Microsoft erweitert Information Protection und garantiert DSGVO-Konformität

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Das Urteil des Europäische Gerichtshofs (EuGH) von Juli 2020 (Rechtssache C-311/18), in dem die Datenschutzvereinbarung „Privacy Shield“ zwischen der EU und den USA für ungültig erklärt wurde, hat große Wellen geschlagen. Sehr viele Nutzer fragen sich seitdem, ob sie Produkte von amerikanischen Herstellern wie z.B. Microsoft bedenkenlos weiternutzen können.

Wir hatten in unserem Blog im September 2020 einige Lösungsmöglichkeiten vorgestellt.

Weil Fragen rund um Datenschutz auch immer wieder in unseren Schulungen und Seminaren zu Microsoft-Produkten wie Teams und Microsoft 365 gestellt werden, möchten wir an dieser Stelle noch einmal auf die Maßnahmen eingehen, die der Konzern im Nachgang zu dem EuGH-Urteil und zu den Handlungsempfehlungen des Europäischen Datenschutzausschusses (EDSA) vom 11. November 2020 ergriffen hat.

Der EDSA stellte in seinen Handlungsempfehlungen nicht nur zusätzliche technische und organisatorische Maßnahmen vor, sondern auch mögliche vertragliche Vereinbarungen. Die möglichen Maßnahmen reichen von wirksamen Verschlüsselungen über eine vertragliche Verstärkung der Betroffenenrechte bis hin zu konzerninternen Richtlinien und der Aufstellung von Spezialistenteams, welche mögliche Behördenzugriffe auf dem Rechtsweg verhindern sollen. Dies hat Microsoft mit einer vertraglichen Verpflichtung umgesetzt.

Bereits im November 2020 kündigte das Unternehmen in einer offiziellen Verlautbarung “neue Schutzmaßnahmen für Kunden an, die ihre Daten aus der Europäischen Union transferieren müssen”. Diese Schutzmaßnahmen beinhalten die vertragliche Verpflichtung, Anfragen von staatlichen Stellen nach Kundendaten anzufechten, sowie eine finanzielle Verpflichtung, um deren Überzeugung in dieser Sache zu unterstreichen. Microsoft war damit das erste Unternehmen, das mit diesen Verpflichtungen auf die EDSA-Handlungsempfehlungen reagiert hatte.

Konkret erklärt das US-Unternehmen (Zitat):

  • Erstens verpflichten wir uns, dass wir jede Anfrage einer staatlichen Stelle – egal von welcher Regierung – nach Daten unserer Unternehmenskunden oder unserer Kunden aus dem öffentlichen Sektor anfechten werden, wenn es dafür eine rechtliche Grundlage gibt. Diese umfassende Verpflichtung geht über die vorgeschlagenen Empfehlungen des Europäischen Datenschutzausschusses hinaus.
  • Zweitens werden wir die Nutzer*innen unserer Kunden finanziell entschädigen, wenn wir ihre Daten aufgrund einer Anfrage einer staatlichen Stelle unter Verletzung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DS-GVO) offenlegen müssen. Diese Verpflichtung geht ebenfalls über die Empfehlungen des Europäischen Datenschutzausschusses hinaus. Damit zeigen wir unsere Zuversicht, dass wir die Daten unserer Unternehmenskunden und unserer Kunden aus dem öffentlichen Sektor schützen können und sie keiner unangemessenen Offenlegung aussetzen werden.

Die gesamte Presseerklärung können Sie hier nachlesen.

Kurze Zeit später kündigte Microsoft unter dem Begriff „Information Protection“ eine Sammlung an Datenschutzlösungen an, die einen sicheren Umgang mit sensiblen Informationen und die Einhaltung von Compliance-Anforderungen unterstützen.

Ein wichtiger Bereich bei den Datenschutzfunktionen ist die Klassifizierung und Auszeichnung (Labeling) von Dokumenten. Hierzu gehören auch Sensitivity Labels (deutsch Vertraulichkeitsbezeichnungen).

Mit Vertraulichkeitsbezeichnungen können Sie die Daten Ihrer Organisation klassifizieren und schützen und gleichzeitig sicherstellen, dass Produktivität und Zusammenarbeit der Benutzer nicht beeinträchtigt werden.

Dazu legen die Administratoren Ihrer Organisation eine Klassifizierungstaxonomie für unterschiedliche Vertraulichkeitsstufen von Inhalten an. Dazu eigenen sich allgemeine Namen oder Ausdrücke, die für Ihre Benutzer leicht verständlich sind. Wenn Sie noch nicht über eine festgelegte Taxonomie verfügen, können Sie mit Bezeichnungen wie “Privat”, “Öffentlich”, “Allgemein”, “Vertraulich” und “Hoch vertraulich” beginnen.

Eine detaillierte Einführung in das Thema Vertraulichkeitsbezeichnungen würde an dieser Stelle zu weit führen.

Wir empfehlen hierzu die Internetseite https://docs.microsoft.com/de-de/microsoft-365/compliance/sensitivity-labels?view=o365-worldwide

Erste Schritte mit Vertraulichkeitsbezeichnungen finden Sie unter https://docs.microsoft.com/de-de/microsoft-365/compliance/get-started-with-sensitivity-labels?view=o365-worldwide

Erstellen und Konfigurieren von Vertraulichkeitsbezeichnungen und deren Richtlinie finden Sie unter https://docs.microsoft.com/de-de/microsoft-365/compliance/create-sensitivity-labels?view=o365-worldwide

Wenn die Vertraulichkeitsbezeichnungen zentral eingerichtet sind, können Anwender in Ihrer Organisation für jedes Dokument die Vertraulichkeitsstufe gemäß Ihrer Taxonomie festlegen. Dies gilt auch für E-Mails in Outlook.

Nachdem eine Vertraulichkeitsbezeichnung auf eine E-Mail oder ein Dokument angewendet wurde, werden alle konfigurierten Schutzeinstellungen für diese Bezeichnung auf den Inhalt erzwungen.

Microsoft Lists: iOS-Version ab sofort verfügbar

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Über die Vorteile von Listen in SharePoint haben wir bereits berichtet. Microsoft hatte Anfang September 2020 eine neue App in Office/Microsoft 365 veröffentlicht: Microsoft Lists (Listen) mit der sich Listen kinderleicht z.B. in Teams anlegen und verwalten lassen.

Jetzt legt Microsoft endlich die mobile App zumindest für iOS nach. Nutzer können damit auch auf dem iPhone die vorhandene Listen bearbeiten und verwalten sowie neue Listen auf Basis von Vorlagen erstellen. Auch das Filtern und Sortieren von Daten innerhalb einer List ist unterwegs nun möglich. Und selbstverständlich auch das Einfügen neuer Daten und das Teilen der Liste mit anderen Personen.

 

Die Listen App ist im Apple Store bereits verfügbar, allerdings zunächst nur für das iPhone. Die iPad Version, die sicher noch viel mehr Komfort bei der mobilen Arbeit bringen wird, lässt auf sich warten. Mindestvoraussetzung ist iOS 13.0. Die App gibt es in 28 Sprachen.

Auch die Android Version soll zeitnah veröffentlicht werden.

Hier erfahren Sie mehr über die List App für iOS (englisch).

Umfragen-Funktion jetzt in Teams-Besprechungen verfügbar

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Die Möglichkeit, mit der Microsoft Forms App in Teams eine Umfrage, ein Quiz oder eine Abstimmung durchzuführen, gibt es schön länger. Im November schaltete Microsoft nun die Funktion bzw. die App auch für Teams-Besprechungen frei. Damit können die Referenten in Teams-Besprechungen eine vorbereitete oder eine schnelle Ad-hoc Umfrage erstellen.

