Microsoft Outlook kann ja sehr viel. Aber eines ist bisher nur schwierig umzusetzen: Einen Newsletter versenden. Insbesondere eine grafisch etwas ansprechende Gestaltung ist in dem Tool eine echte Herausforderung, weil man keinen echten WYSWIG-Editor zur Verfügung hat.
Insgesamt ist Microsoft in Sachen Newsletter-Gestaltung bisher schlecht aufgestellt. Das hat der Konzern jetzt geändert.
Sicher wissen Sie, dass jeder Kanal in Teams eine eigene, spezifische E-Mail-Adresse hat, an die Sie E-Mail aus Outlook oder einem anderen Programm weiterleiten können. Nicht? Dann zeige ich es Ihnen gern.
Wussten Sie eigentlich, dass Sie die Kanalnamen in Teams und die dazugehörigen Ordnernamen in SharePoint Online/OneDrive und im Datei-Explorer mit einem kleinen Bildchen 😊 verzieren können. Was sich auf den ersten Blick wie eine Spielerei anhört, hat einen ernsten Hintergrund. Durch sogenannte Emojis – es gibt viel mehr davon als nur ein paar Smileys – können Sie das Thema eines Kanals durch ein Bild unterstützen. Ein Beispiel: Ein Kanal heißt IT-Administration. Dann könnten Sie hinter dem Namen das Emoji eines 💻 ergänzen. Ein Kanal zum Thema E-Commerce bekommt das Emoji 🛒. Ich denke, Sie wissen, was ich meine.
Wenn Sie eine Word-Datei über OneDrive oder SharePoint Online mit anderen Personen teilen, können Sie die Freigabe auch im sogenannten Überprüfungsmodus erteilen. Der Überprüfungsmodus schränkt die Empfänger darauf ein, im Dokument nur Kommentare zu ergänzen, oder im Nachverfolgungsmodus Anpassungen am Dokument vorzunehmen. Solche Anpassungen muss der Autor genehmigen. Versehentliche oder direkte Änderungen am Text sind für den Empfänger mit dem Modus nicht möglich.
Praxistipp: Dateimanagement mit SharePoint und OneDrive
Im geschäftlichen Microsoft Office Universum (Office365 /Microsoft 365) gibt es zwei Speicherorte in der Cloud: SharePoint Online für alle Daten, die aus Teams kommen und OneDrive for Business für Ihre persönlichen Daten, d. h. die Dateien, die Sie nicht mit anderen Personen im Unternehmen teilen wollen.
Wir haben dies genauer im Artikel „Einführung in SharePoint Online“ erklärt.
Je nachdem, auf welche Daten Sie zugreifen wollen, müssen Sie Ihre SharePoint Online Websites besuchen oder eben Ihr OneDrive for Business. Der Wechsel ist natürlich lästig.
Mit einem Trick können Sie beiden zusammenlegen, indem Sie Ihre SharePoint Online Dokument mit OneDrive verknüpfen.
Wer viel mit SharePoint-Seiten arbeitet und dort Beiträge und Nachrichten veröffentlicht, wird festgestellt haben, dass der Editor jetzt eine Rechtschreib- und Grammatikprüfung bereitstellt. Auf diese Weise kann das Korrekturlesen in SharePoint durchgeführt werden, ohne sich auf die Editor-Browsererweiterung verlassen zu müssen. Diese Funktion ändert die Farben des Vorschlags in Monochrom, wenn sie auf einem thematischen Hintergrund angezeigt werden, um die Sichtbarkeit zu erhöhen.
Auch wenn diese Neuerung bis Ende April abgeschlossen sein sollte, haben immer noch nicht alle Nutzer die Rechtschreib- und Grammatikprüfung.
Grammatikprüfung im Editor. Quelle: Microsoft
Microsoft Teams ist eine derjenigen Softwarelösungen, die in den vergangenen 24 Monaten enorm gewachsen ist. Man kann sagen, dass Teams jetzt erwachsen wird, nicht zuletzt durch den enormen Zuwachs an Nutzern weltweit, die wiederum viele neue Funktionen in die Wunschliste eingetragen haben. Zudem schläft die Konkurrenz nicht und auch der Konzern Microsoft muss ständig am Ball bleiben, damit Teams weiterhin eine der beliebtesten Kollaborationslösungen weltweit bleibt.
