Während Microsoft in diesem Jahr kräftig am neuen Outlook schraubt, fallen die Neuerungen und Änderungen in Teams eher klein aus. Dennoch gibt es immer wieder neue Funktionen, die es wert sind, vorgestellt zu werden. Hier sind einige davon.

Mehr Transparenz durch Teams Kanalkarten

Microsoft führt seit Juli 2024 die neuen Kanalkarten ein, die es Benutzern erleichtern, wichtige Informationen über ihre Kanäle schnell und unkompliziert abzurufen.

Die praktischen Helfer bieten einen schnellen Überblick über:

  • die Kanalbeschreibung
  • den Aktivitätsstatus
  • den Teamnamen
  • die Mitgliedschaftsinformationen

In Zukunft poppt beim Drüberfahren diese Infotafel auf

All diese Informationen werden auf dem Teams-Desktop-Client und im Teams Web-Client angezeigt, indem Sie mit der Maus über Kanalnamen fahren. Außerdem finden Sie hier einen schnellen Zugriff auf alle Einstellungen und Verwaltung zu diesem Kanal.

Der Rollout erfolgt automatisch und soll Ende Juli abgeschlossen sein. Die neue Funktion vereinfacht die Informationsbeschaffung und Verwaltung von Teams-Kanälen erheblich.

Microsoft räumt auf: Teams blendet ungenutzte Kanäle automatisch aus

Unübersichtlichkeit in Teams ist ein bekanntes Thema, das oft auch als Teams- oder Kanal-Wildwuchs bezeichnet wird. Ein Grund dafür ist sicher, dass man inzwischen in jedem Team bis zu 1000 Kanäle anlegen kann. So entstehen in vielen Umgebungen mit der Zeit unzählige kaum oder nicht genutzte Kanäle, für die sich niemand mehr verantwortlich fühlt.

Microsoft führt jetzt einen neuen Mechanismus ein, der automatisch für mehr Übersichtlichkeit sorgt.

Ab Mitte Juli 2024 wird Teams damit beginnen, inaktive Kanäle für Benutzer auszublenden. Die neue Teams-Option identifiziert automatisch ungenutzte Kanäle und blendet diese aus der sichtbaren Kanal-Liste aus. Bisher gibt es von Microsoft keine näheren Informationen darüber, welche Kriterien genau herangezogen werden.

Eine Info-Meldung erklärt, dass inaktive Kanäle unsichtbar geschaltet wurden (Bild: Microsoft)

Zu Anfang wird Teams den Nutzern eine neue Popup-Meldung anzeigen, die über das Ausblenden von nicht mehr aktiven Kanälen informiert. Zur Kontrolle kann der Benutzer die Liste der betroffenen Elemente überprüfen.

Die inaktiven Kanäle können selbstverständlich jederzeit wieder eingeblendet werden, und Benutzer können den automatischen Prozess deaktivieren oder später wieder aktivieren. Das Verhalten der Bereinigungsfunktion kann über die Teams-Einstellungen verwaltet werden. Im Abschnitt Allgemein erscheint neuer Abschnitt mit Schalter und einem Knopf „Jetzt bereinigen“. Ausgeblendete Kanäle verschwinden nicht komplett, sondern lassen sich nachträglich auch wieder sichtbar machen.

In den Teams-Einstellungen können Sie festlegen, dass bereinigt wird oder nicht (Bild: Microsoft)

Microsoft stellt Office-365-Konnektoren für Teams ein

Eine Funktion, die von vielen Unternehmen genutzt wird, ist die Office 365-Konnektoren-Funktion. Damit können etwa Dienste in Microsofts Azure-Cloud, ein RSS-Feed, ein Trello-Board oder ein GitHub-Repository mit MS Teams verbunden werden. Mit selbst entwickelten Webhooks lässt sich beispielsweise eine Verbindung zu einem Monitoring- oder Ticketing-System oder einer CI/CD-Pipeline herstellen.

Nun stellt Microsoft kurzfristig die Microsoft Teams Office 365 Connectors-Funktion ein, und zwar zwischen dem 15. August 2024 und dem 1. Januar 2025. Die Erstellung neuer Konnektoren wird ab dem 15. August 2024 blockiert, und bestehende Konnektoren funktionieren ab dem 1. Oktober 2024 nicht mehr. Unternehmen, die die Konnektoren-Funktion nutzen, wird empfohlen, für ähnliche Funktionen auf das eigene Power-Automate bzw. zur Workflows-App in Teams zu wechseln.

