Wer viel mit SharePoint-Seiten arbeitet und dort Beiträge und Nachrichten veröffentlicht, wird festgestellt haben, dass der Editor jetzt eine Rechtschreib- und Grammatikprüfung bereitstellt. Auf diese Weise kann das Korrekturlesen in SharePoint durchgeführt werden, ohne sich auf die Editor-Browsererweiterung verlassen zu müssen. Diese Funktion ändert die Farben des Vorschlags in Monochrom, wenn sie auf einem thematischen Hintergrund angezeigt werden, um die Sichtbarkeit zu erhöhen.

Auch wenn diese Neuerung bis Ende April abgeschlossen sein sollte, haben immer noch nicht alle Nutzer die Rechtschreib- und Grammatikprüfung.

Grammatikprüfung im Editor. Quelle: Microsoft

Microsoft Teams ist eine derjenigen Softwarelösungen, die in den vergangenen 24 Monaten enorm gewachsen ist. Man kann sagen, dass Teams jetzt erwachsen wird, nicht zuletzt durch den enormen Zuwachs an Nutzern weltweit, die wiederum viele neue Funktionen in die Wunschliste eingetragen haben. Zudem schläft die Konkurrenz nicht und auch der Konzern Microsoft muss ständig am Ball bleiben, damit Teams weiterhin eine der beliebtesten Kollaborationslösungen weltweit bleibt.

Wenn Sie sich die veröffentlichte Roadmap anschauen, so sehen Sie insgesamt 135 Funktionen in Planung und 97, die sich derzeit im Rollout befinden. Das sind natürlich viel zu viele, um sie hier vorzustellen. Wir haben uns einige Highlight aus der Liste rausgepickt, die in den kommenden Monaten freigeschaltet werden.

Januar 2022

Seit Dezember arbeitet Microsoft offenbar daran, dem Whiteboard sog. Attribution zu schenken. Auf Deutsch könnte man dies als „Zuteilung“ bezeichnen. Damit sehen Teilnehmer, die gemeinsam in einem Team an einem Whiteboard arbeiten, wer welche Änderungen gemacht oder Inhalte eingefügt hat.

Derzeit wird eine ganz praktische Funktion eingeführt, mit der Teilnehmer sehen können, in welcher Zeitzone andere Teilnehmer sich gerade befinden. Das ist bei internationalen Teams sehr nützlich.

Ebenfalls noch diesen Monat soll das sog. „Teams Casting“ starten. Damit können Nutzer von einem Mobilgerät spontan in einen Teams Room unter Windows eintreten und sogar Inhalte vom Gerät präsentieren, die lokal gespeichert oder via Office365 abrufbar sind.

Endlich soll es auch die Möglichkeit geben, wichtige Nachrichten aus einem Chat in dem betreffenden Kanal anzupinnen, also für alle gut sichtbar zu fixieren.

Für eine bessere Usability wird Microsoft eine anpassbare Darstellung der Chat-Nachrichten anbieten. In der kompakten Ansicht werden die Nachrichten enger angezeigt, sodass 50 % mehr Nachrichten auf den Bildschirm passen. Die komfortable Ansicht ist die derzeitige Standardansicht. Damit kann jeder Nutzer selbst entscheiden, wie viele Chat-Nachrichten er auf einem Blick sehen möchte.

Februar 2022

Wer einmal Power Automate genutzt hat, wird es lieben. Im Februar kommen neue Aktionen speziell für Teams dazu. Darunter sind u. a. „Ein neues Team anlegen“, „Ein neues Team Meeting anlegen“, „Sende eine Nachricht an den Kanal“ und „Füge einen Nutzer zu einem Team hinzu“. Ein neuer Trigger „Nutzer hat das Team verlassen“ wird auch kommen.

