Es war einmal in einer Zeit, in der Weihnachten einen futuristischen Touch bekommen hatte. Die Welt war vernetzter denn je und selbst der Weihnachtsmann hatte seine Methoden modernisiert.

In der Zentrale des Weihnachtsmanns, einem hochmodernen Hauptquartier, das in den Wolken über dem Nordpol schwebte, liefen alle Vorbereitungen für das bevorstehende Fest auf Hochtouren. Die Elfen waren eifrig dabei, Geschenke zu verpacken und die Rentiere wurden auf ihre Flüge vorbereitet.

Doch dieses Jahr gab es eine kleine Panne: Die Liste mit den Geschenkideen für die Kinder auf der ganzen Welt war plötzlich verschwunden! Der Weihnachtsmann rieb sich ratlos den weißen Bart. “Das ist ein Fall für unsere Helfer im technischen Support!”, rief er aus.

Schnell wurde Microsoft Office 365 und besonders Teams aktiviert. Die Elfen hatten sich bereits auf die Arbeit mit den modernen Tools eingestellt. Sie starteten eine Videokonferenz, um das Problem zu lösen. In kürzester Zeit waren sie alle über Teams miteinander verbunden: die Elfen aus der Spielzeugfabrik, die Rentierpfleger aus dem Stall und sogar der Weihnachtsmann selbst.

“Guten Abend, meine kleinen Helfer! Wir haben ein kleines Problem mit unserer Liste. Sie ist plötzlich unauffindbar”, verkündete der Weihnachtsmann über das virtuelle Meeting. Doch die Elfen waren alle ratlos. Und als sie alle ganz traurig und verzweifelt dreinschauten, fiel ihnen plötzlich Helmut Gräfens Name ein. Helmut war bekannt für sein tiefes Verständnis von Office365 und hatte schon oft bei kniffligen Problemen geholfen.

Eilig schickten sie eine Nachricht über Teams an Helmut Gräfen und baten um seine Hilfe. Innerhalb weniger Minuten erhielten sie eine Antwort. “Keine Sorge, ich bin auf dem Weg!”, lautete Helmut Gräfens Nachricht. Wenig später erschien Helmut in einem glänzenden virtuellen Avatar auf dem Bildschirm der Elfen. “Hallo zusammen! Ich habe gehört, dass ihr ein kleines Problem mit eurer Liste habt. Lasst mich mal reinschauen”, sagte er mit einem breiten Lächeln.

Mit seiner Expertise in Office365 und seiner Fähigkeit, selbst die verwinkelsten Datenpfade zu verstehen, durchforstete Helmut die Cloud. “Ah, hier haben wir es!”, rief er triumphierend aus. Tatsächlich hatte die Liste sich in einem unerwarteten Bereich versteckt, den niemand bemerkt hatte.

Die Elfen jubelten vor Freude über Helmut Gräfens Hilfe. “Danke, dass du so schnell gekommen bist und uns gerettet hast!”, riefen sie im Chor.

Der Weihnachtsmann lachte erleichtert. “Ihr alle seid meine wahren Helden! Danke, dass ihr an Helmut gedacht habt, der so geschickt mit diesen Tools umgehen kann.”
Helmut lächelte bescheiden. “Das ist Teil meines Jobs, den Weihnachtszauber aufrechtzuerhalten!” Mit einem letzten Klick präsentierte er die wiederhergestellte Liste auf dem Bildschirm. “Alles ist wieder in Ordnung, ihr könnt weitermachen.”

Mit der Liste wieder sicher in der Hand konnte die Produktion der Geschenke fortgesetzt werden. Dank Outlook wurden die Lieferzeiten koordiniert und die Flugrouten der Rentiere perfekt geplant.
Und so kam es, dass an Heiligabend alle Kinder auf der Welt ihre Geschenke erhielten, dank der modernen Technologie, die den Weihnachtszauber aufrechterhielt. Es war ein Weihnachtsfest voller Wärme und Magie, in dem Microsoft Office 365 und Teams eine entscheidende Rolle spielten, um sicherzustellen, dass die Freude des Festes alle erreichte.

