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2022 kommt endlich nur noch ein gutes OneNote

Microsoft OneNote ist wohl eines der meistunterschätzten Programme aus Microsofts Office-Universum. Die Notizbuch-Lösung wurde bereits 2003 veröffentlicht, kontinuierlich weiterentwickelt und um wichtige Funktionen, Erweiterungen und Schnittstellen zu Partnerprogrammen ergänzt.

Leider hat Microsoft den Fehler begangen, auf Windows10-Systemen zwei unterschiedliche Programmvarianten einzuführen, was bei Millionen Nutzern für Verwirrung und teilweise Unverständnis gesorgt hat. Während es für die mobilen Endgeräte (Smartphones und Tablets) für Android und iOS sowie MacOS nur jeweils eine OneNote-App gibt, kann der Windows10-Nutzer zwischen den Versionen „OneNote für Windows 10“ und „OneNote“ (frühere Namen waren „OneNote 2016“, „OneNote 2019“ und zwischenzeitlich auch „OneNote Desktop-App“) wählen.

Die Entwicklung des OneNote Logos

Der Grund für die beiden Versionen war schlicht und einfach, dass Microsoft 2014 auf die geniale Idee kam, ein OneNote speziell für Windows 10 herauszugeben, mit schlankerem Programmiercode und etwas weniger Funktionen. Die alte, installierbare Programmversion sollte dann, so zunächst der Plan, nicht mehr weiterentwickelt werden und somit auslaufen. Dies führte jedoch zu vielen Beschwerden in der Nutzer-Community, da mit der alten OneNote-Version einige Funktionen weggefallen wären, die besonders für Unternehmen wichtig sind (z. B. der frei wählbare Speicherort). Daraufhin lenkte Microsoft ein und gab zunächst eine Koexistenz beider Versionen bekannt.

Diese jahrelange Parallelexistenz der beiden Programmvarianten wird in diesem Jahr endgültig beendet. Microsoft hat offiziell das Ende für die UWP (Universal Windows Platform)-App „OneNote für Windows 10“ verkündet.

Zukünftig soll die OneNote Desktop-Vollversion, die in jedem Microsoft-365-Abonnement sowie Office-2021-Softwarepaket enthalten ist, allein weitergeführt und ausgebaut werden. Sinnvolle Funktionen der „OneNote für Windows 10“ Version werden integriert. Das „neue“ OneNote ab 2022 erhält neue Funktionen und eine optische Auffrischung der Bedienoberfläche, angelehnt an das Fluent-Design von Windows 11.

Bereits ab dem 3. Quartal 2022 wird „OneNote für Windows 10“ von Microsoft nicht mehr weiterentwickelt. Sie wird zwar erst zum Ende des Supports von Windows 10 im Jahr 2025 endgültig eingestellt, aber alle Nutzer werden schon ab Mitte 2022 aufgefordert, auf das „richtige“ OneNote umzusteigen. Windows 11 PCs finden bereits kein vorinstalliertes OneNote (für Windows 10) mehr.

Wir haben diesen Blogartikel aber nicht veröffentlicht, um nur dies zu erzählen. Sondern wir wollen Ihnen auch einige neue Funktionen des neuen OneNote vorstellen.

Neue Sortierungsoptionen

In der Desktop-Version lassen sich die Seiten nun nach Namen sowie nach Erstellungs- und Änderungsdatum sortieren. Das ist sicher praktisch.

Neue Sortiermöglichkeiten für OneNote Seiten

ie gleiche Funktion gibt es übrigens auch bereits auf dem iPad.

Plastischer Leser für OneNote

Ebenfalls wird in der neuen Desktop-Version der „Plastische Leser“ (Immersive Reader) eingeführt, der eine ablenkungsfreie Ansicht von Textpassagen bietet und auch eine Vorlesefunktion beinhaltet. Hierfür müssen Sie allerdings zunächst die  OneNote Learning Tools installieren.

Der Plastische Reader hilft beim Lesen von Texten

Neue Funktion für OneNote Web-App

Neben den verschiedenen Apps gibt es von OneNote auch eine Web-App von OneNote. Auch diese wird neue Funktionen erhalten.

Verbessertes Copy/Paste

Die verbesserte Copy-Paste-Funktion erlaubt es jetzt, reichhaltige Inhalte (Tabellen, Listen) aus externen Quellen in eine OneNote-Seite einzufügen, ohne das Quellformat zu verlieren.

Zoom-in & Zoom-out

OneNote bietet jetzt sämtliche Zoom-Funktionen, inklusive Auswahl der Zoom-Stufen und Finger-Zoom auf Touchscreens.

Neues Modus-Umschalt-Feature

Der neue Modus-Switcher für Teams und andere Office-Apps wie Word, Excel und PowerPoint ermöglicht einen einfachen Wechsel zwischen Bearbeitungs- und Anzeigemodus, um versehentliche Änderungen zu vermeiden.

Bilder als Seitenhintergrund

In der Web-Version können Bilder als Seitenhintergrund definiert werden. Das dient nicht etwa der Verschönerung, sondern soll dabei helfen, Anmerkungen, Notizen und Hervorhebungen „über“ dem Bild zu machen, ohne dabei Gefahr zu laufen, dass es dabei verrutscht und alle Annotationen neu platziert werden müssen.

Erinnerung an die zuletzt geöffnete Seite

Außerdem merkt sich die Web-Version von OneNote nun die zuletzt geöffnete Seite innerhalb eines Abschnitts. Wechselt man zwischen verschiedenen Abschnitten, landet man immer wieder auf der zuletzt geöffneten Seite anstatt wie bisher auf der ersten Seite im Abschnitt.

