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Umfragen-Funktion jetzt in Teams-Besprechungen verfügbar

Die Möglichkeit, mit der Microsoft Forms App in Teams eine Umfrage, ein Quiz oder eine Abstimmung durchzuführen, gibt es schön länger. Im November schaltete Microsoft nun die Funktion bzw. die App auch für Teams-Besprechungen frei. Damit können die Referenten in Teams-Besprechungen eine vorbereitete oder eine schnelle Ad-hoc Umfrage erstellen.

Idealerweise bereiten Referenten eine Umfrage mit der Forms App vor dem Teams-Meeting vor. Diese kann dann während der Besprechung gestartet werden, damit Teilnehmer in jeder beliebigen Teams-Anwendung (Mobil, Web, Desktop) daran teilnehmen können. Wenn Sie Ihre Umfrage starten, wird Sie auf den Besprechungs-Bildschirmen der Teilnehmer sowie im Besprechungs-Chat eingeblendet.

Natürlich können während einer Besprechung auch Ad-hoc-Umfragen erstellt werden, um ein schnelles Feedback an Ort und Stelle zu erhalten. Die Ergebnisse der Umfrage werden allen Teilnehmern in Echtzeit angezeigt.

Nach dem Meeting kann der Referent die Ergebnisse der Umfrage sichten, auswerten, in eine Excel-Tabelle oder in die Web-App von Forms exportieren.

Die Funktion der Erstellung von Umfragen wird zunächst für die Teams Desktop-Version (Windows and Mac, Version 1.3.00.30829) und die Teams Web-Applikation zur Verfügung stehen. Die letzten Nutzer sollten sie bis Anfang Dezember nutzen können.

Falls ein Organisator nicht möchte, dass ein Referent eine Umfrage starten kann, so muss er die Funktion bzw. Forms App vorher im Microsoft Teams Admin Center blockieren.

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Aufgabenmanagement in Microsoft Teams und Office 365

Der Aufgabenbereich in Outlook ermöglicht es uns schon jahrzehntelang Aufgaben digital zu verwalten. Mit den beiden Aufgabenmanagement-Tools Planner und To-Do haben zwei neue Protagonisten in Office 365 die Bühne betreten. Damit existieren nun 3 Aufgabentools, mit denen Sie arbeiten können.

 

 

 

Es ist für den Anwender auf den ersten Blick nicht ganz einfach zu erkennen und zu entscheiden, welches Tool für welchen Zweck sinnvoll eingesetzt werden kann. In diesem Artikel möchte ich Licht ins Dunkle bringen und Ihnen eine Hilfestellung für den effektiven Einsatz dieser Tools geben.

Persönliche Aufgaben versus Teamaufgaben

Microsoft unterscheidet strikt zwischen diesen beiden Anforderungen in einem Unternehmen. Mit dem Tool Planner bilden Sie die Teamaufgaben in einem Team ab. Das Tool To-Do und der Aufgabenbereich von Outlook ist für das Managen der persönlichen Aufgaben optimiert. Spannend ist natürlich die Frage, ob diese Programme sich untereinander unterhalten und abstimmen. Die Antwort lautet: Ja, das tun sie. Jedenfalls in Teilen. Das möchte Ihnen an dem folgenden Schema verdeutlichen.

© Helmut Gräfen, team babel AG

In der Abbildung ist zu erkennen, dass Sie den Planner in ein Team in Microsoft Teams einbinden können. Der Planner kann zusammen mit Teams genutzt werden, muss aber nicht. Selbst wenn Sie sich im Unternehmen noch nicht für den Einsatz von Teams entschieden haben, müssen Sie auf den Planner nicht verzichten.

Der Planner arbeitet mit dem Kanban- oder Scrum-Ansatz. Beide Methoden kommen aus dem agilen Aufgaben- bzw. Projektmanagement und arbeiten mit sogenannten Boards, die die Aufgaben übersichtlich in Spaltenform anzeigen. Auch der Planner stellt die Aufgaben in Spalten dar, die dort Buckets genannten werden. Sie können beliebig viele Buckets erstellen und frei benennen, z.B. nach Sparten, Themen, Projekten, Aufträge etc. Um mit dem Planner arbeiten zu können, müssen Aufgabenpläne angelegt werden. Die Aufgaben, die einer Person im Planner in einem Aufgabenplan zugewiesen wurden, sieht diese Person auch in seiner App To-Do, die in verschiedene Gruppen gegliedert ist. Werden dieser Person nun aus mehreren Aufgabenplänen (mit oder ohne den Einsatz von Teams) Aufgaben zugeordnet, sieht er alle Aufgaben aus allen Aufgabenplänen in To-Do in einer Gruppe namens Ihnen zugewiesen. So hat jede Person sowohl die Ansicht auf alle Teamaufgaben im Planner als auch auf seine persönlichen Aufgaben in To-Do.

