Einführung in Microsoft Loop Teil 3 – Zugriffsberechtigung und Speicherorte

Im Januar 2025 erscheint die zweite, komplett überarbeitete Auflage meines Buches „Effektives Arbeiten mit MS Teams, OneNote, Outlook und Co.“. Dieses Buch wird vermutlich das erste seiner Art sein, dass sich in einem Kapitel mit Microsoft Loop beschäftigt.

Microsoft Loop ist eine flexible und leistungsstarke App, die für die Zusammenarbeit in Gruppen und Teams entwickelt wurde und es ermöglicht, Funktionen und Inhalte wie Texte, Tabellen, Checklisten oder Aufgaben als eigenständige Module in verschiedenen Apps zu verwenden. Durch die tiefe Integration in Microsoft 365 bleiben diese Module immer aktuell, egal wo und von wem sie geändert wurden. Microsoft nennt diese Module Komponenten.

Mein Verlag hat sich damit einverstanden erklärt, dass ich das Kapitel über Loop exklusiv für die Leserinnen und Leser des Blogs vorab veröffentlichen darf. Aufgrund des Umfangs habe ich das Buchkapitel für den Blog in drei Teile zerlegt.

Teil 1: Microsoft Loop – Die Loop Oberfläche

Teil 2: Microsoft Loop – Loop Komponenten

Teil 3: Microsoft Loop – Zugriffsberechtigung und Speicherorte (dieser Artikel)

Nachdem Sie im Oktober die Loop Oberfläche kennengelernt haben und ich Ihnen im November die Loop-Komponenten erklärt habe, möchte ich Ihnen im dritten und letzten Teil des Kapitals über Microsoft Loop das komplexe Thema der Zugriffsberechtigungen und Speicherorte für Loop Komponenten näherbringen. Hier steckt der Teufel wie oft im Detail. Ich hoffe, Sie sind danach nicht komplett verwirrt.

Zugriffsberechtigung auf die Loop-Komponenten und Speicherort der Komponenten

Fügen Sie in eine App (z.B. Outlook classic oder neu, OneNote) eine Loop-Komponente ein, können Sie steuern, ob die Komponente lediglich gelesen werden kann oder ob sie dynamisch bearbeitet werden kann. Bei diesem Vorgang verhalten sich die Apps unterschiedlich. Außerdem werden die Loop-Komponenten in unterschiedlichen Orten gespeichert.

Nachfolgend finden Sie die Einstellungen und Speicherorte für unterschiedliche Apps.

1. Outlook classic (altes Outlook)

Speicherort: \Ihr persönlicher OneDrive\Anlagen

Fügen Sie im alten Outlook in eine E-Mail eine Loop-Komponente über das Menu Einfügen ein, wird die Loop-Komponente, die den Namen des Mailbetreffs erhält, in roter Schrift dargestellt.

An der roten Schrift können Sie erkennen, dass der Empfänger die Komponente nur lesen kann. Möchten Sie dies ändern, klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Komponentennamen. In dem daraufhin erscheinenden Fenster werden Sie darauf hingewiesen, dass der Empfänger keinen Zugriff auf die Komponenten hat.

Klicken Sie auf Zugriff verwalten, öffnet sich das Berechtigungsfenster.

Klicken Sie auf “Kann anzeigen“, wählen Sie “Kann bearbeiten” und bestätigen Sie mit dies mit dem Button Übernehmen. Der Komponentenname wechselt die Farbe zu blau. Nachdem Sie die Mail versendet haben, kann der Empfänger die Komponente dynamisch bearbeiten.

2. Neues Outlook

Speicherort: \Ihr persönlicher OneDrive\Anlagen

Fügen Sie im neuen Outlook in eine E-Mail eine Loop-Komponente über das Menu Einfügen ein, wird die Loop-Komponente angezeigt. Im Gegensatz zum alten Outlook wird der Komponentenname blau dargestellt, was suggeriert, dass die Komponente vom Empfänger bearbeitet werden kann. Das ist aber nicht der Fall. Auch im neuen Outlook ist, Stand heute, der Standard die Nur-Lese-Berechtigung.

Möchten Sie dies ändern, klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Komponentennamen. In dem daraufhin erscheinenden Fenster werden Sie ebenfalls darauf hingewiesen, dass der Empfänger keinen Zugriff auf die Komponenten hat, allerdings in einer etwas anderen Darstellung.

Klicken Sie auf “Empfänger können anzeigen”, öffnet sich das gleiche Berechtigungsfenster wie im alten Outlook. Die Vorgehensweise entspricht der Vorgehensweise im alten Outlook.

3. OneNote

Speicherort: \Ihr persönlicher OneDrive\OneNote Loop Files

Fügen Sie eine Loop-Komponente in eine OneNote-Seite über das Menu Einfügen ein, erscheint vorher eine Abfrage, wie Sie die Komponente einfügen möchten.

Nur wenn Sie (1) Einfügen und Teilen wählen, können alle Personen, die an diesem OneNote-Notizbuch berechtigt sind, dynamisch mit der Loop-Komponente arbeiten.

4. 1:1-Chat in der Bereichsnavigation von MS Teams

Speicherort: \Ihr persönlicher OneDrive\Microsoft Teams Chat Files

Fügen Sie eine Loop-Komponente in einen 1:1-Chat ein, können alle Personen, die sich in diesem Chat befinden, dynamisch mit der Komponente arbeiten. Möchten Sie eine Nur-Lesen-Komponente posten, klicken Sie auf den Namen der Komponente und ändern dies unter Mehr Einstellungen auf Kann anzeigen.

