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Microsoft zieht ab 1.1.2023 eine (virtuelle) EU-Datengrenze

Wir haben in den vergangenen Monaten mehrfach über das Thema Microsoft und Datenschutz berichtet. Immer wieder wurde dabei auch eine sog. EU-Datengrenze genannt. Nun ist es endlich so weit mit dieser Datengrenze, zumindest, wenn man einem Blogartikel von Microsoft glauben darf. Darin kündigt der Konzern die schrittweise Einführung der EU-Datengrenze für den öffentlichen Sektor und gewerbliche Kunden in der Europäischen Union (EU) und der Europäischen Freihandelsassoziation (EFTA) ab 1. Januar 2023 an.

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Endlich: Das einfache Umbenennen von bestehenden Teams-Kanälen und SharePoint-Ordnern funktioniert

Es hat mehr als ein Jahr gedauert, aber jetzt ist es endlich da: das einfache und problemlose Umbenennen von Kanalnamen in Teams bei gleichzeitiger und synchroner Umbenennung des dazugehörigen Ordners in SharePoint Online.

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Praxistipp Microsoft Word: Live-Chatten in Kommentaren

Die Kommentarfunktion in Microsoft Word gibt es schon sehr lange. Ein Nutzer konnte in einem Dokument an einer bestimmten Textstelle einen Kommentar hinterlassen, der später von einer anderen Person, z. B. dem Autor, gelesen, bearbeitet oder gelöscht werden konnte. Mit der Einführung der Online-Zusammenarbeit in der Cloud über Microsoft365 / Office365 wurde diese Kommentarfunktion noch einmal deutlich verbessert. Jetzt konnten mehrere Nutzer zugleich in einem Dokument arbeiten und Kommentare schreiben und darauf antworten. Was viele aber nicht wissen: Man kann sogar innerhalb der Kommentare in einem Dokument live chatten.

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Microsoft vereint unter dem Namen Purview alle Microsoft 365-Compliance-Lösungen

Heute haben wir eine Meldung, die sich eher an die Microsoft Administratoren richtet. Es geht um die Vereinheitlichung aller Microsoft 365-Compliance-Lösungen unter dem neuen Markennamen „Microsoft Purview“. Microsoft hat die bisherigen Microsoft 365-Compliance-Lösungen und Azure Purview (daher kommt der Begriff Purview!) in einem einzigen Portfolio zusammengeführt und die Benennung aus Konsistenzgründen mit anderen Angeboten in Einklang gebracht.

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„Anzeigen als“ Status in Teams-Besprechungen bald individualisierbar

Wer in Teams an einer Besprechung teilnimmt, dessen Status wird standardmäßig auf „Beschäftigt“ gesetzt. Lediglich der Organisator der Besprechung kann einen anderen Status bei der Erstellung des Termins definieren. Dieser geänderte Status wird danach für alle Teilnehmer, die sich anmelden, angezeigt.

Bild: Microsoft

Das wird sich ändern. In Kürze können Microsoft Teams-Benutzer eine individuelle “Anzeigen als”-Statusmeldung für Besprechungen festlegen – unabhängig von der vom Organisator eingestellten Status. Der aktualisierte Status spiegelt sich in Ihrem Kalender wider.

Diese Änderung befindet sich aktuell bereits in der Einführung und wird bis Juni abgeschlossen sein.

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Auch Teams bekommt eine LinkedIn-Integration

LinkedIn hat sich nicht zur zentralen Anlaufstelle der digitalen B2B-Kommunikation entwickelt, es gehört seit 2016 auch zum Microsoft-Konzern. LinkedIn ist aus der aktuellen Social Media Landschaft nicht mehr wegzudenken. Über 17 Mio. Menschen nutzen LinkedIn im DACH-Raum und über 810 Mio. sind es 2021 weltweit.

Es war eine Frage der Zeit, bis Microsoft beginnen wird, seine Office-Produkte mit dem sozialen Netzwerk zu verknüpfen, um Nutzern beispielsweise von Outlook oder demnächst Teams Zusatzinformationen zu den E-Mail-Empfängern bereitzustellen.

Hinweis: Anders als bei Anwendungen anderer Anbieter haben Sie hier die volle Kontrolle über die Verknüpfungen. Zum einen müssen die IT-Verantwortlichen Ihrer Organisation die LinkedIn-Kontoverbindungen in Azure Active Directory grundsätzlich genehmigen.