Zeichnen mit dem Finger

Eine weitere Neuerung ist die Möglichkeit, mit dem Finger, statt mit einem Stift zu zeichnen.

Mehr Infos zu den geplanten Funktionen für OneNote für das Web und die OneNote App in Microsoft Teams finden Sie hier.

 

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Einfacher Kontowechsel für Microsoft 365-Web-Apps

Microsoft kündigt eine wichtige Änderung bei der Nutzung von Web-Apps der Microsoft 365-Websuite an.

Im Zeitalter der hybriden Arbeit, in dem persönliche und berufliche Grenzen immer weiter verschmelzen, tragen Microsoft 365-Benutzer während ihres Arbeitstages mehrere Hüte und benötigen eine Möglichkeit, schnell den Kontext zu wechseln, um produktiv zu bleiben.

Derzeit können Benutzer in Ihrer Organisation nur mit einem einzigen Konto in einer Microsoft 365-Web-App in einem Browser arbeiten. Um ein anderes Konto zu verwenden, müssen sie sich entweder abmelden, ein InPrivate-Fenster oder einen anderen Browser verwenden.

Das will Microsoft ändern. Im Rahmen eines Feature-Updates, das Anfang April ausgerollt werden soll, können sich Benutzer bei mehreren geschäftlichen und persönlichen Konten (Microsoft-Konten) in Microsoft 365-Web-Apps im selben Browser anmelden. Dies ermöglicht es ihnen, nahtlos mit einem Klick zwischen den Konten zu wechseln, ohne sich abmelden und erneut anmelden zu müssen. Nach einem erfolgreichen Kontowechsel wird die Seite mit Inhalten aktualisiert, die aus dem neuen Konto stammen.

Quelle: Microsoft

Obwohl der Benutzer mehrere Konten in einer Web-App hinzufügen kann, ist jeweils nur ein Konto pro App aktiv. Wenn ein Benutzer am Ende zwei oder mehr Browser-App-Registerkarten mit unterschiedlichen Konten hat, werden die Benutzer benachrichtigt, die Registerkarten mit nicht aktiven Konten zu aktualisieren.

Quelle Microsoft

Diese Änderung betrifft derzeit nur die folgenden Microsoft 365-Web-Apps: Office.com und andere Startseiten, Outlook Web App (OWA), OneDrive for Business, OneDrive Consumer, SharePoint Online, Office im Web und M365 Admin Center. Weitere Web-Apps werden später hinzugefügt.

 

 

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Microsoft garantiert endlich DSGVO Konformität von Microsoft Cloud-Services

Dass Microsoft viel Wert auf Datenschutz legt, ist bereits seit Längerem bekannt. Auch wir haben darüber mehrfach berichtet. Im vergangenen Jahr errichtete der Konzern eine EU-Datengrenze für seine Clouddienste. Alle europäischen Kunden von Azure, Dynamics und Microsoft 365 sollen sich darauf verlassen können, dass ihre Daten auch wirklich in der EU bleiben.

Neu ist, dass die DSGVO-konforme und nachweislich sichere Datenspeicherung in deutschen Rechenzentren offiziell zugesichert wird – und zwar u.a. für alle Microsoft 365 Pläne. Dazu findet man auf der Webseite, die die Pläne vergleicht, folgenden Hinweis:

Klickt man auf den Link “Mehr erfahren”, wird man auf diese Seite zu Datenschutz und Sicherheit mit Microsoft 365 weitergeleitet.

Dort ist zu lesen:

Die Sicherheit Ihrer Geschäftsdaten steht im Mittelpunkt unserer Bemühungen. Unsere Microsoft 365 Angebote entsprechen geltendem Recht, insbesondere der DSGVO. Die Geschäftsdaten von Unternehmenskunden mit Sitz in Deutschland werden in deutschen Rechenzentren gespeichert.

Unsere Verpflichtung zur Einhaltung der DSGVO

Wir haben bei unseren Cloud Angeboten die DSGVO umgesetzt und bieten hinreichend Garantien für die technischen und organisatorischen Maßnahmen, um den DSGVO-Anforderungen als Auftragsverarbeiter zu genügen. Wir gehen mit den Online Services Nutzungsbedingungen umfassende vertragliche Verpflichtungen gegenüber unseren Kunden ein. Auch die EU-Standardvertragsklauseln sind ein Teil davon. Diese Nutzungsbedingungen stellen die von der DSGVO gemäß Artikel 28 geforderte Auftragsverarbeitungsvereinbarung dar. Darin ist u.a. geregelt, dass wir Kundendaten nur zur Bereitstellung der vereinbarten Dienste und zu Zwecken, die damit vereinbar sind, verwenden. Wir verwenden Kundendaten nicht für Werbezwecke und leiten keine entsprechenden Informationen daraus ab. All diese Vereinbarungen gelten nicht nur für Kunden in der EU, sondern weltweit, da wir Datenschutz als fundamentales Menschenrecht ansehen.

Mit diesem Statement unterwirft sich Microsoft nun ganz offiziell der europäischen Datenschutz-Grundverordnung.

Wichtig ist neben der Verpflichtung zur Einhaltung der DSGVO auch die Tatsache, dass alle Clouddienste aus deutschen Rechenzentren kommen.

Microsoft beschreibt das so:

Kunden, die sich für Clouddienste von Microsoft entscheiden, erhalten hoch flexible, integrierte und sichere Lösungen zu einem attraktiven Preis. Ihre Daten sind in der Cloud gut aufgehoben und geschützt. Ihre Geschäftsdaten werden in Deutschland gespeichert – nachweislich sicher und zuverlässig.

