Das Management von Aufgaben im Berufsalltag ist bei vielen Menschen immer noch ein Effizienzkiller. Die einen arbeiten immer noch in hohem Maße analog, z. B. über einen Notizblock oder Zettel. Die anderen nutzen irgendwelche Drittanbieter-Tools, die zwar für sich gesehen das Aufgabenmanagement effizienter machen, sich aber nicht oder nur teilweise in die Microsoft-Office-Umgebung integrieren. Hier entstehen dann neue, aber unnötige Schnittstellen.

Wenn überhaupt, nutzt der Großteil der Microsoft-Nutzer die digitale Aufgabenverwaltung in Outlook. Die Office-365-App To Do allerdings hat es leider noch nicht in das Bewusstsein der Nutzer geschafft. Gruppenaufgaben, beispielsweise in einem Team, werden zum großen Teil immer noch in Excel-Tabellen gepflegt, statt die Office-365-App Planner zu nutzen. Dabei kann der Planner bequem in die Teams-Oberfläche eingebunden werden. Wird einem Teammitglied eine Aufgabe im Planner zugeordnet, wird diese automatisch in der App To Do anzeigt. Auch hier liegt ein großes Potenzial brach.

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Der Microsoft Planner ist ein praktisches Werkzeug aus dem Microsoft Teams und 365-Koffer. Mit Hilfe von Kanban-Boards mit detaillierten Aufgabenkarten können Sie im Team unzählige Projekte verwalten, Freigabeprozesse organisieren und Aufgaben verteilen, die dann automatisch in der To-Do-App in der Gruppe „Mir zugewiesen“ angezeigt werden.

Leider hat es Microsoft bisher nicht geschafft, die Funktionalität zum Anlegen von Vorlagen einzuführen. Vorlagen für den Planner sind immer dann praktisch, wenn sich Projekte stark ähneln und immer wieder die gleichen Buckets, Aufgaben und Workflows wiederkehren. Hierfür habe ich einen Praxistipp für Sie.

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Kennen Sie das? Sie stöbern gerade durch Ihre E-Mail-Ordner in Outlook und Zack, ist der gesamte Ordner plötzlich verschwunden. Offenbar ist er unabsichtlich von Ihnen in einen anderen Ordner in Ihrem Outlook-Ablagesystem geschoben worden. Das passiert, wenn Sie z. B. einen Ordner unbemerkt markieren und dann die Maus woanders hinziehen. Jetzt heißt es suchen, suchen, suchen.

Ich habe einen Praxistipp für Sie, mit dessen Hilfe Sie den Ordner schnell wiederfinden.

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Der heutige Praxistipp steht unter dem auf den ersten Blick sperrigen Titel „E-Mails in einen anderen Bearbeitungszustand überführen“. Gemeint ist damit, E-Mails in Outlook beispielsweise zu Terminen oder Aufgaben zu machen. Sie bekommen einen anderen Bearbeitungszustand.

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Wer jeden Tag mit Microsoft Teams arbeitet, weiß jeden Tipp zu schätzen, der die Arbeit einfacher und effizienter macht. Ich selbst nutze Microsoft Teams seit der Produkteinführung und habe in den letzten Jahren viele dieser Tipps selbst gesammelt. Drei davon möchte ich Ihnen heute vorstellen. Es sind oft Kleinigkeiten, die – wie bereits gesagt – die Arbeit einfacher und effizienter macht.

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Kennen Sie die Situation? Sie sind unterwegs und müssen schnell einen Gedanken, eine Idee irgendwo festhalten, sodass Sie sie später schnell wiederfinden und weiter bearbeiten können. Ideal hierfür ist OneNote, welches Sie auch auf Ihrem Smartphone nutzen können. Nun kommt es vor, dass Sie keine Zeit oder Lust haben, Ihre Gedanken oder Ideen über die Smartphone-Tastatur einzutippen. Dafür bieten Ihr Smartphone und OneNote zwei pfiffige Alternativen.

