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Mit Plus-Adressen in Exchange Online zum übersichtlichen Posteingang

Der Posteingang ist immer chaotisch und etliche unwichtige Mails machen den Überblick unmöglich? Eine Lösung könnte die Plus-Adressierung in Exchange Online sein. Diese Funktion, auch bekannt als Unteradressierung, ist der starken Nachfrage der Nutzer zu verdanken und seit Oktober 2020 in Exchange Online verfügbar. Aber wie genau hilft die Plus-Adressierung bei der Organisation der E-Mail-Flut? Ganz einfach, indem sie es Ihnen ermöglicht, eindeutige E-Mail-Adressen speziell für den Empfang bestimmter Mail-Gruppen zu erstellen. So landen Mails immer genau da, wo sie hingehören. Was Plus-Adressierung also ganz genau ist, wie Sie sie aktivieren und verwenden können, erfahren Sie in diesem Ratgeber.

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Eine etwas andere Weihnachtsgeschichte: Wie ein Microsoft365-Experte Weihnachten rettet

Es war einmal in einer Zeit, in der Weihnachten einen futuristischen Touch bekommen hatte. Die Welt war vernetzter denn je und selbst der Weihnachtsmann hatte seine Methoden modernisiert.

In der Zentrale des Weihnachtsmanns, einem hochmodernen Hauptquartier, das in den Wolken über dem Nordpol schwebte, liefen alle Vorbereitungen für das bevorstehende Fest auf Hochtouren. Die Elfen waren eifrig dabei, Geschenke zu verpacken und die Rentiere wurden auf ihre Flüge vorbereitet.

Doch dieses Jahr gab es eine kleine Panne: Die Liste mit den Geschenkideen für die Kinder auf der ganzen Welt war plötzlich verschwunden! Der Weihnachtsmann rieb sich ratlos den weißen Bart. “Das ist ein Fall für unsere Helfer im technischen Support!”, rief er aus.

Schnell wurde Microsoft Office 365 und besonders Teams aktiviert. Die Elfen hatten sich bereits auf die Arbeit mit den modernen Tools eingestellt. Sie starteten eine Videokonferenz, um das Problem zu lösen. In kürzester Zeit waren sie alle über Teams miteinander verbunden: die Elfen aus der Spielzeugfabrik, die Rentierpfleger aus dem Stall und sogar der Weihnachtsmann selbst.

“Guten Abend, meine kleinen Helfer! Wir haben ein kleines Problem mit unserer Liste. Sie ist plötzlich unauffindbar”, verkündete der Weihnachtsmann über das virtuelle Meeting. Doch die Elfen waren alle ratlos. Und als sie alle ganz traurig und verzweifelt dreinschauten, fiel ihnen plötzlich Helmut Gräfens Name ein. Helmut war bekannt für sein tiefes Verständnis von Office365 und hatte schon oft bei kniffligen Problemen geholfen.

Eilig schickten sie eine Nachricht über Teams an Helmut Gräfen und baten um seine Hilfe. Innerhalb weniger Minuten erhielten sie eine Antwort. “Keine Sorge, ich bin auf dem Weg!”, lautete Helmut Gräfens Nachricht. Wenig später erschien Helmut in einem glänzenden virtuellen Avatar auf dem Bildschirm der Elfen. “Hallo zusammen! Ich habe gehört, dass ihr ein kleines Problem mit eurer Liste habt. Lasst mich mal reinschauen”, sagte er mit einem breiten Lächeln.

Mit seiner Expertise in Office365 und seiner Fähigkeit, selbst die verwinkelsten Datenpfade zu verstehen, durchforstete Helmut die Cloud. “Ah, hier haben wir es!”, rief er triumphierend aus. Tatsächlich hatte die Liste sich in einem unerwarteten Bereich versteckt, den niemand bemerkt hatte.

Die Elfen jubelten vor Freude über Helmut Gräfens Hilfe. “Danke, dass du so schnell gekommen bist und uns gerettet hast!”, riefen sie im Chor.

Der Weihnachtsmann lachte erleichtert. “Ihr alle seid meine wahren Helden! Danke, dass ihr an Helmut gedacht habt, der so geschickt mit diesen Tools umgehen kann.”
Helmut lächelte bescheiden. “Das ist Teil meines Jobs, den Weihnachtszauber aufrechtzuerhalten!” Mit einem letzten Klick präsentierte er die wiederhergestellte Liste auf dem Bildschirm. “Alles ist wieder in Ordnung, ihr könnt weitermachen.”

