Das neue Microsoft Whiteboard kommt

Microsoft hat für Herbst 2021 ein von Grund auf erneuertes Whiteboard angekündigt. Die Neuerungen konzentrieren sich auf fünf Schlüsselbereiche:

  • neue Benutzeroberfläche,
  • erweiterte Microsoft 365-Integration,
  • geführte Zusammenarbeit,
  • neue Inhaltstypen,
  • einfacheres, effizienteres Arbeiten.

Neue, einheitliche und geräteübergreifende Benutzeroberfläche

Wichtigste Neuerung ist die Vereinheitlichung der neuen Benutzeroberfläche auf allen Geräten und Plattformen (Windows, Mac, iOS, Android). Damit ist es in Zukunft völlig egal, ob Sie mit der Windows 10 App, der Web-App, in Teams, auf einem Surface Hub oder auf einem Smartphone oder Tablet mit dem Whiteboard arbeiten. Die tiefe Integration in Microsoft 365 sorgt für eine Synchronisation Ihrer Arbeiten über alle Geräte und Plattformen. Beginnen Sie auf dem Tablet und setzen Sie Ihre Arbeit am PC oder am Surface Hub fort. Jede Ihrer Änderung sind sofort für alle anderen Personen in Ihrem Team sichtbar.

Hilfreich ist auch, dass das Whiteboard innerhalb von Teams nun nicht mehr nur in Besprechungen, sondern auch in Chats und Kanälen verwendet werden kann.

Neue Funktionen (Auswahl)

Collaboration Cursor

Microsoft bringt mit dem neuen Whiteboard eine Reihe neuer Funktionen an den Start, die die Zusammenarbeit im Team verbessern. Hier ist z. B. der „Collaboration Cursor“ zu nennen. Dieser zeigt an, was und wo andere Mitarbeiter auf dem Whiteboard gerade arbeiten.

Laserpointer

Wer die Aufmerksamkeit seiner Kollegen auf einen bestimmten Inhalt lenken möchte, kann dafür einen neuen virtuellen Laserpointer verwenden.

Neue Vorlagenbibliothek

Ein neues Whiteboard in der App ist immer leer. Elemente müssen von Hand in teilweise mühsamer Kleinarbeit angelegt werden. Microsoft bietet nun eine Reihe von fertigen Vorlagen für die gängigsten Business-Szenarien wie Brainstorming, Problemlösung, Projektplanung mit Kanban, SWOT-Analysen und effiziente Workshops an, um den Einstieg so einfach wie möglich zu machen. Im Endausbau sollen es 30 Vorlagen sein.

Wer nicht gleich eine ganze Vorlage nutzen möchte, kann bereits fertige Listen z. B. für die Aufgabenverteilung im Team nutzen. Microsoft nennt diese Elemente „Fluid Components“.

Integration von Dateien

Demnächst können auch andere Dateien z. B. aus Powerpoint, Word oder PDF-Dateien in ein Whiteboard integriert werden.

Volle Stiftunterstützung

Microsoft Teams bietet im Zusammenspiel mit dem neuen Whiteboard nun volle Stiftunterstützung. Damit lässt sich auf dem Whiteboard per Eingabestift zeichnen. Mittels der Formerkennung werden schnell gezeichnete Formen automatisch gerade gezogen. Auch handschriftliche Notizen werden erkannt, allerdings ist diese Funktion noch ausbaufähig.

Wer keinen Stift zur Hand hat, für den wird Microsoft das Skizzieren per Maus oder Trackpad vereinfachen, indem beispielsweise Formen besser erkannt und auch hier kleine Ausrutscher automatisch korrigiert werden.

Notizen-Raster

Wer bereits mit dem Whiteboard arbeitet, kennt das lästige Problem. Die Sticky Notes (Notizen) wollen einfach nicht eine optisch ansprechende Reihe und Spalte rutschen. Hierfür bietet Microsoft jetzt die Funktion der Auto-Layout-Raster mit Notizen-Raster an.

Start des Fluid Frameworks

Ein weiterer neuer Inhaltstyp sind Komponenten aus dem Fluid Framework. Das neue Fluid-Framework ermöglicht die Zusammenarbeit an dynamischen Inhalten und verbundenen Komponenten, die zur selben Zeit App-übergreifend genutzt werden können. Tabellen, Diagramme und Aufgabenlisten gelangen so auf kürzestem Weg in die Outlook-Webversion, in OneNote Notizbücher oder eben demnächst in ein Whiteboard.

