Änderungen bei der Aufzeichnungsfunktion für Teams-Besprechungen

Microsoft werkelt kräftig an neuen Funktionen für Online-Meetings / Online-Besprechungen in Teams. Im ersten Schritt kam die große Umstellung der Speicherorte von Aufnahmen der Besprechungen. Früher wurden diese in Microsoft Stream gespeichert, seit Januar 2021 werden die Aufnahmen standardmäßig entweder in OneDrive oder SharePoint (ODSP) gespeichert. Der Ort hängt davon ab, ob es sich um Besprechungen handelt, die aus einem Kanal gestartet wurden oder nicht. Bei ersterem werden die Aufnahmen in einem Ordner „Aufnahmen“ in SharePoint gespeichert. Bei letzterem werden die Aufnahmen hingegen im OneDrive derjenigen Person gespeichert, die den Aufnahme-Button geklickt hat, dort ebenfalls in einem Ordner „Aufnahmen“. Der alte Speicherort konnte bisher nur durch eine Einstellung des Admins überschrieben werden. Seit August ist auch diese Option nicht mehr verfügbar. Alle Aufnahmen werden nun in ODSP gespeichert.

Damit werden auch einige neue Funktionen im Zusammenhang mit den Aufnahmen von Teams-Besprechungen freigeschaltet. So können die Aufnahmen allen Gästen und externen Teilnehmern der Besprechung zur Verfügung gestellt werden.

Dabei bekommen alle Besprechungsteilnehmer außerhalb eines Kanals automatisch einen Link zur Aufnahme – ausgenommen sind nur die externen Teilnehmer. Diese müssen explizit vom Organisator der Besprechung oder vom Initiator der Aufnahme zur Verteilerliste hinzugefügt werden.

Bei Besprechungen innerhalb eines Kanals wird der Zugriff über die Mitgliederliste des Kanals gesteuert. Ganz frisch ist die Funktion, den Download einer Aufnahme zu blockieren. Wenn der Download der Aufnahme gesperrt wurde, haben nur die Besitzer eines Kanals volle Zugriffsrechte auf die Aufnahmen, alle Mitglieder besitzen nur Leserechte.

Neu ist auch die Funktion der Live-Transkription von Besprechungen in Echtzeit via künstliche Intelligenz. Die Dateien können dann ebenfalls später runtergeladen werden – entsprechende Einstellungen der Teams-Admins vorausgesetzt.

Damit die Aufnahmen nicht ewig in OneDrive oder SharePoint verweilen, führt Microsoft für Aufzeichnungen und Live-Transkriptionen ein Ablaufdatum zum automatischen Löschen einführen. Dabei werden die Besprechungsaufzeichnungen auf Wunsch direkt ab Werk mit einem Ablaufdatum versehen, dessen Frist standardmäßig bei 60 Tagen liegt. Laut aktuellen FAQ-Dokumenten ist es Microsofts Hauptintention, den Speicherplatz in der Cloud (z.B. OneDrive) zu bereinigen. Etwa 400 MB pro Stunde werden von einer solchen Aufzeichnung in Anspruch genommen.

Administratoren und mit entsprechenden Rechten ausgestattete Nutzer können das Ablaufdatum von Meeting-Aufzeichnungen vorab und nachträglich verändern, gelöschte Sitzungen aus dem Papierkorb wiederherstellen oder auch das Ablaufdatum entfernen. Die Einführung dieses neuen Features wird im Laufe des Septembers erwartet.

Chatten in Teams-Besprechungen wird einfacher mit Chat Bubbles

Bislang war das Chatten während eines Teams-Meetings etwas unpraktisch und brauchte unnötige Interaktionen, weil der Nutzer ein eigenes Chat-Fenster öffnen musste. Microsoft hat dies nun vereinfach und wird bald die sogenannten „Chat Bubbles“ einführen. Damit erscheinen Chat-Nachrichten, die von Teilnehmer*innen an alle anderen Personen während eines Meetings gesendet wurden als Sprechblasen-ähnliche Anzeigen auf dem Bildschirm.

Damit trägt Microsoft dem Trend Rechnung, dass Chats bei Live-Meetings eine immer wichtigere Rolle bekommen, weil die Teilnehmer*innen live Dokumente, Links oder einfach schriftlich ihre Gedanken mitteilen wollen, ohne z. B. eine Präsentation verbal zu unterbrechen. Leider lenkte das Absenden und Lesen von Chat-Nachrichten zu sehr vom eigentlichen Meeting ab. Weil man dazu ein eigenes Fenster öffnen musste. Mit den „Chat Bubbles“ können die Teilnehmer*innen dem Meeting folgen und zugleich in Diskussionen im Chat führen.