Mit der Liste wieder sicher in der Hand konnte die Produktion der Geschenke fortgesetzt werden. Dank Outlook wurden die Lieferzeiten koordiniert und die Flugrouten der Rentiere perfekt geplant.
Und so kam es, dass an Heiligabend alle Kinder auf der Welt ihre Geschenke erhielten, dank der modernen Technologie, die den Weihnachtszauber aufrechterhielt. Es war ein Weihnachtsfest voller Wärme und Magie, in dem Microsoft Office 365 und Teams eine entscheidende Rolle spielten, um sicherzustellen, dass die Freude des Festes alle erreichte.

Wir wünschen allen Kunden, Geschäftspartnern, Freunden und Bekannten winterweiße, fröhlich-friedliche, herrlich-himmlische und erstaunlich erholsame Weihnachtstage. 🎄 🎅

 

Sie haben auch ein akutes Problem mit Office365/Microsoft365?

Ich helfe Ihnen gerne weiter. Senden Sie mir einfach eine E-Mail an helmut.graefen@team-babel.de oder rufen Sie mich an unter 02407-90 89 90-14.

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Aufgabenmanagement in und mit Office 365

Das Management von Aufgaben im Berufsalltag ist bei vielen Menschen immer noch ein Effizienzkiller. Die einen arbeiten immer noch in hohem Maße analog, z. B. über einen Notizblock oder Zettel. Die anderen nutzen irgendwelche Drittanbieter-Tools, die zwar für sich gesehen das Aufgabenmanagement effizienter machen, sich aber nicht oder nur teilweise in die Microsoft-Office-Umgebung integrieren. Hier entstehen dann neue, aber unnötige Schnittstellen.

Wenn überhaupt, nutzt der Großteil der Microsoft-Nutzer die digitale Aufgabenverwaltung in Outlook. Die Office-365-App To Do allerdings hat es leider noch nicht in das Bewusstsein der Nutzer geschafft. Gruppenaufgaben, beispielsweise in einem Team, werden zum großen Teil immer noch in Excel-Tabellen gepflegt, statt die Office-365-App Planner zu nutzen. Dabei kann der Planner bequem in die Teams-Oberfläche eingebunden werden. Wird einem Teammitglied eine Aufgabe im Planner zugeordnet, wird diese automatisch in der App To Do anzeigt. Auch hier liegt ein großes Potenzial brach.

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8 goldene Tipps für den zeitsparenden Umgang mit E-Mails

Das E-Mail-Volumen in Deutschland erreichte im Jahr 2018 einen Rekordwert von rund 848,1 Milliarden (privat und beruflich). Pro Tag werden 2019 weltweit mehr als 293 Mrd. E-Mails täglich versendet und empfangene. Dieser Wert wird bis 2023 auf fast 350 Mrd. E-Mails steigen.

Infografik: Die Deutschen verschicken immer mehr Mails | Statista Mehr Infografiken finden Sie bei Statista

Mehr Infografiken finden Sie bei Statista

Auch wenn die elektronische Post immer noch beliebt und auch praktisch zum Versenden von Dateien, Informationen, Links etc. ist, so hat sich die E-Mail als einer der größten Produktivitätskiller im Büroalltag herauskristallisiert. Warum? Wir haben häufig den E-Mail-Client den ganzen Tag offen, schauen sofort nach, wenn eine neue E-Mail eintrifft und verbringen viel Zeit mit Suchen alter E-Mails.

Als Effizienz-Experte erlebe ich diese Szenarien in den Büros immer wieder.

Im Folgenden habe ich acht Tipps für Sie für den zeitsparenden Umgang mit E-Mails:

  1. Schalten Sie die Desktopbenachrichtigung ab

Damit ist die Meldung gemeint, die am Rechner aufpoppt, wenn eine neue E-Mail eintrifft. Besser ist es, Ihre E-Mails in Intervallen abzuarbeiten.