Ebenfalls im Februar kommt dann endlich die bereits im Herbst 2021 angekündigte Fähigkeit, bei Umbenennung eines Kanals den passenden SharePoint-Ordner automatisch auch korrekt umzubenennen. Diese Funktion soll dann für alle Plattformen (Desktop, iOS, Web, Android) zur Verfügung stehen.

Drei kleinere, aber nützliche Funktionen sollen im Februar an den Start gehen: Die Walkie-Talkie-Funktion für Teams auf Smartphones befähigt Nutzer untereinander zu sprechen wie mit einem richtigen Walkie-Talkie (Drücken um zu sprechen, Loslassen um zu hören). Zudem soll es Nutzern dann möglich sein, sich selbst Chat-Nachrichten mit Notizen, Dateien, Bildern oder Videos zu senden. Diese können dann später in Teams weiter verarbeitet werden oder dienen nur als Erinnerung. Eine Funktion, die es z. B. bei Slack schon sehr lange gibt und die echt praktisch ist. Schließlich wird endlich die Live-Transkription in allen Teams-Sprachen zur Verfügung stehen – allerdings nur für die Teams Web-App.

März 2022

Der März steht ganz im Zeichen des Videos. Dann soll Microsoft Teams eigene Video-Filter für Team-Meetings erhalten, sodass jeder Nutzer selbst das Aussehen seines Videobildes im Meeting anpassen und optimieren kann. Wer Teams auf Android-Geräten nutzt, kann ab März via Teams auch an Video-Meeting teilnehmen, die bei den Drittanbietern Zoom und Webex stattfinden. Diese Drittanbieter-Meetings erscheinen dann im eigenen Teams-Kalender. Damit öffnet sich Teams endlich für andere Anbieter.

Wer Webinare mit Teams anbietet, wird sich ein wenig mehr freuen. Denn Einladungen zu Webinaren werden ab März automatisch in die Kalender der Teilnehmer eingetragen.

April 2022

Für April haben wir nur eine Neuerung aufgegriffen: Admins können dann das Aussehen des Warteraums z. B. mit einem Logo verschönen bzw. professionalisieren.

Juni 2022

Im Juni werden die Breakout-Rooms endlich auch für Android-Betriebssysteme eingeführt.

Juli 2022

Vor der Sommerpause wird es ab Juli die Möglichkeit geben, einem Teams-Meeting mit einem digitalen Code beizutreten. Das gibt es bei anderen Onlinemeeting-Lösungen wie Zoom schon lange.

Die Vorstellung der 80 neuen Funktionen, die bereits in der Einführung befinden, sparen wir uns an dieser Stelle.

Wenn Sie alle neuen Funktionen – nicht nur für Teams – durchforsten wollen, empfehle ich Ihnen die Seite der Microsoft 365 Roadmap.

Im September frohlockten wir bereits, dass Microsoft endlich das Problem mit der Umbenennung von Kanälen in Teams und SharePoint Online gelöst habe. Wer aber in den vergangenen Wochen dies ausprobiert hat, wird festgestellt haben, dass der Konzern noch nicht so weit ist. Es funktioniert nicht. Wird ein Kanal in Teams umbenannt, ändert sich der Name des zugehörigen Ordners in SharePoint Online nicht automatisch mit.

Jetzt kommt die offizielle Bestätigung: Die Änderung verzögert sich bis ins Frühjahr 2022.

„We apologize for not sending an earlier update regarding our delayed rollout. We delayed the feature release to ensure the best possible experience for our users, and it is now ready.

As previously mentioned (MC280294 – August), this new release will update the channel rename experience in Teams to simultaneously rename the corresponding folder in SharePoint sites whenever a channel in Teams is renamed.“

Wenn das Update dann mal da ist, gilt es auf Tenant-Ebene und für die Teams Desktop-App und Web-App, und zwar für alle Öffentlichen und Privaten Kanäle.

Für bestehende Kanäle, die nach der Änderung umbenannt werden, erhalten die Ordner in SharePoint Online auch diese Namensänderung.

