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Ab sofort sind „Selbstgespräche“ in Teams möglich

Microsoft wird für Teams nun „Chatten mit sich selbst“ einführen. So manch einer wird sich nun fragen: „Was soll dies bringen?“. Gemeint ist damit eine Funktion, mit der sich ein Teams-Nutzer selbst Nachrichten im Chat senden kann. Dahinter steckt die Idee, sich selbst Notizen, Infos, Dateien, Links, Bilder etc. zu senden, um sie am nächsten Arbeitstag in Teams sofort parat zu haben und nicht zu vergessen. Kritiker fragen sich, warum man dafür nicht beispielsweise eine Aufgabe oder Erinnerung erstellt. Die Kritik ist sicher berechtigt. Nur ist es offenbar so, dass viele Microsoft-Nutzer diese Funktion in Teams vermisst haben, die der Microsoft-Konkurrent Slack schon seit vielen Jahren hat. Slack gibt sogar standardmäßig jedem User einen eigenen privaten Kanal. Nun können also auch Team-Benutzer mit sich selbst chatten.

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Praxistipp: So drucken Sie direkt in OneNote

OneNote gehört unbestritten zu den praktischsten Werkzeugen, die Microsoft jemals veröffentlicht hat. Wir haben bereits des Öfteren über OneNote berichtet und erklärt, was Sie alles mit dem Tool anstellen können. Ich empfehle hierzu die Blogartikel Microsoft OneNote – Informationen im Unternehmen digital verwalten/managen“ und „Mehr Effizienz mit Outlook und OneNote“.

Das digitale Notizbuch ist ein Allroundtalent. Sie können dort alles sammeln, was Sie aufheben und archivieren möchten: Bilder, handschriftliche oder maschinengeschriebene Notizen, Sprachnachrichten, PDF-Dateien, Links usw.

Was viele nicht wissen: Sie können sogar in OneNote hinein drucken, zumindest, wenn Sie mit Windows arbeiten. Auf diesem Weg können Sie Texte aus Word, Tabelle aus Excel, Präsentationen aus PowerPoint, aber auch PDF-Dokumente und andere druckbare Inhalte sofort in OneNote ablegen.

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Praxistipp: Dokumente mit dem Smartphone in OneDrive ablegen

Microsoft hat sich mit seiner gesamten Palette an Softwarelösungen, Tools und Apps auf die Fahnen geschrieben, den Arbeitsalltag von Menschen zu vereinfachen. Denken wir nur an Teams oder OneNote. Oftmals sind es die kleinen Dinge, die unseren (Arbeits-)Alltag tatsächlich vereinfachen. Zum Beispiel, wenn man schnell ein Foto, einen Beleg oder ein anderes Dokument erfassen und abspeichern muss – und zwar nicht in der Foto-Mediathek des Smartphones, sondern gleich in der Cloud.

Hierfür hat Microsoft in der OneDrive-App für Android und iOS eine pfiffige Funktion integriert, die ich Ihnen heute gerne vorstellen möchte. Dazu zeige ich Screenshots aus den Apps beider Betriebssysteme. Die Apps sehen je nachdem, welche Sie nutzen, etwas anders aus, die Funktionen sind aber dieselben. Ich erkläre Ihnen die Schritte anhand der iOS-App.

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Microsoft Teams soll nun 50 Prozent energieeffizienter sein

Wer kennt die Situation nicht: Sie haben Teams geöffnet, befinden sich in einer Video-Konferenz und der Rechner macht schlapp. Das Bild friert ein oder wird pixelig. Der Computer arbeitet auf Hochtouren und wird ziemlich heiß. Das liegt daran, dass Microsoft Teams wohl zu den ressourcenaufwendigeren Apps auf dem Computer zählt – vor allem bei Video-Meetings.

Weil die Performance-Problematik einer der größten Kritikpunkte an Microsoft Teams war, hat sich der Konzern vor einigen Monaten auf den Weg gemacht, seine beliebte Kollaboration-Software ressourcenschonender und energieeffizienter zu machen.

Mit dem im Februar eingeführten Leistungsupdate von Teams soll die App nun wesentlich weniger Ressourcen benötigen. Das wiederum resultiert in einem geringeren Energieverbrauch, einer leichteren CPU-Last und mehr Vorteilen. Insgesamt gibt Microsoft eine Reduzierung des Energiebedarfs um satte 52 Prozent an.

Laut Microsoft hat man dieses Thema sehr ernst und sich viel Zeit genommen. Man habe versucht, jeden kleinen verwendeten Prozess und jede einzelne Komponente der Software gezielt zu optimieren. Der Fokus lag dabei auf den Video-Aufnahme- und Rendering-Komponenten.

Uns würde interessieren, ob Sie bereits die höhere Effizienz und den geringen Energiehunger von Teams spüren.

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Terminvereinbarung schnell & simpel: Microsoft Bookings

Sie kennen die Situation sicher: Jemand bittet um einen Termin mit Ihnen. Sie schauen in Ihren Kalender, schreiben der Person eine Nachricht oder rufen sie an und nennen ihr die freien „Zeitfenster“ für ein Gespräch.

Oder

Sie sind Dienstleister, z. B. Friseur oder Physiotherapeut, und ärgern sich über die ständigen Unterbrechungen durch Kunden oder Patienten, die einen Termin wünschen.

Das geht alles bequem online und vollautomatisch. Hierfür gibt es viele verschiedenen Werkzeuge und Anbieter. Einer der aufstrebenden Lösungen ist hier Calendly.

Was viele nicht wissen: Auch Microsoft hat ein solches Werkzeug an Bord – und es ist in den allermeisten Microsoft 365-Plänen – selbst in Microsoft 365 Business Basic – inbegriffen.

Ich zeige Ihnen heute, wie Sie Microsoft Bookings einrichten und was es kann.