Export-Funktionen

Ein fertiges Whiteboard kann abschließend als einfaches Bild (.png) oder als Bild in hoher Qualität (.svg) exportiert werden. Zudem lassen sich die Inhalte samt Bild in einer E-Mail-Zusammenfassung versenden oder in einem Team veröffentlichen.

Read-Only Modus für Schul-Konten

Lehrer und Trainer können festlegen, dass Schüler und Studenten nur lesend auf ein Whiteboard zugreifen können. Das kann bei bestimmten Unterrichtsformen Sinn machen.

Rollout

Aktuell werden die Web-App und die Applikation in Teams mit neuen Funktionen versorgt. Diese sollen bis Ende September für alle Nutzern automatisch verfügbar sein. Die nativen Apps für Windows 10, Surface Hub, Android und iOS sollen dann im Oktober aktualisiert werden. Einige Funktionen sind als „Vorschau“ bereits jetzt nutzbar.

 

 

 

Endlich: Microsoft behebt das Problem mit dem Umbenennen von Teams-Kanälen

Auf diese Nachricht haben viele gewartet. Denn wer irgendwann mal versucht hat, einen Kanal in Teams umzubenennen, hat bemerkt, dass der dazu gehörige Ordner in SharePoint Online nicht (korrekt) umbenannt wurde. Das war und ist ein echtes Ärgernis. Microsoft hat die Bitten und Wünsche der vielen frustrierten Nutzer erhört und sorgt in den nächsten vier bis sechs Wochen dafür, dass sich bei Änderung eines Kanalnamens auch automatisch der Name des Ordners in SharePoint Online korrekt ändert.

Diese gravierende Verbesserung wird laut Microsoft zwischen Mitte September und Mitte Oktober auf Tenant-Ebene und für die Teams Desktop-App und Web-App erfolgen. Sie gilt für alle Öffentlichen und Privaten Kanäle, die NACH dem Update umbenannt werden.

Wichtige Hinweise

Für bestehende Kanäle, die vor der Änderung bereits umbenannt wurden, ist diese einfache synchrone Namensänderung des Kanalnamens und des Ordners in SharePoint Online rückwirkend nicht möglich. Werden bestehende Kanäle nach der Änderung umbenannt, erhalten die Ordner in SharePoint Online auch diese Namensänderung.

Der neue Name des Ordners erscheint im OneDrive Sync Client nur dann, wenn die gesamte Dokumentenbibliothek des Teams synchronisiert wird. Wenn nur der bisherige Ordner synchronisiert wird, ändert sich der Ordnername im OneDrive Sync Client nicht.

 

Wichtige Updates für Microsoft To Do Apps: Ältere Version werden ab November nicht mehr unterstützt

Microsoft hat heute alle Nutzer der Aufgabenverwaltung To Do aufgefordert, bis spätestens 31. Oktober 2021 sämtliche genutzten mobilen und Desktop-To Do-Apps auf Version 2.49 oder höher zu aktualisieren. Hintergrund sind einige große Änderungen bei To Do, die mit älteren Versionen ab 2.48 und tiefer nicht mehr funktionieren.

Nutzer dieser älteren Versionen können die Apps nach dem 31. Oktober 2021 zwar noch im Offlinemodus verwenden, die Aufgaben werden dann nicht mehr geräteübergreifend synchronisiert. Eine Abmeldung führt ab November zum Verlust aller nicht-synchronisierten Daten.

Die Update-Aufforderung gilt für alle Desktop-Apps für Windows und Mac sowie alle mobilen Versionen für iOS und Android.

Sofern auf Ihren Geräten keine automatisches Updates eingerichtet sind, führen Sie diese Updates bitte manuell aus über den entsprechenden App-Store. Die Links dorthin finden Sie hier

Möglicherweise müssen Sie sich für die Updates an Ihren IT-Administrator wenden, um Hilfe bei diesem Update zu erhalten.

Diese Aufforderung zur Aktualisierung gilt nicht für  Online-App von To Do, die wird automatisch aktualisiert.

Änderungen bei der Aufzeichnungsfunktion für Teams-Besprechungen

Microsoft werkelt kräftig an neuen Funktionen für Online-Meetings / Online-Besprechungen in Teams. Im ersten Schritt kam die große Umstellung der Speicherorte von Aufnahmen der Besprechungen. Früher wurden diese in Microsoft Stream gespeichert, seit Januar 2021 werden die Aufnahmen standardmäßig entweder in OneDrive oder SharePoint (ODSP) gespeichert. Der Ort hängt davon ab, ob es sich um Besprechungen handelt, die aus einem Kanal gestartet wurden oder nicht. Bei ersterem werden die Aufnahmen in einem Ordner „Aufnahmen“ in SharePoint gespeichert. Bei letzterem werden die Aufnahmen hingegen im OneDrive derjenigen Person gespeichert, die den Aufnahme-Button geklickt hat, dort ebenfalls in einem Ordner „Aufnahmen“. Der alte Speicherort konnte bisher nur durch eine Einstellung des Admins überschrieben werden. Seit August ist auch diese Option nicht mehr verfügbar. Alle Aufnahmen werden nun in ODSP gespeichert.