Dort kann die Person übrigens auch Aufgaben eintragen, die sie zwar zu erledigen hat, die aber nicht im Kontext von Teamaufgaben stehen. Diese Aufgaben sind in To-Do in der Gruppe Aufgaben zu finden. Alle Aufgaben aus dieser Gruppe sind wiederum im Aufgabenbereich der Person in dessen Outlook zu sehen. Aufgaben, die die Person in ihrem Outlook erstellt, sind wiederum in der Gruppe Aufgaben in To-Do zu sehen. Outlook und To-do gleichen sich ständig und automatisch miteinander ab. Leider sehen Sie die Aufgaben, die Ihnen über Aufgabenpläne im Planner zugewiesen wurden, nur in To-Do und nicht im Aufgabenbereich von Outlook.

Rund um das Thema Aufgabennutzung ist es wichtig zu wissen, dass Microsoft im Laufe des Jahres 2019 den herkömmlichen Aufgabenbereich in der Webversion von Outlook durch die App To-Do ersetzt hat. Im installierten Outlook dagegen wird immer noch mit dem herkömmlichen Aufgabenbereich, den Sie vielleicht kennen und auch schon nutzen, gearbeitet. An der Aufgabenverwaltung im installierten Outlook hat sich seit der Einführung von To-Do nichts geändert.

Ein großer Vorteil der Outlook Aufgaben ist es, dass Sie eine Aufgabe an eine andere Person übertragen können und eine Aufgabe von einer anderen Person übertragen bekommen können. Übertragen Sie eine Aufgabe an eine andere Person, so haben Sie die Möglichkeit, eine Kopie dieser Aufgabe in Ihrem Aufgabenbereich in Outlook zu behalten. Die übertragene Aufgabe und die Kopie sind dynamisch miteinander verbunden. Jede Änderung, die in der übertragenen Aufgabe von der entsprechenden Person vorgenommen wird, wird automatisch und ohne Ihr weiteres Zutun in Ihre Kopie übertragen. Wenn die Aufgabe erledigt wurde, wird auch Ihre Kopie als erledigt dargestellt. Das Verwenden dieser Funktionalität erspart viele Statusnachfragen per Telefon, Mail oder Chat.

Sowohl der Planner als auch To-Do sind als Apps für iPhones/iPads und Android-Handys und -Tablets verfügbar. Das ist enorm hilfreich für das mobile Aufgabenmanagement, wenn Sie oder Ihre Mitarbeiter auf der Baustelle oder anderweitig unterwegs sind. Für den Aufgabenbereich von Outlook gibt es von Microsoft leider keine mobile App. Wer auch mit dem Outlook-Aufgaben mobil arbeiten möchte, dem sei die Android-App Nine empfohlen. Ich nutze diese App schon seit Jahren. Sie kostet zwar gut 10 €, aber dafür bekommen Sie ein professionelles Tool, dass die Mails, Termine und Aufgaben aus Ihrem Outlook mobil sehr gut dargestellt und mit dem Sie mobil produktiv arbeiten können. Es ist auch ohne Probleme möglich, Nine und To-Do auf dem Handy parallel einzusetzen. Das tue ich zum Beispiel deshalb, weil eine Aufgabe über die mobile App To-Do deutlich schneller angelegt ist als das in anderen Apps der Fall ist.

Stellt sich die nun Frage, wann welches Tool für Sie und Ihre Anforderungen Sinn macht. Um Ihnen diese Entscheidung einfacher zu machen, habe ich die gängigen Anwendungsmöglichkeiten in der folgenden Tabelle dargestellt.

Planner

To-Do

Outlook-Aufgaben
Aufgaben im Team managen

●

 X

●

Als Registerkarte in Teams einbinden

 ● X

X
Abbilden eines agilen Aufgabenmanagements
(Kanban- oder Scrum-Methoden)

●

 X

X
Aufgaben an andere Personen übertragen, ohne automatische Statusverfolgung

●

 X

●
Aufgaben mehreren Personen zuweisen

●

 X

●
Grafische Übersicht der Teamaufgaben auf Knopfdruck (z.B. Status)

●

 X

X
Arbeiten mit dem Planner

●

X
Mails in Aufgaben umwandeln

X

 X

●
Aufgaben an andere Personen übertragen, mit automatischer Statusverfolgung

X

 X

●
Nutzung von Kategorien

X

 X

●
frei gestaltbare Darstellung der Aufgaben

X

 X

●
Serienaufgaben erstellen

X

 ●

●
Aufgabenverwaltung auf dem Handy

●

 ●

X
Arbeiten mit Teilaufgaben
(Schritte in einer Aufgabe)