5. Kanalchat in einem Team

Fügen Sie eine Loop-Komponente in einen Kanalchat ein, können alle Personen, die auf diesen Kanal zugreifen können, dynamisch mit der Komponente arbeiten. Mit einem Klick auf den Namen der Komponente können Sie zwar auch die Berechtigung ändern, macht aber meiner Meinung nach in diesem Anwendungskontext keinen Sinn.

6.    Online-Besprechung, zu der über einen Kanal im MS Teams eingeladen wurde

Speicherort: \Kanalname\Kanalordner\Besprechungen

Laden Sie einer Online-Besprechung über einen Kanal in MS Teams ein, können Sie gleich mit der Einladung auch eine Agenda versenden. Dazu klicken Sie in dem Fenster Neue Besprechung den Button Agenda hinzufügen. Es wird die Loop-Komponente Besprechungsnotizen eingeblendet, in der Sie neben der Agenda auch die Besprechungsnotizen und Folgeaufgaben eintragen können.

Alle Personen, die auf diesen Kanal zugreifen können, sehen Ihre Eintragung und können diese auch dynamisch verändern.

Haben Sie bei der Einladung nicht daran gedacht, die Loop-Komponente Besprechungsnotizen einzufügen, können Sie dies noch während der laufenden Besprechung nachholen. Klicken Sie hierzu in der Online-Besprechung oben in der Menüleiste auf den Button Notizen. Die Loop-Komponente wird am rechten Bildschirmrand als Leiste angezeigt.

6.    Online-Besprechung, zu der über Outlook eingeladen wurde

Speicherort: \Ihr persönlicher OneDrive\Besprechungen

Laden Sie über Outlook zu einer Online-Besprechung ein, können Sie ausschließlich während der laufenden Besprechung diese Loop-Komponente wie im vorangegangenen Absatz beschrieben füllen. Gehören die eingeladenen Personen zu Ihrer Organisation, können sie die Besprechungsnotizen dynamisch bearbeiten. Eingeladene externen Personen können die Komponente nur lesend nutzen.

7.    Online-Besprechung, zu der über die Kalendernavigation in MS Teams eingeladen wurde

Speicherort: \Ihr persönlicher OneDrive\Besprechungen

Laden Sie einer Online-Besprechung über die Kalendernavigation von MS Teams ein, können Sie gleich mit der Einladung auch eine Agenda versenden. Dazu klicken Sie in dem Fenster Neue Besprechung den Button Agenda hinzufügen. Es wird die Loop-Komponente Besprechungsnotizen eingeblendet, in der Sie neben der Agenda auch die Besprechungsnotizen und Folgeaufgaben eintragen können.

Haben Sie bei der Einladung nicht daran gedacht, die Loop-Komponente Besprechungsnotizen einzufügen, können Sie dies noch während der laufenden Besprechung nachholen. Klicken Sie hierzu in der Online-Besprechung oben in der Menüleiste auf den Button Notizen. Die Loop-Komponente wird am rechten Bildschirmrand als Leiste angezeigt.

Gehören die eingeladenen Personen zu Ihrer Organisation, können sie die Besprechungsnotizen dynamisch bearbeiten. Eingeladene externen Personen können die Komponente nur lesend nutzen. Loop-App, Loop-Arbeitsbereiche und Loop-Seiten.

Hinweis

Fügen Sie in Outlook (alt und neu) oder OneNote eine Loop-Komponente ein, finden Sie rechts oben in der Komponente eine kleine Menüleiste in Form von drei Icons.

1 Freigegebene Speicherorte

Es wird ein kleines Fenster geöffnet, in dem Sie im oberen Bereich auf den Namen der Komponente klicken können. Sofern die Loop-App für Sie freigeschaltet ist, öffnet sich diese. Die Loop-Komponente kann nur dort bearbeitet werden.

Im unteren Bereich des Fensters wird der Button Zum Arbeitsbereich »Loop« hinzufügen angezeigt. Die Loop-App wird geöffnet und zeigt ein Auswahlfenster mit vorhandenen Arbeitsbereichen an. Auf diese Weise sind Sie in der Lage, direkt aus der Komponente den gewünschten Arbeitsbereich zuzuordnen.

2 Komponente Kopieren

Klicken Sie auf dieses Icon, wird die Komponente in die Zwischenablage kopiert.

3 Sehen, wer Zugriff hat

Zeigt Ihnen an, welche Personen Zugriff auf diese Komponente haben. Es ist eine reine Anzeigefunktion. Bearbeiten können Sie den Zugriff auf die Komponente nur in der Loop-App.

Loop-Komponenten kopieren und in anderen Apps einfügen

Haben Sie eine Loop-Komponente in die Zwischenablage kopiert, wird die Komponente in der Ziel-App im Standard als bearbeitbare Loop-Komponente eingefügt. Möchten Sie die Loop-Komponente jedoch als Link einfügen, klicken Sie nach dem Einfügen auf das folgende Icon und wählen dort den Menüpunkt Verknüpfen.

Ist die Komponente als Link eingefügt, können Sie die Loop-Komponente nicht mehr direkt in der Ziel-Anwendung bearbeiten. Dies ist dann nur noch mit einem Klick auf den Link in der Loop-App möglich.

Fazit

Nun haben Sie exklusiv die Möglichkeit bekommen, das komplette Kapitel über Loop vor der Veröffentlichung der 2. Auflage des Buches „Effektives Arbeiten mit MS Teams, OneNote, Outlook und Co.“

Das Buch deckt alle Microsoft 365-Apps in ihrer derzeit aktuellen Version ab. Ich habe mich wieder bemüht, das teilweise komplexe Thema zu vereinfachen und den Leserinnen und Lesern einen praxisnahe und einfach verständlichen Ratgeber an die Hand zu geben.

Lassen Sie mich gerne wissen, was Sie über die neue Auflage denken.