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Microsoft bringt verbesserte Suchergebnisseite in Teams an den Start

Manchmal sind es die kleinen Änderungen, die bei der täglichen Arbeit große Effekte erzielen. Nutzer von Microsoft Teams werden sich freuen, dass Microsoft eine optimierte Suchergebnisseite für die Desktoplösung von Teams angekündigt hat.

Bisher wurde die Ergebnisse einer Schlagwortsuche dort in einer schmalen Spalte auf der linken Seite angezeigt. Erst mit Klick auf die Ergebnisse in der Liste werden Details zum Suchergebnis im Hautfenster aufgerufen.

Quelle: Microsoft

Mit der Änderung, die Anfang November ausgerollt wird, werden die Suchergebnisse im Hauptfenster angezeigt. Dazu kann man die Ergebnisse nach Nachrichten, Personen und Dateien filtern.

Quelle: Microsoft

Endlich kommt die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für Teams-Gespräche

Microsoft beginnt jetzt endlich mit der Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (end-to-end encryption bzw. E2EE) der 1:1 VoIP-Gespräche in Teams. Nachdem diese State-of-the-Art-Verschlüsselung von Nachrichten eigentlich für die erste Jahreshälfte angekündigt war, will der Konzern Anfang nun Oktober, spätestens im November 2021 damit starten.

Administratoren werden dann in ihren Einstellungen für Teams die E2EE für eine Gruppe von Nutzern oder den gesamten Tenant aktivieren können. Diese Option ist standardmäßig deaktiviert.

Falls von den Administratoren erlaubt, finden die Nutzer in ihren Teams-Einstellungen im Bereich Datenschutz eine weitere Option zum Aktivieren der E2EE für Gespräche. Diese ist standardmäßig deaktiviert.

Quelle: Microsoft

Wichtig:

Die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung funktioniert nur, wenn beide Teilnehmer eines Gesprächs E2EE aktiviert haben. Nutzer sollten beachten, dass verschlüsselte Gespräche nur Basisfunktionen beinhalten, erweiterte Funktionen wie Mitschnitte, Gesprächsübertragung auf andere Geräte, Fußnoten etc. stehen in den E2EE-Gesprächen nicht zur Verfügung.

Die Funktion wird zunächst nur für Teams-Desktop und mobile Geräte zur Verfügung stehen.

Die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für Online-Meetings in Teams folgt dann später.

 

Microsoft kündigt neue Teams App “Polls” an

Umfragen sind eine feine Sache, um die aktuelle Meinung anderer Personen zu einem Thema zu sammeln. Beliebt sind die Live-Umfragen beispielsweise während eines Online-Meetings. Microsoft bietet mit der App „Forms“ seit längerer Zeit eine Möglichkeit an, in wenigen Sekunden Umfragen, Quiz und Abstimmungen durchzuführen, auch innerhalb von Teams.

Leider hat sich herausgestellt, dass die Kunden die umfangreichen Funktionen der Forms-App zur Erstellung von Umfragen in Teams nicht kennen und deshalb nicht nutzen. Forms wird – wie der Name sagt – in den Köpfen der Anwender immer mit der Erstellung von Formularen verknüpft, aber nicht mit der Erstellung von Umfragen.

Deshalb reagiert Microsoft jetzt und kündigt die App „Polls“ (Originalname) für Teams an. Das Witzige daran: Die neue App wird die gleichen Umfrage-Funktionen haben wie die Forms-App in Teams, nur einen neuen, eingängigeren Namen sowie das Teams-Logo. Die App ist quasi alter Wein in neuen Schläuchen.

Die neue App wird ab Mitte Oktober zunächst in Teams-Meetings und später auch in Chats zur Verfügung stehen. Mit dem Ende der Einführung Mitte November wird die Original-Forms-App für die Nutzung in Teams-Meetings deaktiviert. Die Nutzung in Chats wird Ende Dezember geschlossen. Ältere, mit der Original Forms-App erstellte Umfragen, Quiz und Abstimmungen werden in die neue „Poll“-App migriert, bleiben also erhalten und können z. B. über das Forms-Portal http://forms.office.com angesehen werden.

Die eigentliche Forms-App bleibt auch erhalten und kann weiterhin als Kanal-Tab in Teams eingebunden werden.