Idealerweise bereiten Referenten eine Umfrage mit der Forms App vor dem Teams-Meeting vor. Diese kann dann während der Besprechung gestartet werden, damit Teilnehmer in jeder beliebigen Teams-Anwendung (Mobil, Web, Desktop) daran teilnehmen können. Wenn Sie Ihre Umfrage starten, wird Sie auf den Besprechungs-Bildschirmen der Teilnehmer sowie im Besprechungs-Chat eingeblendet.

Natürlich können während einer Besprechung auch Ad-hoc-Umfragen erstellt werden, um ein schnelles Feedback an Ort und Stelle zu erhalten. Die Ergebnisse der Umfrage werden allen Teilnehmern in Echtzeit angezeigt.

Nach dem Meeting kann der Referent die Ergebnisse der Umfrage sichten, auswerten, in eine Excel-Tabelle oder in die Web-App von Forms exportieren.

Die Funktion der Erstellung von Umfragen wird zunächst für die Teams Desktop-Version (Windows and Mac, Version 1.3.00.30829) und die Teams Web-Applikation zur Verfügung stehen. Die letzten Nutzer sollten sie bis Anfang Dezember nutzen können.

Falls ein Organisator nicht möchte, dass ein Referent eine Umfrage starten kann, so muss er die Funktion bzw. Forms App vorher im Microsoft Teams Admin Center blockieren.

Das Ende des Privacy Shield – das ist zu tun

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Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat in seinem Urteil im Juli 2020 (Rechtssache C-311/18) die Datenschutzvereinbarung „Privacy Shield“ zwischen der EU und den USA für ungültig erklärt. Die Richter meinten, dass dieses “Datenschutzschild” nicht (mehr) ausreicht, um personenbezogene Daten rechtskonform in die USA zu übertragen. Eine Alternative ist bislang nicht in Sicht. Das Urteil hat weitreichende Folgen für alle Unternehmen und andere Anbieter, die personenbezogene Daten aus der EU in Drittstaaten wie die USA übertragen.

Betroffen hiervon sind nicht nur die Nutzer verschiedener Social-Media-Plattformen wie Facebook, Twitter und Instagram, sondern auch Nutzer der Cloud-Anbieter wie Microsoft, Amazon und Google sowie Webseitenbetreiber, die entsprechende Daten in die USA oder ein anderes unsicheres Drittland weiterreichen. Deutsche Unternehmen finden sich plötzlich in einer rechtlich schwierigen Lage wieder und müssen nun unmittelbar tätig werden.

Was ist zu empfehlen?

Als Erstes empfehlen die Juristen und Datenschutzexperten, alle Hinweise auf das Privacy Shield aus Ihren Datenschutzerklärungen entfernen. Diese Hinweise berufen sich auf eine Vereinbarung, die für ungültig erklärt wurde.

Dann sind folgende Punkte zu prüfen:

  1. Klären Sie zuerst, ob Sie überhaupt personenbezogene Daten in die USA (oder ein anderes Drittland) übertragen. Diese Frage ist beispielsweise von all denjenigen zu bejahen, die eine Facebook-Seite, ein Twitter- oder Instagram-Profil oder einen YouTube-Kanal betreiben, Clouddienste wie Amazon Web Services (AWS), Dropbox, Google Cloud, Microsoft OneDrive und Office 365 nutzen oder eine Webseite bei wordpress.com betreiben.
  2. Falls Sie personenbezogene Daten in die USA (oder ein anderes Drittland) übertragen, lassen Sie durch einen Juristen und Datenschutzexperten klären, ob der 49 der DSGVO (Ausnahmen für bestimmte Fälle) für Ihren Fall eine Lösung darstellen kann, zumindest so lange, bis es wieder eine rechtsgültige EU-Richtlinie gibt.
  3. Prüfen Sie, ob bereits sog. Standardvertragsklauseln mit den einzelnen Anbietern vorliegen oder ob Sie solche individuell abschließen können.
    Sollten US-Unternehmen wie Microsoft, Google oder Facebook solche Standardvertragsklauseln bereits anbieten, können Sie sich darauf berufen, dass diese konkret vereinbarten Standardvertragsklauseln noch in Kraft sind, bis ein Gericht sie für unwirksam erklärt. Sie müssen aber mit jedem einzelnen Anbieter abklären, ob er eine solche Standardvertragsklausel anbietet oder abschließt.Die Lösung über die Standardvertragsklauseln ist allerdings zum jetzigen Zeitpunkt unsicher und eher eine Übergangslösung. Denn der EuGH fordert, dass solche Standardvertragsklauseln nur dann als Rechtsgrundlage für Datentransfers in Drittländer dienen können, wenn das Datenschutzniveau auch tatsächlich gewahrt wird. Und das ist in jeder Hinsicht sehr fraglich.

Was Sie sonst tun können

  1. Bei Anbietern den Datenschutz abfragen
    Einige Juristen empfehlen, den US-Unternehmen, deren Dienste Sie nutzen, diesen Fragebogenzukommen zu lassen. Damit wird überprüft, inwieweit die diese Unternehmen zumindest bestätigen, die europäischen Datenschutzanforderungen zu erfüllen. Wenn Sie irgendwann in die Verpflichtung eines Nachweises kommen, dann können Sie im Falle einer Bejahung der Fragen zumindest nachweisen, dass Sie aktiv auf die Unwirksamkeit des Privacy Shields reagiert zu haben.
  2. Nach europäischen Servern fragen
    Viele Anbieter, wie z. B. Amazon, Google oder Microsoft bieten die Möglichkeit an, dass Daten auf EU-Servern gespeichert werden. Ob dennoch personenbezogene Daten über den Atlantik wandern ist ungewiss, aber zu vermuten. Diese Vorgehensweise ist zumindest etwas sicherer.
  3. Keine US-Dienstleister einsetzen
    Setzen Sie keine Dienstleister ein, die Daten in den USA verarbeiten. Das ist oft leichter gesagt als getan. Alternativen zu Facebook, Instagram & Co. gibt es nicht. Hier kann man nur ganz aussteigen. Im Bereich Newsletter- und E-Mail Marketing gibt es deutsche Anbieter. Bei der Nutzung von Office-Software wird die Sache ebenfalls schwierig.

Was sagt Microsoft?

In einer Stellungnahme von Microsoft vom 20. Juli 2020 stellt der Konzern klar: „Gewerbliche Kunden können unsere Dienste weiterhin in Übereinstimmung mit dem europäischen Recht nutzen. Das Urteil des EuGH nimmt ihnen nicht die Möglichkeit, heute Daten zwischen der EU und den USA über die Microsoft Cloud zu übertragen.

„Wir bieten unseren Kunden bereits seit einigen Jahren überlappende Schutzmaßnahmen für den Datentransfer in Drittstaaten an, sowohl mit dem Abschluss der Standardvertragsklauseln (Standard Contractual Clauses, SCC) als auch mit dem EU-US-Privacy-Shield. Auch wenn mit der Entscheidung des EuGH die weitere Verwendung des Privacy Shield für ungültig erklärt wurde, bleiben die SCC weiterhin gültig. Unsere gewerblichen Kunden sind bereits durch die SCC geschützt.“

 

Microsoft habe seine vorhandenen Standardvertragsklauseln der Artikel-29-Datenschutzgruppe der EU zur Prüfung und Genehmigung vorgelegt. Die Artikel-29-Datenschutzgruppe hat demnach festgestellt, dass die Implementierung der Bestimmungen in den Vereinbarungen von Microsoft ihre strengen Anforderungen erfüllt. Microsoft erhielt als erster Clouddienstanbieter ein Bestätigungs- und Genehmigungsschreiben seitens der Datenschutzgruppe. Die Genehmigung bezog sich auf die in den Standardvertragsklauseln 2010/87/EU dargelegten Vereinbarungen, jedoch nicht auf die Anhänge, die die Übertragung von Daten und die vom Datenimporteur implementierten Sicherheitsmaßnahmen beschreiben. Die Anhänge können von der Datenschutzbehörde separat analysiert werden.

