Haben Sie schon von Microsoft Loop gehört? Falls nicht, möchte ich Ihnen heute eine erste Einführung geben in die „neue Art der digitalen Zusammenarbeit innerhalb des Microsoft Office 365-Universums“.
Es handelt sich laut Microsoft um nicht weniger als „ein transformatives Co-Creation-Erlebnis, das Teams, Inhalte und Aufgaben über Ihre Tools und Geräte hinweg zusammenbringt“.
In der heutigen Zeit sind virtuelle Besprechungen und Videokonferenzen zu einem unverzichtbaren Bestandteil des modernen Arbeitsalltags geworden. In diesem Zusammenhang spielt Microsoft Teams eine maßgebliche Rolle als eine der beliebtesten Plattformen für Online-Kommunikation und -Zusammenarbeit.
Während die nahtlose Kommunikation und der Austausch von Informationen bereits eine Stärke von Microsoft Teams sind, bietet die Plattform auch eine Reihe von interaktiven Funktionen, die die Effizienz und Produktivität von Online-Besprechungen verbessern können. Eine dieser Funktionen, die zunehmend an Bedeutung gewinnt, sind Live-Votings.
In der heutigen digitalen Welt verwenden die meisten von uns einen digitalen Kalender. Microsoft bietet den Kalender in Outlook, Google bietet den Google-Kalender. Es gib selbstverständlich noch viele weitere Lösungen für digitale Kalender.
Allerdings wissen nur die wenigsten Microsoft-Nutzer, dass es auch eigene Kalender in Teams gibt. Neben dem eigenen Outlook Kalender, der durch das gleiche Microsoft365-Konto in Teams integriert ist, gibt es die sogenannten Kanalkalender.
Wie der Name sagt, handelt es sich dabei um einen Online-Kalender, der mit einem Teams-Kanal verknüpft ist. Ein solcher Kanalkalender ist für alle Mitglieder dieses Kanals sichtbar. Dort können beispielsweise Termine und Ereignisse geplant und organisiert werden, die ausschließlich diesen Kanal betreffen. Egal, ob es sich um Teammeetings, Projektmeilensteine oder wichtige Kundengespräche handelt, der Kanalkalender ermöglicht es den Teammitgliedern, den Überblick zu behalten und ihre Zeit optimal zu nutzen.
Es gibt jedoch einige Unterschiede zum persönlichen Outlook-Kalender, die ich Ihnen hier vorstellen möchte.
Nun sehen Sie den neuen Kanalkalender als Registerkarte.
Fügen Sie gewohnt einen Termin hinzu und laden Sie ggf. Teammitglieder ein.
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Ich helfe Ihnen gerne weiter. Senden Sie mir einfach eine E-Mail an helmut.graefen@team-babel.de oder rufen Sie mich an unter 02407-90 89 90-14.
Online-Besprechungen sind seit einigen Jahren fester Bestandteil der Zusammenarbeit in Teams. Microsoft Teams hat in diesem Bereich in den letzten Monaten noch einmal kräftig an Funktionen zugelegt. Auch Outlook bietet seit jeher die Funktionalität, Online-Besprechungen zu organisieren.
Immer wieder werde ich in meinen Workshops und Beratungen gefragt, ob es denn egal sei, von wo aus man eine Besprechung anlegt und Personen einlädt. Offenbar herrscht hier immer noch eine tiefe Verunsicherung. Heute möchte ich hierzu einige Erläuterungen geben. Darüber hinaus zeige ich Ihnen, wie Sie die Darstellung einer Präsentation als Zuschauer optimal gestalten.
Nutzen Sie ein Tablet mit Eingabestift? Dann wissen Sie, wie komfortabel es ist, auf dem digitalen Gerät handschriftlich wie auf einem Blatt Papier zu schreiben. Mittlerweile sind etliche verschiedene Systeme und Technologien sowie Apps auf dem Markt.