Damit werden auch einige neue Funktionen im Zusammenhang mit den Aufnahmen von Teams-Besprechungen freigeschaltet. So können die Aufnahmen allen Gästen und externen Teilnehmern der Besprechung zur Verfügung gestellt werden.

Dabei bekommen alle Besprechungsteilnehmer außerhalb eines Kanals automatisch einen Link zur Aufnahme – ausgenommen sind nur die externen Teilnehmer. Diese müssen explizit vom Organisator der Besprechung oder vom Initiator der Aufnahme zur Verteilerliste hinzugefügt werden.

Bei Besprechungen innerhalb eines Kanals wird der Zugriff über die Mitgliederliste des Kanals gesteuert. Ganz frisch ist die Funktion, den Download einer Aufnahme zu blockieren. Wenn der Download der Aufnahme gesperrt wurde, haben nur die Besitzer eines Kanals volle Zugriffsrechte auf die Aufnahmen, alle Mitglieder besitzen nur Leserechte.

Neu ist auch die Funktion der Live-Transkription von Besprechungen in Echtzeit via künstliche Intelligenz. Die Dateien können dann ebenfalls später runtergeladen werden – entsprechende Einstellungen der Teams-Admins vorausgesetzt.

Damit die Aufnahmen nicht ewig in OneDrive oder SharePoint verweilen, führt Microsoft für Aufzeichnungen und Live-Transkriptionen ein Ablaufdatum zum automatischen Löschen einführen. Dabei werden die Besprechungsaufzeichnungen auf Wunsch direkt ab Werk mit einem Ablaufdatum versehen, dessen Frist standardmäßig bei 60 Tagen liegt. Laut aktuellen FAQ-Dokumenten ist es Microsofts Hauptintention, den Speicherplatz in der Cloud (z.B. OneDrive) zu bereinigen. Etwa 400 MB pro Stunde werden von einer solchen Aufzeichnung in Anspruch genommen.

Administratoren und mit entsprechenden Rechten ausgestattete Nutzer können das Ablaufdatum von Meeting-Aufzeichnungen vorab und nachträglich verändern, gelöschte Sitzungen aus dem Papierkorb wiederherstellen oder auch das Ablaufdatum entfernen. Die Einführung dieses neuen Features wird im Laufe des Septembers erwartet.

„Project Moca“ aka Outlook Spaces zieht bei der Outlook Web-App ein

Im vergangenen Jahr probierte sich Microsoft an einem eigenen Projekt-Management-Tool mit Namen “Project Moca” aka Outlook Spaces. Es handelt sich um eine Canva-Oberfläche ähnlich dem Microsoft Whiteboard, nur, dass man nicht darauf schreiben kann. Nutzer können aber Haft-Notizen, Aufgaben aus To-Do, Karten, E-Mails, Termine, OneNote Notizen, OneDrive Dokumente und Orte darauf ablegen und organisieren. Nutzer des Microsoft Planners erkennen sofort die mögliche Verwendung des Kanban-Prinzips, wie es auch im Planner zum Einsatz kommt. Mit Outlook Spaces haben Nutzer alle Elemente eines Arbeitstages oder eines Projekts auf einem Blick auf einer Oberfläche.

Öffnen können Sie “Projekt Moca” übrigens über das Outlook Webmenü oder folgenden Link:
https://outlook.live.com/spaces (Microsoft Konto erforderlich).

Warum wir diesen alten Hut wieder hervorholen? Weil Microsoft das “Projekt Moca” nun in die Outlook Web-App integriert hat.

Wenn Sie nun die Outlook Web-App öffnen und in die Kalender-Ansicht gehen, finden Sie eine Option mit dem Namen „Board“.

Dort findet man ein automatisch erstelltes Board mit dem Standard-Kalender, den Aufgaben und einer leeren Notiz. Auf der linken Seite finden Sie ein Menüband mit den Punkten E-Mail, Kalender, Personen, Dateien, Aufgaben sowie den anderen Microsoft Apps Word, Excel, PowerPoint, OneNote und Yammer.

Man die entsprechenden Elemente im Board per Drag & Drop umsortieren, vergrößern oder verkleinern und neue hinzufügen. Eine feine Sache. Wir dürfen gespannt sein, wie es weiter geht mit „Project Moca“ aka Outlook Spaces und Outlook.