Weitere Infos zu den Microsoft-Standardvertragsklauseln stehen unter https://docs.microsoft.com/de-de/microsoft-365/compliance/offering-eu-model-clauses?view=o365-worldwide zur Verfügung.

Fazit

Die Ausgangslage ist einerseits klar und deutlich, anderseits auch rechtlich schwierig. Durch das Urteil des EuGH sind im Grunde fast alle US-Anbieter für deutsche und europäische Unternehmen tabu. Denn die amerikanischen Datenschutzbestimmungen sind keinesfalls ausreichend für die europäischen Behörden. Da man von heute auf morgen aber nicht erwarten kann, dass alle europäischen Unternehmen auf europäische Anbieter wechseln (die oft gar nicht gibt), sind Übergangslösungen wie zuvor beschrieben sinnvoll. Was in Zukunft passiert, weiß niemand. So sehr sich die US-Unternehmen auch anstrengen, solange die Regierung und die Behörden nicht ein grundsätzliches Umdenken einläuten, haben wir in Europa das Nachsehen.

Anmerkung: Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung und auch nicht als solche zu verstehen. Es handelt sich um eine Zusammenstellung von Hinweisen und Ratschlägen erfahrener Juristen.

Aufgabenmanagement in Microsoft Teams und Office 365

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Der Aufgabenbereich in Outlook ermöglicht es uns schon jahrzehntelang Aufgaben digital zu verwalten. Mit den beiden Aufgabenmanagement-Tools Planner und To-Do haben zwei neue Protagonisten in Office 365 die Bühne betreten. Damit existieren nun 3 Aufgabentools, mit denen Sie arbeiten können.

 

 

 

Es ist für den Anwender auf den ersten Blick nicht ganz einfach zu erkennen und zu entscheiden, welches Tool für welchen Zweck sinnvoll eingesetzt werden kann. In diesem Artikel möchte ich Licht ins Dunkle bringen und Ihnen eine Hilfestellung für den effektiven Einsatz dieser Tools geben.

Persönliche Aufgaben versus Teamaufgaben

Microsoft unterscheidet strikt zwischen diesen beiden Anforderungen in einem Unternehmen. Mit dem Tool Planner bilden Sie die Teamaufgaben in einem Team ab. Das Tool To-Do und der Aufgabenbereich von Outlook ist für das Managen der persönlichen Aufgaben optimiert. Spannend ist natürlich die Frage, ob diese Programme sich untereinander unterhalten und abstimmen. Die Antwort lautet: Ja, das tun sie. Jedenfalls in Teilen. Das möchte Ihnen an dem folgenden Schema verdeutlichen.

© Helmut Gräfen, team babel AG

In der Abbildung ist zu erkennen, dass Sie den Planner in ein Team in Microsoft Teams einbinden können. Der Planner kann zusammen mit Teams genutzt werden, muss aber nicht. Selbst wenn Sie sich im Unternehmen noch nicht für den Einsatz von Teams entschieden haben, müssen Sie auf den Planner nicht verzichten.

Der Planner arbeitet mit dem Kanban- oder Scrum-Ansatz. Beide Methoden kommen aus dem agilen Aufgaben- bzw. Projektmanagement und arbeiten mit sogenannten Boards, die die Aufgaben übersichtlich in Spaltenform anzeigen. Auch der Planner stellt die Aufgaben in Spalten dar, die dort Buckets genannten werden. Sie können beliebig viele Buckets erstellen und frei benennen, z.B. nach Sparten, Themen, Projekten, Aufträge etc. Um mit dem Planner arbeiten zu können, müssen Aufgabenpläne angelegt werden. Die Aufgaben, die einer Person im Planner in einem Aufgabenplan zugewiesen wurden, sieht diese Person auch in seiner App To-Do, die in verschiedene Gruppen gegliedert ist. Werden dieser Person nun aus mehreren Aufgabenplänen (mit oder ohne den Einsatz von Teams) Aufgaben zugeordnet, sieht er alle Aufgaben aus allen Aufgabenplänen in To-Do in einer Gruppe namens Ihnen zugewiesen. So hat jede Person sowohl die Ansicht auf alle Teamaufgaben im Planner als auch auf seine persönlichen Aufgaben in To-Do.

Dort kann die Person übrigens auch Aufgaben eintragen, die sie zwar zu erledigen hat, die aber nicht im Kontext von Teamaufgaben stehen. Diese Aufgaben sind in To-Do in der Gruppe Aufgaben zu finden. Alle Aufgaben aus dieser Gruppe sind wiederum im Aufgabenbereich der Person in dessen Outlook zu sehen. Aufgaben, die die Person in ihrem Outlook erstellt, sind wiederum in der Gruppe Aufgaben in To-Do zu sehen. Outlook und To-do gleichen sich ständig und automatisch miteinander ab. Leider sehen Sie die Aufgaben, die Ihnen über Aufgabenpläne im Planner zugewiesen wurden, nur in To-Do und nicht im Aufgabenbereich von Outlook.

Rund um das Thema Aufgabennutzung ist es wichtig zu wissen, dass Microsoft im Laufe des Jahres 2019 den herkömmlichen Aufgabenbereich in der Webversion von Outlook durch die App To-Do ersetzt hat. Im installierten Outlook dagegen wird immer noch mit dem herkömmlichen Aufgabenbereich, den Sie vielleicht kennen und auch schon nutzen, gearbeitet. An der Aufgabenverwaltung im installierten Outlook hat sich seit der Einführung von To-Do nichts geändert.

Ein großer Vorteil der Outlook Aufgaben ist es, dass Sie eine Aufgabe an eine andere Person übertragen können und eine Aufgabe von einer anderen Person übertragen bekommen können. Übertragen Sie eine Aufgabe an eine andere Person, so haben Sie die Möglichkeit, eine Kopie dieser Aufgabe in Ihrem Aufgabenbereich in Outlook zu behalten. Die übertragene Aufgabe und die Kopie sind dynamisch miteinander verbunden. Jede Änderung, die in der übertragenen Aufgabe von der entsprechenden Person vorgenommen wird, wird automatisch und ohne Ihr weiteres Zutun in Ihre Kopie übertragen. Wenn die Aufgabe erledigt wurde, wird auch Ihre Kopie als erledigt dargestellt. Das Verwenden dieser Funktionalität erspart viele Statusnachfragen per Telefon, Mail oder Chat.

Sowohl der Planner als auch To-Do sind als Apps für iPhones/iPads und Android-Handys und -Tablets verfügbar. Das ist enorm hilfreich für das mobile Aufgabenmanagement, wenn Sie oder Ihre Mitarbeiter auf der Baustelle oder anderweitig unterwegs sind. Für den Aufgabenbereich von Outlook gibt es von Microsoft leider keine mobile App. Wer auch mit dem Outlook-Aufgaben mobil arbeiten möchte, dem sei die Android-App Nine empfohlen. Ich nutze diese App schon seit Jahren. Sie kostet zwar gut 10 €, aber dafür bekommen Sie ein professionelles Tool, dass die Mails, Termine und Aufgaben aus Ihrem Outlook mobil sehr gut dargestellt und mit dem Sie mobil produktiv arbeiten können. Es ist auch ohne Probleme möglich, Nine und To-Do auf dem Handy parallel einzusetzen. Das tue ich zum Beispiel deshalb, weil eine Aufgabe über die mobile App To-Do deutlich schneller angelegt ist als das in anderen Apps der Fall ist.

