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OneDrive Verknüpfungen: Vor- und Nachteile

Was sind OneDrive-Verknüpfungen?

Die OneDrive-Verknüpfung ist eine Funktion, mit der Sie Ordner aus SharePoint oder Teams in Ihren persönlichen OneDrive integrieren können. Dabei wird keine Kopie erstellt, sondern eine Verknüpfung, die auf den Originalspeicherort verweist.

Diese Verknüpfung erscheint dann in Ihrem OneDrive-Ordner in der OneDrive-Weboberfläche (Webapp/mobile App) und wenn Sie OneDrive mit Ihrem PC synchronisiert haben, auch in Ihrem Datei-Explorer. So können Sie direkt auf Ihrem persönlichen OneDrive auf Team- oder Projektdateien zugreifen, die in einer SharePoint Dokumentbibliothek bzw. in einem Team-Kanal liegen.

Wo werden OneDrive-Verknüpfungen eingesetzt?

In SharePoint-Dokumentbibliotheken

Sie können Ordner aus einer SharePoint-Bibliothek auswählen und mit „Verknüpfung zu meinem OneDrive hinzufügen“ in Ihrem OneDrive anzeigen lassen. Das kann z.B. für Projektordner ideal sein, auf die Sie regelmäßig zugreifen müssen, ohne die gesamte Bibliothek synchronisieren zu müssen.

In Microsoft Teams-Kanälen

Jedes Team hat eine zugehörige SharePoint-Dokumentbibliothek. Dort können Sie in der Registerkarte „Dateien“ Ordner eines Kanals auf die gleiche Weise mit Ihrem OneDrive verknüpfen. So haben Sie direkten Zugriff auf Teamdateien, ohne Teams öffnen zu müssen.

Verknüpfungen in OneDrive entfernen

Möchten Sie die Verknüpfung löschen, klicken Sie in OneDrive auf die 3 Punkte rechts neben der Verknüpfung und wählen dort den Menüpunkt Entfernen. Daten werden bei diesem Vorgang nicht gelöscht.

✅ Vorteile von OneDrive-Verknüpfungen

Vorteil Erklärung
Zentraler Zugriff Alle wichtigen Projekt- oder Teamordner sind direkt in deinem OneDrive sichtbar.
Kein Datenchaos Sie müssen nicht mehr zwischen SharePoint, Teams und OneDrive hin- und herwechseln.
Offline-Zugriff möglich Sie können die verknüpften Ordner auch offline verfügbar machen.
Keine Datenkopien Es wird keine Kopie erstellt – Sie arbeiten direkt mit den Originaldateien.
Einfaches Arbeiten im Datei-Explorer Besonders für Nutzer, die lieber mit dem Datei-Explorer arbeiten als mit Weboberflächen.
Berechtigungen bleiben erhalten Die Zugriffsrechte aus SharePoint/Teams gelten weiterhin.
Geräteunabhängige Synchronisation Die Daten, auf die die OneDrive Verknüpfung verweist, steht Ihnen auf Windows-Geräten und Android- und iOS-Geräten zur Verfügung.

❌ Nachteile von OneDrive-Verknüpfungen

Nachteil Erklärung
Verwirrung bei vielen Verknüpfungen Bei zu vielen Verknüpfungen kann die Übersicht leiden.
Abhängigkeit von Berechtigungen Wird der Zugriff auf den Originalordner entzogen, funktioniert die Verknüpfung nicht mehr.
Nicht alle Funktionen verfügbar Einige SharePoint-spezifische Funktionen (z. B. Metadaten) sind über OneDrive nicht nutzbar.
Synchronisationsprobleme Bei Netzwerkproblemen oder Konflikten kann es zu Synchronisationsfehlern kommen.
Nur Ordner, keine Einzeldokumente Sie können nur ganze Ordner verknüpfen, keine einzelnen Dateien.