Microsoft erlaubt jetzt die Bearbeitung von SharePoint-Seiten in Teams

Microsoft macht einen weiteren großen Schritt, SharePoint Online stärker in Teams zu integrieren.

Bis jetzt konnten Admins, Teambesitzer, Teammitglieder und Teamgäste zwar moderne SharePoint-Seiten in die Teams-App integrieren, die Bearbeitung der Seiten funktionierte aber nur online. Das wird sich jetzt ändern. Dann müssen Admins nicht mehr zu SharePoint Online wechseln, um eine solche Seite zu bearbeiten, sondern können dies in Teams tun. Das macht die Bearbeitung deutlich effizienter.

Für diejenigen, die das Hinzufügen von SharePoint-Seiten in Teams noch nie gemacht haben, folgt hier eine kleine Anleitung.

Hinzufügen von SharePoint-Seiten in Teams

Um eine vorhandene SharePoint-Seite von Ihrer Teamwebsite in Teams zu integrieren, befolgen Sie folgende Schritte:

  1. Wählen Sie den Teams-Kanal aus, in den Sie die vorhandene SharePoint-Seite von integrieren möchten.
  2. Wählen Sie rechts neben dem Kanalnamen das Pluszeichen (+)auf der Registerkartenleiste und dann die Registerkarte SharePoint-Seiten

  1. Wählen Sie aus der Liste der vorhandenen SharePoint-Seiten und Newsbeiträge auf Ihrer Teamwebsite die SharePoint-Seite aus, die Sie als Registerkarte im Kanal sehen und bearbeiten möchten.

Alternativ können Sie eine SharePoint-Seite direkt über eine URL einfügen. Wählen Sie dazu im Fenster die Option „Seite von einer SharePoint-Site hinzufügen“ aus und geben Sie die URL (Webadresse) der betreffenden Seite ein. Die Adresse finden Sie, wenn Sie die entsprechende SharePoint-Seite im Browser über SharePoint-Online aufrufen.

  1. Aktivieren Sie unbedingt das Kontrollkästchen „Über diese Registerkarte im Kanal posten“, um automatisch eine Ankündigung im Teams-Kanal zu generieren und zu veröffentlichen, damit Ihre Kollegen wissen, dass Sie diese Registerkarte hinzugefügt haben.
  2. Wählen Sie Speichern Die SharePoint-Seite wird nun Ihrem Teams hinzugefügt und erscheint als eigene Registrierkarte.

Bitte beachten Sie

  • Jede Seite, Liste oder Dokumentbibliothek muss jeweils als eigene Registerkarte hinzugefügt werden. Wiederholen Sie diesen Vorgang, um weitere Registerkarten zu Ihrem Teams hinzuzufügen.
  • Sie müssen der Websitebesitzer der Website SharePoint, um Websiteinhalte als Registerkarte in der Website Teams.

Jetzt neu: Bearbeiten einer SharePoint oder eines Newsbeitrags in Microsoft Teams

Wenn Sie in einem Microsoft Teams-Kanal eine vorhandene moderne SharePoint-Seite oder einen Newsbeitrag hinzugefügt haben, können Sie die Seite dort bearbeiten, ohne dass Sie Teams verlassen müssen.

Als Seitenautor können Sie:

  • Hinzufügen oder Bearbeiten von Inhalten, Bildern und anderen Webparts
  • Aktualisieren von Webpart-Einstellungen im Eigenschaftenbereich des Web-Abschnitts
  • Speichern und Veröffentlichen einer aktualisierten Seite
  • Bewerben Ihrer Nachrichtenartikel in E-Mails und Yammer

Zeitplan

Die Funktion ist teilweise schon in Teams verfügbar und wird bis Ende Juni komplett ausgerollt sein.

 

PowerPoint in Teams: Live-Folienübersetzung bald möglich

Microsoft kündigte jüngst an, dass Teams (Desktop) eine neue Funktion zur Live-Übersetzung von PowerPoint Präsentationen innerhalb von Teams-Meetings bekommt. Jeder Teilnehmer kann dann für sich privat die Live-Präsentation in eine andere Sprache übersetzen lassen. Insgesamt 19 Sprachen werden zur Verfügung stehen.

Die neuen Funktion wird derzeit ausgerollt und bis Mitte Juni allen Nutzern der Teams Desktop-App zur Verfügung stehen.

Bereits seit längerem ist eine Übersetzungsfunktion innerhalb von PowerPoint Desktop und Online verfügbar. Ebenfalls können Untertitel zu einer Präsentation in andere Sprachen übersetzt werden.

