Microsoft Listen – die neue hilfreiche App in Office/Microsoft 365

Millionen von Anwendern haben im Laufe der Jahre Listen in SharePoint genutzt. Listen bieten uns die Möglichkeit, unsere Arbeit besser organisieren zu können und Informationen bestmöglich zu verfolgen. Mit Listen lassen sich Ereignisse, Themenbereiche, Ressourcen und vieles mehr noch leichter organisieren.

Listen in SharePoint ähneln Excel-Listen, mit denen Sie vielleicht schon gearbeitet haben. Grob gesprochen definieren Sie in einer Liste für eine bestimmte Anforderung (z.B. Ressourcenverwaltung) Spalten, die Sie mit Informationen füllen. Die Informationen in den Spalten können sortiert, gefiltert und gruppiert werden. Die folgende Aufstellung dokumentiert die wichtigsten Unterschiede und Gemeinsamkeiten.

	SharePoint Listen	Excel-Listen
Sortieren	Ja	Ja
Filtern	Ja	Ja
Gruppieren auf Spaltenebene	Ja	Nein
Ansichten speichern und veröffentlichen	Ja	Nein
Berechnungen wie Summe, Min, Max, Mittelwert, Anzahl am Spaltenende	Ja	Ja
mit Pivot-Tabellen bearbeiten	Muss vorher nach Excel exportiert werden	Ja
In MS Teams einbinden	Ja	als Datei hinter einer Registerkarte
Mit Excel VBA bearbeitbar	Nein	Ja
Workflows integrieren	Ja	Nein
Eingabeformulare für mobile Endgeräte über Power Apps erstellen	Ja	Nein
Eigene App	Ja	Nein

Mögliche Anwendungsbereiche für Listen:

Problemnachverfolgung
Ereignisablaufplan
Ressourcenverwaltung
Arbeitsstatus-Tracker
Inhaltsplaner
Projektauflistungen
Mediapläne
Abrechnungsdaten

Bis vor kurzem konnten diese Listen nur über SharePoint angelegt werden und erforderten spezielles Wissen. Microsoft hat Anfang September 2020 eine neue App in Office/Microsoft 365 veröffentlicht: Microsoft Lists (Listen).

Stand heute ist die App nur in Office/Microsoft 365 verfügbar. An einer App für Android und iOS arbeitet Microsoft zur Zeit. Ob es eine Windows-App für Lists geben wird, ist mir nicht bekannt. Falls Sie weiter reichende Informationen haben, so teilen Sie diese doch bitte den Lesern des Blogs über einen Kommentar mit. Ich sage schon mal danke dafür.

Die Oberfläche der App kommt sehr aufgeräumt daher und ist intuitiv zu bedienen.

Mit der App lassen sich Listen auf vier verschiedene Arten erstellen:

Leere Liste
Sie müssen alle Spalten selbst anlegen und definieren
Aus Excel
Sie können die neue SharePoint-Liste aus einer vorhandenen Excel-Liste erstellen
Aus vorhandenen Listen
Sie erstellen eine neue Liste auf Basis einer bereits vorhandenen Liste
Vorlagen
Microsoft stellt Ihnen hier 8 Vorlagen bereit, um sehr einfach eine Liste zu erstellen (Problemverfolgung, Mitarbeiter-Onboarding, Ereignisablaufplan, Ressourcenverwaltung, Personalbeschaffungstracker, Reiseanfragen, Arbeitsstatus-Tracker, Inhaltsplaner)

Die erstellte Liste kann dann aussehen wie unsere Liste „TB_Marketing“, mit der wir unsere Online-Marketingaktivitäten steuern.

Die erstellen Listen können auch einfach in ein vorhandenes Team eingebunden werden. In der folgenden Darstellung sehen Sie unseren Marketingplan, eingebunden in das Team „TB_Marketing“.

Ich war schon immer ein großer Fan der SharePoint-Listen. Mit der neuen App ist das Handling deutlich einfacher und produktiver geworden und es macht richtig Freude, damit zu arbeiten. Probieren Sie es aus, Sie werden die App Lists schätzen lernen. Da bin ich mir sicher.