Recap: Microsoft Teams Grundlagen

Immer wieder stelle ich fest, dass Nutzer von Microsoft Teams die Grundlagen dieses Werkzeugs nicht kennen und es deswegen zu Missverständnissen und Problemen bei der täglichen Nutzung kommt. Passend zum Start eines neuen Jahres habe ich mich entschlossen, auf einige wichtige Grundlagen nochmals einzugehen.

Der Nutzen von Teams

Grundsätzlich hat Microsoft Teams drei Aufgabenbereiche in Unternehmen. Es dient als:

1. Kommunikationstool, mit dem Sie Online-Meetings durchführen und via Chats sowohl in einem Team als auch in 1:1-Chats (die ehemalige Skype-Funktion) mit Kolleginnen und Kollegen und auch mit Externen kommunizieren können.
2. Collaboration-Plattform, die allen Teammitgliedern das gemeinsame Bearbeiten von Dateien ermöglicht. Dazu gehört auch das gleichzeitige Bearbeiten von Dateien mit mehreren Personen.
3. Dashboard‌, um über Registerkarten in einem Team-Kanal Funktionalitäten anzudocken, die Microsoft Teams selbst nicht bietet. Das können sowohl Apps von Microsoft wie z.B. OneNote und Planner als auch Apps von anderen Anbietern wie z.B. Trello oder Asana.

Wer mit Microsoft Teams produktiv arbeiten will, sollte mit dem logischen Aufbau und den Rollen eines Teams vertraut sein.

Die Rollen in Teams

Teams ist rollenbasiert mit den drei Rollen Besitzer, Mitglied und Gast aufgebaut. Die Mitarbeiter Ihres Unternehmens können Besitzer oder Mitglieder eines Teams werden. Mitarbeiter Ihres Unternehmens können nicht als Gast in das Team aufgenommen werden. Die Gastrolle in einem Team bleibt unternehmensfremden Personen, also Externen, vorbehalten.

Die Rolle des Besitzers

‌Der Ersteller eines Teams ist automatisch auch der Besitzer des Teams. Der Besitzer darf Mitglieder ins Team aufnehmen und entfernen. Darüber hinaus darf er die Rolle eines Mitgliedes verändern, z. B. ein Mitglied zum Besitzer hochstufen. Er kann im Team alle Einstellungen verändern und alle Elemente, z. B. Kanäle, bearbeiten und löschen.

Die Rolle des Mitglieds

‌Standardmäßig darf ein Mitglied fast die komplette Struktur im Team verändern. Welche Strukturveränderungen genau ein Mitglied im Team vornehmen darf, legt in aller Regel der Besitzer des Teams fest. Dazu gehören unter anderem das Erstellen, Bearbeiten und Löschen von Kanälen.

Die Rolle des Gasts

‌Standardmäßig sind die Rechte eines Gasts eingeschränkt. Er darf z.B. weder Kanäle anlegen noch bearbeiten oder löschen. Allerdings kann der Besitzer eines Teams diese Rechte erweitern.

 

WICHTIG: Die Berechtigungsstufen beziehen sich nicht auf die Dateibearbeitung. Jede Person im Team sieht alle Dateien, kann diese bearbeiten und auch löschen, unabhängig von ihrer Rolle. Die drei Rollen und Berechtigungsstufen beziehen sich nur auf das, was die Person in der jeweiligen Rolle an der Struktur des Teams verändern darf.

Der logische Aufbau eines Teams‌

Der logische Aufbau eines Teams‌ stellt sich wie folgt dar:

Ein Team besteht aus dem Team selbst und einer beliebigen Anzahl von Kanälen. Diese dienen der Strukturierung eines Teams. Ein Team muss mindestens einen Kanal enthalten, um arbeitsfähig zu sein. Deshalb wird der Kanal Allgemein automatisch mit dem Team erstellt und kann weder gelöscht noch umbenannt werden.

Weitere Kanäle können vom Besitzer und je nach eingestellter Berechtigung auch von Mitgliedern erstellt werden.

