Heute möchte ich Ihnen ein kleines, aber sehr hilfreiches Werkzeug für Ihre tägliche Arbeit mit Word und Outlook vorstellen: den Microsoft Editor.

Jeder weiß: Das korrekte Schreiben ist wichtig, ganz egal in welcher Branche oder für welches Medium. Wichtig sind ein korrekter Satzbau, eine harmonische Wortwahl sowie die korrekte Rechtschreibung.

Im Internet tummeln sich viele Korrektur- und Formulierungshilfen, seit kurzer Zeit gesellt sich der Microsoft Editor hinzu.

KI-basierter Closed-Source-Schreibassistent

Der Microsoft Editor ist ein KI-basierter Closed-Source-Schreibassistent, der für Word und Outlook-Apps und als Browser-Erweiterung für Microsoft Edge und Chrome als Teil von Office 365 verfügbar ist. Er erkennt in der Grundversion sowohl Rechtschreib- als auch Grammatikfehler.

In der Version mit einem Microsoft 365-Abonnement weist der Editor auf fortgeschrittene Grammatik- und Stilverbesserungen wie Klarheit, Prägnanz, Formalität, Vokabelvorschläge und mehr hin.

Mehr als 20 verfügbare Sprachen

In mehr als 20 Sprachen hilft er den Nutzern, die perfekten Texte zu schreiben und den Schreibstil zu verbessern.

Informelle oder formelle Ausdruckweise

Zu jedem Zeitpunkt lässt sich einstellen, ob der Text auf eine informelle oder formelle Ausdruckweise überprüft werden soll.

Verfeinerungen

Neben den oben erwähnten Rechtschreib- und Grammatikkorrekturen, gibt der Editor auch Hinweise (Verfeinerungen) zu den Punkten:

  • Formelle Sprache
  • Prägnanz
  • Verständlichkeit
  • Wortwahl

In der Premiumversion (mit einem Microsoft 365-Abonnement) weist er so auf seltsame Formulierungen oder Zeitenwechsel oder ähnliches hin.

Insights

Last but noch least liefert der Microsoft Editor natürlich auch viele Insights, wie die Anzahl von Wörtern, Zeichen, Absätzen und Sätzen und die durchschnittlichen Sätze pro Absatz, durchschnittlichen Wörter pro Satz sowie die durchschnittlichen Zeichen pro Wort.

Mit dem Microsoft Editor erhält man also ein Rundum-sorglos-Paket, wenn es um das korrekte und sprachlich hochwertige Schreiben geht.

Sie finden den Editor oben in der rechten Ecke des Menübandes.

Microsoft Teams ist eine derjenigen Softwarelösungen, die in den vergangenen 24 Monaten enorm gewachsen ist. Man kann sagen, dass Teams jetzt erwachsen wird, nicht zuletzt durch den enormen Zuwachs an Nutzern weltweit, die wiederum viele neue Funktionen in die Wunschliste eingetragen haben. Zudem schläft die Konkurrenz nicht und auch der Konzern Microsoft muss ständig am Ball bleiben, damit Teams weiterhin eine der beliebtesten Kollaborationslösungen weltweit bleibt.

Wenn Sie sich die veröffentlichte Roadmap anschauen, so sehen Sie insgesamt 135 Funktionen in Planung und 97, die sich derzeit im Rollout befinden. Das sind natürlich viel zu viele, um sie hier vorzustellen. Wir haben uns einige Highlight aus der Liste rausgepickt, die in den kommenden Monaten freigeschaltet werden.

Januar 2022

Seit Dezember arbeitet Microsoft offenbar daran, dem Whiteboard sog. Attribution zu schenken. Auf Deutsch könnte man dies als „Zuteilung“ bezeichnen. Damit sehen Teilnehmer, die gemeinsam in einem Team an einem Whiteboard arbeiten, wer welche Änderungen gemacht oder Inhalte eingefügt hat.

Derzeit wird eine ganz praktische Funktion eingeführt, mit der Teilnehmer sehen können, in welcher Zeitzone andere Teilnehmer sich gerade befinden. Das ist bei internationalen Teams sehr nützlich.

Ebenfalls noch diesen Monat soll das sog. „Teams Casting“ starten. Damit können Nutzer von einem Mobilgerät spontan in einen Teams Room unter Windows eintreten und sogar Inhalte vom Gerät präsentieren, die lokal gespeichert oder via Office365 abrufbar sind.

Endlich soll es auch die Möglichkeit geben, wichtige Nachrichten aus einem Chat in dem betreffenden Kanal anzupinnen, also für alle gut sichtbar zu fixieren.

Für eine bessere Usability wird Microsoft eine anpassbare Darstellung der Chat-Nachrichten anbieten. In der kompakten Ansicht werden die Nachrichten enger angezeigt, sodass 50 % mehr Nachrichten auf den Bildschirm passen. Die komfortable Ansicht ist die derzeitige Standardansicht. Damit kann jeder Nutzer selbst entscheiden, wie viele Chat-Nachrichten er auf einem Blick sehen möchte.