Für bestehende Kanäle, die vor der Änderung bereits umbenannt wurden, ist diese einfache synchrone Namensänderung des Kanalnamens und des Ordners in SharePoint Online rückwirkend nicht möglich.

Sicherheit geht vor. Bei der Datenübertragung im Internet verhindert beispielsweise das Protokoll TLS (Transport Layer Security) den unbefugten Zugriff auf Informationen. Auch Dienste in Microsoft/Office 365 wie Exchange Online, Yammer und andere Dienste nutzen die TLS-Verschlüsselung. Aktuell ist TLS 1.2 der Standard, es gibt laut Microsoft aber immer noch viele Verbindungen, die mit TLS 1.0 oder TLS 1.1. aufgebaut werden. Dem wird Microsoft ein Ende setzen und schaltet ältere Verschlüsselungsprotokolle aus Sicherheitsgründen seit einiger Zeit ab. Die Umstellung von TLS 1.0 und 1.1 auf 1.2 ist für kommerzielle Kunden von Office 365 ist im Gange.

Jetzt rückt der Abschaltzeitpunkt von älteren Verfahren für einige weitere Dienste näher. Wie der Konzern jüngst bekannt gab, wird dies ab 3. Januar 2022 für das Direct Routing SIP Interface der Fall sein. Über Direct Routing können Teams Nutzer eine Verbindung mit lokalen SIP-Trunk-Anbietern herstellen, um von einem lokalen Session Border Controller und Microsoft Teams zu telefonieren.

Auch Drittanbieter-Lösungen, die den Exchange Online Dienst für den E-Mail-Verkehr nutzen, werden gezwungen sein, die sichere TLS 1.2 Verschlüsselung zu nutzen.

Es ist nicht ganz neu, aber die wenigsten Anwender haben bisher davon gehört. Dabei könnte diese Microsoft-Technologie eine Revolution beim Arbeiten mit Microsoft 365 einläuten. Die Rede ist vom Microsoft Fluid-Framework. Weil das Microsoft Fluid Framework mehr ist als irgendeine Technologie, die im Hintergrund von Microsoft 365 werkelt und dafür sorgt, dass die Arbeit im oder mit dem Office-Universum noch reibungsloser funktioniert, wollen wir die Technologie kurz vorstellen.

Microsoft Fluid Framework – was ist das?

Microsoft Fluid Framework ist eine neue Technologie für die reibungslose Zusammenarbeit über mehrere Apps (!). Zusammenarbeit über mehrere Apps – damit sind u. a. Microsoft Teams, OneNote, Office.com, Outlook und Whiteboard gemeint. Kern des Fluid Frameworks sind sogenannte Fluid-Komponenten und -Arbeitsbereiche, die man als Blöcke oder Module von Office-Inhalten verstehen kann.

Bislang sind beispielsweise Tabellen, Diagramme und Aufgabenlisten statisch an bestimmte Dokumente und Anwendungen gebunden. Werden sie beispielsweise per E-Mail geteilt, aktualisieren sie sich nicht automatisch, wenn das Dokument verändert wird. Einzige Ausnahme: Das gesamte Dokument wird per SharePoint Link geteilt.

Das wird mit Einführung des Fluid Frameworks anders. Fluid-Module werden in einer Anwendung von Office.com oder in Teams angelegt und verwaltet und erscheinen dann z. B. im Aktivitätsfeed, in der Liste empfohlener Dokumente und in @Erwähnungen. Sie können auch per Outlook(-Web) versendet oder in Meetings eingebettet werden. So können die Fluid-Komponenten zur selben Zeit App-übergreifend von verschiedenen Anwendern genutzt werden.

Derzeit ist das Fluid Framework noch in der finalen Entwicklungsphase, die ersten Komponenten sind aber sehr bald in Teams und den Webversionen von Outlook, Office.com sowie im neuen Whiteboard zu testen. Die Einführung in den Desktop-Versionen wird noch etwas auf sich warten.

