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Effektives Arbeiten mit MS Teams, OneNote, Outlook und Co. – die 2. Auflage ist da!

Als Organisationsberater, Trainer und Coach beschäftige ich mich seit vielen Jahren intensiv mit der produktiven Nutzung von Microsoft 365. Und mein Wissen gebe ich gerne weiter. Die neusten Tipps und Tricks finden sich daher auch in der 2. Auflage meines Buches, die gerade erschienen ist. Leser erfahren in neun Kapiteln auf circa 400 Seiten, wie sie sich selbst besser organisieren und mit den richtigen Apps die Zusammenarbeit im Team optimieren können.

In meinem Buch lernen Leser zum Beispiel alles über:

  • Die passenden Apps für ihre individuellen Anforderungen
  • Optimierung von Selbstorganisation und Zeitmanagement
  • Outlook: Mails, Termine und Aufgaben effizient verwalten
  • OneNote: ihr digitales Notizbuch
  • Planner & To Do: Aufgaben und Projekte optimal managen
  • Lists: Informationen strukturiert verwalten
  • Teams: Die zentrale Plattform für Zusammenarbeit
  • OneDrive for Business & SharePoint: Gemeinsame Datenablage
Das erste Praxisbuch mit Loop!

Das erste Praxisbuch mit Loop!

Microsoft 365 als Werkzeug für einen strukturierten Arbeitsalltag

Jeder kennt das: E-Mails stapeln sich im Posteingang, Termine kollidieren, Aufgaben werden vergessen oder doppelt erledigt. Genau hier setzt Microsoft 365 an. Die zahlreichen Apps helfen, den Berufsalltag effizienter zu organisieren – egal ob allein oder im Team. In meinem Buch erkläre ich, welche Anwendungen sich besonders gut eignen und wie Sie sie optimal nutzen. Dabei gehe ich speziell auf MS Teams, Outlook, OneNote, Planner, To Do, Lists sowie OneDrive for Business, SharePoint und Loop ein. Zu letzterem ist mein Buch übrigens das erste seiner Art.

Viele wertvolle Praxistipps für den Arbeitsalltag

Praktische Schritt-für-Schritt-Anleitungen und wertvolle Tipps

Mir ist wichtig, dass Leser die Inhalte direkt in ihrem Arbeitsalltag umsetzen können. Deshalb erkläre ich alle Funktionen anhand von Screenshots Schritt für Schritt. Leser erfahren, wie sie typische Fehler vermeiden, ihren Workflow optimieren und die Apps effektiv einsetzen. Zudem erhalten sie wertvolle Tipps für die Nutzung der mobilen Varianten für Android und iOS.

Zeit sparen durch optimierte Workflows

Mein Ziel ist es, zu zeigen, wie User die verschiedenen Anwendungen so kombinieren, dass sie die Arbeitsabläufe erleichtern. Beispielsweise können E-Mails mit To Do in Aufgaben umgewandelt werden, Dateien mit OneDrive geteilt oder Loop-Komponenten in die Kommunikation integriert werden. Durch die gezielte Nutzung der Microsoft-365-Tools wird die Zusammenarbeit effizienter. Das Ergebnis: man gewinnt wertvolle Zeit für die eigentlichen Aufgaben. Die Aufgabe meines Buches ist es also, den Lesern das Wissen und die Werkzeuge mitzugeben, um Microsoft 365 nicht nur zu nutzen, sondern wirklich produktiv einzusetzen.

 

Ich wünsche viel Spaß beim Lesen und viel Erfolg beim Ausprobieren und Optimieren!

Ihr Helmut Gräfen

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Eine etwas andere Weihnachtsgeschichte: Wie ein Microsoft365-Experte Weihnachten rettet

Es war einmal in einer Zeit, in der Weihnachten einen futuristischen Touch bekommen hatte. Die Welt war vernetzter denn je und selbst der Weihnachtsmann hatte seine Methoden modernisiert.