Februar 2022

Wer einmal Power Automate genutzt hat, wird es lieben. Im Februar kommen neue Aktionen speziell für Teams dazu. Darunter sind u. a. „Ein neues Team anlegen“, „Ein neues Team Meeting anlegen“, „Sende eine Nachricht an den Kanal“ und „Füge einen Nutzer zu einem Team hinzu“. Ein neuer Trigger „Nutzer hat das Team verlassen“ wird auch kommen.

Ebenfalls im Februar kommt dann endlich die bereits im Herbst 2021 angekündigte Fähigkeit, bei Umbenennung eines Kanals den passenden SharePoint-Ordner automatisch auch korrekt umzubenennen. Diese Funktion soll dann für alle Plattformen (Desktop, iOS, Web, Android) zur Verfügung stehen.

Drei kleinere, aber nützliche Funktionen sollen im Februar an den Start gehen: Die Walkie-Talkie-Funktion für Teams auf Smartphones befähigt Nutzer untereinander zu sprechen wie mit einem richtigen Walkie-Talkie (Drücken um zu sprechen, Loslassen um zu hören). Zudem soll es Nutzern dann möglich sein, sich selbst Chat-Nachrichten mit Notizen, Dateien, Bildern oder Videos zu senden. Diese können dann später in Teams weiter verarbeitet werden oder dienen nur als Erinnerung. Eine Funktion, die es z. B. bei Slack schon sehr lange gibt und die echt praktisch ist. Schließlich wird endlich die Live-Transkription in allen Teams-Sprachen zur Verfügung stehen – allerdings nur für die Teams Web-App.

März 2022

Der März steht ganz im Zeichen des Videos. Dann soll Microsoft Teams eigene Video-Filter für Team-Meetings erhalten, sodass jeder Nutzer selbst das Aussehen seines Videobildes im Meeting anpassen und optimieren kann. Wer Teams auf Android-Geräten nutzt, kann ab März via Teams auch an Video-Meeting teilnehmen, die bei den Drittanbietern Zoom und Webex stattfinden. Diese Drittanbieter-Meetings erscheinen dann im eigenen Teams-Kalender. Damit öffnet sich Teams endlich für andere Anbieter.

Wer Webinare mit Teams anbietet, wird sich ein wenig mehr freuen. Denn Einladungen zu Webinaren werden ab März automatisch in die Kalender der Teilnehmer eingetragen.

April 2022

Für April haben wir nur eine Neuerung aufgegriffen: Admins können dann das Aussehen des Warteraums z. B. mit einem Logo verschönen bzw. professionalisieren.

Juni 2022

Im Juni werden die Breakout-Rooms endlich auch für Android-Betriebssysteme eingeführt.

Juli 2022

Vor der Sommerpause wird es ab Juli die Möglichkeit geben, einem Teams-Meeting mit einem digitalen Code beizutreten. Das gibt es bei anderen Onlinemeeting-Lösungen wie Zoom schon lange.

Die Vorstellung der 80 neuen Funktionen, die bereits in der Einführung befinden, sparen wir uns an dieser Stelle.

Wenn Sie alle neuen Funktionen – nicht nur für Teams – durchforsten wollen, empfehle ich Ihnen die Seite der Microsoft 365 Roadmap.

Videokonferenzen, Terminverwaltung oder das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten – mit seinem großen Funktionsumfang ist Microsoft Teams in vielen Unternehmen das primäre Kommunikationstool. Es bietet, laut Microsoft, mittlerweile mehr als 500.000 Unternehmen alle Funktionen, die für eine gelungene Teamarbeit notwendig sind.

Zudem haben Sie die Möglichkeit, Ihre Telefonanlage in Microsoft Teams zu integrieren und auf diese Weise die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen noch effizienter zu gestalten.

Wie Sie Ihre Cloud Telefonanlage mit Microsoft Teams nutzen können und welche Vorteile Ihnen eine solche Integration bietet, erfahren Sie in diesem Artikel.

Microsoft Teams als Telefonanlage nutzen

Verbinden Sie die Cloud Telefonie mit Microsoft Teams, so ist eine separate Telefonanlage nicht mehr erforderlich. Ihre Businesstelefonie läuft ab sofort über den MS Teams Client. Sie nutzen also Ihren MS Teams Client als Endgerät, über den Sie Anrufe beginnen und empfangen können.

Zusätzlich können Sie auf alle Funktionalitäten einer Telefonanlage zurückgreifen, ohne von Ihrem Microsoft Teams-Client in eine andere Anwendung wechseln zu müssen. Ihre MS Software ersetzt damit das VoIP-Telefon. Alles ist an einem Ort.

Um Ihre Cloud Telefonanlage mit Microsoft Teams zu verwenden, gibt es zwei Möglichkeiten für Sie:

Microsoft Anrufpläne

Die erste Möglichkeit, Ihre Telefonanlage in Microsoft Teams zu integrieren, besteht darin, einen Microsoft Anrufplan zu verwenden. Anrufpläne werden monatlich pro Benutzer gebucht und enthalten eine Telefonnummer sowie ein Minutenkontingent. Die Telefonie wird hierbei direkt über die Server von Microsoft abgewickelt.

