Schon bemerkt? Microsoft hat Ihnen eine neue App für Windows, mobile Geräte und das Web geschenkt, die das Arbeiten deutlich effizienter machen kann. Diese App möchte ich Ihnen heute vorstellen, denn sie hat einiges zu bieten.
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Ob Windows, Mac, iOS, Web oder Android: Das beliebte E-Mail-Programm Outlook sieht auf allen System etwas anders aus – im Gegensatz zu Word, Excel, PowerPoint und Co. Dies sorgte bei den Anwendern immer wieder zu Verwirrung und kann für diejenigen, die mit unterschiedlichen Systemen arbeiten, durchaus nervig sein.
Jetzt kündigte Microsoft eine einheitliche Version des Programms zumindest für Desktop-PCs mit Windows oder macOS und die Web-App an. Das neue “One Outlook” soll aber weiterhin “Outlook” heißen und der derzeitigen Web-App ähneln.
Parallel zur Einführung der neuen Outlook-App soll die Anwendung “Mail und Kalender” schrittweise ganz wegfallen. Gerüchteweise sollen die Nutzer zunächst noch die Wahl haben. Microsoft plant, ihnen beim nächsten Windows-Feature-Update im Oktober 2022 das neue Outlook als Option anzubieten. Die Möglichkeit, Mail und den Kalender separat weiterzuverwenden, soll zunächst erhalten bleiben.
Irgendwann wird es dann nur noch ein Mailprogramm, nämlich Outlook, geben. Die Kalenderfunktion soll im neuen Outlook übrigens besser ausgearbeitet und integriert werden.
Laut Medienberichten könnte die neue und einheitliche Outlook-App noch im Frühling 2022 starten, und zwar in den Dev- und Beta-Channels. Die offizielle Veröffentlichung soll dann Ende Juli oder im August 2022 stattfinden.
Microsoft will mit dem Schritt nicht nur den aktuellen, uneinheitlichen Markenauftritt von Outlook endlich loszuwerden, sondern auch den veralteten Win-32-Client irgendwann los werden.
Wir werden Sie auf dem Laufenden halten.
Die nützliche Microsoft-Anwendung „Whiteboard“ gibt es ab sofort auch für Android. Nach der Einführung für Apple-Geräte (iOS und iPadOS) können nun auch Anwender mit Android-Mobilgeräten Zeichnungen und Notizzettel erstellen und gemeinsam mit anderen Nutzern Ideen sammeln und austauschen. Das Whiteboard ist u.a. in Microsoft Teams oder als Web-App nutzbar. Voraussetzung für die Nutzung ist allerdings ein Microsoft Arbeits- oder Schulkonto mit Office365-Lizenz.
Die Android App ist im Google Play Store verfügbar und benötigt Android 6.0 Marshmallow oder höher.
Millionen von Anwendern haben im Laufe der Jahre Listen in SharePoint genutzt. Listen bieten uns die Möglichkeit, unsere Arbeit besser organisieren zu können und Informationen bestmöglich zu verfolgen. Mit Listen lassen sich Ereignisse, Themenbereiche, Ressourcen und vieles mehr noch leichter organisieren.
Listen in SharePoint ähneln Excel-Listen, mit denen Sie vielleicht schon gearbeitet haben. Grob gesprochen definieren Sie in einer Liste für eine bestimmte Anforderung (z.B. Ressourcenverwaltung) Spalten, die Sie mit Informationen füllen. Die Informationen in den Spalten können sortiert, gefiltert und gruppiert werden. Die folgende Aufstellung dokumentiert die wichtigsten Unterschiede und Gemeinsamkeiten.
| SharePoint Listen | Excel-Listen | |
| Sortieren | Ja | Ja |
| Filtern | Ja | Ja |
| Gruppieren auf Spaltenebene | Ja | Nein |
| Ansichten speichern und veröffentlichen | Ja | Nein |
| Berechnungen wie Summe, Min, Max, Mittelwert, Anzahl am Spaltenende | Ja | Ja |
| mit Pivot-Tabellen bearbeiten | Muss vorher nach Excel exportiert werden | Ja |
| In MS Teams einbinden | Ja | als Datei hinter einer Registerkarte |
| Mit Excel VBA bearbeitbar | Nein | Ja |
| Workflows integrieren | Ja | Nein |
| Eingabeformulare für mobile Endgeräte über Power Apps erstellen | Ja | Nein |
| Eigene App | Ja | Nein |
Mögliche Anwendungsbereiche für Listen:
- Problemnachverfolgung
- Ereignisablaufplan
- Ressourcenverwaltung
- Arbeitsstatus-Tracker
- Inhaltsplaner
- Projektauflistungen
- Mediapläne
- Abrechnungsdaten
Bis vor kurzem konnten diese Listen nur über SharePoint angelegt werden und erforderten spezielles Wissen. Microsoft hat Anfang September 2020 eine neue App in Office/Microsoft 365 veröffentlicht: Microsoft Lists (Listen).
Stand heute ist die App nur in Office/Microsoft 365 verfügbar. An einer App für Android und iOS arbeitet Microsoft zur Zeit. Ob es eine Windows-App für Lists geben wird, ist mir nicht bekannt. Falls Sie weiter reichende Informationen haben, so teilen Sie diese doch bitte den Lesern des Blogs über einen Kommentar mit. Ich sage schon mal danke dafür.
Die Oberfläche der App kommt sehr aufgeräumt daher und ist intuitiv zu bedienen.
Mit der App lassen sich Listen auf vier verschiedene Arten erstellen:
- Leere Liste
Sie müssen alle Spalten selbst anlegen und definieren - Aus Excel
Sie können die neue SharePoint-Liste aus einer vorhandenen Excel-Liste erstellen - Aus vorhandenen Listen
Sie erstellen eine neue Liste auf Basis einer bereits vorhandenen Liste - Vorlagen
Microsoft stellt Ihnen hier 8 Vorlagen bereit, um sehr einfach eine Liste zu erstellen (Problemverfolgung, Mitarbeiter-Onboarding, Ereignisablaufplan, Ressourcenverwaltung, Personalbeschaffungstracker, Reiseanfragen, Arbeitsstatus-Tracker, Inhaltsplaner)
Die erstellte Liste kann dann aussehen wie unsere Liste „TB_Marketing“, mit der wir unsere Online-Marketingaktivitäten steuern.
Die erstellen Listen können auch einfach in ein vorhandenes Team eingebunden werden. In der folgenden Darstellung sehen Sie unseren Marketingplan, eingebunden in das Team „TB_Marketing“.
Ich war schon immer ein großer Fan der SharePoint-Listen. Mit der neuen App ist das Handling deutlich einfacher und produktiver geworden und es macht richtig Freude, damit zu arbeiten. Probieren Sie es aus, Sie werden die App Lists schätzen lernen. Da bin ich mir sicher.
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