Es ist oft so, dass man seine Meinung ändert, wenn man sich genauer mit einem Thema beschäftigt. Was nach oberflächlicher Betrachtung zunächst abgelehnt wird, ist bei genauer Begutachtung ziemlich interessant. So ging es auch uns, der Firma conpublica. Wir sind eine kleine PR-Agentur aus Heinsberg. Chef und zwei Mitarbeiterinnen arbeiten täglich für mehr Bekanntheit der mittelständischen Kunden.

Als Teams in Deutschland startet, war bei uns keine Rede von einer Einführung. Zu viele offene Punkte, zu viele Restriktionen, zu viele ungelöste Aufgaben, zu viel Umstellungsarbeit. Wir arbeiteten erfolgreich mit Alternativen wie Slack, Trello, Todoist und Dropbox. Jahrelang. Teams war kein Thema selbst als – bedingt durch die Pandemie, Homeoffice und Homeschooling – um uns herum immer mehr Leute mit Teams arbeiteten. Als die ersten Kunden wünschten, die Video-Meeting mit Teams zu machen, wurde ich hellhörig. Vor allem unser Kunde, die team babel AG in Person von Helmut Gräfen setzte alles daran, mich umzustimmen. Also wagte ich den Schritt, Teams zumindest mal genauer anzuschauen und zu testen.

Kurz vor Weihnachten beschwerten sich meine Mitarbeiterinnen darüber, dass wir zu viele verschiedenen Tools nutzen würden und dies unproduktiv mache. „Ach, das trifft sich gut“, war meine Reaktion. „Ich wollte euch gerade vorschlagen, Teams zu testen“.

Gesagt, getan. Teams war auf allen Rechnern eh installiert, also starteten wir ins neue Jahr mit Teams.

Umstieg innerhalb von sechs Wochen

Woche 1

Am Anfang sollte es ein einziges Team für unser eigenes Marketing sein. Das ist eine abgeschlossene Einheit, keine externen Personen müssen dazu geholt werden, wir können in Ruhe testen, dachte ich.

Woche 2

Nachdem wir in allen Kanälen einen Planner eingerichtet, eine Liste als Mediaplan und sogar erste Automationen mit Power Automate eingerichtet hatten, überkam mich irgendwie die Lust nach mehr. Es funktionierte alles ausgezeichnet und war ganz einfach einzurichten. Also legte ich auch das Team „Kunden“ mit allen Kunden als Kanal an und begann zu testen.

In der Tat stellte sich die Einrichtung selbst als einfach, die strategische Planung von Kanälen und Teams aber als schwierig heraus. Hier unterstütze mich Helmut Gräfen mit vielen Tipps.

Es war klar, dass wir in unser Kunden-Team keine Externen und schon gar keine Kunden als Gäste einladen konnten und wollten. Um aber zukünftig mit Kunden zusammen z.B. auf Dateien zugreifen und in einem Aufgabenplan arbeiten zu können, müssten für diese Kunden eigene Teams angelegt werden. Das wurde dann auch so umgesetzt. Es kamen weitere Teams für interne Angelegenheiten dazu und eben zwei Teams mit und für Kunden.

Woche 3

Nun begann die Experimentier- und Lernphase. Ich testete, probierte und lernte. Was passiert, wenn… Das Experimentierfeld ist riesig: OneNote Notizbücher, Planner, To Do App, Power Automate und zuletzt SharePoint.

Ich entdeckte die vielen verschiedenen Admin Center für Microsoft 365, Teams, OneDrive, SharePoint, Azure usw. Ich lernte, wie man Freigaberechte setzt, welche wichtige Rolle die Gruppen in Teams und SharePoint haben und wie man Automationen nutzt. So habe ich für jeden Plan eine Automation eingerichtet, die eine E-Mail an mich auslöst, wenn eine Aufgabe erledigt wird. So bleibe ich – zumindest am Anfang – auf dem Laufenden, wenn meine Mitarbeiterinnen Aufgaben abhaken. Denn im Planner sieht man das nicht auf den ersten Blick.

Woche 4

Wir begannen nun, statt über Zoom oder Google Meet unsere Team-Meetings mit Teams abzuhalten, und riefen uns gegenseitig spontan per Videocall an. Ein echter Pluspunkt in Zeiten von Homeoffice.