Microsoft portiert Ihre bestehenden Rufnummern und stellt eine Verbindung zum öffentlichen Telefonnetz her. Diese Option kann allerdings mit hohen Kosten verbunden sein und ist außerdem nicht in allen Ländern verfügbar. Eine komplexe Anrufsteuerung mit Funktionen wie, Rufweiterleitung, halten oder makeln, ist mit den Anrufplänen nicht möglich, daher eignen sie sich eher für einfache Telefonie ohne Telefonanlagefunktionen.

Direct Routing

Alternativ können Sie die Funktion Microsoft Teams Direct Routing nutzen, mit der Ihre Cloud Telefonanlage vollständig in Microsoft Teams integriert wird. Dafür wird mittels eines Sessions Border Controller (SBC) eine Verbindung ins öffentliche Telefonnetz hergestellt.

Ausgehende Anrufe aus MS Teams werden dann über das Internet an das Microsoft Telefonsystem gesendet. Der Anruf wird anschließend über den Session Border Controller und den SIP-Trunk an das Telefonnetz Ihres Anbieter übermittelt.

Eingehende Anrufe werden ebenfalls über den SBC an das Microsoft Telefonsystem weitergeleitet. Von dort aus wird der Anruf dann mit MS Teams an jedes beliebige Gerät übergeben.

Ihr derzeitiger Telefonanbieter bleibt Ihnen erhalten und eine Portierung der Rufnummern ist nicht erforderlich. Sie können sämtliche Funktionen von Microsoft Teams nutzen, ohne Ihre bereits bestehenden Rufnummern und Durchwahlen ändern zu müssen. Mit der Direct Routing Funktion können Sie demnach über Ihren MS Teams-Client wie mit Ihrem richtigen Bürotelefon telefonieren.

Die Integration Ihrer Cloud Telefonie in MS Teams ermöglicht Ihnen, nach wie vor alle Funktionen der Telefonanlage zu nutzen. Über den Microsoft Teams Client und das Add-On Telefonanlage können Sie wie mit Ihren herkömmlichen VoIP-Telefonen Anrufe halten und weiterleiten. Zudem ermöglicht Ihnen das Add-On, eine Verbindung von Ihrem Anrufbeantworter mit Ihrem E-Mail-Postfach herzustellen. Nachrichten auf dem Anrufbeantworter werden per Spracherkennung an Ihren Posteingang gesendet. Die Nachricht wird zusätzlich um ein Transkript ergänzt, dass die Sprache in einen Text konvertiert.

Funktionen der Integration

Ausgehende Telefonate mit der Büronummer führen

Der Microsoft Teams-Client hilft Ihnen, alle ausgehenden Anrufe über die MS Teams App auf Ihrem Handy oder anderen Endgeräten abzuwickeln. Er kann dabei als herkömmlicher MS Teams-Account verwendet werden oder auch als Endgerät für ausgehende Telefonate und dient damit als Ersatz für Ihr Tischtelefon.

Eingehende Anrufe unter Ihrer Büronummer empfangen

Die Einbindung Ihrer Cloud Telefonanlage in Microsoft Teams ermöglicht es Ihnen, unter der eigenen Bürorufnummer aus dem öffentlichen Telefonnetz angerufen zu werden. Anrufe von Kollegen, die gerade nicht anwesend sind, können auf Ihren Microsoft Teams-Client weitergeleitet werden. Der Anrufer bemerkt von dieser Umleitung auf Ihr Endgerät nichts.

Interne Durchwahlen für jeden MS Teams-Client

Wie bereits oben genannt, bleiben Ihre Rufnummern und Durchwahlen bestehen, wodurch auch die interne Kommunikation über den MS Teams-Client abgewickelt werden kann. Kollegen können Sie unter Ihrer Durchwahl erreichen und Sie können den Anruf in der Teams App auf dem Endgerät Ihrer Wahl annehmen.

Technische Voraussetzungen

Um mit Microsoft Teams telefonieren zu können, müssen einige technische Voraussetzungen erfüllt sein.

Ein IP-basierter Telefonanschluss

Ein IP-basierter Telefonanschluss, auch SIP-Trunk genannt, ist die wichtigste Voraussetzung. Dieser dient dem Anschluss der Cloud Telefonanlage per Direct Routing an das Telefonnetz. Ein Provider wie WIRECLOUD stellt Ihnen den SIP-Trunk zur Verfügung und übernimmt die Implementierung Ihrer Cloud Telefonanlage in Microsoft Teams.

Der Session Border Controller

Darüber hinaus wird ein Session Border Controller (SBC) benötigt. Ein bestimmter Router, der als Gateway zwischen dem öffentlichen Telefonnetz und Microsoft Teams genutzt wird.