Bookings einrichten

Für das erstmalige Setup besuchen Sie einfach die Seite von Microsoft Bookings | Terminplaner für Online-Terminvereinbarung. Nach der Anmeldung mit Ihrem entsprechenden Microsoft 365 Konto gelangen Sie auf die Seite https://outlook.office.com/bookings/onboarding. Nun legen Sie sich einen Buchungskalender für Ihr Unternehmen (oder sich selbst als Person) an.

Danach führen Sie nacheinander alle notwendigen Schritte aus:

  1. Unternehmensinformationen ausfüllen
  2. Logo hochladen
  3. Buchungsseite optisch anpassen
  4. Dienste anlegen und anpassen.

Bitte beachten Sie, dass Microsoft derzeit die Admin-Oberfläche von Bookings umstellt. Es kann also sein, dass Sie noch die alte Oberfläche sehen oder schon die neue.

Die alte Admin-Oberfläche von Bookings

Diese neue Oberfläche wird aber für alle kommen.

Die neue Admin-Oberfläche von Bookings

Buchungsseite

Die Buchungsseite ist diejenige Seite, die Sie im Netz veröffentlichen und über die Ihre Kunden, Interessenten und andere Gruppen Termine mit Ihnen buchen können. Sie können diese Seite farblich gestalten, die Zeitinkremente festlegen (Zeitintervalle für Terminbuchungen), Ihre zeitliche Verfügbarkeit festlegen etc. Hierbei sind z. B. individuelle Einstellungen möglich. Geben Sie keine individuellen Einstellungen an, so orientiert sich Ihre Verfügbarkeit nach den Geschäftszeiten, die Sie in den Unternehmenseinstellungen angeben plus die freien Zeiten in Ihrem Kalender.

Dienste

Bei den Diensten legen Sie fest, für was andere Personen Sie buchen können. Das können Erstgespräche, Beratungsgespräche oder Termine z. B. für eine Behandlung sein. Sie können Sie sich so viele Dienste anlegen, wie Sie benötigen, mit unterschiedlicher Dauer und weiteren individuellen Optionen.

Wenn Sie beispielsweise Termine für Dienstleistungen wie Physiotherapie vergeben wollen, benötigen Sie vor oder/und nach jedem Termin eine Pufferzeit. Das geben Sie dann bei dem Dienst „Therapie“ an. Bei einer Beratung per Internet oder Telefon benötigen Sie keine Pufferzeit. Hier lassen Sie die Häkchen weg.

Falls in Ihrer Organisation (Ihrem Tenant) weitere Personen verfügbar sind, können jeden Dienst einer oder mehreren Personen zuordnen. So kann Person A für die Beratung und Person B für die Therapie gebucht werden. Sie können auch mehrere Personen auswählen. Klicken Sie dazu einfach auf die Namen der Personen und es erscheint ein Häkchen dahinter.

Sie können als Ort der Diensterbringung eine Adresse oder ein Teams-Meeting anlegen. Wichtig: Soll es eine Onlinebesprechung sein, müssen die Option „Onlinebesprechung hinzufügen“ aktivieren. In diesem Fall wird automatisch eine Teams-Sitzung angelegt und der anderen Person als Link in seiner Bestätigungsmail eingefügt.

Schließlich können Sie den Interessenten im dafür vorgesehen Feld bereits einen Preis angeben. Eine Abrechnung z. B. über einen Online-Bezahldienst ist jedoch (noch) nicht möglich.

Generell ist die Bedienung der verschiedenen Bereiche einfach und selbsterklärend.

Die Buchungsseite online stellen

Wenn Sie Ihre Dienste angelegt und Ihre Buchungsseite fertig gestaltet haben, können Sie sie veröffentlichen. Bookings gibt Ihnen dann die direkte Webadresse an, unter der Ihre Kunden, Interessenten und andere Gruppen die neue Buchungsseite finden. Von nun kann jeder über diese Seite einen Termin für einen Ihrer Dienste gem. Ihrer Verfügbarkeit im Kalender auswählen und buchen. Bookings ist in den persönlichen Microsoft 365- oder Office 365-Kalender integriert, damit Kunden schnell freie Termine finden und keine Doppelbuchungen entstehen.

Nur frei verfügbare Termine werden angezeigt. Dauert ein Termin 30 Minuten und haben Sie jeweils 15 Pufferzeit vor- und nachher definiert, werden nur Termine im Stundenrhythmus angeboten.

Bucht ein Kunde einen Termin, erhalten Sie und er eine Bestätigungsmail. Der Termin wird automatisch in Ihren Kalender eingetragen und ist bestätigt. Der Buchende hingegen erhält eine Bestätigungs-E-Mail mit dem Termin im Anhang als ics-Datei. Nur wenn er diese Datei anklickt, wird der Termin in seinem Kalender eingetragen.

Fazit: Mit Microsoft Bordmitteln bequem online buchen und Zeit sparen

Durch Bookings sparen Sie Zeit bei der Terminplanung, die Sie besser Ihren Kunden widmen können. Microsoft erledigt fast alles für Sie.

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Integration von Drittlösungen am Beispiel von Asana

Wenn es um die Zusammenarbeit in Teams und Gruppen geht, sind in den vergangenen Jahren etliche Lösungen und Plattformen entstanden. Sogenannte Kollaboration-Lösungen (auch Collaboration-Software) erlebten während der Corona-Pandemie einen wahren Boom. Mit ihnen ließ sich die Teamarbeit in Projekten, die Koordination und Kommunikation untereinander auch ortsunabhängig realisieren. Ein Gewinner dieser Entwicklung war und ist hier Microsoft Teams. Einst als besseres Slack und aufgebohrtes Skype for Business erfunden, entwickelte sich Teams in den vergangenen 24 Monaten zu einer professionellen Lösung für die Teamarbeit im Office365-Universum.

