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Effektives Arbeiten mit MS Teams, OneNote, Outlook und Co. – die 2. Auflage ist da!

Als Organisationsberater, Trainer und Coach beschäftige ich mich seit vielen Jahren intensiv mit der produktiven Nutzung von Microsoft 365. Und mein Wissen gebe ich gerne weiter. Die neusten Tipps und Tricks finden sich daher auch in der 2. Auflage meines Buches, die gerade erschienen ist. Leser erfahren in neun Kapiteln auf circa 400 Seiten, wie sie sich selbst besser organisieren und mit den richtigen Apps die Zusammenarbeit im Team optimieren können.

In meinem Buch lernen Leser zum Beispiel alles über:

  • Die passenden Apps für ihre individuellen Anforderungen
  • Optimierung von Selbstorganisation und Zeitmanagement
  • Outlook: Mails, Termine und Aufgaben effizient verwalten
  • OneNote: ihr digitales Notizbuch
  • Planner & To Do: Aufgaben und Projekte optimal managen
  • Lists: Informationen strukturiert verwalten
  • Teams: Die zentrale Plattform für Zusammenarbeit
  • OneDrive for Business & SharePoint: Gemeinsame Datenablage
Das erste Praxisbuch mit Loop!

Das erste Praxisbuch mit Loop!

Microsoft 365 als Werkzeug für einen strukturierten Arbeitsalltag

Jeder kennt das: E-Mails stapeln sich im Posteingang, Termine kollidieren, Aufgaben werden vergessen oder doppelt erledigt. Genau hier setzt Microsoft 365 an. Die zahlreichen Apps helfen, den Berufsalltag effizienter zu organisieren – egal ob allein oder im Team. In meinem Buch erkläre ich, welche Anwendungen sich besonders gut eignen und wie Sie sie optimal nutzen. Dabei gehe ich speziell auf MS Teams, Outlook, OneNote, Planner, To Do, Lists sowie OneDrive for Business, SharePoint und Loop ein. Zu letzterem ist mein Buch übrigens das erste seiner Art.

Viele wertvolle Praxistipps für den Arbeitsalltag

Praktische Schritt-für-Schritt-Anleitungen und wertvolle Tipps

Mir ist wichtig, dass Leser die Inhalte direkt in ihrem Arbeitsalltag umsetzen können. Deshalb erkläre ich alle Funktionen anhand von Screenshots Schritt für Schritt. Leser erfahren, wie sie typische Fehler vermeiden, ihren Workflow optimieren und die Apps effektiv einsetzen. Zudem erhalten sie wertvolle Tipps für die Nutzung der mobilen Varianten für Android und iOS.

Zeit sparen durch optimierte Workflows

Mein Ziel ist es, zu zeigen, wie User die verschiedenen Anwendungen so kombinieren, dass sie die Arbeitsabläufe erleichtern. Beispielsweise können E-Mails mit To Do in Aufgaben umgewandelt werden, Dateien mit OneDrive geteilt oder Loop-Komponenten in die Kommunikation integriert werden. Durch die gezielte Nutzung der Microsoft-365-Tools wird die Zusammenarbeit effizienter. Das Ergebnis: man gewinnt wertvolle Zeit für die eigentlichen Aufgaben. Die Aufgabe meines Buches ist es also, den Lesern das Wissen und die Werkzeuge mitzugeben, um Microsoft 365 nicht nur zu nutzen, sondern wirklich produktiv einzusetzen.

 

Ich wünsche viel Spaß beim Lesen und viel Erfolg beim Ausprobieren und Optimieren!

Ihr Helmut Gräfen

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Neue Teams-Funktion: KI-gestützte Übersetzungen in Besprechungen

Copilot Interpreter Agent

Es erinnert uns ein bisschen an den Universal-Übersetzer des Raumschiffs Enterprise: Microsoft bietet uns dank des KI-Fortschritts bald eine integrierte Dolmetscherfunktion namens „Copilot Interpreter Agent“ in Teams an, die nun nicht nur räumliche, sondern auch sprachliche Barrieren mühelos überwinden soll.