Der Vorteil: Sie haben das Dokument mit Ihren handschriftlich Notizen und Anmerkungen immer dabei, ohne das Blatt Papier oder den Block transportieren zu müssen. Neben zahlreichen Drittanbieter-Apps wie GoodNotes, Notability, My Script Memo, Evernote, Adobe Acrobat etc. bieten auch die Microsoft-Apps OneNote, Word, Excel, PowerPoint und Whiteboard die Möglichkeit, handschriftliche Notizen und Anmerkungen einzufügen. In der Regel sind die Apps für Apple, Android und Microsoft-Surface-Geräte verfügbar.
Kennen Sie das? Sie haben eine E-Mail erhalten, die Sie gerne kommentieren oder zu der Sie sich Notizen machen möchten. Früher wurde die E-Mail ausgedruckt, um darauf zu schreiben. Heute – im Zeitalter der Digitalisierung und des New-Work-Styles – geht das einfacher und vollkommen digital. Ich zeige Ihnen heute, wie.
Das Management von Aufgaben im Berufsalltag ist bei vielen Menschen immer noch ein Effizienzkiller. Die einen arbeiten immer noch in hohem Maße analog, z. B. über einen Notizblock oder Zettel. Die anderen nutzen irgendwelche Drittanbieter-Tools, die zwar für sich gesehen das Aufgabenmanagement effizienter machen, sich aber nicht oder nur teilweise in die Microsoft-Office-Umgebung integrieren. Hier entstehen dann neue, aber unnötige Schnittstellen.
Wenn überhaupt, nutzt der Großteil der Microsoft-Nutzer die digitale Aufgabenverwaltung in Outlook. Die Office-365-App To Do allerdings hat es leider noch nicht in das Bewusstsein der Nutzer geschafft. Gruppenaufgaben, beispielsweise in einem Team, werden zum großen Teil immer noch in Excel-Tabellen gepflegt, statt die Office-365-App Planner zu nutzen. Dabei kann der Planner bequem in die Teams-Oberfläche eingebunden werden. Wird einem Teammitglied eine Aufgabe im Planner zugeordnet, wird diese automatisch in der App To Do anzeigt. Auch hier liegt ein großes Potenzial brach.
Der Microsoft Planner ist ein praktisches Werkzeug aus dem Microsoft Teams und 365-Koffer. Mit Hilfe von Kanban-Boards mit detaillierten Aufgabenkarten können Sie im Team unzählige Projekte verwalten, Freigabeprozesse organisieren und Aufgaben verteilen, die dann automatisch in der To-Do-App in der Gruppe „Mir zugewiesen“ angezeigt werden.
Leider hat es Microsoft bisher nicht geschafft, die Funktionalität zum Anlegen von Vorlagen einzuführen. Vorlagen für den Planner sind immer dann praktisch, wenn sich Projekte stark ähneln und immer wieder die gleichen Buckets, Aufgaben und Workflows wiederkehren. Hierfür habe ich einen Praxistipp für Sie.
Kennen Sie das? Sie stöbern gerade durch Ihre E-Mail-Ordner in Outlook und Zack, ist der gesamte Ordner plötzlich verschwunden. Offenbar ist er unabsichtlich von Ihnen in einen anderen Ordner in Ihrem Outlook-Ablagesystem geschoben worden. Das passiert, wenn Sie z. B. einen Ordner unbemerkt markieren und dann die Maus woanders hinziehen. Jetzt heißt es suchen, suchen, suchen.
Ich habe einen Praxistipp für Sie, mit dessen Hilfe Sie den Ordner schnell wiederfinden.
Der heutige Praxistipp steht unter dem auf den ersten Blick sperrigen Titel „E-Mails in einen anderen Bearbeitungszustand überführen“. Gemeint ist damit, E-Mails in Outlook beispielsweise zu Terminen oder Aufgaben zu machen. Sie bekommen einen anderen Bearbeitungszustand.
