Neuigkeiten rund um das neue Outlook – Teil 3

Microsoft erhöht aktuell den Druck in Sachen Outlook für Windows (auch bekannt als das neue Outlook). Immer mehr Nutzer werden jetzt aktiv dazu gedrängt, zumindest mal testweise vom beliebten Outlook classic auf die neue App umzustellen. Ab April 2026 werden Benutzer von Microsoft 365 for Enterprise vom klassischen auf das neue Outlook für Windows umgestellt, mit der Option, es wieder rückgängig zu machen.

Tatsächlich hat sich das neue Outlook in den letzten Monaten ganz ordentlich entwickelt, auch wenn es noch Lichtjahre von den Funktionen der alten Version entfernt ist – zumindest im Business-Umfeld.

Aktuell erhält die neue Version immer weitere Funktionen, die das klassische Outlook bietet und die viele Nutzer liebgewonnen haben. Es kommen parallel aber immer neue, teilweise pfiffige Features dazu, die uns das Arbeiten erleichtern. Die kennen aber die wenigsten. Auch ich entdecke fast jeden Tag etwas Neues.

Ich sammle diese Features und fasse sie ab und an in einem neuen Blogartikel zusammen. Jetzt ist es wieder so weit. Ich wünsche viel Spaß beim Erkunden und Probieren. Geben Sie mir gerne Feedback, was Sie davon nutzen oder ob Sie weitere Features gefunden haben.

1. Nachrichten einfach zu Terminen machen

Die Verknüpfung von E-Mails und Kalender ist seit jeher eine wichtige Funktion für Nutzer. Im klassischen Outlook konnten Sie durch Ziehen einer E-Mail auf das Kalendersymbol aus derselbigen einen Termin machen.

Seit kurzem ist diese Funktion nun auch im neuen Outlook nutzbar. Ziehen Sie einfach mit der Maus eine E-Mail aus dem Posteingang oder einem Ordner auf das Kalendersymbol und lassen Sie die Maus los. Es öffnet sich ein Terminfenster mit dem Inhalt dieser E-Mail.

2. Ordner für andere Personen freigeben und zu Favoriten machen

Wussten Sie eigentlich, dass Sie anderen Nutzern, auch externen Personen außerhalb Ihrer Organisation einzelne Ordner eines E-Mail-Postfachs freigeben können? Das funktioniert im klassischen und im neuen Outlook bereits.

Im Outlook classic ist die Funktion sehr versteckt unter Eigenschaften zu finden. Markieren Sie dazu den entsprechenden Ordner und klicken Sie dann auf die rechte Maustaste. Unter „Eigenschaften“ öffnet sich ein Fenster. Im Reiter „Berechtigungen“ können Sie nun eine andere Person eintragen. Im klassischen Outlook geht das nur mit Personen in Ihren Adressbüchern.

Beim neuen Outlook finden Sie die Freigabe-Funktion im Kontextmenü des entsprechenden Ordners. Klicken Sie auf „Teilen und Berechtigungen“ und es öffnet sich das Fenster zur Freigabe. Hier klicken Sie auf das + und geben nun den Namen oder die E-Mail-Adresse ein. Outlook schlägt Ihnen dann Personen vor. Diese müssen nicht zwingend in Ihren Adressbüchern gelistet sein.

Praktisch: Im neuen Outlook können Sie als Nutzer, dem ein Ordner freigegeben wurde, diesen in Kürze zu Ihren Favoriten hinzuzufügen. Das ist sehr praktisch, um den Ordner schnell wiederzufinden. Dieses Update ist vorerst nicht für Outlook für Mac oder mobile Geräte verfügbar.

3. Verwaltung von PST-Dateien im neuen Microsoft Outlook

Die fehlende Unterstützung für PST-Dateien (Outlook-Datendateien) im neuen Outlook war lange Zeit ein Ärgernis für die Nutzer. Hier hat Microsoft nun nachgelegt. Bereits im November 2024 unterstützte das neue Microsoft Outlook für Windows die schreibgeschützte Unterstützung für PST-Dateien, sodass Benutzer E-Mails in PST-Dateien öffnen, lesen und durchsuchen können.

Mit dem nächsten Update, das Mitte Januar 2025 beginnt und ist bis Ende April 2025 vollständig verfügbar ist, wird die Verwaltung von E-Mails in PST-Dateien unterstützt, einschließlich Verschieben, Kopieren, Löschen und Kategorisieren von E-Mails. Damit wird es Benutzern auch möglich sein, E-Mails zwischen Postfächern und PST-Dateien zu verschieben.

Die Verwaltung von PST-Dateien ist in meinen Augen ein wichtiger Schritt in die richtige Richtung.

4. Kalenderbenachrichtigungen im Hintergrund aktivieren

Demnächst wird eine neue Funktion für das neue Microsoft Outlook für Windows verfügbar sein, mit der Benutzer Kalenderbenachrichtigungen auf ihrem Desktop aktivieren können, wenn Outlook nicht gestartet wird. Benutzer können die Benachrichtigung auswählen, um die Details des Kalenderereignisses zu öffnen.

5. Rekursive Suche in Outlook-Ordnern und Unterordnern

Ebenfalls mit einem der kommenden Rollouts wird es möglich sein, im neuen Outlook nach Unterordnern in bestimmten Ordnern zu suchen. Die Suche in Outlook wird damit Ergebnisse nicht nur aus bestimmten Ordnern, sondern auch aus Unterordnern darin liefern.

6. Reihenfolge der Synchronisierungsordner

Für die Nutzer von Microsoft Outlook Mobile ist diese Nachricht wichtig: In den kommenden Wochen wird ein Update eingeführt, mit dem die Reihenfolge der Ordner in Microsoft Outlook Mobile entsprechend der Ordnerreihenfolge auf Outlook-Web-, Mac- und Windows-Plattformen synchronisiert wird. Damit kann man in Outlook Mobile die Reihenfolge der Ordner nicht mehr unabhängig neu anordnen. Benutzer müssen Ordner im Web oder auf dem Desktop neu anordnen, da Mobilgeräte diese Funktion noch nicht unterstützen.

7. Check-in, um zu sehen, wer in der Nähe im Büro arbeitet

Die Arbeitswelt wird immer flexibler. Mitarbeiter arbeiten Remote und im Büro. Schon länger wird kann der Arbeitsort in Microsoft Teams und Co. für andere Teammitglieder angezeigt werden. Mit einem kommenden Funktionsupdate haben Benutzer die Möglichkeit, sich für ihre geplanten Tage im Büro einzuchecken, um andere darüber zu informieren, dass sie angekommen sind. Um persönliche Kontakte zu erleichtern, können die Benutzer nach dem Check-in die Bestätigungen ihrer Kollegen und die geplanten Bürozeiten einsehen. Die Eincheckoption wird nicht angezeigt, wenn ein Benutzer seinen Arbeitsort nicht oder auf “Remote” oder “Abwesend” festgelegt hat. Die gezielte Veröffentlichung beginnt Anfang Januar.

Fazit

Fast täglich bekommt das neue Outlook neue Funktionen, teilweise exklusiv, teilweise, um sich dem klassischen Outlook anzunähern. Ich halte Sie gerne auf dem Laufenden.

Wenn Sie neue nützliche Funktionen im neuen Outlook entdecken, hinterlassen Sie mir und den Lesern gerne einen Kommentar.