Beratungsmodule

Microsoft/Office 365

– modulare Beratung nach Maß –

Individuelle Beratung (Abrechnung im 15-Minuten-Takt)

Microsoft/Office 365 ist eine Sammlung von Programmen, die im Internet über einen Webbrowser lauffähig sind. Eine Installation dieser Programme auf einem PC oder Notebook ist nicht zwingend erforderlich, für manche Anwendungen jedoch hilfreich. Außerdem stellt Microsoft/Office 365 Speicherplatz zur Verfügung. Landläufig spricht man dann auch von Cloud-Lösungen.

Einer der großen Vorteile beim Einsatz von Microsoft/Office 365 ist die Auslagerung der IT-Infrastruktur in die Cloud. Im Betrieb selbst müssen keine Server, keine Räumlichkeiten und keine Server-Software mehr vorhalten werden, um Ihre IT-Anforderungen umzusetzen. Darüber hinaus entfallen die Kosten für Administrations-, Wartungs- und Aktualisierungsaufwand. Außerdem wächst Microsoft/Office 365 mit dem Unternehmen und den Anforderungen an die IT-Landschaft des Betriebes.

Es kommt allerdings selten vor, dass Microsoft/Office 365 die bisherige IT-Landschaft im Unternehmen auf einen Schlag ablöst. Bestimmte IT-Anwendungen können gar nicht so ohne weiteres in die Cloud Microsoft/Office 365 transformiert werden. Da sind z.B. die Branchenlösungen, CAD-Programme und ähnliche zu nennen. Bei solchen Anforderungen ist ein sogenanntes Hybrid-Szenario die Lösung. Die Hybrid-Lösung bedeutet, dass nur bestimmte Teile der IT-Landschaft nach Microsoft/Office 365 verlagert werden. Viele Unternehmen beginnen z.B. damit, den Exchange Server, der entweder bei einem Dienstleister gehostet oder in Eigenregie betrieben wird, in die Cloud (sprich Microsoft/Office 365) zu bringen. Ein weiterer Baustein bei einem Hybrid-Szenario ist das Nutzen von Microsoft Teams, um eine Lösung für Chats, Online-Besprechungen, gemeinsame Datenbearbeitung und um eine Plattform für das mobile Arbeiten im Unternehmen zu haben.

Da sich die Anforderungsprofile für die Nutzung von Microsoft/Office 365 in Unternehmen unterschiedlich darstellen, haben wir eine modulares Beratungskonzept entwickelt. Es besteht aus 13 Module, die einzeln von Ihnen gebucht werden können. Die aufzuwendende Zeit in den einzelnen Module stimmen wir individuell ab. Unsere Leistungen werden im 15-Minuten-Takt abgerechnet. Mehr zu dieser Abrechnungsform finden Sie in unserem Angebot Office 365 Sorglos-Paket.

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Modul 01: Workshop – Was bringt Ihnen der Einsatz von Microsoft 365

Microsoft 365 wird in unterschiedlichen Ausführungen, die sich durch ihren Funktionsumfang unterscheiden, angeboten. Bereits mit der günstigsten Grundausstattung lassen sich die gängigsten Anforderungen in einem Tischlerbetrieb umsetzen. Wird weitere Funktionalität gewünscht, kann diese über entsprechende Tarife gebucht werden. An dieser Stelle sei darauf hingewiesen, dass Microsoft 365 weder eine spezifische Branchensoftware noch spezielle, individuell programmierte Software ersetzen kann.

Modul 02: Individuelles Einsatzkonzept entwickeln

Modul 03: Elektronische Kommunikation im Unternehmen

Microsoft/Office 365 bietet neben der klassischen Kommunikation via E-Mails auch die Möglichkeit, die Kommunikation über Chats zu gestalten. Für die elektronische Kommunikation im Betrieb stellt Microsoft/Office 365 die zwei Apps Outlook und Teams zur Verfügung. Um mit diesen beiden Tools möglichst effektiv zu arbeiten, empfiehlt es sich, die elektronische Kommunikation in Gruppen zusammenzufassen: In die interne Kommunikation, die Sie mit Teams handeln und die externe Kommunikation, die Sie mit Outlook verwalten.

