Im September frohlockten wir bereits, dass Microsoft endlich das Problem mit der Umbenennung von Kanälen in Teams und SharePoint Online gelöst habe. Wer aber in den vergangenen Wochen dies ausprobiert hat, wird festgestellt haben, dass der Konzern noch nicht so weit ist. Es funktioniert nicht. Wird ein Kanal in Teams umbenannt, ändert sich der Name des zugehörigen Ordners in SharePoint Online nicht automatisch mit.

Jetzt kommt die offizielle Bestätigung: Die Änderung verzögert sich bis ins Frühjahr 2022.

„We apologize for not sending an earlier update regarding our delayed rollout. We delayed the feature release to ensure the best possible experience for our users, and it is now ready.

As previously mentioned (MC280294 – August), this new release will update the channel rename experience in Teams to simultaneously rename the corresponding folder in SharePoint sites whenever a channel in Teams is renamed.“

Wenn das Update dann mal da ist, gilt es auf Tenant-Ebene und für die Teams Desktop-App und Web-App, und zwar für alle Öffentlichen und Privaten Kanäle.

Für bestehende Kanäle, die nach der Änderung umbenannt werden, erhalten die Ordner in SharePoint Online auch diese Namensänderung.

Für bestehende Kanäle, die vor der Änderung bereits umbenannt wurden, ist diese einfache synchrone Namensänderung des Kanalnamens und des Ordners in SharePoint Online rückwirkend nicht möglich.

Der Aktivitätenfeed in Teams bietet eine Zusammenfassung aller Aktivitäten in den Kanälen, die sich in Ihrer Teamliste befinden. Einer der größten Kritikpunkte am Aktivitätenfeed ist jedoch die große Menge an Meldungen, die dauernd dort eingehen. Erwähnungen, Antworten, Aufgabenzuweisungen, verpasste Anrufe, Reaktionen und Meldungen von Apps gehen im Feed je nach Größe des Teams im Minutentakt ein.

Zwar kann man bereits jetzt filtern, welche Art von Nachrichten man erhalten möchte und ob man Nachrichten einer bestimmten Person erhalten möchte, das reicht aber nicht aus, um die wichtigen von den unwichtigen Nachrichten dauerhaft zu trennen. Denn der Filter ist nur eine Momentaufnahme und dient eigentlich nur der Suche im Feed.

So war das An- und Abschalten von Reaktionen und App-Aktivitäten eine der meistgewünschten neuen Funktionen der Nutzer. Nun hat Microsoft reagiert und bietet Anwendern die Möglichkeit, ihren Aktivitätenfeed direkt dort individuell anzupassen, wo sie tagtäglich arbeiten.

Noch im Dezember werden Sie die Möglichkeit erhalten, im Aktivitätenfeed mit einem Rechtsklick auf eine beliebige Reaktion oder auf Meldungen von Apps diese zu deaktivieren. Damit werden alle Reaktionen und die Meldung dieser speziellen App abgeschaltet.

 

Sicherheit geht vor. Bei der Datenübertragung im Internet verhindert beispielsweise das Protokoll TLS (Transport Layer Security) den unbefugten Zugriff auf Informationen. Auch Dienste in Microsoft/Office 365 wie Exchange Online, Yammer und andere Dienste nutzen die TLS-Verschlüsselung. Aktuell ist TLS 1.2 der Standard, es gibt laut Microsoft aber immer noch viele Verbindungen, die mit TLS 1.0 oder TLS 1.1. aufgebaut werden. Dem wird Microsoft ein Ende setzen und schaltet ältere Verschlüsselungsprotokolle aus Sicherheitsgründen seit einiger Zeit ab. Die Umstellung von TLS 1.0 und 1.1 auf 1.2 ist für kommerzielle Kunden von Office 365 ist im Gange.

Jetzt rückt der Abschaltzeitpunkt von älteren Verfahren für einige weitere Dienste näher. Wie der Konzern jüngst bekannt gab, wird dies ab 3. Januar 2022 für das Direct Routing SIP Interface der Fall sein. Über Direct Routing können Teams Nutzer eine Verbindung mit lokalen SIP-Trunk-Anbietern herstellen, um von einem lokalen Session Border Controller und Microsoft Teams zu telefonieren.

Auch Drittanbieter-Lösungen, die den Exchange Online Dienst für den E-Mail-Verkehr nutzen, werden gezwungen sein, die sichere TLS 1.2 Verschlüsselung zu nutzen.

