Während Microsoft in diesem Jahr kräftig am neuen Outlook schraubt, fallen die Neuerungen und Änderungen in Teams eher klein aus. Dennoch gibt es immer wieder neue Funktionen, die es wert sind, vorgestellt zu werden. Hier sind einige davon.

Mehr Transparenz durch Teams Kanalkarten

Microsoft führt seit Juli 2024 die neuen Kanalkarten ein, die es Benutzern erleichtern, wichtige Informationen über ihre Kanäle schnell und unkompliziert abzurufen.

Die praktischen Helfer bieten einen schnellen Überblick über:

  • die Kanalbeschreibung
  • den Aktivitätsstatus
  • den Teamnamen
  • die Mitgliedschaftsinformationen

In Zukunft poppt beim Drüberfahren diese Infotafel auf

All diese Informationen werden auf dem Teams-Desktop-Client und im Teams Web-Client angezeigt, indem Sie mit der Maus über Kanalnamen fahren. Außerdem finden Sie hier einen schnellen Zugriff auf alle Einstellungen und Verwaltung zu diesem Kanal.

Der Rollout erfolgt automatisch und soll Ende Juli abgeschlossen sein. Die neue Funktion vereinfacht die Informationsbeschaffung und Verwaltung von Teams-Kanälen erheblich.

Microsoft räumt auf: Teams blendet ungenutzte Kanäle automatisch aus

Unübersichtlichkeit in Teams ist ein bekanntes Thema, das oft auch als Teams- oder Kanal-Wildwuchs bezeichnet wird. Ein Grund dafür ist sicher, dass man inzwischen in jedem Team bis zu 1000 Kanäle anlegen kann. So entstehen in vielen Umgebungen mit der Zeit unzählige kaum oder nicht genutzte Kanäle, für die sich niemand mehr verantwortlich fühlt.

Microsoft führt jetzt einen neuen Mechanismus ein, der automatisch für mehr Übersichtlichkeit sorgt.

Ab Mitte Juli 2024 wird Teams damit beginnen, inaktive Kanäle für Benutzer auszublenden. Die neue Teams-Option identifiziert automatisch ungenutzte Kanäle und blendet diese aus der sichtbaren Kanal-Liste aus. Bisher gibt es von Microsoft keine näheren Informationen darüber, welche Kriterien genau herangezogen werden.

Eine Info-Meldung erklärt, dass inaktive Kanäle unsichtbar geschaltet wurden (Bild: Microsoft)

Zu Anfang wird Teams den Nutzern eine neue Popup-Meldung anzeigen, die über das Ausblenden von nicht mehr aktiven Kanälen informiert. Zur Kontrolle kann der Benutzer die Liste der betroffenen Elemente überprüfen.

Die inaktiven Kanäle können selbstverständlich jederzeit wieder eingeblendet werden, und Benutzer können den automatischen Prozess deaktivieren oder später wieder aktivieren. Das Verhalten der Bereinigungsfunktion kann über die Teams-Einstellungen verwaltet werden. Im Abschnitt Allgemein erscheint neuer Abschnitt mit Schalter und einem Knopf „Jetzt bereinigen“. Ausgeblendete Kanäle verschwinden nicht komplett, sondern lassen sich nachträglich auch wieder sichtbar machen.

In den Teams-Einstellungen können Sie festlegen, dass bereinigt wird oder nicht (Bild: Microsoft)

Microsoft stellt Office-365-Konnektoren für Teams ein

Eine Funktion, die von vielen Unternehmen genutzt wird, ist die Office 365-Konnektoren-Funktion. Damit können etwa Dienste in Microsofts Azure-Cloud, ein RSS-Feed, ein Trello-Board oder ein GitHub-Repository mit MS Teams verbunden werden. Mit selbst entwickelten Webhooks lässt sich beispielsweise eine Verbindung zu einem Monitoring- oder Ticketing-System oder einer CI/CD-Pipeline herstellen.

