Derzeit ersetzt Microsoft die bisherigen Windows-Apps Mail und Kalender durch den neuen Outlook-Client, der als neues „Outlook für Windows” bekannt ist. Darüber habe ich bereits im Mai und November 2023 berichtet. Für diejenigen von Ihnen, die mit dem klassischen Outlook-Client im Rahmen des Microsoft365-Abos arbeiten, scheint das neue Outlook noch Lichtjahre entfernt zu sein von dem, was man praxistauglich nennen könnte. Zu viele Funktionen fehlen, zu viel funktioniert noch nicht richtig.

Aber immerhin merkt man, dass der Hersteller fast jeden Tag irgendetwas verbessert oder ergänzt am neuen Outlook. Schließlich will man bis 2026 auch den Outlook-Client im Rahmen des Microsoft365-Abos ersetzen.

Ich wäre kein guter Microsoft-Berater, wenn ich die Entwicklung dieses wichtigen Programms nicht permanent im Blick hätte und die Neuerung an Sie weitergeben würde.

Kategorien als Favorit nutzen (zur Filterung)

Die Kategorisierung von E-Mails zählt zu den wichtigsten Funktionen für eine saubere und strukturierte Ablage derselben. Über Kategorien wird beispielsweise Ihr Posteingang übersichtlich. Lange Zeit fehlte die Kategorisierungs-Funktion im neuen Outlook gänzlich. Mit der Einführung dieser Funktion hat Microsoft eine sehr interessante Zusatzfunktion dazu gepackt. Sie können einzelne Kategorien als „Favoriten“ definieren. Diese werden dann in der Navigationsleiste links unter Favoriten angezeigt. Mit einem einzigen Klick auf eine Kategorie sehen Sie dann nur noch diejenigen Outlook-Elemente (E-Mails, Termine, Aufgaben, Kontakte), die mit dieser Kategorie versehen sind. Sehr praktisch.

Eine E-Mail einer Kategorie zuzuordnen erfolgt wie beim klassischen Outlook über das Kontextmenü der rechten Maustaste. Um eine Kategorie zu favorisieren, öffnen Sie Einstellungen in Outlook (new), wählen Kategorien aus und versehen die entsprechende(n) Kategorien mit einem Sternchen.

Kategorien als Favoriten machen das Filtern von Inhalten effizienter.

Neue Erinnerungsfunktion (Snooze)

E-Mails auf Wiedervorlage legen gab es in Outlook schon immer. Im neuen Outlook gibt es aber eine verbesserte Erinnerungsfunktion. Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf die entsprechende E-Mail klicken, geht das Kontextmenü auf. Wählen Sie „Erneut erinnern“ und den Zeitpunkt der Erinnerung aus. Was jetzt passiert ist cool: Die E-Mail verschwindet komplett aus dem Posteingang. Sie liegt stattdessen in einem neuen Ordner „Geplant“. Bei einigen Nutzer könnte der Ordner auch anders heißen, z.B. „Erneut erinnern aktiviert“. Ich gehe davon aus, dass Microsoft den Namen des Ordners noch mehrfach anpassen wird.

E-Mails nicht nur auf Wiedervorlage legen, sondern gleich aus dem Posteingang verschwinden lassen.

Wichtige E-Mails anpinnen

Manchmal ist es nützlich, eine E-Mail dauerhaft im Blick und Schnellzugriff zu haben. Deshalb hat Outlook (wie zuvor schon Teams) die Funktion „Anheften“ erhalten.

Hinweis: Zum Anheften einer Nachricht oder zum Anzeigen angehefteter Nachrichten muss Ihr Posteingang nach Datum sortiert werden. Wählen Sie über der Nachrichtenliste die Option Filtern aus, um die Sortierung Ihres Posteingangs zu ändern.

Wählen Sie zum Anheften einer Nachricht einfach diese aus und klicken Sie auf das „Pin“ Symbol.

