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Bisher waren die automatischen Prozesse, die im Zusammenhang mit dem Anlegen eines Teams ablaufen, unterschiedlich, je nachdem, ob das Team aus dem Teams Desktop-Client oder aus dem Teams Admin Center heraus angelegt wurde. Das will Microsoft nun vereinheitlichen, so eine aktuelle Ankündigung.

Nach dem Update, das Mitte März rauskommen soll, ändert sich Folgendes für Teams, die über das Admin Center angelegt werden.

  • Teams sendet eine Willkommens-E-Mail an neue Mitglieder anstatt Willkommens-E-Mail an die Gruppe
  • Mitglieder des neuen Teams werden keine Updates für Veranstaltungen mehr erhalten, die im Gruppen-Kalender geplant sind
  • Im Gegensatz zu aktuellen Teams, die im Team Admin Center erstellt wurden, werden nach dem Update neue Teams nicht mehr in Outlook zu sehen sein. Zudem werden neue Teams nicht mehr Outlook Adressbuch und Adresslisten gezeigt.

Wenn man nach dem Update dennoch die alte Vorgehensweise für Teams, die über das Admin Center angelegt werden, behalten möchte, so empfiehlt Microsoft, neue Teams über die Gruppen anzulegen.

 

Es gibt nicht wenige Benutzer, die der Kommunikation via Chat eher skeptisch gegenüberstehen. Zum einen liegt das an der oft nicht vorhandenen Abgrenzung, welche Informationen gechattet und welche gemailt werden sollen. Zum anderen liegt das an den vielen Benachrichtigungen, die den Benutzer über Teams erreichen.

Eine davon ist das Benachrichtigen über einen Banner, das von rechts in den Bildschirm eingeblendet wird, wenn Sie eine neue Nachricht erhalten haben.

Banner haben aber den großen Nachteil, dass sie Ihre Aufmerksamkeit zu sehr in Anspruch nehmen und Sie von der Tätigkeit, die Sie gerade ausführen, zu sehr ablenken. Passen Sie die Benachrichtigungen in Teams an

Sie sind gut beraten, wenn Sie die Benachrichtigungen in Teams auf Ihre Bedürfnisse anpassen. Möglichst so, dass Sie durch die Benachrichtigungen von Ihrer momentanen Tätigkeit nicht abgelenkt werden, aber trotzdem keine neuen Nachrichten oder Aktivitäten verpassen.

Dazu haben Sie in Teams zwei Steuerungsmöglichkeiten:

1.    Benachrichtigungen für den Kanal einstellen

Sie können für jeden Kanal einzeln definieren, ob und wie Sie über Nachrichten in diesem Kanal benachrichtigt werden wollen.

Klicken Sie auf die drei Punkte  auf der rechten Seite eines Kanals [1] und wählen anschließend aus dem Menü den Punkt Kanalberechtigungen [2] . Entscheiden Sie sich für die benutzerdefinierte Variante [3], um Ihre individuellen Einstellungen vorzunehmen.

Hier steuern Sie die Benachrichtigungen für Alle neuen Beiträge und für die Kanalerwähnungen. Kanalerwähnung bedeutet, dass Sie einem Post @Kanalname voraus stellen können. Damit wird der Post in dem erwähnten Kanal veröffentlicht. Für beide stehen die gleichen Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung.

Banner und Feed

Von dieser Einstellung rate ich Ihnen ab, da das Banner, das rechts unten im Monitor eingeblendet wird, Ihre Aufmerksamkeit zu sehr in Anspruch nimmt.

Nur in Feed anzeigen

Ich empfehle Ihnen diese Einstellung. Einerseits verpassen Sie nichts, andererseits entscheiden Sie, wann Sie sich die neuen Nachrichten anschauen möchten. Die Auflistung der Feeds finden Sie in der linken Navigationsleiste unter Aktivität.

Aus

Möchten Sie in keiner Weise über neue Nachrichten in einem Kanal informiert werden, so wählen Sie die Auswahl Aus. Sie erhalten nun keinerlei Benachrichtigungen aus diesem Kanal.