Die passende Lizenz

Um auch alle Vorzüge von MS Teams nutzen zu können, benötigen Sie die passende Lizenz. Je nach Art und Größe Ihres Unternehmens stehen Ihnen verschiedene Lizenzen zur Verfügung. Zusätzlich erfordern einige Lizenzen das geeignete Add-On, damit Sie die Telefonfunktion von MS Teams nutzen können. Folgende Lizenzen können für die Telefonfunktion genutzt werden:

Für kleine und mittelständische Unternehmen mit bis zu 300 Nutzern:

  • Microsoft 365 Business Basic mit dem Add-On Lizenzbündel Business Voice
  • Microsoft 365 Business Standard mit dem Add-On Lizenzbündel Business Voice
  • Microsoft 365 Business Premium mit dem Add-On Lizenzbündel Business Voice

Für Großunternehmen mit mehr als 300 Nutzern:

  • Office 365 E1 mit dem Add-On Lizenzbündel Phone System
  • Office 365 E3 mit dem Add-On Lizenzbündel Phone System
  • Microsoft 365 E3 mit dem Add-On Lizenzbündel Phone System
  • Office 365 E5
  • Microsoft 365 E5

Für Bildungseinrichtungen:

  • Office 365 A1 mit dem Add-On Lizenzbündel Business Voice
  • Office 365 A3 mit dem Add-On Lizenzbündel Business Voice
  • Microsoft 365 A3 mit dem Add-On Lizenzbündel Business Voice
  • Office 365 A5 mit dem Add-On Lizenzbündel Business Voice
  • Microsoft 365 A5

Microsoft selbst empfiehlt kleinen und mittelständischen Unternehmen mit bis zu 300 Nutzern eine der Microsoft 365 Lizenzen mit dem Add-On Lizenzbündel Business Voice.

Für Großunternehmen mit über 300 Nutzern empfiehlt Microsoft die Microsoft 365 E5 Lizenz.

Alle oben aufgeführten Lizenzen eignen sich jedoch auch, um MS Teams mit einer Cloud Telefonanlage zu nutzen.

Der Cloud-Telefonie-Anbieter WIRECLOUD hat ein praktisches Tool entwickelt, über welches Sie die passenden Lizenzen und die entstehenden Kosten in Ihrem Unternehmen für die Nutzung einer Cloud Telefonanlage über Microsoft Teams berechnen können.

Jetzt die Kosten für Ihre individuelle Microsoft Teams Telefonie berechnen.

Vorteile der Cloud Telefonie mit Microsoft Teams

Die Nutzung der Microsoft Teams Telefonie ermöglicht Ihnen ein ortsunabhängiges und flexibles Telefonieren. Die verschiedenen Kollaborationsfunktionen aus MS Teams sowie die Ihrer Telefonanlage sind zentral aus einer Anwendung bedienbar. Ein ständiges Wechseln zwischen unterschiedlichen Anwendungen und Geräten ist nicht mehr notwendig.

Sie können individuell neue Nutzer hinzubuchen und Ihre Lizenzen erweitern. Somit wächst Ihre Telefonanlage mit Ihrem Unternehmen.

Zudem ist die Gesprächsqualität wesentlich klarer als mit der üblichen Handyweiterleitung.

Letztendlich verbessert sich Ihre Erreichbarkeit und Sie profitieren von den Vorzügen Ihrer Cloud Telefonanlage sowie derer von MS Teams.

Fazit

Die Cloud Telefonie mit Microsoft Teams zu verbinden vereinfacht Kommunikationsprozesse innerhalb Ihres Unternehmens sowie im Umgang mit Kunden. Gerade Unternehmen, die bereits einige Microsoft-Anwendungen in Ihren Arbeitsalltag eingebunden haben, können von der Integration Ihrer Cloud Telefonanlage in MS Teams besonders profitieren.

Die weltweite Pandemie in den vergangenen 2 Jahren hat dazu geführt, dass Lösungen wir Zoom und Teams einen unglaublichen Zuwachs an Nutzern erhalten haben. Während vor allem größere Unternehmen im Rahmen ihrer Microsoft 365-Lizenzen bereits das darin enthaltene Teams vollumfänglich nutzen konnten, wichen viele Freelancer und Kleinunternehmen aller Branchen auf kostenlose Werkzeuge aus, um ihre eh schon angespannte Finanzsituation nicht weiter zu belasten. Auch Microsoft spielt in diesem Orchester der Gratis-Lösungen mit dem kostenlosen Teams ein gewichtige Rolle.

Der Wermutstropfen: Im Unterschied zu den bezahlten Microsoft 365-Abonnements Business Basic und Business Standard sind die wichtigen Grundfunktionen wie Videokonferenzen, Gruppenchats, Cloud-Speicher in dem kostenlosen Teams zwar vorhanden, aber stark begrenzt. So können nur maximal 100 Teilnehmer an einer Besprechung teilnehmen, die Gruppenbesprechungen dürfen maximal 60 Minuten dauern und der Cloud-Speicher pro Nutzer ist auf 5 GB begrenzt. Dieser limitierte Funktionsumfang macht eine professionelle Zusammenarbeit im Business-Kontext schwierig.

