Bald möglich: Chats starten mit Nutzern von privaten Teams-Konten

Microsoft Teams ist seit einigen Jahren eines der weltweit führenden Werkzeuge für die Zusammenarbeit. Teams wird aber nicht nur im beruflichen Umfeld aktiv genutzt, sondern auch im privaten. Denken wir nur an das Homeschooling. Microsoft hat deshalb seit einiger Zeit schon die Möglichkeit geschaffen, berufliche und private Teams-Konten über ein und dieselbe App nutzen zu können.

Jetzt kündigte Microsoft an, dass Teams-Nutzer in einer Organisation auch mit Personen chatten können, die ein privates Konto besitzen. Dazu wird die E-Mail-Adresse oder Telefonnummer der jeweiligen privaten Teams-Konten benötigt.

Die IT-Admins der Organisation können diese Funktion auf Tenant-Level oder für jeden Nutzer in der Organisation individuell über die PowerShell oder das Teams Admin Center aktivieren oder blockieren. Zudem können sie festlegen, ob die Teams-Nutzer mit einem privaten Konto die Nutzer in der Organisation zum Chat einladen können. Ist dies deaktiviert, können Chats nur aus der Organisation hin zu privaten Konten gestartet werden.

Das Update wird im Laufe des Dezembers 2021 ausgerollt und kann dann in allen Teams-Clients (Web, Desktop und mobil) genutzt werden.

Microsoft bringt mit Mesh for Teams die Zusammenarbeit ins „Metaverse

Durch die Erfahrungen während der Pandemie haben sich in der Büroarbeit zwei Dinge herauskristallisiert: Remotearbeit im Homeoffice funktioniert, aber vielen Beschäftigten fehlt der persönliche Kontakt zu ihren Kollegen und Kolleginnen. Tools für Online-Meetings sind ein wichtiges Element für den Austausch, allerdings sind viele der Teilnehmer nur als statisches Bild oder Kreis mit Initialen repräsentiert.

Microsoft hat auf der Ignite 2021 eine Lösung für diese Herausforderung vorgestellt, die als Preview in der ersten Jahreshälfte 2022 verfügbar wird: Mesh for Teams integriert die Mixed-Reality-Funktionen von Microsoft Mesh mit den Produktivitäts-Tools von Microsoft Teams. So ermöglicht Mesh for Teams es Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen an verschiedenen Standorten gemeinsam an holografischen Erlebnissen, zum Beispiel an virtuellen Meetings und Chats teilzunehmen, an Dokumenten oder Projekten zu arbeiten.

Persönlichere Zusammenarbeit über verschiedene Geräte hinweg

Mit „holografischen Erlebnisse“ sind Avatare gemeint, die sich Meeting-Teilnehmer selbst erstellen und die dann ihre „virtuellen Stellvertreter“ in Meetings sind. Für das volle virtuelle Erlebnis sind allerdings Mixed-Reality-Headsets wie Microsoft HoloLens 2 oder andere VR-Headsets notwendig.

Bei der Einführung wird Mesh für Teams einige vorgefertigte virtuelle Räume, sogenannte Metaverses, bieten. Später sollen Unternehmen diese Räume auch selbst gestalten können.

Die Teilnehmer eines virtuellen Meetings betreten dann mit ihren Avataren diese Räume, um sich mit anderen zu Nutzern zu treffen und gemeinsam an Projekten zu arbeiten. Diese neue virtuelle Realität vermittelt dann das Gefühl, körperlich an einem Online-Meeting teilzunehmen.

Nutzer, die kein solches Gerät besitzen, können selbstverständlich auch an solchen virtuellen Meetings teilnehmen. Sie sehen die Avatare in einem Teams-Meeting klassisch in den Fenstern der Kachelansicht und können ebenfalls mit ihnen interagieren. Damit lässt sich Mesh for Teams auch mit Smartphones und Laptops nutzen.

Microsoft schreibt in seiner Ankündigung, dass die Avatare künftig sogar eine eigene Mimik und auch Kopfbewegungen bekommen werden. Das geschieht mit Hilfe von künstlicher Intelligenz und verbesserter Sensortechnik.

