Neuigkeiten rund um Teams – Teil 5

Es ist wieder soweit. In den vergangenen Wochen habe ich einige neue, teilweise sehr nützliche Funktionen bzw. Ankündigungen für neue Funktionen bei Teams gesammelt. Diese möchte ich Ihnen heute vorstellen.

Registerkarte „Dateien“ wird im Chat in „Freigegeben“ umbenannt und erhält neue Funktionen

Microsoft ist derzeit dabei, die Registerkarte „Dateien“ in 1:1-Chats aufzubohren. Zum einen wird diese Registerkarte „Dateien“ durch die neue Registerkarte „Freigegeben“ ersetzt. Zum anderen wird die neue Registerkarte „Freigegeben“ mit neuen Inhalten gefüllt.

Die Registrierkarte „Dateien“ heißt nun „Freigegeben“

Bislang wurde auf der Registerkarte „Dateien“ nämlich nur eine Liste der Dateien angezeigt, die im Chat freigegeben wurden, und enthielt keine Links. Seit der Umbenennung und Erweiterung enthält die neue Registerkarte „Freigegeben“ die zuletzt verwendeten Dateien, alle Dateien und Links.

Die neue Registerkarte „Freigegeben“ enthält die zuletzt verwendeten Dateien, alle Dateien und Links.

In der neuen Übersicht sind also jetzt alle im Chat geteilten / freigegebenen Datei plus Links mit einer Bildvorschau zu finden. Zudem wurde die Stichwortsuche erweitert, um Inhalte leicht zu finden.

Demnächst werden auch Medienlinks (Bilder, Videos, GIFs, etc.) angezeigt.

Wie die Registerkarte „Dateien“ ist auch die neue Registerkarte „Freigegeben“ standardmäßig aktiviert und für alle Teams-Benutzer zugänglich. Die Umstellung ist im Gange, bis September 2024 sollen alle Teams-Nutzer die neuen Funktionen erhalten haben

Benutzer können über einen Kanallink den Zugang zu einem freigegebenen Kanal beantragen

Das Thema Freigegebene Kanäle (auch geteilte Kanäle oder Shared Channels genannt) ist in Teams ein wichtiger Fortschritt für die mandantenübergreifende Zusammenarbeit in einem Kanal. Wir werden demnächst ausführlich darüber berichten.

Freigegebene Kanäle sind sozusagen private Kanäle, in denen – neben Nutzern aus der gleichen Organisation – erstmals auch Anwender aus verschiedenen Mandanten (Tenants) zusammenarbeiten können. Diese Kanäle verhalten sich dann auch wie ein privater Kanal in einem Team. Man kann nur durch Einladung beitreten.
WICHTIG: Für die gemeinsame Zusammenarbeit mit Personen aus anderen Tenants in einem freigegebenen Kanal muss die „Vertrauensstelldung“ auf beiden Seiten administrativ eingerichtet werden.

Jetzt führt Microsoft jedoch die Option ein, dass andere Nutzer der betreffenden Mandanten/Tenants über einen Kanallink den Beitritt zu einem freigegebenen Kanal anfordern können. Kanalbesitzer können diese Anfragen genehmigen oder ablehnen. Die Funktion ist für Teams für Desktop und Mac verfügbar.

Nur autorisierte Nutzer kommen in eine geteilten Kanal. (Bild Microsoft)

Benutzer außerhalb des Mandanten, die auf einen Link für einen freigegebenen Kanal von einem anderen Mandanten klicken, wird weiterhin die Meldung „Sie haben keinen Zugriff “ angezeigt.

Das Kopieren/Einfügen von Nachrichten durch Teams enthält keinen Zeitstempel und keinen Namen des Nachrichtenautors

Es war für viele ein Ärgernis: Werden aus einer Teams-Nachricht Inhalte kopiert und woanders eingefügt, wurden bisher ein Zeitstempel und der Autorennamen aus der kopierten Nachricht mitübernommen. Diese mussten dann jeweils manuell gelöscht werden.
Offenbar war der Druck der Nutzer bzgl. einer Änderung so groß, dass diese Übernahme der Metadaten (insbesondere Name und Zeitstempel) abgeschafft wurde. Seit einiger Zeit wird nur noch der Inhalt der kopierten Nachricht angezeigt.

Für diejenigen, die Nachrichten weiterleiten oder Unterhaltungen extrahieren müssen, empfehlen wir die Verwendung der Funktion „Weiterleiten“ für die Nachrichtenübertragung zwischen Chats und der Teams-Export-API für die Extraktion von Unterhaltungen.