●

 ●

X
Aufgabenblöcke (Listen) mit mehreren Personen teilen

X

 ●

X

Aus meiner Erfahrung heraus sollten Sie sich unbedingt mit dem Thema des digitalen Aufgabenmanagements in Ihrem Unternehmen beschäftigen und prüfen, welche Tools Sie aus Ihrem Office-365-Paket dafür einsetzen wollen, falls Sie das nicht schon längst getan haben. Auf jeden Fall birgt dieses Thema ein nicht zu unterschätzendes Potential, die Produktivität im Unternehmen zu steigern.

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Effektives Teamwork mit Microsoft Teams

Heute möchte ich Ihnen Microsoft Teams vorstellen. Microsoft bezeichnet Teams als ein Collaboration-Tool und einen chatbasierten Arbeitsraum in der Microsoft-Cloud. Anders formuliert: Teams vereinfacht im Unternehmen das gemeinsame Arbeiten an Dateien mit mehreren Personen sowie das zielgerichtete Kommunizieren zwischen diesen Personen via Chat. Diese Funktionen machen das Tool für viele Unternehmen interessant. Gerade da, wo Mitarbeiter vor Ort beim Kunden arbeiten, aber in Kontakt und Austauschmit mit dem Innendienst bleiben müssen, spielt Microsoft Teams seine Stärken aus. Aber dazu später mehr. Nicht jeder Plan (Abo-Modell), den Sie buchen können, enthält auch Microsoft Teams. Für kleine und mittlere Unternehmen empfehlen sich die Pläne Microsoft 365 Business Basic (früher: Office 365 Business Essentials) oder Microsoft 365 Business Standard (früher: Office 365 Business Premium). Preise und Unterschiede habe ich in der letzten Ausgabe dargestellt.

Wenn Sie Microsoft Teams einsetzen, sind automatisch weitere Programme von Microsoft mit im Boot. Durch die Integration von Outlook, Skype, OneNote, Planner und SharePoint sind verschiedene Anforderungen, die im Unternehmen entstehen, abgedeckt. Dazu gehört die interne und externe Kommunikation, die Datenablage und das Aufgabenmanagement. Die folgende Abbildung zeigt, welche Programme bei der Nutzung von Teams eine Rolle spielen.

Schauen wir uns zunächst die drei Kernfunktionalitäten Chatten, Besprechungen und Dateibearbeitung in Teams an:

Chatten

Die Kommunikation via Chats etabliert sich in Unternehmen zunehmend als Alternative zum Mailen. Teams unterschiedet zwischen zwei Chat-Möglichkeiten:

Teamchat

Im Teamchat chatten nur die zum Team gehörenden Personen untereinander. Und nur diese Personen sehen die gechatteten Informationen und haben Zugriff darauf. Personen, die nicht zum Team gehören, bleiben bei der Kommunikation außen vor. So findet die Kommunikation geschützt in einer geschlossenen Gruppe statt und die gechattete Information steht immer automatisch im richtigen Kontext.

1:1 Chat

Der 1:1 Chat in Teams ist gewissermaßen die geschäftliche Alternative zu WhatsApp und wird auch ähnlich wie in WhatsApp dargestellt. Im 1:1-Chat können Sie auch mit Personen chatten, die nicht zum Team gehören. Auch Gruppenchats und das Chatten mit unternehmensfremden Personen sind hier möglich. Wer schon einmal mit Skype gearbeitet hat, wird sich hier schnell zurechtfinden. Skype ist komplett in Teams integriert worden und taucht als eigenständiger Produktname oder als App in Office 365 nicht mehr auf.  Da Microsoft Teams auch als App auf Android- und Apple-SmartPhones installiert werden kann, ist die mobile Nutzung der Chats einfach und komfortabel möglich.

Video-Chats und Online-Besprechungen

Ein großer Pluspunkt von Teams sind die Video-Chats und Online-Besprechungen, die sowohl über einen PC und ein Notebook als auch über ein Tablet oder ein SmartPhone genutzt werden können. Der Unterschied zwischen Video-Chats und Online-Besprechungen besteht darin, dass sich bei einem Video-Chat alle Teammitglieder in den Chat einklinken können, ohne dafür eingeladen worden zu sein. Bei Online-Besprechungen hingegen kann nur die Person, die die Besprechung einberuft, die Teilnehmenden einladen. Online-Besprechungen können wie herkömmliche Besprechungen geplant werden, sie können allerdings auch ungeplant als sogenannte Sofortbesprechungen aufgerufen werden. Die Einladung zu der Online-Besprechung erfolgt erst beim Aufruf.

