, , , , ,

OneDrive Verknüpfungen: Vor- und Nachteile

Was sind OneDrive-Verknüpfungen?

Die OneDrive-Verknüpfung ist eine Funktion, mit der Sie Ordner aus SharePoint oder Teams in Ihren persönlichen OneDrive integrieren können. Dabei wird keine Kopie erstellt, sondern eine Verknüpfung, die auf den Originalspeicherort verweist.

Diese Verknüpfung erscheint dann in Ihrem OneDrive-Ordner in der OneDrive-Weboberfläche (Webapp/mobile App) und wenn Sie OneDrive mit Ihrem PC synchronisiert haben, auch in Ihrem Datei-Explorer. So können Sie direkt auf Ihrem persönlichen OneDrive auf Team- oder Projektdateien zugreifen, die in einer SharePoint Dokumentbibliothek bzw. in einem Team-Kanal liegen.

Wo werden OneDrive-Verknüpfungen eingesetzt?

In SharePoint-Dokumentbibliotheken

Sie können Ordner aus einer SharePoint-Bibliothek auswählen und mit „Verknüpfung zu meinem OneDrive hinzufügen“ in Ihrem OneDrive anzeigen lassen. Das kann z.B. für Projektordner ideal sein, auf die Sie regelmäßig zugreifen müssen, ohne die gesamte Bibliothek synchronisieren zu müssen.

In Microsoft Teams-Kanälen

Jedes Team hat eine zugehörige SharePoint-Dokumentbibliothek. Dort können Sie in der Registerkarte „Dateien“ Ordner eines Kanals auf die gleiche Weise mit Ihrem OneDrive verknüpfen. So haben Sie direkten Zugriff auf Teamdateien, ohne Teams öffnen zu müssen.

Verknüpfungen in OneDrive entfernen

Möchten Sie die Verknüpfung löschen, klicken Sie in OneDrive auf die 3 Punkte rechts neben der Verknüpfung und wählen dort den Menüpunkt Entfernen. Daten werden bei diesem Vorgang nicht gelöscht.

✅ Vorteile von OneDrive-Verknüpfungen

Vorteil Erklärung
Zentraler Zugriff Alle wichtigen Projekt- oder Teamordner sind direkt in deinem OneDrive sichtbar.
Kein Datenchaos Sie müssen nicht mehr zwischen SharePoint, Teams und OneDrive hin- und herwechseln.
Offline-Zugriff möglich Sie können die verknüpften Ordner auch offline verfügbar machen.
Keine Datenkopien Es wird keine Kopie erstellt – Sie arbeiten direkt mit den Originaldateien.
Einfaches Arbeiten im Datei-Explorer Besonders für Nutzer, die lieber mit dem Datei-Explorer arbeiten als mit Weboberflächen.
Berechtigungen bleiben erhalten Die Zugriffsrechte aus SharePoint/Teams gelten weiterhin.
Geräteunabhängige Synchronisation Die Daten, auf die die OneDrive Verknüpfung verweist, steht Ihnen auf Windows-Geräten und Android- und iOS-Geräten zur Verfügung.

❌ Nachteile von OneDrive-Verknüpfungen

Nachteil Erklärung
Verwirrung bei vielen Verknüpfungen Bei zu vielen Verknüpfungen kann die Übersicht leiden.
Abhängigkeit von Berechtigungen Wird der Zugriff auf den Originalordner entzogen, funktioniert die Verknüpfung nicht mehr.
Nicht alle Funktionen verfügbar Einige SharePoint-spezifische Funktionen (z. B. Metadaten) sind über OneDrive nicht nutzbar.
Synchronisationsprobleme Bei Netzwerkproblemen oder Konflikten kann es zu Synchronisationsfehlern kommen.
Nur Ordner, keine Einzeldokumente Sie können nur ganze Ordner verknüpfen, keine einzelnen Dateien.

