Der Office365 Experte

Digitalisierung, Effizienz, Microsoft 365, Office 365, Teams

Neue Teams-Funktion: KI-gestützte Übersetzungen in Besprechungen

Es erinnert uns ein bisschen an den Universal-Übersetzer des Raumschiffs Enterprise: Microsoft bietet uns dank des KI-Fortschritts bald eine integrierte Dolmetscherfunktion namens „Copilot Interpreter Agent“ in Teams an, die nun nicht nur räumliche, sondern auch sprachliche Barrieren mühelos überwinden soll.

Die innovative KI-gestützte Dolmetscherfunktion soll es Meeting-Teilnehmern ermöglichen, in ihrer bevorzugten Sprache zu sprechen und zuzuhören. Das Ergebnis wird eine neue Dimension der globalen Zusammenarbeit sein, in der Sprachbarrieren keine Rolle mehr spielen. In einer Vorschauversion mit zunächst neun Sprachen kommt die Funktion bereits in der ersten Jahreshälfte 2025 auf den Markt. Langfristig plant Microsoft die Unterstützung von bis zu 31 Sprachen. Um teilnehmen zu können, benötigt man eine Copilot-Lizenz.

11. März 2025/0 Kommentare/von Helmut Gräfen

Effizienz, Office 365

Neuigkeiten rund um das neue Outlook – Teil 3

Microsoft erhöht aktuell den Druck in Sachen Outlook für Windows (auch bekannt als das neue Outlook). Immer mehr Nutzer werden jetzt aktiv dazu gedrängt, zumindest mal testweise vom beliebten Outlook classic auf die neue App umzustellen. Ab April 2026 werden Benutzer von Microsoft 365 for Enterprise vom klassischen auf das neue Outlook für Windows umgestellt, mit der Option, es wieder rückgängig zu machen.

Tatsächlich hat sich das neue Outlook in den letzten Monaten ganz ordentlich entwickelt, auch wenn es noch Lichtjahre von den Funktionen der alten Version entfernt ist – zumindest im Business-Umfeld.

Aktuell erhält die neue Version immer weitere Funktionen, die das klassische Outlook bietet und die viele Nutzer liebgewonnen haben. Es kommen parallel aber immer neue, teilweise pfiffige Features dazu, die uns das Arbeiten erleichtern. Die kennen aber die wenigsten. Auch ich entdecke fast jeden Tag etwas Neues.

Ich sammle diese Features und fasse sie ab und an in einem neuen Blogartikel zusammen. Jetzt ist es wieder so weit. Ich wünsche viel Spaß beim Erkunden und Probieren. Geben Sie mir gerne Feedback, was Sie davon nutzen oder ob Sie weitere Features gefunden haben.

9. Januar 2025/0 Kommentare/von Helmut Gräfen

Arbeitsorganisation, Effizienz, Microsoft 365, Office 365, Teams

Webseiten wieder als Teams-Registerkarte einbinden – Ein Workaround

Wie Sie sicher alle wissen, hat Microsoft mit Einführung von Teams 2.0 aus Sicherheitsgründen das Einbinden von externen Websites als Teams-Registerkarte in Teams-Kanälen und Chats abgeschafft. Diese Funktion war sehr hilfreich, weil man bestimmte Inhalte einer Webseite im direkten Zugriff innerhalb des Kanals hatte.

So einfach war es einmal, eine Webseite in einen Kanal als Registerkarte einzubinden.

Microsoft bietet derzeit nur die unglückliche Lösung an, externe Webseiten, die über die Registerkarte „Website“ eingebunden wurden bzw. werden, über einen externen Browser-Tab zu öffnen. Dieser Weg ist aber umständlich und gar nicht komfortabel, oder?

Seit Teams 2.0 erscheint diese Meldung.

Ich habe aber einen Workaround für Sie, mit dessen Hilfe Sie wieder eine Webseite in Ihren Kanal einbinden können. Diese Behelfslösung nutzt den Umweg über SharePoint-Nachrichtenlinks. Wie das funktioniert, erkläre ich Ihnen kurz.