OneDrive-Verknüpfung vs. Synchronisation – der Unterschied

Funktion Beschreibung
OneDrive-Verknüpfung Fügt einen Ordner aus SharePoint oder Teams deinem OneDrive hinzu, ohne ihn zu kopieren. Zugriff über Datei-Explorer möglich.
Synchronisation Synchronisiert die Ordner und Dateien eines Team-Kanal bzw. einer SharePoint Dokumentbibliothek und zeigt diese im Datei-Explorer in einer separaten Gruppe an, die genauso wie Ihr Tennant in Microsoft 365 heißt, z.B. team babel AG

Wann sind OneDrive-Verknüpfungen sinnvoll?

📌 1. Projektbezogener Zugriff auf einzelne Ordner

Szenario:

Ein Mitarbeiter arbeitet in mehreren Projekten, aber nur bestimmte Ordner innerhalb der SharePoint-Bibliothek sind für ihn relevant.

Lösung:

Statt die gesamte Bibliothek zu synchronisieren, verknüpft er nur die relevanten Projektordner mit seinem OneDrive. So bleibt der Zugriff übersichtlich und gezielt.

Vorteile:

  • OneDrive-Verknüpfung werden geräteunabhängig synchronisiert. Damit stehen Ihnen auf allen Geräten (PC, Notebook, Surface, Handy, Tablet), auf denen Sie die Verknüpfung nutzen, immer synchronisierte Daten zur Verfügung, ohne die Synchronisation auf jedem Endgerät einzeln und manuell einrichten zu müssen.
  • Spart Speicherplatz
  • Einfacher Zugriff über Datei-Explorer

Nachteile:

  • Ein Team-Kanal bzw. eine SharePoint-Bibliothek, aus der auf diese Weise ein Ordner mit OneDrive verknüpft wurde, kann nicht mehr als kompletter Kanal bzw. Bibliothek synchronisiert werden. Sollten Sie dies dennoch versuchen, erhalten Sie eine Fehlermeldung, dass mindestens eine Ressource aus dem Team bereits synchronisiert wird. Der Hinweis auf die OneDrive-Verknüpfung, die damit gemeint ist, fehlt allerdings.
  • OneDrive Verknüpfungen können nur auf Ordner, nicht auf Dateien, angewendet werden.
  • Möchten Sie den ganzen Kanal bzw. die ganze SharePoint Bibliothek synchronisieren, müssen Sie in OneDrive alle Verknüpfungen, die auf den Kanal bzw. auf die SharePoint Bibliothek verweisen, zwingend entfernen.

📌 2. Temporäre Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen

Szenario:

Ein Marketing-Mitarbeiter arbeitet für 2 Monate mit dem Vertriebsteam an einer Kampagne.

Lösung:

Er verknüpft den Kampagnenordner aus dem Vertriebs-Teams-Kanal mit seinem OneDrive. Nach Projektende kann die Verknüpfung einfach entfernt werden.

Vorteile:

  • OneDrive-Verknüpfung werden geräteunabhängig synchronisiert. Damit stehen Ihnen auf allen Geräten (PC, Notebook, Surface, Handy, Tablet), auf denen Sie die Verknüpfung nutzen, immer synchronisierte Daten zur Verfügung, ohne die Synchronisation auf jedem Endgerät einzeln und manuell einrichten zu müssen.
  • Schneller Zugriff ohne komplette Synchronisation der Originalbibliothek
  • Keine Änderung an der Struktur der Originalbibliothek

 Nachteile:

  • Ein Team-Kanal bzw. eine SharePoint-Bibliothek, aus der auf diese Weise ein Ordner mit OneDrive verknüpft wurde, kann nicht mehr als kompletter Kanal bzw. Bibliothek synchronisiert werden. Sollten Sie dies dennoch versuchen, erhalten Sie eine Fehlermeldung, dass mindestens eine Ressource aus dem Team bereits synchronisiert wird. Der Hinweis auf die OneDrive-Verknüpfung, die damit gemeint ist, fehlt allerdings.
  • OneDrive Verknüpfungen können nur auf Ordner, nicht auf Dateien, angewendet werden.
  • Möchten Sie den ganzen Kanal bzw. die ganze SharePoint Bibliothek synchronisieren, müssen Sie in OneDrive alle Verknüpfungen, die auf den Kanal bzw. auf die SharePoint Bibliothek verweisen, entfernen.

Wann ist eine Synchronisation von SharePoint/Teams sinnvoll?