Wenn Sie sich die veröffentlichte Roadmap anschauen, so sehen Sie insgesamt 135 Funktionen in Planung und 97, die sich derzeit im Rollout befinden. Das sind natürlich viel zu viele, um sie hier vorzustellen. Wir haben uns einige Highlight aus der Liste rausgepickt, die in den kommenden Monaten freigeschaltet werden.
Januar 2022
Seit Dezember arbeitet Microsoft offenbar daran, dem Whiteboard sog. Attribution zu schenken. Auf Deutsch könnte man dies als „Zuteilung“ bezeichnen. Damit sehen Teilnehmer, die gemeinsam in einem Team an einem Whiteboard arbeiten, wer welche Änderungen gemacht oder Inhalte eingefügt hat.
Derzeit wird eine ganz praktische Funktion eingeführt, mit der Teilnehmer sehen können, in welcher Zeitzone andere Teilnehmer sich gerade befinden. Das ist bei internationalen Teams sehr nützlich.
Ebenfalls noch diesen Monat soll das sog. „Teams Casting“ starten. Damit können Nutzer von einem Mobilgerät spontan in einen Teams Room unter Windows eintreten und sogar Inhalte vom Gerät präsentieren, die lokal gespeichert oder via Office365 abrufbar sind.
Endlich soll es auch die Möglichkeit geben, wichtige Nachrichten aus einem Chat in dem betreffenden Kanal anzupinnen, also für alle gut sichtbar zu fixieren.
Für eine bessere Usability wird Microsoft eine anpassbare Darstellung der Chat-Nachrichten anbieten. In der kompakten Ansicht werden die Nachrichten enger angezeigt, sodass 50 % mehr Nachrichten auf den Bildschirm passen. Die komfortable Ansicht ist die derzeitige Standardansicht. Damit kann jeder Nutzer selbst entscheiden, wie viele Chat-Nachrichten er auf einem Blick sehen möchte.
Februar 2022
Wer einmal Power Automate genutzt hat, wird es lieben. Im Februar kommen neue Aktionen speziell für Teams dazu. Darunter sind u. a. „Ein neues Team anlegen“, „Ein neues Team Meeting anlegen“, „Sende eine Nachricht an den Kanal“ und „Füge einen Nutzer zu einem Team hinzu“. Ein neuer Trigger „Nutzer hat das Team verlassen“ wird auch kommen.
Ebenfalls im Februar kommt dann endlich die bereits im Herbst 2021 angekündigte Fähigkeit, bei Umbenennung eines Kanals den passenden SharePoint-Ordner automatisch auch korrekt umzubenennen. Diese Funktion soll dann für alle Plattformen (Desktop, iOS, Web, Android) zur Verfügung stehen.
Drei kleinere, aber nützliche Funktionen sollen im Februar an den Start gehen: Die Walkie-Talkie-Funktion für Teams auf Smartphones befähigt Nutzer untereinander zu sprechen wie mit einem richtigen Walkie-Talkie (Drücken um zu sprechen, Loslassen um zu hören). Zudem soll es Nutzern dann möglich sein, sich selbst Chat-Nachrichten mit Notizen, Dateien, Bildern oder Videos zu senden. Diese können dann später in Teams weiter verarbeitet werden oder dienen nur als Erinnerung. Eine Funktion, die es z. B. bei Slack schon sehr lange gibt und die echt praktisch ist. Schließlich wird endlich die Live-Transkription in allen Teams-Sprachen zur Verfügung stehen – allerdings nur für die Teams Web-App.
März 2022
Der März steht ganz im Zeichen des Videos. Dann soll Microsoft Teams eigene Video-Filter für Team-Meetings erhalten, sodass jeder Nutzer selbst das Aussehen seines Videobildes im Meeting anpassen und optimieren kann. Wer Teams auf Android-Geräten nutzt, kann ab März via Teams auch an Video-Meeting teilnehmen, die bei den Drittanbietern Zoom und Webex stattfinden. Diese Drittanbieter-Meetings erscheinen dann im eigenen Teams-Kalender. Damit öffnet sich Teams endlich für andere Anbieter.
Wer Webinare mit Teams anbietet, wird sich ein wenig mehr freuen. Denn Einladungen zu Webinaren werden ab März automatisch in die Kalender der Teilnehmer eingetragen.
