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Praxistipp Teams: Standardeinstellung zum Öffnen von Office-Dokumenten ändern

Heute habe ich einen einfachen, schnellen, aber nützlichen Praxistipp für Teams für Sie.

Sicher wissen Sie, dass Office-Dokumente in Teams sich standardmäßig in der Teams-Oberfläche mit der jeweils passenden App (Word, Excel, PowerPoint) öffnen, wo sie auch bearbeitet werden können. Das kann durch aus sinnvoll sein. Die meisten Nutzer von Teams empfinden diese Standardeinstellung allerdings als eher nervig. Denn Sie müssen ständig das betreffende Dokument schließen, um an einer anderen Stelle in Teams zu arbeiten. Einige Nutzer berichten auch davon, dass sie statt “Schließen” auf das Kreuz in der Ecke klicken, um eigentlich das Dokument zu schließen. Stattdessen wird Teams geschlossen. Mit wenigen Klicks können Sie die Standardeinstellung zum Öffnen eines Office-Dokumentes in Teams ändern.

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Microsoft stopft mit der Deaktivierung von VBA-Makros das größte Sicherheitsproblem in Office

Eine der ältesten und trotzdem immer noch aktuellen Sicherheitslücken im Windows-Universum wird nun geschlossen: VBA-Makros für Microsoft Office. Microsoft will jetzt Makros in Dateien aus dem Internet standardmäßig deaktivieren und das Aktivieren erschweren.

VBA-Makros vereinfachen die Arbeit in Office, weil sie mit Hilfe der Skriptsprache VBA (Visual Basic for Applications) wiederkehrende und zeitaufwendige Aufgaben erleichtern, die innerhalb einer Microsoft-Office-Datei immer wieder erledigt werden müssen.

Leider werden VBA-Makros von Drittparteien gerne für Angriffe genutzt, um Malware und Fremdcode auszuführen oder Daten auszulesen. Dabei werden entsprechende Skripts in augenscheinlich nützlichen Makros versteckt und im Internet verteilt. Microsoft-Office-Nutzer laden sich manipulierte Makros oder mit den Makros bestückte Office-Dokumente dann herunter und führen sie aus, unwissend, welchen Schaden sie anrichten können.

Bisher ist es so, dass Office-Programme wie Word oder Excel Makros auch nicht einfach ausführen, es wird jedoch nur ein gelber Hinweis eingeblendet, der sich mit einem Klick umgehen lässt.

So einfach wie bisher werden sich Makros bald nicht mehr aktivieren lassen. Sobald ein Benutzer eine Anlage öffnet oder eine nicht vertrauenswürdige Office-Datei mit Makros aus dem Internet herunterlädt, zeigt eine jetzt rote Meldungsleiste ein Sicherheitsrisiko an, dass die Datei VBA-Makros enthält.

Die Schaltfläche „Weitere Informationen“ enthält einen Artikel für Endbenutzer und Information Worker, der Informationen über das Sicherheitsrisiko durch böswillige Akteure, die Makros verwenden, sichere Verfahren zur Verhinderung von Phishing und Malware sowie Anweisungen zum Aktivieren dieser Makros (falls unbedingt erforderlich) enthält.

Um Makros dann tatsächlich freizugeben, müssen Nutzer tiefer in den Eigenschaften der Datei abtauchen und die Makrooption explizit einschalten. Das erfordert also deutlich mehr Aufwand und soll dazu führen, dass Makroviren es künftig schwerer haben.

Los geht es mit der Makro-Sperre laut Microsoft ab April 2022 im Office Preview-Channel. Betroffen sind davon Access, Excel, PowerPoint, Visio und Word unter Windows. Doch auch für ältere Office-Versionen ab Office 2013 plant Microsoft Updates, um Makros einzubremsen.

