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Mission Teams-Einführung – vom Verweigerer zum Fan

Es ist oft so, dass man seine Meinung ändert, wenn man sich genauer mit einem Thema beschäftigt. Was nach oberflächlicher Betrachtung zunächst abgelehnt wird, ist bei genauer Begutachtung ziemlich interessant. So ging es auch uns, der Firma conpublica. Wir sind eine kleine PR-Agentur aus Heinsberg. Chef und zwei Mitarbeiterinnen arbeiten täglich für mehr Bekanntheit der mittelständischen Kunden.

Als Teams in Deutschland startet, war bei uns keine Rede von einer Einführung. Zu viele offene Punkte, zu viele Restriktionen, zu viele ungelöste Aufgaben, zu viel Umstellungsarbeit. Wir arbeiteten erfolgreich mit Alternativen wie Slack, Trello, Todoist und Dropbox. Jahrelang. Teams war kein Thema selbst als – bedingt durch die Pandemie, Homeoffice und Homeschooling – um uns herum immer mehr Leute mit Teams arbeiteten. Als die ersten Kunden wünschten, die Video-Meeting mit Teams zu machen, wurde ich hellhörig. Vor allem unser Kunde, die team babel AG in Person von Helmut Gräfen setzte alles daran, mich umzustimmen. Also wagte ich den Schritt, Teams zumindest mal genauer anzuschauen und zu testen.

Kurz vor Weihnachten beschwerten sich meine Mitarbeiterinnen darüber, dass wir zu viele verschiedenen Tools nutzen würden und dies unproduktiv mache. „Ach, das trifft sich gut“, war meine Reaktion. „Ich wollte euch gerade vorschlagen, Teams zu testen“.

Gesagt, getan. Teams war auf allen Rechnern eh installiert, also starteten wir ins neue Jahr mit Teams.

Umstieg innerhalb von sechs Wochen

Woche 1

Am Anfang sollte es ein einziges Team für unser eigenes Marketing sein. Das ist eine abgeschlossene Einheit, keine externen Personen müssen dazu geholt werden, wir können in Ruhe testen, dachte ich.

Woche 2

Nachdem wir in allen Kanälen einen Planner eingerichtet, eine Liste als Mediaplan und sogar erste Automationen mit Power Automate eingerichtet hatten, überkam mich irgendwie die Lust nach mehr. Es funktionierte alles ausgezeichnet und war ganz einfach einzurichten. Also legte ich auch das Team „Kunden“ mit allen Kunden als Kanal an und begann zu testen.

In der Tat stellte sich die Einrichtung selbst als einfach, die strategische Planung von Kanälen und Teams aber als schwierig heraus. Hier unterstütze mich Helmut Gräfen mit vielen Tipps.

Es war klar, dass wir in unser Kunden-Team keine Externen und schon gar keine Kunden als Gäste einladen konnten und wollten. Um aber zukünftig mit Kunden zusammen z.B. auf Dateien zugreifen und in einem Aufgabenplan arbeiten zu können, müssten für diese Kunden eigene Teams angelegt werden. Das wurde dann auch so umgesetzt. Es kamen weitere Teams für interne Angelegenheiten dazu und eben zwei Teams mit und für Kunden.

Woche 3

Nun begann die Experimentier- und Lernphase. Ich testete, probierte und lernte. Was passiert, wenn… Das Experimentierfeld ist riesig: OneNote Notizbücher, Planner, To Do App, Power Automate und zuletzt SharePoint.

Ich entdeckte die vielen verschiedenen Admin Center für Microsoft 365, Teams, OneDrive, SharePoint, Azure usw. Ich lernte, wie man Freigaberechte setzt, welche wichtige Rolle die Gruppen in Teams und SharePoint haben und wie man Automationen nutzt. So habe ich für jeden Plan eine Automation eingerichtet, die eine E-Mail an mich auslöst, wenn eine Aufgabe erledigt wird. So bleibe ich – zumindest am Anfang – auf dem Laufenden, wenn meine Mitarbeiterinnen Aufgaben abhaken. Denn im Planner sieht man das nicht auf den ersten Blick.

Woche 4

Wir begannen nun, statt über Zoom oder Google Meet unsere Team-Meetings mit Teams abzuhalten, und riefen uns gegenseitig spontan per Videocall an. Ein echter Pluspunkt in Zeiten von Homeoffice.