Doch es gibt viele Funktionen und Bereiche, die Teams (noch) nicht beherrscht. Zudem gab es bereits lange vor dem Erscheinen von Teams im Jahr 2017 etliche andere gute Lösungen, sodass viele Unternehmen, die schon früh auf Kollaboration gesetzt haben, jetzt nicht einfach auf Teams umschwenken können, wollen und vielleicht auch gar nicht sollten.

Einer der weltweit führenden Arbeits- und Projektmanagement-Lösungen ist Asana, das vom gleichnamigen US-amerikanischen Softwareunternehmen bereits im Jahr 2012 kommerziell eingeführt wurde.

Für diejenigen unter Ihnen, die noch nie von Asana gehört haben, möchte ich eines gleich vorwegnehmen: Asana ist an einigen Stellen Teams sehr ähnlich, bietet aber viel mehr und andere Funktionalitäten als Teams. Das liegt an der Ausrichtung von Asana. Bei dem Werkzeug geht es nicht nur um die Teamarbeit, die zentrale Datenablage, um Chats oder Aufgabenverwaltung. Asana ist projektkonzentrierter. Hier können einzelne Projekte und Unterprojekte in Abhängigkeit zueinander gesetzt, Prioritäten vergeben, der Projektfortschritt in Echtzeit überwacht und Prozesse automatisiert werden.

In dem folgenden Artikel geht es nicht darum, Teams und Asana zu vergleichen und deren Vor- und Nachteile aufzuzeigen (wobei das sicher interessant wäre), sondern darum, wie Nutzer von Teams und Asana zusammenarbeiten können. Denn im Grunde sind Asana und Teams keine Konkurrenten, sondern ergänzen sich zu einem mächtigen Tool. Insofern kann es Sinn machen, Teams und Asana in einem Unternehmen zu nutzen.

Deshalb zeigen wir, wie man Asana schnell und geschickt in Teams integriert.

  1. Die Asana-Integration für Teams

Asana hat vergangenes Jahr die App Asana Connect für Microsoft Teams veröffentlicht, mit der sich die Oberfläche gut in Teams integrieren lässt. Damit arbeitet ein Team zusammen an Asana-Projekten, ohne Microsoft Teams verlassen zu müssen.
Man kann diese App in Teams zentral über das App-Verzeichnis oder über einen bestimmten Kanal als neue Registrierkarte installieren.

Asana Connect ist über das App-Verzeichnis zu finden.

Es ist eine einmalige Anmeldung bei Asana (über die App) und Genehmigung der Zugriffsrechte erforderlich. Jeder Teams-Nutzer muss für sich selbst diesen Schritt erledigen, benötigt als ein eignes Teams- und Asana-Konto.

Teams braucht einmalig die Zugriffsrechte auf Ihr Asana-Konto

Danach installiert sich ein Asana-Bot in Teams, der Sie bei Ihrer Arbeit mit Asana innerhalb von Teams berät und unterstützt.

Über einen neuen Asana-Reiter im Kanal, den Sie wie immer beliebig benennen können, lassen sich nun bequem neue Aufgaben mit Verantwortlichkeiten, Projektzuweisung, Fälligkeiten und Aufgabendetails für Asana erstellen.

Über die Asana-App lassen sich in Teams Aufgaben für Asana erstellen.

Neue Asana-Aufgaben können Sie zudem direkt aus Teams-Chats heraus erstellen.

Durch die tiefe Integration in Teams können Aufgaben für Asana auch aus einem Chat heraus erstellt werden.

Schließlich lassen sich im Chatfenster eines Kanals Asana-Aufgaben, Projekte oder Portfolios einbinden und in Teams diskutieren.

Auch praktisch: Wenn Sie ein Asana-Projekt mit einem Gespräch im Asana-Kanal verknüpfen, werden Benachrichtigungen über Aktivitäten in Asana an diesen Kanal gesendet.

Wer will, kann sich in Teams über Änderungen bei Asana benachrichtigen lassen.

  1. Einbindung der Asana-Oberfläche in Teams

Wer lieber gleich die gesamte Asana-Oberfläche in Teams sehen möchte, wählt statt der Asana-App die Integration einer externen Webseite in Teams. Dort tragen Sie dann die Adresse ihres Asana-Profils ein.

Über die App „Website“ wird die gesamte Asana-Oberfläche eingebunden.

Nach einer einmaligen Anmeldung in diesem Fenster sehen Sie die komplette Asana-Oberfläche innerhalb von Teams und können dort genauso arbeiten, als ob Sie in Teams arbeiten.

  1. Automatisierung mit Microsoft Power Automate

Auch wenn diese beiden Wege der Integration bereits ein smartes Zusammenwirken von Asana und Teams bereitstellen, so gibt es noch eine Steigerung: Die Automatisierung von Prozessen und Workflows mit Hilfe von Microsoft Power Automate.

Der Hintergrund: Wer mit Teams arbeitet, nutzt in der Regel auch den Microsoft Planner. Mit Hilfe des Planners lassen sich Projekte visualisieren, Aufgaben erstellen, verteilen und zuweisen. Wenn man solche Aufgaben in Teams anlegen und in Asana weiterverarbeiten möchte, muss man diese zwangsläufig in beiden Systemen als Aufgabe anlegen. Es sei denn, man erstellt sich eine Automation, die nach dem Anlegen einer Aufgabe im Planner sofort eine Aufgabe im Asana-Board erstellt.

Dazu besuchen Sie Ihre Oberfläche von Power Automate. Klicken Sie auf das „+ Erstellen“ in der linken Leiste und wählen Sie „Automatisierter Cloud-Flow“.

Geben Sie dem Flow einen Namen und in der Suche „Planner“ ein. Als Trigger wählen Sie „Beim Erstellen einer neuen Aufgabe“.

Legen Sie zuerst den Trigger aus dem Planner fest.