Später sollen Unternehmen diese Räume auch selbst gestalten können. Für die Avatare sieht man zum Start nur Grund-Funktionen vor, die die Präsenz erhöhen sollen. “Zu Beginn werden wir akustische Signale verwenden, sodass Ihr Gesicht animiert wird, wenn Sie sprechen. Mesh for Teams wird Online- und hybride Meetings persönlicher, unterhaltsamer und produktiver machen.

Noch in der ersten Jahreshälfte 2022 werde man Mesh in Teams integrieren, versprach Microsoft.

Mehr Infos sowie eindrucksvolle Bilder und Videos finden Sie unter https://www.microsoft.com/en-us/mesh

Fragen und Antworten zu Mesh für Teams finden Sie auch hier https://news.microsoft.com/de-de/microsoft-erklaert-was-ist-microsoft-mesh

Bildquellen: Microsoft Corp.

Auch Microsoft Office 2021 ohne Cloudzwang

Microsoft hat am 05.10.21 das Office-Paket 2021 wieder als Kaufversion veröffentlicht. Eine Verpflichtung, die Microsoft Cloud Microsoft 365 zu buchen, um das Office 2021 zu nutzen, besteht damit nicht. Um beurteilen zu können, ob die Kauf- oder Mietversion für Ihren Bedarf die richtige ist, sollten Sie die Unterschiede kennen.

Worin unterscheiden sich die Kaufversion von Office 2021 und ein Microsoft-365-Account?

Fangen wir mit der Lizensierung an. Bei der Kaufversion zahlen Sie einmalig einen Betrag und erwerben damit das Recht, das Office-Paket auf einem Gerät zu installieren und zu nutzen. Die erworbene Lizenz gilt immer für genau ein Gerät. Möchten Sie das Office-Paket auf einem weiteren Rechner installieren, erfordert dies eine weitere Kauflizenz. Erscheint eine neue Office-Version, so müssen Sie diese erneut kaufen, um sie nutzen. Eine Aktualitätsgarantie gibt es bei der Kaufversion also nicht.

Buchen Sie einen Microsoft-365-Plan zur Nutzung des Office-Paketes (Microsoft 365 Apps für Business), zahlen Sie monatlich eine Gebühr für die Nutzung. Darin enthalten ist eine Aktualisierungsgarantie der Software. Sobald eine neue Office-Version veröffentlicht wird, können Sie diese nutzen, ohne erneut dafür zu zahlen. Bei der Cloud-Variante wird anders als bei der Kaufversion auf Benutzerebene lizensiert. Mit dem gebuchten Microsoft-365-Plan können Sie das Office-Paket ohne weitere Kosten auf insgesamt fünf Geräten installieren, sowohl auf Windows- als auch auf Mac-Rechnern. In dem erwähnten Plan sind ebenfalls die Webversionen der Office-Programme, die Sie mit einem gängigen Webbrowser nutzen können, enthalten. Zusätzlich haben Sie Cloud-Speicher mit einem Volumen vom 1 TB (OneDrive) gleich mitgebucht.

Auch bei der Funktionalität gibt es Unterschiede. Seit einigen Jahren arbeitet Microsoft nach der Devise „Cloud first, mobile first“. Die Cloudprodukte werden stets vorrangig weiterentwickelt. Für das Office-Paket bedeutet dies, das neu entwickelte Funktionalitäten zuerst in der Cloud verfügbar sind und erst zu einem späteren Zeitpunkt Einzug in die Office-Kaufversion finden. Ein schönes Beispiel dafür ist die Excel-Funktion XVERWEIS (dazu gleich mehr), die erst jetzt in der Kaufversion von Office 2021 auch für Nicht-Cloud-Nutzer zur Verfügung steht. Die Office-Programme in Microsoft 365 haben darüber hinaus noch die folgenden Funktionen:

  • AutoSpeichern

In den Webversionen wird, ohne Wahlmöglichkeit, immer automatisch gespeichert. In der Desktopversion (das installierte Office-Programm) können Sie zwischen automatischer und manueller Speicherung wählen.

