Helmut Gräfen
Teams Experte
Microsoft 365 Experte
Fachbuchautor
+49-2407 908990-14
Helmut.Graefen@team-babel.de
Wir beraten und unterstützen Sie bei diesen Anforderungen
Möglichkeiten, Voraussetzungen, Kosten
Microsoft 365 wird in unterschiedlichen Ausführungen, die sich durch ihren Funktionsumfang unterscheiden, angeboten. Bereits mit der günstigsten Grundausstattung lassen sich die gängigsten Anforderungen in einem Tischlerbetrieb umsetzen. Wird weitere Funktionalität gewünscht, kann diese über entsprechende Tarife gebucht werden. An dieser Stelle sei darauf hingewiesen, dass Microsoft 365 weder eine spezifische Branchensoftware noch spezielle, individuell programmierte Software ersetzen kann.
Elektronische Kommunikation
Microsoft 365 bietet neben der klassischen Kommunikation via E-Mails auch die Möglichkeit, die Kommunikation über Chats zu gestalten. Für die elektronische Kommunikation im Betrieb stellt Microsoft 365 die zwei Apps Outlook und Teams zur Verfügung. Um mit diesen beiden Tools möglichst effektiv zu arbeiten, empfiehlt es sich, die elektronische Kommunikation in Gruppen zusammenzufassen: In die interne Kommunikation, die Sie mit Teams handeln und die externe Kommunikation, die Sie mit Outlook verwalten.
Terminverwaltung
Alle Mitarbeiter im Betrieb sollten über einen digitalen Kalender verfügen. In Microsoft 365 wird das über ein Postfach, das im Exchange Online Server gespeichert und mit Outlook verwaltet wird, abgebildet. Die Kalender können bei Bedarf untereinander freigegeben werden, damit alle beteiligten Personen geräte- und ortsunabhängig Termine und Verfügbarkeiten einsehen können. Kalenderinformationen aus anderen Bereichen, wie z.B. in Teams erstellte Einsatzpläne, lassen sich im Outlook-Kalender einer Person anzeigen. Es empfiehlt sich, dass alle Mitarbeiter ihre Regeltermine als Serientermine (Woche, Monat, Jahr) in ihren persönlichen Kalender in Outlook eintragen. So entsteht en passant ein Termingerüst für die Woche, für den Monat und für das Jahr.
Aufgabenverwaltung und Ressourcenplanung
Eine der großen Herausforderungen in einem Tischlerbetrieb stellt die Aufgaben- und Ressourcenplanung dar. Auch diesen Bereich gilt es zu digitalisieren, um möglichst wenig Reibungsverluste in der Zusammenarbeit zu haben und damit die Produktivität im Unternehmen zu erhöhen. Microsoft 365 stellt dafür unterschiedliche Tools zur Verfügung, passend zum jeweiligen Aufgabengebiet. Aufgaben in einem Unternehmen lassen sich wie folgt gruppieren: Persönliche Aufgaben, Gruppenaufgaben und Einsatzzeiten für Mitarbeiter.
Digitale Bauakte – Zugriff auf Auftragsdaten beim Kunden
Werden Kunden-/Auftragsdaten in Microsoft 365 gespeichert, ist der Zugriff auf diese Daten bei einer vorhandenen Internetverbindung ortsunabhängig möglich. Die Daten können mit einem Notebook, Tablet und/oder SmartPhone abgerufen und verarbeitet werden. Auf diese Weise sind Innen- und Außendienst in der Lage, zeitnah mit aktuellen Informationen zu arbeiten. Microsoft 365 bietet für die Speicherung von Ordnern und Dateien zwei Bereiche an: SharePoint Online und Teams. Wird keine Chatkommunikation benötigt, werden die Daten in SharePoint Online abgelegt. Ist neben der Möglichkeit der Dateibearbeitung auch die Kommunikation via Chat in diesem Kontext erforderlich, werden die Daten in Teams abgelegt.
Baustellenmanagement – Digitales Aufmaß und Dokumentation
Ein Ziel der Digitalisierung besteht auch darin, im Betrieb papierärmer zu werden. Eine sehr gute Alternative zum Papier ist die App OneNote in Microsoft 365. Informationen werden in ein digitales Notizbuch eingetragen. Ein OneNote-Notizbuch lässt sich in Microsoft Teams integrieren. Mit der Erstellung eines Teams wird im Hintergrund automatisch ein OneNote-Notizbuch für das Team erzeugt. Das Notizbuch kann mit Abschnitten und Seiten/Unterseiten genau auf die Struktur, die für das Team gewählt wurde, aufgebaut werden. OneNote eignet sich unter anderem hervorragend zum Aufnehmen eines digitalen Aufmaßes und zur Dokumentation einer Baustellenbegehung. OneNote hat darüber hinaus den großen Vorteil, dass alle gespeicherten Notizbuchinhalte auf jedem Gerät (PC, Notebook, Tablet, SmartPhone), auf dem das Notizbuch geöffnet ist, automatisch auch offline zur Verfügung stehen. Das ist eine ideale Voraussetzung für das mobile Arbeiten auf einer Baustelle.