Wählen Sie die Einstellung Aus für die Kanäle des Teams, die nicht zu Ihren Kernteams gehören. Erstellen Sie sich eine Regelaufgabe, etwa für jeden Freitag, die Sie daran erinnert, in die Chats dieser Kanäle hineinzuschauen.

Der Aktivitäten-Feed in Teams

Der Aktivitäten-Feed in Teams ist sozusagen das Protokoll aller Aktivitäten. Dort wird alles festgehalten, was in einer Organisation geschieht – und zwar über Alle Teams hinweg, in denen Sie Mitglied sind. Sie können innerhalb des Eintrags sehen, in welchem Team und Kanal eine Aktivität erfolgt ist.

Mit einem Klick auf den gewünschten Eintrag gelangen Sie sofort in den Post, in dem Kanal, in dem er erstellt wurde. Haben Sie sich für  Einstellung Nur in Feed anzeigen entschieden, so wird die Anzahl der neuen Nachrichten in einem roten Kreis bei den Aktivitäten angezeigt.

Neue Nachrichten aus dem 1:1-Chats oder dem Gruppenchat werden immer im Navigationsicon Chat angezeigt.

 

 

 

2.    Benachrichtigungen über Ihr Profil einstellen

Rufen Sie dazu Ihr Profil auf (oben recht auf Ihr Bild klicken) und wählen Sie den Punkt Einstellungen aus. In dem daraufhin erscheinenden Fenster wählen Sie Benachrichtigungen.

E-Mails zu verpassten Aktivitäten

Legen Sie hier fest, in welchem Intervall Sie eine E-Mail über verpasste Aktivitäten erhalten wollen. Die Standardeinstellung ist Täglich. Sie können diese Art der Benachrichtigung aber auch ausschalten.

Teams und Kanäle

Mit einem Klick auf die Kachel Benutzerdefiniert wird Ihnen das folgende Fenster angezeigt.

Wie Sie sehen, habe ich alle Benachrichtigungen für die Kanalchats auf Nur in Feed anzeigen gesetzt. Meiner Erfahrung nach ist es die Einstellung, bei der die Benachrichtigungen über neue Nachrichten nicht nerven.

Chat

Benachrichtigungen über neue Nachrichten, die aus dem 1:1-Chat oder Gruppenchat kommen, stellen Sie hier ein. Unter anderem, wie Sie bei @Erwähnungen informiert werden wollen. Mit @Erwähnungen sind die Namenserwähnungen gemeint, wie Sie sie auch aus WhatsApp kennen.

Besprechungen

Hier können Sie z.B. definieren, ob Sie mit einem Banner benachrichtigt werden wollen, wenn eine Besprechung gestartet ist oder ob Sie nicht darüber informiert werden.

Personen

Tragen Sie hier die Personen ein, über deren Statusänderung Sie benachrichtigt werden wollen. Sie werden benachrichtigt, sobald diese Personen als verfügbar oder offline angezeigt werden. Dies Funktion ist gerade in Homeoffice-Zeiten sehr praktisch. Sie werden informiert, wenn eine andere Person aus dem Team online ist.

Sonstiges

Unter Sonstiges können Sie einstellen, ob jemand, den Sie kennen, dem Team beigetreten ist.

Fazit

Über die Benachrichtigungen bleiben Sie auf dem Laufenden, was in Ihren Teams passiert. Je nachdem, wie viele Teams und Teammitglieder es gibt, können die Benachrichtigungen aber „ziemlich heftig“ werden und sie von Ihrer eigentlichen Arbeit ablenken. Hier ist ratsam, die Banner abzuschalten und nur den Feed zu nutzen. Dadurch bleiben Sie einerseits mit einem Blick auf dem Laufenden, können andererseits aber selbst den Zeitpunkt bestimmen, wann Sie informiert werden wollen.

Was schon lange in der Teams Mobile App für iOS und Android funktioniert, wird es nun auch für die Desktop App von Teams geben: Das Einfügen privater (persönlicher) Microsoft Konten in Teams.

