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Aufgabenmanagement in und mit Office 365

Das Management von Aufgaben im Berufsalltag ist bei vielen Menschen immer noch ein Effizienzkiller. Die einen arbeiten immer noch in hohem Maße analog, z. B. über einen Notizblock oder Zettel. Die anderen nutzen irgendwelche Drittanbieter-Tools, die zwar für sich gesehen das Aufgabenmanagement effizienter machen, sich aber nicht oder nur teilweise in die Microsoft-Office-Umgebung integrieren. Hier entstehen dann neue, aber unnötige Schnittstellen.

Wenn überhaupt, nutzt der Großteil der Microsoft-Nutzer die digitale Aufgabenverwaltung in Outlook. Die Office-365-App To Do allerdings hat es leider noch nicht in das Bewusstsein der Nutzer geschafft. Gruppenaufgaben, beispielsweise in einem Team, werden zum großen Teil immer noch in Excel-Tabellen gepflegt, statt die Office-365-App Planner zu nutzen. Dabei kann der Planner bequem in die Teams-Oberfläche eingebunden werden. Wird einem Teammitglied eine Aufgabe im Planner zugeordnet, wird diese automatisch in der App To Do anzeigt. Auch hier liegt ein großes Potenzial brach.

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Das neue Outlook bringt zusätzliche RSVP-Optionen

Seit Monaten wirft das neue Outlook für Windows seinen Schatten voraus. Immer mehr Details dringen nun an die Öffentlichkeit. Jetzt hat Microsoft selbst eine weitere interessante Funktion vorgestellt. Erhält jemand in Outlook eine Termineinladung, so wird er bald nicht nur einfach zusagen oder ablehnen können, sondern gleich auch dem Gastgeber / Organisator mitteilen können, wie er teilnehmen möchte: Ja, Ja persönlich, Ja virtuell. Andere Personen in der Besprechungseinladung können die Antworten aller sehen.

Wichtig: Die neuen RSVP-Antworten können von jedem in der Besprechungseinladung innerhalb und außerhalb seiner Organisation mit einem kommerziellen oder Bildungs-Microsoft 365-Konto mit einem unterstützten Client eingesehen werden.

Die neue Funktion wird seit Anfang Juni für Outlook im Web und das neue Outlook für Windows eingeführt. Ende Juni folgen dann das neue Outlook für Mac sowie die Outlook Mobile Versionen.
Benutzer, die einen Client verwenden, der die Funktion nicht unterstützt, können weder mit einer detaillierten RSVP antworten noch die detaillierten RSVP-Antworten von anderen Teilnehmern sehen. Benutzer, die das klassische Outlook für Windows mit einem Microsoft 365- oder Microsoft Exchange Online-Konto verwenden, können detaillierte RSVP-Antworten sehen, aber nicht mit den detaillierten Optionen zur Besprechung zurückkehren.

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Microsoft stopft mit der Deaktivierung von VBA-Makros das größte Sicherheitsproblem in Office

Eine der ältesten und trotzdem immer noch aktuellen Sicherheitslücken im Windows-Universum wird nun geschlossen: VBA-Makros für Microsoft Office. Microsoft will jetzt Makros in Dateien aus dem Internet standardmäßig deaktivieren und das Aktivieren erschweren.

VBA-Makros vereinfachen die Arbeit in Office, weil sie mit Hilfe der Skriptsprache VBA (Visual Basic for Applications) wiederkehrende und zeitaufwendige Aufgaben erleichtern, die innerhalb einer Microsoft-Office-Datei immer wieder erledigt werden müssen.

Leider werden VBA-Makros von Drittparteien gerne für Angriffe genutzt, um Malware und Fremdcode auszuführen oder Daten auszulesen. Dabei werden entsprechende Skripts in augenscheinlich nützlichen Makros versteckt und im Internet verteilt. Microsoft-Office-Nutzer laden sich manipulierte Makros oder mit den Makros bestückte Office-Dokumente dann herunter und führen sie aus, unwissend, welchen Schaden sie anrichten können.

Bisher ist es so, dass Office-Programme wie Word oder Excel Makros auch nicht einfach ausführen, es wird jedoch nur ein gelber Hinweis eingeblendet, der sich mit einem Klick umgehen lässt.