Mobil auf Daten zugreifen: Informationen, Dokumente, Mails, Chats, Einsatzzeiten
Da alle Informationen in der Cloud, in Microsoft 365, liegen, können alle Beteiligten auch mit mobilen Geräten wie einem SmartPhone oder Tablet Informationen sowohl vor Ort abrufen als auch eingeben. Voraussetzung dafür ist, dass auf den mobilen Endgeräten die erforderlichen Apps installiert sind und die Benutzer sich dort mit ihrem Microsoft 365 Konto angemeldet haben.
Sind die Mitarbeiter vor-Ort mit einem WLAN oder einem Hotspot verbunden, kann der Innendienst auf die vor Ort eingegebenen Informationen fast augenblicklich zugreifen. Steht kein Internet zur Verfügung kann mit den Daten auch offline gearbeitet werden. Ordner und Dateien müssen bei bestehender Internetverbindung vorher als offline gekennzeichnet werden. Informationen, die in OneNote gespeichert sind, werden automatisch offline zur Verfügung gestellt. Sobald sich der Mitarbeiter wieder in einem WLAN oder Funknetz befindet, werden die Daten automatisch mit Microsoft 365 synchronisiert.
Automatisierte Workflows
Für Prozessschritte, die immer wieder und vor allem immer wieder von Hand durchgeführt werden müssen, bietet das Erstellen von automatisierten Workflows durch Power Automate ein enormes Potenzial, um Betriebsabläufe produktiver und effektiver zu gestalten. Mögliche Beispiele für solche Workflows:
- Benachrichtigungen (z.B. Mails)
an uns selbst oder andere Personen generieren lassen - Daten mit anderen Speicherorten synchronisieren
- Daten an bestimmten Orten speichern
(z.B. Eingangsrechnungen, die per Mail gesendet wurden) - Genehmigungsprozesse (z.B. Urlaubsanträge) durchführen
Wiki für das Unternehmenswissen/QM
Das Wissen, das ein Unternehmen ausmacht und ihm im Idealfall einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil beschert, wird in aller Regel von Personen getragen. Dokumentiert und jederzeit abrufbar ist dieses Wissen in Betrieben eher selten. Es wird empfohlen, das komplette Unternehmenswissen zu dokumentieren und abrufbar zu machen. Microsoft 365 bietet mit SharePoint Online geeignete Werkzeuge, um ein Unternehmens-Wiki nach dem Vorbild von Wikipedia aufzubauen. Beispiele:
- Prozess-, Verfahrens- und Arbeitsanweisungen
- Checklisten
- Formulare und Vorlagen
- Information über gesetzliche Bestimmungen
- Informationen aus Verbänden, Innungen und Kammern
- Normen und CE-Zeichen
- Gefährdungsbeurteilungen
- Lieferanteninformationen
- usw.
Digitale Datensicherheit nach GoBD und DSGVO
Daten, und damit auch digitale Daten, sind zum Lebenselixier von Unternehmen geworden. Die Vorstellung, eines Tages könnten sämtliche Daten verschwunden, treibt jedem Unternehmer den Angstschweiß auf die Stirn. Es ist unerlässlich, die Betriebsdaten zu schützen, zu sichern und im Fall der Fälle auch wiederherstellen zu können. Darüber hinaus müssen gesetzliche Vorschriften zur Aufbewahrung von Betriebsdaten eingehalten werden.
Um im Unternehmen eine möglichst hohe digitale Datensicherheit zu gewährleisten, müssen wenigstens vier Aspekte berücksichtigt werden:
- der sichere Zugang zu den Betriebsdaten
- die Richtlinien zum Teilen (freigeben) von Betriebsdaten
- das rechts- und revisionssichere Archivieren von Betriebsdaten
- die Sicherung der Betriebsdaten
Compliance
Der Begriff Compliance bedeutet im engeren Sinn die Einhaltung von Gesetz und Recht durch das Unternehmen und seine Mitarbeiter. Compliance Management ist demnach nichts Anderes, als ein strukturierter Aufbau von internen Regeln und Richtlinien, die von den Mitarbeitern des Unternehmens eingehalten werden müssen. Microsoft garantiert das DSGVO-konforme Verarbeitung der in Microsoft 365 gespeicherten Daten. Im Falle eines Falles muss der Inhaber eines Betriebes nachweisen können, dass er alle notwendigen Schritte zur Einhaltung von DSGVO unternommen hat. Bei diesem Nachweis kann das Microsoft 365 Compliance Center, welches Bestandteil von Microsoft 365 ist, Sie dabei unterstützen.
Tischlerbetriebe erhalten vergünstigte Konditionen. Bitte sprechen Sie uns darauf an.
Qualität ist unser Geschäft
Unsere Partner