Jetzt wird diese neue Funktion, die vielfach von Nutzern gewünscht wurde, für die Teams Desktop App für Windows and Mac OS ausgerollt. Nutzer können sich nun auch mit ihren privaten (persönlichen) Microsoft Konten in der Teams App anmelden. Nutzer, die bereits mit einem Unternehmens- oder Schulkonto angemeldet sind, sehen dann eine Option, ein private Microsoft Konto ihrem Team hinzuzufügen. Danach kann man zwischen privatem und beruflichem Konto hin und her springen. Damit hat Teams auch in der Desktop App die Multikonten-Funktion.

Die Möglichkeit, mit der Microsoft Forms App in Teams eine Umfrage, ein Quiz oder eine Abstimmung durchzuführen, gibt es schön länger. Im November schaltete Microsoft nun die Funktion bzw. die App auch für Teams-Besprechungen frei. Damit können die Referenten in Teams-Besprechungen eine vorbereitete oder eine schnelle Ad-hoc Umfrage erstellen.

Idealerweise bereiten Referenten eine Umfrage mit der Forms App vor dem Teams-Meeting vor. Diese kann dann während der Besprechung gestartet werden, damit Teilnehmer in jeder beliebigen Teams-Anwendung (Mobil, Web, Desktop) daran teilnehmen können. Wenn Sie Ihre Umfrage starten, wird Sie auf den Besprechungs-Bildschirmen der Teilnehmer sowie im Besprechungs-Chat eingeblendet.

Natürlich können während einer Besprechung auch Ad-hoc-Umfragen erstellt werden, um ein schnelles Feedback an Ort und Stelle zu erhalten. Die Ergebnisse der Umfrage werden allen Teilnehmern in Echtzeit angezeigt.

Nach dem Meeting kann der Referent die Ergebnisse der Umfrage sichten, auswerten, in eine Excel-Tabelle oder in die Web-App von Forms exportieren.

Die Funktion der Erstellung von Umfragen wird zunächst für die Teams Desktop-Version (Windows and Mac, Version 1.3.00.30829) und die Teams Web-Applikation zur Verfügung stehen. Die letzten Nutzer sollten sie bis Anfang Dezember nutzen können.

Falls ein Organisator nicht möchte, dass ein Referent eine Umfrage starten kann, so muss er die Funktion bzw. Forms App vorher im Microsoft Teams Admin Center blockieren.

Millionen von Anwendern haben im Laufe der Jahre Listen in SharePoint genutzt. Listen bieten uns die Möglichkeit, unsere Arbeit besser organisieren zu können und Informationen bestmöglich zu verfolgen. Mit Listen lassen sich Ereignisse, Themenbereiche, Ressourcen und vieles mehr noch leichter organisieren.

Listen in SharePoint ähneln Excel-Listen, mit denen Sie vielleicht schon gearbeitet haben. Grob gesprochen definieren Sie in einer Liste für eine bestimmte Anforderung (z.B. Ressourcenverwaltung) Spalten, die Sie mit Informationen füllen. Die Informationen in den Spalten können sortiert, gefiltert und gruppiert werden.  Die folgende Aufstellung dokumentiert die wichtigsten Unterschiede und Gemeinsamkeiten.

SharePoint Listen Excel-Listen
Sortieren Ja Ja
Filtern Ja Ja
Gruppieren auf Spaltenebene Ja Nein
Ansichten speichern und veröffentlichen Ja Nein
Berechnungen wie Summe, Min, Max, Mittelwert, Anzahl am Spaltenende Ja Ja
mit Pivot-Tabellen bearbeiten Muss vorher nach Excel exportiert werden Ja
In MS Teams einbinden Ja als Datei hinter einer Registerkarte
Mit Excel VBA bearbeitbar Nein Ja
Workflows integrieren Ja Nein
Eingabeformulare für mobile Endgeräte über Power Apps erstellen Ja Nein
Eigene App Ja Nein

Mögliche Anwendungsbereiche für Listen:

  • Problemnachverfolgung
  • Ereignisablaufplan
  • Ressourcenverwaltung
  • Arbeitsstatus-Tracker
  • Inhaltsplaner
  • Projektauflistungen
  • Mediapläne
  • Abrechnungsdaten

Bis vor kurzem konnten diese Listen nur über SharePoint angelegt werden und erforderten spezielles Wissen. Microsoft hat Anfang September 2020 eine neue App in Office/Microsoft 365 veröffentlicht: Microsoft Lists (Listen).