So einfach wie bisher werden sich Makros bald nicht mehr aktivieren lassen. Sobald ein Benutzer eine Anlage öffnet oder eine nicht vertrauenswürdige Office-Datei mit Makros aus dem Internet herunterlädt, zeigt eine jetzt rote Meldungsleiste ein Sicherheitsrisiko an, dass die Datei VBA-Makros enthält.

Die Schaltfläche „Weitere Informationen“ enthält einen Artikel für Endbenutzer und Information Worker, der Informationen über das Sicherheitsrisiko durch böswillige Akteure, die Makros verwenden, sichere Verfahren zur Verhinderung von Phishing und Malware sowie Anweisungen zum Aktivieren dieser Makros (falls unbedingt erforderlich) enthält.

Um Makros dann tatsächlich freizugeben, müssen Nutzer tiefer in den Eigenschaften der Datei abtauchen und die Makrooption explizit einschalten. Das erfordert also deutlich mehr Aufwand und soll dazu führen, dass Makroviren es künftig schwerer haben.

Los geht es mit der Makro-Sperre laut Microsoft ab April 2022 im Office Preview-Channel. Betroffen sind davon Access, Excel, PowerPoint, Visio und Word unter Windows. Doch auch für ältere Office-Versionen ab Office 2013 plant Microsoft Updates, um Makros einzubremsen.

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Microsoft garantiert endlich DSGVO Konformität von Microsoft Cloud-Services

Dass Microsoft viel Wert auf Datenschutz legt, ist bereits seit Längerem bekannt. Auch wir haben darüber mehrfach berichtet. Im vergangenen Jahr errichtete der Konzern eine EU-Datengrenze für seine Clouddienste. Alle europäischen Kunden von Azure, Dynamics und Microsoft 365 sollen sich darauf verlassen können, dass ihre Daten auch wirklich in der EU bleiben.

Neu ist, dass die DSGVO-konforme und nachweislich sichere Datenspeicherung in deutschen Rechenzentren offiziell zugesichert wird – und zwar u.a. für alle Microsoft 365 Pläne. Dazu findet man auf der Webseite, die die Pläne vergleicht, folgenden Hinweis:

Klickt man auf den Link “Mehr erfahren”, wird man auf diese Seite zu Datenschutz und Sicherheit mit Microsoft 365 weitergeleitet.

Dort ist zu lesen:

Die Sicherheit Ihrer Geschäftsdaten steht im Mittelpunkt unserer Bemühungen. Unsere Microsoft 365 Angebote entsprechen geltendem Recht, insbesondere der DSGVO. Die Geschäftsdaten von Unternehmenskunden mit Sitz in Deutschland werden in deutschen Rechenzentren gespeichert.

Unsere Verpflichtung zur Einhaltung der DSGVO

Wir haben bei unseren Cloud Angeboten die DSGVO umgesetzt und bieten hinreichend Garantien für die technischen und organisatorischen Maßnahmen, um den DSGVO-Anforderungen als Auftragsverarbeiter zu genügen. Wir gehen mit den Online Services Nutzungsbedingungen umfassende vertragliche Verpflichtungen gegenüber unseren Kunden ein. Auch die EU-Standardvertragsklauseln sind ein Teil davon. Diese Nutzungsbedingungen stellen die von der DSGVO gemäß Artikel 28 geforderte Auftragsverarbeitungsvereinbarung dar. Darin ist u.a. geregelt, dass wir Kundendaten nur zur Bereitstellung der vereinbarten Dienste und zu Zwecken, die damit vereinbar sind, verwenden. Wir verwenden Kundendaten nicht für Werbezwecke und leiten keine entsprechenden Informationen daraus ab. All diese Vereinbarungen gelten nicht nur für Kunden in der EU, sondern weltweit, da wir Datenschutz als fundamentales Menschenrecht ansehen.

Mit diesem Statement unterwirft sich Microsoft nun ganz offiziell der europäischen Datenschutz-Grundverordnung.

Wichtig ist neben der Verpflichtung zur Einhaltung der DSGVO auch die Tatsache, dass alle Clouddienste aus deutschen Rechenzentren kommen.

Microsoft beschreibt das so:

Kunden, die sich für Clouddienste von Microsoft entscheiden, erhalten hoch flexible, integrierte und sichere Lösungen zu einem attraktiven Preis. Ihre Daten sind in der Cloud gut aufgehoben und geschützt. Ihre Geschäftsdaten werden in Deutschland gespeichert – nachweislich sicher und zuverlässig.