Für PowerPoint Online gibt es zudem die Funktion, sowohl die Folien als auch die Sprache des Referenten in eine andere Sprache übersetzen zu lassen. Dazu muss der Referent nur die Live-Präsentation in PowerPoint Online starten und die Teilnehmer müssen sich per QR-Code anmelden. Ähnlich wird auch die neue Übersetzungsfunktion von Live-Präsentationen in Teams funktionieren.

Microsoft erlaubt Wechsel des Gerätes während einer Teambesprechung

Es gibt Situationen, in denen man gerne während einer Teambesprechung mit Teams das Gerät wechseln würde oder ein zweites Gerät hinzufügen möchte. Dies kann dann hilfreich sein, wenn Sie auf Ihrem Smartphone in einer Besprechung sind, aber sich auf Ihrem Laptop einige Inhalte befinden, die Sie präsentieren / freigeben möchten.

Microsoft hat jetzt genau diese Funktion für Teams freigeschaltet. Damit können Sie entweder die Besprechung auf das zweite Gerät übertragen oder beide Geräte in der Besprechung behalten.

Das funktioniert so:

Hinzufügen eines zweiten Geräts zu einer Besprechung

Der Einstieg ist derselbe wie zuvor. Öffnen Sie Ihre Teams-Applikation auf dem zweiten Gerät, auf das Sie die Besprechung übertragen möchten. Am oberen Rand des Bildschirms des zweiten Geräts wird die entsprechende Meldung angezeigt.

Wählen Sie auch jetzt Teilnehmen aus.

Es werden dann wieder die beiden Optionen angezeigt: Dieses Gerät hinzufügen und Auf dieses Gerät übertragen.

Jetzt wählen Sie Dieses Gerät hinzufügen aus.

Teams schaltet automatisch das Mikrofon auf dem zweiten Gerät stumm, bevor es in die Besprechung eintritt, um einen Echoeffekt zu verhindern. Nachdem Sie sich angemeldet haben, können Sie das Mikrofon und die Kamera nach Bedarf ein- oder ausschalten.

Mit beiden Geräten in der Besprechung können Sie nun Inhalte von einem der beiden Geräte freigeben.

Übertragen einer Besprechung von einem Gerät auf ein anderes

Wenn Sie sich in einer Besprechung auf einem Gerät befinden, öffnen Sie Teams auf dem zweiten Gerät, auf das Sie die Besprechung übertragen möchten.

Am oberen Rand des Bildschirms des zweiten Geräts wird eine Meldung angezeigt, in der Sie darüber informiert werden, dass Sie sich derzeit auf einem anderen Gerät in einer Besprechung befinden. An dieser Stelle werden Sie auch gefragt, ob Sie an dieser Besprechung mit diesem Gerät teilnehmen möchten.

Wählen Sie Teilnehmen aus.

Teams bietet Ihnen dann zwei Optionen: Dieses Gerät hinzufügen und Auf dieses Gerät übertragen.

Wählen Sie auf dieses Gerät übertragen aus.

Sie haben die Möglichkeit, Ihre Audio- und Videoeinstellungen für die Besprechung auf dem neuen Gerät festzulegen.

Wählen Sie nochmals Teilnehmen aus.

Sobald Sie sich auf dem neuen Gerät in der Besprechung befinden, verlässt ihr erstes Gerät die Besprechung.

 

 

Mission Teams-Einführung – vom Verweigerer zum Fan

Es ist oft so, dass man seine Meinung ändert, wenn man sich genauer mit einem Thema beschäftigt. Was nach oberflächlicher Betrachtung zunächst abgelehnt wird, ist bei genauer Begutachtung ziemlich interessant. So ging es auch uns, der Firma conpublica. Wir sind eine kleine PR-Agentur aus Heinsberg. Chef und zwei Mitarbeiterinnen arbeiten täglich für mehr Bekanntheit der mittelständischen Kunden.

Als Teams in Deutschland startet, war bei uns keine Rede von einer Einführung. Zu viele offene Punkte, zu viele Restriktionen, zu viele ungelöste Aufgaben, zu viel Umstellungsarbeit. Wir arbeiteten erfolgreich mit Alternativen wie Slack, Trello, Todoist und Dropbox. Jahrelang. Teams war kein Thema selbst als – bedingt durch die Pandemie, Homeoffice und Homeschooling – um uns herum immer mehr Leute mit Teams arbeiteten. Als die ersten Kunden wünschten, die Video-Meeting mit Teams zu machen, wurde ich hellhörig. Vor allem unser Kunde, die team babel AG in Person von Helmut Gräfen setzte alles daran, mich umzustimmen. Also wagte ich den Schritt, Teams zumindest mal genauer anzuschauen und zu testen.

