Planner-Aufgabenlisten als Loop-Komponente

Über die neue Microsoft Loop-App habe ich vor einigen Wochen berichtet.

Loop ist eine Art Hub, in dem verschiedene Arten von Inhalten und Informationen zusammengeführt werden können. Der Clou ist, dass die in einer Loop-Seite erstellten und/oder gesammelten Loop-Komponenten wiederum in anderen Microsoft-Anwendungen wie Teams, Outlook und SharePoint eingebunden werden, stets mit der Verknüpfung nach Hause (zur Loop-Komponente).

Jetzt sind die ersten Standard-Loop-Komponenten fertig, u. a. für Microsoft Planner.  Darauf möchte ich heute näher eingehen, denn auf den ersten Blick ist das ganze Thema etwas verwirrend.

Bisher können Sie in der Microsoft Planner-App einen Plan anlegen, bearbeiten oder löschen und diesen Plan dann in Teams einbinden und auch dort bearbeiten oder löschen. Jetzt gibt es eine weitere Option. Wenn Sie bereits Microsoft Loop-App mit Loop-Komponenten einsetzen, können Sie jetzt einen neuen Plan mit Aufgaben als Aufgabenliste innerhalb einer Loop-Seite anlegen und bearbeiten oder einen vorhandenen Plan aus Planner als Loop-Komponente in eine Loop-Seite einbinden.

Der Vorteil: Der Plan wird quasi vom Planner abgekoppelt (wenn auch nur gefühlt). Denn als Loop-Komponente können mehrere Nutzer gleichzeitig diese Aufgabenliste (Plan) in anderen Loop-fähigen Anwendungen, unabhängig von der Planner-App bearbeiten. Das könnte z. B. Outlook, Whiteboard oder eine andere Microsoft 365 -App sein. Die Benutzer können dabei die Planner-Aufgabenlisten als Loop-Komponente auf die gleiche Weise anzeigen und bearbeiten, wie sie Pläne in der Planner-Web-App anzeigen und bearbeiten können.

Hinweis: Aktuell ist die Planner-Komponente in der Loop Private Preview unter https://preview.loop.microsoft.com verfügbar. Der Rollout ist Ende September gestartet und dauert an. Es kann sein, dass Sie die neue Planner-Komponente also noch nicht sehen und nutzen können.

Hinzufügen einer neuen Planner-Aufgabenliste in der Loop-App

In der Loop-App können Sie in einer Loop-Seite “/” eingeben, um eine Aufgabenliste einzufügen und weitere Aufgaben hinzuzufügen, indem Sie “Aufgabe hinzufügen” auswählen. Jede Aufgabe kann einem Benutzer zugewiesen werden, indem einfach der Name des Benutzers mit @ ausgewählt wird.

Eine Aufgabenliste in Loop anlegen.

Sobald ein Benutzer mindestens eine Aufgabe zu dieser Aufgabenliste hinzugefügt hat, wird automatisch ein Plan in der Planner-App erstellt. Dort erhält der neue Plan den Namen der Loop-Seite, in der die Aufgabenliste eingebettet ist (hier Projektübersicht). Sie erkennen ihn an dem speziellen Loop-Logo. Dort können Sie den Plan mit Buckets und Aufgaben dann auch bearbeiten.

Die Loop Aufgabenliste wird zu einem Plan in Planner

In der Planner-App werden die Aufgaben, die Sie der ersten Aufgabenliste in Ihre Loop-Seite hinzugefügt haben, dem ersten Bucket in Ihrem Plan hinzugefügt und synchronisiert. Sie können neue Aufgabenlisten hinzufügen, und jede neue Aufgabenliste in der Loop-Seite erstellt einen neuen Bucket im synchronisierten Plan.

Tipp: Sie können die Aufgabenliste in Loop mit einem Klick direkt in Planner öffnen.

Öffnen der Aufgabenliste aus Loop heraus

Wenn Sie Aufgaben zwischen den Aufgabenlisten in Loop verschieben, werden diese zeitgleich auch zwischen den Buckets in Planner verschoben.

Wichtig zu wissen: Wenn Sie umgekehrt in der Planner-App Aufgaben aus einem Bucket, der mit Loop erstellt wurde, in einen anderen Bucket verschieben, verschwinden diese Aufgaben aus der Loop-Seite, sind aber weiterhin im Plan vorhanden. Wenn Sie einen neuen Bucket in Planner hinzufügen, wird keine neue Aufgabenliste in Ihrer Loop-Seite erstellt.