In jedem Kanal stellt Teams drei Registerkarten bereit: Neben dem Register „Beträge“, in dem die Chatkommunikation im Kanal stattfindet, werden die Register „Dateien“ und „Wiki“ erzeugt. Falls Sie mit dem Register „Wiki“ nicht arbeiten wollen, können Sie diese Registerkarte löschen. Die anderen beiden Register können Sie weder löschen noch umbenennen, auch der oder die Besitzer des Teams nicht.

 

Arten von Kanälen

Teams können aus drei Arten von Kanälen bestehen:

Standardkanäle

Standardkanäle sind für alle Teammitglieder in Teams verfügbar. Alles, was gepostet wird, kann von anderen durchsucht werden. Sämtliche Dateien in einem Standardkanal können von allen Personen im Team gesehen und bearbeitet werden. Die meisten Kanäle sind Standardkanäle. Standardmäßig können alle Mitglieder eines Teams Standardkanäle erstellen. Allerdings kann der Team-Administrator diese Berechtigung ändern und die Erstellung von Standardkanälen auf bestimmte Rollen beschränken.

WICHTIG: Ein Standardkanal kann nicht in einen privaten Kanal konvertiert werden.

Private Kanäle

Private Kanäle sind für Diskussionen vorgesehen, die nicht für alle Teammitglieder offen sein sollen. Standardmäßig kann jeder Teambesitzer oder jedes Teammitglied einen privaten Kanal erstellen. Allerdings kann der Team-Administrator diese Berechtigung ändern und die Erstellung privater Kanäle auf bestimmte Rollen beschränken.

Um einem privaten Kanal beizutreten, bedarf es eine expliziten Einladung durch den Teambesitzer oder durch ein Teammitglied im privaten Kanal.

WICHTIGE HINWEISE:

• Ein privater Kanal kann nicht in einen Standardkanal konvertiert werden.
• Wenn ein privater Kanal erstellt wird, ist er mit dem übergeordneten Team verknüpft und kann nicht in ein anderes Team verschoben werden.
• Wenn Sie ein neues Team oder einen privaten Kanal in Microsoft Teams erstellen, wird automatisch eine Teamwebsite in SharePoint erstellt.
• In einem privaten Kanal freigegebene Dateien können nur von den Mitgliedern des Kanals angezeigt und bearbeitet werden und werden in einem separaten SharePoint von den restlichen Dateien des Teams gespeichert.
• Externe Gäste können an der Besprechung im privaten Kanal eines Teams teilnehmen oder sofort einen Anruf abhalten, sofern wenn ein Mitglied des privaten Kanals ihnen einen Link sendet, um an der Besprechung teilzunehmen, oder sie während der Besprechung anruft, um sich jetzt zu treffen.

Freigegebene Kanäle

Freigegebene Kanäle dienen der Zusammenarbeit mit Personen innerhalb und außerhalb Ihres Teams oder Ihrer Organisation. Anders als bei Standardkanälen und privaten Kanälen können nur Teambesitzer freigegebene Kanäle erstellen, nur Besitzer freigegebener Kanäle können Mitglieder hinzufügen oder den Kanal mit einem Team teilen.

Genau wie bei privaten Kanälen müssen Teammitglieder eingeladen werden, einem freigegebenen Kanal beizutreten.

WICHTIG: Ein freigegebener Kanal kann nicht in einen Standard- oder privaten Kanal konvertiert werden.

Das Thema „Freigegebene Kanäle in Teams“ ist neu und komplex. Deshalb wird es in den kommenden Wochen dazu einen gesonderten Blogartikel geben. Weitere Infos zu „Freigegebenen Kanälen“ finden Sie hier.

Hochladen von Ordner und Dateien

Entweder Sie erstellen Ordner und Office-Dateien direkt in der Teams-Oberfläche oder Sie laden einzelne Dateien oder ganze Ordnerstrukturen in das Team hoch. Dies können Sie über die „Hochladen“-Funktion oder per Drag&Drop von Ihrem Desktop aus erledigen.

