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Effektives Arbeiten mit MS Teams, OneNote, Outlook und Co. – die 2. Auflage ist da!

Als Organisationsberater, Trainer und Coach beschäftige ich mich seit vielen Jahren intensiv mit der produktiven Nutzung von Microsoft 365. Und mein Wissen gebe ich gerne weiter. Die neusten Tipps und Tricks finden sich daher auch in der 2. Auflage meines Buches, die gerade erschienen ist. Leser erfahren in neun Kapiteln auf circa 400 Seiten, wie sie sich selbst besser organisieren und mit den richtigen Apps die Zusammenarbeit im Team optimieren können.

In meinem Buch lernen Leser zum Beispiel alles über:

  • Die passenden Apps für ihre individuellen Anforderungen
  • Optimierung von Selbstorganisation und Zeitmanagement
  • Outlook: Mails, Termine und Aufgaben effizient verwalten
  • OneNote: ihr digitales Notizbuch
  • Planner & To Do: Aufgaben und Projekte optimal managen
  • Lists: Informationen strukturiert verwalten
  • Teams: Die zentrale Plattform für Zusammenarbeit
  • OneDrive for Business & SharePoint: Gemeinsame Datenablage
Das erste Praxisbuch mit Loop!

Das erste Praxisbuch mit Loop!

Microsoft 365 als Werkzeug für einen strukturierten Arbeitsalltag

Jeder kennt das: E-Mails stapeln sich im Posteingang, Termine kollidieren, Aufgaben werden vergessen oder doppelt erledigt. Genau hier setzt Microsoft 365 an. Die zahlreichen Apps helfen, den Berufsalltag effizienter zu organisieren – egal ob allein oder im Team. In meinem Buch erkläre ich, welche Anwendungen sich besonders gut eignen und wie Sie sie optimal nutzen. Dabei gehe ich speziell auf MS Teams, Outlook, OneNote, Planner, To Do, Lists sowie OneDrive for Business, SharePoint und Loop ein. Zu letzterem ist mein Buch übrigens das erste seiner Art.

Viele wertvolle Praxistipps für den Arbeitsalltag

Praktische Schritt-für-Schritt-Anleitungen und wertvolle Tipps

Mir ist wichtig, dass Leser die Inhalte direkt in ihrem Arbeitsalltag umsetzen können. Deshalb erkläre ich alle Funktionen anhand von Screenshots Schritt für Schritt. Leser erfahren, wie sie typische Fehler vermeiden, ihren Workflow optimieren und die Apps effektiv einsetzen. Zudem erhalten sie wertvolle Tipps für die Nutzung der mobilen Varianten für Android und iOS.

Zeit sparen durch optimierte Workflows

Mein Ziel ist es, zu zeigen, wie User die verschiedenen Anwendungen so kombinieren, dass sie die Arbeitsabläufe erleichtern. Beispielsweise können E-Mails mit To Do in Aufgaben umgewandelt werden, Dateien mit OneDrive geteilt oder Loop-Komponenten in die Kommunikation integriert werden. Durch die gezielte Nutzung der Microsoft-365-Tools wird die Zusammenarbeit effizienter. Das Ergebnis: man gewinnt wertvolle Zeit für die eigentlichen Aufgaben. Die Aufgabe meines Buches ist es also, den Lesern das Wissen und die Werkzeuge mitzugeben, um Microsoft 365 nicht nur zu nutzen, sondern wirklich produktiv einzusetzen.

 

Ich wünsche viel Spaß beim Lesen und viel Erfolg beim Ausprobieren und Optimieren!

Ihr Helmut Gräfen

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Neue Teams-Funktion: KI-gestützte Übersetzungen in Besprechungen

Copilot Interpreter Agent

Es erinnert uns ein bisschen an den Universal-Übersetzer des Raumschiffs Enterprise: Microsoft bietet uns dank des KI-Fortschritts bald eine integrierte Dolmetscherfunktion namens „Copilot Interpreter Agent“ in Teams an, die nun nicht nur räumliche, sondern auch sprachliche Barrieren mühelos überwinden soll.