 

 

 

 

 

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Aktions-Schaltflächen in Microsoft Teams ziehen um

Wer mit Microsoft Teams regelmäßig nutzt, kennt die Aktions-Schaltflächen rechts oben im Kopfbereich.

 

Teams bietet dort die Optionen, bestimmte Registrierkarten (Tabs) z.B. als Pop-Up auszukoppeln oder zu erweitern (Full-Size-Darstellung), die Webseite in SharePoint Online aufzurufen, die Inhalte neu zu laden oder den Link zu Registrierkarte zu kopieren. Diese Funktionen stehen u.a. für Microsoft-eigene Tabs wie den Planner, OneNote oder das Whiteboard sowie für Drittanbieter-Tabs zur Verfügung.

Offenbar hat Microsoft aber festgestellt, dass diese Funktionen wenig genutzt werden, obwohl sie einen echten Mehrwert haben. Um die Usability und das Nutzererlebnis in Teams weiter zu steigern, hat das Unternehmen nun entschieden, die Funktionen als Dropdown-Menü in den jeweiligen Tab zu integrieren.

Die Umstellung erfolgt ab Mitte November und wird Ende Dezember abgeschlossen sein.

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Änderungen bei der Aufzeichnungsfunktion für Teams-Besprechungen

Microsoft werkelt kräftig an neuen Funktionen für Online-Meetings / Online-Besprechungen in Teams. Im ersten Schritt kam die große Umstellung der Speicherorte von Aufnahmen der Besprechungen. Früher wurden diese in Microsoft Stream gespeichert, seit Januar 2021 werden die Aufnahmen standardmäßig entweder in OneDrive oder SharePoint (ODSP) gespeichert. Der Ort hängt davon ab, ob es sich um Besprechungen handelt, die aus einem Kanal gestartet wurden oder nicht. Bei ersterem werden die Aufnahmen in einem Ordner „Aufnahmen“ in SharePoint gespeichert. Bei letzterem werden die Aufnahmen hingegen im OneDrive derjenigen Person gespeichert, die den Aufnahme-Button geklickt hat, dort ebenfalls in einem Ordner „Aufnahmen“. Der alte Speicherort konnte bisher nur durch eine Einstellung des Admins überschrieben werden. Seit August ist auch diese Option nicht mehr verfügbar. Alle Aufnahmen werden nun in ODSP gespeichert.

Damit werden auch einige neue Funktionen im Zusammenhang mit den Aufnahmen von Teams-Besprechungen freigeschaltet. So können die Aufnahmen allen Gästen und externen Teilnehmern der Besprechung zur Verfügung gestellt werden.

Dabei bekommen alle Besprechungsteilnehmer außerhalb eines Kanals automatisch einen Link zur Aufnahme – ausgenommen sind nur die externen Teilnehmer. Diese müssen explizit vom Organisator der Besprechung oder vom Initiator der Aufnahme zur Verteilerliste hinzugefügt werden.

Bei Besprechungen innerhalb eines Kanals wird der Zugriff über die Mitgliederliste des Kanals gesteuert. Ganz frisch ist die Funktion, den Download einer Aufnahme zu blockieren. Wenn der Download der Aufnahme gesperrt wurde, haben nur die Besitzer eines Kanals volle Zugriffsrechte auf die Aufnahmen, alle Mitglieder besitzen nur Leserechte.

Neu ist auch die Funktion der Live-Transkription von Besprechungen in Echtzeit via künstliche Intelligenz. Die Dateien können dann ebenfalls später runtergeladen werden – entsprechende Einstellungen der Teams-Admins vorausgesetzt.

Damit die Aufnahmen nicht ewig in OneDrive oder SharePoint verweilen, führt Microsoft für Aufzeichnungen und Live-Transkriptionen ein Ablaufdatum zum automatischen Löschen einführen. Dabei werden die Besprechungsaufzeichnungen auf Wunsch direkt ab Werk mit einem Ablaufdatum versehen, dessen Frist standardmäßig bei 60 Tagen liegt. Laut aktuellen FAQ-Dokumenten ist es Microsofts Hauptintention, den Speicherplatz in der Cloud (z.B. OneDrive) zu bereinigen. Etwa 400 MB pro Stunde werden von einer solchen Aufzeichnung in Anspruch genommen.

