Was sind OneDrive-Verknüpfungen?
Die OneDrive-Verknüpfung ist eine Funktion, mit der Sie Ordner aus SharePoint oder Teams in Ihren persönlichen OneDrive integrieren können. Dabei wird keine Kopie erstellt, sondern eine Verknüpfung, die auf den Originalspeicherort verweist.
Diese Verknüpfung erscheint dann in Ihrem OneDrive-Ordner in der OneDrive-Weboberfläche (Webapp/mobile App) und wenn Sie OneDrive mit Ihrem PC synchronisiert haben, auch in Ihrem Datei-Explorer. So können Sie direkt auf Ihrem persönlichen OneDrive auf Team- oder Projektdateien zugreifen, die in einer SharePoint Dokumentbibliothek bzw. in einem Team-Kanal liegen.
Wo werden OneDrive-Verknüpfungen eingesetzt?
In SharePoint-Dokumentbibliotheken
Sie können Ordner aus einer SharePoint-Bibliothek auswählen und mit „Verknüpfung zu meinem OneDrive hinzufügen“ in Ihrem OneDrive anzeigen lassen. Das kann z.B. für Projektordner ideal sein, auf die Sie regelmäßig zugreifen müssen, ohne die gesamte Bibliothek synchronisieren zu müssen.
In Microsoft Teams-Kanälen
Jedes Team hat eine zugehörige SharePoint-Dokumentbibliothek. Dort können Sie in der Registerkarte „Dateien“ Ordner eines Kanals auf die gleiche Weise mit Ihrem OneDrive verknüpfen. So haben Sie direkten Zugriff auf Teamdateien, ohne Teams öffnen zu müssen.
Verknüpfungen in OneDrive entfernen
Möchten Sie die Verknüpfung löschen, klicken Sie in OneDrive auf die 3 Punkte rechts neben der Verknüpfung und wählen dort den Menüpunkt Entfernen. Daten werden bei diesem Vorgang nicht gelöscht.
✅ Vorteile von OneDrive-Verknüpfungen
| Vorteil | Erklärung |
| Zentraler Zugriff | Alle wichtigen Projekt- oder Teamordner sind direkt in deinem OneDrive sichtbar. |
| Kein Datenchaos | Sie müssen nicht mehr zwischen SharePoint, Teams und OneDrive hin- und herwechseln. |
| Offline-Zugriff möglich | Sie können die verknüpften Ordner auch offline verfügbar machen. |
| Keine Datenkopien | Es wird keine Kopie erstellt – Sie arbeiten direkt mit den Originaldateien. |
| Einfaches Arbeiten im Datei-Explorer | Besonders für Nutzer, die lieber mit dem Datei-Explorer arbeiten als mit Weboberflächen. |
| Berechtigungen bleiben erhalten | Die Zugriffsrechte aus SharePoint/Teams gelten weiterhin. |
| Geräteunabhängige Synchronisation | Die Daten, auf die die OneDrive Verknüpfung verweist, steht Ihnen auf Windows-Geräten und Android- und iOS-Geräten zur Verfügung. |
❌ Nachteile von OneDrive-Verknüpfungen
| Nachteil | Erklärung |
| Verwirrung bei vielen Verknüpfungen | Bei zu vielen Verknüpfungen kann die Übersicht leiden. |
| Abhängigkeit von Berechtigungen | Wird der Zugriff auf den Originalordner entzogen, funktioniert die Verknüpfung nicht mehr. |
| Nicht alle Funktionen verfügbar | Einige SharePoint-spezifische Funktionen (z. B. Metadaten) sind über OneDrive nicht nutzbar. |
| Synchronisationsprobleme | Bei Netzwerkproblemen oder Konflikten kann es zu Synchronisationsfehlern kommen. |
| Nur Ordner, keine Einzeldokumente | Sie können nur ganze Ordner verknüpfen, keine einzelnen Dateien. |
OneDrive-Verknüpfung vs. Synchronisation – der Unterschied
| Funktion | Beschreibung |
| OneDrive-Verknüpfung | Fügt einen Ordner aus SharePoint oder Teams deinem OneDrive hinzu, ohne ihn zu kopieren. Zugriff über Datei-Explorer möglich. |
| Synchronisation | Synchronisiert die Ordner und Dateien eines Team-Kanal bzw. einer SharePoint Dokumentbibliothek und zeigt diese im Datei-Explorer in einer separaten Gruppe an, die genauso wie Ihr Tennant in Microsoft 365 heißt, z.B. team babel AG |
Wann sind OneDrive-Verknüpfungen sinnvoll?
📌 1. Projektbezogener Zugriff auf einzelne Ordner
Szenario:
Ein Mitarbeiter arbeitet in mehreren Projekten, aber nur bestimmte Ordner innerhalb der SharePoint-Bibliothek sind für ihn relevant.
Lösung:
Statt die gesamte Bibliothek zu synchronisieren, verknüpft er nur die relevanten Projektordner mit seinem OneDrive. So bleibt der Zugriff übersichtlich und gezielt.
Vorteile:
- OneDrive-Verknüpfung werden geräteunabhängig synchronisiert. Damit stehen Ihnen auf allen Geräten (PC, Notebook, Surface, Handy, Tablet), auf denen Sie die Verknüpfung nutzen, immer synchronisierte Daten zur Verfügung, ohne die Synchronisation auf jedem Endgerät einzeln und manuell einrichten zu müssen.