Um die Funktionsweise zu verdeutlichen, haben wir im Folgenden ein (noch) fiktives Beispiel für Sie.

Stellen Sie sich vor, Sie erstellen in Teams eine Tabelle mit aktuellen Monatszahlen. Diese Funktion (die im Englischen als Live Components) wird demnächst als neues Element z. B. im Teams-Chatfenster zu sehen sein. Genauso könnte die Tabelle in einer Outlook E-Mail oder in einem anderen Office.com erstellt werden.

Live Components werden bald als neue Funktion in Teams & Co. zu nutzen sein

Wenn Sie die Tabelle nun mit anderen Kollegen teilen (via Chat oder E-Mail) sorgt das Fluid-Framework dafür, dass diese überall immer den aktuellen Stand zeigt. Das heißt, sobald jemand in seiner Anwendung eine Zeile ergänzt, eine Zahl ändern etc. werden die Informationen live in allen Kanälen aktualisiert. Das Gleiche gilt für Diagramme oder auch Aufgabenlisten.

Eine Tabelle in einem Chat-Fenster erstellen und teilen

Die Fluid-Komponente ist dabei ähnlich einem i-Frame in der Anwendung integriert. Sie wechseln also nicht mehr die Oberfläche oder die App, sondern sind in Echtzeit mit dem Inhalt des Chat-Gesprächs oder der E-Mail verbunden. Der Clou: Auch die Bearbeitung, z.B. Filtern oder Sortieren funktioniert aus Outlook oder Teams heraus.

Ein weiterer Anwendungsbereich ist eine neue Notizfunktion der Microsoft-Cloud OneDrive. Künftig soll in jedem Teams-Meeting automatisch diese Notizfunktion verfügbar sein. Jeder Teilnehmer kann dort Informationen rein schreiben – auch schon vor dem Meeting. Die Notizen sehen alle Teilnehmer dann nicht nur in Teams, sondern auch beim entsprechenden Termin im Outlook-Kalender. Die Notizen sind also nicht mehr fest an OneDrive gebunden, sondern über alle Office-Anwendungen hinweg verfügbar.

Notizen live in einem Teams Meeting abgeben

Laut Microsoft ermöglicht das Fluid Framework bald auch die Darstellung von Zeichnungen, Notizen oder auch die Live-Übersetzung von getippten Texten in die verschiedenen Sprachen der Teilnehmer.

Quelle: Microsoft

Microsoft hat für Herbst 2021 ein von Grund auf erneuertes Whiteboard angekündigt. Die Neuerungen konzentrieren sich auf fünf Schlüsselbereiche:

  • neue Benutzeroberfläche,
  • erweiterte Microsoft 365-Integration,
  • geführte Zusammenarbeit,
  • neue Inhaltstypen,
  • einfacheres, effizienteres Arbeiten.

Neue, einheitliche und geräteübergreifende Benutzeroberfläche

Wichtigste Neuerung ist die Vereinheitlichung der neuen Benutzeroberfläche auf allen Geräten und Plattformen (Windows, Mac, iOS, Android). Damit ist es in Zukunft völlig egal, ob Sie mit der Windows 10 App, der Web-App, in Teams, auf einem Surface Hub oder auf einem Smartphone oder Tablet mit dem Whiteboard arbeiten. Die tiefe Integration in Microsoft 365 sorgt für eine Synchronisation Ihrer Arbeiten über alle Geräte und Plattformen. Beginnen Sie auf dem Tablet und setzen Sie Ihre Arbeit am PC oder am Surface Hub fort. Jede Ihrer Änderung sind sofort für alle anderen Personen in Ihrem Team sichtbar.

Hilfreich ist auch, dass das Whiteboard innerhalb von Teams nun nicht mehr nur in Besprechungen, sondern auch in Chats und Kanälen verwendet werden kann.

