E-Mails in echte Aufgaben im Planner umwandeln

E-Mails mit einem Klick in Aufgaben umwandeln ist grundsätzlich nichts Neues. Bislang war dies aber eine Funktion innerhalb von Outlook. Die E-Mails wurden gekennzeichnet oder direkt per Mausklick in eine Aufgabe überführt, die dann in der Aufgabenliste bei Outlook erschien.

Durch die enge Verzahnung von Outlook mit der Aufgabenverwaltung To Do und dem neuen Microsoft Planner ist daraus nun eine echt coole Funktion geworden. Die gekennzeichneten E-Mails werden nämlich jetzt in den neuen Planner als eigenes Aufgaben-Kärtchen überführt und können dort wie eine richtige Planner-Aufgabe bearbeitet werden.

Ich zeige Ihnen nachfolgend, wie das aussieht und funktioniert.

Wenn Sie eine E-Mail in Outlook erhalten, können Sie diese wie bisher über die Flagge kennzeichnen.

Dabei können Sie über die rechte Maustaste gleich das Fälligkeitsdatum definieren. Wenn Sie kein Datum definieren, wird später das aktuelle Tagesdatum als Fälligkeitsdatum definiert. Ansonsten das Datum, das Sie festgelegt haben.

Wechseln Sie nun in Ihrem Teams Desktop-Client und dort zum neuen Planner. Im Bereich Meine Aufgaben wechseln Sie zum Menüpunkt Gekennzeichnete E-Mails. Dort finden Sie genau diese.

Klicken Sie nun innerhalb der Aufgabe auf die drei Punkte. Es öffnet sich ein Kontextmenü. Wählen Sie Details öffnen.

Es öffnet sich die eigentliche Planner-Aufgabe, die Sie nun bearbeiten können.

Sie können

  • Den Titel der Aufgabe ändern
  • Den Status ändern
  • Die Priorität ändern
  • Start- und Fälligkeitsdatum festlegen
  • Notizen hinterlegen
  • Eine Checkliste anlegen.

Was nicht funktioniert im Vergleich zu klassischen Aufgaben-Kärtchen

  • Bucket festlegen
  • Zuständigkeit festlegen (Sie sind immer die zuständige Person)
  • Weitere Anlagen hinzufügen. Die einzige Anlage ist die Original-E-Mail, die Sie mit einem Klick öffnen können.

Dennoch bietet diese neuen Funktion ein viel besseres Aufgabenmanagement. Probieren Sie es aus.

Sie haben Fragen zu Office365/Microsoft365?

Ich helfe Ihnen gerne weiter. Senden Sie mir einfach eine E-Mail an helmut.graefen@team-babel.de oder rufen Sie mich an unter 02407-90 89 90-14.

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