele Unternehmen interessant. Gerade da, wo Mitarbeiter vor Ort beim Kunden arbeiten, aber in Kontakt und Austauschmit mit dem Innendienst bleiben müssen, spielt Microsoft Teams seine Stärken aus. Aber dazu später mehr. Nicht jeder Plan (Abo-Modell), den Sie buchen können, enthält auch Microsoft Teams. Für kleine und mittlere Unternehmen empfehlen sich die Pläne Microsoft 365 Business Basic (früher: Office 365 Business Essentials) oder Microsoft 365 Business Standard (früher: Office 365 Business Premium). Preise und Unterschiede habe ich in der letzten Ausgabe dargestellt.

Wenn Sie Microsoft Teams einsetzen, sind automatisch weitere Programme von Microsoft mit im Boot. Durch die Integration von Outlook, Skype, OneNote, Planner und SharePoint sind verschiedene Anforderungen, die im Unternehmen entstehen, abgedeckt. Dazu gehört die interne und externe Kommunikation, die Datenablage und das Aufgabenmanagement. Die folgende Abbildung zeigt, welche Programme bei der Nutzung von Teams eine Rolle spielen.

Schauen wir uns zunächst die drei Kernfunktionalitäten Chatten, Besprechungen und Dateibearbeitung in Teams an:

Chatten

Die Kommunikation via Chats etabliert sich in Unternehmen zunehmend als Alternative zum Mailen. Teams unterschiedet zwischen zwei Chat-Möglichkeiten:

Teamchat

Im Teamchat chatten nur die zum Team gehörenden Personen untereinander. Und nur diese Personen sehen die gechatteten Informationen und haben Zugriff darauf. Personen, die nicht zum Team gehören, bleiben bei der Kommunikation außen vor. So findet die Kommunikation geschützt in einer geschlossenen Gruppe statt und die gechattete Information steht immer automatisch im richtigen Kontext.

1:1 Chat

Der 1:1 Chat in Teams ist gewissermaßen die geschäftliche Alternative zu WhatsApp und wird auch ähnlich wie in WhatsApp dargestellt. Im 1:1-Chat können Sie auch mit Personen chatten, die nicht zum Team gehören. Auch Gruppenchats und das Chatten mit unternehmensfremden Personen sind hier möglich. Wer schon einmal mit Skype gearbeitet hat, wird sich hier schnell zurechtfinden. Skype ist komplett in Teams integriert worden und taucht als eigenständiger Produktname oder als App in Office 365 nicht mehr auf.  Da Microsoft Teams auch als App auf Android- und Apple-SmartPhones installiert werden kann, ist die mobile Nutzung der Chats einfach und komfortabel möglich.

Video-Chats und Online-Besprechungen

Ein großer Pluspunkt von Teams sind die Video-Chats und Online-Besprechungen, die sowohl über einen PC und ein Notebook als auch über ein Tablet oder ein SmartPhone genutzt werden können. Der Unterschied zwischen Video-Chats und Online-Besprechungen besteht darin, dass sich bei einem Video-Chat alle Teammitglieder in den Chat einklinken können, ohne dafür eingeladen worden zu sein. Bei Online-Besprechungen hingegen kann nur die Person, die die Besprechung einberuft, die Teilnehmenden einladen. Online-Besprechungen können wie herkömmliche Besprechungen geplant werden, sie können allerdings auch ungeplant als sogenannte Sofortbesprechungen aufgerufen werden. Die Einladung zu der Online-Besprechung erfolgt erst beim Aufruf.

Gemeinsame Dateibearbeitung

Jedes Team im Microsoft Teams verfügt über einen eigenen Bereich zum Ablegen der teamrelevanten Dateien. Alle Teammitglieder können auf diesen Datenbereich zugreifen. Die Programmkomponente, die den Datenspeicherort für das Team beherbergt, heißt in Office 365 SharePoint Online. Auf SharePoint Online werde ich in einem späteren Blogartikel näher eingehen. Die Team-Dateien können sowohl mit dem PC als auch mit einem mobilen Windows-Endgerät, wie z.B. einem Surface, abgerufen werden.