Jetzt hat Microsoft Teams Essentials nachgeschoben, das erste „Stand-alone“-Angebot von Microsoft Teams. „Stand-alone“ bedeutet hier, dass kein Microsoft 365-Abonnement notwendig ist. Für 3,40 € pro Nutzer/Monat (im Jahresabonnement) erhalten kleine Unternehmen eine Teams-Lizenz mit weitreichenden Funktionen. In Teams Essentials sind Gruppenbesprechungen bis zu 30 Stunden und bis zu 300 Teilnehmer pro Besprechung möglich, was auch in teureren Abonnements für den KMU-Bereich die Obergrenze ist. Der Cloud-Speicher pro Nutzer wurde auf 10 GB verdoppelt. Zudem besteht für die Nutzer die Möglichkeit, jederzeit auf einen Telefon- und Websupport von Microsoft zurückzugreifen.

Weitere Funktionen wie unbegrenzt chatten mit Kollegen und Kunden, Dateifreigabe, Aufgaben und Abstimmungen sowie Datenverschlüsselung für Besprechungen, Chats, Anrufe und Dateien, die bereits in der kostenlosen Version vorhanden sind, bleiben unverändert bestehen.

Wer noch mehr Funktionen benötigt, investiert 80 Cent mehr und abonniert gleich die Microsoft 365 Business Basic Lizenz. Dann gibt es zusätzlich zu den Funktionen von Teams Essentials auch die Möglichkeit, Teambesprechungen aufzuzeichnen und zu transkribieren, E-Mail Accounts mit Exchange online und 1 TB erweiterter Cloud-Speicher pro Nutzer. Zudem – und das ist das eigentliche Hauptargument für diese Lizenz – kann jeder Nutzer die Office-Apps im Web (nicht Desktop) und auf dem Mobilgerät nutzen.

Im September frohlockten wir bereits, dass Microsoft endlich das Problem mit der Umbenennung von Kanälen in Teams und SharePoint Online gelöst habe. Wer aber in den vergangenen Wochen dies ausprobiert hat, wird festgestellt haben, dass der Konzern noch nicht so weit ist. Es funktioniert nicht. Wird ein Kanal in Teams umbenannt, ändert sich der Name des zugehörigen Ordners in SharePoint Online nicht automatisch mit.

Jetzt kommt die offizielle Bestätigung: Die Änderung verzögert sich bis ins Frühjahr 2022.

„We apologize for not sending an earlier update regarding our delayed rollout. We delayed the feature release to ensure the best possible experience for our users, and it is now ready.

As previously mentioned (MC280294 – August), this new release will update the channel rename experience in Teams to simultaneously rename the corresponding folder in SharePoint sites whenever a channel in Teams is renamed.“

Wenn das Update dann mal da ist, gilt es auf Tenant-Ebene und für die Teams Desktop-App und Web-App, und zwar für alle Öffentlichen und Privaten Kanäle.

Für bestehende Kanäle, die nach der Änderung umbenannt werden, erhalten die Ordner in SharePoint Online auch diese Namensänderung.

Für bestehende Kanäle, die vor der Änderung bereits umbenannt wurden, ist diese einfache synchrone Namensänderung des Kanalnamens und des Ordners in SharePoint Online rückwirkend nicht möglich.

Der Aktivitätenfeed in Teams bietet eine Zusammenfassung aller Aktivitäten in den Kanälen, die sich in Ihrer Teamliste befinden. Einer der größten Kritikpunkte am Aktivitätenfeed ist jedoch die große Menge an Meldungen, die dauernd dort eingehen. Erwähnungen, Antworten, Aufgabenzuweisungen, verpasste Anrufe, Reaktionen und Meldungen von Apps gehen im Feed je nach Größe des Teams im Minutentakt ein.

Zwar kann man bereits jetzt filtern, welche Art von Nachrichten man erhalten möchte und ob man Nachrichten einer bestimmten Person erhalten möchte, das reicht aber nicht aus, um die wichtigen von den unwichtigen Nachrichten dauerhaft zu trennen. Denn der Filter ist nur eine Momentaufnahme und dient eigentlich nur der Suche im Feed.

So war das An- und Abschalten von Reaktionen und App-Aktivitäten eine der meistgewünschten neuen Funktionen der Nutzer. Nun hat Microsoft reagiert und bietet Anwendern die Möglichkeit, ihren Aktivitätenfeed direkt dort individuell anzupassen, wo sie tagtäglich arbeiten.

Noch im Dezember werden Sie die Möglichkeit erhalten, im Aktivitätenfeed mit einem Rechtsklick auf eine beliebige Reaktion oder auf Meldungen von Apps diese zu deaktivieren. Damit werden alle Reaktionen und die Meldung dieser speziellen App abgeschaltet.

 

Sie ist nicht neu, aber echt hilfreich: Die Diktierfunktion in den Office Apps von Microsoft 365. Mit dieser Funktion können Sie einfach und schnell mit Ihrer Stimme Dokumente, E-Mails, Notizen, Präsentationen oder sogar Foliennotizen erstellen. Alles, was Sie dafür benötigen, ist ein Mikrofon (z. B. in einer Webcam) und eine Internetverbindung.