Sie werden nun nach der Gruppen-ID und dem dazugehörigen Plan-ID (von Planner) gefragt. Die Gruppen-ID ist der Name Ihres Teams, die Plan-ID der Plan in diesem Team, den Sie nutzen möchten.

Klicken Sie nun „Neuer Schritt“. Jetzt geht an die Verknüpfung mit Asana.

Geben Sie dazu im Feld „Connectors“ Asana ein. Sie sehen nun alle möglichen Aktionen. Wir wollen, dass eine neue Aufgabe erstellt wird.

Nun folgt die Reaktion in Asana.

Auch hier wählen Sie den Arbeitsbereich und das Projekt in Asana aus, in das die neue Aufgabe erstellt werden soll. Der Name des Tasks ist ein dynamischer Inhalt. Es handelt sich um den Titel aus der Planner-Aufgabe.

Sie können nun die Person definieren, der die Aufgabe in Asana zugewiesen wird. Bleibt das Feld leer, wird dem aktuellen Benutzer (also Ihnen) die Aufgabe zugewiesen.

Im Feld „Beschreibung“ könnten Sie eine Beschreibung festlegen. Hier würde der Text der Aufgabe aus dem Planner hingehören. Leider gibt es derzeit keinen dynamischen Inhalt hierfür. Die weiteren Felder können Sie leer lassen.

Im Feld „Fälligkeitsdatum“ kann der dynamische Inhalt aus dem Planner „Datum und Uhrzeit der Fälligkeit“ eingetragen werden.

Am Ende speichern nicht vergessen und den Flow prüfen.

Von jetzt an wird jede Aufgabe, die in Ihrem Planner erstellt wurde, automatisch in Ihrem Asana-Projektboard erstellt und Ihnen zugewiesen.

Fazit

Teams und Asana sind zwei Werkzeuge, die beide ihre Existenzberechtigung haben und die nebeneinander genutzt werden können. Um die Arbeit zu erleichtern, gibt es eine gute Integration und erste Automatisierungsmöglichkeiten. Die Spielwiese für diese Tools ist aber gerade erst eröffnet.

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Microsoft Lists: iOS-Version ab sofort verfügbar

Über die Vorteile von Listen in SharePoint haben wir bereits berichtet. Microsoft hatte Anfang September 2020 eine neue App in Office/Microsoft 365 veröffentlicht: Microsoft Lists (Listen) mit der sich Listen kinderleicht z.B. in Teams anlegen und verwalten lassen.

Jetzt legt Microsoft endlich die mobile App zumindest für iOS nach. Nutzer können damit auch auf dem iPhone die vorhandene Listen bearbeiten und verwalten sowie neue Listen auf Basis von Vorlagen erstellen. Auch das Filtern und Sortieren von Daten innerhalb einer List ist unterwegs nun möglich. Und selbstverständlich auch das Einfügen neuer Daten und das Teilen der Liste mit anderen Personen.

 

Die Listen App ist im Apple Store bereits verfügbar, allerdings zunächst nur für das iPhone. Die iPad Version, die sicher noch viel mehr Komfort bei der mobilen Arbeit bringen wird, lässt auf sich warten. Mindestvoraussetzung ist iOS 13.0. Die App gibt es in 28 Sprachen.

Auch die Android Version soll zeitnah veröffentlicht werden.

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Microsoft OneNote – Informationen im Unternehmen digital verwalten/managen

Microsoft OneNote ist ein pfiffiges Programm, mit dem man Gedanken, Ideen und andere Notizen schnell und einfach festhalten und verwalten kann. Die Daten werden in einem Notizbuch gespeichert, das in Abschnitte, Seiten und Unterseiten gegliedert werden kann.

Die erste Version von OneNote erschien bereits 2003 und ist damit deutlich älter und länger verfügbar als Office (Microsoft) 365, die Cloud-Suite von Microsoft. OneNote führte lange Zeit einen Dornröschenschlaf und wurde erst mit der Einführung von Office 365 so richtig beliebt – und nützlich.

Verschiedene OneNote-Versionen auf verschiedenen Systemen

Setzt man heute OneNote im Rahmen von Office 365 ein, bedeutet dies, dass die Notizbücher nicht mehr lokal oder auf einem Dateiserver, sondern in der Cloud abgelegt werden. Das hat für Sie als Nutzer den großen Vorteil, mit unterschiedlichen Endgeräten im selben Notizbuch arbeiten zu können. Im Büro mit Ihrem PC, im Homeoffice oder unterwegs mit Ihrem Smartphone oder Tablet. Dafür muss auf jedem Endgerät eine entsprechende Software oder App von OneNote installiert und das entsprechende Notizbuch auf diesem Gerät geöffnet sein.

Ich habe Ihnen die verschiedenen Optionen nachfolgend zusammengestellt:

OneNote auf einem PC/Notebook

Auf Ihrem PC oder Notebook ist OneNote in der Regel als Programm installiert (z.B. OneNote 2016). Das Programm ist optimiert für das Arbeiten an einem stationären PC mit großem Monitor und bietet umfangreiche Funktionalitäten an:

Wenn Sie mit Windows 10 auf Ihrem Gerät arbeiten, wird zusätzlich noch eine weitere Variante von OneNote installiert: die App „OneNote für Windows 10“. Die Windows-App ist für das Arbeiten mit Stift auf einem Tablet optimiert. Der Funktionsumfang in der Menüleiste ist deshalb auch eingeschränkt:

OneNote auf einem Surface

Auf einem Surface oder einem ähnlichen Gerät, auf dem Windows 10 läuft, finden Sie den Funktionsumfang wie beim PC oder Notebook.

OneNote auf einem Nicht-Windows-Tablet und Smartphone (Android oder iOS)

Bei diesen Geräten müssen Sie oder Ihre IT-Abteilung zunächst dafür Sorge tragen, dass die App OneNote installiert ist. Für diese Geräte wird über den jeweiligen App-Store eine OneNote-App installiert, die für das Arbeiten mit dem Smartphone bzw. Tablet optimiert ist.