Die LinkedIn Verknüpfung muss im Azure Active Directory grundsätzlich genehmigt werden.

Zum anderen müssen Sie der Verbindung von Ihrem Microsoft Arbeits- oder Schulkonto mit Ihrem LinkedIn-Profil aktiv zustimmen.

Nutzer müssen der Verknüpfung zustimmen. Bild: Microsoft

Sollte diese Zustimmung vorliegen, können zwischen Apps Ihres Microsoft Arbeits- oder Schulkontos und LinkedIn ausgetauscht werden. Welche Daten dies sind, erfahren Sie hier.

Microsoft wird die Verknüpfung nach Outlook nun auch für Teams einführen. Sollten alle Voraussetzungen erfüllt sein, werden Sie in einer 1:1-Unterhaltung in Teams neben den vorhandenen Registerkarten für Chat, Dateien, Organisation und Aktivität „LinkedIn“ als weitere Option angezeigt bekommen. Dies funktioniert genauso wie die Visitenkarte in Outlook heute.

Bei Klick auf diese Funktion werden Sie wie die Visitenkarte in Outlook heute weitere Informationen aus dem LinkedIn-Profil der Person angezeigt bekommen.

Profildetails im 1:1 Chat. Bild: Microsoft

Die neue LinkedIn-Integration in Teams wird im April ausgerollt und – sofern Ihre Organisation die Verknüpfung autorisiert hat – automatisch in Ihrem Teams erscheinen.

 

 

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2022 kommt endlich nur noch ein gutes OneNote

Microsoft OneNote ist wohl eines der meistunterschätzten Programme aus Microsofts Office-Universum. Die Notizbuch-Lösung wurde bereits 2003 veröffentlicht, kontinuierlich weiterentwickelt und um wichtige Funktionen, Erweiterungen und Schnittstellen zu Partnerprogrammen ergänzt.

Leider hat Microsoft den Fehler begangen, auf Windows10-Systemen zwei unterschiedliche Programmvarianten einzuführen, was bei Millionen Nutzern für Verwirrung und teilweise Unverständnis gesorgt hat. Während es für die mobilen Endgeräte (Smartphones und Tablets) für Android und iOS sowie MacOS nur jeweils eine OneNote-App gibt, kann der Windows10-Nutzer zwischen den Versionen „OneNote für Windows 10“ und „OneNote“ (frühere Namen waren „OneNote 2016“, „OneNote 2019“ und zwischenzeitlich auch „OneNote Desktop-App“) wählen.

Die Entwicklung des OneNote Logos

Der Grund für die beiden Versionen war schlicht und einfach, dass Microsoft 2014 auf die geniale Idee kam, ein OneNote speziell für Windows 10 herauszugeben, mit schlankerem Programmiercode und etwas weniger Funktionen. Die alte, installierbare Programmversion sollte dann, so zunächst der Plan, nicht mehr weiterentwickelt werden und somit auslaufen. Dies führte jedoch zu vielen Beschwerden in der Nutzer-Community, da mit der alten OneNote-Version einige Funktionen weggefallen wären, die besonders für Unternehmen wichtig sind (z. B. der frei wählbare Speicherort). Daraufhin lenkte Microsoft ein und gab zunächst eine Koexistenz beider Versionen bekannt.

Diese jahrelange Parallelexistenz der beiden Programmvarianten wird in diesem Jahr endgültig beendet. Microsoft hat offiziell das Ende für die UWP (Universal Windows Platform)-App „OneNote für Windows 10“ verkündet.

Zukünftig soll die OneNote Desktop-Vollversion, die in jedem Microsoft-365-Abonnement sowie Office-2021-Softwarepaket enthalten ist, allein weitergeführt und ausgebaut werden. Sinnvolle Funktionen der „OneNote für Windows 10“ Version werden integriert. Das „neue“ OneNote ab 2022 erhält neue Funktionen und eine optische Auffrischung der Bedienoberfläche, angelehnt an das Fluent-Design von Windows 11.

Bereits ab dem 3. Quartal 2022 wird „OneNote für Windows 10“ von Microsoft nicht mehr weiterentwickelt. Sie wird zwar erst zum Ende des Supports von Windows 10 im Jahr 2025 endgültig eingestellt, aber alle Nutzer werden schon ab Mitte 2022 aufgefordert, auf das „richtige“ OneNote umzusteigen. Windows 11 PCs finden bereits kein vorinstalliertes OneNote (für Windows 10) mehr.