OneDrive-Verknüpfung vs. Synchronisation – der Unterschied

Funktion Beschreibung
OneDrive-Verknüpfung Fügt einen Ordner aus SharePoint oder Teams deinem OneDrive hinzu, ohne ihn zu kopieren. Zugriff über Datei-Explorer möglich.
Synchronisation Synchronisiert die Ordner und Dateien eines Team-Kanal bzw. einer SharePoint Dokumentbibliothek und zeigt diese im Datei-Explorer in einer separaten Gruppe an, die genauso wie Ihr Tennant in Microsoft 365 heißt, z.B. team babel AG

Wann sind OneDrive-Verknüpfungen sinnvoll?

📌 1. Projektbezogener Zugriff auf einzelne Ordner

Szenario:

Ein Mitarbeiter arbeitet in mehreren Projekten, aber nur bestimmte Ordner innerhalb der SharePoint-Bibliothek sind für ihn relevant.

Lösung:

Statt die gesamte Bibliothek zu synchronisieren, verknüpft er nur die relevanten Projektordner mit seinem OneDrive. So bleibt der Zugriff übersichtlich und gezielt.

Vorteile:

  • OneDrive-Verknüpfung werden geräteunabhängig synchronisiert. Damit stehen Ihnen auf allen Geräten (PC, Notebook, Surface, Handy, Tablet), auf denen Sie die Verknüpfung nutzen, immer synchronisierte Daten zur Verfügung, ohne die Synchronisation auf jedem Endgerät einzeln und manuell einrichten zu müssen.
  • Spart Speicherplatz
  • Einfacher Zugriff über Datei-Explorer

Nachteile:

  • Ein Team-Kanal bzw. eine SharePoint-Bibliothek, aus der auf diese Weise ein Ordner mit OneDrive verknüpft wurde, kann nicht mehr als kompletter Kanal bzw. Bibliothek synchronisiert werden. Sollten Sie dies dennoch versuchen, erhalten Sie eine Fehlermeldung, dass mindestens eine Ressource aus dem Team bereits synchronisiert wird. Der Hinweis auf die OneDrive-Verknüpfung, die damit gemeint ist, fehlt allerdings.
  • OneDrive Verknüpfungen können nur auf Ordner, nicht auf Dateien, angewendet werden.
  • Möchten Sie den ganzen Kanal bzw. die ganze SharePoint Bibliothek synchronisieren, müssen Sie in OneDrive alle Verknüpfungen, die auf den Kanal bzw. auf die SharePoint Bibliothek verweisen, zwingend entfernen.

📌 2. Temporäre Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen

Szenario:

Ein Marketing-Mitarbeiter arbeitet für 2 Monate mit dem Vertriebsteam an einer Kampagne.

Lösung:

Er verknüpft den Kampagnenordner aus dem Vertriebs-Teams-Kanal mit seinem OneDrive. Nach Projektende kann die Verknüpfung einfach entfernt werden.

Vorteile:

  • OneDrive-Verknüpfung werden geräteunabhängig synchronisiert. Damit stehen Ihnen auf allen Geräten (PC, Notebook, Surface, Handy, Tablet), auf denen Sie die Verknüpfung nutzen, immer synchronisierte Daten zur Verfügung, ohne die Synchronisation auf jedem Endgerät einzeln und manuell einrichten zu müssen.
  • Schneller Zugriff ohne komplette Synchronisation der Originalbibliothek
  • Keine Änderung an der Struktur der Originalbibliothek

 Nachteile:

  • Ein Team-Kanal bzw. eine SharePoint-Bibliothek, aus der auf diese Weise ein Ordner mit OneDrive verknüpft wurde, kann nicht mehr als kompletter Kanal bzw. Bibliothek synchronisiert werden. Sollten Sie dies dennoch versuchen, erhalten Sie eine Fehlermeldung, dass mindestens eine Ressource aus dem Team bereits synchronisiert wird. Der Hinweis auf die OneDrive-Verknüpfung, die damit gemeint ist, fehlt allerdings.
  • OneDrive Verknüpfungen können nur auf Ordner, nicht auf Dateien, angewendet werden.
  • Möchten Sie den ganzen Kanal bzw. die ganze SharePoint Bibliothek synchronisieren, müssen Sie in OneDrive alle Verknüpfungen, die auf den Kanal bzw. auf die SharePoint Bibliothek verweisen, entfernen.

