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Praxistipp: Planner-Vorlage anlegen und nutzen

Der Microsoft Planner ist ein praktisches Werkzeug aus dem Microsoft Teams und 365-Koffer. Mit Hilfe von Kanban-Boards mit detaillierten Aufgabenkarten können Sie im Team unzählige Projekte verwalten, Freigabeprozesse organisieren und Aufgaben verteilen, die dann automatisch in der To-Do-App in der Gruppe „Mir zugewiesen“ angezeigt werden.

Leider hat es Microsoft bisher nicht geschafft, die Funktionalität zum Anlegen von Vorlagen einzuführen. Vorlagen für den Planner sind immer dann praktisch, wenn sich Projekte stark ähneln und immer wieder die gleichen Buckets, Aufgaben und Workflows wiederkehren. Hierfür habe ich einen Praxistipp für Sie.

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Praxistipp: Verschwundene E-Mail-Ordner in Outlook wiederfinden

Kennen Sie das? Sie stöbern gerade durch Ihre E-Mail-Ordner in Outlook und Zack, ist der gesamte Ordner plötzlich verschwunden. Offenbar ist er unabsichtlich von Ihnen in einen anderen Ordner in Ihrem Outlook-Ablagesystem geschoben worden. Das passiert, wenn Sie z. B. einen Ordner unbemerkt markieren und dann die Maus woanders hinziehen. Jetzt heißt es suchen, suchen, suchen.

Ich habe einen Praxistipp für Sie, mit dessen Hilfe Sie den Ordner schnell wiederfinden.

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Praxistipp: E-Mails in einen anderen Bearbeitungszustand überführen

Der heutige Praxistipp steht unter dem auf den ersten Blick sperrigen Titel „E-Mails in einen anderen Bearbeitungszustand überführen“. Gemeint ist damit, E-Mails in Outlook beispielsweise zu Terminen oder Aufgaben zu machen. Sie bekommen einen anderen Bearbeitungszustand.

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Praxistipps für die tägliche Arbeit mit Teams

Wer jeden Tag mit Microsoft Teams arbeitet, weiß jeden Tipp zu schätzen, der die Arbeit einfacher und effizienter macht. Ich selbst nutze Microsoft Teams seit der Produkteinführung und habe in den letzten Jahren viele dieser Tipps selbst gesammelt. Drei davon möchte ich Ihnen heute vorstellen. Es sind oft Kleinigkeiten, die – wie bereits gesagt – die Arbeit einfacher und effizienter macht.

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Praxistipp: Das Smartphone mit OneNote als Diktafon nutzen

Kennen Sie die Situation? Sie sind unterwegs und müssen schnell einen Gedanken, eine Idee irgendwo festhalten, sodass Sie sie später schnell wiederfinden und weiter bearbeiten können. Ideal hierfür ist OneNote, welches Sie auch auf Ihrem Smartphone nutzen können. Nun kommt es vor, dass Sie keine Zeit oder Lust haben, Ihre Gedanken oder Ideen über die Smartphone-Tastatur einzutippen. Dafür bieten Ihr Smartphone und OneNote zwei pfiffige Alternativen.

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Microsoft Teams: Hilfreiche Kurzbefehle und Tastenkombinationen

Wie alle Collaboration-Plattformen hat auch Microsoft Teams eine Chat-Funktion. Darüber können Sie mit anderen Teams-Mitgliedern einzeln oder in Gruppen-Chats kommunizieren. Über sogenannte Kurzbefehle (Shortcuts) können Sie aber auch System-Funktionen aufrufen. Teilweise sind dies auch automatisierte Prozesse, die Sie normalerweise in mehreren Schritten erledigen müssen. Hierzu zählt z. B. die Änderung Ihres Status in Teams. Zusätzlich zu den Shortcuts bietet Teams Ihnen auch viele Tastenkombinationen, mit denen Sie ähnliche Ergebnisse erzielen. Ich erkläre Ihnen heute, wie Sie die Kurzbefehle finden und welche es gibt. Auf einige dieser Kurzbefehle gehe ich dann genauer ein.