 

 

 

 

 

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Das hat Microsoft 2022 mit Teams vor

Microsoft Teams ist eine derjenigen Softwarelösungen, die in den vergangenen 24 Monaten enorm gewachsen ist. Man kann sagen, dass Teams jetzt erwachsen wird, nicht zuletzt durch den enormen Zuwachs an Nutzern weltweit, die wiederum viele neue Funktionen in die Wunschliste eingetragen haben. Zudem schläft die Konkurrenz nicht und auch der Konzern Microsoft muss ständig am Ball bleiben, damit Teams weiterhin eine der beliebtesten Kollaborationslösungen weltweit bleibt.

Wenn Sie sich die veröffentlichte Roadmap anschauen, so sehen Sie insgesamt 135 Funktionen in Planung und 97, die sich derzeit im Rollout befinden. Das sind natürlich viel zu viele, um sie hier vorzustellen. Wir haben uns einige Highlight aus der Liste rausgepickt, die in den kommenden Monaten freigeschaltet werden.

Januar 2022

Seit Dezember arbeitet Microsoft offenbar daran, dem Whiteboard sog. Attribution zu schenken. Auf Deutsch könnte man dies als „Zuteilung“ bezeichnen. Damit sehen Teilnehmer, die gemeinsam in einem Team an einem Whiteboard arbeiten, wer welche Änderungen gemacht oder Inhalte eingefügt hat.

Derzeit wird eine ganz praktische Funktion eingeführt, mit der Teilnehmer sehen können, in welcher Zeitzone andere Teilnehmer sich gerade befinden. Das ist bei internationalen Teams sehr nützlich.

Ebenfalls noch diesen Monat soll das sog. „Teams Casting“ starten. Damit können Nutzer von einem Mobilgerät spontan in einen Teams Room unter Windows eintreten und sogar Inhalte vom Gerät präsentieren, die lokal gespeichert oder via Office365 abrufbar sind.

Endlich soll es auch die Möglichkeit geben, wichtige Nachrichten aus einem Chat in dem betreffenden Kanal anzupinnen, also für alle gut sichtbar zu fixieren.

Für eine bessere Usability wird Microsoft eine anpassbare Darstellung der Chat-Nachrichten anbieten. In der kompakten Ansicht werden die Nachrichten enger angezeigt, sodass 50 % mehr Nachrichten auf den Bildschirm passen. Die komfortable Ansicht ist die derzeitige Standardansicht. Damit kann jeder Nutzer selbst entscheiden, wie viele Chat-Nachrichten er auf einem Blick sehen möchte.

Februar 2022

Wer einmal Power Automate genutzt hat, wird es lieben. Im Februar kommen neue Aktionen speziell für Teams dazu. Darunter sind u. a. „Ein neues Team anlegen“, „Ein neues Team Meeting anlegen“, „Sende eine Nachricht an den Kanal“ und „Füge einen Nutzer zu einem Team hinzu“. Ein neuer Trigger „Nutzer hat das Team verlassen“ wird auch kommen.

Ebenfalls im Februar kommt dann endlich die bereits im Herbst 2021 angekündigte Fähigkeit, bei Umbenennung eines Kanals den passenden SharePoint-Ordner automatisch auch korrekt umzubenennen. Diese Funktion soll dann für alle Plattformen (Desktop, iOS, Web, Android) zur Verfügung stehen.

Drei kleinere, aber nützliche Funktionen sollen im Februar an den Start gehen: Die Walkie-Talkie-Funktion für Teams auf Smartphones befähigt Nutzer untereinander zu sprechen wie mit einem richtigen Walkie-Talkie (Drücken um zu sprechen, Loslassen um zu hören). Zudem soll es Nutzern dann möglich sein, sich selbst Chat-Nachrichten mit Notizen, Dateien, Bildern oder Videos zu senden. Diese können dann später in Teams weiter verarbeitet werden oder dienen nur als Erinnerung. Eine Funktion, die es z. B. bei Slack schon sehr lange gibt und die echt praktisch ist. Schließlich wird endlich die Live-Transkription in allen Teams-Sprachen zur Verfügung stehen – allerdings nur für die Teams Web-App.

März 2022

Der März steht ganz im Zeichen des Videos. Dann soll Microsoft Teams eigene Video-Filter für Team-Meetings erhalten, sodass jeder Nutzer selbst das Aussehen seines Videobildes im Meeting anpassen und optimieren kann. Wer Teams auf Android-Geräten nutzt, kann ab März via Teams auch an Video-Meeting teilnehmen, die bei den Drittanbietern Zoom und Webex stattfinden. Diese Drittanbieter-Meetings erscheinen dann im eigenen Teams-Kalender. Damit öffnet sich Teams endlich für andere Anbieter.

Wer Webinare mit Teams anbietet, wird sich ein wenig mehr freuen. Denn Einladungen zu Webinaren werden ab März automatisch in die Kalender der Teilnehmer eingetragen.

April 2022

Für April haben wir nur eine Neuerung aufgegriffen: Admins können dann das Aussehen des Warteraums z. B. mit einem Logo verschönen bzw. professionalisieren.

Juni 2022

Im Juni werden die Breakout-Rooms endlich auch für Android-Betriebssysteme eingeführt.

Juli 2022

Vor der Sommerpause wird es ab Juli die Möglichkeit geben, einem Teams-Meeting mit einem digitalen Code beizutreten. Das gibt es bei anderen Onlinemeeting-Lösungen wie Zoom schon lange.

Die Vorstellung der 80 neuen Funktionen, die bereits in der Einführung befinden, sparen wir uns an dieser Stelle.