Eigentlich wollten wir zunächst weiter mit der Cloud-Lösung Dropbox weiterarbeiten und diese in die Kanäle einbinden. Allerdings stellte sich ein Umstand heraus, der mich ganz schnell umstimmte.

Wenn man in einem Plan (Planner) eine Aufgabe anlegt und dort einen externen Anhang eben z. B. aus der Dropbox hinzufügt, weiß Teams / SharePoint nicht, wohin dieser Anhang innerhalb des Systems abgelegt werden soll. Die Datei wird dann einfach ins Stammverzeichnis des Teams, also z. B. Kunden abgelegt. Innerhalb weniger Tage war dort ein totaler Wildwuchs entstanden, weil die nicht über den Namen zuzuordnen waren. Das hatten wir nie so gemacht. Ergo: Die Dateien der Kunden mussten schnellstens aus der Dropbox in Teams bzw. SharePoint migriert werden. Dann kann man die Anhänge aus dem richtigen Ordner in eine Aufgabe hängen.

Zum ersten Mal nutzen wir im Rahmen eines Kundenprojekts ein Notizbuch gemeinsam mit dem Kunden. Wir sollten die Texte für die Internetseite schreiben. Die Struktur der Seite wurde in dem Notizbuch abgebildet, sodass jeder von uns Texte für die einzelnen Seiten und Unterseiten bearbeiten konnte. Da das Notizbuch auch ohne Teams zu nutzen ist, konnten wir auch über die OneNote-App unterwegs daran arbeiten.

Mittlerweile wurden die bisherigen Tools Slack und Todoist gar nicht mehr genutzt, was uns bereits Kosten einsparte. Trello wurde nur noch vereinzelt für die Abstimmung mit Kunden genutzt, die kein Teams nutzen oder für die der Aufwand, ein eigenes Team anzulegen, zu groß wäre.

Die Nutzung von To Do klappt prima, weil man alle Aufgaben aus allen Teams und Kanälen auf einen Blick sieht und vielfach filtern kann.

Ich war überrascht, wie viele Kunden und Partner bereits Teams nutzten, sodass immer mehr Video-Meetings inklusive Zusammenarbeit in einem Dokument stattfanden.

Woche 5

Ich wagte mich endlich an die Synchronisation mit den eigenen PCs. Die Installation gestaltet sich teilweise als kompliziert, weil Microsoft bei der ersten Einrichtung ein Update der Software OneDrive verlangte und die Kolleginnen und ich dafür die ältere Version von OneDrive (die offenbar mit Windows bereits installiert wird) deinstallieren sollten. Das geht gar nicht. Es funktionierte aber auch ohne Update. Die Synchronisation mit dem Datei-Manager ist wichtig, um effizient arbeiten zu können. Ansonsten muss jede lokal bearbeitete Datei manuell per Drag & Drop in Teams hochgeladen oder innerhalb von Teams bearbeitet werden. Die dortigen Versionen von Word und Excel sind lange nicht so komfortabel wie die Desktop-Versionen. Das Problem bestand auch darin, dass eine Datei, die nicht aus dem Office-Umfeld kommt, also z. B. eine Adobe Photoshop oder Illustrator Datei innerhalb von Teams nicht geöffnet werden kann. Das funktioniert nur auf dem PC. Perfekt ist allerdings, dass die gespeicherte Datei sofort über den „Sync“ im SharePoint aktualisiert wird.

Nun begann die Mammut-Aufgabe der Migration. Anfangs dachte ich, ich könne einfach per Drag & Drop die Dateien aus den lokalen Ordnern der Dropbox in die lokalen Ordner des SharePoint schieben. Das hatte zwei Nachteile.

  1. Damit die Dateien im Datei-Manager von A nach B kopiert werden müssen, werden die zumeist in der Dropbox-Cloud liegenden Dateien zunächst auf die Festplatte geladen, bevor sie dann in den SharePoint-Ordner auf der Festplatte kopiert werden können.
  2. Auf der Zielseite verbleiben die Dateien auf der Festplatte, auch wenn sie in die Cloud kopiert werden. Um den Vorteil der Cloud-Speicherung zu nutzen, muss erst der Speicher auf der Festplatte manuell wieder freigegeben werden.