Modul 04: Terminverwaltung und Aufgabenmanagement

Alle Mitarbeiter im Betrieb sollten über einen digitalen Kalender verfügen. In Microsoft 365 wird das über ein Postfach, das im Exchange Online Server gespeichert und mit Outlook verwaltet wird, abgebildet. Die Kalender können bei Bedarf untereinander freigegeben werden, damit alle beteiligten Personen geräte- und ortsunabhängig Termine und Verfügbarkeiten einsehen können. Kalenderinformationen aus anderen Bereichen, wie z.B. in Teams erstellte Einsatzpläne, lassen sich im Outlook-Kalender einer Person anzeigen. Es empfiehlt sich, dass alle Mitarbeiter ihre Regeltermine als Serientermine (Woche, Monat, Jahr) in ihren persönlichen Kalender in Outlook eintragen. So entsteht en passant ein Termingerüst für die Woche, für den Monat und für das Jahr.

Eine der großen Herausforderungen in einem Unternehmen stellt die Aufgaben- und Ressourcenplanung dar. Auch diesen Bereich gilt es zu digitalisieren, um möglichst wenig Reibungsverluste in der Zusammenarbeit zu haben und damit die Produktivität im Unternehmen zu erhöhen. Microsoft 365 stellt dafür unterschiedliche Tools zur Verfügung, passend zum jeweiligen Aufgabengebiet. Aufgaben in einem Unternehmen lassen sich wie folgt gruppieren: Persönliche Aufgaben, Gruppenaufgaben und Einsatzzeiten für Mitarbeiter.

Modul 05: Dokumentenmanagement (mit oder ohne Microsoft Teams)

Werden Kunden-/Auftragsdaten in Microsoft 365 gespeichert, ist der Zugriff auf diese Daten bei einer vorhandenen Internetverbindung ortsunabhängig möglich. Die Daten können mit einem Notebook, Tablet und/oder SmartPhone abgerufen und verarbeitet werden. Auf diese Weise sind Innen- und Außendienst in der Lage, zeitnah mit aktuellen Informationen zu arbeiten. Microsoft 365 bietet für die Speicherung von Ordnern und Dateien zwei Bereiche an: SharePoint Online und Teams. Wird keine Chatkommunikation benötigt, werden die Daten in SharePoint Online abgelegt. Ist neben der Möglichkeit der Dateibearbeitung auch die Kommunikation via Chat in diesem Kontext erforderlich, werden die Daten in Teams abgelegt.

Modul 06: Papierarmes Arbeiten

Ein Ziel der Digitalisierung besteht auch darin, im Betrieb papierärmer zu werden. Eine sehr gute Alternative zum Papier ist die App OneNote in Microsoft 365. Informationen werden in ein digitales Notizbuch eingetragen. Ein OneNote-Notizbuch lässt sich in Microsoft Teams integrieren. Mit der Erstellung eines Teams wird im Hintergrund automatisch ein OneNote-Notizbuch für das Team erzeugt. Das Notizbuch kann mit Abschnitten und Seiten/Unterseiten genau auf die Struktur, die für das Team gewählt wurde, aufgebaut werden. OneNote eignet sich unter anderem hervorragend zum Aufnehmen eines digitalen Aufmaßes und zur Dokumentation einer Baustellenbegehung. OneNote hat darüber hinaus den großen Vorteil, dass alle gespeicherten Notizbuchinhalte auf jedem Gerät (PC, Notebook, Tablet, SmartPhone), auf dem das Notizbuch geöffnet ist, automatisch auch offline zur Verfügung stehen. Das ist eine ideale Voraussetzung für das mobile Arbeiten auf einer Baustelle.

Modul 07: Informationen strukturiert verarbeiten

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Modul 08: Mobiler Zugriff auf alle relevanten Daten

Da alle Informationen in der Cloud, in Microsoft 365, liegen, können alle Beteiligten auch mit mobilen Geräten wie einem SmartPhone oder Tablet Informationen sowohl vor Ort abrufen als auch eingeben. Voraussetzung dafür ist, dass auf den mobilen Endgeräten die erforderlichen Apps installiert sind und die Benutzer sich dort mit ihrem Microsoft 365 Konto angemeldet haben.