Gemeinsame Dateibearbeitung

Jedes Team im Microsoft Teams verfügt über einen eigenen Bereich zum Ablegen der teamrelevanten Dateien. Alle Teammitglieder können auf diesen Datenbereich zugreifen. Die Programmkomponente, die den Datenspeicherort für das Team beherbergt, heißt in Office 365 SharePoint Online. Auf SharePoint Online werde ich in einem späteren Blogartikel näher eingehen. Die Team-Dateien können sowohl mit dem PC als auch mit einem mobilen Windows-Endgerät, wie z.B. einem Surface, abgerufen werden.

Warum ist Microsoft Teams für Sie interessant und wie können sie es in Ihrem Unternehmen produktiv einsetzen?

Szenario 1: Austausch von Informationen und Dateien zwischen Innendienst und Außendienst

Mobilität und Erreichbarkeit werden heute von Kunden immer stärker gefordert. Die zeitnahe Reaktion auf Kundenwünsche und deren zügige Umsetzung ebenfalls. Bisher war es in der Regel so, dass die Kommunikation zwischen dem Innen- und dem Außendienst über Mails, SMS oder in den letzten Jahren auch mehr und mehr über WhatsApp abgewickelt wurden. Mails haben den Nachteil, dass Dateien nur als Kopie an die Mail gehängt werden können, eine Datenübertragung über SMS ist gar nicht möglich. WhatsApp scheint die Lösung zu sein, Kommunikation und Datenübertragung in einem Programm zu vereinen. Dabei wird allerdings zu selten bedacht, dass Daten, die über WhatsApp gesendet werden, problemlos vom Anbieter gelesen werden können und die Inhalte an den Dienstanbieter Facebook weiterleitet werden. Die Sicherheit Ihrer Daten ist definitiv nicht gewährleistet.

Mit Teams haben Sie die Möglichkeit, geschlossene Gruppen für die Kommunikation und den Datenaustauch zu definieren. Entweder nur unternehmenszugehörige Personen oder auch externe Personen, wie Kunden, Lieferanten oder Kooperationspartner. Da sowohl Chats als auch Dateien in der Cloud gespeichert und mobil abgerufen und bearbeitet werden können, sind alle Beteiligten immer auf dem aktuellen Stand des Auftrages bzw. des Projektes. Kopien von Dateien, um sie z.B. per Mail an den Außendienst zu senden, werden damit überflüssig. Versehentliches Arbeiten an falschen Datenbestand ebenfalls.

Szenario 2: Kommunikationsplattform für das Leitungsteam im Unternehmen

In der Regel kommunizieren die Mitglieder des Leitungsteams in Unternehmen über Mails. Spätestens wenn alle beteiligten Personen zusammen an einer Datei arbeiten oder gemeinsam auf Dateien zugreifen müssen, ist das Mailen nicht mehr praktikabel. WhatsApp, wie schon oben geschildert, natürlich auch nicht. Auch hier können die beteiligten Personen in Microsoft Teams einen geschlossenen Bereich anlegen, in dem sie geschützt kommunizieren, gemeinsam an Dateien arbeiten und einen gemeinsamen Speicherort für Dateien festlegen können. Stationär am PC oder mobil mit dem SmartPhone, gerade so, wie es die aktuelle Situation erfordert. Diese Anwendungsmöglichkeit ist definitiv auch Betriebsräte sehr interessant.

Szenario 3: Aufträge (Projekte) mit externen Partnern und oder Lieferanten koordinieren

Unternehmen, die mit mehreren externen Partnern gemeinsam an einem Projekt arbeiten, stehen vor der Herausforderung, sich zeitnah abzusprechen und schnell Dateien austauschen zu können. Da Microsoft Teams es erlaubt, auch externe Personen in ein Team einzubinden, kann das Unternehmen, welches das Projekt federführend betreut, ein Team für einen solchen Zweck anlegen und ist damit eventuell der Konkurrenz auch einen Schritt voraus.

Microsoft Teams kann aber noch mehr. Über frei erstellbare Registerkarten lassen sich in Teams Funktionalitäten, die Teams von Hause aus nicht bietet, leicht einbinden. Das können sowohl Tools von Microsoft als auch microsoftfremde Programme sein. In kommenden Artikel liegt der Fokus auf dem Aufgabenmanagement innerhalb eines Teams und der Aufgabenverteilung an die einzelnen Personen im Unternehmen.

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Ist Office (Microsoft) 365 für Ihr Unternehmen interessant?

