Der „New Planner“ – Geniestreich mit Geschmäckle

Er ist monatelang in allen Kommunikationskanälen angekündigt worden als die ultimative Lösung für die Aufgabenverwaltung und das professionelle Projektmanagement in Unternehmen: Der neue Planner (New Planner). Er soll Microsofts Funktionen in den Bereichen Aufgabenmanagement, kollaboratives Arbeitsmanagement und unternehmensweites Projektmanagement in einer einzigen Lösung bündeln, angereichert mit der Microsoft KI Copilot.

Dafür wurden in den vergangenen Monaten die frühere Tasks by Planner- und To Do-App in Microsoft Teams in Planner und Microsoft Project für das Web in Planner Premium umbenannt. Viele Nutzer freuten sich bereits, dass neben den klassischen Planner-Funktionen bald auch Elemente für das Projektmanagement, wie man sie aus Microsoft Project kennt, in den Planner Einzug halten. Tun sie auch, aber leider nicht kostenlos. Mehr dazu später.

Seit April 2024 ist der „New Planner“ nun in den meisten Kundenumgebungen verfügbar. Derzeit nur in Microsoft Teams, bald auch als eigene Planner App. Microsoft hat darin die Funktionen seiner Kollaborationstools To Do, Planner und Project for the web kombiniert.

Sie finden ihn in Ihrem Teams in der linken Hauptmenüleiste als eigene App. Dort sind nun unter einer einheitlichen Oberfläche all Ihre Pläne und Aufgaben (aus To Do) zu aufgelistet.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Oberfläche und Struktur

Die Oberfläche der Planner-App in Teams ist intuitiv und aufgeräumt, wie bereits gezeigt aufgeteilt in Mein Tag, Meine Aufgaben und Meine Pläne. Diese Aufteilung kennen Sie zum Teil von To Do.

Unter dieser Gruppierung finden Sie Pläne, die Sie als Favoriten angeheftet haben

Meine Aufgaben

Im Bereich Meine Aufgaben sind diese in vier Unterkategorien eingeteilt Alle, Private Aufgaben, Mir zugewiesen und Gekennzeichnete E-Mails. Hinter den Aufgaben im Bereich Mir zugewiesen verbergen sich die Aufgaben aus dem Planner, Private Aufgaben sind die Aufgaben aus TO DO.

Neu ist, dass in Outlook gekennzeichnete E-Mails im neuen Planner optisch im gleichen Look daherkommen, wie die Aufgaben. Sie können eine Deadline, einen Status oder eine Priorität, eine Notiz sowie eine Checkliste hinzufügen. Die ursprüngliche Mail ist automatisch als Anlage hinterlegt.

Meine Pläne

Im Bereich Meine Pläne finden Sie die Pläne, in denen sie Mitglied sind. Hier werden die Pläne in ebenfalls in vier Kategorien eingeteilt: Zuletzt verwendet, Freigegeben, Persönlich, Angeheftet, Meine Teams.

Im Grunde ist die Einteilung selbsterklärend. Unter Freigegeben finden Sie alle Pläne, in denen Sie Mitglied sind, unter Persönlich – und das ist neu – die selbst in To Do angelegten Listen. Unter Angeheftet finden Sie nur die favorisierten Pläne und unter Meine Teams eine Darstellung sortiert nach Teams.

Neuer Plan

Einfacher ist die Erstellung eines neuen Plans geworden. Über den Funktionsknopf + Neuer Plan können Sie im folgenden Schritt einen Basic Plan oder eine Formatvorlage auswählen. Achtung: Einige Vorlagen sind nur mit der Premium-Lizenz verfügbar. Im nächsten Schritt entscheiden Sie, ob der Plan einzeln oder eine Microsoft 365-Gruppe zugeordnet werden soll. Ohne Zuordnung zu einer schon bestehenden M365-Gruppe handelt es sich um einen privaten Plan. Sie können ihn später jederzeit einer bestehenden Gruppe freigeben oder eine neue Gruppe für diesen Plan erstellen.