Wir wünschen allen Kunden, Geschäftspartnern, Freunden und Bekannten winterweiße, fröhlich-friedliche, herrlich-himmlische und erstaunlich erholsame Weihnachtstage. 🎄 🎅

 

Sie haben auch ein akutes Problem mit Office365/Microsoft365?

Ich helfe Ihnen gerne weiter. Senden Sie mir einfach eine E-Mail an helmut.graefen@team-babel.de oder rufen Sie mich an unter 02407-90 89 90-14.

Wie alle Collaboration-Plattformen hat auch Microsoft Teams eine Chat-Funktion. Darüber können Sie mit anderen Teams-Mitgliedern einzeln oder in Gruppen-Chats kommunizieren. Über sogenannte Kurzbefehle (Shortcuts) können Sie aber auch System-Funktionen aufrufen. Teilweise sind dies auch automatisierte Prozesse, die Sie normalerweise in mehreren Schritten erledigen müssen. Hierzu zählt z. B. die Änderung Ihres Status in Teams. Zusätzlich zu den Shortcuts bietet Teams Ihnen auch viele Tastenkombinationen, mit denen Sie ähnliche Ergebnisse erzielen. Ich erkläre Ihnen heute, wie Sie die Kurzbefehle finden und welche es gibt. Auf einige dieser Kurzbefehle gehe ich dann genauer ein.

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Microsoft hat sich mit Teams einst zur Aufgabe gemacht, die (Zusammen-)Arbeit von Menschen zu vereinfachen. Das Tool ist in den vergangenen Jahren immer mächtiger und umfangreicher geworden. Umfangreiche Schnittstellen zu Drittanbieter-Plattformen und Werkzeugen machen Teams heute zur Schaltzentrale der täglichen Arbeit.

Was viele aber nicht wissen: Teams bietet die Möglichkeit, viele Apps in die Bereichsnavigation an der linken Fensterseite anzuheften, um sie für den Direktzugriff verfügbar zu machen.

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Eine der größten Ankündigungen, die Microsoft in diesem Jahr für Microsoft Teams gemacht hat, ist das kommende Microsoft Teams Connect, auch bekannt als Shared Channels.

Shared Channels (gemeinsame Kanäle) ist ein neuer Kanaltyp innerhalb von Teams, der zusätzlich zu den vorhandenen Standardkanälen und privaten Kanälen innerhalb eines Teams angeboten wird.

Quelle: Microsoft

Damit wird es Nutzern möglich, mit Personen innerhalb und außerhalb der eigenen Organisation in einem gemeinsamen Kanal zu arbeiten. Das Besondere daran: Externe Benutzer sehen diesen Kanal in ihrem eigenen Home-Tenant, sie müssen nicht mehr den Tenant wechseln oder mit einem Gastkonto hinzugefügt werden.

Mit dieser Funktion, die die Zusammenarbeit über Tenants hinaus stark vereinfacht, folgt Microsoft einem vielfachen Wunsch vieler Teams-Nutzer.

Shared Channels revolutionieren die Zusammenarbeit in Microsoft Teams

Welche Auswirkungen diese Neuerung hat, zeigt dieses Praxisbeispiel.

Sie wollen mit Kunden, Partner oder anderen Personen in einem Kanal zusammenarbeiten. Bisher ist für dieses Szenario die Eröffnung eines eigenen Teams notwendig, in das die externen Teilnehmer anderer Organisationen eingeladen werden müssen. Dieser Schritt ist notwendig, weil bisher alle Teilnehmer eines Teams allen Kanälen in diesem Team beitreten und die Dokumente und Apps sehen und nutzen können. Das ist nicht für alle Anforderungen gewünscht. Die externen Personen müssen zur Nutzung des neuen Teams zudem immer vom eigenen Home-Tenant zum neuen Team einer anderen Organisation wechseln.