Administratoren und mit entsprechenden Rechten ausgestattete Nutzer können das Ablaufdatum von Meeting-Aufzeichnungen vorab und nachträglich verändern, gelöschte Sitzungen aus dem Papierkorb wiederherstellen oder auch das Ablaufdatum entfernen. Die Einführung dieses neuen Features wird im Laufe des Septembers erwartet.

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Announcement – Microsoft vereinheitlicht das Anlegen von Teams auf verschiedenen Plattformen

Bisher waren die automatischen Prozesse, die im Zusammenhang mit dem Anlegen eines Teams ablaufen, unterschiedlich, je nachdem, ob das Team aus dem Teams Desktop-Client oder aus dem Teams Admin Center heraus angelegt wurde. Das will Microsoft nun vereinheitlichen, so eine aktuelle Ankündigung.

Nach dem Update, das Mitte März rauskommen soll, ändert sich Folgendes für Teams, die über das Admin Center angelegt werden.

  • Teams sendet eine Willkommens-E-Mail an neue Mitglieder anstatt Willkommens-E-Mail an die Gruppe
  • Mitglieder des neuen Teams werden keine Updates für Veranstaltungen mehr erhalten, die im Gruppen-Kalender geplant sind
  • Im Gegensatz zu aktuellen Teams, die im Team Admin Center erstellt wurden, werden nach dem Update neue Teams nicht mehr in Outlook zu sehen sein. Zudem werden neue Teams nicht mehr Outlook Adressbuch und Adresslisten gezeigt.

Wenn man nach dem Update dennoch die alte Vorgehensweise für Teams, die über das Admin Center angelegt werden, behalten möchte, so empfiehlt Microsoft, neue Teams über die Gruppen anzulegen.

 

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Wie Sie Benachrichtigungen in Teams richtig einstellen

Es gibt nicht wenige Benutzer, die der Kommunikation via Chat eher skeptisch gegenüberstehen. Zum einen liegt das an der oft nicht vorhandenen Abgrenzung, welche Informationen gechattet und welche gemailt werden sollen. Zum anderen liegt das an den vielen Benachrichtigungen, die den Benutzer über Teams erreichen.

Eine davon ist das Benachrichtigen über einen Banner, das von rechts in den Bildschirm eingeblendet wird, wenn Sie eine neue Nachricht erhalten haben.

Banner haben aber den großen Nachteil, dass sie Ihre Aufmerksamkeit zu sehr in Anspruch nehmen und Sie von der Tätigkeit, die Sie gerade ausführen, zu sehr ablenken. Passen Sie die Benachrichtigungen in Teams an

Sie sind gut beraten, wenn Sie die Benachrichtigungen in Teams auf Ihre Bedürfnisse anpassen. Möglichst so, dass Sie durch die Benachrichtigungen von Ihrer momentanen Tätigkeit nicht abgelenkt werden, aber trotzdem keine neuen Nachrichten oder Aktivitäten verpassen.

Dazu haben Sie in Teams zwei Steuerungsmöglichkeiten:

1.    Benachrichtigungen für den Kanal einstellen

Sie können für jeden Kanal einzeln definieren, ob und wie Sie über Nachrichten in diesem Kanal benachrichtigt werden wollen.

Klicken Sie auf die drei Punkte  auf der rechten Seite eines Kanals [1] und wählen anschließend aus dem Menü den Punkt Kanalberechtigungen [2] . Entscheiden Sie sich für die benutzerdefinierte Variante [3], um Ihre individuellen Einstellungen vorzunehmen.

Hier steuern Sie die Benachrichtigungen für Alle neuen Beiträge und für die Kanalerwähnungen. Kanalerwähnung bedeutet, dass Sie einem Post @Kanalname voraus stellen können. Damit wird der Post in dem erwähnten Kanal veröffentlicht. Für beide stehen die gleichen Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung.

Banner und Feed

Von dieser Einstellung rate ich Ihnen ab, da das Banner, das rechts unten im Monitor eingeblendet wird, Ihre Aufmerksamkeit zu sehr in Anspruch nimmt.

Nur in Feed anzeigen

Ich empfehle Ihnen diese Einstellung. Einerseits verpassen Sie nichts, andererseits entscheiden Sie, wann Sie sich die neuen Nachrichten anschauen möchten. Die Auflistung der Feeds finden Sie in der linken Navigationsleiste unter Aktivität.