Stellt sich die nun Frage, wann welches Tool für Sie und Ihre Anforderungen Sinn macht. Um Ihnen diese Entscheidung einfacher zu machen, habe ich die gängigen Anwendungsmöglichkeiten in der folgenden Tabelle dargestellt.

Planner

To-Do

Outlook-Aufgaben
Aufgaben im Team managen

●

 X

●

Als Registerkarte in Teams einbinden

 ● X

X
Abbilden eines agilen Aufgabenmanagements
(Kanban- oder Scrum-Methoden)

●

 X

X
Aufgaben an andere Personen übertragen, ohne automatische Statusverfolgung

●

 X

●
Aufgaben mehreren Personen zuweisen

●

 X

●
Grafische Übersicht der Teamaufgaben auf Knopfdruck (z.B. Status)

●

 X

X
Arbeiten mit dem Planner

●

X
Mails in Aufgaben umwandeln

X

 X

●
Aufgaben an andere Personen übertragen, mit automatischer Statusverfolgung

X

 X

●
Nutzung von Kategorien

X

 X

●
frei gestaltbare Darstellung der Aufgaben

X

 X

●
Serienaufgaben erstellen

X

 ●

●
Aufgabenverwaltung auf dem Handy

●

 ●

X
Arbeiten mit Teilaufgaben
(Schritte in einer Aufgabe)

●

 ●

X
Aufgabenblöcke (Listen) mit mehreren Personen teilen

X

 ●

X

Aus meiner Erfahrung heraus sollten Sie sich unbedingt mit dem Thema des digitalen Aufgabenmanagements in Ihrem Unternehmen beschäftigen und prüfen, welche Tools Sie aus Ihrem Office-365-Paket dafür einsetzen wollen, falls Sie das nicht schon längst getan haben. Auf jeden Fall birgt dieses Thema ein nicht zu unterschätzendes Potential, die Produktivität im Unternehmen zu steigern.

Effektives Teamwork mit Microsoft Teams

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Heute möchte ich Ihnen Microsoft Teams vorstellen. Microsoft bezeichnet Teams als ein Collaboration-Tool und einen chatbasierten Arbeitsraum in der Microsoft-Cloud. Anders formuliert: Teams vereinfacht im Unternehmen das gemeinsame Arbeiten an Dateien mit mehreren Personen sowie das zielgerichtete Kommunizieren zwischen diesen Personen via Chat. Diese Funktionen machen das Tool für viele Unternehmen interessant. Gerade da, wo Mitarbeiter vor Ort beim Kunden arbeiten, aber in Kontakt und Austauschmit mit dem Innendienst bleiben müssen, spielt Microsoft Teams seine Stärken aus. Aber dazu später mehr. Nicht jeder Plan (Abo-Modell), den Sie buchen können, enthält auch Microsoft Teams. Für kleine und mittlere Unternehmen empfehlen sich die Pläne Microsoft 365 Business Basic (früher: Office 365 Business Essentials) oder Microsoft 365 Business Standard (früher: Office 365 Business Premium). Preise und Unterschiede habe ich in der letzten Ausgabe dargestellt.

Wenn Sie Microsoft Teams einsetzen, sind automatisch weitere Programme von Microsoft mit im Boot. Durch die Integration von Outlook, Skype, OneNote, Planner und SharePoint sind verschiedene Anforderungen, die im Unternehmen entstehen, abgedeckt. Dazu gehört die interne und externe Kommunikation, die Datenablage und das Aufgabenmanagement. Die folgende Abbildung zeigt, welche Programme bei der Nutzung von Teams eine Rolle spielen.

Schauen wir uns zunächst die drei Kernfunktionalitäten Chatten, Besprechungen und Dateibearbeitung in Teams an:

Chatten

Die Kommunikation via Chats etabliert sich in Unternehmen zunehmend als Alternative zum Mailen. Teams unterschiedet zwischen zwei Chat-Möglichkeiten:

Teamchat

Im Teamchat chatten nur die zum Team gehörenden Personen untereinander. Und nur diese Personen sehen die gechatteten Informationen und haben Zugriff darauf. Personen, die nicht zum Team gehören, bleiben bei der Kommunikation außen vor. So findet die Kommunikation geschützt in einer geschlossenen Gruppe statt und die gechattete Information steht immer automatisch im richtigen Kontext.

1:1 Chat

Der 1:1 Chat in Teams ist gewissermaßen die geschäftliche Alternative zu WhatsApp und wird auch ähnlich wie in WhatsApp dargestellt. Im 1:1-Chat können Sie auch mit Personen chatten, die nicht zum Team gehören. Auch Gruppenchats und das Chatten mit unternehmensfremden Personen sind hier möglich. Wer schon einmal mit Skype gearbeitet hat, wird sich hier schnell zurechtfinden. Skype ist komplett in Teams integriert worden und taucht als eigenständiger Produktname oder als App in Office 365 nicht mehr auf.  Da Microsoft Teams auch als App auf Android- und Apple-SmartPhones installiert werden kann, ist die mobile Nutzung der Chats einfach und komfortabel möglich.

Video-Chats und Online-Besprechungen

Ein großer Pluspunkt von Teams sind die Video-Chats und Online-Besprechungen, die sowohl über einen PC und ein Notebook als auch über ein Tablet oder ein SmartPhone genutzt werden können. Der Unterschied zwischen Video-Chats und Online-Besprechungen besteht darin, dass sich bei einem Video-Chat alle Teammitglieder in den Chat einklinken können, ohne dafür eingeladen worden zu sein. Bei Online-Besprechungen hingegen kann nur die Person, die die Besprechung einberuft, die Teilnehmenden einladen. Online-Besprechungen können wie herkömmliche Besprechungen geplant werden, sie können allerdings auch ungeplant als sogenannte Sofortbesprechungen aufgerufen werden. Die Einladung zu der Online-Besprechung erfolgt erst beim Aufruf.

Gemeinsame Dateibearbeitung

Jedes Team im Microsoft Teams verfügt über einen eigenen Bereich zum Ablegen der teamrelevanten Dateien. Alle Teammitglieder können auf diesen Datenbereich zugreifen. Die Programmkomponente, die den Datenspeicherort für das Team beherbergt, heißt in Office 365 SharePoint Online. Auf SharePoint Online werde ich in einem späteren Blogartikel näher eingehen. Die Team-Dateien können sowohl mit dem PC als auch mit einem mobilen Windows-Endgerät, wie z.B. einem Surface, abgerufen werden.

Warum ist Microsoft Teams für Sie interessant und wie können sie es in Ihrem Unternehmen produktiv einsetzen?

Szenario 1: Austausch von Informationen und Dateien zwischen Innendienst und Außendienst

Mobilität und Erreichbarkeit werden heute von Kunden immer stärker gefordert. Die zeitnahe Reaktion auf Kundenwünsche und deren zügige Umsetzung ebenfalls. Bisher war es in der Regel so, dass die Kommunikation zwischen dem Innen- und dem Außendienst über Mails, SMS oder in den letzten Jahren auch mehr und mehr über WhatsApp abgewickelt wurden. Mails haben den Nachteil, dass Dateien nur als Kopie an die Mail gehängt werden können, eine Datenübertragung über SMS ist gar nicht möglich. WhatsApp scheint die Lösung zu sein, Kommunikation und Datenübertragung in einem Programm zu vereinen. Dabei wird allerdings zu selten bedacht, dass Daten, die über WhatsApp gesendet werden, problemlos vom Anbieter gelesen werden können und die Inhalte an den Dienstanbieter Facebook weiterleitet werden. Die Sicherheit Ihrer Daten ist definitiv nicht gewährleistet.