  • Versionierung der Office-Dateien

In der Cloud werden von den Office-Dateien (Word, Excel, PowerPoint) automatisch Versionen angelegt, die Sie sich direkt aus der jeweiligen Anwendung anschauen und bei Bedarf als aktuelle Version wiederherstellen können.

  • Teilen

Office-Dateien, die in der Cloud (OneDrive) gespeichert sind, können Sie mit beliebigen anderen Personen über deren Mail-Adresse teilen, nur lesend oder aber bearbeitend)

  • Zeitgleiche Bearbeitung mit mehreren Personen in Echtzeit

Haben Sie eine in OneDrive gespeicherte Datei geteilt, können alle beteiligten Personen in Echtzeit gemeinsam an diesem Dokument arbeiten. Alle Personen sehen, wer sich zur gleichen Zeit im Dokument befindet und an welcher Stelle des Dokumentes eine Person arbeitet.  

Die Neuerungen in Office 2021

Es sind keine weltbewegenden Neuerungen, aber in Teilen doch sehr interessant und für den Arbeitsalltag nützlich, vor allem in Excel.

Office allgemein

  • Modernisiertes Design
  • Office läßt sich nun in den Dark Mode umschalten
    Leistungsverbesserung in den Anwendungen Word, Excel, Outlook und PowerPoint
  • Verbesserte Suche mit Microsoft Search
  • OneNote ist wieder Bestandteil des Office-Paketes
    (das war in Office 2019 nicht der Fall)
  • Teams ist nun Bestandteil des Office-Paketes

Outlook

  • DropDown-Menü im Suchbereich
  • Sprachenübersetzer für Outlook
    Dieses Feature steht als Add-In nur in einer Unternehmensumgebung mit einem ExchangeServer zur Verfügung)

Excel

Die interessantesten Neuerungen finden wir, wie ich finde, in Excel:

  • XVERWEIS-Funktion – XVERWEIS (Funktion) (microsoft.com)
    Mit dem XVERWEIS können Sie in einer beliebigen Spalte nach einem bestimmten Suchbegriff suchen und ein Ergebnis aus derselben Zeile einer beliebigen anderen Spalte abrufen, und zwar unabhängig davon, ob sich die Spalte rechts oder links der Suchbegriff-Spalte befindet. Alle, die sich bisher über die Einschränkungen der Funktion SVERWEIS geärgert haben, werden sich über den XVERWEIS sehr freuen.
  • XVERGLEICH-Funktion – XVERGLEICH (Funktion) (microsoft.com)
    Diese Funktion sucht nach einem angegebenen Element in einer Matrix oder einem Zellbereich und gibt dann die relative Position des Elements zurück.
  • LET-Funktion – LET-Funktion (microsoft.com)
    Mit LET weisen Sie den Berechnungsergebnissen Namen zu. Dies ermöglicht das Speichern von Zwischenberechnungen oder -werten oder das Definieren von Namen in einer Formel. Diese Namen gelten nur im Bereich der LET-Funktion. LET wird, vergleichbar mit Variablen in der Programmierung, durch die native Formelsyntax von Excel erreicht.
  • Dynamische Arrays – Dynamische Matrixformeln und Verhalten von übergelaufenen Arrays (microsoft.com)
    Schreiben Sie eine Formel, und geben Sie eine Matrix von Werten zurück. Mit sechs neuen Funktionen (FILTER, SORTIEREN, SORTIERENNACH,EINDEUTIG, SEQUENZ und ZUFALLSMATRIX) können Sie Berechnungen beschleunigen.
  • Arbeitsmappenstatistik anzeigen lassen – Überprüfen Arbeitsmappenstatistiken (microsoft.com)
    Mit dieser Menu-Funktionalität erhalten Sie schnell eine Zusammenfassung mit Informationen wie Größe des Blattes, Anzahl Zellen mit Daten, Anzahl Tabellen, Anzahl Pivot-Tabellen, Anzahl Formeln etc.).
  • Verbesserte Stift-Toolbox für die Nutzung mit einem Touchscreen
  • Unterstützung des OpenDocument-Formats (ODF) 1.3