📌 1. Tägliche Arbeit mit vielen Dateien

Szenario:

Ein Team arbeitet täglich mit hunderten Dateien in einer SharePoint-Bibliothek (z.B. Baupläne, Verträge, Excel-Listen).

Lösung:

Die gesamte Bibliothek wird synchronisiert. So können alle Teammitglieder offline arbeiten und Änderungen werden automatisch hochgeladen.

Vorteile:

  • Offline-Zugriff auf alle Dateien möglich
  • Schnelleres Arbeiten mit großen Dateien
  • Zugriff auf synchronisierte Ordner und Dateien möglich
  • Ideal für Außendienst oder mobiles Arbeiten

Nachteile:

  • Diese Art der Synchronisation kann nur mit Windows-Rechnern durchgeführt werden.
  • Für jedes Windows-Gerät muss für jedes Team bzw. SharePoint Bibliothek erneut synchronisiert werden.
  • Auf Tablets und Smartphones sind Ihre Daten nicht synchronisiert. 

📌 2. Schulungs- oder Archivbibliotheken

Szenario:

Ein Schulungsteam verwaltet eine große Bibliothek mit Schulungsunterlagen, die regelmäßig aktualisiert werden.

Lösung:

Die Bibliothek wird synchronisiert, damit alle Trainer stets die aktuelle Version lokal verfügbar haben.

Vorteile:

  • Einheitlicher Datenstand
  • Keine manuellen Downloads notwendig
  • Automatische Updates bei Änderungen

Nachteile:

  • Diese Art der Synchronisation kann nur mit Windows-Rechnern durchgeführt werden.
  • Für jedes Windows-Gerät muss für jedes Team bzw. SharePoint Bibliothek erneut synchronisiert werden.
  • Auf Tablets und Smartphone sind Ihre Daten nicht synchronisiert. 

Fazit

Die Wahl zwischen Verknüpfung und Synchronisation hängt stark vom Arbeitsstil, der Datenmenge und der Dauer der Zusammenarbeit ab.  Als Entscheidungshilfe habe ich in der folgenden Tabelle gängige Einsatzsituation aufgelistet.

Einsatzsituation Empfehlung
Zugriff auf einzelne Ordner OneDrive-Verknüpfung
Temporäre Zusammenarbeit OneDrive-Verknüpfung
Tägliche Arbeit mit vielen Dateien Synchronisation
Offline-Zugriff notwendig Synchronisation
Große Bibliotheken mit vielen Unterordnern Synchronisation (ggf. selektiv)
Speicherplatz sparen, gezielter Zugriff OneDrive-Verknüpfung
Windows-Rechner als Hauptarbeitsgerät Synchronisation
Android oder iOS-Tablet als Hauptarbeitsgerät OneDrive-Verknüpfung

Letztendlich müssen Sie sich für eine der beiden Vorgehensweisen entscheiden. Ich hoffe, ich konnte Ihnen mit diesem Artikel helfen, die passende Entscheidung zu treffen.

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Effektives Arbeiten mit MS Teams, OneNote, Outlook und Co. – die 2. Auflage ist da!

Als Organisationsberater, Trainer und Coach beschäftige ich mich seit vielen Jahren intensiv mit der produktiven Nutzung von Microsoft 365. Und mein Wissen gebe ich gerne weiter. Die neusten Tipps und Tricks finden sich daher auch in der 2. Auflage meines Buches, die gerade erschienen ist. Leser erfahren in neun Kapiteln auf circa 400 Seiten, wie sie sich selbst besser organisieren und mit den richtigen Apps die Zusammenarbeit im Team optimieren können.

In meinem Buch lernen Leser zum Beispiel alles über:

  • Die passenden Apps für ihre individuellen Anforderungen
  • Optimierung von Selbstorganisation und Zeitmanagement
  • Outlook: Mails, Termine und Aufgaben effizient verwalten
  • OneNote: ihr digitales Notizbuch
  • Planner & To Do: Aufgaben und Projekte optimal managen
  • Lists: Informationen strukturiert verwalten
  • Teams: Die zentrale Plattform für Zusammenarbeit
  • OneDrive for Business & SharePoint: Gemeinsame Datenablage
Das erste Praxisbuch mit Loop!