Eigentlich wollten wir zunächst weiter mit der Cloud-Lösung Dropbox weiterarbeiten und diese in die Kanäle einbinden. Allerdings stellte sich ein Umstand heraus, der mich ganz schnell umstimmte.

Wenn man in einem Plan (Planner) eine Aufgabe anlegt und dort einen externen Anhang eben z. B. aus der Dropbox hinzufügt, weiß Teams / SharePoint nicht, wohin dieser Anhang innerhalb des Systems abgelegt werden soll. Die Datei wird dann einfach ins Stammverzeichnis des Teams, also z. B. Kunden abgelegt. Innerhalb weniger Tage war dort ein totaler Wildwuchs entstanden, weil die nicht über den Namen zuzuordnen waren. Das hatten wir nie so gemacht. Ergo: Die Dateien der Kunden mussten schnellstens aus der Dropbox in Teams bzw. SharePoint migriert werden. Dann kann man die Anhänge aus dem richtigen Ordner in eine Aufgabe hängen.

Zum ersten Mal nutzen wir im Rahmen eines Kundenprojekts ein Notizbuch gemeinsam mit dem Kunden. Wir sollten die Texte für die Internetseite schreiben. Die Struktur der Seite wurde in dem Notizbuch abgebildet, sodass jeder von uns Texte für die einzelnen Seiten und Unterseiten bearbeiten konnte. Da das Notizbuch auch ohne Teams zu nutzen ist, konnten wir auch über die OneNote-App unterwegs daran arbeiten.

Mittlerweile wurden die bisherigen Tools Slack und Todoist gar nicht mehr genutzt, was uns bereits Kosten einsparte. Trello wurde nur noch vereinzelt für die Abstimmung mit Kunden genutzt, die kein Teams nutzen oder für die der Aufwand, ein eigenes Team anzulegen, zu groß wäre.

Die Nutzung von To Do klappt prima, weil man alle Aufgaben aus allen Teams und Kanälen auf einen Blick sieht und vielfach filtern kann.

Ich war überrascht, wie viele Kunden und Partner bereits Teams nutzten, sodass immer mehr Video-Meetings inklusive Zusammenarbeit in einem Dokument stattfanden.

Woche 5

Ich wagte mich endlich an die Synchronisation mit den eigenen PCs. Die Installation gestaltet sich teilweise als kompliziert, weil Microsoft bei der ersten Einrichtung ein Update der Software OneDrive verlangte und die Kolleginnen und ich dafür die ältere Version von OneDrive (die offenbar mit Windows bereits installiert wird) deinstallieren sollten. Das geht gar nicht. Es funktionierte aber auch ohne Update. Die Synchronisation mit dem Datei-Manager ist wichtig, um effizient arbeiten zu können. Ansonsten muss jede lokal bearbeitete Datei manuell per Drag & Drop in Teams hochgeladen oder innerhalb von Teams bearbeitet werden. Die dortigen Versionen von Word und Excel sind lange nicht so komfortabel wie die Desktop-Versionen. Das Problem bestand auch darin, dass eine Datei, die nicht aus dem Office-Umfeld kommt, also z. B. eine Adobe Photoshop oder Illustrator Datei innerhalb von Teams nicht geöffnet werden kann. Das funktioniert nur auf dem PC. Perfekt ist allerdings, dass die gespeicherte Datei sofort über den „Sync“ im SharePoint aktualisiert wird.

Nun begann die Mammut-Aufgabe der Migration. Anfangs dachte ich, ich könne einfach per Drag & Drop die Dateien aus den lokalen Ordnern der Dropbox in die lokalen Ordner des SharePoint schieben. Das hatte zwei Nachteile.

  1. Damit die Dateien im Datei-Manager von A nach B kopiert werden müssen, werden die zumeist in der Dropbox-Cloud liegenden Dateien zunächst auf die Festplatte geladen, bevor sie dann in den SharePoint-Ordner auf der Festplatte kopiert werden können.
  2. Auf der Zielseite verbleiben die Dateien auf der Festplatte, auch wenn sie in die Cloud kopiert werden. Um den Vorteil der Cloud-Speicherung zu nutzen, muss erst der Speicher auf der Festplatte manuell wieder freigegeben werden.

Auch die Variante, die Dateien per Drag & Drop aus den Dropbox-Ordnern auf der Festplatte in den Teams-Client zu schieben, bedeutet zumindest Nachteil Nr. 1. Jedoch werden die Dateien nicht in den SharePoint-Ordnern lokal runtergeladen. Nachteil Nr. 2 entfällt.