Word

  • Linienfokus – Lerntools in Word (microsoft.com)
    Mit dieser Funktionalität navigieren Sie zeilenweise durch ein Dokument in Word. Die Anzahl der fokussierten Zeilen können Sie wählen: Eine, drei oder fünf Zeilen. Wer sich mit dem Plastischen Reader schon einmal einen Word-Text hat vorlesen lassen, dem wird die Darstellung des Linienfokus bekannt vorkommen.
  • Verbesserte Stift-Toolbox für die Nutzung mit einem Touchscreen
  • Unterstützung des OpenDocument-Formats (ODF) 1.3

PowerPoint

OneNote

  • Nach der OneNote Pause in Office 2019 ist das Programm nun wieder mit einer aktualisierten Version in Office 2021 dabei. Zurzeit existieren in der Regel auf einem Windows 10 Rechner zwei OneNote Apps, mit denen Sie parallel arbeiten können:
    OneNote for Windows 10 App (optimiert für die Arbeit mit dem Stift auf einem Tablet), die automatisch mit dem Betriebssystem eingerichtet wird und unabhängig von der aktuellen Office-Version läuft. Zusätzlich kann das Programm OneNote 2016 (optimiert für die Arbeit am PC bzw. großen Monitoren) auf dem Rechner installiert werden. Leider nennt Microsoft beide Varianten Apps, was die Unterscheidung der beiden OneNote-Versionen nicht einfacher macht. Der Klarheit halber nenne ich das OneNote, das über das Office-Paket installiert wird „Programm“.
  • Vor der Veröffentlichung von Office 2019 beabsichtigte Microsoft, das Programm OneNote zugunsten der OneNote for Windows App sterben zu lassen. Die bis dahin letzte aktuelle Version des Programmes OneNote war 2016. Mit der Ankündigung, das Programm OneNote sterben zu lassen, richtete Microsoft eine heillose Verwirrung in der Anwendergemeinde an. Viele hatten es so verstanden, dass OneNote komplett eingestampft wird, was gottseidank nicht der Fall war. Microsoft hat zwischenzeitlich eine Rolle rückwärts vollzogen. Aktueller Stand ist nun, dass die OneNote for Windows 10 App ab 2022 nicht mehr weiterentwickelt und vielleicht sogar schon nächstes Jahr ganz von unseren Rechnern verschwinden wird. Dagegen wird nun das Programm OneNote weiterentwickelt und ist wieder Bestandteil des Office-Paketes, in der Version OneNote 2021.

Die Kaufversion von Office 2021 gibt es in folgenden Editionen:

  Word Excel OneNote PowerPoint Outlook Publisher Access Teams Skype
Office 2021 Standard x x x x x x x
Office 2021 Professional Plus x x x x x x x x x
Office 2021

Home & Student

x x x x x
Office 2021

Home & Business

x x x x x x

 

Aktions-Schaltflächen in Microsoft Teams ziehen um

Wer mit Microsoft Teams regelmäßig nutzt, kennt die Aktions-Schaltflächen rechts oben im Kopfbereich.

 

Teams bietet dort die Optionen, bestimmte Registrierkarten (Tabs) z.B. als Pop-Up auszukoppeln oder zu erweitern (Full-Size-Darstellung), die Webseite in SharePoint Online aufzurufen, die Inhalte neu zu laden oder den Link zu Registrierkarte zu kopieren. Diese Funktionen stehen u.a. für Microsoft-eigene Tabs wie den Planner, OneNote oder das Whiteboard sowie für Drittanbieter-Tabs zur Verfügung.

Offenbar hat Microsoft aber festgestellt, dass diese Funktionen wenig genutzt werden, obwohl sie einen echten Mehrwert haben. Um die Usability und das Nutzererlebnis in Teams weiter zu steigern, hat das Unternehmen nun entschieden, die Funktionen als Dropdown-Menü in den jeweiligen Tab zu integrieren.