16. August 2024/0 Kommentare/von Helmut Gräfen

Effizienz, Office 365

Warum einfach, wenn’s auch kompliziert geht? Erstellen einer E-Mail-Signatur aus einer Vorlage

Warum einfach, wenn’s auch kompliziert geht? Erstellen einer E-Mail-Signatur aus einer Vorlage
Keine Frage – die meisten Lösungen aus der Office365-Schmiede sind sehr durchdacht und nutzerfreundlich. Aber bei manchen Anwendungen fragt man sich dann doch, wer sich was dabei gedacht hat.
Einer dieser absoluten „Fails“ mit viel Verbesserungspotenzial ist das „Erstellen einer E-Mail-Signatur aus einer Vorlage“ in Outlook. Hier macht Microsoft es dem User unnötig schwer und hinkt unserer Meinung nach den aktuellen Möglichkeiten sehr hinterher. Denn E-Mail-Signaturen müssen immer noch von jedem einzelnen Nutzer kompliziert erstellt, reinkopiert, bearbeitet und abgespeichert werden. Sie können weder unternehmensweit generiert werden noch an zentraler Stelle upgedatet werden, wenn sich etwas ändert. Immer noch muss der Anwender bei der kleinsten Änderung selbst Hand anlegen. Liebes Microsoft-Team: Das muss doch besser gehen!

3. Juli 2024/1 Kommentar/von Helmut Gräfen

Effizienz, Microsoft 365, Office 365

Neuigkeiten rund um das neue Outlook – Teil 1

Derzeit ersetzt Microsoft die bisherigen Windows-Apps Mail und Kalender durch den neuen Outlook-Client, der als neues „Outlook für Windows” bekannt ist. Darüber habe ich bereits im Mai und November 2023 berichtet. Für diejenigen von Ihnen, die mit dem klassischen Outlook-Client im Rahmen des Microsoft365-Abos arbeiten, scheint das neue Outlook noch Lichtjahre entfernt zu sein von dem, was man praxistauglich nennen könnte. Zu viele Funktionen fehlen, zu viel funktioniert noch nicht richtig.

Aber immerhin merkt man, dass der Hersteller fast jeden Tag irgendetwas verbessert oder ergänzt am neuen Outlook. Schließlich will man bis 2026 auch den Outlook-Client im Rahmen des Microsoft365-Abos ersetzen.

Ich wäre kein guter Microsoft-Berater, wenn ich die Entwicklung dieses wichtigen Programms nicht permanent im Blick hätte und die Neuerung an Sie weitergeben würde.

3. April 2024/0 Kommentare/von Helmut Gräfen

Effizienz, Microsoft 365, Office 365, Teams

Microsoft forciert den Wechsel zum neuen Teams

Ich habe in einem früheren Beitrag bereits darauf hingewiesen, dass Microsoft ein komplett neues Teams auf den Weg gebracht hat. Dies gilt insbesondere für den Teams-Desktopclient für Windows und MacOS. Dieser wurde von Grund auf unter Berücksichtigung der Leistung neu konzipiert und bietet eine schnellere, einfachere und flexiblere Oberfläche. Er wird schneller installiert und geladen, sodass Sie die App schneller starten und an Besprechungen teilnehmen können. Der neue Teams-Client ist bis zu 2x schneller und verbraucht 50 % weniger Speicher. Das liegt daran, dass das neue Teams für eine effizientere Nutzung der Geräteressourcen sorgt, was Arbeitsspeicher- und Datenträgerauslastung angeht.

Seit August sehen Nutzer des klassischen Teams-Desktopclients für Windows und MacOS den Schalter “Testen Sie das neue Teams”, um freiwillig zu wechseln. Seit Mitte September 2023 ist das neue Teams zum Standardclient geworden.

Nun gab Microsoft den finalen Termin für die endgültige (zwangsweise) Umstellung aller Desktop-Clients bekannt. Nach dem 31. März 2024 werden alle klassischen Teams-Benutzer, die nicht auf ein neues Teams aktualisiert haben, automatisch auf das neue Teams aktualisiert.

11. Dezember 2023/1 Kommentar/von Helmut Gräfen

Arbeitsorganisation, Digitalisierung, Effizienz, Microsoft 365, Office 365, Selbstorganisation

Effizienter arbeiten mit der neuen Microsoft 365 App

Schon bemerkt? Microsoft hat Ihnen eine neue App für Windows, mobile Geräte und das Web geschenkt, die das Arbeiten deutlich effizienter machen kann. Diese App möchte ich Ihnen heute vorstellen, denn sie hat einiges zu bieten.

6. November 2023/0 Kommentare/von Helmut Gräfen

Arbeitsorganisation, Effizienz, Microsoft 365, Office 365, Teams

Mit Microsoft Loop ins Zeitalter der modernen Zusammenarbeit

Haben Sie schon von Microsoft Loop gehört? Falls nicht, möchte ich Ihnen heute eine erste Einführung geben in die „neue Art der digitalen Zusammenarbeit innerhalb des Microsoft Office 365-Universums“.