Die innovative KI-gestützte Dolmetscherfunktion soll es Meeting-Teilnehmern ermöglichen, in ihrer bevorzugten Sprache zu sprechen und zuzuhören. Das Ergebnis wird eine neue Dimension der globalen Zusammenarbeit sein, in der Sprachbarrieren keine Rolle mehr spielen. In einer Vorschauversion mit zunächst neun Sprachen kommt die Funktion bereits in der ersten Jahreshälfte 2025 auf den Markt. Langfristig plant Microsoft die Unterstützung von bis zu 31 Sprachen. Um teilnehmen zu können, benötigt man eine Copilot-Lizenz.

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Bauen Sie sich in Teams Ihre eigene Chat- und Kanalstruktur

Microsoft Teams war lange Zeit unflexibel, was die Struktur der Chat- und Kanalliste angeht. Die Chats werden alle untereinander aufgelistet. Dabei ist es egal, ob es sich um interne Chats, Chats mit Gästen oder Chats im Rahmen von Teams-Besprechungen handelt. Man verliert sehr schnell den Überblick. Das gleiche gilt für die Kanäle. Hier gruppiert Teams zumindest die verschiedenen Teams untereinander. Lediglich mit der „Favoriten“-Funktion kann man sich als Nutzer wichtige Kanäle ganz oben „anheften“. Die Übersichtlichkeit wird dann perfektioniert durch die neue kombinierte Darstellung von Chats und Kanälen. Hier werden alle Elemente in einer Menüleiste gepackt.

Microsoft hat jetzt auf die Wünsche der Anwender gehört und eine neue Option zur individuellen Strukturierung von Chats und Kanälen eingeführt.

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Neuigkeiten rund um Teams – Teil 5

Es ist wieder soweit. In den vergangenen Wochen habe ich einige neue, teilweise sehr nützliche Funktionen bzw. Ankündigungen für neue Funktionen bei Teams gesammelt. Diese möchte ich Ihnen heute vorstellen. Weiterlesen

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Webseiten wieder als Teams-Registerkarte einbinden – Ein Workaround

Wie Sie sicher alle wissen, hat Microsoft mit Einführung von Teams 2.0 aus Sicherheitsgründen das Einbinden von externen Websites als Teams-Registerkarte in Teams-Kanälen und Chats abgeschafft. Diese Funktion war sehr hilfreich, weil man bestimmte Inhalte einer Webseite im direkten Zugriff innerhalb des Kanals hatte.

So einfach war es einmal, eine Webseite in einen Kanal als Registerkarte einzubinden.

Microsoft bietet derzeit nur die unglückliche Lösung an, externe Webseiten, die über die Registerkarte „Website“ eingebunden wurden bzw. werden, über einen externen Browser-Tab zu öffnen. Dieser Weg ist aber umständlich und gar nicht komfortabel, oder?

Seit Teams 2.0 erscheint diese Meldung.

Ich habe aber einen Workaround für Sie, mit dessen Hilfe Sie wieder eine Webseite in Ihren Kanal einbinden können. Diese Behelfslösung nutzt den Umweg über SharePoint-Nachrichtenlinks. Wie das funktioniert, erkläre ich Ihnen kurz.

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Neuigkeiten rund um Teams – Teil 4

Während Microsoft in diesem Jahr kräftig am neuen Outlook schraubt, fallen die Neuerungen und Änderungen in Teams eher klein aus. Dennoch gibt es immer wieder neue Funktionen, die es wert sind, vorgestellt zu werden. Hier sind einige davon.