Mit den neuen Shared Channels von Microsoft Teams Connect wird das einfacher. Diese Kanäle verhalten sich im Grunde wie ein privater Kanal in einem Team. Man kann nur durch Einladung beitreten. Wie bei einem privaten Kanal wird jeder freigegebene Kanal durch eine dedizierte SharePoint-Teamwebsite abgebildet. Sie können Einzelpersonen oder ganze Teams zu einem freigegebenen Kanal einladen. Diese können entweder von Ihrer Organisation oder von einer externen Azure AD-Organisation stammen. Diese Art der Zusammenarbeit in freigegebenen Kanälen basiert auf Azure AD B2B Direct Connect, einer neuen Möglichkeit der Zusammenarbeit mit anderen Azure AD-Organisationen. Mit B2B Direct Connect müssen Sie den externen Benutzer nicht als Gast in Ihrer Organisation hinzufügen.

Quelle: Microsoft

Nach dem Hinzufügen zu einem freigegebenen Kanal können externe Benutzer direkt von ihrem Teams-Konto aus auf den Kanal zugreifen, ohne die Organisation wechseln zu müssen.  Die neuen freigegebenen / gemeinsamen Kanäle werden in allen Tenants durch eine Art Kettensymbol gekennzeichnet.

Quelle: Microsoft

Die neuen gemeinsamen Kanäle unterstützen sowohl Meetings, Registerkarten und Konnektoren sowie Libary Sync mit OneDrive.

Die Unterstützung für Bots, Nachrichtenerweiterungen und Drittanbieter-Apps-Unterstützung ist in Arbeit.

Wichtig zu wissen:

Wie bei privaten Kanälen können auch Shared Channels nicht aus „normalen“ offenen Kanälen umgewandelt werden.

Wurde ein Team vom Administrator für Dritte komplett gesperrt, können natürlich auch keine externen Benutzer in einen gemeinsamen Kanal eingeladen werden.

Freigegebene Kanäle werden derzeit im Rahmen des öffentlichen Vorschauprogramms von Teams eingeführt. Teambesitzer, die im öffentlichen Vorschauprogramm von Teams registriert sind, sehen beim Erstellen eines Kanals freigegebene Kanäle als zusätzlichen Kanaltyp. Laut der Roadmap von Microsoft ist der Roll-out für März 2022 vorgesehen:

Fazit

Mit Microsoft Teams Connect bzw. den Shared Channels läutet Microsoft endlich eine neue Ära der Zusammenarbeit in Teams ein. Mit dem neuen Kanal-Typ wird es einfacher werden, mit internen und externen Benutzern in einem Kanal innerhalb des eigenen Tenants zusammenzuarbeiten.

Weitere Informationen zu freigegebenen Kanälen finden Sie unter Nahtlose externe Zusammenarbeit mit freigegebenen Teams Connect-Kanälen

Wer kennt die Situation nicht: Sie haben Teams geöffnet, befinden sich in einer Video-Konferenz und der Rechner macht schlapp. Das Bild friert ein oder wird pixelig. Der Computer arbeitet auf Hochtouren und wird ziemlich heiß. Das liegt daran, dass Microsoft Teams wohl zu den ressourcenaufwendigeren Apps auf dem Computer zählt – vor allem bei Video-Meetings.

Weil die Performance-Problematik einer der größten Kritikpunkte an Microsoft Teams war, hat sich der Konzern vor einigen Monaten auf den Weg gemacht, seine beliebte Kollaboration-Software ressourcenschonender und energieeffizienter zu machen.

Mit dem im Februar eingeführten Leistungsupdate von Teams soll die App nun wesentlich weniger Ressourcen benötigen. Das wiederum resultiert in einem geringeren Energieverbrauch, einer leichteren CPU-Last und mehr Vorteilen. Insgesamt gibt Microsoft eine Reduzierung des Energiebedarfs um satte 52 Prozent an.

Laut Microsoft hat man dieses Thema sehr ernst und sich viel Zeit genommen. Man habe versucht, jeden kleinen verwendeten Prozess und jede einzelne Komponente der Software gezielt zu optimieren. Der Fokus lag dabei auf den Video-Aufnahme- und Rendering-Komponenten.

Uns würde interessieren, ob Sie bereits die höhere Effizienz und den geringen Energiehunger von Teams spüren.

Durch die Erfahrungen während der Pandemie haben sich in der Büroarbeit zwei Dinge herauskristallisiert: Remotearbeit im Homeoffice funktioniert, aber vielen Beschäftigten fehlt der persönliche Kontakt zu ihren Kollegen und Kolleginnen. Tools für Online-Meetings sind ein wichtiges Element für den Austausch, allerdings sind viele der Teilnehmer nur als statisches Bild oder Kreis mit Initialen repräsentiert.