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Wie alle Collaboration-Plattformen hat auch Microsoft Teams eine Chat-Funktion. Darüber können Sie mit anderen Teams-Mitgliedern einzeln oder in Gruppen-Chats kommunizieren. Über sogenannte Kurzbefehle (Shortcuts) können Sie aber auch System-Funktionen aufrufen. Teilweise sind dies auch automatisierte Prozesse, die Sie normalerweise in mehreren Schritten erledigen müssen. Hierzu zählt z. B. die Änderung Ihres Status in Teams. Zusätzlich zu den Shortcuts bietet Teams Ihnen auch viele Tastenkombinationen, mit denen Sie ähnliche Ergebnisse erzielen. Ich erkläre Ihnen heute, wie Sie die Kurzbefehle finden und welche es gibt. Auf einige dieser Kurzbefehle gehe ich dann genauer ein.

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Microsoft wird für Teams nun „Chatten mit sich selbst“ einführen. So manch einer wird sich nun fragen: „Was soll dies bringen?“. Gemeint ist damit eine Funktion, mit der sich ein Teams-Nutzer selbst Nachrichten im Chat senden kann. Dahinter steckt die Idee, sich selbst Notizen, Infos, Dateien, Links, Bilder etc. zu senden, um sie am nächsten Arbeitstag in Teams sofort parat zu haben und nicht zu vergessen. Kritiker fragen sich, warum man dafür nicht beispielsweise eine Aufgabe oder Erinnerung erstellt. Die Kritik ist sicher berechtigt. Nur ist es offenbar so, dass viele Microsoft-Nutzer diese Funktion in Teams vermisst haben, die der Microsoft-Konkurrent Slack schon seit vielen Jahren hat. Slack gibt sogar standardmäßig jedem User einen eigenen privaten Kanal. Nun können also auch Team-Benutzer mit sich selbst chatten.

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OneNote gehört unbestritten zu den praktischsten Werkzeugen, die Microsoft jemals veröffentlicht hat. Wir haben bereits des Öfteren über OneNote berichtet und erklärt, was Sie alles mit dem Tool anstellen können. Ich empfehle hierzu die Blogartikel Microsoft OneNote – Informationen im Unternehmen digital verwalten/managen“ und „Mehr Effizienz mit Outlook und OneNote“.

Das digitale Notizbuch ist ein Allroundtalent. Sie können dort alles sammeln, was Sie aufheben und archivieren möchten: Bilder, handschriftliche oder maschinengeschriebene Notizen, Sprachnachrichten, PDF-Dateien, Links usw.

Was viele nicht wissen: Sie können sogar in OneNote hinein drucken, zumindest, wenn Sie mit Windows arbeiten. Auf diesem Weg können Sie Texte aus Word, Tabelle aus Excel, Präsentationen aus PowerPoint, aber auch PDF-Dokumente und andere druckbare Inhalte sofort in OneNote ablegen.

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Microsoft hat sich mit seiner gesamten Palette an Softwarelösungen, Tools und Apps auf die Fahnen geschrieben, den Arbeitsalltag von Menschen zu vereinfachen. Denken wir nur an Teams oder OneNote. Oftmals sind es die kleinen Dinge, die unseren (Arbeits-)Alltag tatsächlich vereinfachen. Zum Beispiel, wenn man schnell ein Foto, einen Beleg oder ein anderes Dokument erfassen und abspeichern muss – und zwar nicht in der Foto-Mediathek des Smartphones, sondern gleich in der Cloud.

Hierfür hat Microsoft in der OneDrive-App für Android und iOS eine pfiffige Funktion integriert, die ich Ihnen heute gerne vorstellen möchte. Dazu zeige ich Screenshots aus den Apps beider Betriebssysteme. Die Apps sehen je nachdem, welche Sie nutzen, etwas anders aus, die Funktionen sind aber dieselben. Ich erkläre Ihnen die Schritte anhand der iOS-App.

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