Wir haben diesen Blogartikel aber nicht veröffentlicht, um nur dies zu erzählen. Sondern wir wollen Ihnen auch einige neue Funktionen des neuen OneNote vorstellen.

Neue Sortierungsoptionen

In der Desktop-Version lassen sich die Seiten nun nach Namen sowie nach Erstellungs- und Änderungsdatum sortieren. Das ist sicher praktisch.

Neue Sortiermöglichkeiten für OneNote Seiten

ie gleiche Funktion gibt es übrigens auch bereits auf dem iPad.

Plastischer Leser für OneNote

Ebenfalls wird in der neuen Desktop-Version der „Plastische Leser“ (Immersive Reader) eingeführt, der eine ablenkungsfreie Ansicht von Textpassagen bietet und auch eine Vorlesefunktion beinhaltet. Hierfür müssen Sie allerdings zunächst die  OneNote Learning Tools installieren.

Der Plastische Reader hilft beim Lesen von Texten

Neue Funktion für OneNote Web-App

Neben den verschiedenen Apps gibt es von OneNote auch eine Web-App von OneNote. Auch diese wird neue Funktionen erhalten.

Verbessertes Copy/Paste

Die verbesserte Copy-Paste-Funktion erlaubt es jetzt, reichhaltige Inhalte (Tabellen, Listen) aus externen Quellen in eine OneNote-Seite einzufügen, ohne das Quellformat zu verlieren.

Zoom-in & Zoom-out

OneNote bietet jetzt sämtliche Zoom-Funktionen, inklusive Auswahl der Zoom-Stufen und Finger-Zoom auf Touchscreens.

Neues Modus-Umschalt-Feature

Der neue Modus-Switcher für Teams und andere Office-Apps wie Word, Excel und PowerPoint ermöglicht einen einfachen Wechsel zwischen Bearbeitungs- und Anzeigemodus, um versehentliche Änderungen zu vermeiden.

Bilder als Seitenhintergrund

In der Web-Version können Bilder als Seitenhintergrund definiert werden. Das dient nicht etwa der Verschönerung, sondern soll dabei helfen, Anmerkungen, Notizen und Hervorhebungen „über“ dem Bild zu machen, ohne dabei Gefahr zu laufen, dass es dabei verrutscht und alle Annotationen neu platziert werden müssen.

Erinnerung an die zuletzt geöffnete Seite

Außerdem merkt sich die Web-Version von OneNote nun die zuletzt geöffnete Seite innerhalb eines Abschnitts. Wechselt man zwischen verschiedenen Abschnitten, landet man immer wieder auf der zuletzt geöffneten Seite anstatt wie bisher auf der ersten Seite im Abschnitt.

Zeichnen mit dem Finger

Eine weitere Neuerung ist die Möglichkeit, mit dem Finger, statt mit einem Stift zu zeichnen.

Mehr Infos zu den geplanten Funktionen für OneNote für das Web und die OneNote App in Microsoft Teams finden Sie hier.

 

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Microsoft stopft mit der Deaktivierung von VBA-Makros das größte Sicherheitsproblem in Office

Eine der ältesten und trotzdem immer noch aktuellen Sicherheitslücken im Windows-Universum wird nun geschlossen: VBA-Makros für Microsoft Office. Microsoft will jetzt Makros in Dateien aus dem Internet standardmäßig deaktivieren und das Aktivieren erschweren.

VBA-Makros vereinfachen die Arbeit in Office, weil sie mit Hilfe der Skriptsprache VBA (Visual Basic for Applications) wiederkehrende und zeitaufwendige Aufgaben erleichtern, die innerhalb einer Microsoft-Office-Datei immer wieder erledigt werden müssen.

Leider werden VBA-Makros von Drittparteien gerne für Angriffe genutzt, um Malware und Fremdcode auszuführen oder Daten auszulesen. Dabei werden entsprechende Skripts in augenscheinlich nützlichen Makros versteckt und im Internet verteilt. Microsoft-Office-Nutzer laden sich manipulierte Makros oder mit den Makros bestückte Office-Dokumente dann herunter und führen sie aus, unwissend, welchen Schaden sie anrichten können.

Bisher ist es so, dass Office-Programme wie Word oder Excel Makros auch nicht einfach ausführen, es wird jedoch nur ein gelber Hinweis eingeblendet, der sich mit einem Klick umgehen lässt.