Darüber hinaus gibt es noch eine Webversion von OneNote, die für das Arbeiten mit einem Webbrowser optimiert wurde. Mit der Webversion kann ein OneNote-Notizbuch selbst dann bearbeitet werden, wenn auf Ihrem Endgerät OneNote weder installiert ist noch die App zur Verfügung steht. Und auch hier sieht das Menü nochmal anders aus:

Welche Vorteile bringt die Nutzung von OneNote?

Schon wenn Sie sich „nur“ für Ihre persönliche Organisation mit OneNote unterstützen lassen, steigert das Ihre Produktivität.

Ein weiterer Vorteil der Speicherung des Notizbuches in Office 365 ist der, dass Sie das Notizbuch auch für andere Personen, z.B. für Ihre Monteure, freigeben können. Dieser Umstand erleichtert die Kommunikation zwischen Innen- und Außendienst enorm. Und wenn Sie vor Ort kein WLAN zur Verfügung haben, können Sie mit dem Notizbuch auch offline arbeiten. Sobald OneNote erkennt, dass das Notizbuch wieder erreichbar ist, wird es automatisch mit der Cloud synchronisiert. So steigern Sie die Produktivität des ganzen Unternehmens.

OneNote und Teams

OneNote ist seit einiger Zeit auch in Microsoft Teams integriert. Sobald ein Team in Microsoft Teams erstellt wird, wird gleichzeitig im Hintergrund ein Notizbuch für das Team angelegt. Mit einem OneNote-Teamnotizbuch zu arbeiten, hat viele Vorteile für das Team: Dort können die unterschiedlichsten Informationen zentral und für alle Mitglieder gut erreichbar abgelegt werden, zum Beispiel:

  • Einsatzpläne
  • Montageanleitungen
  • Abhakbare Checklisten
  • Informationen zum Auftrag
  • Informationen zum Kunden
  • Dokumentationen des Kundenbesuches
  • …

Meine persönlichen Tipps für Ihre Arbeit mit OneNote

  • Sobald Sie in einer OneNote-Seite zu schreiben beginnen, wird automatisch ein Notizencontainer erzeugt, der sich ähnlich wie ein Textfeld in Word verhält. Je nach eingegebenem Text erweitert er sich dynamisch nach rechts und nach unten. Sie können an jede beliebige Stelle in der OneNote-Seite doppelklicken, um dort zu schreiben und einen Notizencontainer zu erstellen. Da OneNote-Seiten keinerlei vorgegebene Struktur haben, können Sie die vorhandenen Notizencontainer beliebig auf der Seite positionieren oder verschieben.
  • Tabellen helfen beim strukturierten Eingeben von Texten in OneNote. Im Nachhinein sind sie in der Regel auch leichter zu ändern und anzupassen als Fließtext. Außerdem lassen sich Tabellen in OneNote sortieren. Sie können aber auch entweder eine vorhandene Excel-Tabelle als Anhang oder eine neue Excel-Tabelle als Objekt in die OneNote-Seite einfügen.
  • Dank der Integration mit Outlook, können Sie sogar Mails an Ihr OneNote senden. Dies hat den Vorteil, dass Sie sich einfach Notizen in dieser jetzt zu einer OneNote-Seite gewordenen ehemaligen E-Mail machen können.
    Beim Senden von Outlook nach OneNote bleiben Links und Anhänge übrigens erhalten und können in OneNote geöffnet werden. Die Mail verbleibt nach dem Senden in Outlook.
  • In Situationen, wo Tippgeräusche stören, so z.B. in einer Besprechung oder bei einem Kundentermin, können Sie sich handschriftliche Notizen in einer OneNote Seite machen, sofern Sie ein Endgerät mit Stifteingabe, z.B. ein Surface, besitzen.
  • Wenn auf Ihrem PC oder Notebook OneNote als Programm installiert ist, wird automatisch ein Druckertreiber mit dem Namen „Send to OneNote 2016“ eingerichtet. Das ermöglicht es Ihnen, aus jeder Anwendung, die auf Ihrem PC installiert ist, einen Ausdruck einer Datei in OneNote zu erzeugen. Der virtuelle Ausdruck wird als Bild in die OneNote-Seite eingefügt. Auch diese Funktion lässt sich sehr gut einsetzen, um zum Beispiel Besprechungen oder Kundentermine smarter vor- und nachzubereiten.
  • Die Funktion „Bildschirmausschnitt einfügen“ gibt es auch in den anderen Office-Programmen, aber in OneNote nutze ich sie besonders häufig. Die Funktion legt den Bereich, den Sie in einem Fenster mit der Maus aufgezogen haben, als Bild in die OneNote-Seite ab. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, schnell bebilderte Anleitungen in OneNote zu erstellen.

Und zum Abschluss noch ein paar Praxisbeispiele zum Nachahmen:

  • Es gehört zu meinem Tagesgeschäft, regelmäßig im Web zu recherchieren. Zur Dokumentation der Rechercheergebnisse nutze ich OneNote. Ich rufe die gewünschte Webseite auf, markiere einen Bereich wie vorhin beschrieben und kopiere diesen in die Zwischenablage. Dann wechsle ich zu einer OneNote-Seite und füge den Bereich ein.
  • Noch eleganter funktioniert das Kopieren aus Webseiten mit einem kleinen Plugin namens OneNote-Clipper, das es mittlerweile für alle gängigen Browser gibt. Dieser erstellt komplette oder partielle Screenshots einer Seite auf Knopfdruck und speichert die Datei als Bild in ein vorher ausgewähltes OneNote Notizbuch. Sie finden den Clipper unter https://www.onenote.com/clipper.