Die Nachricht wird sofort und solange Sie das „anpinnen“ nicht beenden in Ihrem Posteingang ob über den restlichen E-Mails angezeigt.

Kontakteverwaltung

Die Kontaktverwaltung ist in Outlook eine wesentlichste Funktion seit Anbeginn der Software. Microsoft hat die Kontaktverwaltung im neuen Outlook nicht nur optisch aufgefrischt, sondern um einige pfiffige Funktionen ergänzt.

Zum Beispiel können Sie Ihre Kontakte jetzt wie E-Mails kategorisieren, also jedem Kontakt in Ihrer Kontaktliste eine oder mehrere Kategorien zuordnen. Dies erledigen Sie in den Kontaktdetails. Die Kategorien werden Ihnen dann in der Navigationsleiste im Bereich Kontakte angezeigt, so dass Sie – wie bereits bei den E-Mails – danach filtern können. Legen Sie sich z.B. Kategorien für Kunden, Mitarbeitende, Partner, Team, Privat etc. an.

Erstmals können Sie Ihre Kontakte kategorisieren.

Auch interessant: In den Kontaktdetails unter „Dateien“ finden Sie die letzten Dokumente, die Ihnen dieser Kontakt per E-Mail gesendet hat.

Außerdem können Sie wichtige Kontakte zu Favoriten machen (auch wie bei den E-Mails). Diese werden dann in der Leiste ganz oben im Bereich „Favoriten“ angezeigt.

Die neuen Gruppen

Wie Sie sicher wissen, beruhen die Teams bei Microsoft auf sog. Microsoft 365-Gruppen. Es gibt aber auch Microsoft 365-Gruppen ohne Teams. Microsoft legt beispielsweise in Outlook eigene Ordner unter der E-Mail-Verzeichnisse für jeden Nutzer an, der Mitglied in einer Gruppe ist. E-Mails, die an eine solche Gruppe gesendet werden, sind hier zu finden. Eine Verwaltung der Gruppen ist bisher nur über das Microsoft 365 Admin Center möglich. Das hat sich geändert. Die Verwaltung dieser Gruppen wurde im neuen Outlook neu hinzugefügt und organisiert. Sie finden in Ihrem Menüband links nun einen Menüpunkt „Gruppen“, sofern Sie Mitglied in mindestens einer Microsoft365-Gruppe sind. In dem neuen Gruppenbereich finden Sie alle Gruppen, in denen Sie Mitglied oder Besitzer sind.

Gruppen bekommen im neuen Outlook einen höheren Stellenwert.

Wählen Sie nun eine Gruppe aus. Es öffnet sich der Adminbereich für diese Gruppe. Dort können Sie nicht nur die E-Mails an die Gruppe lesen und bearbeiten, sondern als Besitzer der Gruppe auch Einstellungen ändern, neue Mitglieder einladen oder einen Plan in Planner oder ein Notizbuch in OneNote für diese Gruppe eröffnen.

Suche nach Schlüsselwörtern auch Teams Kanäle einschließen

Über die umfangreiche Suchfunktion in Outlook hatte ich bereits berichtet. Im neuen Outlook können Sie die Suche nun auch auf Teams und die dort vorhandenen Kanäle ausweiten.

Dazu müssen Sie zuerst die bekannte Suchmaske von Outlook erweitern, indem Sie rechts auf das Symbol neben der Lupe klicken. Es öffnet sich eine erweiterte Suchmaske. Geben Sie nun im Feld „Schlüsselwörter“ mindestens einen Suchbegriff ein und klicken Sie anschließend auf „Suchen“.

Sobald Ihnen die Ergebnisse angezeigt werden, können Sie die Suche entweder auf die Dateien, die in Outlook in E-Mails vorhanden sind oder auf Teams ausweiten.

Wählen Sie nun „Kanäle einschließen“ aus. Es werden auch die Suchtreffer aus den Kanalchats angezeigt.