Nun stellt Microsoft kurzfristig die Microsoft Teams Office 365 Connectors-Funktion ein, und zwar zwischen dem 15. August 2024 und dem 1. Januar 2025. Die Erstellung neuer Konnektoren wird ab dem 15. August 2024 blockiert, und bestehende Konnektoren funktionieren ab dem 1. Oktober 2024 nicht mehr. Unternehmen, die die Konnektoren-Funktion nutzen, wird empfohlen, für ähnliche Funktionen auf das eigene Power-Automate bzw. zur Workflows-App in Teams zu wechseln.

Als Grund für diese Aktion, die vor allem Firmenkunden verärgert, gibt der Konzern diese Erklärung:

„Da wir nach kontinuierlicher Verbesserung streben, stellt die Umstellung auf Power Automate-Workflows unser Engagement für die Bereitstellung skalierbarer, flexibler und sicherer Lösungen dar. Power Automate-Workflows bieten nicht nur erweiterte Funktionen, sondern stellen auch sicher, dass Ihre Integrationen auf einer Plattform basieren, die mit Ihren Geschäftsanforderungen wachsen kann.“

Wenn ein Benutzer mit einem aktiven Office 365-Connector eine Nachricht in Teams postet, wird am Ende der Nachricht eine Warnmeldung über die bevorstehende Einstellung des Connectors eingefügt:

Bild: Microsoft

Wenn Sie mehr über die Einstellung von Microsoft Office 365-Konnektoren und die Migration zu Workflows erfahren wollen, empfehle ich diesen Blogartikel.

Klassisches Microsoft Teams: Deinstallation nur für Windows angehalten

Wie wir alle wissen, wurde das klassische Teams im Frühjahr komplett abgelöst und eingestellt. Microsoft hatte damit begonnen, im Rahmen von Updates das klassische Microsoft Teams für Windows automatisch zu deinstallieren. Diese automatische Deinstallation wird nun aufgrund eines Problems angehalten, das sich auf das Teams-Besprechungs-Add-In in der Microsoft Outlook-Anwendung auswirkt. Dieses Problem kann dazu führen, dass das Microsoft Teams-Besprechungs-Add-In in Outlook aus der Outlook-Anwendung für Windows verschwindet oder zu Fehlern führt, wenn Benutzer versuchen, Teams-Besprechungen zu planen oder daran teilzunehmen.

Wenn dieses Problem bei Ihnen auftritt, besteht eine vorübergehende Problem-Umgehung darin, den Microsoft Teams-Kalender zu verwenden, um Besprechungen zu planen oder daran teilzunehmen. Informationen zum Reparieren von Benutzern, bei denen weiterhin Probleme mit dem Teams-Besprechungs-Add-In in Outlook auftreten, finden Sie unter Teams-Besprechungs-Add-In fehlt in Outlook und im neuen Teams – Microsoft Teams | Microsoft Learn

Die Pause wirkt sich nur auf Kunden aus, die das klassische Teams noch nicht deinstalliert haben.

Warum einfach, wenn’s auch kompliziert geht? Erstellen einer E-Mail-Signatur aus einer Vorlage
Keine Frage – die meisten Lösungen aus der Office365-Schmiede sind sehr durchdacht und nutzerfreundlich. Aber bei manchen Anwendungen fragt man sich dann doch, wer sich was dabei gedacht hat.
Einer dieser absoluten „Fails“ mit viel Verbesserungspotenzial ist das „Erstellen einer E-Mail-Signatur aus einer Vorlage“ in Outlook. Hier macht Microsoft es dem User unnötig schwer und hinkt unserer Meinung nach den aktuellen Möglichkeiten sehr hinterher. Denn E-Mail-Signaturen müssen immer noch von jedem einzelnen Nutzer kompliziert erstellt, reinkopiert, bearbeitet und abgespeichert werden. Sie können weder unternehmensweit generiert werden noch an zentraler Stelle upgedatet werden, wenn sich etwas ändert. Immer noch muss der Anwender bei der kleinsten Änderung selbst Hand anlegen. Liebes Microsoft-Team: Das muss doch besser gehen!