Wann ist eine Synchronisation von SharePoint/Teams sinnvoll?

📌 1. Tägliche Arbeit mit vielen Dateien

Szenario:

Ein Team arbeitet täglich mit hunderten Dateien in einer SharePoint-Bibliothek (z.B. Baupläne, Verträge, Excel-Listen).

Lösung:

Die gesamte Bibliothek wird synchronisiert. So können alle Teammitglieder offline arbeiten und Änderungen werden automatisch hochgeladen.

Vorteile:

  • Offline-Zugriff auf alle Dateien möglich
  • Schnelleres Arbeiten mit großen Dateien
  • Zugriff auf synchronisierte Ordner und Dateien möglich
  • Ideal für Außendienst oder mobiles Arbeiten

Nachteile:

  • Diese Art der Synchronisation kann nur mit Windows-Rechnern durchgeführt werden.
  • Für jedes Windows-Gerät muss für jedes Team bzw. SharePoint Bibliothek erneut synchronisiert werden.
  • Auf Tablets und Smartphones sind Ihre Daten nicht synchronisiert. 

📌 2. Schulungs- oder Archivbibliotheken

Szenario:

Ein Schulungsteam verwaltet eine große Bibliothek mit Schulungsunterlagen, die regelmäßig aktualisiert werden.

Lösung:

Die Bibliothek wird synchronisiert, damit alle Trainer stets die aktuelle Version lokal verfügbar haben.

Vorteile:

  • Einheitlicher Datenstand
  • Keine manuellen Downloads notwendig
  • Automatische Updates bei Änderungen

Nachteile:

  • Diese Art der Synchronisation kann nur mit Windows-Rechnern durchgeführt werden.
  • Für jedes Windows-Gerät muss für jedes Team bzw. SharePoint Bibliothek erneut synchronisiert werden.
  • Auf Tablets und Smartphone sind Ihre Daten nicht synchronisiert. 

Fazit

Die Wahl zwischen Verknüpfung und Synchronisation hängt stark vom Arbeitsstil, der Datenmenge und der Dauer der Zusammenarbeit ab.  Als Entscheidungshilfe habe ich in der folgenden Tabelle gängige Einsatzsituation aufgelistet.

Einsatzsituation Empfehlung
Zugriff auf einzelne Ordner OneDrive-Verknüpfung
Temporäre Zusammenarbeit OneDrive-Verknüpfung
Tägliche Arbeit mit vielen Dateien Synchronisation
Offline-Zugriff notwendig Synchronisation
Große Bibliotheken mit vielen Unterordnern Synchronisation (ggf. selektiv)
Speicherplatz sparen, gezielter Zugriff OneDrive-Verknüpfung
Windows-Rechner als Hauptarbeitsgerät Synchronisation
Android oder iOS-Tablet als Hauptarbeitsgerät OneDrive-Verknüpfung

Letztendlich müssen Sie sich für eine der beiden Vorgehensweisen entscheiden. Ich hoffe, ich konnte Ihnen mit diesem Artikel helfen, die passende Entscheidung zu treffen.

/1 Kommentar/von
, , , ,

Mit Plus-Adressen in Exchange Online zum übersichtlichen Posteingang

Der Posteingang ist immer chaotisch und etliche unwichtige Mails machen den Überblick unmöglich? Eine Lösung könnte die Plus-Adressierung in Exchange Online sein. Diese Funktion, auch bekannt als Unteradressierung, ist der starken Nachfrage der Nutzer zu verdanken und seit Oktober 2020 in Exchange Online verfügbar. Aber wie genau hilft die Plus-Adressierung bei der Organisation der E-Mail-Flut? Ganz einfach, indem sie es Ihnen ermöglicht, eindeutige E-Mail-Adressen speziell für den Empfang bestimmter Mail-Gruppen zu erstellen. So landen Mails immer genau da, wo sie hingehören. Was Plus-Adressierung also ganz genau ist, wie Sie sie aktivieren und verwenden können, erfahren Sie in diesem Ratgeber.