Mit Teams haben Sie die Möglichkeit, geschlossene Gruppen für die Kommunikation und den Datenaustauch zu definieren. Entweder nur unternehmenszugehörige Personen oder auch externe Personen, wie Kunden, Lieferanten oder Kooperationspartner. Da sowohl Chats als auch Dateien in der Cloud gespeichert und mobil abgerufen und bearbeitet werden können, sind alle Beteiligten immer auf dem aktuellen Stand des Auftrages bzw. des Projektes. Kopien von Dateien, um sie z.B. per Mail an den Außendienst zu senden, werden damit überflüssig. Versehentliches Arbeiten an falschen Datenbestand ebenfalls.

Szenario 2: Kommunikationsplattform für das Leitungsteam im Unternehmen

In der Regel kommunizieren die Mitglieder des Leitungsteams in Unternehmen über Mails. Spätestens wenn alle beteiligten Personen zusammen an einer Datei arbeiten oder gemeinsam auf Dateien zugreifen müssen, ist das Mailen nicht mehr praktikabel. WhatsApp, wie schon oben geschildert, natürlich auch nicht. Auch hier können die beteiligten Personen in Microsoft Teams einen geschlossenen Bereich anlegen, in dem sie geschützt kommunizieren, gemeinsam an Dateien arbeiten und einen gemeinsamen Speicherort für Dateien festlegen können. Stationär am PC oder mobil mit dem SmartPhone, gerade so, wie es die aktuelle Situation erfordert. Diese Anwendungsmöglichkeit ist definitiv auch Betriebsräte sehr interessant.

Szenario 3: Aufträge (Projekte) mit externen Partnern und oder Lieferanten koordinieren

Unternehmen, die mit mehreren externen Partnern gemeinsam an einem Projekt arbeiten, stehen vor der Herausforderung, sich zeitnah abzusprechen und schnell Dateien austauschen zu können. Da Microsoft Teams es erlaubt, auch externe Personen in ein Team einzubinden, kann das Unternehmen, welches das Projekt federführend betreut, ein Team für einen solchen Zweck anlegen und ist damit eventuell der Konkurrenz auch einen Schritt voraus.

Microsoft Teams kann aber noch mehr. Über frei erstellbare Registerkarten lassen sich in Teams Funktionalitäten, die Teams von Hause aus nicht bietet, leicht einbinden. Das können sowohl Tools von Microsoft als auch microsoftfremde Programme sein. In kommenden Artikel liegt der Fokus auf dem Aufgabenmanagement innerhalb eines Teams und der Aufgabenverteilung an die einzelnen Personen im Unternehmen.

Ist Office (Microsoft) 365 für Ihr Unternehmen interessant?

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Aus meiner Erfahrung kann ich diese Frage mit einem klaren Ja beantworten. Gerade die Möglichkeit, eine einfach zu nutzende Plattform für das mobile Arbeiten zu haben, ist für kleine und mittelständische Unternehmen sicher von ganz besonderem Wert.  Aber der Reihe nach.

Office 365 ist eine Sammlung von Programmen, die im Internet über einen Webbrowser lauffähig sind. Eine Installation dieser Programme auf einem PC oder Notebook ist nicht erforderlich. Außerdem stellt Office 365 Speicherplatz zur Verfügung. Landläufig spricht man dann auch von Cloud-Lösungen.

Die wichtigsten Bestandteile von Office 365 sind:
  • OneDrive for Business – ein Cloudspeicher mit einer Größe von 1 TB für jeden Benutzer
  • Der Exchange-Server und Outlook – Verwaltung der Benutzer-Postfächer mit Mails, Kalender, Aufgaben und Kontakte
  • Teams – Chats, Onlinemeetings und gemeinsames Bearbeiten von Dateien
  • Teamsites und Dokumentenmanagement – Bereitstellung erfolgt über eine Software namens SharePoint Online
  • Die Office-Programme als Webversionen
  • Eine automatische Sicherung der Daten in Office 365 selbst
  • Eine dauerhafte Aktualitätsgarantie der gebuchten Software

In der Regel können Cloud-Lösungen nicht gekauft, sie können nur gemietet werden. Diese Art der Softwarelizensierung bezeichnet man als SaaS (Software as a Service). Office 365 wird ausschließlich als Mietmodell angeboten. Die Mietmodelle werden pro Benutzer und Monat abgerechnet. Es gibt Mietmodelle für private Anwender, für kleine und für große Unternehmen. Microsoft nennt seine Mietmodelle Pläne. Der Plan entscheidet darüber, welche Programme und Funktionalitäten Sie buchen können. Alle Pläne sind untereinander frei kombinierbar und ermöglichen damit eine flexible Skalierung bei den Anforderungen im Unternehmen. Die Lizenzen für die Office-Programme (Word, Excel, PowerPoint, Outlook …) können, müssen aber nicht mit gemietet werden. Selbst wenn Sie Ihre Office-Lizenzen bereits gekauft haben, müssen Sie auf die Vorteile von Office 365 nicht verzichten. Doppelte Kosten entstehen Ihnen also nicht.

Übersicht der Pläne (Abos) für kleine Unternehmen (max. 300 Mitarbeiter):

Office 365 Pläne für KMU (https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/compare-all-microsoft-365-products?activetab=tab%3aprimaryr2)

Microsoft hat am 21.04.2020 die Namen der Pläne zum Teil geändert:
Neuer Name Alter Name
Microsoft 365 Business Basic Office 365 Business Essentials
Microsoft 365 Business Standard Office 365 Business Premium
Microsoft 365 Business Premium Microsoft 365 Business
Microsoft 365 Apps for Business Office 365 Business

Verfügen Sie bereits über Office-Lizenzen, ist der Plan „Microsoft 365 Business Basic“ sicher interessant. Möchten Sie auch die Office-Lizenzen mieten, läuft es eher auf den Plan „Microsoft 365 Business Standard“ hinaus. Den Plan „Microsoft 365 Apps for Business“ kann ich Ihnen nicht empfehlen, da er die Software Microsoft Teams nicht erhält. Gerade Microsoft Teams ist aber eines der interessantesten Tools innerhalb von Office 365. Im kommenden Monat werde ich Ihnen an dieser Stelle Microsoft Teams vorstellen. Die Office-365-Pläne müssen Sie nicht zwangsläufig direkt bei Microsoft buchen. Es gibt mittlerweile eine große Zahl von Distributoren, die die Pläne meistens günstiger anbieten als Microsoft selbst. Dazu gehören z.B. die Deutsche Telekom, die einen guten telefonischen Support anbieten und Senetic in München, die mit zu den günstigsten Anbietern gehören. Bei allen Anbietern haben Sie die Möglichkeit, den gewünschten Plan einen Monat zu testen.

Um Ihnen die Entscheidung zu erleichtern, welcher Plan der richtige für Sie ist, habe ich hier einige Pläne tabellarisch dargestellt.

