Einführung in Microsoft Loop Teil 2 – Die Loop-Komponenten

Ende des Jahres erscheint die zweite, komplett überarbeitete Auflage meines Buches „Effektives Arbeiten mit MS Teams, OneNote, Outlook und Co.“. Dieses Buch wird vermutlich das erste seiner Art sein, dass sich in einem Kapitel mit Microsoft Loop beschäftigt.

Microsoft Loop ist eine flexible und leistungsstarke App, die für die Zusammenarbeit in Gruppen und Teams entwickelt wurde und es ermöglicht, Funktionen und Inhalte wie Texte, Tabellen, Checklisten oder Aufgaben als eigenständige Module in verschiedenen Apps zu verwenden. Durch die tiefe Integration in Microsoft 365 bleiben diese Module immer aktuell, egal wo und von wem sie geändert wurden. Microsoft nennt diese Module Komponenten.

Mein Verlag hat sich damit einverstanden erklärt, dass ich das Kapitel über Loop exklusiv für die Leserinnen und Leser des Blogs vorab veröffentlichen darf. Aufgrund des Umfangs habe ich das Buchkapitel für den Blog in drei Teile zerlegt.

Teil 1: Microsoft Loop – Die Loop Oberfläche

Teil 2: Microsoft Loop – Loop Komponenten

Teil 3: Microsoft Loop – Zugriffsberechtigung und Speicherorte

Nachdem Sie im Oktober die Loop Oberfläche kennengelernt haben, erkläre ich Ihnen heute im zweiten Teil die Loop Komponenten.

Was sind Loop-Komponenten?

Die Loop-Komponenten sind darauf ausgelegt, die Zusammenarbeit mit Ihren Kollegen zu erleichtern und die Produktivität zu steigern. Die Vor- und Nachteile der Nutzung habe ich in der nachfolgenden Tabelle gegenübergestellt.

In welchen Apps stehen Loop Komponenten zur Verfügung?

Loop Komponenten stehen in fast allen Apps innerhalb von Microsoft 365 zur Verfügung. Dies sind:

• Outlook (alt)
• Outlook (neu)
• OneNote
• Teams Chat
• Teams Besprechung
• Whiteboard
• Word online

Welche Loop-Komponenten gibt es und wie nutzen Sie diese?

Je nach App, in der die Komponenten genutzt werden, unterscheiden sie sich in der obersten Zeile. Darauf gehe ich in der entsprechenden App ein. Zurzeit gibt es die folgenden die folgenden Loop-Komponenten.

Aufzählung

Sie erstellen eine Auflistung und können ähnlich wie in Word bis zu neun Ebenen einrücken. Das Auflistungszeichen lässt sich nicht verändern. Folgezeilen mit der Tastenkombination (Shift)+(Enter) zu erstellen, ist ebenfalls nicht möglich.

Checkliste

Die Checkliste, die Sie hier erstellen, ähnelt der Checkliste in einer Planner-Aufgabe. Im Gegensatz zu dieser, können Sie in der Komponente jedoch bis zu zehn Ebenen einrücken.

Nummerierte Liste

Die nummerierte Liste kann bis zu neun Ebenen eingerückt werden. Allerdings nicht mit dem Komfort, den Sie aus Word gewöhnt sind.

Absatz

Diese Komponente ist ein einfacher Textblock, der in verschiedenen Apps eingefügt werden kann. Er kann z.B. für das gemeinsame Verfassen von Texten, Notizen oder Beschreibungen genutzt werden.

Tabelle

Erstellt eine einfache Tabelle, in der Sie sortieren und filtern können. Tabellenformatvorlagen, die Sie aus anderen Apps kennen, werden Sie vergeblich suchen.

