Sicher wissen Sie, dass jeder Kanal in Teams eine eigene, spezifische E-Mail-Adresse hat, an die Sie E-Mail aus Outlook oder einem anderen Programm weiterleiten können. Nicht? Dann zeige ich es Ihnen gern.

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Der heutige Praxistipp steht unter dem auf den ersten Blick sperrigen Titel „E-Mails in einen anderen Bearbeitungszustand überführen“. Gemeint ist damit, E-Mails in Outlook beispielsweise zu Terminen oder Aufgaben zu machen. Sie bekommen einen anderen Bearbeitungszustand.

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Microsoft To Do ist das zentrale Werkzeug für das Aufgabenmanagement im Microsoft-Universum. Dort laufen alle Aufgaben ein, die ein Nutzer über Outlook, Teams oder den Microsoft Planner zugewiesen bekommt oder selbst anlegt. Neben der To Do Desktop-App und der App für Mobilgeräte gibt es eine weitere App innerhalb von Teams. Alle Apps synchronisieren sich in Echtzeit automatisch.

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Kennen Sie die Situation? Sie sind unterwegs und müssen schnell einen Gedanken, eine Idee irgendwo festhalten, sodass Sie sie später schnell wiederfinden und weiter bearbeiten können. Ideal hierfür ist OneNote, welches Sie auch auf Ihrem Smartphone nutzen können. Nun kommt es vor, dass Sie keine Zeit oder Lust haben, Ihre Gedanken oder Ideen über die Smartphone-Tastatur einzutippen. Dafür bieten Ihr Smartphone und OneNote zwei pfiffige Alternativen.

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Microsoft hat sich mit seiner gesamten Palette an Softwarelösungen, Tools und Apps auf die Fahnen geschrieben, den Arbeitsalltag von Menschen zu vereinfachen. Denken wir nur an Teams oder OneNote. Oftmals sind es die kleinen Dinge, die unseren (Arbeits-)Alltag tatsächlich vereinfachen. Zum Beispiel, wenn man schnell ein Foto, einen Beleg oder ein anderes Dokument erfassen und abspeichern muss – und zwar nicht in der Foto-Mediathek des Smartphones, sondern gleich in der Cloud.

Hierfür hat Microsoft in der OneDrive-App für Android und iOS eine pfiffige Funktion integriert, die ich Ihnen heute gerne vorstellen möchte. Dazu zeige ich Screenshots aus den Apps beider Betriebssysteme. Die Apps sehen je nachdem, welche Sie nutzen, etwas anders aus, die Funktionen sind aber dieselben. Ich erkläre Ihnen die Schritte anhand der iOS-App.

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Es kommt oft vor, dass man mit mehreren Personen gleichzeitig einen Termin vereinbaren muss. Das Ziel ist es also meistens, eine für alle Teilnehmer akzeptable Zeit für ein Treffen zu finden, ohne dass man dabei ständig hin und her mailen muss. Hierfür gibt es verschiedene pfiffige Tools im Internet, die bei diesem Problem helfen. Marktführer ist hier sicher Doodle.

Was sehr viele nicht wissen: Es gibt auch für Outlook ein Add-In für solche Zwecke, und zwar von Microsoft selbst. Sein Name ist FindTime. Es funktioniert wie Doodle, wird aber direkt in Outlook gestartet, nachdem man es einmalig installiert und aktiviert hat.

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Microsoft hat sich mit Teams einst zur Aufgabe gemacht, die (Zusammen-)Arbeit von Menschen zu vereinfachen. Das Tool ist in den vergangenen Jahren immer mächtiger und umfangreicher geworden. Umfangreiche Schnittstellen zu Drittanbieter-Plattformen und Werkzeugen machen Teams heute zur Schaltzentrale der täglichen Arbeit.

Was viele aber nicht wissen: Teams bietet die Möglichkeit, viele Apps in die Bereichsnavigation an der linken Fensterseite anzuheften, um sie für den Direktzugriff verfügbar zu machen.

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Durch die Erfahrungen während der Pandemie haben sich in der Büroarbeit zwei Dinge herauskristallisiert: Remotearbeit im Homeoffice funktioniert, aber vielen Beschäftigten fehlt der persönliche Kontakt zu ihren Kollegen und Kolleginnen. Tools für Online-Meetings sind ein wichtiges Element für den Austausch, allerdings sind viele der Teilnehmer nur als statisches Bild oder Kreis mit Initialen repräsentiert.

Microsoft hat auf der Ignite 2021 eine Lösung für diese Herausforderung vorgestellt, die als Preview in der ersten Jahreshälfte 2022 verfügbar wird: Mesh for Teams integriert die Mixed-Reality-Funktionen von Microsoft Mesh mit den Produktivitäts-Tools von Microsoft Teams. So ermöglicht Mesh for Teams es Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen an verschiedenen Standorten gemeinsam an holografischen Erlebnissen, zum Beispiel an virtuellen Meetings und Chats teilzunehmen, an Dokumenten oder Projekten zu arbeiten.