Stand heute ist die App nur in Office/Microsoft 365 verfügbar. An einer App für Android und iOS arbeitet Microsoft zur Zeit. Ob es eine Windows-App für Lists geben wird, ist mir nicht bekannt. Falls Sie weiter reichende Informationen haben, so teilen Sie diese doch bitte den Lesern des Blogs über einen Kommentar mit. Ich sage schon mal danke dafür.

 

 

Die Oberfläche der App kommt sehr aufgeräumt daher und ist intuitiv zu bedienen.

Mit der App lassen sich Listen auf vier verschiedene Arten erstellen:

  • Leere Liste
    Sie müssen alle Spalten selbst anlegen und definieren
  • Aus Excel
    Sie können die neue SharePoint-Liste aus einer vorhandenen Excel-Liste erstellen
  • Aus vorhandenen Listen
    Sie erstellen eine neue Liste auf Basis einer bereits vorhandenen Liste
  • Vorlagen
    Microsoft stellt Ihnen hier 8 Vorlagen bereit, um sehr einfach eine Liste zu erstellen (Problemverfolgung, Mitarbeiter-Onboarding, Ereignisablaufplan, Ressourcenverwaltung, Personalbeschaffungstracker, Reiseanfragen, Arbeitsstatus-Tracker, Inhaltsplaner)

Die erstellte Liste kann dann aussehen wie unsere Liste „TB_Marketing“, mit der wir unsere Online-Marketingaktivitäten steuern.

Die erstellen Listen können auch einfach in ein vorhandenes Team eingebunden werden. In der folgenden Darstellung sehen Sie unseren Marketingplan, eingebunden in das Team „TB_Marketing“.

Ich war schon immer ein großer Fan der SharePoint-Listen. Mit der neuen App ist das Handling deutlich einfacher und produktiver geworden und es macht richtig Freude, damit zu arbeiten. Probieren Sie es aus, Sie werden die App Lists schätzen lernen. Da bin ich mir sicher.

 

Immer wieder wird mir die Frage gestellt, wo Daten landen, die man in Teams hochlädt. Die Antwort lautet: Office365 /Microsoft 365 bietet zwei Ablageorte, um Ordner und Dateien zu speichern: OneDrive for Business und SharePoint Online. Daneben gibt es noch das OneDrive für Privatpersonen, über das wir hier nicht reden.

OneDrive for Business

OneDrive for Business wird durch eine blaue Wolke dargestellt. Er enthält Ordner und Datei. Die Darstellung der Ordner und Dateien ist der auf einem Dateiserver sehr ähnlich. Hier legen Sie Ihre persönlichen Daten ab, d. h. die Dateien, die Sie nicht mit anderen Personen im Unternehmen teilen wollen.

 

 

 

SharePoint Online

SharePoint Online wird durch ein weißes „S“ auf türkisem Grund dargestellt. Er ist webbasiert aufgebaut und arbeitet mit sogenannten Websites. Stellen Sie sich eine Website im SharePoint wie einen Container vor, den Sie mit Inhalt füllen können. Die SharePoint-Website kann sehr unterschiedliche Objekte aufnehmen.

 

 

 

Ich habe bereits in früheren Artikeln auf den Unterschied zwischen OneDrive, OneDrive for Business und SharePoint Online hingewiesen.

Heute konzentriere ich mich auf den Ablageort SharePoint Online bzw. die SharePoint-Website. Die SharePoint-Website kann sehr unterschiedliche Objekte aufnehmen. Schauen wir uns die wichtigsten Objektarten an:

Dokumente (Ordner und Dateien)

Sobald Dateien mit mehreren Personen über einen längeren Zeitpunkt oder dauerhaft genutzt werden sollen, verwenden Sie in der Cloud als Ablageort SharePoint Online. Vereinfacht gesprochen übernimmt der SharePoint dann die Funktionen eines Dateiservers. Im Gegensatz zum Dateiserver verwaltet der SharePoint die Objekte (z.B. Ordner und Dateien) in Webseiten.