Microsoft Teams ist seit einigen Jahren eines der weltweit führenden Werkzeuge für die Zusammenarbeit. Teams wird aber nicht nur im beruflichen Umfeld aktiv genutzt, sondern auch im privaten. Denken wir nur an das Homeschooling. Microsoft hat deshalb seit einiger Zeit schon die Möglichkeit geschaffen, berufliche und private Teams-Konten über ein und dieselbe App nutzen zu können.

Jetzt kündigte Microsoft an, dass Teams-Nutzer in einer Organisation auch mit Personen chatten können, die ein privates Konto besitzen. Dazu wird die E-Mail-Adresse oder Telefonnummer der jeweiligen privaten Teams-Konten benötigt.

Die IT-Admins der Organisation können diese Funktion auf Tenant-Level oder für jeden Nutzer in der Organisation individuell über die PowerShell oder das Teams Admin Center aktivieren oder blockieren. Zudem können sie festlegen, ob die Teams-Nutzer mit einem privaten Konto die Nutzer in der Organisation zum Chat einladen können. Ist dies deaktiviert, können Chats nur aus der Organisation hin zu privaten Konten gestartet werden.

Das Update wird im Laufe des Dezembers 2021 ausgerollt und kann dann in allen Teams-Clients (Web, Desktop und mobil) genutzt werden.

Wer mit Microsoft Teams regelmäßig nutzt, kennt die Aktions-Schaltflächen rechts oben im Kopfbereich.

 

Teams bietet dort die Optionen, bestimmte Registrierkarten (Tabs) z.B. als Pop-Up auszukoppeln oder zu erweitern (Full-Size-Darstellung), die Webseite in SharePoint Online aufzurufen, die Inhalte neu zu laden oder den Link zu Registrierkarte zu kopieren. Diese Funktionen stehen u.a. für Microsoft-eigene Tabs wie den Planner, OneNote oder das Whiteboard sowie für Drittanbieter-Tabs zur Verfügung.

Offenbar hat Microsoft aber festgestellt, dass diese Funktionen wenig genutzt werden, obwohl sie einen echten Mehrwert haben. Um die Usability und das Nutzererlebnis in Teams weiter zu steigern, hat das Unternehmen nun entschieden, die Funktionen als Dropdown-Menü in den jeweiligen Tab zu integrieren.

Die Umstellung erfolgt ab Mitte November und wird Ende Dezember abgeschlossen sein.

Microsoft werkelt kräftig an der Usability und Nutzererfahrung seiner Werkzeuge. Jetzt ist der Planner wieder dran. Es ist eigentlich eine Kleinigkeit, die aber eine deutlich komfortablere Nutzung des Tools möglich macht. Die Rede ist vom Notizfeld innerhalb einer Aufgabe. Dieses bekommt jetzt einen sog. Rich-Text-Editor. Mit der Neuerung kann der eingefügte Text formatiert, also beispielsweise fett, kursiv, unterstrichen dargestellt werden. Zudem können mit dem neuen Editor auch Bilder in das Notizfeld hochgeladen werden.

Microsoft betont aber, dass der neue erweiterte Editor zunächst nur für die Planner Web-App und die App in Teams zur Verfügung steht. Die mobilen Versionen für iOS, Android sowie Planner in SharePoint und Power Automate behalten vorerst den alten „Plain-Text-Editor“. Diese Anwendungen folgend im kommenden Jahr.

Wichtig zu wissen: die Inhalte im Rich-Text-Editor und im bisherigen Plain-Text-Editor werden synchron gehalten über die unterschiedlichen Anwendungen. Allerdings sind Formatierungen und Bilder, die im Rich-Text-Editor gemacht wurden, im Plain-Text-Editor nicht zu sehen.

Der neue Rich-Text-Editor wird ab Mitte Dezember ausgerollt.

So könnte der neue Rich-Text-Editor aussehen

Manchmal sind es die kleinen Änderungen, die bei der täglichen Arbeit große Effekte erzielen. Nutzer von Microsoft Teams werden sich freuen, dass Microsoft eine optimierte Suchergebnisseite für die Desktoplösung von Teams angekündigt hat.

Bisher wurde die Ergebnisse einer Schlagwortsuche dort in einer schmalen Spalte auf der linken Seite angezeigt. Erst mit Klick auf die Ergebnisse in der Liste werden Details zum Suchergebnis im Hautfenster aufgerufen.