Microsoft hat auf der Ignite 2021 eine Lösung für diese Herausforderung vorgestellt, die als Preview in der ersten Jahreshälfte 2022 verfügbar wird: Mesh for Teams integriert die Mixed-Reality-Funktionen von Microsoft Mesh mit den Produktivitäts-Tools von Microsoft Teams. So ermöglicht Mesh for Teams es Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen an verschiedenen Standorten gemeinsam an holografischen Erlebnissen, zum Beispiel an virtuellen Meetings und Chats teilzunehmen, an Dokumenten oder Projekten zu arbeiten.

Persönlichere Zusammenarbeit über verschiedene Geräte hinweg

Mit „holografischen Erlebnisse“ sind Avatare gemeint, die sich Meeting-Teilnehmer selbst erstellen und die dann ihre „virtuellen Stellvertreter“ in Meetings sind. Für das volle virtuelle Erlebnis sind allerdings Mixed-Reality-Headsets wie Microsoft HoloLens 2 oder andere VR-Headsets notwendig.

Bei der Einführung wird Mesh für Teams einige vorgefertigte virtuelle Räume, sogenannte Metaverses, bieten. Später sollen Unternehmen diese Räume auch selbst gestalten können.

Die Teilnehmer eines virtuellen Meetings betreten dann mit ihren Avataren diese Räume, um sich mit anderen zu Nutzern zu treffen und gemeinsam an Projekten zu arbeiten. Diese neue virtuelle Realität vermittelt dann das Gefühl, körperlich an einem Online-Meeting teilzunehmen.

Nutzer, die kein solches Gerät besitzen, können selbstverständlich auch an solchen virtuellen Meetings teilnehmen. Sie sehen die Avatare in einem Teams-Meeting klassisch in den Fenstern der Kachelansicht und können ebenfalls mit ihnen interagieren. Damit lässt sich Mesh for Teams auch mit Smartphones und Laptops nutzen.

Microsoft schreibt in seiner Ankündigung, dass die Avatare künftig sogar eine eigene Mimik und auch Kopfbewegungen bekommen werden. Das geschieht mit Hilfe von künstlicher Intelligenz und verbesserter Sensortechnik.

Später sollen Unternehmen diese Räume auch selbst gestalten können. Für die Avatare sieht man zum Start nur Grund-Funktionen vor, die die Präsenz erhöhen sollen. “Zu Beginn werden wir akustische Signale verwenden, sodass Ihr Gesicht animiert wird, wenn Sie sprechen. Mesh for Teams wird Online- und hybride Meetings persönlicher, unterhaltsamer und produktiver machen.

Noch in der ersten Jahreshälfte 2022 werde man Mesh in Teams integrieren, versprach Microsoft.

Mehr Infos sowie eindrucksvolle Bilder und Videos finden Sie unter https://www.microsoft.com/en-us/mesh

Fragen und Antworten zu Mesh für Teams finden Sie auch hier https://news.microsoft.com/de-de/microsoft-erklaert-was-ist-microsoft-mesh

Bildquellen: Microsoft Corp.

Wer mit Microsoft Teams regelmäßig nutzt, kennt die Aktions-Schaltflächen rechts oben im Kopfbereich.

 

Teams bietet dort die Optionen, bestimmte Registrierkarten (Tabs) z.B. als Pop-Up auszukoppeln oder zu erweitern (Full-Size-Darstellung), die Webseite in SharePoint Online aufzurufen, die Inhalte neu zu laden oder den Link zu Registrierkarte zu kopieren. Diese Funktionen stehen u.a. für Microsoft-eigene Tabs wie den Planner, OneNote oder das Whiteboard sowie für Drittanbieter-Tabs zur Verfügung.

Offenbar hat Microsoft aber festgestellt, dass diese Funktionen wenig genutzt werden, obwohl sie einen echten Mehrwert haben. Um die Usability und das Nutzererlebnis in Teams weiter zu steigern, hat das Unternehmen nun entschieden, die Funktionen als Dropdown-Menü in den jeweiligen Tab zu integrieren.