Die Umstellung erfolgt ab Mitte November und wird Ende Dezember abgeschlossen sein.

Notizfeld im Planner bekommt Rich-Text-Editor

Microsoft werkelt kräftig an der Usability und Nutzererfahrung seiner Werkzeuge. Jetzt ist der Planner wieder dran. Es ist eigentlich eine Kleinigkeit, die aber eine deutlich komfortablere Nutzung des Tools möglich macht. Die Rede ist vom Notizfeld innerhalb einer Aufgabe. Dieses bekommt jetzt einen sog. Rich-Text-Editor. Mit der Neuerung kann der eingefügte Text formatiert, also beispielsweise fett, kursiv, unterstrichen dargestellt werden. Zudem können mit dem neuen Editor auch Bilder in das Notizfeld hochgeladen werden.

Microsoft betont aber, dass der neue erweiterte Editor zunächst nur für die Planner Web-App und die App in Teams zur Verfügung steht. Die mobilen Versionen für iOS, Android sowie Planner in SharePoint und Power Automate behalten vorerst den alten „Plain-Text-Editor“. Diese Anwendungen folgend im kommenden Jahr.

Wichtig zu wissen: die Inhalte im Rich-Text-Editor und im bisherigen Plain-Text-Editor werden synchron gehalten über die unterschiedlichen Anwendungen. Allerdings sind Formatierungen und Bilder, die im Rich-Text-Editor gemacht wurden, im Plain-Text-Editor nicht zu sehen.

Der neue Rich-Text-Editor wird ab Mitte Dezember ausgerollt.

So könnte der neue Rich-Text-Editor aussehen

Integration von Drittlösungen am Beispiel von Asana

Wenn es um die Zusammenarbeit in Teams und Gruppen geht, sind in den vergangenen Jahren etliche Lösungen und Plattformen entstanden. Sogenannte Kollaboration-Lösungen (auch Collaboration-Software) erlebten während der Corona-Pandemie einen wahren Boom. Mit ihnen ließ sich die Teamarbeit in Projekten, die Koordination und Kommunikation untereinander auch ortsunabhängig realisieren. Ein Gewinner dieser Entwicklung war und ist hier Microsoft Teams. Einst als besseres Slack und aufgebohrtes Skype for Business erfunden, entwickelte sich Teams in den vergangenen 24 Monaten zu einer professionellen Lösung für die Teamarbeit im Office365-Universum.

Doch es gibt viele Funktionen und Bereiche, die Teams (noch) nicht beherrscht. Zudem gab es bereits lange vor dem Erscheinen von Teams im Jahr 2017 etliche andere gute Lösungen, sodass viele Unternehmen, die schon früh auf Kollaboration gesetzt haben, jetzt nicht einfach auf Teams umschwenken können, wollen und vielleicht auch gar nicht sollten.

Einer der weltweit führenden Arbeits- und Projektmanagement-Lösungen ist Asana, das vom gleichnamigen US-amerikanischen Softwareunternehmen bereits im Jahr 2012 kommerziell eingeführt wurde.

Für diejenigen unter Ihnen, die noch nie von Asana gehört haben, möchte ich eines gleich vorwegnehmen: Asana ist an einigen Stellen Teams sehr ähnlich, bietet aber viel mehr und andere Funktionalitäten als Teams. Das liegt an der Ausrichtung von Asana. Bei dem Werkzeug geht es nicht nur um die Teamarbeit, die zentrale Datenablage, um Chats oder Aufgabenverwaltung. Asana ist projektkonzentrierter. Hier können einzelne Projekte und Unterprojekte in Abhängigkeit zueinander gesetzt, Prioritäten vergeben, der Projektfortschritt in Echtzeit überwacht und Prozesse automatisiert werden.

In dem folgenden Artikel geht es nicht darum, Teams und Asana zu vergleichen und deren Vor- und Nachteile aufzuzeigen (wobei das sicher interessant wäre), sondern darum, wie Nutzer von Teams und Asana zusammenarbeiten können. Denn im Grunde sind Asana und Teams keine Konkurrenten, sondern ergänzen sich zu einem mächtigen Tool. Insofern kann es Sinn machen, Teams und Asana in einem Unternehmen zu nutzen.