Auch die Variante, die Dateien per Drag & Drop aus den Dropbox-Ordnern auf der Festplatte in den Teams-Client zu schieben, bedeutet zumindest Nachteil Nr. 1. Jedoch werden die Dateien nicht in den SharePoint-Ordnern lokal runtergeladen. Nachteil Nr. 2 entfällt.

Zwar gibt es von Microsoft das SharePoint Migration Tool. Dieses arbeitet auch sehr zuverlässig, kann aber in unserem Fall auch nur die Daten der Dropbox lokal von der Festplatte in die Teams migrieren. Damit ist auch hier Nachteil Nr. 1 vorhanden. Die Daten werden zuerst runtergeladen und dann in die Cloud transportiert.

SharePoint Migration Tool

Lösung: Migration von Cloud zu Cloud

Microsoft hat für diesen Fall die Cloud-Software Mover gekauft. Die Migration erfolgt hier von Cloud zu Cloud. Ich habe dieses Tool getestet und festgestellt, dass nicht klar ist, ob man festlegen kann, welche Ordner und Dateien migriert werden sollen. Der Test wurde abgebrochen. Wer mehr zur Mover-Migration wissen möchte, kann hier weiterlesen. Allein die Rechtevergabe über die Azure-Oberfläche ist recht kompliziert.

Eine Drittlösung ist die Cloud-Software Cloudsfer. Damit lassen sich Daten von der Festplatte in die Cloud und von Cloud-Speicher zu Cloud-Speicher transferieren. Zur Auswahl stehen hier neben Dropbox, u. a. Google Drive, Box, OneDrive und OneDrive for Business sowie eben SharePoint Online (Office 365). Die Migration ist einfach und funktioniert einwandfrei. Es besteht lediglich das Problem, dass SharePoint engere Restriktionen bei den Dateinamen hat als Dropbox. Solche Daten werden dann nicht migriert. Dies wird vor jeder Migration dem Nutzer als Warnung mitgeteilt. Mit der Software können auch Daten z. B. aus Instagram, Facebook, Flickr etc. transferiert werden. Die Software ist mit beschränktem Datenvolumen mit bis zu 5 GB kostenlos. 25 GB Migrationsvolumen kosten dann 25 $.

Was man wissen muss: Der Anbieter hat seinen Sitz in den USA, die Daten werden für den kurzen Moment der Migration auf den Server des Anbieters zwischengespeichert und danach sofort gelöscht. Jeder muss selbst entscheiden, welche Daten er darüber migriert.

Eine gute Übersicht zu dem Tool finden Sie hier

 

 

Die Alternative dazu heißt Cloud-HQ und soll das Gleiche können. Dieses Unternehmen sitzt in Kanada, ist datenschutzrechtlich ebenso mit Vorsicht zu genießen wie Cloudsfer.

Eine weitere Möglichkeit wäre, über einen eigenen Server wie z. B. die Synology Disk-Station zu gehen. Dort besteht die Möglichkeit, über den Dienst mehrere Cloud-Dienste an die Synology anzubinden und darüber einen Austausch zu vollziehen.

Wir haben uns für die Lösung mit Cloudsfer entschieden, wobei wir vorher die Ordner in Hinsicht auf die Verarbeitung personenbezogener Daten überprüft haben. Solche Dateien wurden dann manuell transferiert.

Woche 6

Mittlerweile sind über 90 % der Daten migriert. In unserem Modell wird die Dropbox nicht gänzlich abgelöst, sondern parallel für bestimmte Daten weitergenutzt. Diese Daten werden dann nicht in die Teams und SharePoint transferiert.

Wir nutzen mittlerweile kein Slack mehr für Chats, kein Todoist für Aufgabenverwaltung und Trello nur noch in einem Fall.

Stattdessen sind Teams mit To Do im Einsatz, Videocalls werden aktiv genutzt und selbst der Austausch mit Kunden funktioniert immer besser.

Mission Teams-Einführung gelungen!

Was bisher nicht funktioniert

Es gibt noch ein paar Dinge, die für eine optimale Arbeit mit Teams fehlen. Teilweise werden diese Punkte auch nie umgesetzt werden. So wäre eine native Integration von To Do in Outlook wünschenswert. Diese Integration war eine der großen Pluspunkte von Todoist.

Optimal wäre eine Verknüpfung von Planner-Aufgabenplänen in zwei unterschiedlichen Domänen. Hier wäre es wünschenswert, wenn eine Aufgabe mit Zuweisung im Planner Team A der Domäne A automatisch zu einer Aufgabe in Team B der Domäne B führe. Das geht bisher gar nicht.