  1. Bearbeiten Sie Ihre Mails nur alle 2 Stunden, immer im Block und planen Sie dafür die Zeit ein

Ein Tipp, den Sie von jedem Zeitmanagement-Experten zu hören bekommen: Bearbeiten Sie E-Mails immer nur im Block. Ein Intervall von 2 Stunden hat sich an vielen Arbeitsplätzen bewährt. Ich bin auf dieses Thema schon in meinen „8 goldene Tipps für die Zeitplanung“ eingegangen (Punkt 2).

  1. Formulieren Sie den Mailbetreff kurz und prägnant

Denken Sie daran, dass der / die Empfänger Ihrer E-Mail auch täglich bis zu mehreren Hundert E-Mails bekommt. Ein kurzer und prägnanter Betreff erleichtert das schnelle Beurteilen von Mails und spart Zeit.

Ein Beispiel: Organisation Leiterbesprechung ist besser als „Info an alle betreffend unserer Besprechung“, oder?

  1. Schreiben Sie einen kurzen Mailtext in klaren Worten

Auch hier gilt: In der Kürze liegt die Würze. Wir haben uns angewöhnt, in E-Mails halbe Romane zu schreiben, Details zu erklären. Die E-Mail ist eigentlich ein Kommunikationsmedium für die schnelle und kurze Korrespondenz. Ich rate Ihnen, längere Erklärungen in eine Datei oder in eine OneNote Seite zu packen und einen Link zu der Information in die Mail zu legen.

Hinweis: Das geschriebene Wort hat manchmal den Nachteil, dass man Gefühle, Humor und Ironie nicht transportieren kann. Ein ironisch gemeintes Wort kann auch falsch verstanden werden. Das gesprochene Wort ist hier viel effektiver.

  1. Behandeln Sie immer nur ein Thema in einer Mail

Ein typischer Fehler. Jemand will effizienter sein als andere und behandelt gleich drei Themen in einer E-Mail. Wird diese E-Mail dann nur zu einem Punkt beantwortet, kann die Korrespondenz schnell verwirrend werden.

Nehmen Sie sich die beliebten Chat- und Messenger-Programme wie WhatsApp, Skype, Slack & Co. zum Vorbild. Hier bilden einzelne Themen immer auch einzelne Kommunikationstränge.

  1. Strukturieren Sie Ihre Mails mit Kategorien

Dies ist ein Tipp für die Organisation der E-Mail in Ihrem E-Mail-Programm, z. B. Outlook. Durch Kategorien wird Ihr Posteingang deutlich übersichtlicher als in der zeitlichen Sortierung.

Neuerdings kann Outlook E-Mails auch zu Kommunikationssträngen gruppieren. So man erkennt, in welcher zeitlichen Reihenfolge E-Mails versendet und Empfangen wurden. Das wäre eine alternative Ordnung.

  1. Nutzen Sie CC bewusster als bisher

CC (wörtlich Carbon Copy, in Deutsch Kohlepapier-Durchschlag) ist im E-Mail-Verkehr für weitere Empfänger von Kopien einer E-Mail vorgesehen. Die Mail ist nicht direkt an die Personen gerichtet, sondern soll nur zur Information oder zur Kenntnisnahme dienen. Leider meinen einige Zeitgenossen, jede E-Mail an viele Empfänger in Kopie senden zu müssen, obwohl sie damit gar nichts anfangen können. Das kann für diese Personen schnell lästig werden. Deshalb: Nutzen Sie CC bewusster als bisher. Überlegen Sie sich, wer wirklich über eine E-Mail informiert werden muss.

Dieser Tipp führt mich zum letzten Tipp

  1. Senden Sie eine Mail nur an die Empfänger, die die Mail wirklich benötigen

Selbst, wenn Sie nicht das CC Feld nutzen, versenden viele eine E-Mail stets an einen großen Verteiler. Der Grund dafür kann vielfältig sein. Die einen erhoffen sich, viel Feedback zu bekommen, die anderen wollen sich bei den Kollegen hervortun (alle sollen es wissen). Gehören Sie auch dazu, dann sei Ihnen gesagt: Das nervt!

Deshalb: Senden Sie eine Mail nur an die Empfänger, die die Mail wirklich benötigen.

Ich wünsche Ihnen viel neu gewonnene Zeit durch eine effizientere und bewusstere E-Mail Nutzung.

Foto von rawpixel.com von Pexels

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