Deshalb zeigen wir, wie man Asana schnell und geschickt in Teams integriert.

  1. Die Asana-Integration für Teams

Asana hat vergangenes Jahr die App Asana Connect für Microsoft Teams veröffentlicht, mit der sich die Oberfläche gut in Teams integrieren lässt. Damit arbeitet ein Team zusammen an Asana-Projekten, ohne Microsoft Teams verlassen zu müssen.
Man kann diese App in Teams zentral über das App-Verzeichnis oder über einen bestimmten Kanal als neue Registrierkarte installieren.

Asana Connect ist über das App-Verzeichnis zu finden.

Es ist eine einmalige Anmeldung bei Asana (über die App) und Genehmigung der Zugriffsrechte erforderlich. Jeder Teams-Nutzer muss für sich selbst diesen Schritt erledigen, benötigt als ein eignes Teams- und Asana-Konto.

Teams braucht einmalig die Zugriffsrechte auf Ihr Asana-Konto

Danach installiert sich ein Asana-Bot in Teams, der Sie bei Ihrer Arbeit mit Asana innerhalb von Teams berät und unterstützt.

Über einen neuen Asana-Reiter im Kanal, den Sie wie immer beliebig benennen können, lassen sich nun bequem neue Aufgaben mit Verantwortlichkeiten, Projektzuweisung, Fälligkeiten und Aufgabendetails für Asana erstellen.

Über die Asana-App lassen sich in Teams Aufgaben für Asana erstellen.

Neue Asana-Aufgaben können Sie zudem direkt aus Teams-Chats heraus erstellen.

Durch die tiefe Integration in Teams können Aufgaben für Asana auch aus einem Chat heraus erstellt werden.

Schließlich lassen sich im Chatfenster eines Kanals Asana-Aufgaben, Projekte oder Portfolios einbinden und in Teams diskutieren.

Auch praktisch: Wenn Sie ein Asana-Projekt mit einem Gespräch im Asana-Kanal verknüpfen, werden Benachrichtigungen über Aktivitäten in Asana an diesen Kanal gesendet.

Wer will, kann sich in Teams über Änderungen bei Asana benachrichtigen lassen.

  1. Einbindung der Asana-Oberfläche in Teams

Wer lieber gleich die gesamte Asana-Oberfläche in Teams sehen möchte, wählt statt der Asana-App die Integration einer externen Webseite in Teams. Dort tragen Sie dann die Adresse ihres Asana-Profils ein.

Über die App “Website” wird die gesamte Asana-Oberfläche eingebunden.

Nach einer einmaligen Anmeldung in diesem Fenster sehen Sie die komplette Asana-Oberfläche innerhalb von Teams und können dort genauso arbeiten, als ob Sie in Teams arbeiten.

  1. Automatisierung mit Microsoft Power Automate

Auch wenn diese beiden Wege der Integration bereits ein smartes Zusammenwirken von Asana und Teams bereitstellen, so gibt es noch eine Steigerung: Die Automatisierung von Prozessen und Workflows mit Hilfe von Microsoft Power Automate.

Der Hintergrund: Wer mit Teams arbeitet, nutzt in der Regel auch den Microsoft Planner. Mit Hilfe des Planners lassen sich Projekte visualisieren, Aufgaben erstellen, verteilen und zuweisen. Wenn man solche Aufgaben in Teams anlegen und in Asana weiterverarbeiten möchte, muss man diese zwangsläufig in beiden Systemen als Aufgabe anlegen. Es sei denn, man erstellt sich eine Automation, die nach dem Anlegen einer Aufgabe im Planner sofort eine Aufgabe im Asana-Board erstellt.

Dazu besuchen Sie Ihre Oberfläche von Power Automate. Klicken Sie auf das „+ Erstellen“ in der linken Leiste und wählen Sie „Automatisierter Cloud-Flow“.