WICHTIG: Die Funktion wird nach der Einführung im Juli standardmäßig aktiviert sein. Nutzer*innen können diese aber aktiv deaktivieren und die Chat-Bubbles verschwinden lassen.

MS Teams: Team oder Kanal?

„Wann macht die Nutzung von MS Teams Sinn?“

„Wann legt man in MS Teams ein Team und wann einen Kanal an?“

Diese Fragen werden mir immer wieder gestellt. Mit diesem Artikel möchte ich Ihnen eine Hilfestellung an die Hand geben. Klären wir zunächst einmal noch einmal die Begriffe:

Was ist ein Team?

Ein Team ist ein Bereich, in dem eine Gruppe von Personen gemeinsam Dateien bearbeiten und miteinander chatten kann. Alle Personen, die einem Team angehören, sind entweder Besitzer, Mitglieder oder Gäste. Sowohl Besitzer als auch Mitglieder und Gäste dürfen Dateien in ihrem Team anlegen, bearbeiten und löschen. Und das in allen Kanälen (Standardkanälen) im Team. Für jedes Team wird in SharePoint Online eine Teamwebsite angelegt, in der die Ordner und Dateien des Teams gespeichert werden.

Was ist ein Kanal?

Alle Dateibearbeitungen und alle Teamchats finden in Microsoft Teams immer in einem Kanal statt. Kanäle dienen damit der Abgrenzung einzelner Bereiche in einem Team. Kanäle in einem Team lassen sich mit Fernseh- oder Radiokanälen vergleichen. Sie haben viele Kanäle zur Auswahl, hören oder sehen aber nur einen Kanal, z. B. ihren Lieblingskanal.

Übertragen wir dieses Bild auf ein Team mit Kanälen in einem Unternehmen, so ist Ihr “Lieblingskanal” derjenige, in dem Sie mit Ihren Kollegen ihren gemeinsamen Tätigkeitsbereich bearbeiten, sowohl was den Austausch von Informationen über den Chat als auch das Bearbeiten von Dateien angeht. Sie können in den Kanälen der anderen Teammitglieder nachschauen, über welche Themen sich die Kollegen dort unterhalten oder mit welchen Dateien dort gearbeitet wird. Ob Sie es tun oder nicht, ist Ihre Entscheidung.

Und das macht den Charme von Kanälen aus: Ich kann die unterschiedlichen Tätigkeitsfelder in einem Team mit Kanälen abgrenzen und mich auf meinen Bereich konzentrieren, aber trotzdem über alle anderen Aktivitäten im Team informiert bleiben.

Mit der Erstellung eines Teams wird automatisch auch ein Kanal erstellt, der Kanal “Allgemein”. Er kann weder gelöscht noch umbenannt werden und hat folgende Funktionen:

  • Er dokumentiert im Team Aktionen wie Mitglieder und Gäste ins Team aufnehmen, Hochstufen von Mitgliedern zu Besitzern, Herabstufen von Besitzern zu Mitgliedern u.a.;
  • Alle Informationen, die kanalübergreifend im Team zur Verfügung gestellt werden sollen, werden hier gepostet;
  • Alle Dateien, die kanalübergreifend im Team zur Verfügung gestellt werden sollen, werden hier abgelegt;
  • Alle Apps (z. B. OneNote-Notizbuch, Planner-Aufgaben), die kanalübergreifend im Team zur Verfügung gestellt werden sollen, werden hier an eine Registerkarte gehängt

Neben der Unterscheidung zwischen einem Team und einem Kanal, unterscheidet Microsoft Teams zudem noch zwischen Standardkanälen und Privaten Kanälen.

Standardkanal

Alle Personen im Team dürfen in allen Standardkanälen chatten und Dateien gemeinsam bearbeiten. Für jeden Standardkanal wird in der Teamwebsite in SharePoint Online ein Ordner angelegt.

Privater Kanal

In einen privaten Kanal können Sie (nur) Personen aus einem bestehenden Team aufnehmen. Nur die Personen, die Mitglieder im privaten Kanal sind, können dort miteinander chatten und Dateien gemeinsam bearbeiten. Für jeden privaten Kanal wird eine separate Teamwebsite im SharePoint Online angelegt, die völlig unabhängig von der Teamwebsite ist, die zusammen mit dem Team angelegt wurde. Eine große Anzahl von privaten Kanälen im Team erschwert die Organisation und Administration der Teamwebseiten in SharePoint Online.