Bisher waren die automatischen Prozesse, die im Zusammenhang mit dem Anlegen eines Teams ablaufen, unterschiedlich, je nachdem, ob das Team aus dem Teams Desktop-Client oder aus dem Teams Admin Center heraus angelegt wurde. Das will Microsoft nun vereinheitlichen, so eine aktuelle Ankündigung.

Nach dem Update, das Mitte März rauskommen soll, ändert sich Folgendes für Teams, die über das Admin Center angelegt werden.

  • Teams sendet eine Willkommens-E-Mail an neue Mitglieder anstatt Willkommens-E-Mail an die Gruppe
  • Mitglieder des neuen Teams werden keine Updates für Veranstaltungen mehr erhalten, die im Gruppen-Kalender geplant sind
  • Im Gegensatz zu aktuellen Teams, die im Team Admin Center erstellt wurden, werden nach dem Update neue Teams nicht mehr in Outlook zu sehen sein. Zudem werden neue Teams nicht mehr Outlook Adressbuch und Adresslisten gezeigt.

Wenn man nach dem Update dennoch die alte Vorgehensweise für Teams, die über das Admin Center angelegt werden, behalten möchte, so empfiehlt Microsoft, neue Teams über die Gruppen anzulegen.

 

Die Integration der Microsoft Produkte untereinander schreitet weiter voran. Microsoft kündige jüngst an, eine Teilen-in-Teams-Funktion (Share to Teams) in Outlook einzubinden. Diese Funktion erlaubt es Nutzern, E-Mails inklusive Anhängen aus Outlook in jeden Chat oder Kanal eines Teams zu teilen, in dem der Nutzer Mitglied ist.

Die Funktion steht ab Mitte März für Outlook für Windows, Outlook Web-App und Outlook für Mac zur Verfügung. Die mobilen Apps von Outlook werden die Funktion vorerst nicht erhalten.

Wenn der Nutzer diese Funktion in einer Outlook Desktop-Version oder Web-Version nutzt, öffnet sich ein Fenster im Teams-Client, wenn dieser installiert ist. Dort sehen die Empfänger eine Vorschau der geteilten E-Mail. Diese kann mit einem Klick geöffnet und dann komplett gelesen werden.

Ist der Teams-Desktop-Client nicht installiert, öffnet sich ein neues Fenster in Outlook.

Technisch notwendig ist ein kleines Add-In für Outlook, dass nach der Einführung der Funktion automatisch beim nächsten Start des Teams-Client installiert wird.

Mit Outlook teilen

Übrigens: Wenn Sie eine Unterhaltung in Teams mit einer E-Mail in Outlook teilen wollen, geht das jetzt schon, ohne dafür Teams verlassen zu müssen. Dieses Feature ist praktisch, wenn Benutzer Unterhaltungen oder Statusaktualisierungen mit Benutzern außerhalb ihres unmittelbaren Teams oder sogar außerhalb Ihrer Organisation teilen müssen. Wechseln Sie in Teams zum Anfang der Unterhaltung, wählen Sie ˙˙˙ und dann Mit Outlook teilen aus.

Über die Vorteile von Listen in SharePoint haben wir bereits berichtet. Microsoft hatte Anfang September 2020 eine neue App in Office/Microsoft 365 veröffentlicht: Microsoft Lists (Listen) mit der sich Listen kinderleicht z.B. in Teams anlegen und verwalten lassen.

Jetzt legt Microsoft endlich die mobile App zumindest für iOS nach. Nutzer können damit auch auf dem iPhone die vorhandene Listen bearbeiten und verwalten sowie neue Listen auf Basis von Vorlagen erstellen. Auch das Filtern und Sortieren von Daten innerhalb einer List ist unterwegs nun möglich. Und selbstverständlich auch das Einfügen neuer Daten und das Teilen der Liste mit anderen Personen.

 

Die Listen App ist im Apple Store bereits verfügbar, allerdings zunächst nur für das iPhone. Die iPad Version, die sicher noch viel mehr Komfort bei der mobilen Arbeit bringen wird, lässt auf sich warten. Mindestvoraussetzung ist iOS 13.0. Die App gibt es in 28 Sprachen.

Auch die Android Version soll zeitnah veröffentlicht werden.