  • OneNote bietet natürlich auch die Möglichkeit, Bilder einzufügen. Auch wenn die Möglichkeiten, das Bild zu bearbeiten, sehr reduziert sind, versteckt sich doch eine fantastische Funktionalität in den eingefügten Bildern: OneNote kann nach Texten im Bild suchen. So können Sie Vorgänge und Abläufe in OneNote mit Fotos und Bildern dokumentieren, ohne diese in einem zusätzlichen Schritt verschlagworten zu müssen.
  • In meinem Alltag arbeite ich konsequent mit Checklisten. In OneNote erstellen Sie sehr schnell abhakbare Checklisten, indem Sie vor einen beliebigen Text in der OneNote-Seite eine klickbare Checkbox setzen. Auch hier können Sie wieder im Fließtext oder in einer Tabelle arbeiten. Tabellen haben den Vorteil, dass Sie die Spalten sortieren können. Auf dem Smartphone und Tablet können Sie die Haken auch mit dem Finger erzeugen.
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Aufgabenmanagement in Microsoft Teams und Office 365

Der Aufgabenbereich in Outlook ermöglicht es uns schon jahrzehntelang Aufgaben digital zu verwalten. Mit den beiden Aufgabenmanagement-Tools Planner und To-Do haben zwei neue Protagonisten in Office 365 die Bühne betreten. Damit existieren nun 3 Aufgabentools, mit denen Sie arbeiten können.

 

 

 

Es ist für den Anwender auf den ersten Blick nicht ganz einfach zu erkennen und zu entscheiden, welches Tool für welchen Zweck sinnvoll eingesetzt werden kann. In diesem Artikel möchte ich Licht ins Dunkle bringen und Ihnen eine Hilfestellung für den effektiven Einsatz dieser Tools geben.

Persönliche Aufgaben versus Teamaufgaben

Microsoft unterscheidet strikt zwischen diesen beiden Anforderungen in einem Unternehmen. Mit dem Tool Planner bilden Sie die Teamaufgaben in einem Team ab. Das Tool To-Do und der Aufgabenbereich von Outlook ist für das Managen der persönlichen Aufgaben optimiert. Spannend ist natürlich die Frage, ob diese Programme sich untereinander unterhalten und abstimmen. Die Antwort lautet: Ja, das tun sie. Jedenfalls in Teilen. Das möchte Ihnen an dem folgenden Schema verdeutlichen.

© Helmut Gräfen, team babel AG

In der Abbildung ist zu erkennen, dass Sie den Planner in ein Team in Microsoft Teams einbinden können. Der Planner kann zusammen mit Teams genutzt werden, muss aber nicht. Selbst wenn Sie sich im Unternehmen noch nicht für den Einsatz von Teams entschieden haben, müssen Sie auf den Planner nicht verzichten.

Der Planner arbeitet mit dem Kanban- oder Scrum-Ansatz. Beide Methoden kommen aus dem agilen Aufgaben- bzw. Projektmanagement und arbeiten mit sogenannten Boards, die die Aufgaben übersichtlich in Spaltenform anzeigen. Auch der Planner stellt die Aufgaben in Spalten dar, die dort Buckets genannten werden. Sie können beliebig viele Buckets erstellen und frei benennen, z.B. nach Sparten, Themen, Projekten, Aufträge etc. Um mit dem Planner arbeiten zu können, müssen Aufgabenpläne angelegt werden. Die Aufgaben, die einer Person im Planner in einem Aufgabenplan zugewiesen wurden, sieht diese Person auch in seiner App To-Do, die in verschiedene Gruppen gegliedert ist. Werden dieser Person nun aus mehreren Aufgabenplänen (mit oder ohne den Einsatz von Teams) Aufgaben zugeordnet, sieht er alle Aufgaben aus allen Aufgabenplänen in To-Do in einer Gruppe namens Ihnen zugewiesen. So hat jede Person sowohl die Ansicht auf alle Teamaufgaben im Planner als auch auf seine persönlichen Aufgaben in To-Do.

Dort kann die Person übrigens auch Aufgaben eintragen, die sie zwar zu erledigen hat, die aber nicht im Kontext von Teamaufgaben stehen. Diese Aufgaben sind in To-Do in der Gruppe Aufgaben zu finden. Alle Aufgaben aus dieser Gruppe sind wiederum im Aufgabenbereich der Person in dessen Outlook zu sehen. Aufgaben, die die Person in ihrem Outlook erstellt, sind wiederum in der Gruppe Aufgaben in To-Do zu sehen. Outlook und To-do gleichen sich ständig und automatisch miteinander ab. Leider sehen Sie die Aufgaben, die Ihnen über Aufgabenpläne im Planner zugewiesen wurden, nur in To-Do und nicht im Aufgabenbereich von Outlook.

Rund um das Thema Aufgabennutzung ist es wichtig zu wissen, dass Microsoft im Laufe des Jahres 2019 den herkömmlichen Aufgabenbereich in der Webversion von Outlook durch die App To-Do ersetzt hat. Im installierten Outlook dagegen wird immer noch mit dem herkömmlichen Aufgabenbereich, den Sie vielleicht kennen und auch schon nutzen, gearbeitet. An der Aufgabenverwaltung im installierten Outlook hat sich seit der Einführung von To-Do nichts geändert.

Ein großer Vorteil der Outlook Aufgaben ist es, dass Sie eine Aufgabe an eine andere Person übertragen können und eine Aufgabe von einer anderen Person übertragen bekommen können. Übertragen Sie eine Aufgabe an eine andere Person, so haben Sie die Möglichkeit, eine Kopie dieser Aufgabe in Ihrem Aufgabenbereich in Outlook zu behalten. Die übertragene Aufgabe und die Kopie sind dynamisch miteinander verbunden. Jede Änderung, die in der übertragenen Aufgabe von der entsprechenden Person vorgenommen wird, wird automatisch und ohne Ihr weiteres Zutun in Ihre Kopie übertragen. Wenn die Aufgabe erledigt wurde, wird auch Ihre Kopie als erledigt dargestellt. Das Verwenden dieser Funktionalität erspart viele Statusnachfragen per Telefon, Mail oder Chat.