Als Grund für diese Aktion, die vor allem Firmenkunden verärgert, gibt der Konzern diese Erklärung:

„Da wir nach kontinuierlicher Verbesserung streben, stellt die Umstellung auf Power Automate-Workflows unser Engagement für die Bereitstellung skalierbarer, flexibler und sicherer Lösungen dar. Power Automate-Workflows bieten nicht nur erweiterte Funktionen, sondern stellen auch sicher, dass Ihre Integrationen auf einer Plattform basieren, die mit Ihren Geschäftsanforderungen wachsen kann.“

Wenn ein Benutzer mit einem aktiven Office 365-Connector eine Nachricht in Teams postet, wird am Ende der Nachricht eine Warnmeldung über die bevorstehende Einstellung des Connectors eingefügt:

Bild: Microsoft

Wenn Sie mehr über die Einstellung von Microsoft Office 365-Konnektoren und die Migration zu Workflows erfahren wollen, empfehle ich diesen Blogartikel.

Klassisches Microsoft Teams: Deinstallation nur für Windows angehalten

Wie wir alle wissen, wurde das klassische Teams im Frühjahr komplett abgelöst und eingestellt. Microsoft hatte damit begonnen, im Rahmen von Updates das klassische Microsoft Teams für Windows automatisch zu deinstallieren. Diese automatische Deinstallation wird nun aufgrund eines Problems angehalten, das sich auf das Teams-Besprechungs-Add-In in der Microsoft Outlook-Anwendung auswirkt. Dieses Problem kann dazu führen, dass das Microsoft Teams-Besprechungs-Add-In in Outlook aus der Outlook-Anwendung für Windows verschwindet oder zu Fehlern führt, wenn Benutzer versuchen, Teams-Besprechungen zu planen oder daran teilzunehmen.

Wenn dieses Problem bei Ihnen auftritt, besteht eine vorübergehende Problem-Umgehung darin, den Microsoft Teams-Kalender zu verwenden, um Besprechungen zu planen oder daran teilzunehmen. Informationen zum Reparieren von Benutzern, bei denen weiterhin Probleme mit dem Teams-Besprechungs-Add-In in Outlook auftreten, finden Sie unter Teams-Besprechungs-Add-In fehlt in Outlook und im neuen Teams – Microsoft Teams | Microsoft Learn

Die Pause wirkt sich nur auf Kunden aus, die das klassische Teams noch nicht deinstalliert haben.

Seit Jahren versuchen Softwareunternehmen wie Microsoft, ihre Produkte im Abonnementmodell zu etablieren. Doch nicht alle Nutzer bevorzugen diese Art der Lizenzierung. Für diejenigen, die lieber einmal bezahlen und dann über Jahre hinweg ihre Software nutzen möchten, hat Microsoft nun Office 2024 sowohl für Unternehmen als auch für Privatanwender angekündigt – eine eigenständige Version ohne Abo-Zwang. Die Stand-alone-Version wird laut einem Blogbeitrag von Microsoft ab April in einer Vorschau zu sehen sein – als Office LTSC 2024 für Unternehmen und Organisationen.

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Teams ist im Microsoft-Universum wohl die Software mit den meisten Veränderungen, Ergänzungen, Updates. Kein Wunder, es dürfte mit 320 Millionen Teams-Nutzern immer noch der Platzhirsch im Bereich der Collaboration-Lösungen weltweit sein.  Zum einen will Microsoft sicher diesen Platz verteidigen, zum anderen steht der endgültige Wechsel aller Nutzer auf das neue Teams 2.0 Ende März kurz bevor.

Seit unserem letzten Update Mitte Januar hat sich wieder einiges geändert. Einiges davon sind nur Kleinigkeiten, aber mit großer Wirkung. Die für mich wichtigsten Änderungen habe ich nachfolgend zusammengefasst.

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Ende März 2024 will Microsoft zwangsweise alle alten Teams-Desktop-Clients auf das neue Teams 2.0 umstellen. Laut einer Mitteilung im Microsoft 365 Admincenter haben bislang 90 Millionen Nutzer den neuen Teams-Client ausgewählt. Im Oktober 2023 hatte Microsoft eine Zahl von 320 Millionen Teams-Nutzern genannt, was darauf hindeutet, dass weniger als ein Drittel der Nutzer bislang auf die neue Version umgestiegen sind. Diese Quote ist nicht gut und könnte dazu führen, dass die Frist verlängert wird.