Da kommt was Großes auf uns zu: Microsofts Fluid-Framework

Es ist nicht ganz neu, aber die wenigsten Anwender haben bisher davon gehört. Dabei könnte diese Microsoft-Technologie eine Revolution beim Arbeiten mit Microsoft 365 einläuten. Die Rede ist vom Microsoft Fluid-Framework. Weil das Microsoft Fluid Framework mehr ist als irgendeine Technologie, die im Hintergrund von Microsoft 365 werkelt und dafür sorgt, dass die Arbeit im oder mit dem Office-Universum noch reibungsloser funktioniert, wollen wir die Technologie kurz vorstellen.

Microsoft Fluid Framework – was ist das?

Microsoft Fluid Framework ist eine neue Technologie für die reibungslose Zusammenarbeit über mehrere Apps (!). Zusammenarbeit über mehrere Apps – damit sind u. a. Microsoft Teams, OneNote, Office.com, Outlook und Whiteboard gemeint. Kern des Fluid Frameworks sind sogenannte Fluid-Komponenten und -Arbeitsbereiche, die man als Blöcke oder Module von Office-Inhalten verstehen kann.

Bislang sind beispielsweise Tabellen, Diagramme und Aufgabenlisten statisch an bestimmte Dokumente und Anwendungen gebunden. Werden sie beispielsweise per E-Mail geteilt, aktualisieren sie sich nicht automatisch, wenn das Dokument verändert wird. Einzige Ausnahme: Das gesamte Dokument wird per SharePoint Link geteilt.

Das wird mit Einführung des Fluid Frameworks anders. Fluid-Module werden in einer Anwendung von Office.com oder in Teams angelegt und verwaltet und erscheinen dann z. B. im Aktivitätsfeed, in der Liste empfohlener Dokumente und in @Erwähnungen. Sie können auch per Outlook(-Web) versendet oder in Meetings eingebettet werden. So können die Fluid-Komponenten zur selben Zeit App-übergreifend von verschiedenen Anwendern genutzt werden.

Derzeit ist das Fluid Framework noch in der finalen Entwicklungsphase, die ersten Komponenten sind aber sehr bald in Teams und den Webversionen von Outlook, Office.com sowie im neuen Whiteboard zu testen. Die Einführung in den Desktop-Versionen wird noch etwas auf sich warten.

Um die Funktionsweise zu verdeutlichen, haben wir im Folgenden ein (noch) fiktives Beispiel für Sie.

Stellen Sie sich vor, Sie erstellen in Teams eine Tabelle mit aktuellen Monatszahlen. Diese Funktion (die im Englischen als Live Components) wird demnächst als neues Element z. B. im Teams-Chatfenster zu sehen sein. Genauso könnte die Tabelle in einer Outlook E-Mail oder in einem anderen Office.com erstellt werden.

Live Components werden bald als neue Funktion in Teams & Co. zu nutzen sein

Wenn Sie die Tabelle nun mit anderen Kollegen teilen (via Chat oder E-Mail) sorgt das Fluid-Framework dafür, dass diese überall immer den aktuellen Stand zeigt. Das heißt, sobald jemand in seiner Anwendung eine Zeile ergänzt, eine Zahl ändern etc. werden die Informationen live in allen Kanälen aktualisiert. Das Gleiche gilt für Diagramme oder auch Aufgabenlisten.

Eine Tabelle in einem Chat-Fenster erstellen und teilen

Die Fluid-Komponente ist dabei ähnlich einem i-Frame in der Anwendung integriert. Sie wechseln also nicht mehr die Oberfläche oder die App, sondern sind in Echtzeit mit dem Inhalt des Chat-Gesprächs oder der E-Mail verbunden. Der Clou: Auch die Bearbeitung, z.B. Filtern oder Sortieren funktioniert aus Outlook oder Teams heraus.

Ein weiterer Anwendungsbereich ist eine neue Notizfunktion der Microsoft-Cloud OneDrive. Künftig soll in jedem Teams-Meeting automatisch diese Notizfunktion verfügbar sein. Jeder Teilnehmer kann dort Informationen rein schreiben – auch schon vor dem Meeting. Die Notizen sehen alle Teilnehmer dann nicht nur in Teams, sondern auch beim entsprechenden Termin im Outlook-Kalender. Die Notizen sind also nicht mehr fest an OneDrive gebunden, sondern über alle Office-Anwendungen hinweg verfügbar.