Sind die Mitarbeiter vor-Ort mit einem WLAN oder einem Hotspot verbunden, kann der Innendienst auf die vor Ort eingegebenen Informationen fast augenblicklich zugreifen. Steht kein Internet zur Verfügung kann mit den Daten auch offline gearbeitet werden. Ordner und Dateien müssen bei bestehender Internetverbindung vorher als offline gekennzeichnet werden. Informationen, die in OneNote gespeichert sind, werden automatisch offline zur Verfügung gestellt. Sobald sich der Mitarbeiter wieder in einem WLAN oder Funknetz befindet, werden die Daten automatisch mit Microsoft 365 synchronisiert.

Modul 09: Prozessunterstützung durch automatisierte Workflows

Für Prozessschritte, die immer wieder und vor allem immer wieder von Hand durchgeführt werden müssen, bietet das Erstellen von automatisierten Workflows durch Power Automate ein enormes Potenzial, um Betriebsabläufe produktiver und effektiver zu gestalten. Mögliche Beispiele für solche Workflows:

Benachrichtigungen (z.B. Mails)
an uns selbst oder andere Personen generieren lassen
Daten mit anderen Speicherorten synchronisieren
Daten an bestimmten Orten speichern
(z.B. Eingangsrechnungen, die per Mail gesendet wurden)
Genehmigungsprozesse (z.B. Urlaubsanträge) durchführen

Modul 10: Wiki – Unternehmenswissen und QM/QS digitalisieren

Das Wissen, das ein Unternehmen ausmacht und ihm im Idealfall einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil beschert, wird in aller Regel von Personen getragen. Dokumentiert und jederzeit abrufbar ist dieses Wissen in Betrieben eher selten. Es wird empfohlen, das komplette Unternehmenswissen zu dokumentieren und abrufbar zu machen. Microsoft 365 bietet mit SharePoint Online geeignete Werkzeuge, um ein Unternehmens-Wiki nach dem Vorbild von Wikipedia aufzubauen. Beispiele:

Prozess-, Verfahrens- und Arbeitsanweisungen
Checklisten
Formulare und Vorlagen
Information über gesetzliche Bestimmungen
Informationen aus Verbänden, Innungen und Kammern
Normen und CE-Zeichen
Gefährdungsbeurteilungen
Lieferanteninformationen
…

Modul 11: Datensicherheit nach GoBD und DSGVO

Daten, und damit auch digitale Daten, sind zum Lebenselixier von Unternehmen geworden. Die Vorstellung, eines Tages könnten sämtliche Daten verschwunden, treibt jedem Unternehmer den Angstschweiß auf die Stirn. Es ist unerlässlich, die Betriebsdaten zu schützen, zu sichern und im Fall der Fälle auch wiederherstellen zu können. Darüber hinaus müssen gesetzliche Vorschriften zur Aufbewahrung von Betriebsdaten eingehalten werden.

Um im Unternehmen eine möglichst hohe digitale Datensicherheit zu gewährleisten, müssen wenigstens vier Aspekte berücksichtigt werden:

der sichere Zugang zu den Betriebsdaten
die Richtlinien zum Teilen (freigeben) von Betriebsdaten
das rechts- und revisionssichere Archivieren von Betriebsdaten
die Sicherung der Betriebsdaten

Modul 12: Compliance im Unternehmen

Der Begriff Compliance bedeutet im engeren Sinn die Einhaltung von Gesetz und Recht durch das Unternehmen und seine Mitarbeiter. Compliance Management ist demnach nichts anderes, als ein strukturierter Aufbau von internen Regeln und Richtlinien, die von den Mitarbeitern des Unternehmens eingehalten werden müssen. Microsoft garantiert das DSGVO-konforme Verarbeitung der in Microsoft 365 gespeicherten Daten. Im Falle eines Falles muss der Inhaber eines Betriebes nachweisen können, dass er alle notwendigen Schritte zur Einhaltung von DSGVO unternommen hat. Bei diesem Nachweis kann das Microsoft 365 Compliance Center, welches Bestandteil von Microsoft 365 ist, Sie dabei unterstützen.

Modul 13: Datensicherungskonzept entwickeln

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Helmut Gräfen

Autor der Bücher:

Microsoft Teams: Praxis-Handbuch

Effektives Arbeiten mit MS Teams, OneNote, Outlook & Co.