Warum ist Microsoft Teams für Sie interessant und wie können sie es in Ihrem Unternehmen produktiv einsetzen?

Szenario 1: Austausch von Informationen und Dateien zwischen Innendienst und Außendienst

Mobilität und Erreichbarkeit werden heute von Kunden immer stärker gefordert. Die zeitnahe Reaktion auf Kundenwünsche und deren zügige Umsetzung ebenfalls. Bisher war es in der Regel so, dass die Kommunikation zwischen dem Innen- und dem Außendienst über Mails, SMS oder in den letzten Jahren auch mehr und mehr über WhatsApp abgewickelt wurden. Mails haben den Nachteil, dass Dateien nur als Kopie an die Mail gehängt werden können, eine Datenübertragung über SMS ist gar nicht möglich. WhatsApp scheint die Lösung zu sein, Kommunikation und Datenübertragung in einem Programm zu vereinen. Dabei wird allerdings zu selten bedacht, dass Daten, die über WhatsApp gesendet werden, problemlos vom Anbieter gelesen werden können und die Inhalte an den Dienstanbieter Facebook weiterleitet werden. Die Sicherheit Ihrer Daten ist definitiv nicht gewährleistet.

Mit Teams haben Sie die Möglichkeit, geschlossene Gruppen für die Kommunikation und den Datenaustauch zu definieren. Entweder nur unternehmenszugehörige Personen oder auch externe Personen, wie Kunden, Lieferanten oder Kooperationspartner. Da sowohl Chats als auch Dateien in der Cloud gespeichert und mobil abgerufen und bearbeitet werden können, sind alle Beteiligten immer auf dem aktuellen Stand des Auftrages bzw. des Projektes. Kopien von Dateien, um sie z.B. per Mail an den Außendienst zu senden, werden damit überflüssig. Versehentliches Arbeiten an falschen Datenbestand ebenfalls.

Szenario 2: Kommunikationsplattform für das Leitungsteam im Unternehmen

In der Regel kommunizieren die Mitglieder des Leitungsteams in Unternehmen über Mails. Spätestens wenn alle beteiligten Personen zusammen an einer Datei arbeiten oder gemeinsam auf Dateien zugreifen müssen, ist das Mailen nicht mehr praktikabel. WhatsApp, wie schon oben geschildert, natürlich auch nicht. Auch hier können die beteiligten Personen in Microsoft Teams einen geschlossenen Bereich anlegen, in dem sie geschützt kommunizieren, gemeinsam an Dateien arbeiten und einen gemeinsamen Speicherort für Dateien festlegen können. Stationär am PC oder mobil mit dem SmartPhone, gerade so, wie es die aktuelle Situation erfordert. Diese Anwendungsmöglichkeit ist definitiv auch Betriebsräte sehr interessant.

Szenario 3: Aufträge (Projekte) mit externen Partnern und oder Lieferanten koordinieren

Unternehmen, die mit mehreren externen Partnern gemeinsam an einem Projekt arbeiten, stehen vor der Herausforderung, sich zeitnah abzusprechen und schnell Dateien austauschen zu können. Da Microsoft Teams es erlaubt, auch externe Personen in ein Team einzubinden, kann das Unternehmen, welches das Projekt federführend betreut, ein Team für einen solchen Zweck anlegen und ist damit eventuell der Konkurrenz auch einen Schritt voraus.

Microsoft Teams kann aber noch mehr. Über frei erstellbare Registerkarten lassen sich in Teams Funktionalitäten, die Teams von Hause aus nicht bietet, leicht einbinden. Das können sowohl Tools von Microsoft als auch microsoftfremde Programme sein. In kommenden Artikel liegt der Fokus auf dem Aufgabenmanagement innerhalb eines Teams und der Aufgabenverteilung an die einzelnen Personen im Unternehmen.