Neue Funktionen (Auswahl)

Collaboration Cursor

Microsoft bringt mit dem neuen Whiteboard eine Reihe neuer Funktionen an den Start, die die Zusammenarbeit im Team verbessern. Hier ist z. B. der „Collaboration Cursor“ zu nennen. Dieser zeigt an, was und wo andere Mitarbeiter auf dem Whiteboard gerade arbeiten.

Laserpointer

Wer die Aufmerksamkeit seiner Kollegen auf einen bestimmten Inhalt lenken möchte, kann dafür einen neuen virtuellen Laserpointer verwenden.

Neue Vorlagenbibliothek

Ein neues Whiteboard in der App ist immer leer. Elemente müssen von Hand in teilweise mühsamer Kleinarbeit angelegt werden. Microsoft bietet nun eine Reihe von fertigen Vorlagen für die gängigsten Business-Szenarien wie Brainstorming, Problemlösung, Projektplanung mit Kanban, SWOT-Analysen und effiziente Workshops an, um den Einstieg so einfach wie möglich zu machen. Im Endausbau sollen es 30 Vorlagen sein.

Wer nicht gleich eine ganze Vorlage nutzen möchte, kann bereits fertige Listen z. B. für die Aufgabenverteilung im Team nutzen. Microsoft nennt diese Elemente „Fluid Components“.

Integration von Dateien

Demnächst können auch andere Dateien z. B. aus Powerpoint, Word oder PDF-Dateien in ein Whiteboard integriert werden.

Volle Stiftunterstützung

Microsoft Teams bietet im Zusammenspiel mit dem neuen Whiteboard nun volle Stiftunterstützung. Damit lässt sich auf dem Whiteboard per Eingabestift zeichnen. Mittels der Formerkennung werden schnell gezeichnete Formen automatisch gerade gezogen. Auch handschriftliche Notizen werden erkannt, allerdings ist diese Funktion noch ausbaufähig.

Wer keinen Stift zur Hand hat, für den wird Microsoft das Skizzieren per Maus oder Trackpad vereinfachen, indem beispielsweise Formen besser erkannt und auch hier kleine Ausrutscher automatisch korrigiert werden.

Notizen-Raster

Wer bereits mit dem Whiteboard arbeitet, kennt das lästige Problem. Die Sticky Notes (Notizen) wollen einfach nicht eine optisch ansprechende Reihe und Spalte rutschen. Hierfür bietet Microsoft jetzt die Funktion der Auto-Layout-Raster mit Notizen-Raster an.

Start des Fluid Frameworks

Ein weiterer neuer Inhaltstyp sind Komponenten aus dem Fluid Framework. Das neue Fluid-Framework ermöglicht die Zusammenarbeit an dynamischen Inhalten und verbundenen Komponenten, die zur selben Zeit App-übergreifend genutzt werden können. Tabellen, Diagramme und Aufgabenlisten gelangen so auf kürzestem Weg in die Outlook-Webversion, in OneNote Notizbücher oder eben demnächst in ein Whiteboard.

Export-Funktionen

Ein fertiges Whiteboard kann abschließend als einfaches Bild (.png) oder als Bild in hoher Qualität (.svg) exportiert werden. Zudem lassen sich die Inhalte samt Bild in einer E-Mail-Zusammenfassung versenden oder in einem Team veröffentlichen.

Read-Only Modus für Schul-Konten

Lehrer und Trainer können festlegen, dass Schüler und Studenten nur lesend auf ein Whiteboard zugreifen können. Das kann bei bestimmten Unterrichtsformen Sinn machen.

Rollout

Aktuell werden die Web-App und die Applikation in Teams mit neuen Funktionen versorgt. Diese sollen bis Ende September für alle Nutzern automatisch verfügbar sein. Die nativen Apps für Windows 10, Surface Hub, Android und iOS sollen dann im Oktober aktualisiert werden. Einige Funktionen sind als „Vorschau“ bereits jetzt nutzbar.