Sowohl der Planner als auch To-Do sind als Apps für iPhones/iPads und Android-Handys und -Tablets verfügbar. Das ist enorm hilfreich für das mobile Aufgabenmanagement, wenn Sie oder Ihre Mitarbeiter auf der Baustelle oder anderweitig unterwegs sind. Für den Aufgabenbereich von Outlook gibt es von Microsoft leider keine mobile App. Wer auch mit dem Outlook-Aufgaben mobil arbeiten möchte, dem sei die Android-App Nine empfohlen. Ich nutze diese App schon seit Jahren. Sie kostet zwar gut 10 €, aber dafür bekommen Sie ein professionelles Tool, dass die Mails, Termine und Aufgaben aus Ihrem Outlook mobil sehr gut dargestellt und mit dem Sie mobil produktiv arbeiten können. Es ist auch ohne Probleme möglich, Nine und To-Do auf dem Handy parallel einzusetzen. Das tue ich zum Beispiel deshalb, weil eine Aufgabe über die mobile App To-Do deutlich schneller angelegt ist als das in anderen Apps der Fall ist.

Stellt sich die nun Frage, wann welches Tool für Sie und Ihre Anforderungen Sinn macht. Um Ihnen diese Entscheidung einfacher zu machen, habe ich die gängigen Anwendungsmöglichkeiten in der folgenden Tabelle dargestellt.

Planner

To-Do

Outlook-Aufgaben
Aufgaben im Team managen

●

 X

●

Als Registerkarte in Teams einbinden

 ● X

X
Abbilden eines agilen Aufgabenmanagements
(Kanban- oder Scrum-Methoden)

●

 X

X
Aufgaben an andere Personen übertragen, ohne automatische Statusverfolgung

●

 X

●
Aufgaben mehreren Personen zuweisen

●

 X

●
Grafische Übersicht der Teamaufgaben auf Knopfdruck (z.B. Status)

●

 X

X
Arbeiten mit dem Planner

●

X
Mails in Aufgaben umwandeln

X

 X

●
Aufgaben an andere Personen übertragen, mit automatischer Statusverfolgung

X

 X

●
Nutzung von Kategorien

X

 X

●
frei gestaltbare Darstellung der Aufgaben

X

 X

●
Serienaufgaben erstellen

X

 ●

●
Aufgabenverwaltung auf dem Handy

●

 ●

X
Arbeiten mit Teilaufgaben
(Schritte in einer Aufgabe)

●

 ●

X
Aufgabenblöcke (Listen) mit mehreren Personen teilen

X

 ●

X

Aus meiner Erfahrung heraus sollten Sie sich unbedingt mit dem Thema des digitalen Aufgabenmanagements in Ihrem Unternehmen beschäftigen und prüfen, welche Tools Sie aus Ihrem Office-365-Paket dafür einsetzen wollen, falls Sie das nicht schon längst getan haben. Auf jeden Fall birgt dieses Thema ein nicht zu unterschätzendes Potential, die Produktivität im Unternehmen zu steigern.

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Effektives Teamwork mit Microsoft Teams

Heute möchte ich Ihnen Microsoft Teams vorstellen. Microsoft bezeichnet Teams als ein Collaboration-Tool und einen chatbasierten Arbeitsraum in der Microsoft-Cloud. Anders formuliert: Teams vereinfacht im Unternehmen das gemeinsame Arbeiten an Dateien mit mehreren Personen sowie das zielgerichtete Kommunizieren zwischen diesen Personen via Chat. Diese Funktionen machen das Tool für viele Unternehmen interessant. Gerade da, wo Mitarbeiter vor Ort beim Kunden arbeiten, aber in Kontakt und Austauschmit mit dem Innendienst bleiben müssen, spielt Microsoft Teams seine Stärken aus. Aber dazu später mehr. Nicht jeder Plan (Abo-Modell), den Sie buchen können, enthält auch Microsoft Teams. Für kleine und mittlere Unternehmen empfehlen sich die Pläne Microsoft 365 Business Basic (früher: Office 365 Business Essentials) oder Microsoft 365 Business Standard (früher: Office 365 Business Premium). Preise und Unterschiede habe ich in der letzten Ausgabe dargestellt.

Wenn Sie Microsoft Teams einsetzen, sind automatisch weitere Programme von Microsoft mit im Boot. Durch die Integration von Outlook, Skype, OneNote, Planner und SharePoint sind verschiedene Anforderungen, die im Unternehmen entstehen, abgedeckt. Dazu gehört die interne und externe Kommunikation, die Datenablage und das Aufgabenmanagement. Die folgende Abbildung zeigt, welche Programme bei der Nutzung von Teams eine Rolle spielen.

Schauen wir uns zunächst die drei Kernfunktionalitäten Chatten, Besprechungen und Dateibearbeitung in Teams an:

Chatten

Die Kommunikation via Chats etabliert sich in Unternehmen zunehmend als Alternative zum Mailen. Teams unterschiedet zwischen zwei Chat-Möglichkeiten:

Teamchat

Im Teamchat chatten nur die zum Team gehörenden Personen untereinander. Und nur diese Personen sehen die gechatteten Informationen und haben Zugriff darauf. Personen, die nicht zum Team gehören, bleiben bei der Kommunikation außen vor. So findet die Kommunikation geschützt in einer geschlossenen Gruppe statt und die gechattete Information steht immer automatisch im richtigen Kontext.