Die meisten von Ihnen kennen die Diktierfunktion vom Smartphone her. Dort ist es heute gang und gäbe, einen Text innerhalb einer App zu diktieren. Diese Diktierfunktion arbeitet in den neueren mobilen Betriebssystemen ziemlich gut und flüssig.

Eine ähnliche Diktierfunktion existiert auch in den Microsoft 365 Apps (Windows und Mac) Word, Outlook und PowerPoint für Microsoft 365, OneNote für Windows 10 sowie Word, PowerPoint und OneNote für das Web.

Öffnen Sie dazu eine dieser Apps (im Beispiel Word für Microsoft 365) und wählen Sie im Startmenüband das Diktieren-Bild aus.

Beim erstmaligen Benutzen werden Sie aufgefordert, die Mikrofonberechtigungen zu aktivieren. Nun wird ein Mikrofonsymbol angezeigt. Warten Sie, bis es aktiv ist, um sicherzustellen, dass es zuhört.

Jetzt können Sie einfach diktieren. Satzzeichen fügen Sie ein, indem Sie diese einfach mit aussprechen. Zum Beheben kleinerer Fehler nutzen Sie Ihre Tastatur, ohne das Mikrofonsymbol abschalten zu müssen. Wenn Sie eine Pause machen wollen und Word nicht zuhören soll, klicken Sie auf das Mikrofonzeichen und deaktivieren die Diktierfunktion, ohne das komplette Fenster zu schließen. Wenn Sie später weitermachen wollen, klicken Sie erneut auf das Mikrofon. Das komplette Fenster schließen Sie mit Klick auf das X.

Übrigens: Sie können das Fenster überall auf Ihrem Bildschirm verschieben und neu platzieren, damit es nicht stört.

Über das Zahnrad-Symbol gelangen Sie zu drei Einstellungsoptionen:

Wenn Sie die Option „Automatische Interpunktion aktivieren“ auswählen, setzt das System hinter der Diktierfunktion die Interpunktion selbstständig. Sie müssen Kommata und Punkte nicht mitdiktieren. Diese Funktion sowie die Autokorrektur basiert auf einer KI-Software im Hintergrund. Diese schlägt Ihnen auch alternative Begriffe vor, wenn die Maschine einmal ein Wort nicht richtig verstanden hat.

In dem nachfolgenden kleinen Test werden Sie sehen, wie gut und zuverlässig die Diktierfunktion bereits funktioniert. Und das Beste: Sie lernt bei der Nutzung dauernd dazu.

Sicherheit geht vor. Bei der Datenübertragung im Internet verhindert beispielsweise das Protokoll TLS (Transport Layer Security) den unbefugten Zugriff auf Informationen. Auch Dienste in Microsoft/Office 365 wie Exchange Online, Yammer und andere Dienste nutzen die TLS-Verschlüsselung. Aktuell ist TLS 1.2 der Standard, es gibt laut Microsoft aber immer noch viele Verbindungen, die mit TLS 1.0 oder TLS 1.1. aufgebaut werden. Dem wird Microsoft ein Ende setzen und schaltet ältere Verschlüsselungsprotokolle aus Sicherheitsgründen seit einiger Zeit ab. Die Umstellung von TLS 1.0 und 1.1 auf 1.2 ist für kommerzielle Kunden von Office 365 ist im Gange.

Jetzt rückt der Abschaltzeitpunkt von älteren Verfahren für einige weitere Dienste näher. Wie der Konzern jüngst bekannt gab, wird dies ab 3. Januar 2022 für das Direct Routing SIP Interface der Fall sein. Über Direct Routing können Teams Nutzer eine Verbindung mit lokalen SIP-Trunk-Anbietern herstellen, um von einem lokalen Session Border Controller und Microsoft Teams zu telefonieren.

Auch Drittanbieter-Lösungen, die den Exchange Online Dienst für den E-Mail-Verkehr nutzen, werden gezwungen sein, die sichere TLS 1.2 Verschlüsselung zu nutzen.

Microsoft Teams ist seit einigen Jahren eines der weltweit führenden Werkzeuge für die Zusammenarbeit. Teams wird aber nicht nur im beruflichen Umfeld aktiv genutzt, sondern auch im privaten. Denken wir nur an das Homeschooling. Microsoft hat deshalb seit einiger Zeit schon die Möglichkeit geschaffen, berufliche und private Teams-Konten über ein und dieselbe App nutzen zu können.

Jetzt kündigte Microsoft an, dass Teams-Nutzer in einer Organisation auch mit Personen chatten können, die ein privates Konto besitzen. Dazu wird die E-Mail-Adresse oder Telefonnummer der jeweiligen privaten Teams-Konten benötigt.

Die IT-Admins der Organisation können diese Funktion auf Tenant-Level oder für jeden Nutzer in der Organisation individuell über die PowerShell oder das Teams Admin Center aktivieren oder blockieren. Zudem können sie festlegen, ob die Teams-Nutzer mit einem privaten Konto die Nutzer in der Organisation zum Chat einladen können. Ist dies deaktiviert, können Chats nur aus der Organisation hin zu privaten Konten gestartet werden.