So einfach wie bisher werden sich Makros bald nicht mehr aktivieren lassen. Sobald ein Benutzer eine Anlage öffnet oder eine nicht vertrauenswürdige Office-Datei mit Makros aus dem Internet herunterlädt, zeigt eine jetzt rote Meldungsleiste ein Sicherheitsrisiko an, dass die Datei VBA-Makros enthält.

Die Schaltfläche „Weitere Informationen“ enthält einen Artikel für Endbenutzer und Information Worker, der Informationen über das Sicherheitsrisiko durch böswillige Akteure, die Makros verwenden, sichere Verfahren zur Verhinderung von Phishing und Malware sowie Anweisungen zum Aktivieren dieser Makros (falls unbedingt erforderlich) enthält.

Um Makros dann tatsächlich freizugeben, müssen Nutzer tiefer in den Eigenschaften der Datei abtauchen und die Makrooption explizit einschalten. Das erfordert also deutlich mehr Aufwand und soll dazu führen, dass Makroviren es künftig schwerer haben.

Los geht es mit der Makro-Sperre laut Microsoft ab April 2022 im Office Preview-Channel. Betroffen sind davon Access, Excel, PowerPoint, Visio und Word unter Windows. Doch auch für ältere Office-Versionen ab Office 2013 plant Microsoft Updates, um Makros einzubremsen.

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Microsoft führt Teams Connect-Kanäle ein

Eine der größten Ankündigungen, die Microsoft in diesem Jahr für Microsoft Teams gemacht hat, ist das kommende Microsoft Teams Connect, auch bekannt als Shared Channels.

Shared Channels (gemeinsame Kanäle) ist ein neuer Kanaltyp innerhalb von Teams, der zusätzlich zu den vorhandenen Standardkanälen und privaten Kanälen innerhalb eines Teams angeboten wird.

Quelle: Microsoft

Damit wird es Nutzern möglich, mit Personen innerhalb und außerhalb der eigenen Organisation in einem gemeinsamen Kanal zu arbeiten. Das Besondere daran: Externe Benutzer sehen diesen Kanal in ihrem eigenen Home-Tenant, sie müssen nicht mehr den Tenant wechseln oder mit einem Gastkonto hinzugefügt werden.

Mit dieser Funktion, die die Zusammenarbeit über Tenants hinaus stark vereinfacht, folgt Microsoft einem vielfachen Wunsch vieler Teams-Nutzer.

Shared Channels revolutionieren die Zusammenarbeit in Microsoft Teams

Welche Auswirkungen diese Neuerung hat, zeigt dieses Praxisbeispiel.

Sie wollen mit Kunden, Partner oder anderen Personen in einem Kanal zusammenarbeiten. Bisher ist für dieses Szenario die Eröffnung eines eigenen Teams notwendig, in das die externen Teilnehmer anderer Organisationen eingeladen werden müssen. Dieser Schritt ist notwendig, weil bisher alle Teilnehmer eines Teams allen Kanälen in diesem Team beitreten und die Dokumente und Apps sehen und nutzen können. Das ist nicht für alle Anforderungen gewünscht. Die externen Personen müssen zur Nutzung des neuen Teams zudem immer vom eigenen Home-Tenant zum neuen Team einer anderen Organisation wechseln.

Mit den neuen Shared Channels von Microsoft Teams Connect wird das einfacher. Diese Kanäle verhalten sich im Grunde wie ein privater Kanal in einem Team. Man kann nur durch Einladung beitreten. Wie bei einem privaten Kanal wird jeder freigegebene Kanal durch eine dedizierte SharePoint-Teamwebsite abgebildet. Sie können Einzelpersonen oder ganze Teams zu einem freigegebenen Kanal einladen. Diese können entweder von Ihrer Organisation oder von einer externen Azure AD-Organisation stammen. Diese Art der Zusammenarbeit in freigegebenen Kanälen basiert auf Azure AD B2B Direct Connect, einer neuen Möglichkeit der Zusammenarbeit mit anderen Azure AD-Organisationen. Mit B2B Direct Connect müssen Sie den externen Benutzer nicht als Gast in Ihrer Organisation hinzufügen.

Quelle: Microsoft

Nach dem Hinzufügen zu einem freigegebenen Kanal können externe Benutzer direkt von ihrem Teams-Konto aus auf den Kanal zugreifen, ohne die Organisation wechseln zu müssen.  Die neuen freigegebenen / gemeinsamen Kanäle werden in allen Tenants durch eine Art Kettensymbol gekennzeichnet.