Quelle: Microsoft

Mit der Änderung, die Anfang November ausgerollt wird, werden die Suchergebnisse im Hauptfenster angezeigt. Dazu kann man die Ergebnisse nach Nachrichten, Personen und Dateien filtern.

Quelle: Microsoft

Microsoft beginnt jetzt endlich mit der Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (end-to-end encryption bzw. E2EE) der 1:1 VoIP-Gespräche in Teams. Nachdem diese State-of-the-Art-Verschlüsselung von Nachrichten eigentlich für die erste Jahreshälfte angekündigt war, will der Konzern Anfang nun Oktober, spätestens im November 2021 damit starten.

Administratoren werden dann in ihren Einstellungen für Teams die E2EE für eine Gruppe von Nutzern oder den gesamten Tenant aktivieren können. Diese Option ist standardmäßig deaktiviert.

Falls von den Administratoren erlaubt, finden die Nutzer in ihren Teams-Einstellungen im Bereich Datenschutz eine weitere Option zum Aktivieren der E2EE für Gespräche. Diese ist standardmäßig deaktiviert.

Quelle: Microsoft

Wichtig:

Die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung funktioniert nur, wenn beide Teilnehmer eines Gesprächs E2EE aktiviert haben. Nutzer sollten beachten, dass verschlüsselte Gespräche nur Basisfunktionen beinhalten, erweiterte Funktionen wie Mitschnitte, Gesprächsübertragung auf andere Geräte, Fußnoten etc. stehen in den E2EE-Gesprächen nicht zur Verfügung.

Die Funktion wird zunächst nur für Teams-Desktop und mobile Geräte zur Verfügung stehen.

Die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für Online-Meetings in Teams folgt dann später.

 

Umfragen sind eine feine Sache, um die aktuelle Meinung anderer Personen zu einem Thema zu sammeln. Beliebt sind die Live-Umfragen beispielsweise während eines Online-Meetings. Microsoft bietet mit der App „Forms“ seit längerer Zeit eine Möglichkeit an, in wenigen Sekunden Umfragen, Quiz und Abstimmungen durchzuführen, auch innerhalb von Teams.

Leider hat sich herausgestellt, dass die Kunden die umfangreichen Funktionen der Forms-App zur Erstellung von Umfragen in Teams nicht kennen und deshalb nicht nutzen. Forms wird – wie der Name sagt – in den Köpfen der Anwender immer mit der Erstellung von Formularen verknüpft, aber nicht mit der Erstellung von Umfragen.

Deshalb reagiert Microsoft jetzt und kündigt die App „Polls“ (Originalname) für Teams an. Das Witzige daran: Die neue App wird die gleichen Umfrage-Funktionen haben wie die Forms-App in Teams, nur einen neuen, eingängigeren Namen sowie das Teams-Logo. Die App ist quasi alter Wein in neuen Schläuchen.

Die neue App wird ab Mitte Oktober zunächst in Teams-Meetings und später auch in Chats zur Verfügung stehen. Mit dem Ende der Einführung Mitte November wird die Original-Forms-App für die Nutzung in Teams-Meetings deaktiviert. Die Nutzung in Chats wird Ende Dezember geschlossen. Ältere, mit der Original Forms-App erstellte Umfragen, Quiz und Abstimmungen werden in die neue „Poll“-App migriert, bleiben also erhalten und können z. B. über das Forms-Portal http://forms.office.com angesehen werden.

Die eigentliche Forms-App bleibt auch erhalten und kann weiterhin als Kanal-Tab in Teams eingebunden werden.

Microsoft hat für Herbst 2021 ein von Grund auf erneuertes Whiteboard angekündigt. Die Neuerungen konzentrieren sich auf fünf Schlüsselbereiche:

  • neue Benutzeroberfläche,
  • erweiterte Microsoft 365-Integration,
  • geführte Zusammenarbeit,
  • neue Inhaltstypen,
  • einfacheres, effizienteres Arbeiten.

Neue, einheitliche und geräteübergreifende Benutzeroberfläche

Wichtigste Neuerung ist die Vereinheitlichung der neuen Benutzeroberfläche auf allen Geräten und Plattformen (Windows, Mac, iOS, Android). Damit ist es in Zukunft völlig egal, ob Sie mit der Windows 10 App, der Web-App, in Teams, auf einem Surface Hub oder auf einem Smartphone oder Tablet mit dem Whiteboard arbeiten. Die tiefe Integration in Microsoft 365 sorgt für eine Synchronisation Ihrer Arbeiten über alle Geräte und Plattformen. Beginnen Sie auf dem Tablet und setzen Sie Ihre Arbeit am PC oder am Surface Hub fort. Jede Ihrer Änderung sind sofort für alle anderen Personen in Ihrem Team sichtbar.

