Microsoft Outlook kann ja sehr viel. Aber eines ist bisher nur schwierig umzusetzen: Einen Newsletter versenden. Insbesondere eine grafisch etwas ansprechende Gestaltung ist in dem Tool eine echte Herausforderung, weil man keinen echten WYSWIG-Editor zur Verfügung hat.
Insgesamt ist Microsoft in Sachen Newsletter-Gestaltung bisher schlecht aufgestellt. Das hat der Konzern jetzt geändert.
Nach Safe Harbor und dem Privacy Shield wurde mit dem „EU-U.S. Data Privacy Framework“ ein neues Datenschutzabkommen zwischen der EU und den USA ins Leben gerufen. Es bildet die Grundlage für einen im Juni 2023 gefassten Beschluss der Europäischen Kommission, in dem das Datenschutzniveau für zertifizierte Unternehmen in den USA für angemessen erklärt wird („Angemessenheitsbeschluss“).
Der von der EU und den USA vereinbarte neue Rahmen legt einen sehr hohen Standard dafür fest, wie Regierungen versuchen sollten, auf die personenbezogenen Daten der Europäer zuzugreifen, und enthält wichtige Rechte für Einzelpersonen, um Wiedergutmachung zu erhalten, wenn auf ihre Daten unrechtmäßig zugegriffen wird.
Microsoft überarbeitet derzeit seine Bookings-Erfahrung. Mit Bookings können Dritte einfach und unkompliziert Termine in Ihrem Kalender finden und buchen. Neben einer Webversion von Bookings gab es lange Zeit eine mobile App für Android und iOS sowie eine App für Teams und Outlook.
Offenbar haben die vielen verschiedenen Einstiegspunkte zu Verwirrung oder wie Microsoft es nennt, zu einer „inkonsistenten Benutzererfahrung“ geführt. Bei immer mehr Nutzern kam der Wunsch zu einer einheitlichen Oberfläche und Benutzererfahrung von Bookings über alle Einstiegspunkte hinweg zu bieten.
Dem ist das Unternehmen nun gefolgt.
Wir haben in den vergangenen Monaten mehrfach über das Thema Microsoft und Datenschutz berichtet. Immer wieder wurde dabei auch eine sog. EU-Datengrenze genannt. Nun ist es endlich so weit mit dieser Datengrenze, zumindest, wenn man einem Blogartikel von Microsoft glauben darf. Darin kündigt der Konzern die schrittweise Einführung der EU-Datengrenze für den öffentlichen Sektor und gewerbliche Kunden in der Europäischen Union (EU) und der Europäischen Freihandelsassoziation (EFTA) ab 1. Januar 2023 an.
Es hat mehr als ein Jahr gedauert, aber jetzt ist es endlich da: das einfache und problemlose Umbenennen von Kanalnamen in Teams bei gleichzeitiger und synchroner Umbenennung des dazugehörigen Ordners in SharePoint Online.
Die Kommentarfunktion in Microsoft Word gibt es schon sehr lange. Ein Nutzer konnte in einem Dokument an einer bestimmten Textstelle einen Kommentar hinterlassen, der später von einer anderen Person, z. B. dem Autor, gelesen, bearbeitet oder gelöscht werden konnte. Mit der Einführung der Online-Zusammenarbeit in der Cloud über Microsoft365 / Office365 wurde diese Kommentarfunktion noch einmal deutlich verbessert. Jetzt konnten mehrere Nutzer zugleich in einem Dokument arbeiten und Kommentare schreiben und darauf antworten. Was viele aber nicht wissen: Man kann sogar innerhalb der Kommentare in einem Dokument live chatten.
Heute haben wir eine Meldung, die sich eher an die Microsoft Administratoren richtet. Es geht um die Vereinheitlichung aller Microsoft 365-Compliance-Lösungen unter dem neuen Markennamen „Microsoft Purview“. Microsoft hat die bisherigen Microsoft 365-Compliance-Lösungen und Azure Purview (daher kommt der Begriff Purview!) in einem einzigen Portfolio zusammengeführt und die Benennung aus Konsistenzgründen mit anderen Angeboten in Einklang gebracht.
Wer in Teams an einer Besprechung teilnimmt, dessen Status wird standardmäßig auf „Beschäftigt“ gesetzt. Lediglich der Organisator der Besprechung kann einen anderen Status bei der Erstellung des Termins definieren. Dieser geänderte Status wird danach für alle Teilnehmer, die sich anmelden, angezeigt.