1:1 Chat

Der 1:1 Chat in Teams ist gewissermaßen die geschäftliche Alternative zu WhatsApp und wird auch ähnlich wie in WhatsApp dargestellt. Im 1:1-Chat können Sie auch mit Personen chatten, die nicht zum Team gehören. Auch Gruppenchats und das Chatten mit unternehmensfremden Personen sind hier möglich. Wer schon einmal mit Skype gearbeitet hat, wird sich hier schnell zurechtfinden. Skype ist komplett in Teams integriert worden und taucht als eigenständiger Produktname oder als App in Office 365 nicht mehr auf.  Da Microsoft Teams auch als App auf Android- und Apple-SmartPhones installiert werden kann, ist die mobile Nutzung der Chats einfach und komfortabel möglich.

Video-Chats und Online-Besprechungen

Ein großer Pluspunkt von Teams sind die Video-Chats und Online-Besprechungen, die sowohl über einen PC und ein Notebook als auch über ein Tablet oder ein SmartPhone genutzt werden können. Der Unterschied zwischen Video-Chats und Online-Besprechungen besteht darin, dass sich bei einem Video-Chat alle Teammitglieder in den Chat einklinken können, ohne dafür eingeladen worden zu sein. Bei Online-Besprechungen hingegen kann nur die Person, die die Besprechung einberuft, die Teilnehmenden einladen. Online-Besprechungen können wie herkömmliche Besprechungen geplant werden, sie können allerdings auch ungeplant als sogenannte Sofortbesprechungen aufgerufen werden. Die Einladung zu der Online-Besprechung erfolgt erst beim Aufruf.

Gemeinsame Dateibearbeitung

Jedes Team im Microsoft Teams verfügt über einen eigenen Bereich zum Ablegen der teamrelevanten Dateien. Alle Teammitglieder können auf diesen Datenbereich zugreifen. Die Programmkomponente, die den Datenspeicherort für das Team beherbergt, heißt in Office 365 SharePoint Online. Auf SharePoint Online werde ich in einem späteren Blogartikel näher eingehen. Die Team-Dateien können sowohl mit dem PC als auch mit einem mobilen Windows-Endgerät, wie z.B. einem Surface, abgerufen werden.

Warum ist Microsoft Teams für Sie interessant und wie können sie es in Ihrem Unternehmen produktiv einsetzen?

Szenario 1: Austausch von Informationen und Dateien zwischen Innendienst und Außendienst

Mobilität und Erreichbarkeit werden heute von Kunden immer stärker gefordert. Die zeitnahe Reaktion auf Kundenwünsche und deren zügige Umsetzung ebenfalls. Bisher war es in der Regel so, dass die Kommunikation zwischen dem Innen- und dem Außendienst über Mails, SMS oder in den letzten Jahren auch mehr und mehr über WhatsApp abgewickelt wurden. Mails haben den Nachteil, dass Dateien nur als Kopie an die Mail gehängt werden können, eine Datenübertragung über SMS ist gar nicht möglich. WhatsApp scheint die Lösung zu sein, Kommunikation und Datenübertragung in einem Programm zu vereinen. Dabei wird allerdings zu selten bedacht, dass Daten, die über WhatsApp gesendet werden, problemlos vom Anbieter gelesen werden können und die Inhalte an den Dienstanbieter Facebook weiterleitet werden. Die Sicherheit Ihrer Daten ist definitiv nicht gewährleistet.

Mit Teams haben Sie die Möglichkeit, geschlossene Gruppen für die Kommunikation und den Datenaustauch zu definieren. Entweder nur unternehmenszugehörige Personen oder auch externe Personen, wie Kunden, Lieferanten oder Kooperationspartner. Da sowohl Chats als auch Dateien in der Cloud gespeichert und mobil abgerufen und bearbeitet werden können, sind alle Beteiligten immer auf dem aktuellen Stand des Auftrages bzw. des Projektes. Kopien von Dateien, um sie z.B. per Mail an den Außendienst zu senden, werden damit überflüssig. Versehentliches Arbeiten an falschen Datenbestand ebenfalls.

Szenario 2: Kommunikationsplattform für das Leitungsteam im Unternehmen

In der Regel kommunizieren die Mitglieder des Leitungsteams in Unternehmen über Mails. Spätestens wenn alle beteiligten Personen zusammen an einer Datei arbeiten oder gemeinsam auf Dateien zugreifen müssen, ist das Mailen nicht mehr praktikabel. WhatsApp, wie schon oben geschildert, natürlich auch nicht. Auch hier können die beteiligten Personen in Microsoft Teams einen geschlossenen Bereich anlegen, in dem sie geschützt kommunizieren, gemeinsam an Dateien arbeiten und einen gemeinsamen Speicherort für Dateien festlegen können. Stationär am PC oder mobil mit dem SmartPhone, gerade so, wie es die aktuelle Situation erfordert. Diese Anwendungsmöglichkeit ist definitiv auch Betriebsräte sehr interessant.

Szenario 3: Aufträge (Projekte) mit externen Partnern und oder Lieferanten koordinieren

Unternehmen, die mit mehreren externen Partnern gemeinsam an einem Projekt arbeiten, stehen vor der Herausforderung, sich zeitnah abzusprechen und schnell Dateien austauschen zu können. Da Microsoft Teams es erlaubt, auch externe Personen in ein Team einzubinden, kann das Unternehmen, welches das Projekt federführend betreut, ein Team für einen solchen Zweck anlegen und ist damit eventuell der Konkurrenz auch einen Schritt voraus.

Microsoft Teams kann aber noch mehr. Über frei erstellbare Registerkarten lassen sich in Teams Funktionalitäten, die Teams von Hause aus nicht bietet, leicht einbinden. Das können sowohl Tools von Microsoft als auch microsoftfremde Programme sein. In kommenden Artikel liegt der Fokus auf dem Aufgabenmanagement innerhalb eines Teams und der Aufgabenverteilung an die einzelnen Personen im Unternehmen.

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