Das Update wird im Laufe des Dezembers 2021 ausgerollt und kann dann in allen Teams-Clients (Web, Desktop und mobil) genutzt werden.

Microsoft hat am 05.10.21 das Office-Paket 2021 wieder als Kaufversion veröffentlicht. Eine Verpflichtung, die Microsoft Cloud Microsoft 365 zu buchen, um das Office 2021 zu nutzen, besteht damit nicht. Um beurteilen zu können, ob die Kauf- oder Mietversion für Ihren Bedarf die richtige ist, sollten Sie die Unterschiede kennen.

Worin unterscheiden sich die Kaufversion von Office 2021 und ein Microsoft-365-Account?

Fangen wir mit der Lizensierung an. Bei der Kaufversion zahlen Sie einmalig einen Betrag und erwerben damit das Recht, das Office-Paket auf einem Gerät zu installieren und zu nutzen. Die erworbene Lizenz gilt immer für genau ein Gerät. Möchten Sie das Office-Paket auf einem weiteren Rechner installieren, erfordert dies eine weitere Kauflizenz. Erscheint eine neue Office-Version, so müssen Sie diese erneut kaufen, um sie nutzen. Eine Aktualitätsgarantie gibt es bei der Kaufversion also nicht.

Buchen Sie einen Microsoft-365-Plan zur Nutzung des Office-Paketes (Microsoft 365 Apps für Business), zahlen Sie monatlich eine Gebühr für die Nutzung. Darin enthalten ist eine Aktualisierungsgarantie der Software. Sobald eine neue Office-Version veröffentlicht wird, können Sie diese nutzen, ohne erneut dafür zu zahlen. Bei der Cloud-Variante wird anders als bei der Kaufversion auf Benutzerebene lizensiert. Mit dem gebuchten Microsoft-365-Plan können Sie das Office-Paket ohne weitere Kosten auf insgesamt fünf Geräten installieren, sowohl auf Windows- als auch auf Mac-Rechnern. In dem erwähnten Plan sind ebenfalls die Webversionen der Office-Programme, die Sie mit einem gängigen Webbrowser nutzen können, enthalten. Zusätzlich haben Sie Cloud-Speicher mit einem Volumen vom 1 TB (OneDrive) gleich mitgebucht.

Auch bei der Funktionalität gibt es Unterschiede. Seit einigen Jahren arbeitet Microsoft nach der Devise „Cloud first, mobile first“. Die Cloudprodukte werden stets vorrangig weiterentwickelt. Für das Office-Paket bedeutet dies, das neu entwickelte Funktionalitäten zuerst in der Cloud verfügbar sind und erst zu einem späteren Zeitpunkt Einzug in die Office-Kaufversion finden. Ein schönes Beispiel dafür ist die Excel-Funktion XVERWEIS (dazu gleich mehr), die erst jetzt in der Kaufversion von Office 2021 auch für Nicht-Cloud-Nutzer zur Verfügung steht. Die Office-Programme in Microsoft 365 haben darüber hinaus noch die folgenden Funktionen:

  • AutoSpeichern

In den Webversionen wird, ohne Wahlmöglichkeit, immer automatisch gespeichert. In der Desktopversion (das installierte Office-Programm) können Sie zwischen automatischer und manueller Speicherung wählen.

  • Versionierung der Office-Dateien

In der Cloud werden von den Office-Dateien (Word, Excel, PowerPoint) automatisch Versionen angelegt, die Sie sich direkt aus der jeweiligen Anwendung anschauen und bei Bedarf als aktuelle Version wiederherstellen können.

  • Teilen

Office-Dateien, die in der Cloud (OneDrive) gespeichert sind, können Sie mit beliebigen anderen Personen über deren Mail-Adresse teilen, nur lesend oder aber bearbeitend)

  • Zeitgleiche Bearbeitung mit mehreren Personen in Echtzeit

Haben Sie eine in OneDrive gespeicherte Datei geteilt, können alle beteiligten Personen in Echtzeit gemeinsam an diesem Dokument arbeiten. Alle Personen sehen, wer sich zur gleichen Zeit im Dokument befindet und an welcher Stelle des Dokumentes eine Person arbeitet.  

Die Neuerungen in Office 2021

Es sind keine weltbewegenden Neuerungen, aber in Teilen doch sehr interessant und für den Arbeitsalltag nützlich, vor allem in Excel.