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Ab sofort sind „Selbstgespräche“ in Teams möglich

Microsoft wird für Teams nun „Chatten mit sich selbst“ einführen. So manch einer wird sich nun fragen: „Was soll dies bringen?“. Gemeint ist damit eine Funktion, mit der sich ein Teams-Nutzer selbst Nachrichten im Chat senden kann. Dahinter steckt die Idee, sich selbst Notizen, Infos, Dateien, Links, Bilder etc. zu senden, um sie am nächsten Arbeitstag in Teams sofort parat zu haben und nicht zu vergessen. Kritiker fragen sich, warum man dafür nicht beispielsweise eine Aufgabe oder Erinnerung erstellt. Die Kritik ist sicher berechtigt. Nur ist es offenbar so, dass viele Microsoft-Nutzer diese Funktion in Teams vermisst haben, die der Microsoft-Konkurrent Slack schon seit vielen Jahren hat. Slack gibt sogar standardmäßig jedem User einen eigenen privaten Kanal. Nun können also auch Team-Benutzer mit sich selbst chatten.

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Praxistipp: So drucken Sie direkt in OneNote

OneNote gehört unbestritten zu den praktischsten Werkzeugen, die Microsoft jemals veröffentlicht hat. Wir haben bereits des Öfteren über OneNote berichtet und erklärt, was Sie alles mit dem Tool anstellen können. Ich empfehle hierzu die Blogartikel Microsoft OneNote – Informationen im Unternehmen digital verwalten/managen“ und „Mehr Effizienz mit Outlook und OneNote“.

Das digitale Notizbuch ist ein Allroundtalent. Sie können dort alles sammeln, was Sie aufheben und archivieren möchten: Bilder, handschriftliche oder maschinengeschriebene Notizen, Sprachnachrichten, PDF-Dateien, Links usw.

Was viele nicht wissen: Sie können sogar in OneNote hinein drucken, zumindest, wenn Sie mit Windows arbeiten. Auf diesem Weg können Sie Texte aus Word, Tabelle aus Excel, Präsentationen aus PowerPoint, aber auch PDF-Dokumente und andere druckbare Inhalte sofort in OneNote ablegen.

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Praxistipp: Dokumente mit dem Smartphone in OneDrive ablegen

Microsoft hat sich mit seiner gesamten Palette an Softwarelösungen, Tools und Apps auf die Fahnen geschrieben, den Arbeitsalltag von Menschen zu vereinfachen. Denken wir nur an Teams oder OneNote. Oftmals sind es die kleinen Dinge, die unseren (Arbeits-)Alltag tatsächlich vereinfachen. Zum Beispiel, wenn man schnell ein Foto, einen Beleg oder ein anderes Dokument erfassen und abspeichern muss – und zwar nicht in der Foto-Mediathek des Smartphones, sondern gleich in der Cloud.

Hierfür hat Microsoft in der OneDrive-App für Android und iOS eine pfiffige Funktion integriert, die ich Ihnen heute gerne vorstellen möchte. Dazu zeige ich Screenshots aus den Apps beider Betriebssysteme. Die Apps sehen je nachdem, welche Sie nutzen, etwas anders aus, die Funktionen sind aber dieselben. Ich erkläre Ihnen die Schritte anhand der iOS-App.

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Microsoft Teams soll nun 50 Prozent energieeffizienter sein

Wer kennt die Situation nicht: Sie haben Teams geöffnet, befinden sich in einer Video-Konferenz und der Rechner macht schlapp. Das Bild friert ein oder wird pixelig. Der Computer arbeitet auf Hochtouren und wird ziemlich heiß. Das liegt daran, dass Microsoft Teams wohl zu den ressourcenaufwendigeren Apps auf dem Computer zählt – vor allem bei Video-Meetings.

Weil die Performance-Problematik einer der größten Kritikpunkte an Microsoft Teams war, hat sich der Konzern vor einigen Monaten auf den Weg gemacht, seine beliebte Kollaboration-Software ressourcenschonender und energieeffizienter zu machen.

Mit dem im Februar eingeführten Leistungsupdate von Teams soll die App nun wesentlich weniger Ressourcen benötigen. Das wiederum resultiert in einem geringeren Energieverbrauch, einer leichteren CPU-Last und mehr Vorteilen. Insgesamt gibt Microsoft eine Reduzierung des Energiebedarfs um satte 52 Prozent an.

Laut Microsoft hat man dieses Thema sehr ernst und sich viel Zeit genommen. Man habe versucht, jeden kleinen verwendeten Prozess und jede einzelne Komponente der Software gezielt zu optimieren. Der Fokus lag dabei auf den Video-Aufnahme- und Rendering-Komponenten.

Uns würde interessieren, ob Sie bereits die höhere Effizienz und den geringen Energiehunger von Teams spüren.

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