Weiterlesen

/0 Kommentare/von
, , , , ,

Effizienter arbeiten mit der neuen Microsoft 365 App

Schon bemerkt? Microsoft hat Ihnen eine neue App für Windows, mobile Geräte und das Web geschenkt, die das Arbeiten deutlich effizienter machen kann. Diese App möchte ich Ihnen heute vorstellen, denn sie hat einiges zu bieten.

Weiterlesen

/0 Kommentare/von
, , , ,

Aufgabenmanagement in und mit Office 365

Das Management von Aufgaben im Berufsalltag ist bei vielen Menschen immer noch ein Effizienzkiller. Die einen arbeiten immer noch in hohem Maße analog, z. B. über einen Notizblock oder Zettel. Die anderen nutzen irgendwelche Drittanbieter-Tools, die zwar für sich gesehen das Aufgabenmanagement effizienter machen, sich aber nicht oder nur teilweise in die Microsoft-Office-Umgebung integrieren. Hier entstehen dann neue, aber unnötige Schnittstellen.

Wenn überhaupt, nutzt der Großteil der Microsoft-Nutzer die digitale Aufgabenverwaltung in Outlook. Die Office-365-App To Do allerdings hat es leider noch nicht in das Bewusstsein der Nutzer geschafft. Gruppenaufgaben, beispielsweise in einem Team, werden zum großen Teil immer noch in Excel-Tabellen gepflegt, statt die Office-365-App Planner zu nutzen. Dabei kann der Planner bequem in die Teams-Oberfläche eingebunden werden. Wird einem Teammitglied eine Aufgabe im Planner zugeordnet, wird diese automatisch in der App To Do anzeigt. Auch hier liegt ein großes Potenzial brach.

Weiterlesen

/0 Kommentare/von
, , , , , ,

8 goldene Tipps für den zeitsparenden Umgang mit E-Mails

Das E-Mail-Volumen in Deutschland erreichte im Jahr 2018 einen Rekordwert von rund 848,1 Milliarden (privat und beruflich). Pro Tag werden 2019 weltweit mehr als 293 Mrd. E-Mails täglich versendet und empfangene. Dieser Wert wird bis 2023 auf fast 350 Mrd. E-Mails steigen.

Infografik: Die Deutschen verschicken immer mehr Mails | Statista Mehr Infografiken finden Sie bei Statista

Mehr Infografiken finden Sie bei Statista

Auch wenn die elektronische Post immer noch beliebt und auch praktisch zum Versenden von Dateien, Informationen, Links etc. ist, so hat sich die E-Mail als einer der größten Produktivitätskiller im Büroalltag herauskristallisiert. Warum? Wir haben häufig den E-Mail-Client den ganzen Tag offen, schauen sofort nach, wenn eine neue E-Mail eintrifft und verbringen viel Zeit mit Suchen alter E-Mails.

Als Effizienz-Experte erlebe ich diese Szenarien in den Büros immer wieder.

Im Folgenden habe ich acht Tipps für Sie für den zeitsparenden Umgang mit E-Mails:

  1. Schalten Sie die Desktopbenachrichtigung ab

Damit ist die Meldung gemeint, die am Rechner aufpoppt, wenn eine neue E-Mail eintrifft. Besser ist es, Ihre E-Mails in Intervallen abzuarbeiten.

  1. Bearbeiten Sie Ihre Mails nur alle 2 Stunden, immer im Block und planen Sie dafür die Zeit ein

Ein Tipp, den Sie von jedem Zeitmanagement-Experten zu hören bekommen: Bearbeiten Sie E-Mails immer nur im Block. Ein Intervall von 2 Stunden hat sich an vielen Arbeitsplätzen bewährt. Ich bin auf dieses Thema schon in meinen „8 goldene Tipps für die Zeitplanung“ eingegangen (Punkt 2).