Für eine Website legen Sie die Personen (Mitglieder) fest, die lesend oder schreibend darauf zugreifen sollen. Alle Ordner und Dateien, die Sie anschließend in dieser Website speichern, bekommen die eingetragenen Zugriffberechtigungen der Website. Natürlich können die Inhalte dieser Website auch mobil mit einem Handy oder einem Tablet abgerufen und vor Ort, z.B. beim Kunden, bearbeitet werden. Die automatische Synchronisation sorgt zuverlässig dafür, dass der aktuelle Stand der Daten sowohl den Mitarbeiten im Außendienst oder im Homeoffice als auch den Mitarbeitern im Büro innerhalb kürzester Zeit (in aller Regel innerhalb einer Minute) zur Verfügung steht. Voraussetzung dafür ist auf beiden Seiten eine Anbindung an das Internet. Sowohl SharePoint Online als auch OneDrive erstellen automatisch Versionen der geänderten Dateien, die im Bedarfsfall auch wiederhergestellt werden können.

Wenn Sie mit Microsoft Teams arbeiten und ein neues Team erstellen, wird automatisch im Hintergrund eine Website für das neue Team angelegt. Diese Website wird als Teamwebsite bezeichnet. Der Ablageort für ihre Team-Dateien ist also immer der SharePoint, die Bearbeitung der Dateien selbst nehmen sie aber in der Regel in ihrer Teams Oberfläche vor.

Benötigen Sie keine Teams-Funktionen wie das Chatten und die Onlinebesprechungen, wollen aber die Möglichkeit nutzen, Dateien mit anderen Personen (auch Externen) zu teilen, können Sie für diese Anforderung in SharePoint eine Teamwebsite erstellen. Sollten Sie zu einem späteren Zeitpunkt feststellen, dass Sie doch mit den Personen chatten oder sich online besprechen wollen, können Sie jederzeit ein Team auf Basis dieser vorhandenen Website erstellen.

OneNote Notizbuch

Die Website kann auch als Speicherort für ein OneNote-Notizbuch dienen, auf das alle Mitglieder der Website Zugriff haben. Wurde die Website durch die Erstellung eines neuen Teams angelegt, wird automatisch ein OneNote-Notizbuch für das Team angelegt und in diese Teamwebsite gespeichert.

Das Team-Notizbuch lässt sich einfach in Microsoft Teams an eine Registerkarte anbinden.

Kalender

Besonders interessant ist die Möglichkeit, in einer Website einen Kalender zu hinterlegen. Diesen Kalender können Sie unproblematisch in Ihr Outlook einbinden und dort bearbeiten. Egal, ob Sie den Kalender in SharePoint oder in Outlook pflegen, der aktuelle Stand ist in beiden Anwendungen zu sehen. Mit einem Kalender in einer Website lässt sich z.B. ein Einsatzkalender für den Außendienst umsetzen. Als Disponent füllen Sie den Kalender in Ihrem Outlook und alle Mitarbeiter, die Zugriff auf diesen Kalender haben, sehen sofort, wann sie zu welchem Kunden fahren müssen. Die Informationen sind einfach über ein Handy oder ein Tablet abzurufen und werden bei Veränderungen automatisch synchronisiert.

Listen (Lists)

Listen in SharePoint ähneln Excel-Listen, mit denen Sie vielleicht schon gearbeitet haben. In einer Liste definieren Sie für einen bestimmten Bereich (z.B. Ressourcenverwaltung) Spalten, die Sie Informationen füllen. Die Informationen in den Spalten können sortiert, gefiltert und gruppiert werden. Die gefilterten und gruppierten Darstellungen können Sie als Ansicht speichern, am besten mit einem sprechenden Namen.

Mögliche Anwendungsbereiche für Listen:

  • Problemnachverfolgung
  • Ereignisablaufplan
  • Ressourcenverwaltung
  • Arbeitsstatus-Tracker
  • Inhaltsplaner
  • Projektauflistungen
  • Mediapläne
  • Abrechnungsdaten

Die erstellen Listen können auch einfach in ein vorhandenes Team eingebunden werden.