Angenommen, Sie haben ein Team mit 5 Standardkanälen und 4 privaten Kanälen. In SharePoint Online werden für dieses Team 5 Teamwebsites erstellt, die auch gepflegt werden müssen. Eine Teamwebsite für das Team mit allen Standardkanälen und für jeden privaten Kanal im Team eine separate Teamwebsite.

In Teams kann es mehrere Teams und darin wieder private und offene Kanäle geben.

 

Fragen zu stellen, ist eine einfache und wirksame Methode, um herauszufinden, wann Sie sich besser für ein Team, einen Standardkanal oder einen privaten Kanal entscheiden. Die folgenden Schemata sollen Ihnen eine grobe Orientierung geben.

Wann macht die Nutzung von MS Teams Sinn? 

©Helmut Gräfen, team babel AG

 

 Wann legt man in MS Teams ein Team und wann einen Kanal an?

©Helmut Gräfen, team babel AG

 

Mir ist klar, dass die beiden Schemata nicht alle möglichen Konstellationen abbilden. Die Leser des Blogs und ich freuen uns, von Ihren Erfahrungen und Vorgehensweisen zu erfahren.

Aufgabenmanagement in Microsoft Teams und Office 365

Der Aufgabenbereich in Outlook ermöglicht es uns schon jahrzehntelang Aufgaben digital zu verwalten. Mit den beiden Aufgabenmanagement-Tools Planner und To-Do haben zwei neue Protagonisten in Office 365 die Bühne betreten. Damit existieren nun 3 Aufgabentools, mit denen Sie arbeiten können.

 

 

 

Es ist für den Anwender auf den ersten Blick nicht ganz einfach zu erkennen und zu entscheiden, welches Tool für welchen Zweck sinnvoll eingesetzt werden kann. In diesem Artikel möchte ich Licht ins Dunkle bringen und Ihnen eine Hilfestellung für den effektiven Einsatz dieser Tools geben.

Persönliche Aufgaben versus Teamaufgaben

Microsoft unterscheidet strikt zwischen diesen beiden Anforderungen in einem Unternehmen. Mit dem Tool Planner bilden Sie die Teamaufgaben in einem Team ab. Das Tool To-Do und der Aufgabenbereich von Outlook ist für das Managen der persönlichen Aufgaben optimiert. Spannend ist natürlich die Frage, ob diese Programme sich untereinander unterhalten und abstimmen. Die Antwort lautet: Ja, das tun sie. Jedenfalls in Teilen. Das möchte Ihnen an dem folgenden Schema verdeutlichen.

© Helmut Gräfen, team babel AG

In der Abbildung ist zu erkennen, dass Sie den Planner in ein Team in Microsoft Teams einbinden können. Der Planner kann zusammen mit Teams genutzt werden, muss aber nicht. Selbst wenn Sie sich im Unternehmen noch nicht für den Einsatz von Teams entschieden haben, müssen Sie auf den Planner nicht verzichten.

Der Planner arbeitet mit dem Kanban- oder Scrum-Ansatz. Beide Methoden kommen aus dem agilen Aufgaben- bzw. Projektmanagement und arbeiten mit sogenannten Boards, die die Aufgaben übersichtlich in Spaltenform anzeigen. Auch der Planner stellt die Aufgaben in Spalten dar, die dort Buckets genannten werden. Sie können beliebig viele Buckets erstellen und frei benennen, z.B. nach Sparten, Themen, Projekten, Aufträge etc. Um mit dem Planner arbeiten zu können, müssen Aufgabenpläne angelegt werden. Die Aufgaben, die einer Person im Planner in einem Aufgabenplan zugewiesen wurden, sieht diese Person auch in seiner App To-Do, die in verschiedene Gruppen gegliedert ist. Werden dieser Person nun aus mehreren Aufgabenplänen (mit oder ohne den Einsatz von Teams) Aufgaben zugeordnet, sieht er alle Aufgaben aus allen Aufgabenplänen in To-Do in einer Gruppe namens Ihnen zugewiesen. So hat jede Person sowohl die Ansicht auf alle Teamaufgaben im Planner als auch auf seine persönlichen Aufgaben in To-Do.

Dort kann die Person übrigens auch Aufgaben eintragen, die sie zwar zu erledigen hat, die aber nicht im Kontext von Teamaufgaben stehen. Diese Aufgaben sind in To-Do in der Gruppe Aufgaben zu finden. Alle Aufgaben aus dieser Gruppe sind wiederum im Aufgabenbereich der Person in dessen Outlook zu sehen. Aufgaben, die die Person in ihrem Outlook erstellt, sind wiederum in der Gruppe Aufgaben in To-Do zu sehen. Outlook und To-do gleichen sich ständig und automatisch miteinander ab. Leider sehen Sie die Aufgaben, die Ihnen über Aufgabenpläne im Planner zugewiesen wurden, nur in To-Do und nicht im Aufgabenbereich von Outlook.