Wenn Sie alle neuen Funktionen – nicht nur für Teams – durchforsten wollen, empfehle ich Ihnen die Seite der Microsoft 365 Roadmap.

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So nutzen Sie Ihre Cloud Telefonanlage mit Microsoft Teams – ortsunabhängiges und effizientes Telefonieren

Videokonferenzen, Terminverwaltung oder das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten – mit seinem großen Funktionsumfang ist Microsoft Teams in vielen Unternehmen das primäre Kommunikationstool. Es bietet, laut Microsoft, mittlerweile mehr als 500.000 Unternehmen alle Funktionen, die für eine gelungene Teamarbeit notwendig sind.

Zudem haben Sie die Möglichkeit, Ihre Telefonanlage in Microsoft Teams zu integrieren und auf diese Weise die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen noch effizienter zu gestalten.

Wie Sie Ihre Cloud Telefonanlage mit Microsoft Teams nutzen können und welche Vorteile Ihnen eine solche Integration bietet, erfahren Sie in diesem Artikel.

Microsoft Teams als Telefonanlage nutzen

Verbinden Sie die Cloud Telefonie mit Microsoft Teams, so ist eine separate Telefonanlage nicht mehr erforderlich. Ihre Businesstelefonie läuft ab sofort über den MS Teams Client. Sie nutzen also Ihren MS Teams Client als Endgerät, über den Sie Anrufe beginnen und empfangen können.

Zusätzlich können Sie auf alle Funktionalitäten einer Telefonanlage zurückgreifen, ohne von Ihrem Microsoft Teams-Client in eine andere Anwendung wechseln zu müssen. Ihre MS Software ersetzt damit das VoIP-Telefon. Alles ist an einem Ort.

Um Ihre Cloud Telefonanlage mit Microsoft Teams zu verwenden, gibt es zwei Möglichkeiten für Sie:

Microsoft Anrufpläne

Die erste Möglichkeit, Ihre Telefonanlage in Microsoft Teams zu integrieren, besteht darin, einen Microsoft Anrufplan zu verwenden. Anrufpläne werden monatlich pro Benutzer gebucht und enthalten eine Telefonnummer sowie ein Minutenkontingent. Die Telefonie wird hierbei direkt über die Server von Microsoft abgewickelt.

Microsoft portiert Ihre bestehenden Rufnummern und stellt eine Verbindung zum öffentlichen Telefonnetz her. Diese Option kann allerdings mit hohen Kosten verbunden sein und ist außerdem nicht in allen Ländern verfügbar. Eine komplexe Anrufsteuerung mit Funktionen wie, Rufweiterleitung, halten oder makeln, ist mit den Anrufplänen nicht möglich, daher eignen sie sich eher für einfache Telefonie ohne Telefonanlagefunktionen.

Direct Routing

Alternativ können Sie die Funktion Microsoft Teams Direct Routing nutzen, mit der Ihre Cloud Telefonanlage vollständig in Microsoft Teams integriert wird. Dafür wird mittels eines Sessions Border Controller (SBC) eine Verbindung ins öffentliche Telefonnetz hergestellt.

Ausgehende Anrufe aus MS Teams werden dann über das Internet an das Microsoft Telefonsystem gesendet. Der Anruf wird anschließend über den Session Border Controller und den SIP-Trunk an das Telefonnetz Ihres Anbieter übermittelt.

Eingehende Anrufe werden ebenfalls über den SBC an das Microsoft Telefonsystem weitergeleitet. Von dort aus wird der Anruf dann mit MS Teams an jedes beliebige Gerät übergeben.

Ihr derzeitiger Telefonanbieter bleibt Ihnen erhalten und eine Portierung der Rufnummern ist nicht erforderlich. Sie können sämtliche Funktionen von Microsoft Teams nutzen, ohne Ihre bereits bestehenden Rufnummern und Durchwahlen ändern zu müssen. Mit der Direct Routing Funktion können Sie demnach über Ihren MS Teams-Client wie mit Ihrem richtigen Bürotelefon telefonieren.

Die Integration Ihrer Cloud Telefonie in MS Teams ermöglicht Ihnen, nach wie vor alle Funktionen der Telefonanlage zu nutzen. Über den Microsoft Teams Client und das Add-On Telefonanlage können Sie wie mit Ihren herkömmlichen VoIP-Telefonen Anrufe halten und weiterleiten. Zudem ermöglicht Ihnen das Add-On, eine Verbindung von Ihrem Anrufbeantworter mit Ihrem E-Mail-Postfach herzustellen. Nachrichten auf dem Anrufbeantworter werden per Spracherkennung an Ihren Posteingang gesendet. Die Nachricht wird zusätzlich um ein Transkript ergänzt, dass die Sprache in einen Text konvertiert.

Funktionen der Integration

Ausgehende Telefonate mit der Büronummer führen

Der Microsoft Teams-Client hilft Ihnen, alle ausgehenden Anrufe über die MS Teams App auf Ihrem Handy oder anderen Endgeräten abzuwickeln. Er kann dabei als herkömmlicher MS Teams-Account verwendet werden oder auch als Endgerät für ausgehende Telefonate und dient damit als Ersatz für Ihr Tischtelefon.

Eingehende Anrufe unter Ihrer Büronummer empfangen

Die Einbindung Ihrer Cloud Telefonanlage in Microsoft Teams ermöglicht es Ihnen, unter der eigenen Bürorufnummer aus dem öffentlichen Telefonnetz angerufen zu werden. Anrufe von Kollegen, die gerade nicht anwesend sind, können auf Ihren Microsoft Teams-Client weitergeleitet werden. Der Anrufer bemerkt von dieser Umleitung auf Ihr Endgerät nichts.

