Stellen Sie sich vor, Sie müssen innerhalb von Teams Informationen von einem Kanal in einen anderen kopieren. Oder arbeiten in einem Team und müssen in einem anderen schnell etwas nachschauen. Oder sie sind Mitglied in mehreren Gast-Teams anderer Tenants und müssen ständig hin und her wechseln. Wie schön wäre es, wenn Sie mehrere Teams-Instanzen gleichzeitig nutzen könnten. Ich zeige Ihnen, wie das funktioniert.
Sicher hatten Sie schon die Situation, dass Sie in Teams nach einer bestimmten Chatnachricht, einem bestimmten Team-Mitglied oder einer bestimmten Datei gesucht haben. Hierfür bietet Ihnen Teams eine sehr gute Volltextsuche oben im Kopfbereich.
Kennen Sie eigentlich den erweiterten Editor in Teams-Kanalchats? Das ist auch nicht verwunderlich, denn Microsoft hat den Editor gut versteckt.
Sicher wissen Sie, dass jeder Kanal in Teams eine eigene, spezifische E-Mail-Adresse hat, an die Sie E-Mail aus Outlook oder einem anderen Programm weiterleiten können. Nicht? Dann zeige ich es Ihnen gern.
Wussten Sie eigentlich, dass Sie die Kanalnamen in Teams und die dazugehörigen Ordnernamen in SharePoint Online/OneDrive und im Datei-Explorer mit einem kleinen Bildchen 😊 verzieren können. Was sich auf den ersten Blick wie eine Spielerei anhört, hat einen ernsten Hintergrund. Durch sogenannte Emojis – es gibt viel mehr davon als nur ein paar Smileys – können Sie das Thema eines Kanals durch ein Bild unterstützen. Ein Beispiel: Ein Kanal heißt IT-Administration. Dann könnten Sie hinter dem Namen das Emoji eines 💻 ergänzen. Ein Kanal zum Thema E-Commerce bekommt das Emoji 🛒. Ich denke, Sie wissen, was ich meine.
Wer jeden Tag mit Microsoft Teams arbeitet, weiß jeden Tipp zu schätzen, der die Arbeit einfacher und effizienter macht. Ich selbst nutze Microsoft Teams seit der Produkteinführung und habe in den letzten Jahren viele dieser Tipps selbst gesammelt. Drei davon möchte ich Ihnen heute vorstellen. Es sind oft Kleinigkeiten, die – wie bereits gesagt – die Arbeit einfacher und effizienter macht.
Kennen Sie das? Sie arbeiten in Teams beispielsweise mit dem Planner und wollen schnell etwas im OneNote-Notizbuch des Kanals nachschauen. Dazu müssen Sie den Reiter in der oberen Navigation wechseln. Oder Sie wollen bei der Arbeit im Planner schnell einer Person im Team eine Nachricht senden. Auch hierfür müssen Sie in den Chat-Bereich in der Bereichsnavigation wechseln. Das geht auch anders. In unserem heutigen Praxistipp zeige ich Ihnen, wie Sie die Funktion der Pop-up-Fenster aktiv für mehr Effizienz bei der Arbeit mit Teams nutzen können.
Microsoft To Do ist das zentrale Werkzeug für das Aufgabenmanagement im Microsoft-Universum. Dort laufen alle Aufgaben ein, die ein Nutzer über Outlook, Teams oder den Microsoft Planner zugewiesen bekommt oder selbst anlegt. Neben der To Do Desktop-App und der App für Mobilgeräte gibt es eine weitere App innerhalb von Teams. Alle Apps synchronisieren sich in Echtzeit automatisch.
Wie alle Collaboration-Plattformen hat auch Microsoft Teams eine Chat-Funktion. Darüber können Sie mit anderen Teams-Mitgliedern einzeln oder in Gruppen-Chats kommunizieren. Über sogenannte Kurzbefehle (Shortcuts) können Sie aber auch System-Funktionen aufrufen. Teilweise sind dies auch automatisierte Prozesse, die Sie normalerweise in mehreren Schritten erledigen müssen. Hierzu zählt z. B. die Änderung Ihres Status in Teams. Zusätzlich zu den Shortcuts bietet Teams Ihnen auch viele Tastenkombinationen, mit denen Sie ähnliche Ergebnisse erzielen. Ich erkläre Ihnen heute, wie Sie die Kurzbefehle finden und welche es gibt. Auf einige dieser Kurzbefehle gehe ich dann genauer ein.
Anfang Juni hatten wir Ihnen gezeigt, wie Sie Microsoft Teams als Schaltzentrale für Ihre tägliche Arbeit nutzen können, indem Sie zusätzliche Apps in die Bereichsnavigation an der linken Fensterseite anheften, um sie für den Direktzugriff verfügbar zu machen.
Jetzt bietet Ihnen Microsoft die Möglichkeit, auch die anderen Office-Apps Word, Excel und Powerpoint zusätzlich zu OneNote in die Bereichsnavigation zu integrieren und dort per Direktzugriff verfügbar zu machen. Diese Maßnahme ist Teil einer ganzen Reihe von Optimierungen der Teams-Benutzeroberfläche.