Bild: Microsoft
Das wird sich ändern. In Kürze können Microsoft Teams-Benutzer eine individuelle “Anzeigen als”-Statusmeldung für Besprechungen festlegen – unabhängig von der vom Organisator eingestellten Status. Der aktualisierte Status spiegelt sich in Ihrem Kalender wider.
Diese Änderung befindet sich aktuell bereits in der Einführung und wird bis Juni abgeschlossen sein.
LinkedIn hat sich nicht zur zentralen Anlaufstelle der digitalen B2B-Kommunikation entwickelt, es gehört seit 2016 auch zum Microsoft-Konzern. LinkedIn ist aus der aktuellen Social Media Landschaft nicht mehr wegzudenken. Über 17 Mio. Menschen nutzen LinkedIn im DACH-Raum und über 810 Mio. sind es 2021 weltweit.
Es war eine Frage der Zeit, bis Microsoft beginnen wird, seine Office-Produkte mit dem sozialen Netzwerk zu verknüpfen, um Nutzern beispielsweise von Outlook oder demnächst Teams Zusatzinformationen zu den E-Mail-Empfängern bereitzustellen.
Hinweis: Anders als bei Anwendungen anderer Anbieter haben Sie hier die volle Kontrolle über die Verknüpfungen. Zum einen müssen die IT-Verantwortlichen Ihrer Organisation die LinkedIn-Kontoverbindungen in Azure Active Directory grundsätzlich genehmigen.
Die LinkedIn Verknüpfung muss im Azure Active Directory grundsätzlich genehmigt werden.
Zum anderen müssen Sie der Verbindung von Ihrem Microsoft Arbeits- oder Schulkonto mit Ihrem LinkedIn-Profil aktiv zustimmen.
Nutzer müssen der Verknüpfung zustimmen. Bild: Microsoft
Sollte diese Zustimmung vorliegen, können zwischen Apps Ihres Microsoft Arbeits- oder Schulkontos und LinkedIn ausgetauscht werden. Welche Daten dies sind, erfahren Sie hier.
Microsoft wird die Verknüpfung nach Outlook nun auch für Teams einführen. Sollten alle Voraussetzungen erfüllt sein, werden Sie in einer 1:1-Unterhaltung in Teams neben den vorhandenen Registerkarten für Chat, Dateien, Organisation und Aktivität „LinkedIn“ als weitere Option angezeigt bekommen. Dies funktioniert genauso wie die Visitenkarte in Outlook heute.
Bei Klick auf diese Funktion werden Sie wie die Visitenkarte in Outlook heute weitere Informationen aus dem LinkedIn-Profil der Person angezeigt bekommen.
Profildetails im 1:1 Chat. Bild: Microsoft
Die neue LinkedIn-Integration in Teams wird im April ausgerollt und – sofern Ihre Organisation die Verknüpfung autorisiert hat – automatisch in Ihrem Teams erscheinen.
Microsoft OneNote ist wohl eines der meistunterschätzten Programme aus Microsofts Office-Universum. Die Notizbuch-Lösung wurde bereits 2003 veröffentlicht, kontinuierlich weiterentwickelt und um wichtige Funktionen, Erweiterungen und Schnittstellen zu Partnerprogrammen ergänzt.
Leider hat Microsoft den Fehler begangen, auf Windows10-Systemen zwei unterschiedliche Programmvarianten einzuführen, was bei Millionen Nutzern für Verwirrung und teilweise Unverständnis gesorgt hat. Während es für die mobilen Endgeräte (Smartphones und Tablets) für Android und iOS sowie MacOS nur jeweils eine OneNote-App gibt, kann der Windows10-Nutzer zwischen den Versionen „OneNote für Windows 10“ und „OneNote“ (frühere Namen waren „OneNote 2016“, „OneNote 2019“ und zwischenzeitlich auch „OneNote Desktop-App“) wählen.
Die Entwicklung des OneNote Logos
Der Grund für die beiden Versionen war schlicht und einfach, dass Microsoft 2014 auf die geniale Idee kam, ein OneNote speziell für Windows 10 herauszugeben, mit schlankerem Programmiercode und etwas weniger Funktionen. Die alte, installierbare Programmversion sollte dann, so zunächst der Plan, nicht mehr weiterentwickelt werden und somit auslaufen. Dies führte jedoch zu vielen Beschwerden in der Nutzer-Community, da mit der alten OneNote-Version einige Funktionen weggefallen wären, die besonders für Unternehmen wichtig sind (z. B. der frei wählbare Speicherort). Daraufhin lenkte Microsoft ein und gab zunächst eine Koexistenz beider Versionen bekannt.
