Praxistipp: Dokumente mit dem Smartphone in OneDrive ablegen

Microsoft hat sich mit seiner gesamten Palette an Softwarelösungen, Tools und Apps auf die Fahnen geschrieben, den Arbeitsalltag von Menschen zu vereinfachen. Denken wir nur an Teams oder OneNote. Oftmals sind es die kleinen Dinge, die unseren (Arbeits-)Alltag tatsächlich vereinfachen. Zum Beispiel, wenn man schnell ein Foto, einen Beleg oder ein anderes Dokument erfassen und abspeichern muss – und zwar nicht in der Foto-Mediathek des Smartphones, sondern gleich in der Cloud.

Hierfür hat Microsoft in der OneDrive-App für Android und iOS eine pfiffige Funktion integriert, die ich Ihnen heute gerne vorstellen möchte. Dazu zeige ich Screenshots aus den Apps beider Betriebssysteme. Die Apps sehen je nachdem, welche Sie nutzen, etwas anders aus, die Funktionen sind aber dieselben. Ich erkläre Ihnen die Schritte anhand der iOS-App.

Schritt 1: Ordner für die Ablage auswählen

Öffnen Sie Ihre OneDrive App und wählen Sie einen bestimmten Ordner für die Dateiablage aus. Hierbei haben Sie die Möglichkeit, Ihre Dateien in Ihrem privaten OneDrive oder im OneDrive for Business abzulegen. Die Ordner für OneDrive finden Sie in der App unter Dateien, die Ordner für OneDrive for Business finden Sie unter Bibliotheken.

Navigieren Sie zu diesem Ordner. Soll ein neuer Ordner angelegt werden, können Sie dies im entsprechenden Oberordner ebenfalls tun.

Schritt 2: Dokument scannen

Über das Kamera-Symbol in der Mitte unten können Sie nun ein Dokument scannen, ein Whiteboard oder eine Visitenkarte abfotografieren oder ein Foto machen. Die Funktionen entsprechen denen der Microsoft App „Lens“. Die App erfasst selbstständig die Ränder des Dokuments, des Whiteboards oder des Objektes, das Sie fotografieren wollen. Sie können das Bild im nächsten Schritt nachbearbeiten, indem Sie die Ränder verschieben oder optische Korrekturen vornehmen.

Hinweis: Sie können den Scan / Fotografier-Vorgang auch von der Startseite der App aus starten und später den Zielordner auswählen.

Schritt 3: Dokument ablegen

Wenn Sie auf Fertig tippen, wird Ihnen der Ordner als Speicherort angeboten, den Sie zuvor ausgewählt oder angelegt haben. Hier können Sie die Datei ablegen, indem Sie auf den Haken in der rechten oberen Ecke klicken.

Die OneDrive-App erstellt nun ein PDF des gescannten / fotografierten Objekts und legt dieses PDF in den ausgewählten Ordner. Dieses ist in wenigen Sekunden über alle anderen Geräte, die mit dem OneDrive-Verzeichnis verbunden sind, verfügbar.

Interessante Zusatzfunktion: Wenn Sie sich während des Scannens / Fotografierens in einem Teams-Meeting befinden, bietet Ihnen die App die Option, das Dokument gleich in diesem Meeting zu teilen. Dadurch erhalten Sie die Möglichkeit, beispielsweise papiergebundene Dokumente auf Ihrem Schreibtisch den anderen Besprechungsteilnehmern zugänglich zu machen.

Ansicht Android App

Wie ich bereits erklärte, ist die Funktionalität in der Android App von OneDrive dieselbe. Ich zeige Ihnen dies am Beispiel zur Archivierung eines frisch gemachten Fotos.

Der Nutzen

Warum erkläre ich Ihnen dies Funktion der OneDrive-App?

Wer viel unterwegs ist und des Öfteren Dokumente wie Pläne, Notizen, Visitenkarten, Bilder oder Baudokumentationen erfassen und zentral speichern muss, wird mit der Funktion effizienter sein. Denn auf diesem Weg erfassen Sie die Dokumente schnell und einfach und laden Sie direkt in Ihr OneDrive oder ihren SharePoint Online. Im Büro haben Sie gleich Zugriff auf alle Dokumente – und zwar im praktischen PDF-Format.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg beim Ausprobieren.