Persönlichere Zusammenarbeit über verschiedene Geräte hinweg

Mit „holografischen Erlebnisse“ sind Avatare gemeint, die sich Meeting-Teilnehmer selbst erstellen und die dann ihre „virtuellen Stellvertreter“ in Meetings sind. Für das volle virtuelle Erlebnis sind allerdings Mixed-Reality-Headsets wie Microsoft HoloLens 2 oder andere VR-Headsets notwendig.

Bei der Einführung wird Mesh für Teams einige vorgefertigte virtuelle Räume, sogenannte Metaverses, bieten. Später sollen Unternehmen diese Räume auch selbst gestalten können.

Die Teilnehmer eines virtuellen Meetings betreten dann mit ihren Avataren diese Räume, um sich mit anderen zu Nutzern zu treffen und gemeinsam an Projekten zu arbeiten. Diese neue virtuelle Realität vermittelt dann das Gefühl, körperlich an einem Online-Meeting teilzunehmen.

Nutzer, die kein solches Gerät besitzen, können selbstverständlich auch an solchen virtuellen Meetings teilnehmen. Sie sehen die Avatare in einem Teams-Meeting klassisch in den Fenstern der Kachelansicht und können ebenfalls mit ihnen interagieren. Damit lässt sich Mesh for Teams auch mit Smartphones und Laptops nutzen.

Microsoft schreibt in seiner Ankündigung, dass die Avatare künftig sogar eine eigene Mimik und auch Kopfbewegungen bekommen werden. Das geschieht mit Hilfe von künstlicher Intelligenz und verbesserter Sensortechnik.

Später sollen Unternehmen diese Räume auch selbst gestalten können. Für die Avatare sieht man zum Start nur Grund-Funktionen vor, die die Präsenz erhöhen sollen. “Zu Beginn werden wir akustische Signale verwenden, sodass Ihr Gesicht animiert wird, wenn Sie sprechen. Mesh for Teams wird Online- und hybride Meetings persönlicher, unterhaltsamer und produktiver machen.

Noch in der ersten Jahreshälfte 2022 werde man Mesh in Teams integrieren, versprach Microsoft.

Mehr Infos sowie eindrucksvolle Bilder und Videos finden Sie unter https://www.microsoft.com/en-us/mesh

Fragen und Antworten zu Mesh für Teams finden Sie auch hier https://news.microsoft.com/de-de/microsoft-erklaert-was-ist-microsoft-mesh

Bildquellen: Microsoft Corp.

Bislang war das Chatten während eines Teams-Meetings etwas unpraktisch und brauchte unnötige Interaktionen, weil der Nutzer ein eigenes Chat-Fenster öffnen musste. Microsoft hat dies nun vereinfach und wird bald die sogenannten „Chat Bubbles“ einführen. Damit erscheinen Chat-Nachrichten, die von Teilnehmer*innen an alle anderen Personen während eines Meetings gesendet wurden als Sprechblasen-ähnliche Anzeigen auf dem Bildschirm.

Damit trägt Microsoft dem Trend Rechnung, dass Chats bei Live-Meetings eine immer wichtigere Rolle bekommen, weil die Teilnehmer*innen live Dokumente, Links oder einfach schriftlich ihre Gedanken mitteilen wollen, ohne z. B. eine Präsentation verbal zu unterbrechen. Leider lenkte das Absenden und Lesen von Chat-Nachrichten zu sehr vom eigentlichen Meeting ab. Weil man dazu ein eigenes Fenster öffnen musste. Mit den „Chat Bubbles“ können die Teilnehmer*innen dem Meeting folgen und zugleich in Diskussionen im Chat führen.

WICHTIG: Die Funktion wird nach der Einführung im Juli standardmäßig aktiviert sein. Nutzer*innen können diese aber aktiv deaktivieren und die Chat-Bubbles verschwinden lassen.

Über die Vorteile von Listen in SharePoint haben wir bereits berichtet. Microsoft hatte Anfang September 2020 eine neue App in Office/Microsoft 365 veröffentlicht: Microsoft Lists (Listen) mit der sich Listen kinderleicht z.B. in Teams anlegen und verwalten lassen.

Jetzt legt Microsoft endlich die mobile App zumindest für iOS nach. Nutzer können damit auch auf dem iPhone die vorhandene Listen bearbeiten und verwalten sowie neue Listen auf Basis von Vorlagen erstellen. Auch das Filtern und Sortieren von Daten innerhalb einer List ist unterwegs nun möglich. Und selbstverständlich auch das Einfügen neuer Daten und das Teilen der Liste mit anderen Personen.

 

Die Listen App ist im Apple Store bereits verfügbar, allerdings zunächst nur für das iPhone. Die iPad Version, die sicher noch viel mehr Komfort bei der mobilen Arbeit bringen wird, lässt auf sich warten. Mindestvoraussetzung ist iOS 13.0. Die App gibt es in 28 Sprachen.

Auch die Android Version soll zeitnah veröffentlicht werden.