Die innovative KI-gestützte Dolmetscherfunktion soll es Meeting-Teilnehmern ermöglichen, in ihrer bevorzugten Sprache zu sprechen und zuzuhören. Das Ergebnis wird eine neue Dimension der globalen Zusammenarbeit sein, in der Sprachbarrieren keine Rolle mehr spielen. In einer Vorschauversion mit zunächst neun Sprachen kommt die Funktion bereits in der ersten Jahreshälfte 2025 auf den Markt. Langfristig plant Microsoft die Unterstützung von bis zu 31 Sprachen. Um teilnehmen zu können, benötigt man eine Copilot-Lizenz.

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Praxisbericht: Automatisierte Synchronisierung zwischen Trello und Planner

Dies ist ein Praxisbericht von Frank Bärmann, Inhaber der Agentur conpublica

Eigentlich hat die Software-Suite von Microsoft alles an Bord, um effizient zusammenzuarbeiten: Teams, Outlook, Planner, Lists und die Office-Tools. Doch immer noch hakt es an der einen oder anderen Stelle. Zum Beispiel für die Arbeit über mehrere Organisationen hinweg. Wer in einer anderen Organisation mitarbeiten möchte, wird dort als Gast geführt, was immer noch deutliche Einschränkungen bedeutet. Microsoft versucht zwar, die Zusammenarbeit über mehrere Organisationen hinweg durch die geteilten Kanäle zu verbessern, das funktioniert aber immer noch nicht optimal. Das größte Problem ist der Planner. Zwar können Gäste im Planner der eigenen Organisation mitwirken. Es wird ihnen aber keine Aufgabe in ihrem To Do angelegt und zugewiesen, wenn ihnen im Planner die Verantwortlichkeit übertragen wird. Die automatische Verbindung zwischen Planner und To Do klappt nur im eigenen Mandanten.

In der Praxis bedeutet dies, dass die Aufgaben des fremden Planners manuell in den eigenen Planner übertragen werden müssen. Eine doppelte Datenhaltung und -pflege ist die Folge. Nervig.

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Als wäre man live dabei: So nutzen Sie die Content-Kamera in Microsoft Teams

Seit ein paar Jahren laufen Besprechungen meist nicht mehr im Konferenzraum der Firma ab, sondern in virtuellen Räumen. Trotz aller Komfortfunktionen und Erfahrung mit Online-Meetings greifen wir aber manchmal dennoch auf das gute alte Whiteboard zurück. Oder treffen uns hybrid – einige sind physisch im Konferenzraum anwesend, andere werden über Teams remote zugeschaltet. Hier sind die Online-Teilnehmer des Meetings oft ganz klar im Nachteil, denn sie sitzen eben nicht vor dem Whiteboard oder können mal kurz einen Blick auf die Dokumente des Chefs werfen. Mit der Content-Kamera in Microsoft Teams ist das aber ab sofort kein Problem mehr. In diesem Blogbeitrag zeigen wir, wie Sie die Content-Kamera optimal nutzen und Whiteboards sowie Dokumente in Besprechungen freigeben können.

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Microsoft Copilot hilft Ihnen mit KI bei der Arbeit

„Ein Copilot ist ein zweiter Pilot an Bord eines Flugzeugs, der dem Kapitän bei der Durchführung von Flügen hilft. Die Hauptaufgabe des Copiloten besteht darin, den Kapitän zu unterstützen und ihm bei allen Aspekten des Fluges zu helfen. Dazu gehört die Überwachung der Navigationssysteme, die Kommunikation mit der Flugsicherung und die Durchführung bestimmter Flugmanöver. Der Copilot ist auch dafür verantwortlich, den Kapitän bei der Überwachung der Instrumente und der Durchführung von Checklisten zu unterstützen. Insgesamt ist der Copilot ein wichtiger Bestandteil des Flugteams und trägt dazu bei, dass Flüge sicher und effizient durchgeführt werden können.“ So lautet die Jobbeschreibung eines Copiloten. Nicht zufällig hat Microsoft seinem KI-gestützten Assistenzsystem genau diesen Namen gegeben.