Microsoft 365 Business Basic

(früher Office 365 Business Essentials)

 Microsoft 365 Business Standard

(früher Office 365 Business Premium)

 Microsoft Apps for Business

(früher Office 365 Business)
Office 2019

Webversion

 ο ο ο
Office 2019 Lizenzen für
PC/Phone/Tablet		 x 5/5/5 5/5/5
OneDrive for Business 1 TB / User 1 TB / User 1 TB / User
Skype

(komplett in Teams integriert)

 ο ο x
Exchange Server ο ο x
Teams ο ο x
SharePoint Online

(für Teams erforderlich)

 ο ο x
Max. Nutzer 300 300 300
Preis pro Monat und User
(bei Microsoft)		 4,20 € netto
(im Jahresabo)		 10,50 € netto
(im Jahresabo)		 8,80 € netto
(im Jahresabo)

Einer der großen Vorteile beim Einsatz von Office 365 ist die Auslagerung Ihrer IT-Infrastruktur in die Cloud. Sie selbst müssen keine Server, keine Räumlichkeiten und keine Server-Software mehr vorhalten, um Ihre IT-Anforderungen umzusetzen. Darüber hinaus entfallen die Kosten für Administrations-, Wartungs- und Aktualisierungsaufwand. Außerdem wächst Office 365 mit Ihrem Unternehmen und den Anforderungen an Ihre IT-Landschaft.

Es kommt allerdings selten vor, dass Office 365 die bisherige IT-Landschaft im Unternehmen auf einen Schlag ablöst. Bestimmte IT-Anwendungen können gar nicht so ohne weiteres in die Cloud Office 365 transformiert werden, z.B. spezifische Branchenlösungen. Bei solchen Anforderungen ist ein sogenanntes Hybrid-Szenario die Lösung. Die Hybrid-Lösung bedeutet, dass Sie nur bestimmte Teile Ihrer IT nach Office 365 verlagern. Viele Unternehmen beginnen z.B. damit, ihren Exchange Server, der entweder bei einem Dienstleister gehostet oder in Eigenregie betrieben wird, in die Cloud (sprich Office 365) zu bringen. Ein weiterer Baustein bei einem Hybrid-Szenario ist das Nutzen von Microsoft Teams, um eine Lösung für Chats, Online-Besprechungen, gemeinsame Datenbearbeitung und um eine Plattform für das mobile Arbeiten im Unternehmen zu haben.

Grundsätzlich kann Ihnen Office 365 dabei helfen, diese fünf typischen Anforderungen im Alltag eines jeden Unternehmens zu meistern:

  1. Interne und externe Kommunikation

Die Chats in Microsoft Teams sind ideal für die interne elektronische Kommunikation. Alle Informationen, die ausgetauscht werden, findet jeder Mitarbeiter sofort in dem Kontext, in dem sie entstehen. Mails über Outlook bilden das Rückgrat für die externe Kommunikation zwischen Ihnen, Ihren Kunden und Lieferanten.

  1. Aufgabenmanagement: persönlich und im Team

Mit der App Planner definieren Sie die Aufgaben, die in z.B. in einem bestimmten Projekt oder Auftrag anfallen. Die Aufgaben im Planner können einer oder mehreren Personen zugeordnet werden. Mit der Statusanzeige nach der Scrum-Methode „Nicht begonnen“, „In Arbeit“ und „Erledigt“ behalten alle beteiligten Personen immer den Überblick. Die App To-Do ermöglicht es jedem einzelnen Teammitglied, seine Aufgaben übersichtlich und einfach zu managen. Sie konsolidiert für jede Person alle Aufgaben, die ihr aus welchem Team auch immer zugewiesen wurden und die Aufgaben, die sich die Person als eigene, individuelle Aufgaben notiert hat.

  1. Dokumente gemeinsam bearbeiten

Teams und SharePoint Online schaffen die Möglichkeit, Dokumente gleichzeitig und in Echtzeit mit mehreren Personen zu bearbeiten. Außerdem können Sie Ordner und Dateien auch für unternehmensfremde Personen, wie z.B. Architekten, Statiker, Zulieferer oder auch Kunden freizugeben.

  1. Informationen zusammenhalten und für alle beteiligten Mitarbeiter verfügbar machen

OneNote und Teams bilden hier ein leistungsstarkes Tandem – die anfallenden Informationen eines Projektes oder Auftrages können von allen beteiligten Personen leicht dokumentiert und schnell wiedergefunden werden, z.B. Agenden und Protokolle der Team-Meetings.  

  1. Mobil auf alle relevanten Daten zugreifen: Dokument, Mails, Chats

Da alle Informationen in der Cloud liegen, können alle Beteiligten auch mit mobilen Geräten wie einem SmartPhone oder Tablet Informationen sowohl abrufen als auch vor Ort eingeben. Wenn Sie mit einem Surface oder ähnlichen Gerät unterwegs sind, können Sie auch Ihre Aufmaße digital aufnehmen. Sind die Mitarbeiter mit einem WLAN oder einem Hotspot verbunden, kann der Innendienst auf die vor Ort eingegebenen Informationen fast augenblicklich zugreifen. Steht kein Internet zur Verfügung kann mit den Daten auch offline gearbeitet werden. Sobald sich der Mitarbeiter wieder in einem WLAN befindet, werden die Daten automatisch mit der Cloud synchronisiert.

In den kommenden vier Monaten werde ich folgende Office 365 Programme und Ihre Anwendung detaillierter vorstellen:

  • Im Juli die Collaboration-, Chat- und Online-Meetingsoftware Teams
  • Im August die Aufgabentools Outlook, Planner und To-Do
  • Im September das digitale Notizbuch OneNote
  • Im Oktober das Dokumentenmanagementsystem SharePoint Online

In der Krise handlungsfähig bleiben

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Die Corona-Krise und das damit einhergehende Kontaktverbot trifft uns alle hart. Unternehmen müssen zum einen gewährleisten, dass die Geschäfte weiter laufen und zum anderen dafür Sorge tragen, dass Mitarbeiter sich nicht mit dem Coronavirus anstecken oder andere Mitarbeiter anstecken. Homeoffice und Microsoft Teams sind daher die Schlagworte der Stunde. Ich möchte Sie bei dieser Herausforderung unterstützen. In den Unternehmen sehe ich hier zwei Szenarien:

Dazu bietet Office 365 Tools an, die alle mit einem Webbrowser genutzt werden können: 

  1. Sie haben in Ihrem Unternehmen Office 365 und Teams bereits eingeführt, die Mitarbeiter im Homeoffice schöpfen aber mangels besseren Wissens nicht alle Möglichkeiten von Teams und anderen Tools wie z.B. Planner oder To-Do aus.
  2. Sie möchten Ihren Mitarbeitern ermöglichen, im Homeoffice zu arbeiten, haben aber Office 365 und Teams noch nicht in Ihrem Unternehmen eingeführt oder stecken in der Nutzung von Teams noch in den Kinderschuhen.

In beiden Fällen kann ich Ihnen helfen, Ihr Unternehmen mit Video-Beratungen und Online-Schulungen besser durch diese Krise zu bringen. Dazu bietet Office 365 Tools an, die alle mit einem Webbrowser genutzt werden können: 

  • Teams – unabhängig vom Standort im Team schnell kommunizieren und gemeinsam Daten bearbeiten
  • Planner – die Aufgaben im Team zusammenhalten
  • To-Do – alle Ihnen zugewiesenenTeamaufgaben und Ihre eigenen, teamunabhängigen Aufgaben in einer App sehen
  • OneDrive – alle Dateien in einer Cloud (Office 365) ablegen
  • Outlook – teamübergreifend kommunizieren und Termine handeln
  • OneNote – perfekt sich selbst und das Team organisieren
  • Forms – schnell Umfragen erstellen
  • und die bekannten Office-Programme Excel, PowerPoint und Word (sowohl als installierte Programme als auch als Webversionen nutzbar)

Damit haben Sie eine sehr gute Plattform aus einem Guss, die die Mitarbeiter im Büro und im Homeoffice optimal miteinander verbindet. Wir selbst arbeiten mit diesen Tools schon seit Jahren und unterstützen Sie gerne mit unserer Erfahrung.

Rufen Sie mich an, +49 2407 90899014 oder mailen Sie mir (Mail: helmut.graefen@team-babel.de). Wir finden gemeinsam eine tragfähige Lösung für Sie.