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Er ist monatelang in allen Kommunikationskanälen angekündigt worden als die ultimative Lösung für die Aufgabenverwaltung und das professionelle Projektmanagement in Unternehmen: Der neue Planner (New Planner). Er soll Microsofts Funktionen in den Bereichen Aufgabenmanagement, kollaboratives Arbeitsmanagement und unternehmensweites Projektmanagement in einer einzigen Lösung bündeln, angereichert mit der Microsoft KI Copilot.

Dafür wurden in den vergangenen Monaten die frühere Tasks by Planner- und To Do-App in Microsoft Teams in Planner und Microsoft Project für das Web in Planner Premium umbenannt. Viele Nutzer freuten sich bereits, dass neben den klassischen Planner-Funktionen bald auch Elemente für das Projektmanagement, wie man sie aus Microsoft Project kennt, in den Planner Einzug halten. Tun sie auch, aber leider nicht kostenlos. Mehr dazu später.

Seit April 2024 ist der „New Planner“ nun in den meisten Kundenumgebungen verfügbar. Derzeit nur in Microsoft Teams, bald auch als eigene Planner App. Microsoft hat darin die Funktionen seiner Kollaborationstools To Do, Planner und Project for the web kombiniert.

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Dies ist ein Praxisbericht von Frank Bärmann, Inhaber der Agentur conpublica

Eigentlich hat die Software-Suite von Microsoft alles an Bord, um effizient zusammenzuarbeiten: Teams, Outlook, Planner, Lists und die Office-Tools. Doch immer noch hakt es an der einen oder anderen Stelle. Zum Beispiel für die Arbeit über mehrere Organisationen hinweg. Wer in einer anderen Organisation mitarbeiten möchte, wird dort als Gast geführt, was immer noch deutliche Einschränkungen bedeutet. Microsoft versucht zwar, die Zusammenarbeit über mehrere Organisationen hinweg durch die geteilten Kanäle zu verbessern, das funktioniert aber immer noch nicht optimal. Das größte Problem ist der Planner. Zwar können Gäste im Planner der eigenen Organisation mitwirken. Es wird ihnen aber keine Aufgabe in ihrem To Do angelegt und zugewiesen, wenn ihnen im Planner die Verantwortlichkeit übertragen wird. Die automatische Verbindung zwischen Planner und To Do klappt nur im eigenen Mandanten.

In der Praxis bedeutet dies, dass die Aufgaben des fremden Planners manuell in den eigenen Planner übertragen werden müssen. Eine doppelte Datenhaltung und -pflege ist die Folge. Nervig.

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Seit Jahren versuchen Softwareunternehmen wie Microsoft, ihre Produkte im Abonnementmodell zu etablieren. Doch nicht alle Nutzer bevorzugen diese Art der Lizenzierung. Für diejenigen, die lieber einmal bezahlen und dann über Jahre hinweg ihre Software nutzen möchten, hat Microsoft nun Office 2024 sowohl für Unternehmen als auch für Privatanwender angekündigt – eine eigenständige Version ohne Abo-Zwang. Die Stand-alone-Version wird laut einem Blogbeitrag von Microsoft ab April in einer Vorschau zu sehen sein – als Office LTSC 2024 für Unternehmen und Organisationen.

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Derzeit ersetzt Microsoft die bisherigen Windows-Apps Mail und Kalender durch den neuen Outlook-Client, der als neues „Outlook für Windows” bekannt ist. Darüber habe ich bereits im Mai und November 2023 berichtet. Für diejenigen von Ihnen, die mit dem klassischen Outlook-Client im Rahmen des Microsoft365-Abos arbeiten, scheint das neue Outlook noch Lichtjahre entfernt zu sein von dem, was man praxistauglich nennen könnte. Zu viele Funktionen fehlen, zu viel funktioniert noch nicht richtig.