Fazit

So langsam entwickelt sich das neue Outlook doch zu einem brauchbaren Client für E-Mail, Kalender und Aufgaben im Business-Umfeld. Es bleibt aber noch zu viel zu tun. Noch kann das neue Outlook dem Klassiker nicht das Wasser reichen. Ich habe aber noch Hoffnung, dass dies bis zur Umstellung irgendwann in 2-4 Jahren passieren wird.

Haben Sie weitere interessante und nützliche Funktionen im neuen Outlook entdeckt. Dann freuen wir uns auf einen Kommentar.

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Es war einmal in einer Zeit, in der Weihnachten einen futuristischen Touch bekommen hatte. Die Welt war vernetzter denn je und selbst der Weihnachtsmann hatte seine Methoden modernisiert.

In der Zentrale des Weihnachtsmanns, einem hochmodernen Hauptquartier, das in den Wolken über dem Nordpol schwebte, liefen alle Vorbereitungen für das bevorstehende Fest auf Hochtouren. Die Elfen waren eifrig dabei, Geschenke zu verpacken und die Rentiere wurden auf ihre Flüge vorbereitet.

Doch dieses Jahr gab es eine kleine Panne: Die Liste mit den Geschenkideen für die Kinder auf der ganzen Welt war plötzlich verschwunden! Der Weihnachtsmann rieb sich ratlos den weißen Bart. “Das ist ein Fall für unsere Helfer im technischen Support!”, rief er aus.

Schnell wurde Microsoft Office 365 und besonders Teams aktiviert. Die Elfen hatten sich bereits auf die Arbeit mit den modernen Tools eingestellt. Sie starteten eine Videokonferenz, um das Problem zu lösen. In kürzester Zeit waren sie alle über Teams miteinander verbunden: die Elfen aus der Spielzeugfabrik, die Rentierpfleger aus dem Stall und sogar der Weihnachtsmann selbst.

“Guten Abend, meine kleinen Helfer! Wir haben ein kleines Problem mit unserer Liste. Sie ist plötzlich unauffindbar”, verkündete der Weihnachtsmann über das virtuelle Meeting. Doch die Elfen waren alle ratlos. Und als sie alle ganz traurig und verzweifelt dreinschauten, fiel ihnen plötzlich Helmut Gräfens Name ein. Helmut war bekannt für sein tiefes Verständnis von Office365 und hatte schon oft bei kniffligen Problemen geholfen.

Eilig schickten sie eine Nachricht über Teams an Helmut Gräfen und baten um seine Hilfe. Innerhalb weniger Minuten erhielten sie eine Antwort. “Keine Sorge, ich bin auf dem Weg!”, lautete Helmut Gräfens Nachricht. Wenig später erschien Helmut in einem glänzenden virtuellen Avatar auf dem Bildschirm der Elfen. “Hallo zusammen! Ich habe gehört, dass ihr ein kleines Problem mit eurer Liste habt. Lasst mich mal reinschauen”, sagte er mit einem breiten Lächeln.

Mit seiner Expertise in Office365 und seiner Fähigkeit, selbst die verwinkelsten Datenpfade zu verstehen, durchforstete Helmut die Cloud. “Ah, hier haben wir es!”, rief er triumphierend aus. Tatsächlich hatte die Liste sich in einem unerwarteten Bereich versteckt, den niemand bemerkt hatte.

Die Elfen jubelten vor Freude über Helmut Gräfens Hilfe. “Danke, dass du so schnell gekommen bist und uns gerettet hast!”, riefen sie im Chor.

Der Weihnachtsmann lachte erleichtert. “Ihr alle seid meine wahren Helden! Danke, dass ihr an Helmut gedacht habt, der so geschickt mit diesen Tools umgehen kann.”
Helmut lächelte bescheiden. “Das ist Teil meines Jobs, den Weihnachtszauber aufrechtzuerhalten!” Mit einem letzten Klick präsentierte er die wiederhergestellte Liste auf dem Bildschirm. “Alles ist wieder in Ordnung, ihr könnt weitermachen.”