 

 

 

Auf diese Nachricht haben viele gewartet. Denn wer irgendwann mal versucht hat, einen Kanal in Teams umzubenennen, hat bemerkt, dass der dazu gehörige Ordner in SharePoint Online nicht (korrekt) umbenannt wurde. Das war und ist ein echtes Ärgernis. Microsoft hat die Bitten und Wünsche der vielen frustrierten Nutzer erhört und sorgt in den nächsten vier bis sechs Wochen dafür, dass sich bei Änderung eines Kanalnamens auch automatisch der Name des Ordners in SharePoint Online korrekt ändert.

Diese gravierende Verbesserung wird laut Microsoft zwischen Mitte September und Mitte Oktober auf Tenant-Ebene und für die Teams Desktop-App und Web-App erfolgen. Sie gilt für alle Öffentlichen und Privaten Kanäle, die NACH dem Update umbenannt werden.

Wichtige Hinweise

Für bestehende Kanäle, die vor der Änderung bereits umbenannt wurden, ist diese einfache synchrone Namensänderung des Kanalnamens und des Ordners in SharePoint Online rückwirkend nicht möglich. Werden bestehende Kanäle nach der Änderung umbenannt, erhalten die Ordner in SharePoint Online auch diese Namensänderung.

Der neue Name des Ordners erscheint im OneDrive Sync Client nur dann, wenn die gesamte Dokumentenbibliothek des Teams synchronisiert wird. Wenn nur der bisherige Ordner synchronisiert wird, ändert sich der Ordnername im OneDrive Sync Client nicht.

 

Microsoft werkelt kräftig an neuen Funktionen für Online-Meetings / Online-Besprechungen in Teams. Im ersten Schritt kam die große Umstellung der Speicherorte von Aufnahmen der Besprechungen. Früher wurden diese in Microsoft Stream gespeichert, seit Januar 2021 werden die Aufnahmen standardmäßig entweder in OneDrive oder SharePoint (ODSP) gespeichert. Der Ort hängt davon ab, ob es sich um Besprechungen handelt, die aus einem Kanal gestartet wurden oder nicht. Bei ersterem werden die Aufnahmen in einem Ordner „Aufnahmen“ in SharePoint gespeichert. Bei letzterem werden die Aufnahmen hingegen im OneDrive derjenigen Person gespeichert, die den Aufnahme-Button geklickt hat, dort ebenfalls in einem Ordner „Aufnahmen“. Der alte Speicherort konnte bisher nur durch eine Einstellung des Admins überschrieben werden. Seit August ist auch diese Option nicht mehr verfügbar. Alle Aufnahmen werden nun in ODSP gespeichert.

Damit werden auch einige neue Funktionen im Zusammenhang mit den Aufnahmen von Teams-Besprechungen freigeschaltet. So können die Aufnahmen allen Gästen und externen Teilnehmern der Besprechung zur Verfügung gestellt werden.

Dabei bekommen alle Besprechungsteilnehmer außerhalb eines Kanals automatisch einen Link zur Aufnahme – ausgenommen sind nur die externen Teilnehmer. Diese müssen explizit vom Organisator der Besprechung oder vom Initiator der Aufnahme zur Verteilerliste hinzugefügt werden.

Bei Besprechungen innerhalb eines Kanals wird der Zugriff über die Mitgliederliste des Kanals gesteuert. Ganz frisch ist die Funktion, den Download einer Aufnahme zu blockieren. Wenn der Download der Aufnahme gesperrt wurde, haben nur die Besitzer eines Kanals volle Zugriffsrechte auf die Aufnahmen, alle Mitglieder besitzen nur Leserechte.

Neu ist auch die Funktion der Live-Transkription von Besprechungen in Echtzeit via künstliche Intelligenz. Die Dateien können dann ebenfalls später runtergeladen werden – entsprechende Einstellungen der Teams-Admins vorausgesetzt.