Geben Sie dem Flow einen Namen und in der Suche „Planner“ ein. Als Trigger wählen Sie „Beim Erstellen einer neuen Aufgabe“.

Legen Sie zuerst den Trigger aus dem Planner fest.

Sie werden nun nach der Gruppen-ID und dem dazugehörigen Plan-ID (von Planner) gefragt. Die Gruppen-ID ist der Name Ihres Teams, die Plan-ID der Plan in diesem Team, den Sie nutzen möchten.

Klicken Sie nun „Neuer Schritt“. Jetzt geht an die Verknüpfung mit Asana.

Geben Sie dazu im Feld „Connectors“ Asana ein. Sie sehen nun alle möglichen Aktionen. Wir wollen, dass eine neue Aufgabe erstellt wird.

Nun folgt die Reaktion in Asana.

Auch hier wählen Sie den Arbeitsbereich und das Projekt in Asana aus, in das die neue Aufgabe erstellt werden soll. Der Name des Tasks ist ein dynamischer Inhalt. Es handelt sich um den Titel aus der Planner-Aufgabe.

Sie können nun die Person definieren, der die Aufgabe in Asana zugewiesen wird. Bleibt das Feld leer, wird dem aktuellen Benutzer (also Ihnen) die Aufgabe zugewiesen.

Im Feld „Beschreibung“ könnten Sie eine Beschreibung festlegen. Hier würde der Text der Aufgabe aus dem Planner hingehören. Leider gibt es derzeit keinen dynamischen Inhalt hierfür. Die weiteren Felder können Sie leer lassen.

Im Feld „Fälligkeitsdatum“ kann der dynamische Inhalt aus dem Planner „Datum und Uhrzeit der Fälligkeit“ eingetragen werden.

Am Ende speichern nicht vergessen und den Flow prüfen.

Von jetzt an wird jede Aufgabe, die in Ihrem Planner erstellt wurde, automatisch in Ihrem Asana-Projektboard erstellt und Ihnen zugewiesen.

Fazit

Teams und Asana sind zwei Werkzeuge, die beide ihre Existenzberechtigung haben und die nebeneinander genutzt werden können. Um die Arbeit zu erleichtern, gibt es eine gute Integration und erste Automatisierungsmöglichkeiten. Die Spielwiese für diese Tools ist aber gerade erst eröffnet.

Microsoft kappt Verbindung zwischen Microsoft 365-Diensten und vielen älteren Outlook-Versionen

Um die bestmögliche Leistung für Outlook sicherzustellen, kappt Microsoft zum 1. November die Verbindung zwischen Office 365 / Microsoft 365 Diensten und älteren Outlook für Windows-Versionen. Das kündigte der Konzern nun nochmals deutlich an.

Die in der folgenden Liste genannten Outlook für Windows-Versionen werden ab diesem Tag keine Verbindung mehr zu Diensten wie Exchange Online erhalten.

Office und Microsoft 365 Apps Outlook für Windows Version
Office 2007 Alle Versionen
Office 2010 Alle Versionen
Office 2013 15.0.4970.9999 und älter
Office 2016 16.0.4599.9999 und älter
Microsoft 365 Apps for enterprise (zuvor Office 365 ProPlus) 1705 und älter
Microsoft 365 Apps for business (zuvor Office 365 Business) 1705 und älter

Auch bei Versionen von Outlook, die zwar neuer als die oben genannten, aber nicht die neusten Versionen sind, können Konnektivitätsprobleme auftreten.

Die Versionshistorie für die Microsoft 365 Apps (inklusive Outlook für Windows) ist hier oder hier nachzulesen. Die aktuelle Version lautet 2109 (Build 14430.20298) und wurde am 12. Oktober 2021 veröffentlicht. Die abgekündigte Version 1705 stammt aus Juni 2017.

Microsoft empfiehlt allen Nutzern, auf die jeweils neueste Version zu aktualisieren.

Microsoft bringt verbesserte Suchergebnisseite in Teams an den Start

Manchmal sind es die kleinen Änderungen, die bei der täglichen Arbeit große Effekte erzielen. Nutzer von Microsoft Teams werden sich freuen, dass Microsoft eine optimierte Suchergebnisseite für die Desktoplösung von Teams angekündigt hat.