Es gibt nicht wenige Benutzer, die der Kommunikation via Chat eher skeptisch gegenüberstehen. Zum einen liegt das an der oft nicht vorhandenen Abgrenzung, welche Informationen gechattet und welche gemailt werden sollen. Zum anderen liegt das an den vielen Benachrichtigungen, die den Benutzer über Teams erreichen.

Eine davon ist das Benachrichtigen über einen Banner, das von rechts in den Bildschirm eingeblendet wird, wenn Sie eine neue Nachricht erhalten haben.

Banner haben aber den großen Nachteil, dass sie Ihre Aufmerksamkeit zu sehr in Anspruch nehmen und Sie von der Tätigkeit, die Sie gerade ausführen, zu sehr ablenken. Passen Sie die Benachrichtigungen in Teams an

Sie sind gut beraten, wenn Sie die Benachrichtigungen in Teams auf Ihre Bedürfnisse anpassen. Möglichst so, dass Sie durch die Benachrichtigungen von Ihrer momentanen Tätigkeit nicht abgelenkt werden, aber trotzdem keine neuen Nachrichten oder Aktivitäten verpassen.

Dazu haben Sie in Teams zwei Steuerungsmöglichkeiten:

1.    Benachrichtigungen für den Kanal einstellen

Sie können für jeden Kanal einzeln definieren, ob und wie Sie über Nachrichten in diesem Kanal benachrichtigt werden wollen.

Klicken Sie auf die drei Punkte  auf der rechten Seite eines Kanals [1] und wählen anschließend aus dem Menü den Punkt Kanalberechtigungen [2] . Entscheiden Sie sich für die benutzerdefinierte Variante [3], um Ihre individuellen Einstellungen vorzunehmen.

Hier steuern Sie die Benachrichtigungen für Alle neuen Beiträge und für die Kanalerwähnungen. Kanalerwähnung bedeutet, dass Sie einem Post @Kanalname voraus stellen können. Damit wird der Post in dem erwähnten Kanal veröffentlicht. Für beide stehen die gleichen Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung.

Banner und Feed

Von dieser Einstellung rate ich Ihnen ab, da das Banner, das rechts unten im Monitor eingeblendet wird, Ihre Aufmerksamkeit zu sehr in Anspruch nimmt.

Nur in Feed anzeigen

Ich empfehle Ihnen diese Einstellung. Einerseits verpassen Sie nichts, andererseits entscheiden Sie, wann Sie sich die neuen Nachrichten anschauen möchten. Die Auflistung der Feeds finden Sie in der linken Navigationsleiste unter Aktivität.

Aus

Möchten Sie in keiner Weise über neue Nachrichten in einem Kanal informiert werden, so wählen Sie die Auswahl Aus. Sie erhalten nun keinerlei Benachrichtigungen aus diesem Kanal.

Wählen Sie die Einstellung Aus für die Kanäle des Teams, die nicht zu Ihren Kernteams gehören. Erstellen Sie sich eine Regelaufgabe, etwa für jeden Freitag, die Sie daran erinnert, in die Chats dieser Kanäle hineinzuschauen.

Der Aktivitäten-Feed in Teams

Der Aktivitäten-Feed in Teams ist sozusagen das Protokoll aller Aktivitäten. Dort wird alles festgehalten, was in einer Organisation geschieht – und zwar über Alle Teams hinweg, in denen Sie Mitglied sind. Sie können innerhalb des Eintrags sehen, in welchem Team und Kanal eine Aktivität erfolgt ist.

Mit einem Klick auf den gewünschten Eintrag gelangen Sie sofort in den Post, in dem Kanal, in dem er erstellt wurde. Haben Sie sich für  Einstellung Nur in Feed anzeigen entschieden, so wird die Anzahl der neuen Nachrichten in einem roten Kreis bei den Aktivitäten angezeigt.

Neue Nachrichten aus dem 1:1-Chats oder dem Gruppenchat werden immer im Navigationsicon Chat angezeigt.

 

 

 

2.    Benachrichtigungen über Ihr Profil einstellen

Rufen Sie dazu Ihr Profil auf (oben recht auf Ihr Bild klicken) und wählen Sie den Punkt Einstellungen aus. In dem daraufhin erscheinenden Fenster wählen Sie Benachrichtigungen.