Aus meiner Erfahrung kann ich diese Frage mit einem klaren Ja beantworten. Gerade die Möglichkeit, eine einfach zu nutzende Plattform für das mobile Arbeiten zu haben, ist für kleine und mittelständische Unternehmen sicher von ganz besonderem Wert.  Aber der Reihe nach.

Office 365 ist eine Sammlung von Programmen, die im Internet über einen Webbrowser lauffähig sind. Eine Installation dieser Programme auf einem PC oder Notebook ist nicht erforderlich. Außerdem stellt Office 365 Speicherplatz zur Verfügung. Landläufig spricht man dann auch von Cloud-Lösungen.

Die wichtigsten Bestandteile von Office 365 sind:
  • OneDrive for Business – ein Cloudspeicher mit einer Größe von 1 TB für jeden Benutzer
  • Der Exchange-Server und Outlook – Verwaltung der Benutzer-Postfächer mit Mails, Kalender, Aufgaben und Kontakte
  • Teams – Chats, Onlinemeetings und gemeinsames Bearbeiten von Dateien
  • Teamsites und Dokumentenmanagement – Bereitstellung erfolgt über eine Software namens SharePoint Online
  • Die Office-Programme als Webversionen
  • Eine automatische Sicherung der Daten in Office 365 selbst
  • Eine dauerhafte Aktualitätsgarantie der gebuchten Software

In der Regel können Cloud-Lösungen nicht gekauft, sie können nur gemietet werden. Diese Art der Softwarelizensierung bezeichnet man als SaaS (Software as a Service). Office 365 wird ausschließlich als Mietmodell angeboten. Die Mietmodelle werden pro Benutzer und Monat abgerechnet. Es gibt Mietmodelle für private Anwender, für kleine und für große Unternehmen. Microsoft nennt seine Mietmodelle Pläne. Der Plan entscheidet darüber, welche Programme und Funktionalitäten Sie buchen können. Alle Pläne sind untereinander frei kombinierbar und ermöglichen damit eine flexible Skalierung bei den Anforderungen im Unternehmen. Die Lizenzen für die Office-Programme (Word, Excel, PowerPoint, Outlook …) können, müssen aber nicht mit gemietet werden. Selbst wenn Sie Ihre Office-Lizenzen bereits gekauft haben, müssen Sie auf die Vorteile von Office 365 nicht verzichten. Doppelte Kosten entstehen Ihnen also nicht.

Übersicht der Pläne (Abos) für kleine Unternehmen (max. 300 Mitarbeiter):

Office 365 Pläne für KMU (https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/compare-all-microsoft-365-products?activetab=tab%3aprimaryr2)

Microsoft hat am 21.04.2020 die Namen der Pläne zum Teil geändert:
Neuer Name Alter Name
Microsoft 365 Business Basic Office 365 Business Essentials
Microsoft 365 Business Standard Office 365 Business Premium
Microsoft 365 Business Premium Microsoft 365 Business
Microsoft 365 Apps for Business Office 365 Business

Verfügen Sie bereits über Office-Lizenzen, ist der Plan „Microsoft 365 Business Basic“ sicher interessant. Möchten Sie auch die Office-Lizenzen mieten, läuft es eher auf den Plan „Microsoft 365 Business Standard“ hinaus. Den Plan „Microsoft 365 Apps for Business“ kann ich Ihnen nicht empfehlen, da er die Software Microsoft Teams nicht erhält. Gerade Microsoft Teams ist aber eines der interessantesten Tools innerhalb von Office 365. Im kommenden Monat werde ich Ihnen an dieser Stelle Microsoft Teams vorstellen. Die Office-365-Pläne müssen Sie nicht zwangsläufig direkt bei Microsoft buchen. Es gibt mittlerweile eine große Zahl von Distributoren, die die Pläne meistens günstiger anbieten als Microsoft selbst. Dazu gehören z.B. die Deutsche Telekom, die einen guten telefonischen Support anbieten und Senetic in München, die mit zu den günstigsten Anbietern gehören. Bei allen Anbietern haben Sie die Möglichkeit, den gewünschten Plan einen Monat zu testen.

Um Ihnen die Entscheidung zu erleichtern, welcher Plan der richtige für Sie ist, habe ich hier einige Pläne tabellarisch dargestellt.

