Einführung in Microsoft Loop Teil 1 – Die Oberfläche

Ende des Jahres erscheint die zweite, komplett überarbeitete Auflage meines Buches „Effektives Arbeiten mit MS Teams, OneNote, Outlook und Co.“. Dieses Buch wird vermutlich das erste seiner Art sein, dass sich in einem Kapitel mit Microsoft Loop beschäftigt.

Microsoft Loop ist eine flexible und leistungsstarke App, die für die Zusammenarbeit in Gruppen und Teams entwickelt wurde und es ermöglicht, Funktionen und Inhalte wie Texte, Tabellen, Checklisten oder Aufgaben als eigenständige Module in verschiedenen Apps zu verwenden. Durch die tiefe Integration in Microsoft 365 bleiben diese Module immer aktuell, egal wo und von wem sie geändert wurden. Microsoft nennt diese Module Komponenten.

Mein Verlag hat sich damit einverstanden erklärt, dass ich das Kapitel über Loop exklusiv für die Leserinnen und Leser des Blogs vorab veröffentlichen darf. Aufgrund des Umfangs habe ich das Buchkapitel für den Blog in drei Teile zerlegt.

Teil 1: Microsoft Loop – Die Loop Oberfläche (Dieser Artikel)

Teil 2: Microsoft Loop – Loop Komponenten

Teil 3: Microsoft Loop – Zugriffsberechtigung und Speicherorte

Heute präsentiere ich Ihnen den ersten Teil.

Microsoft Loop – Der Aufbau

Microsoft Loop ist hierarchisch aufgebaut und besteht aus den folgenden Bereichen:

1. Loop-App
   Die Loop-App, die Sie mit https://loop.cloud.microsoft/ in einem Browser aufrufen können, enthält alle Elemente von Loop. Die dient als Übersicht der Arbeitsbereiche, der Seiten und der Komponenten in Loop. Die App kann auch über den Microsoft-Store als Desktop-App installiert werden.
2. Loop-Arbeitsbereiche
   In der Loop-App, und zwar nur dort, können Sie Arbeitsbereiche manuell erstellen und diesen Loop-Seiten zuordnen. Ich empfehle Ihnen das Arbeiten mit den Arbeitsbereichen, da ansonsten schnell der Überblick über die genutzten Loop-Elemente verloren geht.

Wichtig

Ab 01.01.2025 benötigen Sie einen höherwertigen E-Plan, um in der Loop-App
neue Arbeitsbereiche erstellen und Mitglieder hinzufügen zu können. Beim Starten der App werden mit diesem Fenster darauf hingewiesen:

Hinweis auf Funktionseinschränkungen ab 01.01.25

3. Loop-Seiten
   Innerhalb der Loop-Arbeitsbereiche können Sie Seiten und Unterseiten erstellen und bearbeiten, um Ihre individuelle Arbeitsorganisation abzubilden. Sowohl das Erstellen als auch das Bearbeiten sind nur in der Loop-App möglich.

WICHTIG: Fügen Sie einer App eine Loop-Komponente ein, wird automatisch in der Loop-App eine Loop-Seite generiert. Auf diese Seite können Sie nur über die Loop-App zugreifen oder in Ihrem OneDrive in der Navigation Startseite, wenn Sie dort nach Loop filtern. In der Loop-App kann eine Seite auch manuell erstellt werden.  Diese können Sie dann manuell erstellten Loop-Arbeitsbereichen zuordnen.

4. Loop-Komponenten
   Nutzen Sie in einer Microsoft-365-App eine Loop-Komponente, wird diese automatisch einer Loop-Seite, die den gleichen Namen wie die Komponente erhält, zugeordnet. Die Zuordnung der Loop-Seite zu einem Loop-Arbeitsbereich können Sie manuell nur in der Loop-App vornehmen. Eine automatische Zuordnung beim Einfügen der Loop-Komponente geschieht nicht.

Loop nur mit einem durchdachten Anwendungskonzept nutzen

Aus meiner Erfahrung macht die Nutzung von Loop nur mit einem schlüssigen Anwendungskonzept Sinn. Wenn Sie dieses Konzept klar und mit dem Hinweis der verbindlichen Nutzung in Ihrem Team bzw. Unternehmen etablieren, hat Loop das Zeug dazu, Prozesse und Arbeitsabläufe deutlich zu verschlanken und die Bearbeitung der Prozessschritte effektiver zu machen.

Loop nur in innerhalb der Organisation nutzbar

Zum Zeitpunkt der Drucklegung dieses Buches kann Loop nicht mit externen Personen genutzt werden.

Loop starten

Starten Sie die Loop-App mit der URL https://loop.cloud.microsoft/   in einem Browser oder über die Desktop-App, gelangen Sie in die Startseite der Loop-App.

Startseite der Loop-App.

Arbeitsbereiche

Hier werden die vorhandenen Arbeitsbereiche aufgelistet. Mit dem Pluszeichen rechts oben in der Bildschirmecke erstellen Sie weitere Arbeitsbereiche. Mit einem Klick auf einen Arbeitsbereich gelangen Sie in dessen Detailansicht.

