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Microsoft Listen – die neue hilfreiche App in Office/Microsoft 365

Millionen von Anwendern haben im Laufe der Jahre Listen in SharePoint genutzt. Listen bieten uns die Möglichkeit, unsere Arbeit besser organisieren zu können und Informationen bestmöglich zu verfolgen. Mit Listen lassen sich Ereignisse, Themenbereiche, Ressourcen und vieles mehr noch leichter organisieren.

Listen in SharePoint ähneln Excel-Listen, mit denen Sie vielleicht schon gearbeitet haben. Grob gesprochen definieren Sie in einer Liste für eine bestimmte Anforderung (z.B. Ressourcenverwaltung) Spalten, die Sie mit Informationen füllen. Die Informationen in den Spalten können sortiert, gefiltert und gruppiert werden.  Die folgende Aufstellung dokumentiert die wichtigsten Unterschiede und Gemeinsamkeiten.

SharePoint Listen Excel-Listen
Sortieren Ja Ja
Filtern Ja Ja
Gruppieren auf Spaltenebene Ja Nein
Ansichten speichern und veröffentlichen Ja Nein
Berechnungen wie Summe, Min, Max, Mittelwert, Anzahl am Spaltenende Ja Ja
mit Pivot-Tabellen bearbeiten Muss vorher nach Excel exportiert werden Ja
In MS Teams einbinden Ja als Datei hinter einer Registerkarte
Mit Excel VBA bearbeitbar Nein Ja
Workflows integrieren Ja Nein
Eingabeformulare für mobile Endgeräte über Power Apps erstellen Ja Nein
Eigene App Ja Nein

Mögliche Anwendungsbereiche für Listen:

  • Problemnachverfolgung
  • Ereignisablaufplan
  • Ressourcenverwaltung
  • Arbeitsstatus-Tracker
  • Inhaltsplaner
  • Projektauflistungen
  • Mediapläne
  • Abrechnungsdaten

Bis vor kurzem konnten diese Listen nur über SharePoint angelegt werden und erforderten spezielles Wissen. Microsoft hat Anfang September 2020 eine neue App in Office/Microsoft 365 veröffentlicht: Microsoft Lists (Listen).

Stand heute ist die App nur in Office/Microsoft 365 verfügbar. An einer App für Android und iOS arbeitet Microsoft zur Zeit. Ob es eine Windows-App für Lists geben wird, ist mir nicht bekannt. Falls Sie weiter reichende Informationen haben, so teilen Sie diese doch bitte den Lesern des Blogs über einen Kommentar mit. Ich sage schon mal danke dafür.

 

 

Die Oberfläche der App kommt sehr aufgeräumt daher und ist intuitiv zu bedienen.

Mit der App lassen sich Listen auf vier verschiedene Arten erstellen:

  • Leere Liste
    Sie müssen alle Spalten selbst anlegen und definieren
  • Aus Excel
    Sie können die neue SharePoint-Liste aus einer vorhandenen Excel-Liste erstellen
  • Aus vorhandenen Listen
    Sie erstellen eine neue Liste auf Basis einer bereits vorhandenen Liste
  • Vorlagen
    Microsoft stellt Ihnen hier 8 Vorlagen bereit, um sehr einfach eine Liste zu erstellen (Problemverfolgung, Mitarbeiter-Onboarding, Ereignisablaufplan, Ressourcenverwaltung, Personalbeschaffungstracker, Reiseanfragen, Arbeitsstatus-Tracker, Inhaltsplaner)

Die erstellte Liste kann dann aussehen wie unsere Liste „TB_Marketing“, mit der wir unsere Online-Marketingaktivitäten steuern.

Die erstellen Listen können auch einfach in ein vorhandenes Team eingebunden werden. In der folgenden Darstellung sehen Sie unseren Marketingplan, eingebunden in das Team „TB_Marketing“.

Ich war schon immer ein großer Fan der SharePoint-Listen. Mit der neuen App ist das Handling deutlich einfacher und produktiver geworden und es macht richtig Freude, damit zu arbeiten. Probieren Sie es aus, Sie werden die App Lists schätzen lernen. Da bin ich mir sicher.

 

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Announcement – Microsoft Teams bekommt „Breakout Rooms”

Eine wichtige Funktion für virtuelle Meetings, die in anderen Konferenz- und Meeting-Lösungen bereits integriert ist, kommt jetzt auch für Teams: virtuelle Breakout Rooms. Breakout Rooms können als virtuelle Klassenräume oder Gruppenarbeitsräume angesehen werden.

Genau wie realen Leben ist es manchmal erforderlich, sich im Rahmen von größeren Besprechungen, Lehrgängen, Schulungen in kleinere Gruppen aufzuteilen und zu arbeiten. Das genau bilden Breakout Rooms ab, die es jetzt auch in Teams gibt. In diesen ist es möglich, in Kleingruppen zu arbeiten und später alle Kleingruppen zu einer großen Gruppe zusammenzufügen und die Ergebnisse der „Gruppenarbeit“ gemeinsam zu besprechen.

Der Start der Breakout Rooms beginnt Mitte November und soll laut Microsoft bis Ende November fertig ausgerollt sein.

Um mit den Breakout Rooms zu arbeiten, kann man mit Kanälen oder Terminen arbeiten.

  1. Breakout Rooms über Kanäle erstellen

Erstellen Sie ein neues Team und dann können Sie so viele Kanäle erstellen, wie Gruppen in unterschiedlichen Räumen arbeiten sollen.

Laden Sie alle gewünschten Teilnehmer für das Meeting in das neu erstellte Team ein, sodass Sie auf alle Kanäle zugreifen können. Die Teilnehmer haben jetzt die Möglichkeit, über die verschiedenen Kanäle an unterschiedlichen Sofortbesprechungen teilzunehmen. Hierfür starten Sie als Organisator in allen Kanälen eine Sofortbesprechung. Als Organisator können dann ganz einfach zwischen den unterschiedlichen Besprechungen hin und her wechseln.

Den Teilnehmern geben Sie vor, in welchem Kanal sie ihre Besprechung finden.

Die einzelnen Gruppen haben die Möglichkeit, ihren Kanal vollumfänglich zu nutzen. Sie können Dokumente gemeinsam bearbeiten, verschiedene Apps hinzufügen oder das Whiteboard öffnen.

  1. Breakout Rooms über Termine erstellen

Wenn man lieber über die Termine in einen Breakout Rooms einlädt, dann erstellt man zunächst so viele Besprechungen wie es Breakout Rooms geben soll. Auch hier lädt man dann den Teilnehmer passend zum Breakout Room ein. Anders als bei der Lösung mit den Kanälen muss man am Ende der Kleingruppenbesprechung diesen Raum aber aktiv verlassen und jeder Teilnehmer muss wieder zur der großen Besprechung hinzukommen.

Was ist noch wichtig zu wissen?

  • Organisatoren können Breakout Rooms auch während eines aktiven Meeting starten.
  • Organisatoren können bis zu 50 Breakout Rooms pro Meeting einrichten.
  • Organisatoren können Breakout Rooms über den Desktop-Client von Teams, aber nicht über die mobile Version und die Web-Version einrichten.
  • Teilnehmer können an Breakout Rooms über die Web-App, die Desktop-Version sowie die mobilen Apps für iOS und Android teilnehmen.
  • Teilnehmer können nicht selbständig zum Hauptmeeting oder zwischen verschiedenen Breakout Rooms springen. Sie müssen immer darauf warten, dass der Organisator sie in einen anderen Breakout Room oder zum Hauptmeeting hinzufügt.

 

Foto von Anna Shvets von Pexels

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