Aus

Möchten Sie in keiner Weise über neue Nachrichten in einem Kanal informiert werden, so wählen Sie die Auswahl Aus. Sie erhalten nun keinerlei Benachrichtigungen aus diesem Kanal.

Wählen Sie die Einstellung Aus für die Kanäle des Teams, die nicht zu Ihren Kernteams gehören. Erstellen Sie sich eine Regelaufgabe, etwa für jeden Freitag, die Sie daran erinnert, in die Chats dieser Kanäle hineinzuschauen.

Der Aktivitäten-Feed in Teams

Der Aktivitäten-Feed in Teams ist sozusagen das Protokoll aller Aktivitäten. Dort wird alles festgehalten, was in einer Organisation geschieht – und zwar über Alle Teams hinweg, in denen Sie Mitglied sind. Sie können innerhalb des Eintrags sehen, in welchem Team und Kanal eine Aktivität erfolgt ist.

Mit einem Klick auf den gewünschten Eintrag gelangen Sie sofort in den Post, in dem Kanal, in dem er erstellt wurde. Haben Sie sich für  Einstellung Nur in Feed anzeigen entschieden, so wird die Anzahl der neuen Nachrichten in einem roten Kreis bei den Aktivitäten angezeigt.

Neue Nachrichten aus dem 1:1-Chats oder dem Gruppenchat werden immer im Navigationsicon Chat angezeigt.

 

 

 

2.    Benachrichtigungen über Ihr Profil einstellen

Rufen Sie dazu Ihr Profil auf (oben recht auf Ihr Bild klicken) und wählen Sie den Punkt Einstellungen aus. In dem daraufhin erscheinenden Fenster wählen Sie Benachrichtigungen.

E-Mails zu verpassten Aktivitäten

Legen Sie hier fest, in welchem Intervall Sie eine E-Mail über verpasste Aktivitäten erhalten wollen. Die Standardeinstellung ist Täglich. Sie können diese Art der Benachrichtigung aber auch ausschalten.

Teams und Kanäle

Mit einem Klick auf die Kachel Benutzerdefiniert wird Ihnen das folgende Fenster angezeigt.

Wie Sie sehen, habe ich alle Benachrichtigungen für die Kanalchats auf Nur in Feed anzeigen gesetzt. Meiner Erfahrung nach ist es die Einstellung, bei der die Benachrichtigungen über neue Nachrichten nicht nerven.

Chat

Benachrichtigungen über neue Nachrichten, die aus dem 1:1-Chat oder Gruppenchat kommen, stellen Sie hier ein. Unter anderem, wie Sie bei @Erwähnungen informiert werden wollen. Mit @Erwähnungen sind die Namenserwähnungen gemeint, wie Sie sie auch aus WhatsApp kennen.

Besprechungen

Hier können Sie z.B. definieren, ob Sie mit einem Banner benachrichtigt werden wollen, wenn eine Besprechung gestartet ist oder ob Sie nicht darüber informiert werden.

Personen

Tragen Sie hier die Personen ein, über deren Statusänderung Sie benachrichtigt werden wollen. Sie werden benachrichtigt, sobald diese Personen als verfügbar oder offline angezeigt werden. Dies Funktion ist gerade in Homeoffice-Zeiten sehr praktisch. Sie werden informiert, wenn eine andere Person aus dem Team online ist.

Sonstiges

Unter Sonstiges können Sie einstellen, ob jemand, den Sie kennen, dem Team beigetreten ist.

Fazit

Über die Benachrichtigungen bleiben Sie auf dem Laufenden, was in Ihren Teams passiert. Je nachdem, wie viele Teams und Teammitglieder es gibt, können die Benachrichtigungen aber „ziemlich heftig“ werden und sie von Ihrer eigentlichen Arbeit ablenken. Hier ist ratsam, die Banner abzuschalten und nur den Feed zu nutzen. Dadurch bleiben Sie einerseits mit einem Blick auf dem Laufenden, können andererseits aber selbst den Zeitpunkt bestimmen, wann Sie informiert werden wollen.

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Microsoft Listen – die neue hilfreiche App in Office/Microsoft 365

Millionen von Anwendern haben im Laufe der Jahre Listen in SharePoint genutzt. Listen bieten uns die Möglichkeit, unsere Arbeit besser organisieren zu können und Informationen bestmöglich zu verfolgen. Mit Listen lassen sich Ereignisse, Themenbereiche, Ressourcen und vieles mehr noch leichter organisieren.