In der Zentrale des Weihnachtsmanns, einem hochmodernen Hauptquartier, das in den Wolken über dem Nordpol schwebte, liefen alle Vorbereitungen für das bevorstehende Fest auf Hochtouren. Die Elfen waren eifrig dabei, Geschenke zu verpacken und die Rentiere wurden auf ihre Flüge vorbereitet.

Doch dieses Jahr gab es eine kleine Panne: Die Liste mit den Geschenkideen für die Kinder auf der ganzen Welt war plötzlich verschwunden! Der Weihnachtsmann rieb sich ratlos den weißen Bart. „Das ist ein Fall für unsere Helfer im technischen Support!“, rief er aus.

Schnell wurde Microsoft Office 365 und besonders Teams aktiviert. Die Elfen hatten sich bereits auf die Arbeit mit den modernen Tools eingestellt. Sie starteten eine Videokonferenz, um das Problem zu lösen. In kürzester Zeit waren sie alle über Teams miteinander verbunden: die Elfen aus der Spielzeugfabrik, die Rentierpfleger aus dem Stall und sogar der Weihnachtsmann selbst.

„Guten Abend, meine kleinen Helfer! Wir haben ein kleines Problem mit unserer Liste. Sie ist plötzlich unauffindbar“, verkündete der Weihnachtsmann über das virtuelle Meeting. Doch die Elfen waren alle ratlos. Und als sie alle ganz traurig und verzweifelt dreinschauten, fiel ihnen plötzlich Helmut Gräfens Name ein. Helmut war bekannt für sein tiefes Verständnis von Office365 und hatte schon oft bei kniffligen Problemen geholfen.

Eilig schickten sie eine Nachricht über Teams an Helmut Gräfen und baten um seine Hilfe. Innerhalb weniger Minuten erhielten sie eine Antwort. „Keine Sorge, ich bin auf dem Weg!“, lautete Helmut Gräfens Nachricht. Wenig später erschien Helmut in einem glänzenden virtuellen Avatar auf dem Bildschirm der Elfen. „Hallo zusammen! Ich habe gehört, dass ihr ein kleines Problem mit eurer Liste habt. Lasst mich mal reinschauen“, sagte er mit einem breiten Lächeln.

Mit seiner Expertise in Office365 und seiner Fähigkeit, selbst die verwinkelsten Datenpfade zu verstehen, durchforstete Helmut die Cloud. „Ah, hier haben wir es!“, rief er triumphierend aus. Tatsächlich hatte die Liste sich in einem unerwarteten Bereich versteckt, den niemand bemerkt hatte.

Die Elfen jubelten vor Freude über Helmut Gräfens Hilfe. „Danke, dass du so schnell gekommen bist und uns gerettet hast!“, riefen sie im Chor.

Der Weihnachtsmann lachte erleichtert. „Ihr alle seid meine wahren Helden! Danke, dass ihr an Helmut gedacht habt, der so geschickt mit diesen Tools umgehen kann.“
Helmut lächelte bescheiden. „Das ist Teil meines Jobs, den Weihnachtszauber aufrechtzuerhalten!“ Mit einem letzten Klick präsentierte er die wiederhergestellte Liste auf dem Bildschirm. „Alles ist wieder in Ordnung, ihr könnt weitermachen.“

Mit der Liste wieder sicher in der Hand konnte die Produktion der Geschenke fortgesetzt werden. Dank Outlook wurden die Lieferzeiten koordiniert und die Flugrouten der Rentiere perfekt geplant.
Und so kam es, dass an Heiligabend alle Kinder auf der Welt ihre Geschenke erhielten, dank der modernen Technologie, die den Weihnachtszauber aufrechterhielt. Es war ein Weihnachtsfest voller Wärme und Magie, in dem Microsoft Office 365 und Teams eine entscheidende Rolle spielten, um sicherzustellen, dass die Freude des Festes alle erreichte.

Wir wünschen allen Kunden, Geschäftspartnern, Freunden und Bekannten winterweiße, fröhlich-friedliche, herrlich-himmlische und erstaunlich erholsame Weihnachtstage. 🎄 🎅

 

Sie haben auch ein akutes Problem mit Office365/Microsoft365?