Das erste Praxisbuch mit Loop!

Microsoft 365 als Werkzeug für einen strukturierten Arbeitsalltag

Jeder kennt das: E-Mails stapeln sich im Posteingang, Termine kollidieren, Aufgaben werden vergessen oder doppelt erledigt. Genau hier setzt Microsoft 365 an. Die zahlreichen Apps helfen, den Berufsalltag effizienter zu organisieren – egal ob allein oder im Team. In meinem Buch erkläre ich, welche Anwendungen sich besonders gut eignen und wie Sie sie optimal nutzen. Dabei gehe ich speziell auf MS Teams, Outlook, OneNote, Planner, To Do, Lists sowie OneDrive for Business, SharePoint und Loop ein. Zu letzterem ist mein Buch übrigens das erste seiner Art.

Viele wertvolle Praxistipps für den Arbeitsalltag

Praktische Schritt-für-Schritt-Anleitungen und wertvolle Tipps

Mir ist wichtig, dass Leser die Inhalte direkt in ihrem Arbeitsalltag umsetzen können. Deshalb erkläre ich alle Funktionen anhand von Screenshots Schritt für Schritt. Leser erfahren, wie sie typische Fehler vermeiden, ihren Workflow optimieren und die Apps effektiv einsetzen. Zudem erhalten sie wertvolle Tipps für die Nutzung der mobilen Varianten für Android und iOS.

Zeit sparen durch optimierte Workflows

Mein Ziel ist es, zu zeigen, wie User die verschiedenen Anwendungen so kombinieren, dass sie die Arbeitsabläufe erleichtern. Beispielsweise können E-Mails mit To Do in Aufgaben umgewandelt werden, Dateien mit OneDrive geteilt oder Loop-Komponenten in die Kommunikation integriert werden. Durch die gezielte Nutzung der Microsoft-365-Tools wird die Zusammenarbeit effizienter. Das Ergebnis: man gewinnt wertvolle Zeit für die eigentlichen Aufgaben. Die Aufgabe meines Buches ist es also, den Lesern das Wissen und die Werkzeuge mitzugeben, um Microsoft 365 nicht nur zu nutzen, sondern wirklich produktiv einzusetzen.

 

Ich wünsche viel Spaß beim Lesen und viel Erfolg beim Ausprobieren und Optimieren!

Ihr Helmut Gräfen

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Neue Teams-Funktion: KI-gestützte Übersetzungen in Besprechungen

Copilot Interpreter Agent

Es erinnert uns ein bisschen an den Universal-Übersetzer des Raumschiffs Enterprise: Microsoft bietet uns dank des KI-Fortschritts bald eine integrierte Dolmetscherfunktion namens „Copilot Interpreter Agent“ in Teams an, die nun nicht nur räumliche, sondern auch sprachliche Barrieren mühelos überwinden soll.

Die innovative KI-gestützte Dolmetscherfunktion soll es Meeting-Teilnehmern ermöglichen, in ihrer bevorzugten Sprache zu sprechen und zuzuhören. Das Ergebnis wird eine neue Dimension der globalen Zusammenarbeit sein, in der Sprachbarrieren keine Rolle mehr spielen. In einer Vorschauversion mit zunächst neun Sprachen kommt die Funktion bereits in der ersten Jahreshälfte 2025 auf den Markt. Langfristig plant Microsoft die Unterstützung von bis zu 31 Sprachen. Um teilnehmen zu können, benötigt man eine Copilot-Lizenz.

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Bauen Sie sich in Teams Ihre eigene Chat- und Kanalstruktur

Microsoft Teams war lange Zeit unflexibel, was die Struktur der Chat- und Kanalliste angeht. Die Chats werden alle untereinander aufgelistet. Dabei ist es egal, ob es sich um interne Chats, Chats mit Gästen oder Chats im Rahmen von Teams-Besprechungen handelt. Man verliert sehr schnell den Überblick. Das gleiche gilt für die Kanäle. Hier gruppiert Teams zumindest die verschiedenen Teams untereinander. Lediglich mit der „Favoriten“-Funktion kann man sich als Nutzer wichtige Kanäle ganz oben „anheften“. Die Übersichtlichkeit wird dann perfektioniert durch die neue kombinierte Darstellung von Chats und Kanälen. Hier werden alle Elemente in einer Menüleiste gepackt.