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Der „New Planner“ – Geniestreich mit Geschmäckle

Er ist monatelang in allen Kommunikationskanälen angekündigt worden als die ultimative Lösung für die Aufgabenverwaltung und das professionelle Projektmanagement in Unternehmen: Der neue Planner (New Planner). Er soll Microsofts Funktionen in den Bereichen Aufgabenmanagement, kollaboratives Arbeitsmanagement und unternehmensweites Projektmanagement in einer einzigen Lösung bündeln, angereichert mit der Microsoft KI Copilot.

Dafür wurden in den vergangenen Monaten die frühere Tasks by Planner- und To Do-App in Microsoft Teams in Planner und Microsoft Project für das Web in Planner Premium umbenannt. Viele Nutzer freuten sich bereits, dass neben den klassischen Planner-Funktionen bald auch Elemente für das Projektmanagement, wie man sie aus Microsoft Project kennt, in den Planner Einzug halten. Tun sie auch, aber leider nicht kostenlos. Mehr dazu später.

Seit April 2024 ist der „New Planner“ nun in den meisten Kundenumgebungen verfügbar. Derzeit nur in Microsoft Teams, bald auch als eigene Planner App. Microsoft hat darin die Funktionen seiner Kollaborationstools To Do, Planner und Project for the web kombiniert.

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Als wäre man live dabei: So nutzen Sie die Content-Kamera in Microsoft Teams

Seit ein paar Jahren laufen Besprechungen meist nicht mehr im Konferenzraum der Firma ab, sondern in virtuellen Räumen. Trotz aller Komfortfunktionen und Erfahrung mit Online-Meetings greifen wir aber manchmal dennoch auf das gute alte Whiteboard zurück. Oder treffen uns hybrid – einige sind physisch im Konferenzraum anwesend, andere werden über Teams remote zugeschaltet. Hier sind die Online-Teilnehmer des Meetings oft ganz klar im Nachteil, denn sie sitzen eben nicht vor dem Whiteboard oder können mal kurz einen Blick auf die Dokumente des Chefs werfen. Mit der Content-Kamera in Microsoft Teams ist das aber ab sofort kein Problem mehr. In diesem Blogbeitrag zeigen wir, wie Sie die Content-Kamera optimal nutzen und Whiteboards sowie Dokumente in Besprechungen freigeben können.

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Neuigkeiten rund um Teams – Teil 3

Teams ist im Microsoft-Universum wohl die Software mit den meisten Veränderungen, Ergänzungen, Updates. Kein Wunder, es dürfte mit 320 Millionen Teams-Nutzern immer noch der Platzhirsch im Bereich der Collaboration-Lösungen weltweit sein.  Zum einen will Microsoft sicher diesen Platz verteidigen, zum anderen steht der endgültige Wechsel aller Nutzer auf das neue Teams 2.0 Ende März kurz bevor.

Seit unserem letzten Update Mitte Januar hat sich wieder einiges geändert. Einiges davon sind nur Kleinigkeiten, aber mit großer Wirkung. Die für mich wichtigsten Änderungen habe ich nachfolgend zusammengefasst.

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Neuigkeiten rund um Teams – Teil 2

Ende März 2024 will Microsoft zwangsweise alle alten Teams-Desktop-Clients auf das neue Teams 2.0 umstellen. Laut einer Mitteilung im Microsoft 365 Admincenter haben bislang 90 Millionen Nutzer den neuen Teams-Client ausgewählt. Im Oktober 2023 hatte Microsoft eine Zahl von 320 Millionen Teams-Nutzern genannt, was darauf hindeutet, dass weniger als ein Drittel der Nutzer bislang auf die neue Version umgestiegen sind. Diese Quote ist nicht gut und könnte dazu führen, dass die Frist verlängert wird.

Wie auch immer, das neue Teams 2.0 wird bald auf Ihren Rechnern zum Einsatz kommen.

Ich beobachte die Entwicklung des neuen Desktop-Clients sehr genau und möchte Ihnen regelmäßig Updates über Veränderungen geben. Das gehören sowohl neue Funktionen als auch weggefallene Funktionen.

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