Ich helfe Ihnen gerne weiter. Senden Sie mir einfach eine E-Mail an helmut.graefen@team-babel.de oder rufen Sie mich an unter 02407-90 89 90-14.

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Newsletter mit SharePoint versenden – Microsoft präsentiert die neuen SharePoint-News-Vorlagen für E-Mail

Microsoft Outlook kann ja sehr viel. Aber eines ist bisher nur schwierig umzusetzen: Einen Newsletter versenden. Insbesondere eine grafisch etwas ansprechende Gestaltung ist in dem Tool eine echte Herausforderung, weil man keinen echten WYSWIG-Editor zur Verfügung hat.

Insgesamt ist Microsoft in Sachen Newsletter-Gestaltung bisher schlecht aufgestellt. Das hat der Konzern jetzt geändert.

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Praxistipp: E-Mails in Teams weiterleiten

Sicher wissen Sie, dass jeder Kanal in Teams eine eigene, spezifische E-Mail-Adresse hat, an die Sie E-Mail aus Outlook oder einem anderen Programm weiterleiten können. Nicht? Dann zeige ich es Ihnen gern.

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Praxistipp: Kanalnamen durch Emojis strukturieren

Wussten Sie eigentlich, dass Sie die Kanalnamen in Teams und die dazugehörigen Ordnernamen in SharePoint Online/OneDrive und im Datei-Explorer mit einem kleinen Bildchen 😊 verzieren können. Was sich auf den ersten Blick wie eine Spielerei anhört, hat einen ernsten Hintergrund. Durch sogenannte Emojis – es gibt viel mehr davon als nur ein paar Smileys – können Sie das Thema eines Kanals durch ein Bild unterstützen. Ein Beispiel: Ein Kanal heißt IT-Administration. Dann könnten Sie hinter dem Namen das Emoji eines 💻 ergänzen. Ein Kanal zum Thema E-Commerce bekommt das Emoji 🛒. Ich denke, Sie wissen, was ich meine.

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Microsoft überarbeitet den Überprüfungsmodus für OneDrive und SharePoint Online

Wenn Sie eine Word-Datei über OneDrive oder SharePoint Online mit anderen Personen teilen, können Sie die Freigabe auch im sogenannten Überprüfungsmodus erteilen. Der Überprüfungsmodus schränkt die Empfänger darauf ein, im Dokument nur Kommentare zu ergänzen, oder im Nachverfolgungsmodus Anpassungen am Dokument vorzunehmen. Solche Anpassungen muss der Autor genehmigen. Versehentliche oder direkte Änderungen am Text sind für den Empfänger mit dem Modus nicht möglich.

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Praxistipp: Dateimanagement mit SharePoint und OneDrive

Praxistipp: Dateimanagement mit SharePoint und OneDrive

Im geschäftlichen Microsoft Office Universum (Office365 /Microsoft 365) gibt es zwei Speicherorte in der Cloud: SharePoint Online für alle Daten, die aus Teams kommen und OneDrive for Business für Ihre persönlichen Daten, d. h. die Dateien, die Sie nicht mit anderen Personen im Unternehmen teilen wollen.

Wir haben dies genauer im Artikel „Einführung in SharePoint Online“ erklärt.

Je nachdem, auf welche Daten Sie zugreifen wollen, müssen Sie Ihre SharePoint Online Websites besuchen oder eben Ihr OneDrive for Business. Der Wechsel ist natürlich lästig.

Mit einem Trick können Sie beiden zusammenlegen, indem Sie Ihre SharePoint Online Dokument mit OneDrive verknüpfen.