Mit der Liste wieder sicher in der Hand konnte die Produktion der Geschenke fortgesetzt werden. Dank Outlook wurden die Lieferzeiten koordiniert und die Flugrouten der Rentiere perfekt geplant.
Und so kam es, dass an Heiligabend alle Kinder auf der Welt ihre Geschenke erhielten, dank der modernen Technologie, die den Weihnachtszauber aufrechterhielt. Es war ein Weihnachtsfest voller Wärme und Magie, in dem Microsoft Office 365 und Teams eine entscheidende Rolle spielten, um sicherzustellen, dass die Freude des Festes alle erreichte.

Wir wünschen allen Kunden, Geschäftspartnern, Freunden und Bekannten winterweiße, fröhlich-friedliche, herrlich-himmlische und erstaunlich erholsame Weihnachtstage. 🎄 🎅

 

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Ich habe in einem früheren Beitrag bereits darauf hingewiesen, dass Microsoft ein komplett neues Teams auf den Weg gebracht hat. Dies gilt insbesondere für den Teams-Desktopclient für Windows und MacOS. Dieser wurde von Grund auf unter Berücksichtigung der Leistung neu konzipiert und bietet eine schnellere, einfachere und flexiblere Oberfläche. Er wird schneller installiert und geladen, sodass Sie die App schneller starten und an Besprechungen teilnehmen können. Der neue Teams-Client ist bis zu 2x schneller und verbraucht 50 % weniger Speicher. Das liegt daran, dass das neue Teams für eine effizientere Nutzung der Geräteressourcen sorgt, was Arbeitsspeicher- und Datenträgerauslastung angeht.

Seit August sehen Nutzer des klassischen Teams-Desktopclients für Windows und MacOS den Schalter “Testen Sie das neue Teams”, um freiwillig zu wechseln. Seit Mitte September 2023 ist das neue Teams zum Standardclient geworden.

Nun gab Microsoft den finalen Termin für die endgültige (zwangsweise) Umstellung aller Desktop-Clients bekannt. Nach dem 31. März 2024 werden alle klassischen Teams-Benutzer, die nicht auf ein neues Teams aktualisiert haben, automatisch auf das neue Teams aktualisiert.

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Wie mittlerweile bekannt sein sollte, ist Microsoft derzeit dabei, den neuen Outlook-Client, der als neues „Outlook für Windows” bekannt ist, auszurollen und die bisherigen Windows-Apps Mail und Kalender zu ersetzen. Ich hatte im Sommer im Beitrag Das neue Outlook für Windows: Microsoft veröffentlicht die öffentliche Preview – Der Office365 Experte bereits über den neuen Client berichtet. Es handelt sich um eine kostenlose App für Windows-Benutzer, die es ermöglicht, verschiedenen E-Mail-Konten und Kalender einzubinden, sodass sich diese unter der neuen Oberfläche verwalten lassen.

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Schon bemerkt? Microsoft hat Ihnen eine neue App für Windows, mobile Geräte und das Web geschenkt, die das Arbeiten deutlich effizienter machen kann. Diese App möchte ich Ihnen heute vorstellen, denn sie hat einiges zu bieten.

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Über die neue Microsoft Loop-App habe ich vor einigen Wochen berichtet.

Loop ist eine Art Hub, in dem verschiedene Arten von Inhalten und Informationen zusammengeführt werden können. Der Clou ist, dass die in einer Loop-Seite erstellten und/oder gesammelten Loop-Komponenten wiederum in anderen Microsoft-Anwendungen wie Teams, Outlook und SharePoint eingebunden werden, stets mit der Verknüpfung nach Hause (zur Loop-Komponente).

Jetzt sind die ersten Standard-Loop-Komponenten fertig, u. a. für Microsoft Planner.  Darauf möchte ich heute näher eingehen, denn auf den ersten Blick ist das ganze Thema etwas verwirrend.

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