Damit die Aufnahmen nicht ewig in OneDrive oder SharePoint verweilen, führt Microsoft für Aufzeichnungen und Live-Transkriptionen ein Ablaufdatum zum automatischen Löschen einführen. Dabei werden die Besprechungsaufzeichnungen auf Wunsch direkt ab Werk mit einem Ablaufdatum versehen, dessen Frist standardmäßig bei 60 Tagen liegt. Laut aktuellen FAQ-Dokumenten ist es Microsofts Hauptintention, den Speicherplatz in der Cloud (z.B. OneDrive) zu bereinigen. Etwa 400 MB pro Stunde werden von einer solchen Aufzeichnung in Anspruch genommen.

Administratoren und mit entsprechenden Rechten ausgestattete Nutzer können das Ablaufdatum von Meeting-Aufzeichnungen vorab und nachträglich verändern, gelöschte Sitzungen aus dem Papierkorb wiederherstellen oder auch das Ablaufdatum entfernen. Die Einführung dieses neuen Features wird im Laufe des Septembers erwartet.

Ende Juni ist mein neues Buch „Effektives Arbeiten mit MS Teams, OneNote, Outlook & Co.“ erschienen. Nach dem Erstlingswerk über Microsoft Teams widme ich mich nun dem gesamten Microsoft 365/Office 365-Universum. In dem neuen Buch erfahren Sie alles Wichtige für eine effiziente Zusammenarbeit und Selbstorganisation mit MS Teams, Outlook, OneNote, OneDrive & Co.

Meiner Erfahrung nach ist Office 365 bzw. Microsoft 365 zwar in vielen Unternehmen Standard, doch häufig wird längst nicht das Potenzial aller Programme voll ausgeschöpft. Das Cloud-Paket bietet insbesondere für die effektive Zusammenarbeit sowie für die Selbstorganisation und das Zeitmanagement enorm viel Unterstützung. In meinem Buch zeige ich Ihnen, welche Programme und Funktionen dafür besonders geeignet sind. Dabei konzentriere ich mich auf den Einsatz von Teams, Outlook, OneNote, Planner, To-do und Lists sowie OneDrive und SharePoint.

Sie erfahren, wie Sie die Programme optimal in Ihren Arbeitsalltag integrieren und bestmöglich miteinander kombinieren. So erhalten Sie effektive Arbeitserleichterungen wie z. B. das Umwandeln von E-Mails in Aufgaben mit To-do, das Teilen von Dateien im Team mit OneDrive oder die Integration von OneNote-Notizbüchern, OneDrive-Dateien und mehr in Teams.

Alle Funktionen werden anhand von Screenshots Schritt für Schritt erklärt. Zahlreiche Tipps für den praktischen Einsatz helfen dabei, typische Fehler zu vermeiden und Microsoft/Office 365 optimal im Berufsalltag einzusetzen.

Zu jedem Programm finden Sie darüber hinaus einen Überblick über die Funktionen der mobilen Variante für Android und iOS. So können Sie auch unterwegs an Ihre gewohnte Arbeitsstruktur anknüpfen und effektiv arbeiten.

Ihr Helmut Gräfen

 

Gewinnspiel

Wir verlosen fünf, von mir signierte Exemplare des neuen Buches unter allen, die uns in einem Kommentar schreiben, welches Tool aus dem Microsoft 365-Werkzeugkasten wir demnächst näher vorstellen sollen. Alternativ: Welches konkrete Problem Sie im Zusammenhang mit Microsoft 365 plagt.
Wichtig: Bitte hinterlassen Sie Ihre E-Mail-Adresse im Kommentar, damit wir Sie im Fall des Gewinns benachrichtigen können.