  1. Formulieren Sie den Mailbetreff kurz und prägnant

Denken Sie daran, dass der / die Empfänger Ihrer E-Mail auch täglich bis zu mehreren Hundert E-Mails bekommt. Ein kurzer und prägnanter Betreff erleichtert das schnelle Beurteilen von Mails und spart Zeit.

Ein Beispiel: Organisation Leiterbesprechung ist besser als „Info an alle betreffend unserer Besprechung“, oder?

  1. Schreiben Sie einen kurzen Mailtext in klaren Worten

Auch hier gilt: In der Kürze liegt die Würze. Wir haben uns angewöhnt, in E-Mails halbe Romane zu schreiben, Details zu erklären. Die E-Mail ist eigentlich ein Kommunikationsmedium für die schnelle und kurze Korrespondenz. Ich rate Ihnen, längere Erklärungen in eine Datei oder in eine OneNote Seite zu packen und einen Link zu der Information in die Mail zu legen.

Hinweis: Das geschriebene Wort hat manchmal den Nachteil, dass man Gefühle, Humor und Ironie nicht transportieren kann. Ein ironisch gemeintes Wort kann auch falsch verstanden werden. Das gesprochene Wort ist hier viel effektiver.

  1. Behandeln Sie immer nur ein Thema in einer Mail

Ein typischer Fehler. Jemand will effizienter sein als andere und behandelt gleich drei Themen in einer E-Mail. Wird diese E-Mail dann nur zu einem Punkt beantwortet, kann die Korrespondenz schnell verwirrend werden.

Nehmen Sie sich die beliebten Chat- und Messenger-Programme wie WhatsApp, Skype, Slack & Co. zum Vorbild. Hier bilden einzelne Themen immer auch einzelne Kommunikationstränge.

  1. Strukturieren Sie Ihre Mails mit Kategorien

Dies ist ein Tipp für die Organisation der E-Mail in Ihrem E-Mail-Programm, z. B. Outlook. Durch Kategorien wird Ihr Posteingang deutlich übersichtlicher als in der zeitlichen Sortierung.

Neuerdings kann Outlook E-Mails auch zu Kommunikationssträngen gruppieren. So man erkennt, in welcher zeitlichen Reihenfolge E-Mails versendet und Empfangen wurden. Das wäre eine alternative Ordnung.

  1. Nutzen Sie CC bewusster als bisher

CC (wörtlich Carbon Copy, in Deutsch Kohlepapier-Durchschlag) ist im E-Mail-Verkehr für weitere Empfänger von Kopien einer E-Mail vorgesehen. Die Mail ist nicht direkt an die Personen gerichtet, sondern soll nur zur Information oder zur Kenntnisnahme dienen. Leider meinen einige Zeitgenossen, jede E-Mail an viele Empfänger in Kopie senden zu müssen, obwohl sie damit gar nichts anfangen können. Das kann für diese Personen schnell lästig werden. Deshalb: Nutzen Sie CC bewusster als bisher. Überlegen Sie sich, wer wirklich über eine E-Mail informiert werden muss.

Dieser Tipp führt mich zum letzten Tipp

  1. Senden Sie eine Mail nur an die Empfänger, die die Mail wirklich benötigen

Selbst, wenn Sie nicht das CC Feld nutzen, versenden viele eine E-Mail stets an einen großen Verteiler. Der Grund dafür kann vielfältig sein. Die einen erhoffen sich, viel Feedback zu bekommen, die anderen wollen sich bei den Kollegen hervortun (alle sollen es wissen). Gehören Sie auch dazu, dann sei Ihnen gesagt: Das nervt!

Deshalb: Senden Sie eine Mail nur an die Empfänger, die die Mail wirklich benötigen.

Ich wünsche Ihnen viel neu gewonnene Zeit durch eine effizientere und bewusstere E-Mail Nutzung.

Foto von rawpixel.com von Pexels

/0 Kommentare/von
, , ,

Mehr Effizienz mit Outlook und OneNote

Die Arbeitsabläufe schlanker und die Arbeitsorganisation effizienter zu gestalten – an dieser Aufgabe kommt dieser Tage kaum jemand vorbei. Wir alle suchen nach Möglichkeiten, unser immer dichter (größer) werdendes Pensum an Arbeit zu bewältigen und schauen nach Tools, die uns dabei helfen können. Dabei kann ein Blick auf die installierten Programme auf unserem PC sehr hilfreich sein. Hier drängen sich vor allem zwei Programme auf, die so einiges in Sachen Arbeitsorganisation zu bieten haben: Outlook und OneNote.