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Teams Essentials: Das günstigere „Stand-alone“-Teams für kleine Unternehmen

Die weltweite Pandemie in den vergangenen 2 Jahren hat dazu geführt, dass Lösungen wir Zoom und Teams einen unglaublichen Zuwachs an Nutzern erhalten haben. Während vor allem größere Unternehmen im Rahmen ihrer Microsoft 365-Lizenzen bereits das darin enthaltene Teams vollumfänglich nutzen konnten, wichen viele Freelancer und Kleinunternehmen aller Branchen auf kostenlose Werkzeuge aus, um ihre eh schon angespannte Finanzsituation nicht weiter zu belasten. Auch Microsoft spielt in diesem Orchester der Gratis-Lösungen mit dem kostenlosen Teams ein gewichtige Rolle.

Der Wermutstropfen: Im Unterschied zu den bezahlten Microsoft 365-Abonnements Business Basic und Business Standard sind die wichtigen Grundfunktionen wie Videokonferenzen, Gruppenchats, Cloud-Speicher in dem kostenlosen Teams zwar vorhanden, aber stark begrenzt. So können nur maximal 100 Teilnehmer an einer Besprechung teilnehmen, die Gruppenbesprechungen dürfen maximal 60 Minuten dauern und der Cloud-Speicher pro Nutzer ist auf 5 GB begrenzt. Dieser limitierte Funktionsumfang macht eine professionelle Zusammenarbeit im Business-Kontext schwierig.

Jetzt hat Microsoft Teams Essentials nachgeschoben, das erste „Stand-alone“-Angebot von Microsoft Teams. „Stand-alone“ bedeutet hier, dass kein Microsoft 365-Abonnement notwendig ist. Für 3,40 € pro Nutzer/Monat (im Jahresabonnement) erhalten kleine Unternehmen eine Teams-Lizenz mit weitreichenden Funktionen. In Teams Essentials sind Gruppenbesprechungen bis zu 30 Stunden und bis zu 300 Teilnehmer pro Besprechung möglich, was auch in teureren Abonnements für den KMU-Bereich die Obergrenze ist. Der Cloud-Speicher pro Nutzer wurde auf 10 GB verdoppelt. Zudem besteht für die Nutzer die Möglichkeit, jederzeit auf einen Telefon- und Websupport von Microsoft zurückzugreifen.

Weitere Funktionen wie unbegrenzt chatten mit Kollegen und Kunden, Dateifreigabe, Aufgaben und Abstimmungen sowie Datenverschlüsselung für Besprechungen, Chats, Anrufe und Dateien, die bereits in der kostenlosen Version vorhanden sind, bleiben unverändert bestehen.

Wer noch mehr Funktionen benötigt, investiert 80 Cent mehr und abonniert gleich die Microsoft 365 Business Basic Lizenz. Dann gibt es zusätzlich zu den Funktionen von Teams Essentials auch die Möglichkeit, Teambesprechungen aufzuzeichnen und zu transkribieren, E-Mail Accounts mit Exchange online und 1 TB erweiterter Cloud-Speicher pro Nutzer. Zudem – und das ist das eigentliche Hauptargument für diese Lizenz – kann jeder Nutzer die Office-Apps im Web (nicht Desktop) und auf dem Mobilgerät nutzen.

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Diktieren in Microsoft 365

Sie ist nicht neu, aber echt hilfreich: Die Diktierfunktion in den Office Apps von Microsoft 365. Mit dieser Funktion können Sie einfach und schnell mit Ihrer Stimme Dokumente, E-Mails, Notizen, Präsentationen oder sogar Foliennotizen erstellen. Alles, was Sie dafür benötigen, ist ein Mikrofon (z. B. in einer Webcam) und eine Internetverbindung.

Die meisten von Ihnen kennen die Diktierfunktion vom Smartphone her. Dort ist es heute gang und gäbe, einen Text innerhalb einer App zu diktieren. Diese Diktierfunktion arbeitet in den neueren mobilen Betriebssystemen ziemlich gut und flüssig.

Eine ähnliche Diktierfunktion existiert auch in den Microsoft 365 Apps (Windows und Mac) Word, Outlook und PowerPoint für Microsoft 365, OneNote für Windows 10 sowie Word, PowerPoint und OneNote für das Web.