Interne Durchwahlen für jeden MS Teams-Client

Wie bereits oben genannt, bleiben Ihre Rufnummern und Durchwahlen bestehen, wodurch auch die interne Kommunikation über den MS Teams-Client abgewickelt werden kann. Kollegen können Sie unter Ihrer Durchwahl erreichen und Sie können den Anruf in der Teams App auf dem Endgerät Ihrer Wahl annehmen.

Technische Voraussetzungen

Um mit Microsoft Teams telefonieren zu können, müssen einige technische Voraussetzungen erfüllt sein.

Ein IP-basierter Telefonanschluss

Ein IP-basierter Telefonanschluss, auch SIP-Trunk genannt, ist die wichtigste Voraussetzung. Dieser dient dem Anschluss der Cloud Telefonanlage per Direct Routing an das Telefonnetz. Ein Provider wie WIRECLOUD stellt Ihnen den SIP-Trunk zur Verfügung und übernimmt die Implementierung Ihrer Cloud Telefonanlage in Microsoft Teams.

Der Session Border Controller

Darüber hinaus wird ein Session Border Controller (SBC) benötigt. Ein bestimmter Router, der als Gateway zwischen dem öffentlichen Telefonnetz und Microsoft Teams genutzt wird.

Die passende Lizenz

Um auch alle Vorzüge von MS Teams nutzen zu können, benötigen Sie die passende Lizenz. Je nach Art und Größe Ihres Unternehmens stehen Ihnen verschiedene Lizenzen zur Verfügung. Zusätzlich erfordern einige Lizenzen das geeignete Add-On, damit Sie die Telefonfunktion von MS Teams nutzen können. Folgende Lizenzen können für die Telefonfunktion genutzt werden:

Für kleine und mittelständische Unternehmen mit bis zu 300 Nutzern:

  • Microsoft 365 Business Basic mit dem Add-On Lizenzbündel Business Voice
  • Microsoft 365 Business Standard mit dem Add-On Lizenzbündel Business Voice
  • Microsoft 365 Business Premium mit dem Add-On Lizenzbündel Business Voice

Für Großunternehmen mit mehr als 300 Nutzern:

  • Office 365 E1 mit dem Add-On Lizenzbündel Phone System
  • Office 365 E3 mit dem Add-On Lizenzbündel Phone System
  • Microsoft 365 E3 mit dem Add-On Lizenzbündel Phone System
  • Office 365 E5
  • Microsoft 365 E5

Für Bildungseinrichtungen:

  • Office 365 A1 mit dem Add-On Lizenzbündel Business Voice
  • Office 365 A3 mit dem Add-On Lizenzbündel Business Voice
  • Microsoft 365 A3 mit dem Add-On Lizenzbündel Business Voice
  • Office 365 A5 mit dem Add-On Lizenzbündel Business Voice
  • Microsoft 365 A5

Microsoft selbst empfiehlt kleinen und mittelständischen Unternehmen mit bis zu 300 Nutzern eine der Microsoft 365 Lizenzen mit dem Add-On Lizenzbündel Business Voice.

Für Großunternehmen mit über 300 Nutzern empfiehlt Microsoft die Microsoft 365 E5 Lizenz.

Alle oben aufgeführten Lizenzen eignen sich jedoch auch, um MS Teams mit einer Cloud Telefonanlage zu nutzen.

Der Cloud-Telefonie-Anbieter WIRECLOUD hat ein praktisches Tool entwickelt, über welches Sie die passenden Lizenzen und die entstehenden Kosten in Ihrem Unternehmen für die Nutzung einer Cloud Telefonanlage über Microsoft Teams berechnen können.

Jetzt die Kosten für Ihre individuelle Microsoft Teams Telefonie berechnen.

Vorteile der Cloud Telefonie mit Microsoft Teams

Die Nutzung der Microsoft Teams Telefonie ermöglicht Ihnen ein ortsunabhängiges und flexibles Telefonieren. Die verschiedenen Kollaborationsfunktionen aus MS Teams sowie die Ihrer Telefonanlage sind zentral aus einer Anwendung bedienbar. Ein ständiges Wechseln zwischen unterschiedlichen Anwendungen und Geräten ist nicht mehr notwendig.

Sie können individuell neue Nutzer hinzubuchen und Ihre Lizenzen erweitern. Somit wächst Ihre Telefonanlage mit Ihrem Unternehmen.

Zudem ist die Gesprächsqualität wesentlich klarer als mit der üblichen Handyweiterleitung.

Letztendlich verbessert sich Ihre Erreichbarkeit und Sie profitieren von den Vorzügen Ihrer Cloud Telefonanlage sowie derer von MS Teams.

Fazit

Die Cloud Telefonie mit Microsoft Teams zu verbinden vereinfacht Kommunikationsprozesse innerhalb Ihres Unternehmens sowie im Umgang mit Kunden. Gerade Unternehmen, die bereits einige Microsoft-Anwendungen in Ihren Arbeitsalltag eingebunden haben, können von der Integration Ihrer Cloud Telefonanlage in MS Teams besonders profitieren.

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Teams Essentials: Das günstigere „Stand-alone“-Teams für kleine Unternehmen

Die weltweite Pandemie in den vergangenen 2 Jahren hat dazu geführt, dass Lösungen wir Zoom und Teams einen unglaublichen Zuwachs an Nutzern erhalten haben. Während vor allem größere Unternehmen im Rahmen ihrer Microsoft 365-Lizenzen bereits das darin enthaltene Teams vollumfänglich nutzen konnten, wichen viele Freelancer und Kleinunternehmen aller Branchen auf kostenlose Werkzeuge aus, um ihre eh schon angespannte Finanzsituation nicht weiter zu belasten. Auch Microsoft spielt in diesem Orchester der Gratis-Lösungen mit dem kostenlosen Teams ein gewichtige Rolle.