Notizen live in einem Teams Meeting abgeben

Laut Microsoft ermöglicht das Fluid Framework bald auch die Darstellung von Zeichnungen, Notizen oder auch die Live-Übersetzung von getippten Texten in die verschiedenen Sprachen der Teilnehmer.

Quelle: Microsoft

Wichtige Updates für Microsoft To Do Apps: Ältere Version werden ab November nicht mehr unterstützt

Microsoft hat heute alle Nutzer der Aufgabenverwaltung To Do aufgefordert, bis spätestens 31. Oktober 2021 sämtliche genutzten mobilen und Desktop-To Do-Apps auf Version 2.49 oder höher zu aktualisieren. Hintergrund sind einige große Änderungen bei To Do, die mit älteren Versionen ab 2.48 und tiefer nicht mehr funktionieren.

Nutzer dieser älteren Versionen können die Apps nach dem 31. Oktober 2021 zwar noch im Offlinemodus verwenden, die Aufgaben werden dann nicht mehr geräteübergreifend synchronisiert. Eine Abmeldung führt ab November zum Verlust aller nicht-synchronisierten Daten.

Die Update-Aufforderung gilt für alle Desktop-Apps für Windows und Mac sowie alle mobilen Versionen für iOS und Android.

Sofern auf Ihren Geräten keine automatisches Updates eingerichtet sind, führen Sie diese Updates bitte manuell aus über den entsprechenden App-Store. Die Links dorthin finden Sie hier

Möglicherweise müssen Sie sich für die Updates an Ihren IT-Administrator wenden, um Hilfe bei diesem Update zu erhalten.

Diese Aufforderung zur Aktualisierung gilt nicht für  Online-App von To Do, die wird automatisch aktualisiert.

Wichtige Änderungen für OneDrive Sync-Client und Outlook für iOS und Android

Microsoft räumt auf. In den letzten Tagen wurden einige Nachrichten und Updates bzgl. der Beendigung diverser Services bekanntgegeben. Wir fassen zusammen:

  • Die Unterstützung und Pflege des OneDrive Desktop-Sync-Clients (OneDrive for Business) endet am 10. September für macOS Sierra 10.12 and macOS High Sierra 10.13. Damit werden nur noch die drei letzten Versionen von macOS unterstützt und mit Updates versorgt. Nutzer, die den OneDrive Desktop Sync-Client auf macOS nutzen, müssen also mindestens macOS Mojave 10.14 oder höher verwenden.
  • Outlook für iOS und Android wird ab 13. September nicht mehr mit Kalendern von Facebook, Meetup und Evernote synchronisiert.
  • Ab 20. August wird der OneDrive Desktop-Sync-Client (OneDrive for Business) nicht mehr auf Windows Server 2008 R2 unterstützt.

Nutzer, die diese Anwendungen einsetzen, müssen bis zum jeweils genannten Datum reagieren.

Änderungen bei der Aufzeichnungsfunktion für Teams-Besprechungen

Microsoft werkelt kräftig an neuen Funktionen für Online-Meetings / Online-Besprechungen in Teams. Im ersten Schritt kam die große Umstellung der Speicherorte von Aufnahmen der Besprechungen. Früher wurden diese in Microsoft Stream gespeichert, seit Januar 2021 werden die Aufnahmen standardmäßig entweder in OneDrive oder SharePoint (ODSP) gespeichert. Der Ort hängt davon ab, ob es sich um Besprechungen handelt, die aus einem Kanal gestartet wurden oder nicht. Bei ersterem werden die Aufnahmen in einem Ordner „Aufnahmen“ in SharePoint gespeichert. Bei letzterem werden die Aufnahmen hingegen im OneDrive derjenigen Person gespeichert, die den Aufnahme-Button geklickt hat, dort ebenfalls in einem Ordner „Aufnahmen“. Der alte Speicherort konnte bisher nur durch eine Einstellung des Admins überschrieben werden. Seit August ist auch diese Option nicht mehr verfügbar. Alle Aufnahmen werden nun in ODSP gespeichert.