Hilfreich ist auch, dass das Whiteboard innerhalb von Teams nun nicht mehr nur in Besprechungen, sondern auch in Chats und Kanälen verwendet werden kann.

Neue Funktionen (Auswahl)

Collaboration Cursor

Microsoft bringt mit dem neuen Whiteboard eine Reihe neuer Funktionen an den Start, die die Zusammenarbeit im Team verbessern. Hier ist z. B. der „Collaboration Cursor“ zu nennen. Dieser zeigt an, was und wo andere Mitarbeiter auf dem Whiteboard gerade arbeiten.

Laserpointer

Wer die Aufmerksamkeit seiner Kollegen auf einen bestimmten Inhalt lenken möchte, kann dafür einen neuen virtuellen Laserpointer verwenden.

Neue Vorlagenbibliothek

Ein neues Whiteboard in der App ist immer leer. Elemente müssen von Hand in teilweise mühsamer Kleinarbeit angelegt werden. Microsoft bietet nun eine Reihe von fertigen Vorlagen für die gängigsten Business-Szenarien wie Brainstorming, Problemlösung, Projektplanung mit Kanban, SWOT-Analysen und effiziente Workshops an, um den Einstieg so einfach wie möglich zu machen. Im Endausbau sollen es 30 Vorlagen sein.

Wer nicht gleich eine ganze Vorlage nutzen möchte, kann bereits fertige Listen z. B. für die Aufgabenverteilung im Team nutzen. Microsoft nennt diese Elemente „Fluid Components“.

Integration von Dateien

Demnächst können auch andere Dateien z. B. aus Powerpoint, Word oder PDF-Dateien in ein Whiteboard integriert werden.

Volle Stiftunterstützung

Microsoft Teams bietet im Zusammenspiel mit dem neuen Whiteboard nun volle Stiftunterstützung. Damit lässt sich auf dem Whiteboard per Eingabestift zeichnen. Mittels der Formerkennung werden schnell gezeichnete Formen automatisch gerade gezogen. Auch handschriftliche Notizen werden erkannt, allerdings ist diese Funktion noch ausbaufähig.

Wer keinen Stift zur Hand hat, für den wird Microsoft das Skizzieren per Maus oder Trackpad vereinfachen, indem beispielsweise Formen besser erkannt und auch hier kleine Ausrutscher automatisch korrigiert werden.

Notizen-Raster

Wer bereits mit dem Whiteboard arbeitet, kennt das lästige Problem. Die Sticky Notes (Notizen) wollen einfach nicht eine optisch ansprechende Reihe und Spalte rutschen. Hierfür bietet Microsoft jetzt die Funktion der Auto-Layout-Raster mit Notizen-Raster an.

Start des Fluid Frameworks

Ein weiterer neuer Inhaltstyp sind Komponenten aus dem Fluid Framework. Das neue Fluid-Framework ermöglicht die Zusammenarbeit an dynamischen Inhalten und verbundenen Komponenten, die zur selben Zeit App-übergreifend genutzt werden können. Tabellen, Diagramme und Aufgabenlisten gelangen so auf kürzestem Weg in die Outlook-Webversion, in OneNote Notizbücher oder eben demnächst in ein Whiteboard.

Export-Funktionen

Ein fertiges Whiteboard kann abschließend als einfaches Bild (.png) oder als Bild in hoher Qualität (.svg) exportiert werden. Zudem lassen sich die Inhalte samt Bild in einer E-Mail-Zusammenfassung versenden oder in einem Team veröffentlichen.

Read-Only Modus für Schul-Konten

Lehrer und Trainer können festlegen, dass Schüler und Studenten nur lesend auf ein Whiteboard zugreifen können. Das kann bei bestimmten Unterrichtsformen Sinn machen.

Rollout

Aktuell werden die Web-App und die Applikation in Teams mit neuen Funktionen versorgt. Diese sollen bis Ende September für alle Nutzern automatisch verfügbar sein. Die nativen Apps für Windows 10, Surface Hub, Android und iOS sollen dann im Oktober aktualisiert werden. Einige Funktionen sind als „Vorschau“ bereits jetzt nutzbar.