Ich habe mich in diesem Artikel bewusst auf diese vier Objektarten beschränkt. Natürlich kann SharePoint Online noch deutlich mehr als in diesem Artikel beschrieben.

Für diesen Artikel soll das erstmal reichen. Wenn Sie mehr zu den SharePoint-Websites und den Objektarten in Teams erfahren wollen, empfehle ich Ihnen mein Fachbuch über MS Teams.

 

 

 

Microsoft kündigte vor Kurzem zwei Änderungen in Teams an, die Optik und die Usability für Nutzer angeht.

  1. Neuer Informationsbereich

Wenn man in Teams auf das Icon „Kanalinfo“ klickt, öffnet sich ein neuer Informationsbereich an der rechten Seite des Fensters. Darin werden dem Nutzer weitere Details zum Kanal wie die Kanalbeschreibung, Mitglieder und Letzte Aktivitäten angezeigt. Hier werden in Zukunft auf allgemeine Systemmeldungen angezeigt.

  1. Pinned Posts

Die zweiter Neuerung bezieht sich auf die Funktion, Nachrichten aus dem Chat zu „pinnen“, also zu fixieren. Diese werden dann im neuen Informationsbereich für alle so lange angezeigt, bis der betreffende Nutzer sie wieder „löscht“.  Damit werden wichtige Infos und Nachrichten dauerhaft für alle Mitglieder sichtbar.

Diese Funktion wird Ende September eingeführt und ist bis Ende Oktober für alle Teams ausgerollt.

 

Microsoft OneNote ist ein pfiffiges Programm, mit dem man Gedanken, Ideen und andere Notizen schnell und einfach festhalten und verwalten kann. Die Daten werden in einem Notizbuch gespeichert, das in Abschnitte, Seiten und Unterseiten gegliedert werden kann.

Die erste Version von OneNote erschien bereits 2003 und ist damit deutlich älter und länger verfügbar als Office (Microsoft) 365, die Cloud-Suite von Microsoft. OneNote führte lange Zeit einen Dornröschenschlaf und wurde erst mit der Einführung von Office 365 so richtig beliebt – und nützlich.

Verschiedene OneNote-Versionen auf verschiedenen Systemen

Setzt man heute OneNote im Rahmen von Office 365 ein, bedeutet dies, dass die Notizbücher nicht mehr lokal oder auf einem Dateiserver, sondern in der Cloud abgelegt werden. Das hat für Sie als Nutzer den großen Vorteil, mit unterschiedlichen Endgeräten im selben Notizbuch arbeiten zu können. Im Büro mit Ihrem PC, im Homeoffice oder unterwegs mit Ihrem Smartphone oder Tablet. Dafür muss auf jedem Endgerät eine entsprechende Software oder App von OneNote installiert und das entsprechende Notizbuch auf diesem Gerät geöffnet sein.

Ich habe Ihnen die verschiedenen Optionen nachfolgend zusammengestellt:

OneNote auf einem PC/Notebook

Auf Ihrem PC oder Notebook ist OneNote in der Regel als Programm installiert (z.B. OneNote 2016). Das Programm ist optimiert für das Arbeiten an einem stationären PC mit großem Monitor und bietet umfangreiche Funktionalitäten an:

Wenn Sie mit Windows 10 auf Ihrem Gerät arbeiten, wird zusätzlich noch eine weitere Variante von OneNote installiert: die App „OneNote für Windows 10“. Die Windows-App ist für das Arbeiten mit Stift auf einem Tablet optimiert. Der Funktionsumfang in der Menüleiste ist deshalb auch eingeschränkt:

OneNote auf einem Surface

Auf einem Surface oder einem ähnlichen Gerät, auf dem Windows 10 läuft, finden Sie den Funktionsumfang wie beim PC oder Notebook.

OneNote auf einem Nicht-Windows-Tablet und Smartphone (Android oder iOS)

Bei diesen Geräten müssen Sie oder Ihre IT-Abteilung zunächst dafür Sorge tragen, dass die App OneNote installiert ist. Für diese Geräte wird über den jeweiligen App-Store eine OneNote-App installiert, die für das Arbeiten mit dem Smartphone bzw. Tablet optimiert ist.