Microsoft 365 Business Basic

(früher Office 365 Business Essentials)

 Microsoft 365 Business Standard

(früher Office 365 Business Premium)

 Microsoft Apps for Business

(früher Office 365 Business)
Office 2019

Webversion

 ο ο ο
Office 2019 Lizenzen für
PC/Phone/Tablet		 x 5/5/5 5/5/5
OneDrive for Business 1 TB / User 1 TB / User 1 TB / User
Skype

(komplett in Teams integriert)

 ο ο x
Exchange Server ο ο x
Teams ο ο x
SharePoint Online

(für Teams erforderlich)

 ο ο x
Max. Nutzer 300 300 300
Preis pro Monat und User
(bei Microsoft)		 4,20 € netto
(im Jahresabo)		 10,50 € netto
(im Jahresabo)		 8,80 € netto
(im Jahresabo)

Einer der großen Vorteile beim Einsatz von Office 365 ist die Auslagerung Ihrer IT-Infrastruktur in die Cloud. Sie selbst müssen keine Server, keine Räumlichkeiten und keine Server-Software mehr vorhalten, um Ihre IT-Anforderungen umzusetzen. Darüber hinaus entfallen die Kosten für Administrations-, Wartungs- und Aktualisierungsaufwand. Außerdem wächst Office 365 mit Ihrem Unternehmen und den Anforderungen an Ihre IT-Landschaft.

Es kommt allerdings selten vor, dass Office 365 die bisherige IT-Landschaft im Unternehmen auf einen Schlag ablöst. Bestimmte IT-Anwendungen können gar nicht so ohne weiteres in die Cloud Office 365 transformiert werden, z.B. spezifische Branchenlösungen. Bei solchen Anforderungen ist ein sogenanntes Hybrid-Szenario die Lösung. Die Hybrid-Lösung bedeutet, dass Sie nur bestimmte Teile Ihrer IT nach Office 365 verlagern. Viele Unternehmen beginnen z.B. damit, ihren Exchange Server, der entweder bei einem Dienstleister gehostet oder in Eigenregie betrieben wird, in die Cloud (sprich Office 365) zu bringen. Ein weiterer Baustein bei einem Hybrid-Szenario ist das Nutzen von Microsoft Teams, um eine Lösung für Chats, Online-Besprechungen, gemeinsame Datenbearbeitung und um eine Plattform für das mobile Arbeiten im Unternehmen zu haben.

Grundsätzlich kann Ihnen Office 365 dabei helfen, diese fünf typischen Anforderungen im Alltag eines jeden Unternehmens zu meistern:

  1. Interne und externe Kommunikation

Die Chats in Microsoft Teams sind ideal für die interne elektronische Kommunikation. Alle Informationen, die ausgetauscht werden, findet jeder Mitarbeiter sofort in dem Kontext, in dem sie entstehen. Mails über Outlook bilden das Rückgrat für die externe Kommunikation zwischen Ihnen, Ihren Kunden und Lieferanten.

  1. Aufgabenmanagement: persönlich und im Team

Mit der App Planner definieren Sie die Aufgaben, die in z.B. in einem bestimmten Projekt oder Auftrag anfallen. Die Aufgaben im Planner können einer oder mehreren Personen zugeordnet werden. Mit der Statusanzeige nach der Scrum-Methode „Nicht begonnen“, „In Arbeit“ und „Erledigt“ behalten alle beteiligten Personen immer den Überblick. Die App To-Do ermöglicht es jedem einzelnen Teammitglied, seine Aufgaben übersichtlich und einfach zu managen. Sie konsolidiert für jede Person alle Aufgaben, die ihr aus welchem Team auch immer zugewiesen wurden und die Aufgaben, die sich die Person als eigene, individuelle Aufgaben notiert hat.

  1. Dokumente gemeinsam bearbeiten

Teams und SharePoint Online schaffen die Möglichkeit, Dokumente gleichzeitig und in Echtzeit mit mehreren Personen zu bearbeiten. Außerdem können Sie Ordner und Dateien auch für unternehmensfremde Personen, wie z.B. Architekten, Statiker, Zulieferer oder auch Kunden freizugeben.

  1. Informationen zusammenhalten und für alle beteiligten Mitarbeiter verfügbar machen

OneNote und Teams bilden hier ein leistungsstarkes Tandem – die anfallenden Informationen eines Projektes oder Auftrages können von allen beteiligten Personen leicht dokumentiert und schnell wiedergefunden werden, z.B. Agenden und Protokolle der Team-Meetings.  

  1. Mobil auf alle relevanten Daten zugreifen: Dokument, Mails, Chats

Da alle Informationen in der Cloud liegen, können alle Beteiligten auch mit mobilen Geräten wie einem SmartPhone oder Tablet Informationen sowohl abrufen als auch vor Ort eingeben. Wenn Sie mit einem Surface oder ähnlichen Gerät unterwegs sind, können Sie auch Ihre Aufmaße digital aufnehmen. Sind die Mitarbeiter mit einem WLAN oder einem Hotspot verbunden, kann der Innendienst auf die vor Ort eingegebenen Informationen fast augenblicklich zugreifen. Steht kein Internet zur Verfügung kann mit den Daten auch offline gearbeitet werden. Sobald sich der Mitarbeiter wieder in einem WLAN befindet, werden die Daten automatisch mit der Cloud synchronisiert.