Der Wermutstropfen: Im Unterschied zu den bezahlten Microsoft 365-Abonnements Business Basic und Business Standard sind die wichtigen Grundfunktionen wie Videokonferenzen, Gruppenchats, Cloud-Speicher in dem kostenlosen Teams zwar vorhanden, aber stark begrenzt. So können nur maximal 100 Teilnehmer an einer Besprechung teilnehmen, die Gruppenbesprechungen dürfen maximal 60 Minuten dauern und der Cloud-Speicher pro Nutzer ist auf 5 GB begrenzt. Dieser limitierte Funktionsumfang macht eine professionelle Zusammenarbeit im Business-Kontext schwierig.

Jetzt hat Microsoft Teams Essentials nachgeschoben, das erste „Stand-alone“-Angebot von Microsoft Teams. „Stand-alone“ bedeutet hier, dass kein Microsoft 365-Abonnement notwendig ist. Für 3,40 € pro Nutzer/Monat (im Jahresabonnement) erhalten kleine Unternehmen eine Teams-Lizenz mit weitreichenden Funktionen. In Teams Essentials sind Gruppenbesprechungen bis zu 30 Stunden und bis zu 300 Teilnehmer pro Besprechung möglich, was auch in teureren Abonnements für den KMU-Bereich die Obergrenze ist. Der Cloud-Speicher pro Nutzer wurde auf 10 GB verdoppelt. Zudem besteht für die Nutzer die Möglichkeit, jederzeit auf einen Telefon- und Websupport von Microsoft zurückzugreifen.

Weitere Funktionen wie unbegrenzt chatten mit Kollegen und Kunden, Dateifreigabe, Aufgaben und Abstimmungen sowie Datenverschlüsselung für Besprechungen, Chats, Anrufe und Dateien, die bereits in der kostenlosen Version vorhanden sind, bleiben unverändert bestehen.

Wer noch mehr Funktionen benötigt, investiert 80 Cent mehr und abonniert gleich die Microsoft 365 Business Basic Lizenz. Dann gibt es zusätzlich zu den Funktionen von Teams Essentials auch die Möglichkeit, Teambesprechungen aufzuzeichnen und zu transkribieren, E-Mail Accounts mit Exchange online und 1 TB erweiterter Cloud-Speicher pro Nutzer. Zudem – und das ist das eigentliche Hauptargument für diese Lizenz – kann jeder Nutzer die Office-Apps im Web (nicht Desktop) und auf dem Mobilgerät nutzen.

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Auch Microsoft Office 2021 ohne Cloudzwang

Microsoft hat am 05.10.21 das Office-Paket 2021 wieder als Kaufversion veröffentlicht. Eine Verpflichtung, die Microsoft Cloud Microsoft 365 zu buchen, um das Office 2021 zu nutzen, besteht damit nicht. Um beurteilen zu können, ob die Kauf- oder Mietversion für Ihren Bedarf die richtige ist, sollten Sie die Unterschiede kennen.

Worin unterscheiden sich die Kaufversion von Office 2021 und ein Microsoft-365-Account?

Fangen wir mit der Lizensierung an. Bei der Kaufversion zahlen Sie einmalig einen Betrag und erwerben damit das Recht, das Office-Paket auf einem Gerät zu installieren und zu nutzen. Die erworbene Lizenz gilt immer für genau ein Gerät. Möchten Sie das Office-Paket auf einem weiteren Rechner installieren, erfordert dies eine weitere Kauflizenz. Erscheint eine neue Office-Version, so müssen Sie diese erneut kaufen, um sie nutzen. Eine Aktualitätsgarantie gibt es bei der Kaufversion also nicht.

Buchen Sie einen Microsoft-365-Plan zur Nutzung des Office-Paketes (Microsoft 365 Apps für Business), zahlen Sie monatlich eine Gebühr für die Nutzung. Darin enthalten ist eine Aktualisierungsgarantie der Software. Sobald eine neue Office-Version veröffentlicht wird, können Sie diese nutzen, ohne erneut dafür zu zahlen. Bei der Cloud-Variante wird anders als bei der Kaufversion auf Benutzerebene lizensiert. Mit dem gebuchten Microsoft-365-Plan können Sie das Office-Paket ohne weitere Kosten auf insgesamt fünf Geräten installieren, sowohl auf Windows- als auch auf Mac-Rechnern. In dem erwähnten Plan sind ebenfalls die Webversionen der Office-Programme, die Sie mit einem gängigen Webbrowser nutzen können, enthalten. Zusätzlich haben Sie Cloud-Speicher mit einem Volumen vom 1 TB (OneDrive) gleich mitgebucht.

Auch bei der Funktionalität gibt es Unterschiede. Seit einigen Jahren arbeitet Microsoft nach der Devise „Cloud first, mobile first“. Die Cloudprodukte werden stets vorrangig weiterentwickelt. Für das Office-Paket bedeutet dies, das neu entwickelte Funktionalitäten zuerst in der Cloud verfügbar sind und erst zu einem späteren Zeitpunkt Einzug in die Office-Kaufversion finden. Ein schönes Beispiel dafür ist die Excel-Funktion XVERWEIS (dazu gleich mehr), die erst jetzt in der Kaufversion von Office 2021 auch für Nicht-Cloud-Nutzer zur Verfügung steht. Die Office-Programme in Microsoft 365 haben darüber hinaus noch die folgenden Funktionen:

  • AutoSpeichern

In den Webversionen wird, ohne Wahlmöglichkeit, immer automatisch gespeichert. In der Desktopversion (das installierte Office-Programm) können Sie zwischen automatischer und manueller Speicherung wählen.