Diese jahrelange Parallelexistenz der beiden Programmvarianten wird in diesem Jahr endgültig beendet. Microsoft hat offiziell das Ende für die UWP (Universal Windows Platform)-App „OneNote für Windows 10“ verkündet.
Zukünftig soll die OneNote Desktop-Vollversion, die in jedem Microsoft-365-Abonnement sowie Office-2021-Softwarepaket enthalten ist, allein weitergeführt und ausgebaut werden. Sinnvolle Funktionen der „OneNote für Windows 10“ Version werden integriert. Das „neue“ OneNote ab 2022 erhält neue Funktionen und eine optische Auffrischung der Bedienoberfläche, angelehnt an das Fluent-Design von Windows 11.
Bereits ab dem 3. Quartal 2022 wird „OneNote für Windows 10“ von Microsoft nicht mehr weiterentwickelt. Sie wird zwar erst zum Ende des Supports von Windows 10 im Jahr 2025 endgültig eingestellt, aber alle Nutzer werden schon ab Mitte 2022 aufgefordert, auf das „richtige“ OneNote umzusteigen. Windows 11 PCs finden bereits kein vorinstalliertes OneNote (für Windows 10) mehr.
Wir haben diesen Blogartikel aber nicht veröffentlicht, um nur dies zu erzählen. Sondern wir wollen Ihnen auch einige neue Funktionen des neuen OneNote vorstellen.
In der Desktop-Version lassen sich die Seiten nun nach Namen sowie nach Erstellungs- und Änderungsdatum sortieren. Das ist sicher praktisch.
Neue Sortiermöglichkeiten für OneNote Seiten
ie gleiche Funktion gibt es übrigens auch bereits auf dem iPad.
Ebenfalls wird in der neuen Desktop-Version der „Plastische Leser“ (Immersive Reader) eingeführt, der eine ablenkungsfreie Ansicht von Textpassagen bietet und auch eine Vorlesefunktion beinhaltet. Hierfür müssen Sie allerdings zunächst die OneNote Learning Tools installieren.
Der Plastische Reader hilft beim Lesen von Texten
Neue Funktion für OneNote Web-App
Neben den verschiedenen Apps gibt es von OneNote auch eine Web-App von OneNote. Auch diese wird neue Funktionen erhalten.
Verbessertes Copy/Paste
Die verbesserte Copy-Paste-Funktion erlaubt es jetzt, reichhaltige Inhalte (Tabellen, Listen) aus externen Quellen in eine OneNote-Seite einzufügen, ohne das Quellformat zu verlieren.
Zoom-in & Zoom-out
OneNote bietet jetzt sämtliche Zoom-Funktionen, inklusive Auswahl der Zoom-Stufen und Finger-Zoom auf Touchscreens.
Neues Modus-Umschalt-Feature
Der neue Modus-Switcher für Teams und andere Office-Apps wie Word, Excel und PowerPoint ermöglicht einen einfachen Wechsel zwischen Bearbeitungs- und Anzeigemodus, um versehentliche Änderungen zu vermeiden.
Bilder als Seitenhintergrund
In der Web-Version können Bilder als Seitenhintergrund definiert werden. Das dient nicht etwa der Verschönerung, sondern soll dabei helfen, Anmerkungen, Notizen und Hervorhebungen „über“ dem Bild zu machen, ohne dabei Gefahr zu laufen, dass es dabei verrutscht und alle Annotationen neu platziert werden müssen.
Erinnerung an die zuletzt geöffnete Seite
Außerdem merkt sich die Web-Version von OneNote nun die zuletzt geöffnete Seite innerhalb eines Abschnitts. Wechselt man zwischen verschiedenen Abschnitten, landet man immer wieder auf der zuletzt geöffneten Seite anstatt wie bisher auf der ersten Seite im Abschnitt.
Zeichnen mit dem Finger
Eine weitere Neuerung ist die Möglichkeit, mit dem Finger, statt mit einem Stift zu zeichnen.
Mehr Infos zu den geplanten Funktionen für OneNote für das Web und die OneNote App in Microsoft Teams finden Sie hier.