Arbeitsbereich Loop-Arbeitsbereiche und -Seiten

1 Loop

Ein Klick auf den App-Namen bringt Sie zurück zur Startseite

2 Name des Arbeitsbereiches

Klicken Sie auf den Namen des Arbeitsbereiches, werden in einem Drop-Down-Menü alle vorhandenen Arbeitsbereiche aufgelistet, in die Sie mit einem Klick wechseln können. Mit dem letzten Menüpunkt erstellen Sie einen neuen Arbeitsbereich.

Unterhalb des Arbeitsnamen sehen Sie, wieviel Personen Mitglied dieses Arbeitsbereiches sind. Mit Mitglied ist hier gemeint, für welche Personen der Bereich freigegeben ist.

3  Plus Zeichen

Dieser Button erzeugt im Arbeitsbereich eine neue Loop-Seite.

4 Auflistung der Seiten im gewählten Arbeitsbereich

Mit einem Klick auf eine Seite wird der Inhalt der Seite, die Loop-Komponente angezeigt, siehe auch 5. Zeigen Sie mit der Maus auf eine Seite in der Navigation, werden am rechten Rand des Namens drei Punkte anzeigt. Klicken Sie diese, öffnet sich ein Menü, aus dem Sie unter anderem eine neue Unterseite erstellen und die enthaltene Loop-Komponente freigeben können, siehe auch 7. In diesem Menü finden Sie auch die Möglichkeit, die Loop-Seite einem anderen Arbeitsbereich zuzuordnen

5 Inhalt der Loop-Komponente

Bearbeiten Sie hier die Loop-Komponente, sehen alle Personen, die für dafür freigegeben sind, die Veränderung, sowohl in der Loop-App als auch in der App, in der sie die Loop-Komponente genutzt haben.

6 Name der Loop-Komponente

Klicken Sie auf den Komponentennamen, sehen Sie, welchem Arbeitsbereich die Komponente zugeordnet ist.

7 FREIGEBEN

Möchten Sie weiteren Personen Zugriff auf die Umgebung geben, klicken Sie auf den Button Freigeben.

Menü Freigeben in Loop-App

Arbeitsbereich

Die Freigaben des Arbeitsbereiches geschieht über das Senden des Freigabelinks. Geben Sie hier die Mailadressende gewünschten Personen ein und klicken anschließend auf den Button Einladen. Die eingeladenen Mitglieder werden Arbeitsbereichsmitglieder genannt, siehe auch 2. Dort wird auch die Anzahl der Mitglieder entsprechend erhöht. Mit dem Freigeben des Arbeitsbereiches haben die Arbeitsbereichsmitglieder Zugriff auf alle Seiten und Komponenten in diesem Arbeitsbereich.

Seitenlink

Mit diesem Button kopieren Sie den vorhandenen Freigabelink auf die Loop-Seite in die Zwischenablage und können diesen per Mail oder Chat an die Personen verschicken, die bereits Zugriff auf die Seite haben.

Loop-Komponente

Mit diesem Button kopieren Sie den vorhandenen Freigabelink auf die enthaltene Loop-Komponente in die Zwischenablage und können diesen per Mail oder Chat an die Personen verschicken, die bereits Zugriff auf die Komponente haben.

weitere Informationen

Es wird eine Microsoft-Website geöffnet, die die Pläne auflistet, in denen Loop enthalten ist.

Zuletzt verwendete Komponenten und Seiten

Listet die zuletzt verwendeten Loop-Komponenten bzw. -Seiten in vier Spalten tabellarisch auf.

• Name
  Name der Loop-Komponente bzw. -Seite. Mit einem Klick gelangen Sie in das Bearbeitungsfenster
• Jetzt aktiv
  Die Spalte verrät Ihnen, ob im Moment mit der Komponente gearbeitet wird.
• Geöffnet
  Zeigt Datum oder Uhrzeit an, wann die Komponente das letzte Mal geöffnet wurde.
• Speicherorte
  Mit Speicherort ist die App gemeint, in der die Komponente eingefügt wurde, nicht der physikalische Speicherort. Mit einem Klick wird das entsprechende Element in der entsprechenden Web-App geöffnet.

Ideen

Dieser Bereich ist zur Ideenentwicklung gedacht. Klicken Sie auf einen der vorhandenen Einträge, wird der Bereich geöffnet. Das Erstellen von neuen Einträgen finden Sie hier:

Navigation Ideen-Bereich in Loop

Um das Pluszeichen sichtbar zu machen, müssen Sie kurz mit der Maus darauf zeigen.

Meiner Meinung nach ist die Umsetzung des Ideenbereiches hier nicht gelungen. Ich arbeite nicht damit, da ich für mich bzw. uns keinen Nutzen darauf ziehen kann. Testen Sie den Ideenbereich, vielleicht sind Sie ja anderer Meinung.

Im Teil 2 des Kapitels erkläre ich Ihnen, was Loop-Komponenten sind, welche derzeit in Loop vorhanden sind und wie Sie sie einbinden.