E-Mails zu verpassten Aktivitäten

Legen Sie hier fest, in welchem Intervall Sie eine E-Mail über verpasste Aktivitäten erhalten wollen. Die Standardeinstellung ist Täglich. Sie können diese Art der Benachrichtigung aber auch ausschalten.

Teams und Kanäle

Mit einem Klick auf die Kachel Benutzerdefiniert wird Ihnen das folgende Fenster angezeigt.

Wie Sie sehen, habe ich alle Benachrichtigungen für die Kanalchats auf Nur in Feed anzeigen gesetzt. Meiner Erfahrung nach ist es die Einstellung, bei der die Benachrichtigungen über neue Nachrichten nicht nerven.

Chat

Benachrichtigungen über neue Nachrichten, die aus dem 1:1-Chat oder Gruppenchat kommen, stellen Sie hier ein. Unter anderem, wie Sie bei @Erwähnungen informiert werden wollen. Mit @Erwähnungen sind die Namenserwähnungen gemeint, wie Sie sie auch aus WhatsApp kennen.

Besprechungen

Hier können Sie z.B. definieren, ob Sie mit einem Banner benachrichtigt werden wollen, wenn eine Besprechung gestartet ist oder ob Sie nicht darüber informiert werden.

Personen

Tragen Sie hier die Personen ein, über deren Statusänderung Sie benachrichtigt werden wollen. Sie werden benachrichtigt, sobald diese Personen als verfügbar oder offline angezeigt werden. Dies Funktion ist gerade in Homeoffice-Zeiten sehr praktisch. Sie werden informiert, wenn eine andere Person aus dem Team online ist.

Sonstiges

Unter Sonstiges können Sie einstellen, ob jemand, den Sie kennen, dem Team beigetreten ist.

Fazit

Über die Benachrichtigungen bleiben Sie auf dem Laufenden, was in Ihren Teams passiert. Je nachdem, wie viele Teams und Teammitglieder es gibt, können die Benachrichtigungen aber „ziemlich heftig“ werden und sie von Ihrer eigentlichen Arbeit ablenken. Hier ist ratsam, die Banner abzuschalten und nur den Feed zu nutzen. Dadurch bleiben Sie einerseits mit einem Blick auf dem Laufenden, können andererseits aber selbst den Zeitpunkt bestimmen, wann Sie informiert werden wollen.

Microsoft macht das Lesen und Bearbeiten von PDF-Dateien innerhalb der OneDrive-App für iOS Geräte komfortabler. Das kündigte der Konzern diese Woche an.

So werde es bald möglich sein, die für Smartphones und Tablets typische Seiten-Rotation vom Hoch- ins Querformat und umgekehrt in OneDrive für iOS nutzen zu können. Das macht das Lesen und Bearbeiten einfacher. Änderungen werden permanent gespeichert.

Diese Änderung wird Ende Januar bis Anfang Februar in einem Update ausgerollt.

Quelle: Microsoft

 

Zudem wird es ab Mitte Januar endlich eine Bookmark-Funktion der App OneDrive for iOS geben. Damit kann man ein Lesezeichen für eine spezifische Seite in der PDF Datei anlegen und später an diese Stelle zurückkehren. Um ein Bookmark zu setzen, kann man entweder auf das Bookmark-Icon in der Werkzeugleiste klicken oder mit Hilfe einer längeren Druck-Geste auf dem Display ein Bookmark setzen.

Quelle: Microsoft

 

Microsoft hat die Aufgabenfunktionalität in Teams neu gestaltet und noch mal deutlich verbessert. Der Planner hat jetzt zwei Gesichter in Teams:

  1. Planner als Registerkarte in einem Teamkanal

Heftet man die Planner-App in einem Kanal an eine Registerkarte, spendiert uns Microsoft neben den bekannten Darstellungen Board, Diagramm und Zeitplan eine weitere Navigations- und Darstellungsmöglichkeit, die Liste.

Mit dem Menüpunkt „Filter“ können Sie die Aufgaben nach Fälligkeit, Priorität, Bezeichnung, Bucket (Spalte) und Zuweisung filtern. Außerdem lassen sich Filter mit editierbaren Schlüsselworten filtern. Über die drei Punkte ganz rechts in der Auflistung kann ein Link zu dieser Aufgabe generiert werden.