- Spart Speicherplatz
- Einfacher Zugriff über Datei-Explorer
Nachteile:
- Ein Team-Kanal bzw. eine SharePoint-Bibliothek, aus der auf diese Weise ein Ordner mit OneDrive verknüpft wurde, kann nicht mehr als kompletter Kanal bzw. Bibliothek synchronisiert werden. Sollten Sie dies dennoch versuchen, erhalten Sie eine Fehlermeldung, dass mindestens eine Ressource aus dem Team bereits synchronisiert wird. Der Hinweis auf die OneDrive-Verknüpfung, die damit gemeint ist, fehlt allerdings.
- OneDrive Verknüpfungen können nur auf Ordner, nicht auf Dateien, angewendet werden.
- Möchten Sie den ganzen Kanal bzw. die ganze SharePoint Bibliothek synchronisieren, müssen Sie in OneDrive alle Verknüpfungen, die auf den Kanal bzw. auf die SharePoint Bibliothek verweisen, zwingend entfernen.
📌 2. Temporäre Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen
Szenario:
Ein Marketing-Mitarbeiter arbeitet für 2 Monate mit dem Vertriebsteam an einer Kampagne.
Lösung:
Er verknüpft den Kampagnenordner aus dem Vertriebs-Teams-Kanal mit seinem OneDrive. Nach Projektende kann die Verknüpfung einfach entfernt werden.
Vorteile:
- OneDrive-Verknüpfung werden geräteunabhängig synchronisiert. Damit stehen Ihnen auf allen Geräten (PC, Notebook, Surface, Handy, Tablet), auf denen Sie die Verknüpfung nutzen, immer synchronisierte Daten zur Verfügung, ohne die Synchronisation auf jedem Endgerät einzeln und manuell einrichten zu müssen.
- Schneller Zugriff ohne komplette Synchronisation der Originalbibliothek
- Keine Änderung an der Struktur der Originalbibliothek
Nachteile:
- Ein Team-Kanal bzw. eine SharePoint-Bibliothek, aus der auf diese Weise ein Ordner mit OneDrive verknüpft wurde, kann nicht mehr als kompletter Kanal bzw. Bibliothek synchronisiert werden. Sollten Sie dies dennoch versuchen, erhalten Sie eine Fehlermeldung, dass mindestens eine Ressource aus dem Team bereits synchronisiert wird. Der Hinweis auf die OneDrive-Verknüpfung, die damit gemeint ist, fehlt allerdings.
- OneDrive Verknüpfungen können nur auf Ordner, nicht auf Dateien, angewendet werden.
- Möchten Sie den ganzen Kanal bzw. die ganze SharePoint Bibliothek synchronisieren, müssen Sie in OneDrive alle Verknüpfungen, die auf den Kanal bzw. auf die SharePoint Bibliothek verweisen, entfernen.
Wann ist eine Synchronisation von SharePoint/Teams sinnvoll?
📌 1. Tägliche Arbeit mit vielen Dateien
Szenario:
Ein Team arbeitet täglich mit hunderten Dateien in einer SharePoint-Bibliothek (z.B. Baupläne, Verträge, Excel-Listen).
Lösung:
Die gesamte Bibliothek wird synchronisiert. So können alle Teammitglieder offline arbeiten und Änderungen werden automatisch hochgeladen.
Vorteile:
- Offline-Zugriff auf alle Dateien möglich
- Schnelleres Arbeiten mit großen Dateien
- Zugriff auf synchronisierte Ordner und Dateien möglich
- Ideal für Außendienst oder mobiles Arbeiten
Nachteile:
- Diese Art der Synchronisation kann nur mit Windows-Rechnern durchgeführt werden.
- Für jedes Windows-Gerät muss für jedes Team bzw. SharePoint Bibliothek erneut synchronisiert werden.
- Auf Tablets und Smartphones sind Ihre Daten nicht synchronisiert.
📌 2. Schulungs- oder Archivbibliotheken
Szenario:
Ein Schulungsteam verwaltet eine große Bibliothek mit Schulungsunterlagen, die regelmäßig aktualisiert werden.
Lösung:
Die Bibliothek wird synchronisiert, damit alle Trainer stets die aktuelle Version lokal verfügbar haben.
Vorteile:
- Einheitlicher Datenstand
- Keine manuellen Downloads notwendig
- Automatische Updates bei Änderungen
Nachteile:
- Diese Art der Synchronisation kann nur mit Windows-Rechnern durchgeführt werden.
- Für jedes Windows-Gerät muss für jedes Team bzw. SharePoint Bibliothek erneut synchronisiert werden.
- Auf Tablets und Smartphone sind Ihre Daten nicht synchronisiert.
Fazit
Die Wahl zwischen Verknüpfung und Synchronisation hängt stark vom Arbeitsstil, der Datenmenge und der Dauer der Zusammenarbeit ab. Als Entscheidungshilfe habe ich in der folgenden Tabelle gängige Einsatzsituation aufgelistet.
| Einsatzsituation | Empfehlung |
| Zugriff auf einzelne Ordner | OneDrive-Verknüpfung |
| Temporäre Zusammenarbeit | OneDrive-Verknüpfung |
| Tägliche Arbeit mit vielen Dateien | Synchronisation |
| Offline-Zugriff notwendig | Synchronisation |
| Große Bibliotheken mit vielen Unterordnern | Synchronisation (ggf. selektiv) |
| Speicherplatz sparen, gezielter Zugriff | OneDrive-Verknüpfung |
| Windows-Rechner als Hauptarbeitsgerät | Synchronisation |
| Android oder iOS-Tablet als Hauptarbeitsgerät | OneDrive-Verknüpfung |
Letztendlich müssen Sie sich für eine der beiden Vorgehensweisen entscheiden. Ich hoffe, ich konnte Ihnen mit diesem Artikel helfen, die passende Entscheidung zu treffen.