  • Versionierung der Office-Dateien

In der Cloud werden von den Office-Dateien (Word, Excel, PowerPoint) automatisch Versionen angelegt, die Sie sich direkt aus der jeweiligen Anwendung anschauen und bei Bedarf als aktuelle Version wiederherstellen können.

  • Teilen

Office-Dateien, die in der Cloud (OneDrive) gespeichert sind, können Sie mit beliebigen anderen Personen über deren Mail-Adresse teilen, nur lesend oder aber bearbeitend)

  • Zeitgleiche Bearbeitung mit mehreren Personen in Echtzeit

Haben Sie eine in OneDrive gespeicherte Datei geteilt, können alle beteiligten Personen in Echtzeit gemeinsam an diesem Dokument arbeiten. Alle Personen sehen, wer sich zur gleichen Zeit im Dokument befindet und an welcher Stelle des Dokumentes eine Person arbeitet.  

Die Neuerungen in Office 2021

Es sind keine weltbewegenden Neuerungen, aber in Teilen doch sehr interessant und für den Arbeitsalltag nützlich, vor allem in Excel.

Office allgemein

  • Modernisiertes Design
  • Office läßt sich nun in den Dark Mode umschalten
    Leistungsverbesserung in den Anwendungen Word, Excel, Outlook und PowerPoint
  • Verbesserte Suche mit Microsoft Search
  • OneNote ist wieder Bestandteil des Office-Paketes
    (das war in Office 2019 nicht der Fall)
  • Teams ist nun Bestandteil des Office-Paketes

Outlook

  • DropDown-Menü im Suchbereich
  • Sprachenübersetzer für Outlook
    Dieses Feature steht als Add-In nur in einer Unternehmensumgebung mit einem ExchangeServer zur Verfügung)

Excel

Die interessantesten Neuerungen finden wir, wie ich finde, in Excel:

  • XVERWEIS-Funktion – XVERWEIS (Funktion) (microsoft.com)
    Mit dem XVERWEIS können Sie in einer beliebigen Spalte nach einem bestimmten Suchbegriff suchen und ein Ergebnis aus derselben Zeile einer beliebigen anderen Spalte abrufen, und zwar unabhängig davon, ob sich die Spalte rechts oder links der Suchbegriff-Spalte befindet. Alle, die sich bisher über die Einschränkungen der Funktion SVERWEIS geärgert haben, werden sich über den XVERWEIS sehr freuen.
  • XVERGLEICH-Funktion – XVERGLEICH (Funktion) (microsoft.com)
    Diese Funktion sucht nach einem angegebenen Element in einer Matrix oder einem Zellbereich und gibt dann die relative Position des Elements zurück.
  • LET-Funktion – LET-Funktion (microsoft.com)
    Mit LET weisen Sie den Berechnungsergebnissen Namen zu. Dies ermöglicht das Speichern von Zwischenberechnungen oder -werten oder das Definieren von Namen in einer Formel. Diese Namen gelten nur im Bereich der LET-Funktion. LET wird, vergleichbar mit Variablen in der Programmierung, durch die native Formelsyntax von Excel erreicht.
  • Dynamische Arrays – Dynamische Matrixformeln und Verhalten von übergelaufenen Arrays (microsoft.com)
    Schreiben Sie eine Formel, und geben Sie eine Matrix von Werten zurück. Mit sechs neuen Funktionen (FILTER, SORTIEREN, SORTIERENNACH,EINDEUTIG, SEQUENZ und ZUFALLSMATRIX) können Sie Berechnungen beschleunigen.
  • Arbeitsmappenstatistik anzeigen lassen – Überprüfen Arbeitsmappenstatistiken (microsoft.com)
    Mit dieser Menu-Funktionalität erhalten Sie schnell eine Zusammenfassung mit Informationen wie Größe des Blattes, Anzahl Zellen mit Daten, Anzahl Tabellen, Anzahl Pivot-Tabellen, Anzahl Formeln etc.).
  • Verbesserte Stift-Toolbox für die Nutzung mit einem Touchscreen
  • Unterstützung des OpenDocument-Formats (ODF) 1.3

Word

  • Linienfokus – Lerntools in Word (microsoft.com)
    Mit dieser Funktionalität navigieren Sie zeilenweise durch ein Dokument in Word. Die Anzahl der fokussierten Zeilen können Sie wählen: Eine, drei oder fünf Zeilen. Wer sich mit dem Plastischen Reader schon einmal einen Word-Text hat vorlesen lassen, dem wird die Darstellung des Linienfokus bekannt vorkommen.
  • Verbesserte Stift-Toolbox für die Nutzung mit einem Touchscreen
  • Unterstützung des OpenDocument-Formats (ODF) 1.3