Damit werden auch einige neue Funktionen im Zusammenhang mit den Aufnahmen von Teams-Besprechungen freigeschaltet. So können die Aufnahmen allen Gästen und externen Teilnehmern der Besprechung zur Verfügung gestellt werden.

Dabei bekommen alle Besprechungsteilnehmer außerhalb eines Kanals automatisch einen Link zur Aufnahme – ausgenommen sind nur die externen Teilnehmer. Diese müssen explizit vom Organisator der Besprechung oder vom Initiator der Aufnahme zur Verteilerliste hinzugefügt werden.

Bei Besprechungen innerhalb eines Kanals wird der Zugriff über die Mitgliederliste des Kanals gesteuert. Ganz frisch ist die Funktion, den Download einer Aufnahme zu blockieren. Wenn der Download der Aufnahme gesperrt wurde, haben nur die Besitzer eines Kanals volle Zugriffsrechte auf die Aufnahmen, alle Mitglieder besitzen nur Leserechte.

Neu ist auch die Funktion der Live-Transkription von Besprechungen in Echtzeit via künstliche Intelligenz. Die Dateien können dann ebenfalls später runtergeladen werden – entsprechende Einstellungen der Teams-Admins vorausgesetzt.

Damit die Aufnahmen nicht ewig in OneDrive oder SharePoint verweilen, führt Microsoft für Aufzeichnungen und Live-Transkriptionen ein Ablaufdatum zum automatischen Löschen einführen. Dabei werden die Besprechungsaufzeichnungen auf Wunsch direkt ab Werk mit einem Ablaufdatum versehen, dessen Frist standardmäßig bei 60 Tagen liegt. Laut aktuellen FAQ-Dokumenten ist es Microsofts Hauptintention, den Speicherplatz in der Cloud (z.B. OneDrive) zu bereinigen. Etwa 400 MB pro Stunde werden von einer solchen Aufzeichnung in Anspruch genommen.

Administratoren und mit entsprechenden Rechten ausgestattete Nutzer können das Ablaufdatum von Meeting-Aufzeichnungen vorab und nachträglich verändern, gelöschte Sitzungen aus dem Papierkorb wiederherstellen oder auch das Ablaufdatum entfernen. Die Einführung dieses neuen Features wird im Laufe des Septembers erwartet.

Perfekt für Musiklehrer, Musiker und Komponisten: Teams kann bald auch HiFi

Die COVID-19 Pandemie hat die meisten von uns zur Remote-Arbeit gezwungen. Besonders im Bereich des E-Learnings und „Home-Schoolings“ hat sich Teams hier durchgesetzt. Auch Musiklehrer mussten Online-Musikunterricht geben, Musiker, Komponisten und andere Musik-Schaffende mussten virtuell (zusammen)arbeiten. Dies alles gestaltete sich allerdings teilweise schwierig, weil die Tonqualität via Internet nicht immer perfekt war. Das hat ein Ende, denn Teams kann bald auch Musik in High Fidelity (HiFi) Qualität übertragen.

Mit diesem Update, das Microsoft jüngst ankündigte, unterstützt Teams 32-KHz-Samplingrate bei 128 KBit/s, wenn die Netzwerkbandbreite dies zulässt. Die interne Audioverarbeitung ist für die Wiedergabe von Musik mit hoher Wiedergabetreue (High Fidelity) optimiert. Wenn die Netzwerkbandbreite nicht ausreicht, kann die Bitrate auf bis zu 48 Kbit/s reduziert werden, wobei die Audioqualität immer noch gut ist.

Nutzern werden außerdem die Optionen zum Deaktivieren von Echounterdrückung, Rauschunterdrückung und anderen Kontrollmechanismen zur Verfügung stehen. Microsoft empfiehlt, keine Bluetooth Geräte, sondern hochwertige externe Lautsprecher oder professionelle Mikrofone und Headsets zu verwenden.

Aktivieren des Musikmodus mit hoher Wiedergabetreue

Hinweis: Da die Funktion in Deutschland noch nicht überall eingeführt ist, nutzen wir die englischen Begriffe und Screenshots.