Zwar gibt es von Microsoft das SharePoint Migration Tool. Dieses arbeitet auch sehr zuverlässig, kann aber in unserem Fall auch nur die Daten der Dropbox lokal von der Festplatte in die Teams migrieren. Damit ist auch hier Nachteil Nr. 1 vorhanden. Die Daten werden zuerst runtergeladen und dann in die Cloud transportiert.

SharePoint Migration Tool

Lösung: Migration von Cloud zu Cloud

Microsoft hat für diesen Fall die Cloud-Software Mover gekauft. Die Migration erfolgt hier von Cloud zu Cloud. Ich habe dieses Tool getestet und festgestellt, dass nicht klar ist, ob man festlegen kann, welche Ordner und Dateien migriert werden sollen. Der Test wurde abgebrochen. Wer mehr zur Mover-Migration wissen möchte, kann hier weiterlesen. Allein die Rechtevergabe über die Azure-Oberfläche ist recht kompliziert.

Eine Drittlösung ist die Cloud-Software Cloudsfer. Damit lassen sich Daten von der Festplatte in die Cloud und von Cloud-Speicher zu Cloud-Speicher transferieren. Zur Auswahl stehen hier neben Dropbox, u. a. Google Drive, Box, OneDrive und OneDrive for Business sowie eben SharePoint Online (Office 365). Die Migration ist einfach und funktioniert einwandfrei. Es besteht lediglich das Problem, dass SharePoint engere Restriktionen bei den Dateinamen hat als Dropbox. Solche Daten werden dann nicht migriert. Dies wird vor jeder Migration dem Nutzer als Warnung mitgeteilt. Mit der Software können auch Daten z. B. aus Instagram, Facebook, Flickr etc. transferiert werden. Die Software ist mit beschränktem Datenvolumen mit bis zu 5 GB kostenlos. 25 GB Migrationsvolumen kosten dann 25 $.

Was man wissen muss: Der Anbieter hat seinen Sitz in den USA, die Daten werden für den kurzen Moment der Migration auf den Server des Anbieters zwischengespeichert und danach sofort gelöscht. Jeder muss selbst entscheiden, welche Daten er darüber migriert.

Eine gute Übersicht zu dem Tool finden Sie hier

 

 

Die Alternative dazu heißt Cloud-HQ und soll das Gleiche können. Dieses Unternehmen sitzt in Kanada, ist datenschutzrechtlich ebenso mit Vorsicht zu genießen wie Cloudsfer.

Eine weitere Möglichkeit wäre, über einen eigenen Server wie z. B. die Synology Disk-Station zu gehen. Dort besteht die Möglichkeit, über den Dienst mehrere Cloud-Dienste an die Synology anzubinden und darüber einen Austausch zu vollziehen.

Wir haben uns für die Lösung mit Cloudsfer entschieden, wobei wir vorher die Ordner in Hinsicht auf die Verarbeitung personenbezogener Daten überprüft haben. Solche Dateien wurden dann manuell transferiert.

Woche 6

Mittlerweile sind über 90 % der Daten migriert. In unserem Modell wird die Dropbox nicht gänzlich abgelöst, sondern parallel für bestimmte Daten weitergenutzt. Diese Daten werden dann nicht in die Teams und SharePoint transferiert.

Wir nutzen mittlerweile kein Slack mehr für Chats, kein Todoist für Aufgabenverwaltung und Trello nur noch in einem Fall.

Stattdessen sind Teams mit To Do im Einsatz, Videocalls werden aktiv genutzt und selbst der Austausch mit Kunden funktioniert immer besser.

Mission Teams-Einführung gelungen!

Was bisher nicht funktioniert

Es gibt noch ein paar Dinge, die für eine optimale Arbeit mit Teams fehlen. Teilweise werden diese Punkte auch nie umgesetzt werden. So wäre eine native Integration von To Do in Outlook wünschenswert. Diese Integration war eine der großen Pluspunkte von Todoist.

Optimal wäre eine Verknüpfung von Planner-Aufgabenplänen in zwei unterschiedlichen Domänen. Hier wäre es wünschenswert, wenn eine Aufgabe mit Zuweisung im Planner Team A der Domäne A automatisch zu einer Aufgabe in Team B der Domäne B führe. Das geht bisher gar nicht.