Microsoft hat jetzt auf die Wünsche der Anwender gehört und eine neue Option zur individuellen Strukturierung von Chats und Kanälen eingeführt.

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Neuigkeiten rund um das neue Outlook – Teil 3

Microsoft erhöht aktuell den Druck in Sachen Outlook für Windows (auch bekannt als das neue Outlook). Immer mehr Nutzer werden jetzt aktiv dazu gedrängt, zumindest mal testweise vom beliebten Outlook classic auf die neue App umzustellen. Ab April 2026 werden Benutzer von Microsoft 365 for Enterprise vom klassischen auf das neue Outlook für Windows umgestellt, mit der Option, es wieder rückgängig zu machen.

Tatsächlich hat sich das neue Outlook in den letzten Monaten ganz ordentlich entwickelt, auch wenn es noch Lichtjahre von den Funktionen der alten Version entfernt ist – zumindest im Business-Umfeld.

Aktuell erhält die neue Version immer weitere Funktionen, die das klassische Outlook bietet und die viele Nutzer liebgewonnen haben. Es kommen parallel aber immer neue, teilweise pfiffige Features dazu, die uns das Arbeiten erleichtern. Die kennen aber die wenigsten. Auch ich entdecke fast jeden Tag etwas Neues.

Ich sammle diese Features und fasse sie ab und an in einem neuen Blogartikel zusammen. Jetzt ist es wieder so weit. Ich wünsche viel Spaß beim Erkunden und Probieren. Geben Sie mir gerne Feedback, was Sie davon nutzen oder ob Sie weitere Features gefunden haben.

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Einführung in Microsoft Loop Teil 3 – Zugriffsberechtigung und Speicherorte

Im Januar 2025 erscheint die zweite, komplett überarbeitete Auflage meines Buches „Effektives Arbeiten mit MS Teams, OneNote, Outlook und Co.“. Dieses Buch wird vermutlich das erste seiner Art sein, dass sich in einem Kapitel mit Microsoft Loop beschäftigt.

Microsoft Loop ist eine flexible und leistungsstarke App, die für die Zusammenarbeit in Gruppen und Teams entwickelt wurde und es ermöglicht, Funktionen und Inhalte wie Texte, Tabellen, Checklisten oder Aufgaben als eigenständige Module in verschiedenen Apps zu verwenden. Durch die tiefe Integration in Microsoft 365 bleiben diese Module immer aktuell, egal wo und von wem sie geändert wurden. Microsoft nennt diese Module Komponenten.

Mein Verlag hat sich damit einverstanden erklärt, dass ich das Kapitel über Loop exklusiv für die Leserinnen und Leser des Blogs vorab veröffentlichen darf. Aufgrund des Umfangs habe ich das Buchkapitel für den Blog in drei Teile zerlegt.

Teil 1: Microsoft Loop – Die Loop Oberfläche

Teil 2: Microsoft Loop – Loop Komponenten

Teil 3: Microsoft Loop – Zugriffsberechtigung und Speicherorte (dieser Artikel)

Nachdem Sie im Oktober die Loop Oberfläche kennengelernt haben und ich Ihnen im November die Loop-Komponenten erklärt habe, möchte ich Ihnen im dritten und letzten Teil des Kapitals über Microsoft Loop das komplexe Thema der Zugriffsberechtigungen und Speicherorte für Loop Komponenten näherbringen. Hier steckt der Teufel wie oft im Detail. Ich hoffe, Sie sind danach nicht komplett verwirrt.

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Einführung in Microsoft Loop Teil 2 – Die Loop-Komponenten

Ende des Jahres erscheint die zweite, komplett überarbeitete Auflage meines Buches „Effektives Arbeiten mit MS Teams, OneNote, Outlook und Co.“. Dieses Buch wird vermutlich das erste seiner Art sein, dass sich in einem Kapitel mit Microsoft Loop beschäftigt.