PowerPoint

OneNote

  • Nach der OneNote Pause in Office 2019 ist das Programm nun wieder mit einer aktualisierten Version in Office 2021 dabei. Zurzeit existieren in der Regel auf einem Windows 10 Rechner zwei OneNote Apps, mit denen Sie parallel arbeiten können:
    OneNote for Windows 10 App (optimiert für die Arbeit mit dem Stift auf einem Tablet), die automatisch mit dem Betriebssystem eingerichtet wird und unabhängig von der aktuellen Office-Version läuft. Zusätzlich kann das Programm OneNote 2016 (optimiert für die Arbeit am PC bzw. großen Monitoren) auf dem Rechner installiert werden. Leider nennt Microsoft beide Varianten Apps, was die Unterscheidung der beiden OneNote-Versionen nicht einfacher macht. Der Klarheit halber nenne ich das OneNote, das über das Office-Paket installiert wird „Programm“.
  • Vor der Veröffentlichung von Office 2019 beabsichtigte Microsoft, das Programm OneNote zugunsten der OneNote for Windows App sterben zu lassen. Die bis dahin letzte aktuelle Version des Programmes OneNote war 2016. Mit der Ankündigung, das Programm OneNote sterben zu lassen, richtete Microsoft eine heillose Verwirrung in der Anwendergemeinde an. Viele hatten es so verstanden, dass OneNote komplett eingestampft wird, was gottseidank nicht der Fall war. Microsoft hat zwischenzeitlich eine Rolle rückwärts vollzogen. Aktueller Stand ist nun, dass die OneNote for Windows 10 App ab 2022 nicht mehr weiterentwickelt und vielleicht sogar schon nächstes Jahr ganz von unseren Rechnern verschwinden wird. Dagegen wird nun das Programm OneNote weiterentwickelt und ist wieder Bestandteil des Office-Paketes, in der Version OneNote 2021.

Die Kaufversion von Office 2021 gibt es in folgenden Editionen:

  Word Excel OneNote PowerPoint Outlook Publisher Access Teams Skype
Office 2021 Standard x x x x x x – x –
Office 2021 Professional Plus x x x x x x x x x
Office 2021

Home & Student

 x x x x – – – x –
Office 2021

Home & Business

 x x x x x – – x –

 

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Notizfeld im Planner bekommt Rich-Text-Editor

Microsoft werkelt kräftig an der Usability und Nutzererfahrung seiner Werkzeuge. Jetzt ist der Planner wieder dran. Es ist eigentlich eine Kleinigkeit, die aber eine deutlich komfortablere Nutzung des Tools möglich macht. Die Rede ist vom Notizfeld innerhalb einer Aufgabe. Dieses bekommt jetzt einen sog. Rich-Text-Editor. Mit der Neuerung kann der eingefügte Text formatiert, also beispielsweise fett, kursiv, unterstrichen dargestellt werden. Zudem können mit dem neuen Editor auch Bilder in das Notizfeld hochgeladen werden.

Microsoft betont aber, dass der neue erweiterte Editor zunächst nur für die Planner Web-App und die App in Teams zur Verfügung steht. Die mobilen Versionen für iOS, Android sowie Planner in SharePoint und Power Automate behalten vorerst den alten „Plain-Text-Editor“. Diese Anwendungen folgend im kommenden Jahr.

Wichtig zu wissen: die Inhalte im Rich-Text-Editor und im bisherigen Plain-Text-Editor werden synchron gehalten über die unterschiedlichen Anwendungen. Allerdings sind Formatierungen und Bilder, die im Rich-Text-Editor gemacht wurden, im Plain-Text-Editor nicht zu sehen.

Der neue Rich-Text-Editor wird ab Mitte Dezember ausgerollt.

So könnte der neue Rich-Text-Editor aussehen

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Microsoft bringt verbesserte Suchergebnisseite in Teams an den Start

Manchmal sind es die kleinen Änderungen, die bei der täglichen Arbeit große Effekte erzielen. Nutzer von Microsoft Teams werden sich freuen, dass Microsoft eine optimierte Suchergebnisseite für die Desktoplösung von Teams angekündigt hat.

Bisher wurde die Ergebnisse einer Schlagwortsuche dort in einer schmalen Spalte auf der linken Seite angezeigt. Erst mit Klick auf die Ergebnisse in der Liste werden Details zum Suchergebnis im Hautfenster aufgerufen.

Quelle: Microsoft

Mit der Änderung, die Anfang November ausgerollt wird, werden die Suchergebnisse im Hauptfenster angezeigt. Dazu kann man die Ergebnisse nach Nachrichten, Personen und Dateien filtern.

Quelle: Microsoft

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Endlich kommt die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für Teams-Gespräche

Microsoft beginnt jetzt endlich mit der Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (end-to-end encryption bzw. E2EE) der 1:1 VoIP-Gespräche in Teams. Nachdem diese State-of-the-Art-Verschlüsselung von Nachrichten eigentlich für die erste Jahreshälfte angekündigt war, will der Konzern Anfang nun Oktober, spätestens im November 2021 damit starten.

Administratoren werden dann in ihren Einstellungen für Teams die E2EE für eine Gruppe von Nutzern oder den gesamten Tenant aktivieren können. Diese Option ist standardmäßig deaktiviert.

Falls von den Administratoren erlaubt, finden die Nutzer in ihren Teams-Einstellungen im Bereich Datenschutz eine weitere Option zum Aktivieren der E2EE für Gespräche. Diese ist standardmäßig deaktiviert.

Quelle: Microsoft

Wichtig:

Die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung funktioniert nur, wenn beide Teilnehmer eines Gesprächs E2EE aktiviert haben. Nutzer sollten beachten, dass verschlüsselte Gespräche nur Basisfunktionen beinhalten, erweiterte Funktionen wie Mitschnitte, Gesprächsübertragung auf andere Geräte, Fußnoten etc. stehen in den E2EE-Gesprächen nicht zur Verfügung.

Die Funktion wird zunächst nur für Teams-Desktop und mobile Geräte zur Verfügung stehen.

Die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für Online-Meetings in Teams folgt dann später.

 

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