Quelle: Microsoft

Die neuen gemeinsamen Kanäle unterstützen sowohl Meetings, Registerkarten und Konnektoren sowie Libary Sync mit OneDrive.

Die Unterstützung für Bots, Nachrichtenerweiterungen und Drittanbieter-Apps-Unterstützung ist in Arbeit.

Wichtig zu wissen:

Wie bei privaten Kanälen können auch Shared Channels nicht aus „normalen“ offenen Kanälen umgewandelt werden.

Wurde ein Team vom Administrator für Dritte komplett gesperrt, können natürlich auch keine externen Benutzer in einen gemeinsamen Kanal eingeladen werden.

Freigegebene Kanäle werden derzeit im Rahmen des öffentlichen Vorschauprogramms von Teams eingeführt. Teambesitzer, die im öffentlichen Vorschauprogramm von Teams registriert sind, sehen beim Erstellen eines Kanals freigegebene Kanäle als zusätzlichen Kanaltyp. Laut der Roadmap von Microsoft ist der Roll-out für März 2022 vorgesehen:

Fazit

Mit Microsoft Teams Connect bzw. den Shared Channels läutet Microsoft endlich eine neue Ära der Zusammenarbeit in Teams ein. Mit dem neuen Kanal-Typ wird es einfacher werden, mit internen und externen Benutzern in einem Kanal innerhalb des eigenen Tenants zusammenzuarbeiten.

Weitere Informationen zu freigegebenen Kanälen finden Sie unter Nahtlose externe Zusammenarbeit mit freigegebenen Teams Connect-Kanälen

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Microsoft-Editor: pfiffiger KI-basierter Schreibassistent

Heute möchte ich Ihnen ein kleines, aber sehr hilfreiches Werkzeug für Ihre tägliche Arbeit mit Word und Outlook vorstellen: den Microsoft Editor.

Jeder weiß: Das korrekte Schreiben ist wichtig, ganz egal in welcher Branche oder für welches Medium. Wichtig sind ein korrekter Satzbau, eine harmonische Wortwahl sowie die korrekte Rechtschreibung.

Im Internet tummeln sich viele Korrektur- und Formulierungshilfen, seit kurzer Zeit gesellt sich der Microsoft Editor hinzu.

KI-basierter Closed-Source-Schreibassistent

Der Microsoft Editor ist ein KI-basierter Closed-Source-Schreibassistent, der für Word und Outlook-Apps und als Browser-Erweiterung für Microsoft Edge und Chrome als Teil von Office 365 verfügbar ist. Er erkennt in der Grundversion sowohl Rechtschreib- als auch Grammatikfehler.

In der Version mit einem Microsoft 365-Abonnement weist der Editor auf fortgeschrittene Grammatik- und Stilverbesserungen wie Klarheit, Prägnanz, Formalität, Vokabelvorschläge und mehr hin.

Mehr als 20 verfügbare Sprachen

In mehr als 20 Sprachen hilft er den Nutzern, die perfekten Texte zu schreiben und den Schreibstil zu verbessern.

Informelle oder formelle Ausdruckweise

Zu jedem Zeitpunkt lässt sich einstellen, ob der Text auf eine informelle oder formelle Ausdruckweise überprüft werden soll.

Verfeinerungen

Neben den oben erwähnten Rechtschreib- und Grammatikkorrekturen, gibt der Editor auch Hinweise (Verfeinerungen) zu den Punkten:

  • Formelle Sprache
  • Prägnanz
  • Verständlichkeit
  • Wortwahl

In der Premiumversion (mit einem Microsoft 365-Abonnement) weist er so auf seltsame Formulierungen oder Zeitenwechsel oder ähnliches hin.

Insights

Last but noch least liefert der Microsoft Editor natürlich auch viele Insights, wie die Anzahl von Wörtern, Zeichen, Absätzen und Sätzen und die durchschnittlichen Sätze pro Absatz, durchschnittlichen Wörter pro Satz sowie die durchschnittlichen Zeichen pro Wort.

Mit dem Microsoft Editor erhält man also ein Rundum-sorglos-Paket, wenn es um das korrekte und sprachlich hochwertige Schreiben geht.

Sie finden den Editor oben in der rechten Ecke des Menübandes.

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