Rund um das Thema Aufgabennutzung ist es wichtig zu wissen, dass Microsoft im Laufe des Jahres 2019 den herkömmlichen Aufgabenbereich in der Webversion von Outlook durch die App To-Do ersetzt hat. Im installierten Outlook dagegen wird immer noch mit dem herkömmlichen Aufgabenbereich, den Sie vielleicht kennen und auch schon nutzen, gearbeitet. An der Aufgabenverwaltung im installierten Outlook hat sich seit der Einführung von To-Do nichts geändert.

Ein großer Vorteil der Outlook Aufgaben ist es, dass Sie eine Aufgabe an eine andere Person übertragen können und eine Aufgabe von einer anderen Person übertragen bekommen können. Übertragen Sie eine Aufgabe an eine andere Person, so haben Sie die Möglichkeit, eine Kopie dieser Aufgabe in Ihrem Aufgabenbereich in Outlook zu behalten. Die übertragene Aufgabe und die Kopie sind dynamisch miteinander verbunden. Jede Änderung, die in der übertragenen Aufgabe von der entsprechenden Person vorgenommen wird, wird automatisch und ohne Ihr weiteres Zutun in Ihre Kopie übertragen. Wenn die Aufgabe erledigt wurde, wird auch Ihre Kopie als erledigt dargestellt. Das Verwenden dieser Funktionalität erspart viele Statusnachfragen per Telefon, Mail oder Chat.

Sowohl der Planner als auch To-Do sind als Apps für iPhones/iPads und Android-Handys und -Tablets verfügbar. Das ist enorm hilfreich für das mobile Aufgabenmanagement, wenn Sie oder Ihre Mitarbeiter auf der Baustelle oder anderweitig unterwegs sind. Für den Aufgabenbereich von Outlook gibt es von Microsoft leider keine mobile App. Wer auch mit dem Outlook-Aufgaben mobil arbeiten möchte, dem sei die Android-App Nine empfohlen. Ich nutze diese App schon seit Jahren. Sie kostet zwar gut 10 €, aber dafür bekommen Sie ein professionelles Tool, dass die Mails, Termine und Aufgaben aus Ihrem Outlook mobil sehr gut dargestellt und mit dem Sie mobil produktiv arbeiten können. Es ist auch ohne Probleme möglich, Nine und To-Do auf dem Handy parallel einzusetzen. Das tue ich zum Beispiel deshalb, weil eine Aufgabe über die mobile App To-Do deutlich schneller angelegt ist als das in anderen Apps der Fall ist.

Stellt sich die nun Frage, wann welches Tool für Sie und Ihre Anforderungen Sinn macht. Um Ihnen diese Entscheidung einfacher zu machen, habe ich die gängigen Anwendungsmöglichkeiten in der folgenden Tabelle dargestellt.

Planner

To-Do

Outlook-Aufgaben

Aufgaben im Team managen

X

Als Registerkarte in Teams einbinden

X

X

Abbilden eines agilen Aufgabenmanagements
(Kanban- oder Scrum-Methoden)

X

X

Aufgaben an andere Personen übertragen, ohne automatische Statusverfolgung

X

Aufgaben mehreren Personen zuweisen

X

Grafische Übersicht der Teamaufgaben auf Knopfdruck (z.B. Status)

X

X

Arbeiten mit dem Planner

X

Mails in Aufgaben umwandeln

X

X

Aufgaben an andere Personen übertragen, mit automatischer Statusverfolgung

X

X

Nutzung von Kategorien

X

X

frei gestaltbare Darstellung der Aufgaben

X

X

Serienaufgaben erstellen

X

Aufgabenverwaltung auf dem Handy

X

Arbeiten mit Teilaufgaben
(Schritte in einer Aufgabe)

X

Aufgabenblöcke (Listen) mit mehreren Personen teilen

X

X

Aus meiner Erfahrung heraus sollten Sie sich unbedingt mit dem Thema des digitalen Aufgabenmanagements in Ihrem Unternehmen beschäftigen und prüfen, welche Tools Sie aus Ihrem Office-365-Paket dafür einsetzen wollen, falls Sie das nicht schon längst getan haben. Auf jeden Fall birgt dieses Thema ein nicht zu unterschätzendes Potential, die Produktivität im Unternehmen zu steigern.