Listen in SharePoint ähneln Excel-Listen, mit denen Sie vielleicht schon gearbeitet haben. Grob gesprochen definieren Sie in einer Liste für eine bestimmte Anforderung (z.B. Ressourcenverwaltung) Spalten, die Sie mit Informationen füllen. Die Informationen in den Spalten können sortiert, gefiltert und gruppiert werden.  Die folgende Aufstellung dokumentiert die wichtigsten Unterschiede und Gemeinsamkeiten.

SharePoint Listen Excel-Listen
Sortieren Ja Ja
Filtern Ja Ja
Gruppieren auf Spaltenebene Ja Nein
Ansichten speichern und veröffentlichen Ja Nein
Berechnungen wie Summe, Min, Max, Mittelwert, Anzahl am Spaltenende Ja Ja
mit Pivot-Tabellen bearbeiten Muss vorher nach Excel exportiert werden Ja
In MS Teams einbinden Ja als Datei hinter einer Registerkarte
Mit Excel VBA bearbeitbar Nein Ja
Workflows integrieren Ja Nein
Eingabeformulare für mobile Endgeräte über Power Apps erstellen Ja Nein
Eigene App Ja Nein

Mögliche Anwendungsbereiche für Listen:

  • Problemnachverfolgung
  • Ereignisablaufplan
  • Ressourcenverwaltung
  • Arbeitsstatus-Tracker
  • Inhaltsplaner
  • Projektauflistungen
  • Mediapläne
  • Abrechnungsdaten

Bis vor kurzem konnten diese Listen nur über SharePoint angelegt werden und erforderten spezielles Wissen. Microsoft hat Anfang September 2020 eine neue App in Office/Microsoft 365 veröffentlicht: Microsoft Lists (Listen).

Stand heute ist die App nur in Office/Microsoft 365 verfügbar. An einer App für Android und iOS arbeitet Microsoft zur Zeit. Ob es eine Windows-App für Lists geben wird, ist mir nicht bekannt. Falls Sie weiter reichende Informationen haben, so teilen Sie diese doch bitte den Lesern des Blogs über einen Kommentar mit. Ich sage schon mal danke dafür.

 

 

Die Oberfläche der App kommt sehr aufgeräumt daher und ist intuitiv zu bedienen.

Mit der App lassen sich Listen auf vier verschiedene Arten erstellen:

  • Leere Liste
    Sie müssen alle Spalten selbst anlegen und definieren
  • Aus Excel
    Sie können die neue SharePoint-Liste aus einer vorhandenen Excel-Liste erstellen
  • Aus vorhandenen Listen
    Sie erstellen eine neue Liste auf Basis einer bereits vorhandenen Liste
  • Vorlagen
    Microsoft stellt Ihnen hier 8 Vorlagen bereit, um sehr einfach eine Liste zu erstellen (Problemverfolgung, Mitarbeiter-Onboarding, Ereignisablaufplan, Ressourcenverwaltung, Personalbeschaffungstracker, Reiseanfragen, Arbeitsstatus-Tracker, Inhaltsplaner)

Die erstellte Liste kann dann aussehen wie unsere Liste „TB_Marketing“, mit der wir unsere Online-Marketingaktivitäten steuern.

Die erstellen Listen können auch einfach in ein vorhandenes Team eingebunden werden. In der folgenden Darstellung sehen Sie unseren Marketingplan, eingebunden in das Team „TB_Marketing“.

Ich war schon immer ein großer Fan der SharePoint-Listen. Mit der neuen App ist das Handling deutlich einfacher und produktiver geworden und es macht richtig Freude, damit zu arbeiten. Probieren Sie es aus, Sie werden die App Lists schätzen lernen. Da bin ich mir sicher.

 

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Microsoft OneNote – Informationen im Unternehmen digital verwalten/managen

Microsoft OneNote ist ein pfiffiges Programm, mit dem man Gedanken, Ideen und andere Notizen schnell und einfach festhalten und verwalten kann. Die Daten werden in einem Notizbuch gespeichert, das in Abschnitte, Seiten und Unterseiten gegliedert werden kann.

Die erste Version von OneNote erschien bereits 2003 und ist damit deutlich älter und länger verfügbar als Office (Microsoft) 365, die Cloud-Suite von Microsoft. OneNote führte lange Zeit einen Dornröschenschlaf und wurde erst mit der Einführung von Office 365 so richtig beliebt – und nützlich.