Wichtig zu wissen: Zu diesem Zeitpunkt ist Ihre Aufgabenliste / Ihr Plan noch keine Loop-Komponente. Erst wenn Sie die Aufgabenliste in eine Loop-Komponente umwandeln, können sie diese über Microsoft 365 mithilfe des Chats in Teams, Outlook oder sogar in Apps wie Whiteboard und Word im Web für andere Benutzer freigeben. Klicken Sie dazu einfach auf die Aufgabenliste.

Jetzt wird die Aufgabenliste zu einer Loop-Komponente

Wichtig zu wissen: Egal, wo Sie die Aufgaben nun bearbeiten (also in Loop, im Planner oder einer anderen Microsoft 365 App), bleiben die Aktualisierungen an allen Stellen synchronisiert, an denen die Aufgabenliste freigegeben wurde. Sie können diese Aufgaben in Microsoft Planner und überall dort bearbeiten, wo Sie auf Ihre Planner-Pläne oder Aufgaben zugreifen können.

Hinzufügen einer vorhandenen Planner-Aufgabenliste in der Loop-App

Sie können auch vorhandene Planner-Pläne in Ihre Loop-Seite einfügen. Kopieren Sie dazu die URL für den Plan und fügen Sie diese in eine Loop-Komponente innerhalb einer Loop-Seite ein. Im Folgenden erscheint wie von Geisterhand der Plan, wie Sie ihn in Planner angelegt hatten. Sie können den Plan nun in Loop bearbeiten und zu eine Loop-Komponente umwandeln.

Per Link wird ein Plan aus der Planner-App in Loop eingebunden

Verwendung der Aufgabenlisten-Loop-Komponenten in Outlook-E-Mails oder Teams-Chats

Nun können alle Benutzer, für die Sie die Aufgabenlisten-Loop-Komponenten freigegeben haben, die entsprechende Aufgabenliste in Teams-Chats oder später auch in Outlook, Whiteboards und weitere Microsoft 365 Apps aufrufen und einbinden.

Dazu kopieren Sie einfach die URL der Loop-Komponente (alternativ des ganzen Arbeitsbereichs oder der Loop-Seite) und fügen den Link z. B. in den Teams-1zu1-Chat oder in eine E-Mail in Outlook.

Die entsprechende Komponente erscheint sofort und kann dann bearbeitet werden.

Aufgabenliste in Teams Chat einbinden

Aufgabenliste in Outlook einbinden

Aufgabenlisten in Teams und Outlook erstellen

Sie können auch eine Aufgabenliste im Teams-Chat erstellen, indem Sie auf das Schleifensymbol klicken und “Aufgabenliste” auswählen.

Um eine Aufgabenliste in eine Outlook-Mail einzubetten, klicken Sie in der Registerkarte “Einfügen” Ihrer neuen E-Mail auf die Option “Loop-Komponenten”. Wählen Sie die Option “Aufgabenliste”, um eine neue Aufgabenliste im E-Mail-Text zu erstellen. Sie können dieser Aufgabenliste neue Aufgaben hinzufügen, ihr Benutzer zuweisen und die Fälligkeitsdaten für jede Aufgabe hinzufügen. Jeder Benutzer, dem eine Aufgabe zugewiesen wurde, wird automatisch zur “An”-Liste der E-Mail hinzugefügt.

Wichtig zu wissen: Wenn Aufgaben hinzugefügt oder abgeschlossen werden, bleiben die Aktualisierungen an allen Stellen synchronisiert, an denen die Aufgabenliste freigegeben wurde, unabhängig davon, wo die Änderungen abgeschlossen werden. Sie können diese Aufgaben in Microsoft Planner und überall dort bearbeiten, wo Sie auf Ihre Planner-Pläne oder Aufgaben zugreifen können.

Ausblick

Derzeit können Loop-Komponenten in Teams nur in 1 zu 1 Chats verwendet werden. Microsoft wird aber ab November die Loop-Komponenten in Teams Kanälen einführen – und zwar in allen Typen von Kanälen. Nach der Einführung können Sie eine neue Loop-Komponente in einem Beitrag oder einer Antwort erstellen, indem Sie eine Nachricht verfassen und auf “Mit Loop zusammenarbeiten” klicken.

In Teams-Kanälen erstellte Loop-Komponenten werden auf der SharePoint-Website des Kanals gespeichert, sodass die Personen im Kanal auf die Komponente zugreifen können und die Komponente später leicht zu finden ist. Wenn eine Komponente innerhalb des Kanals erstellt und gesendet wird, können Sie auf der Registerkarte “Dateien” auf sie zugreifen.

Wenn eine Komponente innerhalb des Kanals eingefügt und gesendet wird, können Sie über das Microsoft 365-Ökosystem (z. B. OneDrive, Office.com usw.) darauf zugreifen.

Generell wird es im Laufe der nächsten Monate noch viele weitere Loop-Komponenten geben, die die Zusammenarbeit in Teams erleichtern.