Bisher wurde die Ergebnisse einer Schlagwortsuche dort in einer schmalen Spalte auf der linken Seite angezeigt. Erst mit Klick auf die Ergebnisse in der Liste werden Details zum Suchergebnis im Hautfenster aufgerufen.

Quelle: Microsoft

Mit der Änderung, die Anfang November ausgerollt wird, werden die Suchergebnisse im Hauptfenster angezeigt. Dazu kann man die Ergebnisse nach Nachrichten, Personen und Dateien filtern.

Quelle: Microsoft

Endlich kommt die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für Teams-Gespräche

Microsoft beginnt jetzt endlich mit der Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (end-to-end encryption bzw. E2EE) der 1:1 VoIP-Gespräche in Teams. Nachdem diese State-of-the-Art-Verschlüsselung von Nachrichten eigentlich für die erste Jahreshälfte angekündigt war, will der Konzern Anfang nun Oktober, spätestens im November 2021 damit starten.

Administratoren werden dann in ihren Einstellungen für Teams die E2EE für eine Gruppe von Nutzern oder den gesamten Tenant aktivieren können. Diese Option ist standardmäßig deaktiviert.

Falls von den Administratoren erlaubt, finden die Nutzer in ihren Teams-Einstellungen im Bereich Datenschutz eine weitere Option zum Aktivieren der E2EE für Gespräche. Diese ist standardmäßig deaktiviert.

Quelle: Microsoft

Wichtig:

Die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung funktioniert nur, wenn beide Teilnehmer eines Gesprächs E2EE aktiviert haben. Nutzer sollten beachten, dass verschlüsselte Gespräche nur Basisfunktionen beinhalten, erweiterte Funktionen wie Mitschnitte, Gesprächsübertragung auf andere Geräte, Fußnoten etc. stehen in den E2EE-Gesprächen nicht zur Verfügung.

Die Funktion wird zunächst nur für Teams-Desktop und mobile Geräte zur Verfügung stehen.

Die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für Online-Meetings in Teams folgt dann später.

 

Microsoft kündigt neue Teams App “Polls” an

Umfragen sind eine feine Sache, um die aktuelle Meinung anderer Personen zu einem Thema zu sammeln. Beliebt sind die Live-Umfragen beispielsweise während eines Online-Meetings. Microsoft bietet mit der App „Forms“ seit längerer Zeit eine Möglichkeit an, in wenigen Sekunden Umfragen, Quiz und Abstimmungen durchzuführen, auch innerhalb von Teams.

Leider hat sich herausgestellt, dass die Kunden die umfangreichen Funktionen der Forms-App zur Erstellung von Umfragen in Teams nicht kennen und deshalb nicht nutzen. Forms wird – wie der Name sagt – in den Köpfen der Anwender immer mit der Erstellung von Formularen verknüpft, aber nicht mit der Erstellung von Umfragen.

Deshalb reagiert Microsoft jetzt und kündigt die App „Polls“ (Originalname) für Teams an. Das Witzige daran: Die neue App wird die gleichen Umfrage-Funktionen haben wie die Forms-App in Teams, nur einen neuen, eingängigeren Namen sowie das Teams-Logo. Die App ist quasi alter Wein in neuen Schläuchen.

Die neue App wird ab Mitte Oktober zunächst in Teams-Meetings und später auch in Chats zur Verfügung stehen. Mit dem Ende der Einführung Mitte November wird die Original-Forms-App für die Nutzung in Teams-Meetings deaktiviert. Die Nutzung in Chats wird Ende Dezember geschlossen. Ältere, mit der Original Forms-App erstellte Umfragen, Quiz und Abstimmungen werden in die neue „Poll“-App migriert, bleiben also erhalten und können z. B. über das Forms-Portal http://forms.office.com angesehen werden.

Die eigentliche Forms-App bleibt auch erhalten und kann weiterhin als Kanal-Tab in Teams eingebunden werden.