  1. Planner als App, die Sie in die linke blaue Navigationsleiste anbinden können

Die wesentlich spannendere Neuerung versteckt sich allerdings in der Planner-App, wenn Sie diese als App in linke blaue Navigationsleiste einbinden.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ist der Planner eingebunden, erscheint nach dem Anklicken das folgende Fenster:

 

Hier werden sowohl die Teamaufgaben aus einem oder mehreren Aufgabenplänen des Planners als auch Ihre eigenen Aufgaben angezeigt. Diese Darstellung ist ein Mix aus der Planner-App und der App To-Do. Endlich kann man nun auch direkt in der Teams-Oberfläche die eigenen Aufgaben auflisten lassen. In dem angezeigten Beispiel wird die Navigation „Mir zugewiesen“ angezeigt. In der Spalte „Quelle“ sehen sie sofort, aus welchem Team bzw. Kanal die Aufgabe stammt, die Ihnen zugewiesen wurde.

In der Navigation „Geplant“ werden sowohl die Aufgaben, die Sie über To-Do oder Outlook für sich selbst eingetragen haben, als auch die, die Ihnen über einen Planner in einem Team zugewiesen wurden, angezeigt.

In dieser Navigation können Sie in der Spalte „Quelle“ schnell und einfach erkennen, ob die zu erledigende Aufgabe aus To-Do oder aus einem Planner kommt.

Mit diesen Änderungen wird MS Teams wieder ein Stück in Richtung persönliches Dashboard ausgebaut. Sowohl die Online-App von Planner als auch die Windows-App des Planners, die Sie sich über den Microsoft Store installieren können, sind von diesen Änderungen nicht betroffen. Jedenfalls sind in meinen Tenants keine Änderungen erfolgt. Auch habe ich von Microsoft keine Ankündigungen darüber gelesen. Für die Android-App des Planners gilt die gleiche Aussage. Ich vermute, dass es für iPhone-App des Planners ebenfalls zutrifft. Hier bitte ich die iPhone-User unter den Lesern kurz einen Kommentar zu posten, sollte ich mit dieser Aussage falsch liegen.

Was schon lange in der Teams Mobile App für iOS und Android funktioniert, wird es nun auch für die Desktop App von Teams geben: Das Einfügen privater (persönlicher) Microsoft Konten in Teams.

Jetzt wird diese neue Funktion, die vielfach von Nutzern gewünscht wurde, für die Teams Desktop App für Windows and Mac OS ausgerollt. Nutzer können sich nun auch mit ihren privaten (persönlichen) Microsoft Konten in der Teams App anmelden. Nutzer, die bereits mit einem Unternehmens- oder Schulkonto angemeldet sind, sehen dann eine Option, ein private Microsoft Konto ihrem Team hinzuzufügen. Danach kann man zwischen privatem und beruflichem Konto hin und her springen. Damit hat Teams auch in der Desktop App die Multikonten-Funktion.

Die Möglichkeit, mit der Microsoft Forms App in Teams eine Umfrage, ein Quiz oder eine Abstimmung durchzuführen, gibt es schön länger. Im November schaltete Microsoft nun die Funktion bzw. die App auch für Teams-Besprechungen frei. Damit können die Referenten in Teams-Besprechungen eine vorbereitete oder eine schnelle Ad-hoc Umfrage erstellen.

Idealerweise bereiten Referenten eine Umfrage mit der Forms App vor dem Teams-Meeting vor. Diese kann dann während der Besprechung gestartet werden, damit Teilnehmer in jeder beliebigen Teams-Anwendung (Mobil, Web, Desktop) daran teilnehmen können. Wenn Sie Ihre Umfrage starten, wird Sie auf den Besprechungs-Bildschirmen der Teilnehmer sowie im Besprechungs-Chat eingeblendet.

Natürlich können während einer Besprechung auch Ad-hoc-Umfragen erstellt werden, um ein schnelles Feedback an Ort und Stelle zu erhalten. Die Ergebnisse der Umfrage werden allen Teilnehmern in Echtzeit angezeigt.

Nach dem Meeting kann der Referent die Ergebnisse der Umfrage sichten, auswerten, in eine Excel-Tabelle oder in die Web-App von Forms exportieren.

Die Funktion der Erstellung von Umfragen wird zunächst für die Teams Desktop-Version (Windows and Mac, Version 1.3.00.30829) und die Teams Web-Applikation zur Verfügung stehen. Die letzten Nutzer sollten sie bis Anfang Dezember nutzen können.

