Newsletter mit SharePoint versenden – Microsoft präsentiert die neuen SharePoint-News-Vorlagen für E-Mail

Microsoft Outlook kann ja sehr viel. Aber eines ist bisher nur schwierig umzusetzen: Einen Newsletter versenden. Insbesondere eine grafisch etwas ansprechende Gestaltung ist in dem Tool eine echte Herausforderung, weil man keinen echten WYSWIG-Editor zur Verfügung hat.

Insgesamt ist Microsoft in Sachen Newsletter-Gestaltung bisher schlecht aufgestellt. Das hat der Konzern jetzt geändert.

Die Idee: Eine SharePoint-Seite als Newsletter gestalten und an die Empfänge senden. Damit Sie die Newsletter-Gestaltung nicht mit einem leeren Blatt bzw. einer leeren Seite beginnen müssen, hat Microsoft die SharePoint-Erweiterung „News-Vorlagen für E-Mail“ veröffentlicht. Diese ermöglicht das kinderleichte Erstellen und den Versand von Newslettern mit dem SharePoint-Editor.

Damit die News-E-Mail auch optisch korrekt im Posteingang der Empfänger dargestellt wird (übrigens ein großes Manko viele Newsletter), wurden insgesamt 6 verschiedenen Vorlagen in einem Set zusammengestellt, die speziell für den E-Mail-Versand optimiert sind. Neben der Newsletter-Vorlage gibt es eine schicke Veranstaltungs-Vorlage. Die neuen Vorlagen für Statusaktualisierungen, Prozesse und Thema sowie eine „nackte“ Vorlage ergänzen das Set.

Newsletter anlegen

Der Ablauf funktioniert grundsätzlich wie das übliche Erstellen eines Neuigkeitenbeitrags. Beim Anlegen eines neuen Posts erscheint nun im Vorlagendialog der neue Abschnitt Für E-Mail gemacht.

Hier finden Sie die sechs Vorlagen mit fertigen Platzhaltern und Webparts. Diese können Sie selbstverständlich ganz individuell anpassen.

Klicken Sie auf „Post erstellen“ und die Seite wird angelegt. Es öffnet sich der Editor.

Beitrag veröffentlichen und versenden

Um den Newsletter aka Neuigkeitenbeitrag zu versenden, müssen Sie ihn wie bisher auf Ihrer SharePoint-Seite veröffentlichen.

Klicken Sie hierfür auf „Post and send“ oben rechts.

Nachdem Sie dies erledigt haben, können Sie diesen Beitrag nun an mehrere Empfänger senden. Tragen Sie einfach alle Empfänger in das dafür vorgesehene Feld ein und klicken Sie auf „Senden“.

Ihre Empfänger erhalten die Nachricht in ihrem Outlook-Posteingang in der von Ihnen definierten Form.

Das war’s. Ganz einfach, oder?

Ein paar wichtige Hinweise von mir.

Das Senden eines Beitrags als E-Mail ändert übrigens nichts an den vorher eingestellten Seitenberechtigungen. Das heißt, dass ein Empfänger nicht durch den reinen Erhalt eines solchen Beitrags auch die Zugriffsrechte auf die Site übertragen bekommt.

Die an Ihren Verteiler gesendete E-Mail finden Sie in Outlook im Ordner „Gesendete Elemente“. Der Newsletter wird über den E-Mail-Account versendet, dessen Nutzer in SharePoint angemeldet ist und den Newsletter erstellt hat.

Die neue Funktion, die unter der Microsoft 365 Roadmap ID 124803 bekannt gegeben wurde, wird derzeit an alle Nutzer ausgerollt.

Eine detailliertere Erklärungen finden Sie im Microsoft-Blog.