Weil der Microsoft Copilot massiv an verschiedenen Stellen im Microsoft 365 Universum eingeführt wird, bin ich dem Werkzeug ein wenig intensiver auf den Grund gegangen.

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Effizienter arbeiten mit der neuen Microsoft 365 App

Schon bemerkt? Microsoft hat Ihnen eine neue App für Windows, mobile Geräte und das Web geschenkt, die das Arbeiten deutlich effizienter machen kann. Diese App möchte ich Ihnen heute vorstellen, denn sie hat einiges zu bieten.

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Planner-Aufgabenlisten als Loop-Komponente

Über die neue Microsoft Loop-App habe ich vor einigen Wochen berichtet.

Loop ist eine Art Hub, in dem verschiedene Arten von Inhalten und Informationen zusammengeführt werden können. Der Clou ist, dass die in einer Loop-Seite erstellten und/oder gesammelten Loop-Komponenten wiederum in anderen Microsoft-Anwendungen wie Teams, Outlook und SharePoint eingebunden werden, stets mit der Verknüpfung nach Hause (zur Loop-Komponente).

Jetzt sind die ersten Standard-Loop-Komponenten fertig, u. a. für Microsoft Planner.  Darauf möchte ich heute näher eingehen, denn auf den ersten Blick ist das ganze Thema etwas verwirrend.

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Das „EU-U.S. Data Privacy Framework“ ” – Die Reaktion von Microsoft auf das neue Datenschutzabkommen zwischen der EU und den USA

Nach Safe Harbor und dem Privacy Shield wurde mit dem „EU-U.S. Data Privacy Framework“ ein neues Datenschutzabkommen zwischen der EU und den USA ins Leben gerufen. Es bildet die Grundlage für einen im Juni 2023 gefassten Beschluss der Europäischen Kommission, in dem das Datenschutzniveau für zertifizierte Unternehmen in den USA für angemessen erklärt wird („Angemessenheitsbeschluss“).

Der von der EU und den USA vereinbarte neue Rahmen legt einen sehr hohen Standard dafür fest, wie Regierungen versuchen sollten, auf die personenbezogenen Daten der Europäer zuzugreifen, und enthält wichtige Rechte für Einzelpersonen, um Wiedergutmachung zu erhalten, wenn auf ihre Daten unrechtmäßig zugegriffen wird.

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Praxistipp OneNote: Handschriftliche Notizen in Maschinenschrift umwandeln

Nutzen Sie ein Tablet mit Eingabestift? Dann wissen Sie, wie komfortabel es ist, auf dem digitalen Gerät handschriftlich wie auf einem Blatt Papier zu schreiben. Mittlerweile sind etliche verschiedene Systeme und Technologien sowie Apps auf dem Markt.

Der Vorteil: Sie haben das Dokument mit Ihren handschriftlich Notizen und Anmerkungen immer dabei, ohne das Blatt Papier oder den Block transportieren zu müssen. Neben zahlreichen Drittanbieter-Apps wie GoodNotes, Notability, My Script Memo, Evernote, Adobe Acrobat etc. bieten auch die Microsoft-Apps OneNote, Word, Excel, PowerPoint und Whiteboard die Möglichkeit, handschriftliche Notizen und Anmerkungen einzufügen. In der Regel sind die Apps für Apple, Android und Microsoft-Surface-Geräte verfügbar.

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Praxistipp: Excel Arbeitsblatt in OneNote einbetten

OneNote ist schon ein geniales Werkzeug. Excel auch. Die Software für Tabellenkalkulation wurde bereits Ende der 80er von Microsoft entwickelt und auf den Markt gebracht. Seitdem nutzen Millionen von Menschen Excel, um Kalkulationen zu erstellen, Formeln zu berechnen, einfache Adressdatenbanken zu erstellen oder viel komplexere Aufgaben umzusetzen.

Wussten Sie eigentlich, dass Sie in OneNote auch Excel nutzen können? Ich zeige Ihnen gerne, wie das funktioniert.

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