Kurz vor Weihnachten beschwerten sich meine Mitarbeiterinnen darüber, dass wir zu viele verschiedenen Tools nutzen würden und dies unproduktiv mache. „Ach, das trifft sich gut“, war meine Reaktion. „Ich wollte euch gerade vorschlagen, Teams zu testen“.

Gesagt, getan. Teams war auf allen Rechnern eh installiert, also starteten wir ins neue Jahr mit Teams.

Umstieg innerhalb von sechs Wochen

Woche 1

Am Anfang sollte es ein einziges Team für unser eigenes Marketing sein. Das ist eine abgeschlossene Einheit, keine externen Personen müssen dazu geholt werden, wir können in Ruhe testen, dachte ich.

Woche 2

Nachdem wir in allen Kanälen einen Planner eingerichtet, eine Liste als Mediaplan und sogar erste Automationen mit Power Automate eingerichtet hatten, überkam mich irgendwie die Lust nach mehr. Es funktionierte alles ausgezeichnet und war ganz einfach einzurichten. Also legte ich auch das Team „Kunden“ mit allen Kunden als Kanal an und begann zu testen.

In der Tat stellte sich die Einrichtung selbst als einfach, die strategische Planung von Kanälen und Teams aber als schwierig heraus. Hier unterstütze mich Helmut Gräfen mit vielen Tipps.

Es war klar, dass wir in unser Kunden-Team keine Externen und schon gar keine Kunden als Gäste einladen konnten und wollten. Um aber zukünftig mit Kunden zusammen z.B. auf Dateien zugreifen und in einem Aufgabenplan arbeiten zu können, müssten für diese Kunden eigene Teams angelegt werden. Das wurde dann auch so umgesetzt. Es kamen weitere Teams für interne Angelegenheiten dazu und eben zwei Teams mit und für Kunden.

Woche 3

Nun begann die Experimentier- und Lernphase. Ich testete, probierte und lernte. Was passiert, wenn… Das Experimentierfeld ist riesig: OneNote Notizbücher, Planner, To Do App, Power Automate und zuletzt SharePoint.

Ich entdeckte die vielen verschiedenen Admin Center für Microsoft 365, Teams, OneDrive, SharePoint, Azure usw. Ich lernte, wie man Freigaberechte setzt, welche wichtige Rolle die Gruppen in Teams und SharePoint haben und wie man Automationen nutzt. So habe ich für jeden Plan eine Automation eingerichtet, die eine E-Mail an mich auslöst, wenn eine Aufgabe erledigt wird. So bleibe ich – zumindest am Anfang – auf dem Laufenden, wenn meine Mitarbeiterinnen Aufgaben abhaken. Denn im Planner sieht man das nicht auf den ersten Blick.

Woche 4

Wir begannen nun, statt über Zoom oder Google Meet unsere Team-Meetings mit Teams abzuhalten, und riefen uns gegenseitig spontan per Videocall an. Ein echter Pluspunkt in Zeiten von Homeoffice.

Eigentlich wollten wir zunächst weiter mit der Cloud-Lösung Dropbox weiterarbeiten und diese in die Kanäle einbinden. Allerdings stellte sich ein Umstand heraus, der mich ganz schnell umstimmte.

Wenn man in einem Plan (Planner) eine Aufgabe anlegt und dort einen externen Anhang eben z. B. aus der Dropbox hinzufügt, weiß Teams / SharePoint nicht, wohin dieser Anhang innerhalb des Systems abgelegt werden soll. Die Datei wird dann einfach ins Stammverzeichnis des Teams, also z. B. Kunden abgelegt. Innerhalb weniger Tage war dort ein totaler Wildwuchs entstanden, weil die nicht über den Namen zuzuordnen waren. Das hatten wir nie so gemacht. Ergo: Die Dateien der Kunden mussten schnellstens aus der Dropbox in Teams bzw. SharePoint migriert werden. Dann kann man die Anhänge aus dem richtigen Ordner in eine Aufgabe hängen.

Zum ersten Mal nutzen wir im Rahmen eines Kundenprojekts ein Notizbuch gemeinsam mit dem Kunden. Wir sollten die Texte für die Internetseite schreiben. Die Struktur der Seite wurde in dem Notizbuch abgebildet, sodass jeder von uns Texte für die einzelnen Seiten und Unterseiten bearbeiten konnte. Da das Notizbuch auch ohne Teams zu nutzen ist, konnten wir auch über die OneNote-App unterwegs daran arbeiten.