Darüber hinaus gibt es noch eine Webversion von OneNote, die für das Arbeiten mit einem Webbrowser optimiert wurde. Mit der Webversion kann ein OneNote-Notizbuch selbst dann bearbeitet werden, wenn auf Ihrem Endgerät OneNote weder installiert ist noch die App zur Verfügung steht. Und auch hier sieht das Menü nochmal anders aus:

Welche Vorteile bringt die Nutzung von OneNote?

Schon wenn Sie sich „nur“ für Ihre persönliche Organisation mit OneNote unterstützen lassen, steigert das Ihre Produktivität.

Ein weiterer Vorteil der Speicherung des Notizbuches in Office 365 ist der, dass Sie das Notizbuch auch für andere Personen, z.B. für Ihre Monteure, freigeben können. Dieser Umstand erleichtert die Kommunikation zwischen Innen- und Außendienst enorm. Und wenn Sie vor Ort kein WLAN zur Verfügung haben, können Sie mit dem Notizbuch auch offline arbeiten. Sobald OneNote erkennt, dass das Notizbuch wieder erreichbar ist, wird es automatisch mit der Cloud synchronisiert. So steigern Sie die Produktivität des ganzen Unternehmens.

OneNote und Teams

OneNote ist seit einiger Zeit auch in Microsoft Teams integriert. Sobald ein Team in Microsoft Teams erstellt wird, wird gleichzeitig im Hintergrund ein Notizbuch für das Team angelegt. Mit einem OneNote-Teamnotizbuch zu arbeiten, hat viele Vorteile für das Team: Dort können die unterschiedlichsten Informationen zentral und für alle Mitglieder gut erreichbar abgelegt werden, zum Beispiel:

  • Einsatzpläne
  • Montageanleitungen
  • Abhakbare Checklisten
  • Informationen zum Auftrag
  • Informationen zum Kunden
  • Dokumentationen des Kundenbesuches

Meine persönlichen Tipps für Ihre Arbeit mit OneNote

  • Sobald Sie in einer OneNote-Seite zu schreiben beginnen, wird automatisch ein Notizencontainer erzeugt, der sich ähnlich wie ein Textfeld in Word verhält. Je nach eingegebenem Text erweitert er sich dynamisch nach rechts und nach unten. Sie können an jede beliebige Stelle in der OneNote-Seite doppelklicken, um dort zu schreiben und einen Notizencontainer zu erstellen. Da OneNote-Seiten keinerlei vorgegebene Struktur haben, können Sie die vorhandenen Notizencontainer beliebig auf der Seite positionieren oder verschieben.
  • Tabellen helfen beim strukturierten Eingeben von Texten in OneNote. Im Nachhinein sind sie in der Regel auch leichter zu ändern und anzupassen als Fließtext. Außerdem lassen sich Tabellen in OneNote sortieren. Sie können aber auch entweder eine vorhandene Excel-Tabelle als Anhang oder eine neue Excel-Tabelle als Objekt in die OneNote-Seite einfügen.
  • Dank der Integration mit Outlook, können Sie sogar Mails an Ihr OneNote senden. Dies hat den Vorteil, dass Sie sich einfach Notizen in dieser jetzt zu einer OneNote-Seite gewordenen ehemaligen E-Mail machen können.
    Beim Senden von Outlook nach OneNote bleiben Links und Anhänge übrigens erhalten und können in OneNote geöffnet werden. Die Mail verbleibt nach dem Senden in Outlook.
  • In Situationen, wo Tippgeräusche stören, so z.B. in einer Besprechung oder bei einem Kundentermin, können Sie sich handschriftliche Notizen in einer OneNote Seite machen, sofern Sie ein Endgerät mit Stifteingabe, z.B. ein Surface, besitzen.
  • Wenn auf Ihrem PC oder Notebook OneNote als Programm installiert ist, wird automatisch ein Druckertreiber mit dem Namen „Send to OneNote 2016“ eingerichtet. Das ermöglicht es Ihnen, aus jeder Anwendung, die auf Ihrem PC installiert ist, einen Ausdruck einer Datei in OneNote zu erzeugen. Der virtuelle Ausdruck wird als Bild in die OneNote-Seite eingefügt. Auch diese Funktion lässt sich sehr gut einsetzen, um zum Beispiel Besprechungen oder Kundentermine smarter vor- und nachzubereiten.
  • Die Funktion „Bildschirmausschnitt einfügen“ gibt es auch in den anderen Office-Programmen, aber in OneNote nutze ich sie besonders häufig. Die Funktion legt den Bereich, den Sie in einem Fenster mit der Maus aufgezogen haben, als Bild in die OneNote-Seite ab. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, schnell bebilderte Anleitungen in OneNote zu erstellen.