Bleiben Sie gesund

Ihr

Helmut Gräfen

Bild von Markus Winkler auf Pixabay

Artikelserie: Tools für automatisierte Workflows – heute: Microsoft Flow

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Nachdem wir vor einigen Wochen IFTTT und Automat.io als zwei der führendenTools zur Automatisierung von Aufgaben und Webanwendungen vorgestellt haben, wollen wir heute das dritte und letzte Tool vorstellen: Microsoft Flow.

Wer die Webseite von Flow besucht, dem springt sofort der Slogan „Be more producitve. Automatically.“ entgegen. Ich glaube, das beschreibt ziemlich treffend, was das Ziel von Flow und den anderen Tools IFTTT und Automat.io ist: Effizienter arbeiten durch automatisierte Workflows. Deshalb stellen wir diese Tools auch hier im Effizienz-Blog vor.

Auch Flow soll unseren Arbeitsalltag verschlanken, uns lästige Routineaufgaben abnehmen, uns helfen Zeit einzusparen. Im Grunde funktioniert es genau wie die anderen beiden nach dem „Wenn-Dann“ Prinzip.

Wie könnte es anders sein, Flow ist tief in die Microsoft-Welt integriert und bietet vor allen Dingen eine Automatisierung von Aufgaben in den verschiedenen Office-Anwendungen.  Microsoft Programme, wie z.B. Excel, Outlook, OneNote, Teams, OneDrive, SharePoint und Dynamics 365 sind hier standardmäßig integriert. Das ist auch ein deutlicher Unterschied zu IFTTT. Dort findest du nur Services für Office365 Mail (Exchange), OneNote und Cortana. Bei Automat.io gibt es zumindest Apps zu Excel, SharePoint und Teams. Dynamics und Microsoft SQL-Server sind geplant.

Natürlich bietet auch Flow die Anbindung von Fremd-Applikationen wie Dropbox, Google Drive, Google Tabellen und Aufgaben, Salesforce, Twitter, Facebook, RSS, Adobe Creative Suite, Asana, Basecamp, Buffer, Slack, Mailchimp, Trello, WordPress etc.

Diese Anwendungen heißen bei Flow „Connectors“ bzw. “Connectoren”. Zu Erinnerung: Bei IFTTT hießen sie „Services“ und bei Automat.io „Apps“.

Was mir bei Flow gefällt: Die Auswahl der Vorlagen, also fertiger Workflows, ist riesig und wird gut nach Anwendungsbereiche strukturiert. Hier kannst du in Kategorien nach Vorlagen für Produktivität, Benachrichtigungen, Soziale Medien, Synchronisieren, Datensammlung, Ereignisse und Kalender usw. suchen. Das hilft enorm.

Flow ist nicht kostenlos

Im Unterschied zu den anderen Tools ist Microsoft Flow nicht dauerhaft kostenlos. Du kannst Flow für 90 Tage kostenlos testen. Danach kostet es in der Einzellizenz (Pro Benutzer-Plan) 13 € pro Monat (mit einer unbegrenzten Anzahl aktiver Flows pro Benutzer und 5.000 Workflow-Ausführungen pro Tag) und in einer Mengenlizenz (Pro Flow-Plan) ab 421 € pro Monat (für 5 Flows und 15.000 Workflow-Ausführungen pro Tag und Flow). Die Flows können dabei von einer unbegrenzten Benutzeranzahl in einer Organisation genutzt werden. Für 85 €/Monat/Flow können zusätzliche Flows erworben werden.

Besitzer von Office 365 & Dynamics 365 Lizenzen kommen kostenlos in den Genuss des sogenannten «Flow for Office/Dynamics 365 Plan». Da die Office 365 Business Essentials Lizenz gerade mal 4,20 € pro Monat kostet, wäre das eine günstige Alternative, zumal diese Lizenz z.B. Microsoft Exchange beinhaltet. Allerdings beinhaltet diese Lizenz nur 2.000 Workflow-Ausführungen täglich und schließt die Nutzung von Premium Connectoren (z. B. Salesforce oder Oracle) aus.

Die Lizenzierung und die verschiedenen Begrenzung je nach Lizenz sind leider etwas verwirrend. Hier könnte Microsoft noch vereinfachen. Weitere Informationen zu den Lizenzen und Grenzen findest du hier https://flow.microsoft.com/de-de/pricing/?currency=EUR und hier https://docs.microsoft.com/de-de/power-platform/admin/pricing-billing-skus.

Flow erstellen

Nach der Anmeldung kannst du dir selbst ein neues „Flow“ erstellen oder eben eine der zahlreichen Vorlagen nutzen. Das Erstellen funktioniert wie bei den anderen Tools relativ einfach, auf eine Erklärung verzichte ich an dieser Stelle. Man wählt den Trigger aus, legt die Werte für den Auslöser fest und definiert anschließend, was passieren soll.

Spannend ist an dieser Stelle, dass man neben Triggern und Aktionen auch weitere Bedingungen und Schleifen in einen Flow einfügen kann.

Beispiel: Kalender Synchronisierung

Bekanntlich vertragen sich die Kalender von Office 365 / Outlook und Google nicht besonders. Eine Synchronisierung ist nicht so einfach möglich. Microsoft Flow bietet einen einfachen Weg, neue Ereignisse in Office 365 automatisch einen in Google Kalender zu kopieren.

Ich habe diesen „Flow“ aus einer Vorlage erstellt.

Flows im Microsoft-Raum

Seine Stärken spielt Flow beim Heimspiel im Microsoft-Lebensraum aus. Die automatische Verarbeitung von Aufgaben zwischen Microsoft Produkten wie Teams, Planner, SharePoint, OneDrive und Office kann kein anderes Tool so perfekt.

Sogar die Automatisierung von komplexeren Geschäftsprozessen und Flows in Teams (hier ist das personelle Team gemeint, nicht die Software) ist möglich.

Beispiel: Erstellen von parallelen Genehmigungs-Workflows

Man könnte Microsoft Flow beispielsweise dazu verwenden, um einen Flow zu erstellen, der einen parallelen Genehmigungs-Workflow automatisiert. Dieser Flow automatisiert den Urlaubsantragsprozess für Mitarbeiter, der eine Genehmigung von allen Personen (oder Teams) erfordert, für die der entsprechende Mitarbeiter regelmäßig arbeitet.

Voraussetzung ist die Nutzung einer SharePoint-Liste, um Urlaub zu beantragen.

In dem Beispiel muss ein Urlaubsantrag vom direkten Vorgesetzten des Mitarbeiters, dem Vertriebsteam und der Personalabteilung genehmigt werden. Jeder Urlaubsantrag wird an jede genehmigende Person zur Entscheidung weitergeleitet. Der Flow sendet eine E-Mail mit Statusänderungen und aktualisiert dann SharePoint mit den Entscheidungen.

Natürlich kann man statt einer parallelen Genehmigung auch einen sequenziellen Genehmigungs-Workflow anlegen, z. B. für Budget-Freigaben. Das Beispiel findest du hier.