Mittlerweile wurden die bisherigen Tools Slack und Todoist gar nicht mehr genutzt, was uns bereits Kosten einsparte. Trello wurde nur noch vereinzelt für die Abstimmung mit Kunden genutzt, die kein Teams nutzen oder für die der Aufwand, ein eigenes Team anzulegen, zu groß wäre.

Die Nutzung von To Do klappt prima, weil man alle Aufgaben aus allen Teams und Kanälen auf einen Blick sieht und vielfach filtern kann.

Ich war überrascht, wie viele Kunden und Partner bereits Teams nutzten, sodass immer mehr Video-Meetings inklusive Zusammenarbeit in einem Dokument stattfanden.

Woche 5

Ich wagte mich endlich an die Synchronisation mit den eigenen PCs. Die Installation gestaltet sich teilweise als kompliziert, weil Microsoft bei der ersten Einrichtung ein Update der Software OneDrive verlangte und die Kolleginnen und ich dafür die ältere Version von OneDrive (die offenbar mit Windows bereits installiert wird) deinstallieren sollten. Das geht gar nicht. Es funktionierte aber auch ohne Update. Die Synchronisation mit dem Datei-Manager ist wichtig, um effizient arbeiten zu können. Ansonsten muss jede lokal bearbeitete Datei manuell per Drag & Drop in Teams hochgeladen oder innerhalb von Teams bearbeitet werden. Die dortigen Versionen von Word und Excel sind lange nicht so komfortabel wie die Desktop-Versionen. Das Problem bestand auch darin, dass eine Datei, die nicht aus dem Office-Umfeld kommt, also z. B. eine Adobe Photoshop oder Illustrator Datei innerhalb von Teams nicht geöffnet werden kann. Das funktioniert nur auf dem PC. Perfekt ist allerdings, dass die gespeicherte Datei sofort über den „Sync“ im SharePoint aktualisiert wird.

Nun begann die Mammut-Aufgabe der Migration. Anfangs dachte ich, ich könne einfach per Drag & Drop die Dateien aus den lokalen Ordnern der Dropbox in die lokalen Ordner des SharePoint schieben. Das hatte zwei Nachteile.

  1. Damit die Dateien im Datei-Manager von A nach B kopiert werden müssen, werden die zumeist in der Dropbox-Cloud liegenden Dateien zunächst auf die Festplatte geladen, bevor sie dann in den SharePoint-Ordner auf der Festplatte kopiert werden können.
  2. Auf der Zielseite verbleiben die Dateien auf der Festplatte, auch wenn sie in die Cloud kopiert werden. Um den Vorteil der Cloud-Speicherung zu nutzen, muss erst der Speicher auf der Festplatte manuell wieder freigegeben werden.

Auch die Variante, die Dateien per Drag & Drop aus den Dropbox-Ordnern auf der Festplatte in den Teams-Client zu schieben, bedeutet zumindest Nachteil Nr. 1. Jedoch werden die Dateien nicht in den SharePoint-Ordnern lokal runtergeladen. Nachteil Nr. 2 entfällt.

Zwar gibt es von Microsoft das SharePoint Migration Tool. Dieses arbeitet auch sehr zuverlässig, kann aber in unserem Fall auch nur die Daten der Dropbox lokal von der Festplatte in die Teams migrieren. Damit ist auch hier Nachteil Nr. 1 vorhanden. Die Daten werden zuerst runtergeladen und dann in die Cloud transportiert.

SharePoint Migration Tool

Lösung: Migration von Cloud zu Cloud

Microsoft hat für diesen Fall die Cloud-Software Mover gekauft. Die Migration erfolgt hier von Cloud zu Cloud. Ich habe dieses Tool getestet und festgestellt, dass nicht klar ist, ob man festlegen kann, welche Ordner und Dateien migriert werden sollen. Der Test wurde abgebrochen. Wer mehr zur Mover-Migration wissen möchte, kann hier weiterlesen. Allein die Rechtevergabe über die Azure-Oberfläche ist recht kompliziert.

Eine Drittlösung ist die Cloud-Software Cloudsfer. Damit lassen sich Daten von der Festplatte in die Cloud und von Cloud-Speicher zu Cloud-Speicher transferieren. Zur Auswahl stehen hier neben Dropbox, u. a. Google Drive, Box, OneDrive und OneDrive for Business sowie eben SharePoint Online (Office 365). Die Migration ist einfach und funktioniert einwandfrei. Es besteht lediglich das Problem, dass SharePoint engere Restriktionen bei den Dateinamen hat als Dropbox. Solche Daten werden dann nicht migriert. Dies wird vor jeder Migration dem Nutzer als Warnung mitgeteilt. Mit der Software können auch Daten z. B. aus Instagram, Facebook, Flickr etc. transferiert werden. Die Software ist mit beschränktem Datenvolumen mit bis zu 5 GB kostenlos. 25 GB Migrationsvolumen kosten dann 25 $.

