Praxistipp: Professionelle Suche in Outlook

Vergangene Woche hatte ich Ihnen einige Suchtipps für Teams vorgestellt. Heute wechseln wir die Plattform und widmen uns Outlook. Auch in Outlook können Sie mit ein paar Tricks ziemlich genau und scharf nach einer E-Mail, einem Termin oder Kontakt suchen.

Das Feld für die Suchen in Outlook finden Sie ganz oben in der Kopfleiste. Die meisten von Ihnen geben dort einen Begriff ein und wählen vielleicht noch aus, ob sie im aktuellen Ordner, in einem untergeordneten Ordner, im aktuellen Postfach, in allen Postfächern oder in allen Outlook-Elementen suchen möchten.

An dieser Stelle bereits der erste Tipp: Wenn Sie die Option „Alle Outlook-Elemente“ wählen, suchen Sie tatsächlich in ALLEN Outlook-Elementen, also in E-Mails, Terminen, Aufgaben, Dateien und Kontakten.

Die erweiterte Suche in Outlook

Um in der Suchmaske schärfer suchen zu können, öffnen Sie einfach über das kleine Dreieck-Symbol die erweiterte Suche. Die Maske, die sich nun nach unten öffnet, kann bei jedem Nutzer ein wenig anders aussehen, je nachdem, welche Suchfelder aktiviert sind.

Über die Option „Mehr Optionen hinzufügen“ können Sie sich die Suchmaske nach Belieben anpassen. Es stehen Felder wie Kategorien, Fälligkeitsdatum, An und Von, Priorität usw. zur Verfügung.

Nun können Sie die erweiterte Suchmaske mit den Suchkriterien füttern, die Sie kennen.

WICHTIG: Geben Sie mehrere Suchkriterien an, wird daraus eine Boolesche UND-Verknüpfung.

Der Suche-Reiter in der Navigationsleiste

Wenn Sie den Cursor in das Suchfeld setzen, könnte Ihnen etwas aufgefallen sein. Nicht? Es erscheint in der Outlook-Navigationsleiste oben ein neuer Menüpunkt „Suchen“.

Das dahinter liegende Menüband eröffnet Ihnen alle Suchfunktionen und -optionen, die ich Ihnen zuvor über die erweiterte Suche vorgestellt habe.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei der Suche.

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