Öffnen Sie dazu eine dieser Apps (im Beispiel Word für Microsoft 365) und wählen Sie im Startmenüband das Diktieren-Bild aus.

Beim erstmaligen Benutzen werden Sie aufgefordert, die Mikrofonberechtigungen zu aktivieren. Nun wird ein Mikrofonsymbol angezeigt. Warten Sie, bis es aktiv ist, um sicherzustellen, dass es zuhört.

Jetzt können Sie einfach diktieren. Satzzeichen fügen Sie ein, indem Sie diese einfach mit aussprechen. Zum Beheben kleinerer Fehler nutzen Sie Ihre Tastatur, ohne das Mikrofonsymbol abschalten zu müssen. Wenn Sie eine Pause machen wollen und Word nicht zuhören soll, klicken Sie auf das Mikrofonzeichen und deaktivieren die Diktierfunktion, ohne das komplette Fenster zu schließen. Wenn Sie später weitermachen wollen, klicken Sie erneut auf das Mikrofon. Das komplette Fenster schließen Sie mit Klick auf das X.

Übrigens: Sie können das Fenster überall auf Ihrem Bildschirm verschieben und neu platzieren, damit es nicht stört.

Über das Zahnrad-Symbol gelangen Sie zu drei Einstellungsoptionen:

Wenn Sie die Option „Automatische Interpunktion aktivieren“ auswählen, setzt das System hinter der Diktierfunktion die Interpunktion selbstständig. Sie müssen Kommata und Punkte nicht mitdiktieren. Diese Funktion sowie die Autokorrektur basiert auf einer KI-Software im Hintergrund. Diese schlägt Ihnen auch alternative Begriffe vor, wenn die Maschine einmal ein Wort nicht richtig verstanden hat.

In dem nachfolgenden kleinen Test werden Sie sehen, wie gut und zuverlässig die Diktierfunktion bereits funktioniert. Und das Beste: Sie lernt bei der Nutzung dauernd dazu.

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8 goldene Tipps für den zeitsparenden Umgang mit E-Mails

Das E-Mail-Volumen in Deutschland erreichte im Jahr 2018 einen Rekordwert von rund 848,1 Milliarden (privat und beruflich). Pro Tag werden 2019 weltweit mehr als 293 Mrd. E-Mails täglich versendet und empfangene. Dieser Wert wird bis 2023 auf fast 350 Mrd. E-Mails steigen.

Infografik: Die Deutschen verschicken immer mehr Mails | Statista Mehr Infografiken finden Sie bei Statista

Mehr Infografiken finden Sie bei Statista

Auch wenn die elektronische Post immer noch beliebt und auch praktisch zum Versenden von Dateien, Informationen, Links etc. ist, so hat sich die E-Mail als einer der größten Produktivitätskiller im Büroalltag herauskristallisiert. Warum? Wir haben häufig den E-Mail-Client den ganzen Tag offen, schauen sofort nach, wenn eine neue E-Mail eintrifft und verbringen viel Zeit mit Suchen alter E-Mails.

Als Effizienz-Experte erlebe ich diese Szenarien in den Büros immer wieder.

Im Folgenden habe ich acht Tipps für Sie für den zeitsparenden Umgang mit E-Mails:

  1. Schalten Sie die Desktopbenachrichtigung ab

Damit ist die Meldung gemeint, die am Rechner aufpoppt, wenn eine neue E-Mail eintrifft. Besser ist es, Ihre E-Mails in Intervallen abzuarbeiten.

  1. Bearbeiten Sie Ihre Mails nur alle 2 Stunden, immer im Block und planen Sie dafür die Zeit ein

Ein Tipp, den Sie von jedem Zeitmanagement-Experten zu hören bekommen: Bearbeiten Sie E-Mails immer nur im Block. Ein Intervall von 2 Stunden hat sich an vielen Arbeitsplätzen bewährt. Ich bin auf dieses Thema schon in meinen „8 goldene Tipps für die Zeitplanung“ eingegangen (Punkt 2).