Was man wissen muss: Der Anbieter hat seinen Sitz in den USA, die Daten werden für den kurzen Moment der Migration auf den Server des Anbieters zwischengespeichert und danach sofort gelöscht. Jeder muss selbst entscheiden, welche Daten er darüber migriert.

Eine gute Übersicht zu dem Tool finden Sie hier

 

 

Die Alternative dazu heißt Cloud-HQ und soll das Gleiche können. Dieses Unternehmen sitzt in Kanada, ist datenschutzrechtlich ebenso mit Vorsicht zu genießen wie Cloudsfer.

Eine weitere Möglichkeit wäre, über einen eigenen Server wie z. B. die Synology Disk-Station zu gehen. Dort besteht die Möglichkeit, über den Dienst mehrere Cloud-Dienste an die Synology anzubinden und darüber einen Austausch zu vollziehen.

Wir haben uns für die Lösung mit Cloudsfer entschieden, wobei wir vorher die Ordner in Hinsicht auf die Verarbeitung personenbezogener Daten überprüft haben. Solche Dateien wurden dann manuell transferiert.

Woche 6

Mittlerweile sind über 90 % der Daten migriert. In unserem Modell wird die Dropbox nicht gänzlich abgelöst, sondern parallel für bestimmte Daten weitergenutzt. Diese Daten werden dann nicht in die Teams und SharePoint transferiert.

Wir nutzen mittlerweile kein Slack mehr für Chats, kein Todoist für Aufgabenverwaltung und Trello nur noch in einem Fall.

Stattdessen sind Teams mit To Do im Einsatz, Videocalls werden aktiv genutzt und selbst der Austausch mit Kunden funktioniert immer besser.

Mission Teams-Einführung gelungen!

Was bisher nicht funktioniert

Es gibt noch ein paar Dinge, die für eine optimale Arbeit mit Teams fehlen. Teilweise werden diese Punkte auch nie umgesetzt werden. So wäre eine native Integration von To Do in Outlook wünschenswert. Diese Integration war eine der großen Pluspunkte von Todoist.

Optimal wäre eine Verknüpfung von Planner-Aufgabenplänen in zwei unterschiedlichen Domänen. Hier wäre es wünschenswert, wenn eine Aufgabe mit Zuweisung im Planner Team A der Domäne A automatisch zu einer Aufgabe in Team B der Domäne B führe. Das geht bisher gar nicht.

Announcement – Microsoft Outlook bekommt Teilen-in-Teams-Funktion

Die Integration der Microsoft Produkte untereinander schreitet weiter voran. Microsoft kündige jüngst an, eine Teilen-in-Teams-Funktion (Share to Teams) in Outlook einzubinden. Diese Funktion erlaubt es Nutzern, E-Mails inklusive Anhängen aus Outlook in jeden Chat oder Kanal eines Teams zu teilen, in dem der Nutzer Mitglied ist.

Die Funktion steht ab Mitte März für Outlook für Windows, Outlook Web-App und Outlook für Mac zur Verfügung. Die mobilen Apps von Outlook werden die Funktion vorerst nicht erhalten.

Wenn der Nutzer diese Funktion in einer Outlook Desktop-Version oder Web-Version nutzt, öffnet sich ein Fenster im Teams-Client, wenn dieser installiert ist. Dort sehen die Empfänger eine Vorschau der geteilten E-Mail. Diese kann mit einem Klick geöffnet und dann komplett gelesen werden.

Ist der Teams-Desktop-Client nicht installiert, öffnet sich ein neues Fenster in Outlook.

Technisch notwendig ist ein kleines Add-In für Outlook, dass nach der Einführung der Funktion automatisch beim nächsten Start des Teams-Client installiert wird.

Mit Outlook teilen

Übrigens: Wenn Sie eine Unterhaltung in Teams mit einer E-Mail in Outlook teilen wollen, geht das jetzt schon, ohne dafür Teams verlassen zu müssen. Dieses Feature ist praktisch, wenn Benutzer Unterhaltungen oder Statusaktualisierungen mit Benutzern außerhalb ihres unmittelbaren Teams oder sogar außerhalb Ihrer Organisation teilen müssen. Wechseln Sie in Teams zum Anfang der Unterhaltung, wählen Sie ˙˙˙ und dann Mit Outlook teilen aus.