Outlook begleitet unseren Arbeitsalltag bereits seit vielen Jahren, manche von uns bereits seit fast 20 Jahren. Obwohl mit Outlook  schon so lange gearbeitet wird, beschränkt sich die Nutzung doch vor allem auf das Empfangen und Versenden von E-Mails und auf das Kalendarium. Das Outlook deutlich mehr kann, ist kaum bekannt.

Das Programm OneNote von Microsoft ist ein sehr intelligenter elektronischer Notizblock, der seit etwa fünf Jahren auf unseren PCs einen Dornröschenschlaf schlummert. Dass wir damit bereits ein Tool installiert haben, das uns das Teilen von Informationen im Team sehr erleichtert, kommt erst langsam in das Bewusstsein von Entscheidern und Teammitgliedern.

In den nächsten Monaten möchte ich Sie in einer losen Reihe auf die unbekannten Vorzüge der beiden Programme aufmerksam machen.  Einige Tipps schon mal vorab, um Ihnen den Mund wässrig zu machen:

5 Tipps für mehr Effizienz mit Outlook

Tipp 1: 

Überführen Sie eine E-Mail mit zwei Mausklicks in einen anderen Bearbeitungszustand, zum Beispiel in einen Kalender oder in eine Aufgabe und sparen Sie damit viel Zeit.

Tipp 2:

Schalten Sie die Desktop-Benachrichtigung  in Outlook aus. Sie ist der Aufmerksamkeitskiller schlechthin. Kaum jemand schafft es, keinen Blick auf das von rechts einschwebende Fenster zu werfen, um feststellen, wer da etwas von mir will. Dieser Blick auf die Desktop-Benachrichtigung reißt aus immer wieder aus der Aufgabe heraus, an der wir im Moment arbeiten. Mit dem Ergebnis, dass wir unverhältnismäßig lange brauchen, um dieses Aufgaben zu erledigen.

Tipp 3:

Verschieden Sie mit Regeln automatisch Emails in dafür vorgesehene Unterordner in Ihrem Posteingang.

Tipp 4:

Nutzen Sie die Verknüpfungsleiste und erstellen Sie sich Links zu Ihren häufig genutzten Outlook-Ordnern, Ihren Laufwerken, Ordnern und Dateien (z. B. Excel-Dateien) auf Ihren Netzlaufwerken, Ihren Webseiten und Ihren favorisierten Seiten in Ihrem Intranet. Ich garantiere Ihnen: eine gut angelegte Verknüpfungsleiste in Outlook spart sehr viele unnötige Klicks.

Tipp 5:

Legen Sie sich in den QuickSteps Vorlagen für E-Mails an, die Sie immer wieder zu fast 90% gleich  versenden.

5 Tipps für mehr Effizienz mit OneNote

Tipp 1:

Erstellen Sie sich Ihre persönlichen Linklisten für Seiten im Web, im Intranet oder im Dateisystem.

Tipp 2:

Nutzen Sie Ihr OneNote als Diktafon. Für alle, die viel unterwegs sind, ein wahrer Segen.

Tipp 3:

Erfassen Sie alles Wissenswerte und nötige Informationen für z.B. ein Projekt in ein Teamnotizbuch.

Tipp 4:

Führen Sie auch dort die Besprechungsprotokolle Ihrer Teambesprechungen.

Tipp 5:

Arbeiten mit abhakbaren Checklisten in OneNote

Na, haben wir Ihr Interesse geweckt. Dann besuchen Sie uns bald wieder…Gerne können Sie uns auch schreiben, welche Themen im Zusammenhang mit Outlook und OneNote Sie besonders interessieren. Wir bemühen uns, diese aufzugreifen.

/1 Kommentar/von