Wie auch immer, das neue Teams 2.0 wird bald auf Ihren Rechnern zum Einsatz kommen.

Ich beobachte die Entwicklung des neuen Desktop-Clients sehr genau und möchte Ihnen regelmäßig Updates über Veränderungen geben. Das gehören sowohl neue Funktionen als auch weggefallene Funktionen.

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Es war einmal in einer Zeit, in der Weihnachten einen futuristischen Touch bekommen hatte. Die Welt war vernetzter denn je und selbst der Weihnachtsmann hatte seine Methoden modernisiert.

In der Zentrale des Weihnachtsmanns, einem hochmodernen Hauptquartier, das in den Wolken über dem Nordpol schwebte, liefen alle Vorbereitungen für das bevorstehende Fest auf Hochtouren. Die Elfen waren eifrig dabei, Geschenke zu verpacken und die Rentiere wurden auf ihre Flüge vorbereitet.

Doch dieses Jahr gab es eine kleine Panne: Die Liste mit den Geschenkideen für die Kinder auf der ganzen Welt war plötzlich verschwunden! Der Weihnachtsmann rieb sich ratlos den weißen Bart. “Das ist ein Fall für unsere Helfer im technischen Support!”, rief er aus.

Schnell wurde Microsoft Office 365 und besonders Teams aktiviert. Die Elfen hatten sich bereits auf die Arbeit mit den modernen Tools eingestellt. Sie starteten eine Videokonferenz, um das Problem zu lösen. In kürzester Zeit waren sie alle über Teams miteinander verbunden: die Elfen aus der Spielzeugfabrik, die Rentierpfleger aus dem Stall und sogar der Weihnachtsmann selbst.

“Guten Abend, meine kleinen Helfer! Wir haben ein kleines Problem mit unserer Liste. Sie ist plötzlich unauffindbar”, verkündete der Weihnachtsmann über das virtuelle Meeting. Doch die Elfen waren alle ratlos. Und als sie alle ganz traurig und verzweifelt dreinschauten, fiel ihnen plötzlich Helmut Gräfens Name ein. Helmut war bekannt für sein tiefes Verständnis von Office365 und hatte schon oft bei kniffligen Problemen geholfen.

Eilig schickten sie eine Nachricht über Teams an Helmut Gräfen und baten um seine Hilfe. Innerhalb weniger Minuten erhielten sie eine Antwort. “Keine Sorge, ich bin auf dem Weg!”, lautete Helmut Gräfens Nachricht. Wenig später erschien Helmut in einem glänzenden virtuellen Avatar auf dem Bildschirm der Elfen. “Hallo zusammen! Ich habe gehört, dass ihr ein kleines Problem mit eurer Liste habt. Lasst mich mal reinschauen”, sagte er mit einem breiten Lächeln.

Mit seiner Expertise in Office365 und seiner Fähigkeit, selbst die verwinkelsten Datenpfade zu verstehen, durchforstete Helmut die Cloud. “Ah, hier haben wir es!”, rief er triumphierend aus. Tatsächlich hatte die Liste sich in einem unerwarteten Bereich versteckt, den niemand bemerkt hatte.

Die Elfen jubelten vor Freude über Helmut Gräfens Hilfe. “Danke, dass du so schnell gekommen bist und uns gerettet hast!”, riefen sie im Chor.

Der Weihnachtsmann lachte erleichtert. “Ihr alle seid meine wahren Helden! Danke, dass ihr an Helmut gedacht habt, der so geschickt mit diesen Tools umgehen kann.”
Helmut lächelte bescheiden. “Das ist Teil meines Jobs, den Weihnachtszauber aufrechtzuerhalten!” Mit einem letzten Klick präsentierte er die wiederhergestellte Liste auf dem Bildschirm. “Alles ist wieder in Ordnung, ihr könnt weitermachen.”