Begrenzungen und Konfigurationsdetails von Microsoft Flow

  • Maximal 5.000 Workflow-Ausführungen pro Tag: Du kannst im Pro Benutzer-Plan maximal 5.000 Workflows pro Tag ausführen.
  • Maximal 50 Schleifen parallel: Standardmäßig werden Schleifen nacheinander ausgeführt (im Grunde ist Parallelität 1).Du kannst bis zu 50 Schleifen parallel konfigurieren.
  • Maximal 250 Aktionen pro Workflow:Es können maximal 250 Aktionen pro Workflow ausgeführt werden. Falls du weitere Aktionen hinzufügen möchtest, besteht die Möglichkeit, Flows zu schachteln.
  • Maximal 5 Schachtelungen:Schachtelungen ermöglichen es Ihnen, die Anzahl der Aktionen pro Flow zu erhöhen. Hier sind jedoch maximal 5 Schachtelungen zulässig.
  • Maximal 30 Tage Ausführungsdauer:Die Ausführungsdauer eines Flows kann maximal 30 Tage betragen.
  • Maximal 30 Tage Speicherzeit:Workflows werden maximal 30 Tage lang gespeichert. Die Zählung beginnt ab der Startzeit der Ausführung.
  • Maximal 4 Wiederholungsversuche in den Standardeinstellungen:Standardmäßig sind nur 4 Wiederholungsversuche eines Flows möglich, bevor eine Fehlermeldung zurückgegeben wird. Die Anzahl lässt sich aber in den Einstellungen auf 90 Versuche hochschrauben.

Weitere Limits findest du unter https://docs.microsoft.com/de-de/flow/limits-and-config

Microsoft Flow Admin Center

Microsoft wäre nicht Microsoft, wenn es nicht die Nutzung und Berechtigung innerhalb einer Organisation über ein Admin Center abwickeln würde. In diesem können Administratoren definieren, welche Benutzer eine Lizenz für Flow bekommen, sodass sie diesen Service aktiv nutzen können. Der Dienst lässt sich für das gesamte Unternehmen per Richtlinie auch wieder deaktivieren.

Fazit

Microsoft Flow ist vom Ansatz her ähnlich zu IFTTT und Automat.io. Flow zielt aber deutlicher als die anderen auf die Unternehmenswelt und die Geschäftsprozesse ab und ist viel tiefer als die anderen in die Microsoft Biosphäre integriert. Wer viel mit Office 365 arbeitet, sollte sich Flow unbedingt ansehen.

8 goldene Tipps für den zeitsparenden Umgang mit E-Mails

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Das E-Mail-Volumen in Deutschland erreichte im Jahr 2018 einen Rekordwert von rund 848,1 Milliarden (privat und beruflich). Pro Tag werden 2019 weltweit mehr als 293 Mrd. E-Mails täglich versendet und empfangene. Dieser Wert wird bis 2023 auf fast 350 Mrd. E-Mails steigen.

Infografik: Die Deutschen verschicken immer mehr Mails | Statista Mehr Infografiken finden Sie bei Statista

Mehr Infografiken finden Sie bei Statista

Auch wenn die elektronische Post immer noch beliebt und auch praktisch zum Versenden von Dateien, Informationen, Links etc. ist, so hat sich die E-Mail als einer der größten Produktivitätskiller im Büroalltag herauskristallisiert. Warum? Wir haben häufig den E-Mail-Client den ganzen Tag offen, schauen sofort nach, wenn eine neue E-Mail eintrifft und verbringen viel Zeit mit Suchen alter E-Mails.

Als Effizienz-Experte erlebe ich diese Szenarien in den Büros immer wieder.

Im Folgenden habe ich acht Tipps für Sie für den zeitsparenden Umgang mit E-Mails:

  1. Schalten Sie die Desktopbenachrichtigung ab

Damit ist die Meldung gemeint, die am Rechner aufpoppt, wenn eine neue E-Mail eintrifft. Besser ist es, Ihre E-Mails in Intervallen abzuarbeiten.

  1. Bearbeiten Sie Ihre Mails nur alle 2 Stunden, immer im Block und planen Sie dafür die Zeit ein

Ein Tipp, den Sie von jedem Zeitmanagement-Experten zu hören bekommen: Bearbeiten Sie E-Mails immer nur im Block. Ein Intervall von 2 Stunden hat sich an vielen Arbeitsplätzen bewährt. Ich bin auf dieses Thema schon in meinen „8 goldene Tipps für die Zeitplanung“ eingegangen (Punkt 2).

  1. Formulieren Sie den Mailbetreff kurz und prägnant

Denken Sie daran, dass der / die Empfänger Ihrer E-Mail auch täglich bis zu mehreren Hundert E-Mails bekommt. Ein kurzer und prägnanter Betreff erleichtert das schnelle Beurteilen von Mails und spart Zeit.

Ein Beispiel: Organisation Leiterbesprechung ist besser als „Info an alle betreffend unserer Besprechung“, oder?

  1. Schreiben Sie einen kurzen Mailtext in klaren Worten

Auch hier gilt: In der Kürze liegt die Würze. Wir haben uns angewöhnt, in E-Mails halbe Romane zu schreiben, Details zu erklären. Die E-Mail ist eigentlich ein Kommunikationsmedium für die schnelle und kurze Korrespondenz. Ich rate Ihnen, längere Erklärungen in eine Datei oder in eine OneNote Seite zu packen und einen Link zu der Information in die Mail zu legen.

Hinweis: Das geschriebene Wort hat manchmal den Nachteil, dass man Gefühle, Humor und Ironie nicht transportieren kann. Ein ironisch gemeintes Wort kann auch falsch verstanden werden. Das gesprochene Wort ist hier viel effektiver.

  1. Behandeln Sie immer nur ein Thema in einer Mail

Ein typischer Fehler. Jemand will effizienter sein als andere und behandelt gleich drei Themen in einer E-Mail. Wird diese E-Mail dann nur zu einem Punkt beantwortet, kann die Korrespondenz schnell verwirrend werden.

Nehmen Sie sich die beliebten Chat- und Messenger-Programme wie WhatsApp, Skype, Slack & Co. zum Vorbild. Hier bilden einzelne Themen immer auch einzelne Kommunikationstränge.

  1. Strukturieren Sie Ihre Mails mit Kategorien

Dies ist ein Tipp für die Organisation der E-Mail in Ihrem E-Mail-Programm, z. B. Outlook. Durch Kategorien wird Ihr Posteingang deutlich übersichtlicher als in der zeitlichen Sortierung.

Neuerdings kann Outlook E-Mails auch zu Kommunikationssträngen gruppieren. So man erkennt, in welcher zeitlichen Reihenfolge E-Mails versendet und Empfangen wurden. Das wäre eine alternative Ordnung.

  1. Nutzen Sie CC bewusster als bisher

CC (wörtlich Carbon Copy, in Deutsch Kohlepapier-Durchschlag) ist im E-Mail-Verkehr für weitere Empfänger von Kopien einer E-Mail vorgesehen. Die Mail ist nicht direkt an die Personen gerichtet, sondern soll nur zur Information oder zur Kenntnisnahme dienen. Leider meinen einige Zeitgenossen, jede E-Mail an viele Empfänger in Kopie senden zu müssen, obwohl sie damit gar nichts anfangen können. Das kann für diese Personen schnell lästig werden. Deshalb: Nutzen Sie CC bewusster als bisher. Überlegen Sie sich, wer wirklich über eine E-Mail informiert werden muss.

Dieser Tipp führt mich zum letzten Tipp

  1. Senden Sie eine Mail nur an die Empfänger, die die Mail wirklich benötigen

Selbst, wenn Sie nicht das CC Feld nutzen, versenden viele eine E-Mail stets an einen großen Verteiler. Der Grund dafür kann vielfältig sein. Die einen erhoffen sich, viel Feedback zu bekommen, die anderen wollen sich bei den Kollegen hervortun (alle sollen es wissen). Gehören Sie auch dazu, dann sei Ihnen gesagt: Das nervt!

Deshalb: Senden Sie eine Mail nur an die Empfänger, die die Mail wirklich benötigen.

Ich wünsche Ihnen viel neu gewonnene Zeit durch eine effizientere und bewusstere E-Mail Nutzung.

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