Der Prozess des Hochladens ist immer ein Kopiervorgang, d.h. die hochgeladenen Ordner und Dateien befinden sich zweimal in Ihrem IT-Kosmos. Einmal im Team und einmal in der Quelle, aus der Sie die Daten hochgeladen haben. Um doppelte Datenbestände zu vermeiden, sollten nach dem Hochladen die Daten in Quelle gelöscht werden.

Beim Hochladen ist außerdem zu beachten, dass das Erstelldatum des Ordners bzw. der Datei aus der Quelle nicht erhalten bleibt. Wollen Sie die ursprünglichen Eigenschaften beibehalten, sollten Sie für das Kopieren (Hochladen) in ein Team eine geeignete Software nutzen, z.B. das kostenfreie SharePoint-Migrationtool (SPMT).

Detaillierte Information zum dem Tool und den Downloadlink finden Sie hier: https://docs.microsoft.com/de-de/sharepointmigration/introducing-the-sharepoint-migration-tool

Bearbeiten von Ordner und Dateien

Ordner und Dateien, die Sie in einem Team-Kanal ablegen, werden nicht in MS Teams selbst, sondern in SharePoint Online gespeichert. Sobald Sie in MS Teams ein Team erstellen, wird automatisch in Hintergrund eine Teamwebsite in SharePoint mit dem gleichen Namen wie der von Ihnen gewählte Teamnamen erstellt. Für jeden Standardkanal, den Sie in einem Team erzeugen, wird in der Dokumentenbibliothek dieser Teamwebsite automatisch ein sogenannter Kanalordner angelegt.

WICHTIG: Arbeiten Sie mit privaten Kanälen in einem Team, wird für jeden privaten Kanal eine separate Teamwebsite in SharePoint erstellt, die unabhängig von der eigentlichen Website des Teams angesprochen und verarbeitet wird.

Vor einigen Jahren konnten viele Dateibearbeitungsfunktionalitäten ausschließlich in der SharePoint-Oberfläche der Teamwebsite abgerufen werden. Mittlerweile können Sie fast alle Dateibearbeitungen direkt über die MS-Teams-Oberfläche in der Lasche „Dateien“ vornehmen. Sie können allerdings in der Standardeinstellung jederzeit aus dem Team bzw. privaten Kanal die dazu gehörige Teamwebsite in SharePoint aufrufen und auch dort Dateibearbeitung durchführen.

Dateien, die in einem Team-Kanal mit Office-Programmen wie Word, Excel und PowerPoint‌ erstellt wurden, können Sie in MS Teams entweder direkt in der Teams-Oberfläche oder mit der rein webbasierten Online-App des entsprechenden Programms oder mit dem installierten Office-Programm, Desktop-App genannt, bearbeiten. In den Einstellungen von MS Teams können Sie definieren, dass eine Office-Datei immer mit der passenden Desktop-App geöffnet wird.

Online-Apps

Für die Online-Varianten der Office-Programme‌ benötigen Sie lediglich ein Gerät mit einem Internetanschluss und -browser. Mit den Online-Apps können Sie ausschließlich Dateien bearbeiten, die in Office 365 gespeichert sind. Im Vergleich zu den Desktop-Apps von Word, Excel und PowerPoint sind die Online-Apps funktional eingeschränkt. Nutzen Sie die Online-Apps, um schnell Informationen in einer Office-Datei nachzuschlagen, beispielsweise den Stand einer Controlling-Tabelle, oder um kleinere Änderungen in einer Datei vorzunehmen.

Desktop-Apps

In den Desktop-Apps der Office-Programme‌ arbeiten Sie mit der vollen Funktionsvielfalt, die Sie auch vor dem Cloud-Computing schon kannten. Desktop-Apps können alle Office-Dateien aus allen Speicherorten öffnen und bearbeiten. Möchten Sie längere Zeit in einer Datei arbeiten, oder benötigen Sie das komplette Funktionsangebot eines Programms, dann nutzen Sie Desktop-App.