Die Planner Oberfläche

Auf den ersten Blick fällt auf, dass die Oberfläche eines Plans heller und aufgeräumter wirkt.

Wie bisher können Sie dort Spalten (Buckets) und darin Kärtchen anlegen. Daran hat sich nichts geändert. Das Notizfeld innerhalb einer Aufgabenkarte hat leider immer noch keinen WYSIWYG-Editor wie bei Word erhalten. Dennoch werden Schriftgrößen und -arten teilweise beliebig wild durcheinander gemischt. Der Notiz-Editor wirkt leider unfertig.

Sie können sich die Aufgaben nach wie vor als Raster-Liste, Kanban-Board und Zeitplan darstellen lassen. Der Diagramm-Bereich bietet eine gewisse Form von Auswertungen. Kaum nützlich.

Neu sind einige Filterfunktionen. Diese gehe ich an dieser Stelle nicht alle einzeln durch. Lediglich auf einen Punkt möchte ich explizit eingehen. Haben Sie sich seit Start des neuen Planners schonmal gewundert, wo Ihre erledigten Aufgaben hin sind? Dann gehören Sie zu sehr vielen Nutzern, die vor einem Rätsel stehen. Hier ist die Auflösung: Microsoft hat bei der Filterung der Aufgaben nach Fortschritt die erledigten Aufgaben deaktiviert. Damit sehen Sie nur die nicht begonnenen und die Aufgaben in Arbeit. Witzig, oder? Wenn Sie die Option Erledigt aktivieren, sind alle erledigten Aufgaben wieder da.

Aber Achtung: Wenn Sie danach den Plan wechseln und später in diesen Plan zurückkehren, ist die Option Erledigt wieder deaktiviert: Was hat sich Microsoft dabei gedacht?

Mehr Neuerungen konnte ich beim neuen Planner OHNE Planner Premium Abo (also im sogenannten Basic-Plan) nicht entdecken.

Für alle weiteren Funktionen benötigen Sie nämlich ein Premium-Abonnement. Deshalb erwähnte ich das Geschmäckle. Hätte man den Nutzern nicht von Anfang an transparent machen müssen, dass die vielen tollen Neuerungen wie das Hinzufügen von Abhängigkeiten zwischen Aufgaben, Gantt-Diagramme, Hinzufügen von Meilensteinen, benutzerdefinierten Aufgabenfeldern, bedingter Farbgebung etc. nur gegen Geld kommt?

Hier ist eine Tabelle, die die Funktionen des Basis- und den Premium-Plans vergleich (auf das Bild klicken zum vergrößern)

Sie sehen, dass die nützlichen und für Projektarbeit wichtigen Funktionen aus Project im Web nur in der Premium-Version vorhanden sind. Auch der Copilot wird im Planner-Premium nutzbar sein.

Kunden die bereits “Projekt im Web” lizensiert haben, können die neue Planner App in Teams mit den Premium Funktionen ohne Zusatzkosten nutzen, solange die Lizenz besteht. Alle anderen können sie einen Monat kostenlos testen. Danach wird ein Abo fällig.

Das kleineste Abonnement Project Plan 1 kostet 9,40 € zzgl. MwSt. pro Benutzer/Monat im Jahresabonnement mit automatischer Verlängerung.  Alle Abonnements finden Sie hier.

Da ich derzeit noch kein (Probe)Abo von Planner Premium gebucht habe, muss ich Sie bzgl. der Funktionsbeschreibung ein wenig vertrösten. Der Artikel kommt aber sicher.

Übersicht: Die Premium-Funktionen

Diese Premium-Funktionen werden Sie in dem neuen Planner erwarten (Auswahl):

Untergeordnete Aufgaben

In der Rasteransicht können verschiedene Aufgaben gruppiert und hierarchisch gestaffelt werden, um mehr Struktur zu schaffen. Jedoch können nur einzelne Aufgaben mit einer Deadline versehen oder einer Person zugewiesen werden. Die Einstellungen für gruppierte, übergeordnete Aufgaben sind eingeschränkt.

