Praxistipp: Planner-Vorlage anlegen und nutzen

Der Microsoft Planner ist ein praktisches Werkzeug aus dem Microsoft Teams und 365-Koffer. Mit Hilfe von Kanban-Boards mit detaillierten Aufgabenkarten können Sie im Team unzählige Projekte verwalten, Freigabeprozesse organisieren und Aufgaben verteilen, die dann automatisch in der To-Do-App in der Gruppe „Mir zugewiesen“ angezeigt werden.

Leider hat es Microsoft bisher nicht geschafft, die Funktionalität zum Anlegen von Vorlagen einzuführen. Vorlagen für den Planner sind immer dann praktisch, wenn sich Projekte stark ähneln und immer wieder die gleichen Buckets, Aufgaben und Workflows wiederkehren. Hierfür habe ich einen Praxistipp für Sie.

Hierzu müssen Sie im Browser Ihren Planner-Hub aufrufen. Dies ist notwendig, weil der Praxistipp nur in der Cloud im Hub funktioniert.

Ihren Planner-Hub finden Sie, wenn Sie sich in Ihr Microsoft365-Konto einloggen und links in der Ecke über die neun Punkte das App-Startfeld öffnen.

Wählen Sie Planner aus, es öffnet sich ein neues Fenster mit Ihrem Planner-Hub. Dort finden Sie alle Pläne, in denen Sie Mitglied, Gast oder Besitzer sind.

Schritt 1

Legen Sie sich nun einen neuen Plan an und konfigurieren Sie sich diesen nach Ihren Wünschen und Anforderungen hinsichtlich Hintergrundbild, Buckets, Aufgaben, Bezeichnungen (Tags), Checklisten, Farben usw. Am Ende dieses Setup-Prozesses sollte der Plan so aussehen, dass Sie ihn vervielfältigen können. Sie haben nun Ihre erste Vorlage erstellt.

WICHTIG: Über die Option „Zu einer vorhandenen Microsoft 365-Gruppe hinzufügen“ können Sie den neuen Plan einer Microsoft 365-Gruppe zuordnen.

Microsoft 365-Gruppen sind die Grundlagen für Ihre Teams. Im Grunde ordnen Sie den neuen Plan also einem Team zu. Da Sie in der Regel eine von einem speziellen Team unabhängige Planner-Vorlage erstellen möchten, empfehle ich zunächst einen Plan ohne Gruppe anzulegen. Bedenken Sie allerdings, dass Sie diesen Schritt nicht mehr rückgängig machen können. Sie werden danach diesen Plan nie mehr einer Gruppe bzw. einem Team zuordnen können. Das ist aber nicht schlimm, denn nun geht es zu Schritt 2.

Schritt 2

Nun können Sie Ihren Vorlagen-Plan nach Belieben und so oft Sie möchten kopieren. Wählen Sie dazu über die … die Option „Plan kopieren“.

Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie den Namen des kopierten Plans festlegen. Jetzt kommt der wichtige Schritt: Wählen Sie nun die Gruppe (das Team) aus, in die Sie den neuen, kopierten Plan einfügen wollen.

Der neuen Plan ist danach in Ihrem festgelegten Team vorhanden und kann dort mit den bekannten Schritten in den Kanal eingefügt werden.

Diesen Kopieren-und-Einfügen-Schritt können Sie nun so oft wiederholen, wie Sie möchten. Sie können die Planner-Vorlage sogar mehrmals in ein- und dasselbe Team, aber für unterschiedliche Kanale kopieren und einfügen. Geben Sie dem Plan einfach den zum Kanal passenden Namen.

Mein Tipp:

Wenn Sie wiederum mit mehreren Vorlagen arbeiten möchten (für verschiedene Projekte oder Kunden), empfiehlt es sich, die vielen Planner-Vorlagen zu organisieren und an einem Ort zu sammeln. Legen Sie sich dazu in einem beliebigen Team einen Kanal (zum Beispiel mit dem Namen „Vorlagen“) an. Dieser Kanal lässt sich dann auch für andere Vorlagen nutzen.

Nun richten Sie sich – anders als in Schritt 1 von mir beschrieben – statt im Planner-Hub doch direkt in der Teams-App in diesem Kanal die Planner-Vorlagen ein.

Anschließend wechseln Sie ins Planner-Hub, suchen den Vorlagen-Plan und beginnen mit Schritt 2 (Kopieren in einen anderen Kanal).

Über diesen Weg finden Sie Ihre Vorlagen alle immer wieder an einem Ort, nämlich in dem Kanal mit dem Namen „Vorlagen“.

Viel Erfolg.