Aber immerhin merkt man, dass der Hersteller fast jeden Tag irgendetwas verbessert oder ergänzt am neuen Outlook. Schließlich will man bis 2026 auch den Outlook-Client im Rahmen des Microsoft365-Abos ersetzen.

Ich wäre kein guter Microsoft-Berater, wenn ich die Entwicklung dieses wichtigen Programms nicht permanent im Blick hätte und die Neuerung an Sie weitergeben würde.

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Seit ein paar Jahren laufen Besprechungen meist nicht mehr im Konferenzraum der Firma ab, sondern in virtuellen Räumen. Trotz aller Komfortfunktionen und Erfahrung mit Online-Meetings greifen wir aber manchmal dennoch auf das gute alte Whiteboard zurück. Oder treffen uns hybrid – einige sind physisch im Konferenzraum anwesend, andere werden über Teams remote zugeschaltet. Hier sind die Online-Teilnehmer des Meetings oft ganz klar im Nachteil, denn sie sitzen eben nicht vor dem Whiteboard oder können mal kurz einen Blick auf die Dokumente des Chefs werfen. Mit der Content-Kamera in Microsoft Teams ist das aber ab sofort kein Problem mehr. In diesem Blogbeitrag zeigen wir, wie Sie die Content-Kamera optimal nutzen und Whiteboards sowie Dokumente in Besprechungen freigeben können.

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Teams ist im Microsoft-Universum wohl die Software mit den meisten Veränderungen, Ergänzungen, Updates. Kein Wunder, es dürfte mit 320 Millionen Teams-Nutzern immer noch der Platzhirsch im Bereich der Collaboration-Lösungen weltweit sein.  Zum einen will Microsoft sicher diesen Platz verteidigen, zum anderen steht der endgültige Wechsel aller Nutzer auf das neue Teams 2.0 Ende März kurz bevor.

Seit unserem letzten Update Mitte Januar hat sich wieder einiges geändert. Einiges davon sind nur Kleinigkeiten, aber mit großer Wirkung. Die für mich wichtigsten Änderungen habe ich nachfolgend zusammengefasst.

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Der Posteingang ist immer chaotisch und etliche unwichtige Mails machen den Überblick unmöglich? Eine Lösung könnte die Plus-Adressierung in Exchange Online sein. Diese Funktion, auch bekannt als Unteradressierung, ist der starken Nachfrage der Nutzer zu verdanken und seit Oktober 2020 in Exchange Online verfügbar. Aber wie genau hilft die Plus-Adressierung bei der Organisation der E-Mail-Flut? Ganz einfach, indem sie es Ihnen ermöglicht, eindeutige E-Mail-Adressen speziell für den Empfang bestimmter Mail-Gruppen zu erstellen. So landen Mails immer genau da, wo sie hingehören. Was Plus-Adressierung also ganz genau ist, wie Sie sie aktivieren und verwenden können, erfahren Sie in diesem Ratgeber.

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Ein Copilot ist ein zweiter Pilot an Bord eines Flugzeugs, der dem Kapitän bei der Durchführung von Flügen hilft. Die Hauptaufgabe des Copiloten besteht darin, den Kapitän zu unterstützen und ihm bei allen Aspekten des Fluges zu helfen. Dazu gehört die Überwachung der Navigationssysteme, die Kommunikation mit der Flugsicherung und die Durchführung bestimmter Flugmanöver. Der Copilot ist auch dafür verantwortlich, den Kapitän bei der Überwachung der Instrumente und der Durchführung von Checklisten zu unterstützen. Insgesamt ist der Copilot ein wichtiger Bestandteil des Flugteams und trägt dazu bei, dass Flüge sicher und effizient durchgeführt werden können.“ So lautet die Jobbeschreibung eines Copiloten. Nicht zufällig hat Microsoft seinem KI-gestützten Assistenzsystem genau diesen Namen gegeben.

Weil der Microsoft Copilot massiv an verschiedenen Stellen im Microsoft 365 Universum eingeführt wird, bin ich dem Werkzeug ein wenig intensiver auf den Grund gegangen.

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