  1. Formulieren Sie den Mailbetreff kurz und prägnant

Denken Sie daran, dass der / die Empfänger Ihrer E-Mail auch täglich bis zu mehreren Hundert E-Mails bekommt. Ein kurzer und prägnanter Betreff erleichtert das schnelle Beurteilen von Mails und spart Zeit.

Ein Beispiel: Organisation Leiterbesprechung ist besser als „Info an alle betreffend unserer Besprechung“, oder?

  1. Schreiben Sie einen kurzen Mailtext in klaren Worten

Auch hier gilt: In der Kürze liegt die Würze. Wir haben uns angewöhnt, in E-Mails halbe Romane zu schreiben, Details zu erklären. Die E-Mail ist eigentlich ein Kommunikationsmedium für die schnelle und kurze Korrespondenz. Ich rate Ihnen, längere Erklärungen in eine Datei oder in eine OneNote Seite zu packen und einen Link zu der Information in die Mail zu legen.

Hinweis: Das geschriebene Wort hat manchmal den Nachteil, dass man Gefühle, Humor und Ironie nicht transportieren kann. Ein ironisch gemeintes Wort kann auch falsch verstanden werden. Das gesprochene Wort ist hier viel effektiver.

  1. Behandeln Sie immer nur ein Thema in einer Mail

Ein typischer Fehler. Jemand will effizienter sein als andere und behandelt gleich drei Themen in einer E-Mail. Wird diese E-Mail dann nur zu einem Punkt beantwortet, kann die Korrespondenz schnell verwirrend werden.

Nehmen Sie sich die beliebten Chat- und Messenger-Programme wie WhatsApp, Skype, Slack & Co. zum Vorbild. Hier bilden einzelne Themen immer auch einzelne Kommunikationstränge.

  1. Strukturieren Sie Ihre Mails mit Kategorien

Dies ist ein Tipp für die Organisation der E-Mail in Ihrem E-Mail-Programm, z. B. Outlook. Durch Kategorien wird Ihr Posteingang deutlich übersichtlicher als in der zeitlichen Sortierung.

Neuerdings kann Outlook E-Mails auch zu Kommunikationssträngen gruppieren. So man erkennt, in welcher zeitlichen Reihenfolge E-Mails versendet und Empfangen wurden. Das wäre eine alternative Ordnung.

  1. Nutzen Sie CC bewusster als bisher

CC (wörtlich Carbon Copy, in Deutsch Kohlepapier-Durchschlag) ist im E-Mail-Verkehr für weitere Empfänger von Kopien einer E-Mail vorgesehen. Die Mail ist nicht direkt an die Personen gerichtet, sondern soll nur zur Information oder zur Kenntnisnahme dienen. Leider meinen einige Zeitgenossen, jede E-Mail an viele Empfänger in Kopie senden zu müssen, obwohl sie damit gar nichts anfangen können. Das kann für diese Personen schnell lästig werden. Deshalb: Nutzen Sie CC bewusster als bisher. Überlegen Sie sich, wer wirklich über eine E-Mail informiert werden muss.

Dieser Tipp führt mich zum letzten Tipp

  1. Senden Sie eine Mail nur an die Empfänger, die die Mail wirklich benötigen

Selbst, wenn Sie nicht das CC Feld nutzen, versenden viele eine E-Mail stets an einen großen Verteiler. Der Grund dafür kann vielfältig sein. Die einen erhoffen sich, viel Feedback zu bekommen, die anderen wollen sich bei den Kollegen hervortun (alle sollen es wissen). Gehören Sie auch dazu, dann sei Ihnen gesagt: Das nervt!

Deshalb: Senden Sie eine Mail nur an die Empfänger, die die Mail wirklich benötigen.

Ich wünsche Ihnen viel neu gewonnene Zeit durch eine effizientere und bewusstere E-Mail Nutzung.

Foto von rawpixel.com von Pexels

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