In den kommenden vier Monaten werde ich folgende Office 365 Programme und Ihre Anwendung detaillierter vorstellen:

  • Im Juli die Collaboration-, Chat- und Online-Meetingsoftware Teams
  • Im August die Aufgabentools Outlook, Planner und To-Do
  • Im September das digitale Notizbuch OneNote
  • Im Oktober das Dokumentenmanagementsystem SharePoint Online
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In der Krise handlungsfähig bleiben

Die Corona-Krise und das damit einhergehende Kontaktverbot trifft uns alle hart. Unternehmen müssen zum einen gewährleisten, dass die Geschäfte weiter laufen und zum anderen dafür Sorge tragen, dass Mitarbeiter sich nicht mit dem Coronavirus anstecken oder andere Mitarbeiter anstecken. Homeoffice und Microsoft Teams sind daher die Schlagworte der Stunde. Ich möchte Sie bei dieser Herausforderung unterstützen. In den Unternehmen sehe ich hier zwei Szenarien:

Dazu bietet Office 365 Tools an, die alle mit einem Webbrowser genutzt werden können: 

  1. Sie haben in Ihrem Unternehmen Office 365 und Teams bereits eingeführt, die Mitarbeiter im Homeoffice schöpfen aber mangels besseren Wissens nicht alle Möglichkeiten von Teams und anderen Tools wie z.B. Planner oder To-Do aus.
  2. Sie möchten Ihren Mitarbeitern ermöglichen, im Homeoffice zu arbeiten, haben aber Office 365 und Teams noch nicht in Ihrem Unternehmen eingeführt oder stecken in der Nutzung von Teams noch in den Kinderschuhen.

In beiden Fällen kann ich Ihnen helfen, Ihr Unternehmen mit Video-Beratungen und Online-Schulungen besser durch diese Krise zu bringen. Dazu bietet Office 365 Tools an, die alle mit einem Webbrowser genutzt werden können: 

  • Teams – unabhängig vom Standort im Team schnell kommunizieren und gemeinsam Daten bearbeiten
  • Planner – die Aufgaben im Team zusammenhalten
  • To-Do – alle Ihnen zugewiesenenTeamaufgaben und Ihre eigenen, teamunabhängigen Aufgaben in einer App sehen
  • OneDrive – alle Dateien in einer Cloud (Office 365) ablegen
  • Outlook – teamübergreifend kommunizieren und Termine handeln
  • OneNote – perfekt sich selbst und das Team organisieren
  • Forms – schnell Umfragen erstellen
  • und die bekannten Office-Programme Excel, PowerPoint und Word (sowohl als installierte Programme als auch als Webversionen nutzbar)

Damit haben Sie eine sehr gute Plattform aus einem Guss, die die Mitarbeiter im Büro und im Homeoffice optimal miteinander verbindet. Wir selbst arbeiten mit diesen Tools schon seit Jahren und unterstützen Sie gerne mit unserer Erfahrung.

Rufen Sie mich an, +49 2407 90899014 oder mailen Sie mir (Mail: helmut.graefen@team-babel.de). Wir finden gemeinsam eine tragfähige Lösung für Sie.

Bleiben Sie gesund

Ihr

Helmut Gräfen

Bild von Markus Winkler auf Pixabay

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8 goldene Tipps für den zeitsparenden Umgang mit E-Mails

Das E-Mail-Volumen in Deutschland erreichte im Jahr 2018 einen Rekordwert von rund 848,1 Milliarden (privat und beruflich). Pro Tag werden 2019 weltweit mehr als 293 Mrd. E-Mails täglich versendet und empfangene. Dieser Wert wird bis 2023 auf fast 350 Mrd. E-Mails steigen.

Infografik: Die Deutschen verschicken immer mehr Mails | Statista Mehr Infografiken finden Sie bei Statista

Mehr Infografiken finden Sie bei Statista

Auch wenn die elektronische Post immer noch beliebt und auch praktisch zum Versenden von Dateien, Informationen, Links etc. ist, so hat sich die E-Mail als einer der größten Produktivitätskiller im Büroalltag herauskristallisiert. Warum? Wir haben häufig den E-Mail-Client den ganzen Tag offen, schauen sofort nach, wenn eine neue E-Mail eintrifft und verbringen viel Zeit mit Suchen alter E-Mails.

Als Effizienz-Experte erlebe ich diese Szenarien in den Büros immer wieder.