Es handelt sich laut Microsoft um nicht weniger als „ein transformatives Co-Creation-Erlebnis, das Teams, Inhalte und Aufgaben über Ihre Tools und Geräte hinweg zusammenbringt“.

13. September 2023/2 Kommentare/von Helmut Gräfen

Effizienz, Homeoffice, Microsoft 365, Office 365, Teams

Praxistipp: Umfragen und Votings in Live-Besprechungen durchführen

In der heutigen Zeit sind virtuelle Besprechungen und Videokonferenzen zu einem unverzichtbaren Bestandteil des modernen Arbeitsalltags geworden. In diesem Zusammenhang spielt Microsoft Teams eine maßgebliche Rolle als eine der beliebtesten Plattformen für Online-Kommunikation und -Zusammenarbeit.

Während die nahtlose Kommunikation und der Austausch von Informationen bereits eine Stärke von Microsoft Teams sind, bietet die Plattform auch eine Reihe von interaktiven Funktionen, die die Effizienz und Produktivität von Online-Besprechungen verbessern können. Eine dieser Funktionen, die zunehmend an Bedeutung gewinnt, sind Live-Votings.

21. Juli 2023/0 Kommentare/von Helmut Gräfen

Effizienz, Microsoft 365, Office 365, Teams

Praxistipp: Kanalkalender in Teams nutzen

In der heutigen digitalen Welt verwenden die meisten von uns einen digitalen Kalender. Microsoft bietet den Kalender in Outlook, Google bietet den Google-Kalender. Es gib selbstverständlich noch viele weitere Lösungen für digitale Kalender.

Allerdings wissen nur die wenigsten Microsoft-Nutzer, dass es auch eigene Kalender in Teams gibt. Neben dem eigenen Outlook Kalender, der durch das gleiche Microsoft365-Konto in Teams integriert ist, gibt es die sogenannten Kanalkalender.

Wie der Name sagt, handelt es sich dabei um einen Online-Kalender, der mit einem Teams-Kanal verknüpft ist. Ein solcher Kanalkalender ist für alle Mitglieder dieses Kanals sichtbar. Dort können beispielsweise Termine und Ereignisse geplant und organisiert werden, die ausschließlich diesen Kanal betreffen. Egal, ob es sich um Teammeetings, Projektmeilensteine oder wichtige Kundengespräche handelt, der Kanalkalender ermöglicht es den Teammitgliedern, den Überblick zu behalten und ihre Zeit optimal zu nutzen.

Es gibt jedoch einige Unterschiede zum persönlichen Outlook-Kalender, die ich Ihnen hier vorstellen möchte.

Der Kalender gilt nur für den Kanal, in dem der Kalender erstellt wurde.
Termine, die eine Person aus dem Team in den Kanalkalender einträgt, werden lediglich für diese Person auch in deren persönlichen Outlook-Kalender übertragen und sind dort sichtbar.
Andere Personen des Teams sehen den Termin nur im Kanalkalender, nicht aber in ihrem persönlichen Outlook-Kalender. Wird dies gewünscht, muss die gewünschte Person zum Termin im Kanalkalender eingeladen werden. Es können auch Personen aus der gleichen Organisation eingeladen werden, die nicht Mitglied des betreffenden Teams sind. Sie können den Kanalkalender online nutzen.
Gäste im Team können weder Termine im Kanalkalender erstellen noch sehen sie diese.
Stand heute steht der Kanalkalender auf dem Handy/Tablet noch nicht zur Verfügung.
Der Besitzer eines Kanalkalender und eines Termins ist nicht die erstellende Person, sondern der Kanal. Lesen Sie hierzu meinen Blogartikel über die Unterschiede von Besprechungen über Outlook oder Teams.

Kanalkalender anlegen

Um einen Kanalkalender anzulegen, besuchen Sie den entsprechenden Kanal und klicken auf das „+“ in der Navigation, um eine neue Registerkarte zu erstellen.
Geben Sie als Stichwort „Kanalkalender“ in die Suchbox rechts oben ein.
Klicken sie auf das angezeigtes Icon des Kanalkalenders und vergeben Sie einen passenden Namen für den Kalender. Nutzen Sie mehrere Kanalkalender, sollten Sie den Namen sinnvoll und aussagekräftig wählen, z.B. Kanalkalender für Projekt SAP.
Klicken Sie auf den Button „Hinzufügen“.