Die Umstellung erfolgt ab Mitte November und wird Ende Dezember abgeschlossen sein.

Microsoft hat für Herbst 2021 ein von Grund auf erneuertes Whiteboard angekündigt. Die Neuerungen konzentrieren sich auf fünf Schlüsselbereiche:

  • neue Benutzeroberfläche,
  • erweiterte Microsoft 365-Integration,
  • geführte Zusammenarbeit,
  • neue Inhaltstypen,
  • einfacheres, effizienteres Arbeiten.

Neue, einheitliche und geräteübergreifende Benutzeroberfläche

Wichtigste Neuerung ist die Vereinheitlichung der neuen Benutzeroberfläche auf allen Geräten und Plattformen (Windows, Mac, iOS, Android). Damit ist es in Zukunft völlig egal, ob Sie mit der Windows 10 App, der Web-App, in Teams, auf einem Surface Hub oder auf einem Smartphone oder Tablet mit dem Whiteboard arbeiten. Die tiefe Integration in Microsoft 365 sorgt für eine Synchronisation Ihrer Arbeiten über alle Geräte und Plattformen. Beginnen Sie auf dem Tablet und setzen Sie Ihre Arbeit am PC oder am Surface Hub fort. Jede Ihrer Änderung sind sofort für alle anderen Personen in Ihrem Team sichtbar.

Hilfreich ist auch, dass das Whiteboard innerhalb von Teams nun nicht mehr nur in Besprechungen, sondern auch in Chats und Kanälen verwendet werden kann.

Neue Funktionen (Auswahl)

Collaboration Cursor

Microsoft bringt mit dem neuen Whiteboard eine Reihe neuer Funktionen an den Start, die die Zusammenarbeit im Team verbessern. Hier ist z. B. der „Collaboration Cursor“ zu nennen. Dieser zeigt an, was und wo andere Mitarbeiter auf dem Whiteboard gerade arbeiten.

Laserpointer

Wer die Aufmerksamkeit seiner Kollegen auf einen bestimmten Inhalt lenken möchte, kann dafür einen neuen virtuellen Laserpointer verwenden.

Neue Vorlagenbibliothek

Ein neues Whiteboard in der App ist immer leer. Elemente müssen von Hand in teilweise mühsamer Kleinarbeit angelegt werden. Microsoft bietet nun eine Reihe von fertigen Vorlagen für die gängigsten Business-Szenarien wie Brainstorming, Problemlösung, Projektplanung mit Kanban, SWOT-Analysen und effiziente Workshops an, um den Einstieg so einfach wie möglich zu machen. Im Endausbau sollen es 30 Vorlagen sein.

Wer nicht gleich eine ganze Vorlage nutzen möchte, kann bereits fertige Listen z. B. für die Aufgabenverteilung im Team nutzen. Microsoft nennt diese Elemente „Fluid Components“.

Integration von Dateien

Demnächst können auch andere Dateien z. B. aus Powerpoint, Word oder PDF-Dateien in ein Whiteboard integriert werden.

Volle Stiftunterstützung

Microsoft Teams bietet im Zusammenspiel mit dem neuen Whiteboard nun volle Stiftunterstützung. Damit lässt sich auf dem Whiteboard per Eingabestift zeichnen. Mittels der Formerkennung werden schnell gezeichnete Formen automatisch gerade gezogen. Auch handschriftliche Notizen werden erkannt, allerdings ist diese Funktion noch ausbaufähig.

Wer keinen Stift zur Hand hat, für den wird Microsoft das Skizzieren per Maus oder Trackpad vereinfachen, indem beispielsweise Formen besser erkannt und auch hier kleine Ausrutscher automatisch korrigiert werden.

Notizen-Raster

Wer bereits mit dem Whiteboard arbeitet, kennt das lästige Problem. Die Sticky Notes (Notizen) wollen einfach nicht eine optisch ansprechende Reihe und Spalte rutschen. Hierfür bietet Microsoft jetzt die Funktion der Auto-Layout-Raster mit Notizen-Raster an.