Mit der Liste wieder sicher in der Hand konnte die Produktion der Geschenke fortgesetzt werden. Dank Outlook wurden die Lieferzeiten koordiniert und die Flugrouten der Rentiere perfekt geplant.
Und so kam es, dass an Heiligabend alle Kinder auf der Welt ihre Geschenke erhielten, dank der modernen Technologie, die den Weihnachtszauber aufrechterhielt. Es war ein Weihnachtsfest voller Wärme und Magie, in dem Microsoft Office 365 und Teams eine entscheidende Rolle spielten, um sicherzustellen, dass die Freude des Festes alle erreichte.

Wir wünschen allen Kunden, Geschäftspartnern, Freunden und Bekannten winterweiße, fröhlich-friedliche, herrlich-himmlische und erstaunlich erholsame Weihnachtstage. 🎄 🎅

 

Sie haben auch ein akutes Problem mit Office365/Microsoft365?

Ich helfe Ihnen gerne weiter. Senden Sie mir einfach eine E-Mail an helmut.graefen@team-babel.de oder rufen Sie mich an unter 02407-90 89 90-14.

Wie mittlerweile bekannt sein sollte, ist Microsoft derzeit dabei, den neuen Outlook-Client, der als neues „Outlook für Windows” bekannt ist, auszurollen und die bisherigen Windows-Apps Mail und Kalender zu ersetzen. Ich hatte im Sommer im Beitrag Das neue Outlook für Windows: Microsoft veröffentlicht die öffentliche Preview – Der Office365 Experte bereits über den neuen Client berichtet. Es handelt sich um eine kostenlose App für Windows-Benutzer, die es ermöglicht, verschiedenen E-Mail-Konten und Kalender einzubinden, sodass sich diese unter der neuen Oberfläche verwalten lassen.

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Über die neue Microsoft Loop-App habe ich vor einigen Wochen berichtet.

Loop ist eine Art Hub, in dem verschiedene Arten von Inhalten und Informationen zusammengeführt werden können. Der Clou ist, dass die in einer Loop-Seite erstellten und/oder gesammelten Loop-Komponenten wiederum in anderen Microsoft-Anwendungen wie Teams, Outlook und SharePoint eingebunden werden, stets mit der Verknüpfung nach Hause (zur Loop-Komponente).

Jetzt sind die ersten Standard-Loop-Komponenten fertig, u. a. für Microsoft Planner.  Darauf möchte ich heute näher eingehen, denn auf den ersten Blick ist das ganze Thema etwas verwirrend.

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Microsoft Outlook kann ja sehr viel. Aber eines ist bisher nur schwierig umzusetzen: Einen Newsletter versenden. Insbesondere eine grafisch etwas ansprechende Gestaltung ist in dem Tool eine echte Herausforderung, weil man keinen echten WYSWIG-Editor zur Verfügung hat.

Insgesamt ist Microsoft in Sachen Newsletter-Gestaltung bisher schlecht aufgestellt. Das hat der Konzern jetzt geändert.

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Nach Safe Harbor und dem Privacy Shield wurde mit dem „EU-U.S. Data Privacy Framework“ ein neues Datenschutzabkommen zwischen der EU und den USA ins Leben gerufen. Es bildet die Grundlage für einen im Juni 2023 gefassten Beschluss der Europäischen Kommission, in dem das Datenschutzniveau für zertifizierte Unternehmen in den USA für angemessen erklärt wird („Angemessenheitsbeschluss“).

Der von der EU und den USA vereinbarte neue Rahmen legt einen sehr hohen Standard dafür fest, wie Regierungen versuchen sollten, auf die personenbezogenen Daten der Europäer zuzugreifen, und enthält wichtige Rechte für Einzelpersonen, um Wiedergutmachung zu erhalten, wenn auf ihre Daten unrechtmäßig zugegriffen wird.

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Microsoft überarbeitet derzeit seine Bookings-Erfahrung. Mit Bookings können Dritte einfach und unkompliziert Termine in Ihrem Kalender finden und buchen. Neben einer Webversion von Bookings gab es lange Zeit eine mobile App für Android und iOS sowie eine App für Teams und Outlook.

Offenbar haben die vielen verschiedenen Einstiegspunkte zu Verwirrung oder wie Microsoft es nennt, zu einer „inkonsistenten Benutzererfahrung“ geführt. Bei immer mehr Nutzern kam der Wunsch zu einer einheitlichen Oberfläche und Benutzererfahrung von Bookings über alle Einstiegspunkte hinweg zu bieten.

Dem ist das Unternehmen nun gefolgt.

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