Dauer / Aufwand pro Aufgabe

In der Detailansicht einer Aufgabe können Sie die Dauer für deren Erledigung festlegen, welche automatisch auch als Aufwand übernommen wird. Bei einer Dauer von zwei Tagen wird der Aufwand auf 16 Stunden gesetzt. Der Aufwand ist in «Erledigt» und «Rest» unterteilt, wobei diese beiden Werte zusammen den Gesamtaufwand ergeben.

Abhängigkeiten zwischen Aufgaben

Aufgaben können in Abhängigkeit zueinander gesetzt werden, was in der Detailansicht sichtbar ist. Es gibt vier Abhängigkeitstypen:

• Ende zu Start: Das Enddatum der vorherigen Aufgabe bestimmt den Start der nächsten (häufigste Variante).
• Ende zu Ende: Die nachfolgende Aufgabe kann erst abgeschlossen werden, wenn die vorherige beendet ist.
• Start zu Start: Eine nachfolgende Aufgabe beginnt erst, wenn die vorherige anfängt.
• Start zu Ende: Das Startdatum der vorherigen Aufgabe bestimmt das Enddatum der nächsten. Es ist möglich, die Verzögerung oder den Vorlauf der Abhängigkeit in Stunden oder Tagen festzulegen.

Ansicht Zeitachse

Diese Ansicht ist besonders nützlich für Projekte mit Abhängigkeiten und klaren zeitlichen Rahmen. Sie zeigt den zeitlichen Ablauf und die Abhängigkeiten der Aufgaben auf einen Blick. Über die «Filter»-Funktion kann der kritische Pfad angezeigt oder Kategorien wie «Buckets» ausgewählt werden. Mit «Zoom» lässt sich die angezeigte Zeitspanne anpassen und mit «Zu Datum wechseln» ein bestimmtes Datum direkt ansteuern.

Ansicht Personen

Diese Ansicht zeigt alle Personen, die mindestens eine Aufgabe im Plan zugewiesen haben. Der Fortschritt jeder Person kann in Stunden oder Anzahl Aufgaben angezeigt werden. Aufgaben pro Person lassen sich im Kompaktmodus oder mit zusätzlichen Informationen darstellen. Es kann ausgewählt werden, ob erledigte Aufgaben ein- oder ausgeblendet werden sollen. Filtermöglichkeiten stehen auch hier zur Verfügung.

Ansicht Zuordnungen

Diese Ansicht ähnelt der Personen-Ansicht, zeigt jedoch den Aufwand pro Person in einer bestimmten Zeitspanne und verteilt auf Tage, Wochen, Monate oder Jahre. Projektmanager können so den Workload für bestimmte Zeiträume detailliert analysieren.

Ziele

Hier können Plänen bestimmte Ziele zugeordnet werden. Jedem Ziel kann ein Name und ein Enddatum gegeben werden, sowie ein aktueller Status: «Nicht begonnen», «Auf Kurs», «Im Rückstand», «Gefährdet» oder «Geschlossen». Verschiedene Aufgaben können einem Ziel zugeordnet werden, um die Zielerreichung besser zu tracken. Ziele können in der Rasteransicht als zusätzliche Spalte hinzugefügt werden.

Farben in der Rasteransicht

Für mehr Übersichtlichkeit und Farbpräferenz besteht die Möglichkeit, Aufgabenarten in der Rasteransicht farblich zu kennzeichnen. Die Bedingungen für die Einfärbung können festgelegt und mehrere Färbungen hinzugefügt werden.

Fazit

In der Summe scheint der neue Planner ein großer Wurf zu werden. Die Tatsache, dass zunächst den Nutzern verschwiegen wurde, dass viele Funktionen Geld kosten, hat jedoch einen faden Beigeschmack. Wer sie nutzen möchte, muss fast 10 EURO im Monat pro Nutzer zahlen.