Start des Fluid Frameworks

Ein weiterer neuer Inhaltstyp sind Komponenten aus dem Fluid Framework. Das neue Fluid-Framework ermöglicht die Zusammenarbeit an dynamischen Inhalten und verbundenen Komponenten, die zur selben Zeit App-übergreifend genutzt werden können. Tabellen, Diagramme und Aufgabenlisten gelangen so auf kürzestem Weg in die Outlook-Webversion, in OneNote Notizbücher oder eben demnächst in ein Whiteboard.

Export-Funktionen

Ein fertiges Whiteboard kann abschließend als einfaches Bild (.png) oder als Bild in hoher Qualität (.svg) exportiert werden. Zudem lassen sich die Inhalte samt Bild in einer E-Mail-Zusammenfassung versenden oder in einem Team veröffentlichen.

Read-Only Modus für Schul-Konten

Lehrer und Trainer können festlegen, dass Schüler und Studenten nur lesend auf ein Whiteboard zugreifen können. Das kann bei bestimmten Unterrichtsformen Sinn machen.

Rollout

Aktuell werden die Web-App und die Applikation in Teams mit neuen Funktionen versorgt. Diese sollen bis Ende September für alle Nutzern automatisch verfügbar sein. Die nativen Apps für Windows 10, Surface Hub, Android und iOS sollen dann im Oktober aktualisiert werden. Einige Funktionen sind als „Vorschau“ bereits jetzt nutzbar.

 

 

 

Auf diese Nachricht haben viele gewartet. Denn wer irgendwann mal versucht hat, einen Kanal in Teams umzubenennen, hat bemerkt, dass der dazu gehörige Ordner in SharePoint Online nicht (korrekt) umbenannt wurde. Das war und ist ein echtes Ärgernis. Microsoft hat die Bitten und Wünsche der vielen frustrierten Nutzer erhört und sorgt in den nächsten vier bis sechs Wochen dafür, dass sich bei Änderung eines Kanalnamens auch automatisch der Name des Ordners in SharePoint Online korrekt ändert.

Diese gravierende Verbesserung wird laut Microsoft zwischen Mitte September und Mitte Oktober auf Tenant-Ebene und für die Teams Desktop-App und Web-App erfolgen. Sie gilt für alle Öffentlichen und Privaten Kanäle, die NACH dem Update umbenannt werden.

Wichtige Hinweise

Für bestehende Kanäle, die vor der Änderung bereits umbenannt wurden, ist diese einfache synchrone Namensänderung des Kanalnamens und des Ordners in SharePoint Online rückwirkend nicht möglich. Werden bestehende Kanäle nach der Änderung umbenannt, erhalten die Ordner in SharePoint Online auch diese Namensänderung.

Der neue Name des Ordners erscheint im OneDrive Sync Client nur dann, wenn die gesamte Dokumentenbibliothek des Teams synchronisiert wird. Wenn nur der bisherige Ordner synchronisiert wird, ändert sich der Ordnername im OneDrive Sync Client nicht.

 

Microsoft hat heute alle Nutzer der Aufgabenverwaltung To Do aufgefordert, bis spätestens 31. Oktober 2021 sämtliche genutzten mobilen und Desktop-To Do-Apps auf Version 2.49 oder höher zu aktualisieren. Hintergrund sind einige große Änderungen bei To Do, die mit älteren Versionen ab 2.48 und tiefer nicht mehr funktionieren.

Nutzer dieser älteren Versionen können die Apps nach dem 31. Oktober 2021 zwar noch im Offlinemodus verwenden, die Aufgaben werden dann nicht mehr geräteübergreifend synchronisiert. Eine Abmeldung führt ab November zum Verlust aller nicht-synchronisierten Daten.

Die Update-Aufforderung gilt für alle Desktop-Apps für Windows und Mac sowie alle mobilen Versionen für iOS und Android.

Sofern auf Ihren Geräten keine automatisches Updates eingerichtet sind, führen Sie diese Updates bitte manuell aus über den entsprechenden App-Store. Die Links dorthin finden Sie hier

Möglicherweise müssen Sie sich für die Updates an Ihren IT-Administrator wenden, um Hilfe bei diesem Update zu erhalten.

Diese Aufforderung zur Aktualisierung gilt nicht für  Online-App von To Do, die wird automatisch aktualisiert.