Mobile Apps

Sowohl für Android- als auch für iOS-Geräte stehen die mobilen Apps von Word, Excel und PowerPoint‌ zur Verfügung. Sind Sie unterwegs und haben kein Notebook oder Surface zur Hand, lassen sich über die mobilen Varianten schnell und einfach Informationen aus Word-, Excel- oder PowerPoint-Dateien abrufen. Ich nutze z. B. das mobile PowerPoint dazu, die Folien einer Präsentation, die ich an diesem Tag halte, schnell durchzublättern. Das ist eine einfache und effektive Methode, mich auf den Tag einzustimmen. Selbst kleinere Änderungen können Sie recht komfortabel durchführen.

Sonderfall PDF-Dateien‌

Für das Öffnen von PDF-Dateien werden Ihnen in Teams nur zwei Optionen angeboten: das Öffnen in der Teams-Oberfläche oder das Öffnen mit Ihrem Standardbrowser. Teams hat keinen Zugriff auf die installierte Software, die Sie üblicherweise zur PDF-Bearbeitung nutzen. Möchten Sie weiterhin mit dieser Software arbeiten, sollten Sie die Dateien, die in Teams gespeichert sind, mit Ihrem PC, Notebook oder Surface synchronisieren. Auf die synchronisierten Daten können Sie wie gewohnt zugreifen. Öffnen Sie eine synchronisierte PDF-Datei z. B. aus dem Windows-Explorer, wird sie mit dem installierten PDF-Bearbeitungsprogramm geöffnet.

Sonderfall Fotos und Dateien, die in einer Software eines anderen Anbieters erstellt werden

Auch bei den Fotos bzw. Grafiken bietet die Oberfläche von MS Teams nur einen webbasierten Fotobetrachter an, der kaum Funktionalitäten bietet und nicht komfortabel zu bedienen ist. Sind die die Ordner und Dateien im Team mit Ihrem Endgerät synchronisiert, wird im Windows-Explorer beim Doppelklick das installierte Fotobearbeitungsprogramm geöffnet. Ähnlich sieht es bei den Dateien anderer Softwarehersteller aus, z. B. CAD-Dateien. Diese Dateien können gar nicht aus der Teams-Oberfläche geöffnet werden, wenn dort keine geeignete App vorhanden ist. Sind diese Dateien mit Ihrem Endgerät synchronisiert und öffnen Sie sie über den Windows-Explorer wird die Datei mit dem auf dem Gerät installierten Programm geöffnet.

Synchronisation mit einem Endgerät (genauer Windows-Gerät)

Wenn Sie Dateien aus Ihrem OneDrive for Business, Ihren Teams oder auch SharePoint-Teamwebsites, die nicht mit einem Team verbunden sind, wie gewohnt aus Ihrem Windows-Explorer aufrufen möchten, müssen Sie die Ordner und Dateien aus Office 365 mit Ihrem PC synchronisieren.

Um Office 365 mit dem PC synchronisieren zu können, muss ein bestimmtes Synchronisierungsprogramm installiert sein. Dieses Programm heißt verwirrenderweise auch OneDrive. Es synchronisiert sowohl die Daten aus dem OneDrive for Business als auch die aus dem SharePoint Online und damit auch die Daten aus Teams.‌ Arbeiten Sie mit einem PC, auf dem das Betriebssystem Windows 10 oder 11 läuft, ist dieses Programm bereits vorinstalliert. Ist das nicht der Fall, muss OneDrive auf dem Rechner noch installiert werden.

Achten Sie darauf, dass immer die aktuelle Version der Software installiert ist. Ob das Synchronisierungsprogramm OneDrive‌ installiert ist, sehen Sie in Ihrer Taskleiste ganz rechts: Es wird eine kleine, blaue Wolke angezeigt. Die Synchronisierung wird nur auf diesem Gerät durchgeführt. Arbeiten Sie mit weiteren Windows-Rechnern, muss diese auch dort eingerichtet werden.