Microsoft 365 Module für KMUs
Individuelle Onlineberatung oder Beratung vor Ort
Helmut Gräfen
Autor der Bücher:
- Effektives Arbeiten mit MS Teams, OneNote, Outlook & Co. (2. erweiterte Auflage)
- Microsoft Teams: Praxis-Handbuch
helmut.graefen@team-babel.de
-
Daten liegen in der Cloud (Microsoft/Office 365)
-
Zugriff mit allen Geräten
(auch mit SmartPhone und Tablet) -
Standortunabhängiger Zugriff
-
Einschränken des Zugriffs möglich
-
Freigabe auch für Externe möglich
-
Daten mobil verfügbar
Modul 01: Workshop – Was bringt Ihnen der Einsatz von Microsoft 365
- Mobiler und ortsunabhängiger Zugriff auf Kunden-/Auftragsdaten
- Dateien sind versionierbar
- Bearbeitung mit Notebook, Tablet und/oder SmartPhone
- Innen- und Außendienst arbeiten immer mit den jeweils aktuellen Daten
- Ein hybrides Einsatzkonzept in möglich (Dateiserver und Microsoft-365-Cloud)
Modul 02: Individuelles Einsatzkonzept entwickeln
- Wir entwickeln mit Ihnen zusammen die für Sie passende Lösung
- Wir setzen nur das um, was Sie möchten
- Wir beraten und unterstützen Sie
- zu Beginn mehr
- mit zunehmender Prozessdauer dann immer weniger
Modul 03: Elektronische Kommunikation im Unternehmen
- Kommunikation via Mail oder Chat
- Exchange Server kann in der Cloud oder nach wie vor bei Ihrem Provider betrieben werden (hybrides Konzept)
- Mails (Outlook) für Kommunikation mit Externen
- Chats (Teams) für die interne Kommunikation
- 1:1-Chats = Kommunikation mit einer Person
- Kanalchats = Kommunikation innerhalb einer Personengruppe
Modul 04: Terminverwaltung und Aufgabenmanagement
- Ein digitaler Kalender (Outlook) für jeden Mitarbeiter
- Termine und Verfügbarkeiten für andere Personen im Unternehmen bei Bedarf einsehbar
- Serientermine sind möglich
- Aufgaben in einem Unternehmen unterteilen sich in Persönliche Aufgaben und Gruppenaufgaben
- Serienaufgaben sind möglich
- Ein digitales Aufgabenmanagement steigert die Produktivität im Unternehmen
Modul 05: Dokumentenmanagement (mit oder ohne Microsoft Teams)
- Ortsunabhängiger Zugriff auf Kunden-/Auftragsdaten
- Dateien versionierbar
- Gleichzeitiges Bearbeiten mit mehreren Personen
- Daten können auch für Externe, z.B. Dienstleister freigeben werden
- Bearbeitung mit Notebook, Tablet und/oder SmartPhone möglich
- Mitarbeitende an verteilten Arbeitsorten arbeiten immer mit den jeweils aktuellen Daten
- Drei Speicherorte für Ordner und Dateien: SharePoint, Teams, OneDrive
Modul 06: Papierarmes Arbeiten
- OneNote ist sehr gute Alternative zum Papier
- Infos werden in digitales Notizbuch eingetragen
- OneNote-Notizbuch lässt sich in Teams integrieren
- Im Notizbuch gleiche Struktur wie im Team aufbauen
- OneNote eignet sich sehr gut zur Dokumentation
Modul 07: Informationen strukturiert verarbeiten
- Informationen strukturiert in Listenform verarbeiten
(z.B. Ressourcenverwaltung, Maßnahmenplanung, Nachverfolgen von Problemen, etc.) - Listen erstellen und für alle beteiligten Personen verfügbar machen
- Informationen werden in Spalten gespeichert
- Diesen Spalten werden Datentypen zugeordnet
(Zahl, Text, Datum, Auswahlfeld, Bild, Link, Personen …) - Informationen in Spalten können sortiert, gefiltert und gruppiert werden
- Nach Definition der Spalten steht automatisch ein Formular zur Eingabe bereit
Modul 08: Mobiler Zugriff auf alle relevanten Daten
- Mitarbeiter geben vor Ort Daten ein
- Daten können auch mit Handy/Tablet bearbeitet werden
- Innendienst kann fast zeitgleich darauf zugreifen
- Mobiler Zugriff auf Mails, Chats, Aufgaben, Bilder, Dokumente, Informationen
- Daten auch offline (ohne Internetverbindung) bearbeitbar
- Automatische Synchronisation, wenn Internetverbindung wieder vorhanden
Modul 09: Prozessunterstützung durch automatisierte Workflows
- Prozesse mit Power Automate automatisieren
- Beispiele für automatisierte Workflows:
- Benachrichtigungen (z.B. Mails)an sich selbst senden
- Benachrichtigungen (z.B. Mails)an andere Personen senden
- Daten mit anderen Speicherorten synchronisieren
- Daten an bestimmten Orten speichern
(z.B. Eingangsrechnungen, die per Mail gesendet wurden) - Genehmigungsprozesse (z.B. Urlaubsanträge) durchführen
Modul 10: Wiki – Unternehmenswissen und QM/QS digitalisieren
- Unternehmens- und QM/QS-Wissen in einem Wiki digital speichern und abrufen:
- Prozess-, Verfahrens- und Arbeitsanweisungen
- Checklisten
- Formulare und Vorlagen
- Information über gesetzliche Bestimmungen
- Informationen aus Verbänden, Innungen und Kammern
- Normen und CE-Zeichen
- …
Modul 11: Datensicherheit nach GoBD und DSGVO
- Digitale Daten sind zum Lebenselixier von Unternehmen geworden
- Schutz und Sicherung Ihrer Betriebsdaten
- Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zur Aufbewahrung
- Vier wichtige Aspekte für hohe digitale Datensicherheit:
- Sicherer Zugang zu Betriebsdaten
- Richtlinien zum Teilen (freigeben) von Betriebsdaten
- Rechts- und revisionssicheres Archivieren von Betriebsdaten
- Sicherung der Betriebsdaten
Modul 12: Compliance im Unternehmen
- Compliance = Einhaltung von Gesetz und Recht durch das Unternehmen
- Compliance Management = Strukturierter Aufbau von internen Regeln und Richtlinien
- Microsoft garantiert das DSGVO-konforme Verarbeiten der Daten
- Nachweispflicht des Betriebsinhabers zur Einhaltung der DSGVO
- Microsoft 365 Compliance Center unterstützt Sie bei dieser Nachweispflicht
Modul 13: Datensicherungskonzept entwickeln
- Die Datensicherung Ihrer Unternehmensdaten sollte mehrstufig aufgebaut sein und einem Datenträger gespeichert sein, der sich in Ihrem Zugriff befindet
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