Aufgabenliste

In dieser Loop-Komponenten erstellen Sie Aufgaben und weisen diese einer Person oder mehreren Personen zu. Die Aufgaben werden in der To Do App der zugewiesen Person in der intelligenten Liste Mir zugewiesen angezeigt und können dort bearbeitet werden. Außerdem wird ein Plan mit dem Namen des Meetings und einem Bucket namens zu erledigen erstellt. Der Plan ist ebenfalls im Planner-Hub der zugewiesenen Person zu sehen. Im neuen Planner in MS Teams wird dieser Plan aber leider nicht in der Gruppe Meine Pläne aufgeführt. Ob Microsoft diese Lücke noch füllen wird, bleibt abzuwarten.

Q&A (F&A)

Mit dieser Komponente erzeugen Sie eine einfache Frage & Antwort Liste In manchen Apps sehen Sie die englische Abkürzung Q&A, in anderen die deutsche F&A. Es handelt sich aber immer in beiden Fällen um die gleiche Komponente.

Abstimmungstabelle

Legt in der Komponente eine Tabelle mit vier Spalten an:

• Idee
• Vorteile
• Nachteile
• Stimme

Die Spaltennamen können umbenannt werden. Ich empfehle, der Spalte Stimmen einen aussagekräftigeren Namen zu geben.  Außerdem können Sie die Tabelle um Spalten erweitern oder reduzieren.

Statusnachverfolgung

In manchen Apps wird die englische Bezeichnung Progress-Tracker verwendet. In beiden Fällen handelt es sich aber um die gleiche Komponente. Statusnachverfolgung erzeugt eine Tabelle mit fünf Spalten:

• Arbeitsbereich
• Besitzer
• Status
• Enddatum
• Blocker

Die Spaltennamen können umbenannt werden. Außerdem können Sie die Tabelle um Spalten erweitern oder reduzieren.

Kanban-Board

Erstellt ein Kanban-Board mit vier Spalten:

• Zu erledigen
• In Bearbeitung
• Angehalten
• Erledigt

Die Spalten können umbenannt und das Board kann erweitert oder reduziert werden. Die Karten, die Sie dort erstellen, haben folgenden Inhalt: Beschreibung der aktuellen Arbeit, Arbeitsbesitzer und Datum auswählen. Die Karten lassen sich via Drag & Drop von Spalte zu Spalte verschieben.

Team-Rückblick

In manchen Apps wird die Bezeichnung Team-Retrospektive verwendet. In beiden Fällen handelt es sich aber um die gleiche Komponente. Der Inhalt ähnelt dem Kanban-Board. Allerding ist diese Komponente mit einer Abstimmungsmöglichkeit verbunden. Im Standard werden drei Spalten angezeigt

• Weiter ausführen
• Nicht mehr ausführen
• Mit der Ausführung beginnen

Die Spaltennamen können umbenannt werden. Außerdem können Sie die Tabelle um Spalten erweitern oder reduzieren.

Code

Mit dieser Loop-Komponente haben Sie die Möglichkeit, mit mehreren Personen einen Programmiercode zu bearbeiten. Der Code wird mit Syntax-Hervorhebungen angezeigt und kann kopiert werden.

Besprechungsnotizen

Diese Loop-Komponente steht Ihnen ausschließlich in einer Online-Besprechungen in MS Teams zur Verfügung.

Geben Sie einen Schrägstrich in einer Loop-Komponente ein, können Sie aus einem Menü weitere Loop-Komponenten in die vorhandene Komponente einfügen. Je nach App, in der Sie die Komponenten nutzen, ist die Anzahl der einzufügenden Loop-Komponenten unterschiedlich.

Nicht alle Loop-Komponenten stehen in allen Apps zur Verfügung.
In der nachfolgenden Tabelle sehen Sie, welche Komponente in welcher App nutzbar ist.

Nun haben Sie einen ersten Überblick über die Loop Komponenten und in welchen Apps Sie diese verwenden können.

Im dritten und letzten Teil werde ich Ihnen erklären, welche unterschiedlichen Zugriffsberechtigung und Speicherorte es bei Loop gibt. Das ist leider nicht trivial.

Viel Spaß beim Erkunden und Probieren von Loop,