Anzeigen von Anhängen zu Einladungen, die in Microsoft Outlook erstellt wurden

Hier noch eine Neuerung bzgl. der Dateianhänge, die einer Besprechungseinladung in Microsoft Outlook für Windows oder Outlook für das Web hinzugefügt wurden. Diese konnten bislang in Teams nicht anzeigen und herunterladen werden. Das wird sich ändern.

Dann können alle Teams-Benutzer alle Anhänge in Besprechungseinladungen sehen und runterladen, auch diejenigen, die im Rahmen eines Outlook-Termins hinzugefügt wurden.

Die Dateienanhänge sind dann im entsprechenden Kalender in Teams für Desktop und Mac im jeweiligen Termin sichtbar.

Dateienanhänge sind im entsprechenden Kalender in Teams im jeweiligen Termin sichtbar (Bild Microsoft)

Möglichkeit zum Kauf von App-Abonnements von Drittanbietern über Teams Admin Center und Teams App Store

Auch ein Ärgernis: Der Kauf von App-Abonnements von Drittanbietern konnte bislang nicht direkt über das Teams Admin Center und den Teams App Store erfolgen. Das wird umgestellt, um den Abonnementprozess zu vereinfachen. Diese Verbesserung ermöglicht es Administratoren und Endbenutzern, die von einer App angebotenen Pläne nahtlos zu bewerten und App-Abonnements von Drittanbietern zu sichern.

Besprechungsnotizen als Loop Komponente anlegen

Über die Microsoft Loop-App  und über Loop-Komponenten habe ich bereits mehrfach berichtet. Loop ist eine Art Hub, in dem verschiedene Arten von Inhalten und Informationen zusammengeführt werden können. Der Clou ist, dass die in einer Loop-Seite erstellten Loop-Komponente wiederum in anderen Microsoft-Anwendungen wie Teams, Outlook und SharePoint eingebunden werden kann und dennoch jederzeit mit der Quell-Loop-Komponente verknüpft bleibt.

Seit kurzem gibt es eine nützliche Funktion in den sogenannten Besprechungsnotizen.

Wenn Sie in einer aktiven Besprechung auf das Notizen-Symbol klicken, öffnet sich rechts der Bereich der Besprechungsnotizen, der wiederum in drei Teile gegliedert ist.

• Agenda

Hier können Teilnehmer an der Besprechung einzelne Agenda-Punkte inklusive einer verantwortlichen Person eintragen. Verwenden Sie dazu das @-Zeichen. Mit der Erwähnung werden die Kollegen automatisch per E-Mail-Nachricht darüber informiert.

• Besprechungsnotizen

Hier können alle Teilnehmer Notizen eintragen. Hier können Sie einfachen Text, Aufzählungen, Abstimmungstabellen, Bilder etc.  einfügen. Nach der Besprechung sind alle Infos jederzeit im Kalendereintrag des Team-Kalender abrufbar.

• Folgeaufgaben

Dies ist der spannendste Punkt. Hier können während der Besprechung bereits Aufgaben hinterlegt und einzelnen Personen zugewiesen werden, so wie Sie es vom Planner her kennen.

Es handelt sich hierbei um eine klassische Aufgabenliste mit Zuweisungen und Fälligkeitsdaten. Der Clou: Microsoft legt in dem Moment, wo Aufgaben angelegt und zugewiesen werden, einen eigenen Plan im neuen Planner mit dem Namen der Besprechung an. Deshalb ist es spätestens jetzt sehr wichtig, dass die Benennung Ihrer Besprechungen eindeutig erfolgt, möglichst mit einer durchgängigen Namenskonvention. Nur so finden Sie die Besprechung später immer wieder.

Ihre Aufgaben werden dann wie gewohnt als Kärtchen angelegt und als Aufgabe ausgewiesen. Zugleich erscheinen diese Aufgaben auch in der „Mir zugewiesen“-Liste in „To Do“.

Worauf ich aber hinaus will: Parallel zur der Besprechung wird von den Besprechungsnotizen eine neue Loop-Komponente angelegt, die Sie später auch in der Loop-App unter https://loop.cloud.microsoft finden und weiter bearbeiten oder und in andere Apps, wie z.B. OneNote, kopieren können.

Aus Besprechungsnotizen wird eine Loop-Komponente.

Details zu Microsoft Loop werde ich in den kommenden Tagen in einem eigenen Artikel veröffentlichen.