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SharePoint-Seiten erhalten einen Editor mit Rechtschreib- und Grammatikprüfung

Wer viel mit SharePoint-Seiten arbeitet und dort Beiträge und Nachrichten veröffentlicht, wird festgestellt haben, dass der Editor jetzt eine Rechtschreib- und Grammatikprüfung bereitstellt. Auf diese Weise kann das Korrekturlesen in SharePoint durchgeführt werden, ohne sich auf die Editor-Browsererweiterung verlassen zu müssen. Diese Funktion ändert die Farben des Vorschlags in Monochrom, wenn sie auf einem thematischen Hintergrund angezeigt werden, um die Sichtbarkeit zu erhöhen.

Auch wenn diese Neuerung bis Ende April abgeschlossen sein sollte, haben immer noch nicht alle Nutzer die Rechtschreib- und Grammatikprüfung.

Grammatikprüfung im Editor. Quelle: Microsoft

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Das hat Microsoft 2022 mit Teams vor

Microsoft Teams ist eine derjenigen Softwarelösungen, die in den vergangenen 24 Monaten enorm gewachsen ist. Man kann sagen, dass Teams jetzt erwachsen wird, nicht zuletzt durch den enormen Zuwachs an Nutzern weltweit, die wiederum viele neue Funktionen in die Wunschliste eingetragen haben. Zudem schläft die Konkurrenz nicht und auch der Konzern Microsoft muss ständig am Ball bleiben, damit Teams weiterhin eine der beliebtesten Kollaborationslösungen weltweit bleibt.

Wenn Sie sich die veröffentlichte Roadmap anschauen, so sehen Sie insgesamt 135 Funktionen in Planung und 97, die sich derzeit im Rollout befinden. Das sind natürlich viel zu viele, um sie hier vorzustellen. Wir haben uns einige Highlight aus der Liste rausgepickt, die in den kommenden Monaten freigeschaltet werden.

Januar 2022

Seit Dezember arbeitet Microsoft offenbar daran, dem Whiteboard sog. Attribution zu schenken. Auf Deutsch könnte man dies als „Zuteilung“ bezeichnen. Damit sehen Teilnehmer, die gemeinsam in einem Team an einem Whiteboard arbeiten, wer welche Änderungen gemacht oder Inhalte eingefügt hat.

Derzeit wird eine ganz praktische Funktion eingeführt, mit der Teilnehmer sehen können, in welcher Zeitzone andere Teilnehmer sich gerade befinden. Das ist bei internationalen Teams sehr nützlich.

Ebenfalls noch diesen Monat soll das sog. „Teams Casting“ starten. Damit können Nutzer von einem Mobilgerät spontan in einen Teams Room unter Windows eintreten und sogar Inhalte vom Gerät präsentieren, die lokal gespeichert oder via Office365 abrufbar sind.

Endlich soll es auch die Möglichkeit geben, wichtige Nachrichten aus einem Chat in dem betreffenden Kanal anzupinnen, also für alle gut sichtbar zu fixieren.

Für eine bessere Usability wird Microsoft eine anpassbare Darstellung der Chat-Nachrichten anbieten. In der kompakten Ansicht werden die Nachrichten enger angezeigt, sodass 50 % mehr Nachrichten auf den Bildschirm passen. Die komfortable Ansicht ist die derzeitige Standardansicht. Damit kann jeder Nutzer selbst entscheiden, wie viele Chat-Nachrichten er auf einem Blick sehen möchte.

Februar 2022

Wer einmal Power Automate genutzt hat, wird es lieben. Im Februar kommen neue Aktionen speziell für Teams dazu. Darunter sind u. a. „Ein neues Team anlegen“, „Ein neues Team Meeting anlegen“, „Sende eine Nachricht an den Kanal“ und „Füge einen Nutzer zu einem Team hinzu“. Ein neuer Trigger „Nutzer hat das Team verlassen“ wird auch kommen.

Ebenfalls im Februar kommt dann endlich die bereits im Herbst 2021 angekündigte Fähigkeit, bei Umbenennung eines Kanals den passenden SharePoint-Ordner automatisch auch korrekt umzubenennen. Diese Funktion soll dann für alle Plattformen (Desktop, iOS, Web, Android) zur Verfügung stehen.