Das Gewinnspiel läuft bis 31.7.2021. Danach werden unter allen Kommentaren fünf Exemplare des Buches verlost. Bei mehr als fünf Kommentaren entscheidet das Los. Die Zustellung erfolgt auf dem Postweg, nachdem die Gewinner uns Ihre Postadresse mitgeteilt haben.

Microsoft macht einen weiteren großen Schritt, SharePoint Online stärker in Teams zu integrieren.

Bis jetzt konnten Admins, Teambesitzer, Teammitglieder und Teamgäste zwar moderne SharePoint-Seiten in die Teams-App integrieren, die Bearbeitung der Seiten funktionierte aber nur online. Das wird sich jetzt ändern. Dann müssen Admins nicht mehr zu SharePoint Online wechseln, um eine solche Seite zu bearbeiten, sondern können dies in Teams tun. Das macht die Bearbeitung deutlich effizienter.

Für diejenigen, die das Hinzufügen von SharePoint-Seiten in Teams noch nie gemacht haben, folgt hier eine kleine Anleitung.

Hinzufügen von SharePoint-Seiten in Teams

Um eine vorhandene SharePoint-Seite von Ihrer Teamwebsite in Teams zu integrieren, befolgen Sie folgende Schritte:

  1. Wählen Sie den Teams-Kanal aus, in den Sie die vorhandene SharePoint-Seite von integrieren möchten.
  2. Wählen Sie rechts neben dem Kanalnamen das Pluszeichen (+)auf der Registerkartenleiste und dann die Registerkarte SharePoint-Seiten

  1. Wählen Sie aus der Liste der vorhandenen SharePoint-Seiten und Newsbeiträge auf Ihrer Teamwebsite die SharePoint-Seite aus, die Sie als Registerkarte im Kanal sehen und bearbeiten möchten.

Alternativ können Sie eine SharePoint-Seite direkt über eine URL einfügen. Wählen Sie dazu im Fenster die Option „Seite von einer SharePoint-Site hinzufügen“ aus und geben Sie die URL (Webadresse) der betreffenden Seite ein. Die Adresse finden Sie, wenn Sie die entsprechende SharePoint-Seite im Browser über SharePoint-Online aufrufen.

  1. Aktivieren Sie unbedingt das Kontrollkästchen „Über diese Registerkarte im Kanal posten“, um automatisch eine Ankündigung im Teams-Kanal zu generieren und zu veröffentlichen, damit Ihre Kollegen wissen, dass Sie diese Registerkarte hinzugefügt haben.
  2. Wählen Sie Speichern Die SharePoint-Seite wird nun Ihrem Teams hinzugefügt und erscheint als eigene Registrierkarte.

Bitte beachten Sie

  • Jede Seite, Liste oder Dokumentbibliothek muss jeweils als eigene Registerkarte hinzugefügt werden. Wiederholen Sie diesen Vorgang, um weitere Registerkarten zu Ihrem Teams hinzuzufügen.
  • Sie müssen der Websitebesitzer der Website SharePoint, um Websiteinhalte als Registerkarte in der Website Teams.

Jetzt neu: Bearbeiten einer SharePoint oder eines Newsbeitrags in Microsoft Teams

Wenn Sie in einem Microsoft Teams-Kanal eine vorhandene moderne SharePoint-Seite oder einen Newsbeitrag hinzugefügt haben, können Sie die Seite dort bearbeiten, ohne dass Sie Teams verlassen müssen.

Als Seitenautor können Sie:

  • Hinzufügen oder Bearbeiten von Inhalten, Bildern und anderen Webparts
  • Aktualisieren von Webpart-Einstellungen im Eigenschaftenbereich des Web-Abschnitts
  • Speichern und Veröffentlichen einer aktualisierten Seite
  • Bewerben Ihrer Nachrichtenartikel in E-Mails und Yammer

Zeitplan

Die Funktion ist teilweise schon in Teams verfügbar und wird bis Ende Juni komplett ausgerollt sein.