Im Folgenden habe ich acht Tipps für Sie für den zeitsparenden Umgang mit E-Mails:

  1. Schalten Sie die Desktopbenachrichtigung ab

Damit ist die Meldung gemeint, die am Rechner aufpoppt, wenn eine neue E-Mail eintrifft. Besser ist es, Ihre E-Mails in Intervallen abzuarbeiten.

  1. Bearbeiten Sie Ihre Mails nur alle 2 Stunden, immer im Block und planen Sie dafür die Zeit ein

Ein Tipp, den Sie von jedem Zeitmanagement-Experten zu hören bekommen: Bearbeiten Sie E-Mails immer nur im Block. Ein Intervall von 2 Stunden hat sich an vielen Arbeitsplätzen bewährt. Ich bin auf dieses Thema schon in meinen „8 goldene Tipps für die Zeitplanung“ eingegangen (Punkt 2).

  1. Formulieren Sie den Mailbetreff kurz und prägnant

Denken Sie daran, dass der / die Empfänger Ihrer E-Mail auch täglich bis zu mehreren Hundert E-Mails bekommt. Ein kurzer und prägnanter Betreff erleichtert das schnelle Beurteilen von Mails und spart Zeit.

Ein Beispiel: Organisation Leiterbesprechung ist besser als „Info an alle betreffend unserer Besprechung“, oder?

  1. Schreiben Sie einen kurzen Mailtext in klaren Worten

Auch hier gilt: In der Kürze liegt die Würze. Wir haben uns angewöhnt, in E-Mails halbe Romane zu schreiben, Details zu erklären. Die E-Mail ist eigentlich ein Kommunikationsmedium für die schnelle und kurze Korrespondenz. Ich rate Ihnen, längere Erklärungen in eine Datei oder in eine OneNote Seite zu packen und einen Link zu der Information in die Mail zu legen.

Hinweis: Das geschriebene Wort hat manchmal den Nachteil, dass man Gefühle, Humor und Ironie nicht transportieren kann. Ein ironisch gemeintes Wort kann auch falsch verstanden werden. Das gesprochene Wort ist hier viel effektiver.

  1. Behandeln Sie immer nur ein Thema in einer Mail

Ein typischer Fehler. Jemand will effizienter sein als andere und behandelt gleich drei Themen in einer E-Mail. Wird diese E-Mail dann nur zu einem Punkt beantwortet, kann die Korrespondenz schnell verwirrend werden.

Nehmen Sie sich die beliebten Chat- und Messenger-Programme wie WhatsApp, Skype, Slack & Co. zum Vorbild. Hier bilden einzelne Themen immer auch einzelne Kommunikationstränge.

  1. Strukturieren Sie Ihre Mails mit Kategorien

Dies ist ein Tipp für die Organisation der E-Mail in Ihrem E-Mail-Programm, z. B. Outlook. Durch Kategorien wird Ihr Posteingang deutlich übersichtlicher als in der zeitlichen Sortierung.

Neuerdings kann Outlook E-Mails auch zu Kommunikationssträngen gruppieren. So man erkennt, in welcher zeitlichen Reihenfolge E-Mails versendet und Empfangen wurden. Das wäre eine alternative Ordnung.

  1. Nutzen Sie CC bewusster als bisher

CC (wörtlich Carbon Copy, in Deutsch Kohlepapier-Durchschlag) ist im E-Mail-Verkehr für weitere Empfänger von Kopien einer E-Mail vorgesehen. Die Mail ist nicht direkt an die Personen gerichtet, sondern soll nur zur Information oder zur Kenntnisnahme dienen. Leider meinen einige Zeitgenossen, jede E-Mail an viele Empfänger in Kopie senden zu müssen, obwohl sie damit gar nichts anfangen können. Das kann für diese Personen schnell lästig werden. Deshalb: Nutzen Sie CC bewusster als bisher. Überlegen Sie sich, wer wirklich über eine E-Mail informiert werden muss.

Dieser Tipp führt mich zum letzten Tipp

  1. Senden Sie eine Mail nur an die Empfänger, die die Mail wirklich benötigen

Selbst, wenn Sie nicht das CC Feld nutzen, versenden viele eine E-Mail stets an einen großen Verteiler. Der Grund dafür kann vielfältig sein. Die einen erhoffen sich, viel Feedback zu bekommen, die anderen wollen sich bei den Kollegen hervortun (alle sollen es wissen). Gehören Sie auch dazu, dann sei Ihnen gesagt: Das nervt!

Deshalb: Senden Sie eine Mail nur an die Empfänger, die die Mail wirklich benötigen.

Ich wünsche Ihnen viel neu gewonnene Zeit durch eine effizientere und bewusstere E-Mail Nutzung.

Foto von rawpixel.com von Pexels

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