Und zum Abschluss noch ein paar Praxisbeispiele zum Nachahmen:

  • Es gehört zu meinem Tagesgeschäft, regelmäßig im Web zu recherchieren. Zur Dokumentation der Rechercheergebnisse nutze ich OneNote. Ich rufe die gewünschte Webseite auf, markiere einen Bereich wie vorhin beschrieben und kopiere diesen in die Zwischenablage. Dann wechsle ich zu einer OneNote-Seite und füge den Bereich ein.
  • Noch eleganter funktioniert das Kopieren aus Webseiten mit einem kleinen Plugin namens OneNote-Clipper, das es mittlerweile für alle gängigen Browser gibt. Dieser erstellt komplette oder partielle Screenshots einer Seite auf Knopfdruck und speichert die Datei als Bild in ein vorher ausgewähltes OneNote Notizbuch. Sie finden den Clipper unter https://www.onenote.com/clipper.

  • OneNote bietet natürlich auch die Möglichkeit, Bilder einzufügen. Auch wenn die Möglichkeiten, das Bild zu bearbeiten, sehr reduziert sind, versteckt sich doch eine fantastische Funktionalität in den eingefügten Bildern: OneNote kann nach Texten im Bild suchen. So können Sie Vorgänge und Abläufe in OneNote mit Fotos und Bildern dokumentieren, ohne diese in einem zusätzlichen Schritt verschlagworten zu müssen.
  • In meinem Alltag arbeite ich konsequent mit Checklisten. In OneNote erstellen Sie sehr schnell abhakbare Checklisten, indem Sie vor einen beliebigen Text in der OneNote-Seite eine klickbare Checkbox setzen. Auch hier können Sie wieder im Fließtext oder in einer Tabelle arbeiten. Tabellen haben den Vorteil, dass Sie die Spalten sortieren können. Auf dem Smartphone und Tablet können Sie die Haken auch mit dem Finger erzeugen.

Nutzer mobiler Apple-Geräte wissen es längst: In den nächsten Tagen wird das neue mobile Betriebssystem iOS 14 veröffentlicht. Um den neuen, gestiegenen Anforderungen von iOS 14 gerecht zu werden, hat Microsoft die Systemanforderungen für Outlook auf diesen Geräten an das neue Betriebssystem angepasst und wird zugleich die Unterstützung für iOS 12 beenden.

Ab diesem Tag ist mindestens iOS 13 nötig, um Outlook auf dem iPhone neu installieren zu können. Installierte Apps von Outlook für OS funktionieren auch weiterhin auf Geräten mit iOS 12 und tiefer. Die App erhält nur keine Updates mehr. Mit der Zeit wird Outlook für iOS auf iOS 12 und tiefer die Synchronisierung von E-Mails und Kalendereinträgen einstellen bis die Nutzer mindestens auf iOS 13 oder höher wechseln.

Ebenfalls wird das entsprechende Betriebssystem für die Apple Watch (watchOS) eine neue Version bekommen. Auch hier wird Microsoft die Unterstützung für watchOS 4 and 5 beenden. Das gleiche gilt vermutlich für iPadOS, wird aber nicht explizit in der Meldung genannt.

Microsoft ist seit Mitte August dabei, das sogenannte Call Merge in Teams auszurollen. Damit können Nutzer aktive 1 zu 1 Gespräche in andere aktive 1 zu 1 Gespräche oder Gruppen-Gespräche zu integrieren. Diese Funktion war schon länger von Nutzer gewünscht.  

Original Microsoft 365 Roadmap ID: 66054