Verschiedene OneNote-Versionen auf verschiedenen Systemen

Setzt man heute OneNote im Rahmen von Office 365 ein, bedeutet dies, dass die Notizbücher nicht mehr lokal oder auf einem Dateiserver, sondern in der Cloud abgelegt werden. Das hat für Sie als Nutzer den großen Vorteil, mit unterschiedlichen Endgeräten im selben Notizbuch arbeiten zu können. Im Büro mit Ihrem PC, im Homeoffice oder unterwegs mit Ihrem Smartphone oder Tablet. Dafür muss auf jedem Endgerät eine entsprechende Software oder App von OneNote installiert und das entsprechende Notizbuch auf diesem Gerät geöffnet sein.

Ich habe Ihnen die verschiedenen Optionen nachfolgend zusammengestellt:

OneNote auf einem PC/Notebook

Auf Ihrem PC oder Notebook ist OneNote in der Regel als Programm installiert (z.B. OneNote 2016). Das Programm ist optimiert für das Arbeiten an einem stationären PC mit großem Monitor und bietet umfangreiche Funktionalitäten an:

Wenn Sie mit Windows 10 auf Ihrem Gerät arbeiten, wird zusätzlich noch eine weitere Variante von OneNote installiert: die App „OneNote für Windows 10“. Die Windows-App ist für das Arbeiten mit Stift auf einem Tablet optimiert. Der Funktionsumfang in der Menüleiste ist deshalb auch eingeschränkt:

OneNote auf einem Surface

Auf einem Surface oder einem ähnlichen Gerät, auf dem Windows 10 läuft, finden Sie den Funktionsumfang wie beim PC oder Notebook.

OneNote auf einem Nicht-Windows-Tablet und Smartphone (Android oder iOS)

Bei diesen Geräten müssen Sie oder Ihre IT-Abteilung zunächst dafür Sorge tragen, dass die App OneNote installiert ist. Für diese Geräte wird über den jeweiligen App-Store eine OneNote-App installiert, die für das Arbeiten mit dem Smartphone bzw. Tablet optimiert ist.

Darüber hinaus gibt es noch eine Webversion von OneNote, die für das Arbeiten mit einem Webbrowser optimiert wurde. Mit der Webversion kann ein OneNote-Notizbuch selbst dann bearbeitet werden, wenn auf Ihrem Endgerät OneNote weder installiert ist noch die App zur Verfügung steht. Und auch hier sieht das Menü nochmal anders aus:

Welche Vorteile bringt die Nutzung von OneNote?

Schon wenn Sie sich „nur“ für Ihre persönliche Organisation mit OneNote unterstützen lassen, steigert das Ihre Produktivität.

Ein weiterer Vorteil der Speicherung des Notizbuches in Office 365 ist der, dass Sie das Notizbuch auch für andere Personen, z.B. für Ihre Monteure, freigeben können. Dieser Umstand erleichtert die Kommunikation zwischen Innen- und Außendienst enorm. Und wenn Sie vor Ort kein WLAN zur Verfügung haben, können Sie mit dem Notizbuch auch offline arbeiten. Sobald OneNote erkennt, dass das Notizbuch wieder erreichbar ist, wird es automatisch mit der Cloud synchronisiert. So steigern Sie die Produktivität des ganzen Unternehmens.

OneNote und Teams

OneNote ist seit einiger Zeit auch in Microsoft Teams integriert. Sobald ein Team in Microsoft Teams erstellt wird, wird gleichzeitig im Hintergrund ein Notizbuch für das Team angelegt. Mit einem OneNote-Teamnotizbuch zu arbeiten, hat viele Vorteile für das Team: Dort können die unterschiedlichsten Informationen zentral und für alle Mitglieder gut erreichbar abgelegt werden, zum Beispiel:

  • Einsatzpläne
  • Montageanleitungen
  • Abhakbare Checklisten
  • Informationen zum Auftrag
  • Informationen zum Kunden
  • Dokumentationen des Kundenbesuches
  • …