Microsoft Loop ist eine flexible und leistungsstarke App, die für die Zusammenarbeit in Gruppen und Teams entwickelt wurde und es ermöglicht, Funktionen und Inhalte wie Texte, Tabellen, Checklisten oder Aufgaben als eigenständige Module in verschiedenen Apps zu verwenden. Durch die tiefe Integration in Microsoft 365 bleiben diese Module immer aktuell, egal wo und von wem sie geändert wurden. Microsoft nennt diese Module Komponenten.

Mein Verlag hat sich damit einverstanden erklärt, dass ich das Kapitel über Loop exklusiv für die Leserinnen und Leser des Blogs vorab veröffentlichen darf. Aufgrund des Umfangs habe ich das Buchkapitel für den Blog in drei Teile zerlegt.

Teil 1: Microsoft Loop – Die Loop Oberfläche

Teil 2: Microsoft Loop – Loop Komponenten (Dieser Artikel)

Teil 3: Microsoft Loop – Zugriffsberechtigung und Speicherorte

Nachdem Sie im Oktober die Loop Oberfläche kennengelernt haben, erkläre ich Ihnen heute im zweiten Teil die Loop Komponenten.

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Einführung in Microsoft Loop Teil 1 – Die Oberfläche

Ende des Jahres erscheint die zweite, komplett überarbeitete Auflage meines Buches „Effektives Arbeiten mit MS Teams, OneNote, Outlook und Co.“. Dieses Buch wird vermutlich das erste seiner Art sein, dass sich in einem Kapitel mit Microsoft Loop beschäftigt.

Microsoft Loop ist eine flexible und leistungsstarke App, die für die Zusammenarbeit in Gruppen und Teams entwickelt wurde und es ermöglicht, Funktionen und Inhalte wie Texte, Tabellen, Checklisten oder Aufgaben als eigenständige Module in verschiedenen Apps zu verwenden. Durch die tiefe Integration in Microsoft 365 bleiben diese Module immer aktuell, egal wo und von wem sie geändert wurden. Microsoft nennt diese Module Komponenten.

Mein Verlag hat sich damit einverstanden erklärt, dass ich das Kapitel über Loop exklusiv für die Leserinnen und Leser des Blogs vorab veröffentlichen darf. Aufgrund des Umfangs habe ich das Buchkapitel für den Blog in drei Teile zerlegt.

Teil 1: Microsoft Loop – Die Loop Oberfläche (Dieser Artikel)

Teil 2: Microsoft Loop – Loop Komponenten

Teil 3: Microsoft Loop – Zugriffsberechtigung und Speicherorte

Heute präsentiere ich Ihnen den ersten Teil.

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Microsoft OneNote für Windows 10 wird am 14. Oktober 2025 endgültig eingestellt

Das Ende von OneNote für Windows 10 stand schon länger fest. Jetzt hat Microsoft das Datum der „Beerdigung“ bekanntgegeben. Am 14. Oktober 2025 ist endgültig Schluss. Bis dahin sollten Benutzer des alten OneNote für Windows 10 zu OneNote für Windows wechseln, ich empfehle einen sofortigen Wechsel.

Denn während die aktuelle OneNote-App für Windows permanent verbessert wird, erhält OneNote für Windows 10 keine neuen Funktionsupdates mehr und profitiert nicht von Verbesserungen bei der Datensynchronisierung.

Die Entwickler konzentrieren sich schon länger nur noch auf die Verbesserung der OneNote-App für Windows, die Bereitstellung einer schlanken und modernen Benutzeroberfläche und die Verbesserung der Sicherheit sowie die Veröffentlichung neuer Funktionen. Dazu gehören z.B. Loop-Komponenten, Sprachdiktat und -transkription, Freihandverbesserungen, eine neue Erfahrung mit Besprechungsdetails, Integration mit dem neuen Microsoft Outlook und vieles mehr.

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Neuigkeiten rund um Teams – Teil 5

Es ist wieder soweit. In den vergangenen Wochen habe ich einige neue, teilweise sehr nützliche Funktionen bzw. Ankündigungen für neue Funktionen bei Teams gesammelt. Diese möchte ich Ihnen heute vorstellen. Weiterlesen

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