Falls ein Organisator nicht möchte, dass ein Referent eine Umfrage starten kann, so muss er die Funktion bzw. Forms App vorher im Microsoft Teams Admin Center blockieren.

Millionen von Anwendern haben im Laufe der Jahre Listen in SharePoint genutzt. Listen bieten uns die Möglichkeit, unsere Arbeit besser organisieren zu können und Informationen bestmöglich zu verfolgen. Mit Listen lassen sich Ereignisse, Themenbereiche, Ressourcen und vieles mehr noch leichter organisieren.

Listen in SharePoint ähneln Excel-Listen, mit denen Sie vielleicht schon gearbeitet haben. Grob gesprochen definieren Sie in einer Liste für eine bestimmte Anforderung (z.B. Ressourcenverwaltung) Spalten, die Sie mit Informationen füllen. Die Informationen in den Spalten können sortiert, gefiltert und gruppiert werden.  Die folgende Aufstellung dokumentiert die wichtigsten Unterschiede und Gemeinsamkeiten.

SharePoint Listen Excel-Listen
Sortieren Ja Ja
Filtern Ja Ja
Gruppieren auf Spaltenebene Ja Nein
Ansichten speichern und veröffentlichen Ja Nein
Berechnungen wie Summe, Min, Max, Mittelwert, Anzahl am Spaltenende Ja Ja
mit Pivot-Tabellen bearbeiten Muss vorher nach Excel exportiert werden Ja
In MS Teams einbinden Ja als Datei hinter einer Registerkarte
Mit Excel VBA bearbeitbar Nein Ja
Workflows integrieren Ja Nein
Eingabeformulare für mobile Endgeräte über Power Apps erstellen Ja Nein
Eigene App Ja Nein

Mögliche Anwendungsbereiche für Listen:

  • Problemnachverfolgung
  • Ereignisablaufplan
  • Ressourcenverwaltung
  • Arbeitsstatus-Tracker
  • Inhaltsplaner
  • Projektauflistungen
  • Mediapläne
  • Abrechnungsdaten

Bis vor kurzem konnten diese Listen nur über SharePoint angelegt werden und erforderten spezielles Wissen. Microsoft hat Anfang September 2020 eine neue App in Office/Microsoft 365 veröffentlicht: Microsoft Lists (Listen).

Stand heute ist die App nur in Office/Microsoft 365 verfügbar. An einer App für Android und iOS arbeitet Microsoft zur Zeit. Ob es eine Windows-App für Lists geben wird, ist mir nicht bekannt. Falls Sie weiter reichende Informationen haben, so teilen Sie diese doch bitte den Lesern des Blogs über einen Kommentar mit. Ich sage schon mal danke dafür.

 

 

Die Oberfläche der App kommt sehr aufgeräumt daher und ist intuitiv zu bedienen.

Mit der App lassen sich Listen auf vier verschiedene Arten erstellen:

  • Leere Liste
    Sie müssen alle Spalten selbst anlegen und definieren
  • Aus Excel
    Sie können die neue SharePoint-Liste aus einer vorhandenen Excel-Liste erstellen
  • Aus vorhandenen Listen
    Sie erstellen eine neue Liste auf Basis einer bereits vorhandenen Liste
  • Vorlagen
    Microsoft stellt Ihnen hier 8 Vorlagen bereit, um sehr einfach eine Liste zu erstellen (Problemverfolgung, Mitarbeiter-Onboarding, Ereignisablaufplan, Ressourcenverwaltung, Personalbeschaffungstracker, Reiseanfragen, Arbeitsstatus-Tracker, Inhaltsplaner)

Die erstellte Liste kann dann aussehen wie unsere Liste „TB_Marketing“, mit der wir unsere Online-Marketingaktivitäten steuern.

Die erstellen Listen können auch einfach in ein vorhandenes Team eingebunden werden. In der folgenden Darstellung sehen Sie unseren Marketingplan, eingebunden in das Team „TB_Marketing“.

Ich war schon immer ein großer Fan der SharePoint-Listen. Mit der neuen App ist das Handling deutlich einfacher und produktiver geworden und es macht richtig Freude, damit zu arbeiten. Probieren Sie es aus, Sie werden die App Lists schätzen lernen. Da bin ich mir sicher.