Drei kleinere, aber nützliche Funktionen sollen im Februar an den Start gehen: Die Walkie-Talkie-Funktion für Teams auf Smartphones befähigt Nutzer untereinander zu sprechen wie mit einem richtigen Walkie-Talkie (Drücken um zu sprechen, Loslassen um zu hören). Zudem soll es Nutzern dann möglich sein, sich selbst Chat-Nachrichten mit Notizen, Dateien, Bildern oder Videos zu senden. Diese können dann später in Teams weiter verarbeitet werden oder dienen nur als Erinnerung. Eine Funktion, die es z. B. bei Slack schon sehr lange gibt und die echt praktisch ist. Schließlich wird endlich die Live-Transkription in allen Teams-Sprachen zur Verfügung stehen – allerdings nur für die Teams Web-App.

März 2022

Der März steht ganz im Zeichen des Videos. Dann soll Microsoft Teams eigene Video-Filter für Team-Meetings erhalten, sodass jeder Nutzer selbst das Aussehen seines Videobildes im Meeting anpassen und optimieren kann. Wer Teams auf Android-Geräten nutzt, kann ab März via Teams auch an Video-Meeting teilnehmen, die bei den Drittanbietern Zoom und Webex stattfinden. Diese Drittanbieter-Meetings erscheinen dann im eigenen Teams-Kalender. Damit öffnet sich Teams endlich für andere Anbieter.

Wer Webinare mit Teams anbietet, wird sich ein wenig mehr freuen. Denn Einladungen zu Webinaren werden ab März automatisch in die Kalender der Teilnehmer eingetragen.

April 2022

Für April haben wir nur eine Neuerung aufgegriffen: Admins können dann das Aussehen des Warteraums z. B. mit einem Logo verschönen bzw. professionalisieren.

Juni 2022

Im Juni werden die Breakout-Rooms endlich auch für Android-Betriebssysteme eingeführt.

Juli 2022

Vor der Sommerpause wird es ab Juli die Möglichkeit geben, einem Teams-Meeting mit einem digitalen Code beizutreten. Das gibt es bei anderen Onlinemeeting-Lösungen wie Zoom schon lange.

Die Vorstellung der 80 neuen Funktionen, die bereits in der Einführung befinden, sparen wir uns an dieser Stelle.

Wenn Sie alle neuen Funktionen – nicht nur für Teams – durchforsten wollen, empfehle ich Ihnen die Seite der Microsoft 365 Roadmap.

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Einfaches Umbenennen von Teams Kanälen verzögert sich

Im September frohlockten wir bereits, dass Microsoft endlich das Problem mit der Umbenennung von Kanälen in Teams und SharePoint Online gelöst habe. Wer aber in den vergangenen Wochen dies ausprobiert hat, wird festgestellt haben, dass der Konzern noch nicht so weit ist. Es funktioniert nicht. Wird ein Kanal in Teams umbenannt, ändert sich der Name des zugehörigen Ordners in SharePoint Online nicht automatisch mit.

Jetzt kommt die offizielle Bestätigung: Die Änderung verzögert sich bis ins Frühjahr 2022.

„We apologize for not sending an earlier update regarding our delayed rollout. We delayed the feature release to ensure the best possible experience for our users, and it is now ready.

As previously mentioned (MC280294 – August), this new release will update the channel rename experience in Teams to simultaneously rename the corresponding folder in SharePoint sites whenever a channel in Teams is renamed.“

Wenn das Update dann mal da ist, gilt es auf Tenant-Ebene und für die Teams Desktop-App und Web-App, und zwar für alle Öffentlichen und Privaten Kanäle.

Für bestehende Kanäle, die nach der Änderung umbenannt werden, erhalten die Ordner in SharePoint Online auch diese Namensänderung.

Für bestehende Kanäle, die vor der Änderung bereits umbenannt wurden, ist diese einfache synchrone Namensänderung des Kanalnamens und des Ordners in SharePoint Online rückwirkend nicht möglich.

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