April 2022
Für April haben wir nur eine Neuerung aufgegriffen: Admins können dann das Aussehen des Warteraums z. B. mit einem Logo verschönen bzw. professionalisieren.
Juni 2022
Im Juni werden die Breakout-Rooms endlich auch für Android-Betriebssysteme eingeführt.
Juli 2022
Vor der Sommerpause wird es ab Juli die Möglichkeit geben, einem Teams-Meeting mit einem digitalen Code beizutreten. Das gibt es bei anderen Onlinemeeting-Lösungen wie Zoom schon lange.
Die Vorstellung der 80 neuen Funktionen, die bereits in der Einführung befinden, sparen wir uns an dieser Stelle.
Wenn Sie alle neuen Funktionen – nicht nur für Teams – durchforsten wollen, empfehle ich Ihnen die Seite der Microsoft 365 Roadmap.
Im September frohlockten wir bereits, dass Microsoft endlich das Problem mit der Umbenennung von Kanälen in Teams und SharePoint Online gelöst habe. Wer aber in den vergangenen Wochen dies ausprobiert hat, wird festgestellt haben, dass der Konzern noch nicht so weit ist. Es funktioniert nicht. Wird ein Kanal in Teams umbenannt, ändert sich der Name des zugehörigen Ordners in SharePoint Online nicht automatisch mit.
Jetzt kommt die offizielle Bestätigung: Die Änderung verzögert sich bis ins Frühjahr 2022.
„We apologize for not sending an earlier update regarding our delayed rollout. We delayed the feature release to ensure the best possible experience for our users, and it is now ready.
As previously mentioned (MC280294 – August), this new release will update the channel rename experience in Teams to simultaneously rename the corresponding folder in SharePoint sites whenever a channel in Teams is renamed.“
Wenn das Update dann mal da ist, gilt es auf Tenant-Ebene und für die Teams Desktop-App und Web-App, und zwar für alle Öffentlichen und Privaten Kanäle.
Für bestehende Kanäle, die nach der Änderung umbenannt werden, erhalten die Ordner in SharePoint Online auch diese Namensänderung.
Für bestehende Kanäle, die vor der Änderung bereits umbenannt wurden, ist diese einfache synchrone Namensänderung des Kanalnamens und des Ordners in SharePoint Online rückwirkend nicht möglich.
Sicherheit geht vor. Bei der Datenübertragung im Internet verhindert beispielsweise das Protokoll TLS (Transport Layer Security) den unbefugten Zugriff auf Informationen. Auch Dienste in Microsoft/Office 365 wie Exchange Online, Yammer und andere Dienste nutzen die TLS-Verschlüsselung. Aktuell ist TLS 1.2 der Standard, es gibt laut Microsoft aber immer noch viele Verbindungen, die mit TLS 1.0 oder TLS 1.1. aufgebaut werden. Dem wird Microsoft ein Ende setzen und schaltet ältere Verschlüsselungsprotokolle aus Sicherheitsgründen seit einiger Zeit ab. Die Umstellung von TLS 1.0 und 1.1 auf 1.2 ist für kommerzielle Kunden von Office 365 ist im Gange.
Jetzt rückt der Abschaltzeitpunkt von älteren Verfahren für einige weitere Dienste näher. Wie der Konzern jüngst bekannt gab, wird dies ab 3. Januar 2022 für das Direct Routing SIP Interface der Fall sein. Über Direct Routing können Teams Nutzer eine Verbindung mit lokalen SIP-Trunk-Anbietern herstellen, um von einem lokalen Session Border Controller und Microsoft Teams zu telefonieren.
Auch Drittanbieter-Lösungen, die den Exchange Online Dienst für den E-Mail-Verkehr nutzen, werden gezwungen sein, die sichere TLS 1.2 Verschlüsselung zu nutzen.
Es ist nicht ganz neu, aber die wenigsten Anwender haben bisher davon gehört. Dabei könnte diese Microsoft-Technologie eine Revolution beim Arbeiten mit Microsoft 365 einläuten. Die Rede ist vom Microsoft Fluid-Framework. Weil das Microsoft Fluid Framework mehr ist als irgendeine Technologie, die im Hintergrund von Microsoft 365 werkelt und dafür sorgt, dass die Arbeit im oder mit dem Office-Universum noch reibungsloser funktioniert, wollen wir die Technologie kurz vorstellen.