  1. Bevor Sie einer Besprechung beitreten oder eine starten, wechseln Sie in die Teams-Einstellungen (die drei Punkte oben rechts neben Ihrem Namen und Bild) und dann zu Geräten. Wenn die neue Funktion verfügbar ist, sehen Sie die Option „High fidelity music mode“, die Sie aktivieren. Darunter befindet sich ein Kontrollkästchen für die Echounterdrückung, das standardmäßig aktiviert ist.Wichtig ist, dass Sie diese Einstellung immer VOR dem Start der Besprechung aktiveren, während der Besprechung ist die Einstellung nicht mehr aktivierbar. 
  2. Sobald die Besprechung begonnen hat, erscheint oben in der Verwaltungsleiste zusätzlich ein „High Fidelity Audio Icon“, das Sie aktivieren. Jetzt können Sie Musik in HiFi-Qualität übertragen.
  3. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie erneut auf das Icon, um den Musikmodus mit hoher Wiedergabetreue zu deaktivieren.

Diese Einstellung wird am besten zum Teilen von Musikinhalten und nicht von Sprache verwendet.

Die Einführung dieser Funktion ist aktuell im Gange und wird laut Microsoft bis Mitte Oktober abgeschlossen sein,

Texte laut vorlesen lassen funktioniert bald auch in der mobilen Teams-App

Sich Beiträge, Chatnachrichten und Aufgaben laut vorlesen zu lassen, ist eine feine Sache. Microsoft bietet diese Möglichkeit seit einiger Zeit für Beiträge, Chatnachrichten und Aufgaben in der Web-App und Desktop-App von Teams an. Die Funktion heißt in Deutschland „Plastischer Reader“, international heißt die Funktion „Immersive Reader“.

Ursprünglich wurde diese Funktionserweiterung in Teams für Schülerinnen und Schülern eingeführt, die Probleme mit dem Lesen und Erfassen von Texten haben. Der plastische Reader“ bietet ihnen eine angenehmere Darstellungsform und erleichtert das Lesen. Größere Wortabstände, Silbentrennung oder der Zeilenfokus schaffen eine angenehmere Textwahrnehmung. Zudem bietet der plastische Reader die Möglichkeit, einzelne Wörter oder ganze Texte in verschiedene Sprachen zu übersetzen.

Natürlich kann sich damit jeder Nutzer in Microsoft Teams geschriebene Texte laut vorlesen lassen. Der „Plastische Reader“ enthält auch Grammatiktools wie Sprachparts und Bildwörterbuch. Nun kommt der „Plastische Reader“ auch die mobilen Teams-Apps für iOS und Android.

Sie finden den „Plastischen Reader“, indem z. B. in einer Chatnachricht auf die drei Punkte … klicken bzw. tippen.

Es öffnet sich ein Fenster, dort können Sie das Vorlesen starten oder einzelne Wörter auswählen und vorlesen lassen.

Der „Plastischer / Immersive Reader“ wird im Laufe des Monats Juli überall ausgerollt und ist dann auch in deutscher Sprache verfügbar.

Chatten in Teams-Besprechungen wird einfacher mit Chat Bubbles

Bislang war das Chatten während eines Teams-Meetings etwas unpraktisch und brauchte unnötige Interaktionen, weil der Nutzer ein eigenes Chat-Fenster öffnen musste. Microsoft hat dies nun vereinfach und wird bald die sogenannten „Chat Bubbles“ einführen. Damit erscheinen Chat-Nachrichten, die von Teilnehmer*innen an alle anderen Personen während eines Meetings gesendet wurden als Sprechblasen-ähnliche Anzeigen auf dem Bildschirm.

Damit trägt Microsoft dem Trend Rechnung, dass Chats bei Live-Meetings eine immer wichtigere Rolle bekommen, weil die Teilnehmer*innen live Dokumente, Links oder einfach schriftlich ihre Gedanken mitteilen wollen, ohne z. B. eine Präsentation verbal zu unterbrechen. Leider lenkte das Absenden und Lesen von Chat-Nachrichten zu sehr vom eigentlichen Meeting ab. Weil man dazu ein eigenes Fenster öffnen musste. Mit den „Chat Bubbles“ können die Teilnehmer*innen dem Meeting folgen und zugleich in Diskussionen im Chat führen.

WICHTIG: Die Funktion wird nach der Einführung im Juli standardmäßig aktiviert sein. Nutzer*innen können diese aber aktiv deaktivieren und die Chat-Bubbles verschwinden lassen.