Office allgemein

  • Modernisiertes Design
  • Office läßt sich nun in den Dark Mode umschalten
    Leistungsverbesserung in den Anwendungen Word, Excel, Outlook und PowerPoint
  • Verbesserte Suche mit Microsoft Search
  • OneNote ist wieder Bestandteil des Office-Paketes
    (das war in Office 2019 nicht der Fall)
  • Teams ist nun Bestandteil des Office-Paketes

Outlook

  • DropDown-Menü im Suchbereich
  • Sprachenübersetzer für Outlook
    Dieses Feature steht als Add-In nur in einer Unternehmensumgebung mit einem ExchangeServer zur Verfügung)

Excel

Die interessantesten Neuerungen finden wir, wie ich finde, in Excel:

  • XVERWEIS-Funktion – XVERWEIS (Funktion) (microsoft.com)
    Mit dem XVERWEIS können Sie in einer beliebigen Spalte nach einem bestimmten Suchbegriff suchen und ein Ergebnis aus derselben Zeile einer beliebigen anderen Spalte abrufen, und zwar unabhängig davon, ob sich die Spalte rechts oder links der Suchbegriff-Spalte befindet. Alle, die sich bisher über die Einschränkungen der Funktion SVERWEIS geärgert haben, werden sich über den XVERWEIS sehr freuen.
  • XVERGLEICH-Funktion – XVERGLEICH (Funktion) (microsoft.com)
    Diese Funktion sucht nach einem angegebenen Element in einer Matrix oder einem Zellbereich und gibt dann die relative Position des Elements zurück.
  • LET-Funktion – LET-Funktion (microsoft.com)
    Mit LET weisen Sie den Berechnungsergebnissen Namen zu. Dies ermöglicht das Speichern von Zwischenberechnungen oder -werten oder das Definieren von Namen in einer Formel. Diese Namen gelten nur im Bereich der LET-Funktion. LET wird, vergleichbar mit Variablen in der Programmierung, durch die native Formelsyntax von Excel erreicht.
  • Dynamische Arrays – Dynamische Matrixformeln und Verhalten von übergelaufenen Arrays (microsoft.com)
    Schreiben Sie eine Formel, und geben Sie eine Matrix von Werten zurück. Mit sechs neuen Funktionen (FILTER, SORTIEREN, SORTIERENNACH,EINDEUTIG, SEQUENZ und ZUFALLSMATRIX) können Sie Berechnungen beschleunigen.
  • Arbeitsmappenstatistik anzeigen lassen – Überprüfen Arbeitsmappenstatistiken (microsoft.com)
    Mit dieser Menu-Funktionalität erhalten Sie schnell eine Zusammenfassung mit Informationen wie Größe des Blattes, Anzahl Zellen mit Daten, Anzahl Tabellen, Anzahl Pivot-Tabellen, Anzahl Formeln etc.).
  • Verbesserte Stift-Toolbox für die Nutzung mit einem Touchscreen
  • Unterstützung des OpenDocument-Formats (ODF) 1.3

Word

  • Linienfokus – Lerntools in Word (microsoft.com)
    Mit dieser Funktionalität navigieren Sie zeilenweise durch ein Dokument in Word. Die Anzahl der fokussierten Zeilen können Sie wählen: Eine, drei oder fünf Zeilen. Wer sich mit dem Plastischen Reader schon einmal einen Word-Text hat vorlesen lassen, dem wird die Darstellung des Linienfokus bekannt vorkommen.
  • Verbesserte Stift-Toolbox für die Nutzung mit einem Touchscreen
  • Unterstützung des OpenDocument-Formats (ODF) 1.3

PowerPoint

OneNote

  • Nach der OneNote Pause in Office 2019 ist das Programm nun wieder mit einer aktualisierten Version in Office 2021 dabei. Zurzeit existieren in der Regel auf einem Windows 10 Rechner zwei OneNote Apps, mit denen Sie parallel arbeiten können:
    OneNote for Windows 10 App (optimiert für die Arbeit mit dem Stift auf einem Tablet), die automatisch mit dem Betriebssystem eingerichtet wird und unabhängig von der aktuellen Office-Version läuft. Zusätzlich kann das Programm OneNote 2016 (optimiert für die Arbeit am PC bzw. großen Monitoren) auf dem Rechner installiert werden. Leider nennt Microsoft beide Varianten Apps, was die Unterscheidung der beiden OneNote-Versionen nicht einfacher macht. Der Klarheit halber nenne ich das OneNote, das über das Office-Paket installiert wird „Programm“.
  • Vor der Veröffentlichung von Office 2019 beabsichtigte Microsoft, das Programm OneNote zugunsten der OneNote for Windows App sterben zu lassen. Die bis dahin letzte aktuelle Version des Programmes OneNote war 2016. Mit der Ankündigung, das Programm OneNote sterben zu lassen, richtete Microsoft eine heillose Verwirrung in der Anwendergemeinde an. Viele hatten es so verstanden, dass OneNote komplett eingestampft wird, was gottseidank nicht der Fall war. Microsoft hat zwischenzeitlich eine Rolle rückwärts vollzogen. Aktueller Stand ist nun, dass die OneNote for Windows 10 App ab 2022 nicht mehr weiterentwickelt und vielleicht sogar schon nächstes Jahr ganz von unseren Rechnern verschwinden wird. Dagegen wird nun das Programm OneNote weiterentwickelt und ist wieder Bestandteil des Office-Paketes, in der Version OneNote 2021.

Die Kaufversion von Office 2021 gibt es in folgenden Editionen:

  Word Excel OneNote PowerPoint Outlook Publisher Access Teams Skype
Office 2021 Standard x x x x x x x
Office 2021 Professional Plus x x x x x x x x x
Office 2021

Home & Student

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Office 2021

Home & Business

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