Microsoft Fluid Framework – was ist das?
Microsoft Fluid Framework ist eine neue Technologie für die reibungslose Zusammenarbeit über mehrere Apps (!). Zusammenarbeit über mehrere Apps – damit sind u. a. Microsoft Teams, OneNote, Office.com, Outlook und Whiteboard gemeint. Kern des Fluid Frameworks sind sogenannte Fluid-Komponenten und -Arbeitsbereiche, die man als Blöcke oder Module von Office-Inhalten verstehen kann.
Bislang sind beispielsweise Tabellen, Diagramme und Aufgabenlisten statisch an bestimmte Dokumente und Anwendungen gebunden. Werden sie beispielsweise per E-Mail geteilt, aktualisieren sie sich nicht automatisch, wenn das Dokument verändert wird. Einzige Ausnahme: Das gesamte Dokument wird per SharePoint Link geteilt.
Das wird mit Einführung des Fluid Frameworks anders. Fluid-Module werden in einer Anwendung von Office.com oder in Teams angelegt und verwaltet und erscheinen dann z. B. im Aktivitätsfeed, in der Liste empfohlener Dokumente und in @Erwähnungen. Sie können auch per Outlook(-Web) versendet oder in Meetings eingebettet werden. So können die Fluid-Komponenten zur selben Zeit App-übergreifend von verschiedenen Anwendern genutzt werden.
Derzeit ist das Fluid Framework noch in der finalen Entwicklungsphase, die ersten Komponenten sind aber sehr bald in Teams und den Webversionen von Outlook, Office.com sowie im neuen Whiteboard zu testen. Die Einführung in den Desktop-Versionen wird noch etwas auf sich warten.
Um die Funktionsweise zu verdeutlichen, haben wir im Folgenden ein (noch) fiktives Beispiel für Sie.
Stellen Sie sich vor, Sie erstellen in Teams eine Tabelle mit aktuellen Monatszahlen. Diese Funktion (die im Englischen als Live Components) wird demnächst als neues Element z. B. im Teams-Chatfenster zu sehen sein. Genauso könnte die Tabelle in einer Outlook E-Mail oder in einem anderen Office.com erstellt werden.
Live Components werden bald als neue Funktion in Teams & Co. zu nutzen sein
Wenn Sie die Tabelle nun mit anderen Kollegen teilen (via Chat oder E-Mail) sorgt das Fluid-Framework dafür, dass diese überall immer den aktuellen Stand zeigt. Das heißt, sobald jemand in seiner Anwendung eine Zeile ergänzt, eine Zahl ändern etc. werden die Informationen live in allen Kanälen aktualisiert. Das Gleiche gilt für Diagramme oder auch Aufgabenlisten.
Eine Tabelle in einem Chat-Fenster erstellen und teilen
Die Fluid-Komponente ist dabei ähnlich einem i-Frame in der Anwendung integriert. Sie wechseln also nicht mehr die Oberfläche oder die App, sondern sind in Echtzeit mit dem Inhalt des Chat-Gesprächs oder der E-Mail verbunden. Der Clou: Auch die Bearbeitung, z.B. Filtern oder Sortieren funktioniert aus Outlook oder Teams heraus.
Ein weiterer Anwendungsbereich ist eine neue Notizfunktion der Microsoft-Cloud OneDrive. Künftig soll in jedem Teams-Meeting automatisch diese Notizfunktion verfügbar sein. Jeder Teilnehmer kann dort Informationen rein schreiben – auch schon vor dem Meeting. Die Notizen sehen alle Teilnehmer dann nicht nur in Teams, sondern auch beim entsprechenden Termin im Outlook-Kalender. Die Notizen sind also nicht mehr fest an OneDrive gebunden, sondern über alle Office-Anwendungen hinweg verfügbar.
Notizen live in einem Teams Meeting abgeben
Laut Microsoft ermöglicht das Fluid Framework bald auch die Darstellung von Zeichnungen, Notizen oder auch die Live-Übersetzung von getippten Texten in die verschiedenen Sprachen der Teilnehmer.
Quelle: Microsoft