Meine persönlichen Tipps für Ihre Arbeit mit OneNote

  • Sobald Sie in einer OneNote-Seite zu schreiben beginnen, wird automatisch ein Notizencontainer erzeugt, der sich ähnlich wie ein Textfeld in Word verhält. Je nach eingegebenem Text erweitert er sich dynamisch nach rechts und nach unten. Sie können an jede beliebige Stelle in der OneNote-Seite doppelklicken, um dort zu schreiben und einen Notizencontainer zu erstellen. Da OneNote-Seiten keinerlei vorgegebene Struktur haben, können Sie die vorhandenen Notizencontainer beliebig auf der Seite positionieren oder verschieben.
  • Tabellen helfen beim strukturierten Eingeben von Texten in OneNote. Im Nachhinein sind sie in der Regel auch leichter zu ändern und anzupassen als Fließtext. Außerdem lassen sich Tabellen in OneNote sortieren. Sie können aber auch entweder eine vorhandene Excel-Tabelle als Anhang oder eine neue Excel-Tabelle als Objekt in die OneNote-Seite einfügen.
  • Dank der Integration mit Outlook, können Sie sogar Mails an Ihr OneNote senden. Dies hat den Vorteil, dass Sie sich einfach Notizen in dieser jetzt zu einer OneNote-Seite gewordenen ehemaligen E-Mail machen können.
    Beim Senden von Outlook nach OneNote bleiben Links und Anhänge übrigens erhalten und können in OneNote geöffnet werden. Die Mail verbleibt nach dem Senden in Outlook.
  • In Situationen, wo Tippgeräusche stören, so z.B. in einer Besprechung oder bei einem Kundentermin, können Sie sich handschriftliche Notizen in einer OneNote Seite machen, sofern Sie ein Endgerät mit Stifteingabe, z.B. ein Surface, besitzen.
  • Wenn auf Ihrem PC oder Notebook OneNote als Programm installiert ist, wird automatisch ein Druckertreiber mit dem Namen „Send to OneNote 2016“ eingerichtet. Das ermöglicht es Ihnen, aus jeder Anwendung, die auf Ihrem PC installiert ist, einen Ausdruck einer Datei in OneNote zu erzeugen. Der virtuelle Ausdruck wird als Bild in die OneNote-Seite eingefügt. Auch diese Funktion lässt sich sehr gut einsetzen, um zum Beispiel Besprechungen oder Kundentermine smarter vor- und nachzubereiten.
  • Die Funktion „Bildschirmausschnitt einfügen“ gibt es auch in den anderen Office-Programmen, aber in OneNote nutze ich sie besonders häufig. Die Funktion legt den Bereich, den Sie in einem Fenster mit der Maus aufgezogen haben, als Bild in die OneNote-Seite ab. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, schnell bebilderte Anleitungen in OneNote zu erstellen.

Und zum Abschluss noch ein paar Praxisbeispiele zum Nachahmen:

  • Es gehört zu meinem Tagesgeschäft, regelmäßig im Web zu recherchieren. Zur Dokumentation der Rechercheergebnisse nutze ich OneNote. Ich rufe die gewünschte Webseite auf, markiere einen Bereich wie vorhin beschrieben und kopiere diesen in die Zwischenablage. Dann wechsle ich zu einer OneNote-Seite und füge den Bereich ein.
  • Noch eleganter funktioniert das Kopieren aus Webseiten mit einem kleinen Plugin namens OneNote-Clipper, das es mittlerweile für alle gängigen Browser gibt. Dieser erstellt komplette oder partielle Screenshots einer Seite auf Knopfdruck und speichert die Datei als Bild in ein vorher ausgewähltes OneNote Notizbuch. Sie finden den Clipper unter https://www.onenote.com/clipper.

  • OneNote bietet natürlich auch die Möglichkeit, Bilder einzufügen. Auch wenn die Möglichkeiten, das Bild zu bearbeiten, sehr reduziert sind, versteckt sich doch eine fantastische Funktionalität in den eingefügten Bildern: OneNote kann nach Texten im Bild suchen. So können Sie Vorgänge und Abläufe in OneNote mit Fotos und Bildern dokumentieren, ohne diese in einem zusätzlichen Schritt verschlagworten zu müssen.
  • In meinem Alltag arbeite ich konsequent mit Checklisten. In OneNote erstellen Sie sehr schnell abhakbare Checklisten, indem Sie vor einen beliebigen Text in der OneNote-Seite eine klickbare Checkbox setzen. Auch hier können Sie wieder im Fließtext oder in einer Tabelle arbeiten. Tabellen haben den Vorteil, dass Sie die Spalten sortieren können. Auf dem Smartphone und Tablet können Sie die Haken auch mit dem Finger erzeugen.
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